KORTE HANDLEIDING PPR

Transcriptie

1 KORTE HANDLEIDING PPR

2 1. FUNCTIONALITEITEN VAN PPR 1. Registratie van personeelsgegevens 2. Berekening/betekening van de geldelijke anciënniteit 3. Manuele link met module dagprijsberekening 4. Beleidsinstrument 2. PROGRAMMA OPSTARTEN De module kan op 2 manieren opgestart worden: 1. via start programma s permanente personeelsregistratie 2. via verkenner : vlafo ppr32 en dubbelklikken op ppr.exe toepassing. Na het opstarten verschijnt het login scherm. U dient hier de gebruikersnaam en het overeenkomstig paswoord in te vullen. Eens u met succes bent ingelogd, verschijnt het menu voor de lokale applicatie PPR. Dit menu is het schakelbord voor de volledige applicatie.

3 3. SCHERM WERKNEMER Het scherm werknemer dient te worden ingevuld voor alle personeelsleden die op en nadien, contractueel met de voorziening verbonden zijn. Rijksregisternummer : (verplicht) - bestaat uit 11 cijfers en is verplicht in te vullen. (rijksregisternummer is de unieke sleutel ter identificatie van een werknemer). - op basis van een geldig rijksregisternummer, zal de geboortedatum automatisch afgeleid worden. - kan achteraf niet meer gewijzigd worden (bij vergissing : werknemer verwijderen) Naam, voornaam (verplicht) straat, nr, bus (optioneel) : Postnummer en plaatsnaam 3

4 Diploma s : - diploma 1 verplicht in te vullen, het tweede is optioneel. Er wordt sterk aangeraden het tweede ook in te vullen. - onderwijsvorm diploma 1 en 2 : te kiezen uit een pop-up menu waarbij de onderwijsvormen zijn gerangschikt van het laagste naar het hoogste niveau van onderwijs - studierichting 1 en 2 : tekstveld, elk 50 karakters Uitdiensttreding : - niet verplicht in te vullen - datum invullen als u een lijst wens te krijgen van contract- en attestgegevens 4. SCHERM OVERZICHT CONTRACT 4

5 Er worden 3 contractsoorten geregistreerd : - D-contracten : contracten in de eigen voorziening én waarvoor om subsidiëring zal worden verzocht via de dagprijs. - A-contracten : contracten in de eigen voorziening, doch met een andere financieringsbron dan de dagprijs - B-contracten : contracten buiten de eigen voorziening én ten laste van een openbaarbestuur (inclusief tewerkstellingen in de door het V.F.S.I.P.H. erkende voorzieningen en/of diensten) D - contract : contract binnen voorziening, gesubsidieerd via dagprijs Het betreft hier contracten voor tewerkstelling binnen de eigen voorziening, waarvan de dagprijs als financieringsbron geldt of zal gelden. Van alle registraties zullen de D-contracten uiteraard het talrijkst zijn. In vergelijking met de A- en B-contracten (zie verder) dient hier een grotere hoeveelheid aan gegevens verplicht ingevuld te worden. Bij het invullen van het scherm overzicht contract komt het er vooral op aan te weten in welke gevallen een nieuwe contractlijn dient aangemaakt te worden. Dit is het geval indien er zich een wijziging voordoet in : - de uitgeoefende functie - de afdeling waarbinnen zich het contract situeert - de reden van aanwerving - sommige karakteristieken (zie schematisch overzicht in bijlage van de handleiding) - de prestatieduur - het contracttype (arbeider/bediende) 5

6 Begin- en einddatum : - datum kan zonder streepjes ingevoerd worden, streepjes worden automatisch gezet bv wordt 01/01/ begindatum is verplicht, einddatum is optioneel Functiecode en functie : (verplicht) - wanneer alleen de functiecode ingetypt wordt, zal de volledige omschrijving van de functie volgen. (lijst zit als bijlage in de handleiding, ook handig om te gebruiken bij het opmaken van een werkfiche, om dan achteraf werknemersgegevens in te voeren. - functieomschrijving kan via pop-up opgezocht worden en geselecteerd worden Promotie : - promotie kan enkel bij D-contracten aangeduid worden (dus niet bij A- en B-contracten) - promotie mag enkel aangeklikt worden indien ze binnen de eigen voorziening werd toegekend - zie bijlage handleiding welke functie via promotie kunnen verkregen worden Afdeling : (verplicht) - deze kunnen geselecteerd worden via een pop-up systeem. - in de lokale applicatie zullen enkel en alleen de afdelingen staan waarvoor uw instelling een erkenning heeft. Prestatieduur : (verplicht) - keuze tussen het 38 en het 40-urenstelsel - men kan gerust bv 13.5 intypen, alles wordt omgezet in decimalen met komma (13,50) Uurstelsel (verplicht) : - keuze tussen 38 en 40-urenstelsel Statuut (verplicht) : - A: Arbeider - B: Bediende - N: Niet vast benoemd - V: Vast benoemd Reden van aanwerving (verplicht) : - BEW : beschermd wonen - VES : VESOC ( ) - OWB : opvang werkloze bewoners 6

7 - EBA : erkenning met beperkte anciënniteitsregeling ( ) - EGA : erkenning met gewone anciënniteitsregeling (1997 en volgende) - AST : selectieve opheffing personeelsstop ( ) - VIA : Vlaams Intersectoraal Akkoord - AND : andere aanwerving - DAC : derde arbeidscircuit (vanaf ) - ARZ : arbeidszorg (vanaf ) Per contractlijn is slecht één waarde mogelijk. Indien een personeelslid dus om verschillende redenen werd aangeworven, zijn vanuit dit oogpunt evenveel contractlijnen noodzakelijk. Karakteristieken (verplicht) : - Per contractlijn zijn 6 karakteristieken verplicht in te vullen - Categorie kan via pop-up geselecteerd worden - Karakteristiek kan via pop-up geselecteerd worden - Aan bepaalde waarden in een karakteristiek kan een datum (van/tot) gekoppeld worden. Deze zijn dan niet gelijklopend met de begindatum van het contract (bv. LOV loopbaanonderbreking, TKR tijdskrediet) - De waarde die per karakteristiek als meest logische, meest voorkomende zal worden getoond, is de zgn. default-waarde standaardwaarde - begindatum (verplicht) - uren (verplicht) - bij de karakteristieken : 2% LRC, gesco, IBF, vervanger brugpensioen, vervanger halftijds brugpensioen, is te vervangen personeelslid verplicht op te geven, bij de karakteristiek uitbreiding is dit optioneel 7

8 Handig bij het ingeven van de karakteristieken, is onderstaande tabel : Categorie Karakteristiek Waarden Default (standaard) Nieuwe contractlijn Te verv. pers.lid AI TKR Tijdskrediet (vanaf ) Nee Nee Nee (activiteit) LOV Loopbaanonderbreking of vermindering Nee Nee Nee OBV Onbetaald verlof Nee Nee Nee AWK Werkend Ja Nee Nee RS B12 Banenplan ( 12 maanden werkloos) Nee Nee Nee (RSZ- B24 Banenplan ( 24 maanden werkloos) Nee Nee Nee maatregelen) B50 Banenplan +50 jaar Nee Nee Nee ACP Activaplan (vanaf ) Nee Nee Nee GMR Geen maatregel Ja Nee Nee LRC 2%-dossier loonrecyclage Nee Ja Verplicht ST EWE Eerste werkervaring of stage van jongeren Nee Ja Nee (statuut) G80 Gesco 8028 Nee Ja Verplicht GES Gesco Nee Ja Verplicht GEW Gewoon statuut Ja Ja Nee IBF IBF (niet meer van toepassing sedert 2001) Nee Ja Verplicht JOB Jobstudent Nee Ja Nee STA Veplichtstagiair Nee Ja Nee (= jongerenstartbanenplan per ) TWL Tewerkgesteld werkloos Nee Ja Nee TU CAO CAO 26: gehandicapte Nee Ja Nee (tussenkomst) GTU Geen tussenkomst derde Ja Ja Nee UV DVV Definitieve vervanging Nee Ja Nee (uitbreiding/ UIT Uitbreiding Nee Ja Optioneel vervanging) VBP Vervanger brugpensioen Nee Ja Verplicht VHB Vervanger halftijds brugpensioen Nee Ja Verplicht CON Contract vóór Nee Ja Nee LTD Later te definiëren Nee Ja Nee VTD Andere tijdelijke vervanging Ja Ja Nee WE NUW Niet uitkeringsgerechtigde werkloze Nee Ja Nee (werkloosheid) NWL Niet werkloos Nee Ja Nee UWL Uitkeringsgerechtigd werkloos Nee Ja Nee ONB Onbepaald Ja Ja Nee VUW Volledig uitkeringsgerechtigd werkloos Nee Ja Nee A - contract : contract binnen voorziening, maar niet gesubsidieerd binnen de dagprijs Het betreft hier contracten voor tewerkstelling binnen de eigen voorziening, evenwel met een andere financieringsbron dan de dagprijs. Indien een personeelslid enkel contracten van dit type zou hebben, dienen deze eveneens verplicht geregistreerd te worden. Het aantal in te vullen gegevens is beduidend kleiner dan bij de D-contracten (géén karakteristieken, noch reden van aanwerving), de registratie heeft voornamelijk een statistisch oogpunt. 8

9 De gevraagde gegevens beperken zich tot : - begin- en einddatum van het contract - de functie. Via een pop-up menu krijgt u de keuze uit dezelfde functiecodes als bij de D- contracten. Indien geen van deze functies van toepassing is op het betreffende A-contract kan gekozen worden voor de waarde andere. In het laatste geval kan via een tekstveld de specifieke benaming van de functie ingevuld worden. - de prestatieduur - de financieringsbron. Via een pop-up menu (=limitatieve of beperkende lijst) bekomt u een lijst van mogelijke financieringsbronnen : deze vervangen in feite de reden van aanwerving zoals voorzien bij D-contracten - de kostenplaats.: optioneel B - contract : contract buiten voorziening én ten laste van openbaar bestuur Het betreft hier contracten voor tewerkstelling buiten de eigen voorziening én ten laste van een openbaar bestuur (staat, stad, provincie, intercommunale, OCMW, ) of in een andere door het Vlaams Fonds erkende voorziening/dienst. Aangezien het hier cumulatie betreft met minstens één contract in de eigen voorziening, gaat een B-contract steeds gepaard met D- en/of A- contracten. Net zoals bij de A-contracten is het aantal in te vullen gegevens beduidend kleiner dan bij de 9

10 D-contracten (géén karakteristieken, noch reden van aanwerving). De gevraagde gegevens beperken zich tot : - begin- en einddatum van het contract - de functie (hier niet d.m.v. een pop-up menu, wel via een tekstveld) - de prestatieduur - naam en adres van de betreffende werkgever 10

11 5. SCHERM OVERZICHT ATTEST De dienst anciënniteiten heeft als taak de toekenning van functies en de berekening van de anciënniteiten van de werknemers van de residentiële en semi-residentiële voorzieningen (Ambulante voorzieningen worden hier buiten beschouwing gelaten.). Opdat een bepaalde functie door het Vlaams Fonds zou kunnen gesubsidieerd worden, moet een personeelslid over een voor die functie vereiste kwalificatie beschikken. Meestal slaat deze kwalificatie op het onderwijsniveau (onderwijsvorm) en op de op dit niveau gevolgde studierichting. Voor een aantal functies is naast een bepaalde opleiding ook een praktische ervaring vereist. De kwalificatiegegevens (diploma, eventueel werkgeversattesten) moeten fysiek in het bezit zijn van de voorziening vóór het contract in de module wordt ingebracht. Ze moeten volledig en correct in de module ingegeven zijn als het contract wordt ingevo 11

12 Anciënniteitsaanvraag Dit anciënniteitsaanvraag gebeurt automatisch op basis van contracten en attesten die in de module werden ingevoerd. Enkel contracten die een nieuwe indiensttreding of een functiewijziging tot voorwerp hebben, worden in de centrale module geselecteerd als anciënniteitsaanvraag, omdat enkel in deze twee gevallen een toekenning van functie en anciënniteit nodig is. Voor alle andere contracten blijft de functie per definitie ongewijzigd, maw de anciënniteit loopt gewoon door. Dit laatste staat vermeld op de anciënniteitsfiche die u voor deze contracten wordt toegezonden. Op het scherm Contract van de lokale module wordt de melding gegeven: Anc: #J#m#d. Afhandeling van anciënniteitsaanvragen in de centrale module Indien het contract een nieuwe indiensttreding of een functiewijziging tot voorwerp heeft, wordt nagegaan of de kwalificaties voldoen aan de reglementaire vereiste voor de betreffende functie. Indien dit niet het geval is, wordt de toekenning van het contract op neen (N) gezet en wordt er geen anciënniteitsberekening gedaan; dit wordt u meegedeeld op de anciënniteitsfiche. Indien de kwalificaties wel aanvaard worden, wordt de toekenning van het contract op ja (J) gezet en wordt de anciënniteit berekend. Dit gebeurt door alle attesten, die voor deze functie anciënniteit opleveren, toe te kennen. Het systeem projecteert de toegekende attesten op een tijdsas en maakt er de som van. Prestaties voor de minimumleeftijd en onbetaald verlof (op de attesten te vermelden als schorsing) worden niet meegerekend. Indien het om een vervanger van een bruggepensionneerde gaat, wordt de maximale beginanciënniteit begrensd op 5 jaar. Toekenning van het contract (d.w.z. de functie) en de berekende anciënniteit voor dit contract, worden vermeld op de anciënniteitsfiche, evenals de attesten die werden toegekend. Vlaams Fonds-attesten Deze vermelden de anciënniteit op 1/1/2000 (startsatum van module ppr) voor personeelsleden die op deze datum reeds in dienst waren. Voor personen die na deze datum in dienst kwamen of een functiewijziging kregen, mag geen Vlaams Fonds-attest worden gebruikt. De anciënniteit voor deze contracten wordt enkel berekend op basis van gewone attesten. Indien deze persoon op 1/1/2000 in dienst was en na een onderbreking terug in dienst komt in diezelfde functie, zal met het bestaande Vlaams Fonds-attest wel rekening gehouden worden voor zover het overeenkomt met de anciënniteit op 1/1/2000 die goedgekeurd is in het dagprijsdossier Herziening van de anciënniteit Anciënniteitsaanvragen worden zoals hoger vermeld automatisch geselecteerd door de computer van het Vlaams Fonds. Indien u het echter niet eens bent met deze berekening, of u wilt een bijkomend attest invoeren nadat u de anciënniteitsfiche hebt ontvangen, kan u zelf een herziening aanvragen via een gewone mail aan de dienst anciënniteiten, eventueel na wijziging van de attestgegevens. De aanvraag tot herziening dient gemotiveerd te worden. Als regel geldt dat de attesten, die bij het invoeren van het contract opgegeven worden, juist en volledig zijn. Is dit niet het geval dan heeft de voorziening het recht op een herziening van de anciënniteit, na rechtzetting of bijvoegen van de attesten in de module. 12

13 Dit recht is gekoppeld aan een verplichting tot zorgvuldigheid vanwege de voorziening. Indien de voorziening deze verplichting flagrant niet nakomt en bijvoorbeeld tot in het oneindige herzieningen aanvraagt voor hetzelfde contract, kan de dienst anciënniteiten de herziening weigeren. Welke attesten invoeren? Beslissingstabel toekenning attesten Logistiek personeel Administratief en directiepersoneel Andere (opvoeders, therapeuten, maatsch.ass., paramedicus, Vlaams Fonds (Bijzondere Jeugdbijstand Openbaar bestuur Commerciële sector, bediende of ambtenaar Commerciële sector, NIET bediende of ambtenaar - Non-profitsector (als bediende) - Onderwijs ja ja Ja Ja Ja Neen Ja Neen Neen Ja Ja Ja Non-profitsector (als arbeider) Ja Neen Neen - Psycholoog - Pedagoog - Maatsch. Ass. - Orthopedagoog - Opvoeder - Criminoloog - Verpleegkundige - Paramedicus (alle sectoren, bediende of zelfstandige) Ja Ja (als bediende) Neen (als zelfst.) Ja 13

14 6. COMMUNICATIE Op periodieke basis (bv. maandelijks) worden de werknemersgegevens naar het V.F.S.I.P.H. opsturen, waar ze in eerste instantie geregistreerd worden. De volledige cyclus waarbij gegevens worden geëxporteerd en na verwerking op het V.F.S.I.P.H. terug in de lokale applicatie (versie , cd-rom van april 2002 met aanvullende patchen) worden geïmporteerd, wordt de communicatiecyclus genoemd. Tijdens zo een communicatiecyclus worden alle nieuwe en/of verwijderde gegevens gesynchroniseerd met de centrale applicatie op het V.F.S.I.P.H. 14

15 Export Wanneer? - na toevoegen van een nieuwe werknemer - na wijziging van werknemergegevens Hoe? - klik op exporteren : als de gele balk op 100 % staat, verschijnt volgende boodschap: er staat een bestand klaar (pt.(instellingsnummer).uue) in de directory c:\tem\vlafo\ppr32\export. Dit bestand dient u via te versturen naar het verwerkingsadres van ppr (ppr@vlafo.be) - Eens op exporteer gedrukt kan u NIET meteen opnieuw exporteren vanuit uw lokale module. U moet eerst het resultaat van de verwerking op het Vlaams Fonds ontvangen en geïmporteerd hebben. Het is echter wel mogelijk om het exportbestand nog op te halen uit Verkenner onder c:\vlafo\ppr32\export. - Het export-paswoord kan enkel gewijzigd worden door de super-user. Deze persoon kan gegevens exporteren en importeren van en naar het Vlaams Fonds. Elke wijziging in het export-paswoord moet onmiddellijk meegedeeld worden aan uw contactpersoon van PPR. Indien het juiste export-paswoord niet gekend is op het Vlaams Fonds, kunnen de wijzigingen in de werknemersgegevens niet geregistreerd worden. - Indien er voor een bepaalde werknemer een sterretje staat, is er geen export mogelijk. U dient eerst dit sterretje weg te werken (fouten nakijken, bv. meer dan 1 FTE ingegeven) Gevolg? - Na het exporteren krijgt u een ontvangstbericht met daarin volgende melding : het bericht lijkt te voldoen aan de vooropgestelde vormvereisten. - Indien U echter niet het correcte bestand opgestuurd heeft (anders dan pt(instellingsnr.).uue) of het exportpaswoord gewijzigd heeft zonder dit te melden aan uw contactpersoon PPR, dan kan er geen verwerking gebeuren en krijgt u een negatief ontvangstbericht met volgende melding : het bericht lijkt niet te voldoen aan de vooropgestelde vormvereisten. In dit geval neemt u best contact op met uw contactpersoon voor PPR. - Er wordt aangeraden om na het exporteren, voorlopig geen wijzigingen aan te brengen in de lokale module, tot u de foutenlijst (in principe de dag volgend op de export) geïmporteerd heeft. 15

16 Importeren van de foutenlijst ppr (pv.uue-bestand) Wanneer? - daags na het exporteren ontvangt u de foutenlijst van PPR via . Is dat niet het geval neem dan contact op met uw contactpersoon - de foutenlijst (pv(instellingsnummer).uue) moet ONMIDDELLIJK geïmporteerd worden, zolang dit niet gebeurd is, kan geen nieuwe export gebeuren Hoe? - klik met de rechtermuisknop op het pv bestand dat bijgesloten is in het bericht. - kies voor opslaan als en selecteert vervolgens de folder vlafo\ppr32\import - start de lokale module op - klik in het beginscherm op het balkje Import/Export - in het scherm import/export zal verwerkingsbestand te zien zijn - klik op importeren Gevolg? - de verwerking (foutenlijst) kan afgedrukt worden Opgelet: in deze verwerking zitten enkel de wijzigingen van personeelsgegevens, geen anciënniteitsberekeningen - de knop exporteren zal terug opgelicht staan, de cyclus is afgerond Importeren van anciënniteitsfiches (pa.xxx.yyy.uue-bestand) Wanneer? - voor elk contract waarvoor een anciënniteitsberekening wordt uitgevoerd, wordt een anciënniteitsfiche aangemaakt. Deze fiches worden per instelling gegroepeerd en verstuurd in een anciënniteitenbestand (pa(instellingsummer).uue bestand - het pa-bestand volgt niet systematisch op een export, van zodra een aantal anciënniteiten berekend werden, worden deze verstuurd (dus geen gesloten cyclus) Hoe? - klik met de rechtermuisknop op het pa-bestand dat bijgesloten is in het bericht. - kies voor opslaan als en selecteert vervolgens de folder vlafo\ppr32\import - start de lokale module op - klik in het beginscherm op het balkje Import/Export - in het scherm import/export zal anciënniteitsbestand te zien zijn - klik op importeren - verwijder het pa-bestand via verkenner uit de importfolder. Zolang dit niet gebeurd is, blijft de importbalk opgelicht en krijgt u de melding dat deze anciënniteitsfiche reeds geimporteerd werd. Als u dus meerdere pa-bestanden moet importeren dient u dit stap voor stap te doen.: één voor één opslaan, importeren en verwijderen. 16

17 17