FAQ Aangifte Batch 1 17/01/2013 ZIMA

Transcriptie

1 FAQ Aangifte Batch FAQ Aangifte Batch... 1 Vraag 1: Ik ontvang de kalendergegevens van de werknemer slechts 1 x per maand. Wanneer moet ik een elektronisch inlichtingenblad () aangeven?... 2 Vraag 2: Hoe moet ik een fictieve periode van gewaarborgd loon aangeven?... 2 Vraag 3: Wanneer moet ik een rectificerende ASR versturen?... 2 Vraag 4: Wat moet ik doen als de werknemer minder dan 10 dagen geboorteverlof ( subrisico 006) opneemt?... 3 Vraag 5: Hoe moet ik het geboorteverlof ( subrisico 006) van een weekendwerker aangeven?... 3 Vraag 6: Hoe moet ik de begin- en einddata invullen van de periode waarin voordelen in natura worden toegekend?... 4 Vraag 7: Wanneer en hoe moet ik de overuren aangeven?... 4 Vraag 8: Wat moet ik aangeven in het blok berekeningsbasis uitkeringen als de werknemer een salaristoeslag voor avond-, nacht of weekendwerk geniet?... 5 Vraag 9: Wat moet ik aangeven in het blok berekeningsbasis uitkeringen?... 5 Vraag 10: Wat moet ik aangeven in het blok berekeningsbasis uitkeringen als de werknemer een verbrekingsvergoeding geniet?... 5 Vraag 11: Wat moet ik in het blok berekeningsbasis uitkeringen aangeven als de werknemer een onderbrekingsuitkering wegens gedeeltelijke loopbaanonderbreking geniet?... 6 Vraag 12: Welk gemiddeld loon en welk gemiddeld aantal uur per week moet ik aangeven als de werknemer in volledige of gedeeltelijke loopbaanonderbreking is?... 6 Vraag 13: Hoe kan ik de documenten van het ziekenfonds via elektronische weg ontvangen?... 7 Vraag 14: Hoe kan ik op eigen initiatief een aangifte doen?... 7 Vraag 15: Wie moet een elektronisch inlichtingenblad () invullen bij mandaatswijziging?... 7 Vraag 16: Moet ik antwoorden op een elektronische aanvraag van inlichtingenblad (ZIMA007) als de werknemer het werk heeft hervat tijdens een periode die volledig door het gewaarborgd loon is gedekt?... 7 Vraag 17: Moet ik de datum van werkhervatting aangeven bij de aanvang van een gedeeltelijke werkhervatting?. 8 Vraag 18: Waar kan ik de controles tussen de verschillende zones en blokken terugvinden?... 8 Vraag 19: Kan ik het subrisico wijzigen?... 8 Vraag 20: Moet ik een aangifte van werkhervatting () versturen bij opeenvolgende ziekteperiodes?... 8 Vraag 21: Moet ik een aangifte van werkhervatting () versturen wanneer een werkverwijdering een ziekte opvolgt?... 8 Vraag 22: Welke tewerkstellingslijnen moet ik hernemen in het vakantieattest (ZIMA005)?... 9 Vraag 23: Moet ik rekening houden met de theoretische opleidingsuren van de industriële leerlingen?... 9 Vraag 24: Wat moet ik doen als ik een aanvraag van ASR ontvang voor een persoon die niet ziek is? /01/2013 ZIMA

2 Vraag 1: Ik ontvang de kalendergegevens van de werknemer slechts 1 x per maand. Wanneer moet ik een elektronisch inlichtingenblad () aangeven? Referteperiode Gewaarborgd loon De ziekenfondsen dienen binnen 30 dagen na de ontvangst van het getuigschrift (= vertrouwelijk) het dossier te hebben verwerkt. Daarom moet de informatie van de werkgever zo snel mogelijk worden doorgegeven. Als de persoon nog ziek is op de laatst gekende werkdag, moet er reeds een elektronisch inlichtingsblad () worden verstuurd, zelfs ontvangt hij nog gewaarborgd loon. De ontbrekende dagen van de referteperiode moeten verder aangevuld worden met de op basis van een inschatting resterende dagen van het gewaarborgd loon. Indien, bij ontvangst van de gegevens van de volgende kalendermaand, blijkt dat de referteperiode niet overeenstemt met de originele aangifte, moet u in dat geval overgaan tot een wijzigende aangifte. Vraag 2: Hoe moet ik een fictieve periode van gewaarborgd loon aangeven? Referteperiode Gewaarborgd loon (theoretische periode) Hervatting van het werk (bepaalde datum) De volledige referteperiode moet worden aangegeven (theoretische periode van gewaarborgd loon), zelfs als de werkgever (vooraf) veronderstelt dat zijn werknemer het werk zal hervatten voor het einde van deze periode (op grond van de ziekteperiode die wordt vermeld op het aan de werkgever verzonden medisch getuigschrift). Als de werknemer het werk hervat voor het verstrijken van de periode gedekt door het gewaarborgd loon, moet een elektronische aangifte van werkhervatting () worden verstuurd. Bij het begin van de maand die volgt op de maand waarin de door het gewaarborgd loon gedekte periode eindigt, moet u, in voorkomend geval, overgaan tot een wijzigende aangifte op basis van de vaststaande loongegevens en arbeidstijd die afkomstig zijn van de werkgever om de voorheen verstuurde foutieve gegevens te verbeteren. Vraag 3: Wanneer moet ik een rectificerende ASR versturen? Wijziging / annulatie Wijzigende aangifte Er moet een wijzigend elektronisch inlichtingenblad () worden verstuurd zodra er een wijziging van de gegevens is. De verzending van een wijzigende aangifte is niet in de tijd beperkt. 2 17/01/2013 ZIMA

3 Vraag 4: Wat moet ik doen als de werknemer minder dan 10 dagen geboorteverlof ( subrisico 006) opneemt? Geboorteverlof / vaderschapsverlof Voorbeeld: In de loonstroken merkt u op dat de werknemer slechts 6 dagen geboorteverlof heeft opgenomen, maar u bent niet zeker dat de werknemer nog de resterende dagen geboorteverlof zal opnemen binnen 4 maanden vanaf de geboorte van het kind. Moet u ondertussen een elektronisch inlichtingsblad ( subrisico006) doorsturen? Neen, de ZIMA mag pas verstuurd worden indien de 10 dagen geboorteverlof effectief opgenomen zijn. Indien de werknemer twijfelt om de resterende 4 dagen geboorteverlof op te nemen, moet u wachten totdat u definitief het aantal dagen geboorteverlof kent. Enkel in het geval waarin u zeker bent dat de werknemer alleen die 6 dagen geboorteverlof opneemt, mag u de ZIMA opmaken ten vroegste bij de opname van de zesde dag geboorteverlof. Ter illustratie: Een werknemer neemt 3 dagen klein verlet op 18/02, 21/02 en 22/02. Daarnaast neemt hij ook geboorteverlof op 23/02, 24/02, 27/02 en 28/02. Begin maart weet u niet of de werknemer de resterende dagen nog zal opnemen. U maakt in dit geval nog geen ZIMA op. Pas als het duidelijk is dat de werknemer de resterende dagen niet zal opnemen, mag u de ZIMA opmaken. Als blijkt dat hij nog een deel of het volledig saldo opneemt, mag u pas de ZIMA versturen op het ogenblik van de laatste dag geboorteverlof. Vraag 5: Hoe moet ik het geboorteverlof ( subrisico 006) van een weekendwerker aangeven? Referteperiode Weekendwerker Geboorteverlof / vaderschapsverlof Het geboorteverlof van de weekendwerkers moet op de volgende wijze worden aangegeven: de eerste dag geboorteverlof wordt met de code aard van de dag 1 vermeld; de 3 andere dagen worden vermeld met de code aard van de dag De weekendwerker ontvangt: van zijn werkgever een bezoldiging voor 1,2 dagen (4 dagen x 3/10); van zijn ziekenfonds waarbij hij is aangesloten, uitkeringen voor de 2,8 overige dagen (4 dagen x 7/10). In geval van een moeilijkheid wegens de bijzonderheden van het arbeidsregime van een bepaalde weekendwerker, zal het ziekenfonds in contact treden met de verrichter van de aangifte. 3 17/01/2013 ZIMA

4 Vraag 6: Hoe moet ik de begin- en einddata invullen van de periode waarin voordelen in natura worden toegekend? Voordeel in natura Voor de berekening van de uitkeringen moet er rekening worden gehouden met alle voordelen in natura voor de periode waarin de werknemer deze voordelen ontvangt. De begindatum moet aanvatten uiterlijk de eerste dag van het risico. De einddatum moet worden ingevuld als zij gekend is bij de aanvang van het risico. Indien dit niet het geval is, zal de zone blanco moeten blijven en gaat het ziekenfonds ervan uit dat het voordeel in natura blijft bestaan. De werkgever zal later een einddatum meedelen (of, in geval van wijziging, een nieuwe datum) via een wijzigende aangifte aan het ziekenfonds meedelen. Vraag 7: Wanneer en hoe moet ik de overuren aangeven? Overuren (regelmatig gepresteerd) Blok berekeningsbasis uitkeringen De overuren moeten slechts in aanmerking worden genomen als zij een regelmatig karakter vertegenwoordigen. Als de overuren op occasionele wijze worden gepresteerd, mogen ze met andere woorden niet in aanmerking worden genomen om het gemiddeld dagloon te bepalen. Voorbeeld: Een arbeidster (wasserij) is arbeidsongeschikt sinds 12/10. Zij heeft tijdens het lopende jaar twee keer twee overuren gepresteerd (in januari en in maart) om het hoofd te bieden aan een buitengewone vermeerdering van het werk. Deze overuren vertegenwoordigen een occasioneel karakter en dienen dus niet voor de berekening van de uitkering in aanmerking te worden genomen. Het jaar zal in principe worden gebruikt als referteperiode als het aantal overuren varieert van de ene maand tot de andere maand of van het ene kwartaal tot het andere kwartaal. De arbeidscyclus (12 maanden) kan worden verminderd wanneer de anciënniteit van de werknemer onvoldoende is, maar niet wegens een wijziging van mandaathouder. Voorbeeld: Een werknemer uit de Horecasector die voor onbepaalde duur in dienst is genomen, heeft overuren gepresteerd gedurende de maanden april (10 uren), mei (12 uren), juni (17 uren), juli (12 uren) en augustus (8 uren). Hij wordt op 20 oktober arbeidsongeschikt. Aangezien de overuren niet alle maanden zijn gepresteerd en hun aantal varieert van de ene maand tot de andere maand, moet er een gemiddeld loon worden bepaald voor de tijdens het jaar gepresteerde overuren. Daarom wordt de werkgever uitgenodigd om de code 6 (jaar) in de zone tijdseenheid en de bezoldiging van de overuren van de genoemde periode (twaalf maanden voorafgaand aan de arbeidsongeschiktheid) in de zone bedrag van de bezoldiging van de overuren weer te geven. In bepaalde sectoren worden de overuren enkel gepresteerd in de maand december (eindejaarsperiode, gevoelige stijging van het zakencijfer in de loop van deze maand). Dit verschijnsel herhaalt zich elk jaar. In dat geval worden de overuren gepresteerd op regelmatige wijze en het jaar kan als referteperiode in aanmerking worden genomen. 4 17/01/2013 ZIMA

5 Vraag 8: Wat moet ik aangeven in het blok berekeningsbasis uitkeringen als de werknemer een salaristoeslag voor avond-, nacht of weekendwerk geniet? Blok berekeningsbasis uitkeringen Variabel loon In bepaalde sectoren zoals de gezondheidszorg ontvangen de werknemers verschillende premies voor avond-, nachtof weekendprestaties zonder dat de werkgever de arbeidscyclus kan bepalen. In deze omstandigheden moeten de werkgevers het loon meedelen dat betrekking heeft op een kalenderjaar en een cyclus van een jaar. De werkgever moet geen gemiddelde meedelen, maar het totaalbedrag van de (variabele) bezoldiging van de weerhouden cyclus, meer bepaald in onze hypothese de bezoldiging van de 12 maanden die de aanvang van het risico voorafgaan. Vraag 9: Wat moet ik aangeven in het blok berekeningsbasis uitkeringen? Berekeningsbasis uitkeringen Eindejaarspremie Vakantie Dubbel vakantiegeld Aanvullend vakantiegeld Men moet in principe in het elektronische inlichtingenblad () alle bedragen of voordelen aangeven waarop de werknemer kan aanspraak maken in uitvoering van zijn arbeidsovereenkomst en waarvoor socialezekerheidsbijdragen zijn verschuldigd (bezoldigingscodes 001, 002, 005, 006 en 008). De bezoldiging voor het overwerk mag echter niet in aanmerking worden genomen. De bezoldiging van de op regelmatige wijze gepresteerde overuren wordt afzonderlijk vermeld (cf. specifieke FAQ). De eindejaarspremie, het dubbel vakantiegeld en het aanvullend vakantiegeld worden voor de berekening van de uitkeringen niet in aanmerking genomen. Vraag 10: Wat moet ik aangeven in het blok berekeningsbasis uitkeringen als de werknemer een verbrekingsvergoeding geniet? Berekeningsbasis uitkeringen Verbreking van de overeenkomst Ontslag Verbrekingsvergoeding Als de werknemer bij de aanvang van het risico een verbrekingsvergoeding geniet, moet er geen rekening worden gehouden met het loon waarop de werknemer had kunnen aanspraak maken op de dag van de aanvang van het risico. Er moet rekening worden gehouden met het loon waarop de werknemer onmiddellijk voor het ontslag aanspraak kon maken. De uitkeringen worden berekend alsof het risico was aangevangen op de dag van de verbreking van de overeenkomst. 5 17/01/2013 ZIMA

6 Vraag 11: Wat moet ik in het blok berekeningsbasis uitkeringen aangeven als de werknemer een onderbrekingsuitkering wegens gedeeltelijke loopbaanonderbreking geniet? Blok berekeningsbasis uitkeringen Gedeeltelijke loopbaanonderbreking Deeltijds tijdskrediet Als de werknemer bij de aanvang van het risico een uitkering wegens gedeeltelijke loopbaanonderbreking (of tijdskrediet) geniet, moet er rekening worden gehouden met het loon waarop de werknemer aanspraak kon maken op de dag van de aanvang van het risico: in het kader van zijn gedeeltelijke loopbaanonderbreking (of tijdskrediet) als de werknemer niet gedeeltelijk zijn prestaties had onderbroken Zolang de werknemer een uitkering wegens gedeeltelijke loopbaanonderbreking geniet, worden de uitkeringen berekend op grond van het eerste ( deeltijds ) gederfd loon. Bij het verstrijken van de periode die is gedekt door de uitkering wegens gedeeltelijke loopbaanonderbreking, worden de uitkeringen berekend op basis van het tweede ( voltijds ) gederfd loon. Vraag 12: Welk gemiddeld loon en welk gemiddeld aantal uur per week moet ik aangeven als de werknemer in volledige of gedeeltelijke loopbaanonderbreking is? Bijzondere omstandigheden In het blok tewerkstelling moet u steeds het gemiddeld aantal uren meedelen dat de werknemer bij aanvang van het risico presteert. Bijkomend moet u voor deze gevallen van loopbaanonderbreking, in het blok Berekeningsbasis - bijzondere omstandigheden, ook steeds het gemiddeld aantal uren vermelden dat de werknemer had moeten presteren als hij niet in loopbaanonderbreking was. In het blok berekeningsbasis van de uitkeringen moet u steeds het gemiddeld loon aangeven dat de werknemer zou ontvangen hebben, mocht hij niet in loopbaanonderbreking zijn. Dit laat het ziekenfonds toe om de correcte uitkeringen te berekenen als de werknemer na de loopbaanonderbreking nog steeds ziek zou zijn. Als de werknemer in gedeeltelijke loopbaanonderbreking is, moet u bijkomend in het blok berekeningsbasis deeltijds het gemiddeld loon meedelen dat de werknemer ontvangt tijdens de loopbaanonderbreking. Voorbeeld: Mariette werkt al 4 jaar als bediende bij dezelfde werkgever. Van 1/05 tot en met 31/10 neemt ze 1/5 tijdskrediet op en werkt ze 30,40 uur per week in plaats van 38,00 uur per week. Gedurende deze periode ontvangt ze maandelijks een onderbrekingsuitkering van de RVA. Op 22/09 wordt ze echter arbeidsongeschikt. Op dat moment heeft Mariette een gemiddeld brutoloon van 2.000,00 EUR voor haar 4/5 tewerkstelling. Vanaf wanneer moet het ziekenfonds haar de uitkering uitbetalen? Hoe wordt deze berekend? Gezien haar anciënniteit zal haar werkgever haar eerst 30 dagen gewaarborgd loon uitbetalen voor de 4/5 tewerkstelling, dit bovenop de onderbrekingsuitkering van de RVA. Vanaf 22/10 moet het ziekenfonds de ziekte vergoeden. Voor de periode van 22/10 tot en met 31/10 moet het ziekenfonds een uitkering betalen op grond van 30,40 uur per week en een gemiddeld brutoloon van 2000,00 EUR. 6 17/01/2013 ZIMA

7 Vanaf 1/11 moet het ziekenfonds de arbeidsongeschiktheid vergoeden op basis van het maandelijks voltijds brutoloon, zijnde 2500,00 EUR, en een volledige tewerkstelling van 38 uur per week. Vraag 13: Hoe kan ik de documenten van het ziekenfonds via elektronische weg ontvangen? ZIMA007 (elektronische) aanvraag van ASR Destha Dit is mogelijk via de tool Destha die beschikbaar is op de portaalsite van de sociale zekerheid. Via deze tool kan u de wijze waarop u de aanvragen ontvangt, aanpassen. Eenmaal aangepast en bewaard, zal u de nodige aanvragen elektronisch ontvangen in de E-Box of via batch. Vraag 14: Hoe kan ik op eigen initiatief een aangifte doen? Destha Spontaan / aangifte op eigen initiatief Dit is mogelijk via de tool Destha die beschikbaar is op de portaalsite van de sociale zekerheid. U kiest voor de optie specifiek en u zal enkel nog voor specifieke situaties de elektronische aanvragen ontvangen (bijvoorbeeld: bij ziekte na uitdiensttreding). Vraag 15: Wie moet een elektronisch inlichtingenblad () invullen bij mandaatswijziging? Overgang mandaathouder Gewaarborgd loon Werkhervatting De aangifte moet worden verricht door de bevoegde mandaathouder op het ogenblik van het risico (met een gesimuleerd tijdvak van gewaarborgd loon). Als de werkelijke periode niet met de gesimuleerde periode overeenstemt, moet de nieuwe mandaathouder deze gegevens verbeteren in een wijzigende aangifte. De nieuwe mandaathouder moet ook de datum van werkhervatting aangeven (). Vraag 16: Moet ik antwoorden op een elektronische aanvraag van inlichtingenblad (ZIMA007) als de werknemer het werk heeft hervat tijdens een periode die volledig door het gewaarborgd loon is gedekt? ZIMA007 Referteperiode Gewaarborgd loon Ja. Als de werknemer gewaarborgd loon geniet tot de datum van werkhervatting, volstaat het om de datum van werkhervatting mee te delen (). 7 17/01/2013 ZIMA

8 Vraag 17: Moet ik de datum van werkhervatting aangeven bij de aanvang van een gedeeltelijke werkhervatting? ZIMA002 Werkhervatting Gedeeltelijke werkhervatting In principe nee, omdat de arbeidsongeschiktheid erkend blijft in geval van toegelaten werkhervatting (ZIMA002). Het attest van werkhervatting () mag pas aangemaakt worden als de werknemer het werk normaal hervat. Vraag 18: Waar kan ik de controles tussen de verschillende zones en blokken terugvinden? Cross-controles U kunt de controledocumenten terugvinden in de doclibrary op de portaalsite van de sociale zekerheid via deze link: Vraag 19: Kan ik het subrisico wijzigen? ZIMA002 ZIMA005 Wijzigende aangifte Subrisico Ja, u kan het subrisico wijzigen via een wijzigende aangifte. Vraag 20: Moet ik een aangifte van werkhervatting () versturen bij opeenvolgende ziekteperiodes? Opeenvolgende ziekteperiodes Werkhervatting Nee. Bij opeenvolgende ziekteperiodes mag er geen aangifte van werkhervatting () worden verstuurd. Indien nodig, moet de aangifte van werkhervatting () geannuleerd worden. Vraag 21: Moet ik een aangifte van werkhervatting () versturen wanneer een werkverwijdering een ziekte opvolgt? Ziekte Werkverwijdering Werkhervatting In principe moet de werkneemster minstens 1 dag het werk hervat hebben om van het werk te worden verwijderd. Om die reden moet er hier een aangifte van werkhervatting () verzonden worden. 8 17/01/2013 ZIMA

9 Vraag 22: Welke tewerkstellingslijnen moet ik hernemen in het vakantieattest (ZIMA005)? Vakantie-attesten Tewerkstellingslijnen ZIMA005 In het vakantieattest (ZIMA005) moet u in principe enkel de tewerkstellingslijnen op het ogenblik van het risico meedelen. Vraag 23: Moet ik rekening houden met de theoretische opleidingsuren van de industriële leerlingen? Industriële leerlingen Tewerkstelling Gemiddeld aantal uren per week van de werknemer (factor Q) Gemiddeld aantal uren per week van de maatman (factor S) Er moet eveneens rekening worden gehouden met de aanvullende theoretische opleidingsuren en de uren van algemene vorming, meer bepaald om het gemiddeld aantal uren per week van de betrokken werknemer (factor Q) en het gemiddeld aantal uren per week van de maatpersoon (factor S) te bepalen. Vraag 24: Wat moet ik doen als ik een aanvraag van ASR ontvang voor een persoon die niet ziek is? Aanvraag om ASR (ZIMA007) Annulatie U kan de elektronische aanvraag annuleren met de aanduiding dat de aanvraag niet voor u bestemd is. 9 17/01/2013 ZIMA