E-services: handleiding

Transcriptie

1 : handleiding 1. Aanmelden 2. Menu 3. Aangifte dimona 4. Ingave prestaties 5. Aanvraag documenten 6. Werknemer 7. Aangifte eerste werkloosheidsdag 8. Documenten online (elektronische verzending) Sodalis E-services : handleiding 1

2 1. Aanmelden 1. Ga naar : rechterkolom bij online diensten: Login Werkgevers 2. Er verschijnt een kader met : Username Password 3. Eens beide velden ingevuld, kunt U inloggen 4. Bij een eerste aanmelding : Mogelijks krijgt U een pop-up met vraag om Microsoft Silverlight te installeren dit kan U zonder risico aannemen + dit duurt slechts een aantal seconden. 5. Bekijk opnieuw de rechterkolom : U ziet Uw naam verschijnen en kan klikken op de blauwe link E-services Sodalis E-services : handleiding 2

3 1. Aanmelden Sodalis E-services : handleiding 3

4 Onderstaand menu is afhankelijk van het ingestelde werkgeversprofiel. E-services 2. Menu Sodalis E-services : handleiding 4

5 3. Aangifte dimona Via de link Aangifte Dimona kunt U de noodzakelijke aangiftes doen of raadplegen. Sodalis E-services : handleiding 5

6 3. Aangifte dimona Sodalis E-services : handleiding 6

7 3. Aangifte dimona Sodalis E-services : handleiding 7

8 4. Ingaveprestaties Via Ingave Prestaties kunt U : de prestaties van de werknemers invullen + eventuele opmerkingen doorgeven aan Sodalis. Er kunnen meerdere vennootschappen opgelijst staan. Sodalis E-services : handleiding 8

9 Rechts vindt U een korte uitleg over de verschillende functies (aangeduid met een nr) Nr 8 en 9 worden in de pagina s hierop volgend verder toegelicht U kan werknemers opzoeken op naam, nummer of afdeling sorteren 2. Dit is een button voor collectieve prestaties (zoals verlof voor een totale werkgever ) in te geven. 3. Hier kan U een mededeling op werkgevers-niveau doorgeven. 4. Via deze picto kunt U de ingegeven prestaties van deze maand of een vorige printen. 5. De werknemers met een vinkje zullen straks verschijnen in het prestatieblad. Stel dat er geen vinkjes staan, dan kan U alle vinkjes in 1 x handeling zetten door te klikken in het vakje in de blauwe balk. 6. Het aantal uren dat voorzien is. Na prestatie-ingave ziet U het eventuele verschil tussen de voorziene en werkelijke uren (meeruren ). 7. Hier kan U een mededeling op werknemers-niveau doorgeven. Kan ook nog binnen het prestatieblad. 8. Via deze picto kan U loongegevens wijzigen 9. Doorgaan naar het prestatieblad 10. Vooraleer U met de ingavevan uw prestaties begint, ALTIJD heropbouwen. PAS OP! Wilt U uw prestaties in de loop van de maand ingeven, dan mag U alleen de eerste keer heropbouwen, en nadien niet meer anders worden al uw eerder ingevoerde prestaties gewist. 11. Na ingave van de prestaties : doorsturen naar Sodalis Een groenvinkje zal verschijnen naast de werknemers die doorgestuurd werden Sodalis E-services : handleiding 9

10 Zeer belangrijke extra informatie : 1. Op het vorige overzicht kan er bij de naam van een werknemer eventueel een icoon staan. Gelieve te letten op de betekenis van die iconen : 2. Nog even terugkerend op het Punt 10 op de vorige slide: Wij raden U ten stelligste af om tussentijdse prestaties in te geven! Daarbij kan U als werkgever bij de aanvang van ingaveprestaties best steeds starten met heropbouw. Enkel op deze manier zal een eventuele nieuwe werknemer die in dienst trad in de loop van de voorbije maand of een nieuwe werkregeling van een bepaalde werknemer correct gesynchroniseerd zijn met de situatie aan dossierbeheerderszijde. Sodalis E-services : handleiding 10

11 (aanduiding nr 8 van de vorige slide) Loongegevens wijzigen bij het ingeven van prestaties : Let wel : steeds tijdelijk! Dwz : de vaste loongegevens worden niet aangepast U kan dit tabblad eveneens oproepen binnen de prestatie-ingave (zie volgende slide onder puntje 2) Kan aldus gebruikt worden voor bvb : * Het voorschot aanduiden : Sodalis verzorgt naar aanleiding van de input hieronder NIET voor de verwerking van de voorschotten. De input hieronder zal enkel een verschijning van het gegeven voorschot op de loonbrief voorzien. * Mobiliteit en woon/werkvergoedingen * Sodalis E-services : handleiding 11

12 Ingave prestaties 1. Mededeling specifiek voor deze werknemer 2. Aanpassen loongegevens specifiek voor deze werknemer (+ tijdelijk) 3. Alle prestaties die reeds ingeput werden : wissen (volledig herbeginnen voor DEZE werknemer) 4. Overzicht van de ingegeven prestaties in lijstvorm (zie volgende slide voor voorbeeld) 5. Overzicht van de totalen per looncode in lijstvorm (zie volgende slide voor voorbeeld) 6. Effectief gepresteerde uren t.o.v. voorziene uren (zoals in nr 6 op slide 5) 7. Opslaan of 8 : opslaan en doorgaan naar de volgende werknemer 1 ste lijn = prognose (voorziene uren) 2 de lijn = totaal van de gepresteerde uren (staat steeds vooraf ingevuld. Is er geen ziekte of andere bijzonderheid te melden? Danis lijn 2 gelijk aan lijn 1 en mag U gewoon opslaan ) 3 de lijn en alle volgende : geven een specifieke uitzondering aan. Alle input die vanaf hier ingevuld wordt, zal automatisch lijn2beïnvloeden. Vb : Ma 3/10 : 6uur gewerkt i.p.v. 8 rood in 2 de lijn Di 4/10 : 9uur gewerkt i.p.v. 8 groen in 2 de lijn Wo 5/10 : 1/2dag verlof : automatische aanpassing van de gewerkte uren in lijn 2 Do 6/10 : ziek : automatische aanpassing van lijn TIP : 1 x per loonperiode gegevens doorgeven, opslaan + doorsturen (slide 5). Indien U enkel opslaat zonder doorsturen, loopt U het risico dat de prestaties overschreven worden en niet bij Sodalis terecht komen Sodalis E-services : handleiding 12

13 Alle prestaties die reeds ingeputwerden worden gewist! (= volledig herbeginnen voor DEZE werknemer) Sodalis E-services : handleiding 13

14 5. Aanvraag documenten Via deze link kunt U diverse documenten aanvragen. Echter, niet elke werkgever zal deze optie terugvinden op het menu. Op een E-servicesplatform dat geactiveerd werd met de functie prestatie-ingave, wordt deze link enkel optioneel geactiveerd (of Uw aanvraag) en bijgevolg ook afzonderlijk gefactureerd. Aan een E-servicesplatform dat puur consultatief gebruikt wordt (zoals door een extern adviseur, boekhouder, accountant ) zijn andere gebruikerslicenties gekoppeld (wegens geen echte acties of ingaves ) en kan dit archief bijgevolg ook gratis aangeboden worden aan Uw extern adviseur. Sodalis E-services : handleiding 14

15 5. Aanvraag documenten Sodalis E-services : handleiding 15

16 Via deze link kunt U : E-services 6. Werknemer Van bestaande werknemers de gegevens consulteren, beperkt aanpassen of aanvullen (en eventueel de betrokken werknemer uit dienst zetten) selecteer een werknemer met een vinkje en kies onderaan Uw scherm een optie (wijzigen / uit dienst) Een nieuwe werknemer toevoegen Sodalis E-services : handleiding 16

17 6. Werknemer TIP! Gelieve Uw wijzigingen door te voeren samen met het invoeren en doorsturen van Uw prestaties. Doet U tussentijdse wijzigingen, dan loopt U het risico dat deze overschreven worden en aldus nooit bij Sodalis terecht komen. Slechts een aantal zaken kunnen gewijzigd worden : zie de potloodjes op het scherm. Steeds de datum vanaf invullen + steeds opslaan! Na het aanvullen van de 4 tabbladen wordt U de vraag gesteld of dimonamag doorgevoerd worden : ja/neen Enkel bij ja zal Sodalis bericht krijgen van Uw ingave en de werknemer bijgevolg toe kunnen voegen aan Uw prestatieblad. Bij het toevoegen van een nieuwe werknemer : ELK VELD is belangrijk! Indien U niet elk veld kan aanvullen, verkiezen wij dat U een papieren werknemersfiche invult en opstuurt naar Sodalis. Een blanco werknemersfiche vindt U terug op Documenten /NLD/Werkgever/Werknemersfiche Sodalis E-services : handleiding 17

18 7. Aangifte eerste werkloosheidsdag Sodalis E-services : handleiding 18

19 7. Aangifte eerste werkloosheidsdag Sodalis E-services : handleiding 19

20 7. Aangifte eerste werkloosheidsdag Sodalis E-services : handleiding 20

21 8. Documenten online (elektronische verzending) = sociale documenten ter beschikking stellen via portaalsite (loonbrieven, loonstaten, individuele rekeningen, fiscale fiches, facturen ) Procedure : werkgever ontvangt een waarin aangegeven wordt dat er nieuwe documenten ter beschikking staan. Vervolgens logt de werkgever in en download of drukt af. Er wordt niets meer via de klassieke post verstuurd. Op termijn zullen eveneens de werknemers een toegang krijgen om hun eigen loonbrief te kunnen raadplegen, downloaden en afdrukken Sodalis E-services: handleiding 21