III I III IIIII tl ilflľ II Raadsvoorstel. Onderwerp: Beslispunten: Samenvatting. Voorstelnummer: Houten, 15 augustus 2017

Transcriptie

1 Raadsvoorstel Voorstelnummer: Houten, 15 augustus 2017 Onderwerp: Voorstel beëindigen traject ambtelijke fusie met Wijk bij Duurstede Beslispunten: 1. De onderzoeksresultaten, die in het kader van het opstellen van het bedrijfsplan voor de ambtelijke fusie Houten - Wijk bij Duurstede zijn opgehaald, voor kennisgeving aan te nemen. 2. De conclusie te onderschrijven dat de onderzoeksresultaten niet passen binnen de kaders zoals vastgesteld op 15 december Het ambtelijke fusietraject te beëindigen. Samenvatting In oktober 2014 zijn de gemeenten Houten en Wijk bij Duurstede gestart met het onderzoeken van de mogelijkheden van intensievere samenwerking in de vorm van een ambtelijke fusie. De veronderstelling achter deze onderzoeken was, dat er door het samenvoegen van beide organisaties financiële en formatieve ruimte kan worden vrijgespeeld. Deze ruimte kan dan worden geherinvesteerd in de gezamenlijke organisatie, waardoor de noodzakelijke en gewenste versterking in kwaliteit en kwetsbaarheidsreductie, binnen de beschikbare budgetten gerealiseerd kunnen worden. De in 2015 en 2016 uitgevoerde onderzoeken (onderzoeksrapport 'Samen Krachtiger', 2015 en 'Samen Sterk in de Kromme Rijnstreek', 2016), boden voldoende aanknopingspunten dat de hierboven benoemde financiële en formatieve ruimte daadwerkelijk gecreëerd kon worden via een ambtelijke fusie. Tegelijkertijd hebben de beide gemeenten elkaar in die periode steeds beter leren kennen en ingezien dat er sprake is van verschillen, maar dat er ook overeenkomsten zijn, die kansen gaven voor intensieve samenwerking. Op grond van deze inzichten heeft uw raad in december 2016 een kaderstellend besluit genomen over de ambtelijke fusie. Daarbij gaf u als raad aan de colleges de opdracht om de fusieorganisatie binnen de meegegeven kaders uit te werken, in de vorm van een bedrijfsplan. Vanaf december 2016 tot mei 2017 is door de projectorganisatie gewerkt aan het bedrijfsplan. In mei 2017 werd helder dat het eerste resultaat van het bedrijfsplan niet voldeed aan gestelde financiële kaders. Om die reden hebben de colleges ervoor gekozen een aantal verdiepende onderzoeken uit te voeren; om zo te bepalen of het bedrijfsplan dichter in de buurt van de kaders kon worden gebracht. De resultaten van deze verdiepende onderzoeken zijn in juni 2017 opgeleverd. Het college heeft op 4 juli besloten om de voorbereidingen voor het aangaan van een ambtelijke fusie tussen Houten en Wijk bij Duurstede te stoppen. Het college van Wijk bij Duurstede heeft op 4 juli eenzelfde besluit genomen. De eerste resultaten van het bedrijfsplan, aangevuld met de verdiepende onderzoeken, hebben de colleges het inzicht gegeven dat een bedrijfsplan dat voldoet aan de door de raden meegegeven kaders niet haalbaar is. De incidentele kosten om de nieuwe organisatie te vormen zijn te hoog en de structurele opbrengsten (herinvesteringsruimte) vallen lager uit dan verwacht. Daarnaast is het inzicht ontstaan, dat een deel van de te vinden herinvesteringsruimte mogelijk ook zelfstandig kan worden gevonden, bijvoorbeeld op de onderdelen huisvesting en formatie. III I III IIIII tl ilflľ II

2 -2Het is spijtig dat de gedane o n d e r z o e k e n uiteindelijk niet tot de uitkomst leiden, zoals die vooraf w e r d g e h o o p t en verwacht. Maar de resultaten laten zien dat een ambtelijke fusie niet voor de hand ligt. Om die reden w o r d t aan uw raad nu voorgesteld het ambtelijke f u s i e t r a j e c t te beëindigen. A a n de g e m e e n t e r a a d van W i j k bij D u u r s t e d e wordt hetzelfde v o o r g e s t e l d. Met dit besluit zal ook de pilot s a m e n w e r k i n g Beheer O p e n b a r e Ruimte s t o p p e n per 31 d e c e m b e r , of zoveel eerder als mogelijk. De beide organisaties gaan de taken op het g e b i e d van het beheer van de o p e n b a r e ruimte zo spoedig mogelijk w e e r zelfstandig u i t v o e r e n. Het tot nu toe g e l o p e n fusietraject heeft ons veel over onszelf g e l e e r d. Over w a a r onze krachten liggen en wat onze z w a k k e p u n t e n zijn. Houten en W i j k bij Duurstede zijn elkaar in de a f g e l o p e n j a r e n steeds meer gaan w a a r d e r e n en zien zeker de m e e r w a a r d e van de bundeling van krachten als strategische s a m e n w e r k i n g s p a r t n e r s in het K r o m m e Rijngebied. W e blijven dan ook g o e d e b u r e n. Bestuurlijk zullen we met elkaar blijven optrekken en ambtelijk blijven we s a m e n w e r k e n w a a r dit mogelijk is. Aanleiding Vanaf oktober o n d e r z o e k e n de g e m e e n t e n Houten en Wijk bij Duurstede de m o g e l i j k h e d e n van intensievere s a m e n w e r k i n g in de vorm van een a m b t e l i j k e f u s i e. In d e c e m b e r 2016 kregen de colleges de o p d r a c h t om de vorming van één ambtelijke organisatie voor de g e m e e n t e n Houten en W i j k bij Duurstede uit te w e r k e n in de vorm van een b e d r i j f s p l a n, passend binnen de m e e g e g e v e n kaders. Inmiddels zijn de resultaten van het bedrijfsplan b e k e n d. Alle resultaten bij elkaar hebben de colleges doen besluiten om de v o o r b e r e i d i n g e n voor het a a n g a a n van een ambtelijke fusie te beëindigen. Via dit r a a d s v o o r s t e l wordt uw raad in de g e l e g e n h e i d gesteld om de eindresultaten te beoordelen en hierover te besluiten. Doel van dit voorstel Het b e ë i n d i g e n van het ingezette traject om te k o m e n tot één nieuwe a m b t e l i j k e organisatie voor de g e m e e n t e n Houten en W i j k bij Duurstede. Argumenten per beslispunt 1.1. De onderzoeksresultaten bieden het inzicht om een besluit te kunnen over het ambtelijke fusietraject Houten - Wijk bij Duurstede. nemen In 2014 h e b b e n Houten en Wijk bij D u u r s t e d e e e n onderzoekstraject ingezet naar kansen voor intensievere s a m e n w e r k i n g t u s s e n beide ambtelijke o r g a n i s a t i e s. Er zijn verschillende o n d e r z o e k e n gedaan naar de s a m e n w e r k i n g. Dit betreffen de onderzoeken:» Rapport ' S a m e n Krachtiger', maart Regionale positiebepaling g e m e e n t e H o u t e n, oktober 2015 O n d e r z o e k Sociaal D o m e i n, n o v e m b e r O n d e r z o e k Ruimtelijk Beheer, j a n u a r i N u l m e t i n g organisatie g e m e e n t e H o u t e n, f e b r u a r i 2016» Rapport S a m e n Sterk in de K r o m m e Rijnstreek, december 2016 Deze o n d e r z o e k e n richtten zich vooral op het w a a r o m van de ambtelijke fusie en de m e e r w a a r d e van s a m e n w e r k i n g tussen of uiteindelijke s a m e n v o e g i n g van de t w e e ambtelijke o r g a n i s a t i e s. De o n d e r z o e k e n t o o n d e n aan dat Houten en W i j k bij Duurstede goed bij elkaar passen als partners. In het rapport 'Samen Sterk in de K r o m m e Rijnstreek' is bovendien een eerste inschatting gemaakt van de potentiële financiële en f o r m a t i e v e ruimte die door s a m e n v o e g i n g kon o n t s t a a n. Met de inzichten uit de verschillende o n d e r z o e k e n hebben de raden van Houten en Wijk bij D u u r s t e d e in december 2016 een kaderstellend besluit g e n o m e n over het s a m e n v o e g e n van de ambtelijke organisaties v a n Houten en Wijk bij D u u r s t e d e. Daarbij gaven de raden de colleges de o p d r a c h t om de s a m e n v o e g i n g van de ambtelijke organisaties nader uit te w e r k e n in de vorm van een bedrijfsplan binnen Versie datum: :03:

3 de door de raad gestelde kaders. Het bedrijfsplan moest a a n t o n e n dat de i n g e s c h a t t e financiële en f o r m a t i e v e herinvesteringsruimte, in een b a n d b r e e d t e van Cĩ,5-1,8 miljoen, ook d a a d w e r k e l i j k kan ontstaan door s a m e n v o e g i n g van beide a m b t e l i j k e organisaties. D a a r n a a s t m o e s t e n de incidentele frictiekosten in beeld w o r d e n gebracht en w e r d het a m e n d e m e n t a a n g e n o m e n dat deze kosten niet hoger m o c h t e n uitvallen dan 2,5 keer de te v i n d e n h e r i n v e s t e r i n g s r u i m t e. V a n a f d e c e m b e r 2016 tot mei is door de projectorganisatie gewerkt aan het o p l e v e r e n van een b e d r i j f s p l a n. In mei werd helder dat de financiële vertaling van het eerste resultaat van het bedrijfsplan niet voldeed aan de door de g e m e e n t e r a d e n gestelde kaders. Om die reden heeft het college ervoor g e k o z e n een aantal v e r d i e p e n d e o n d e r z o e k e n uit te v o e r e n ; om zo te bepalen of het bedrijfsplan dichter in de buurt van de kaders kon w o r d e n gebracht. De v e r d i e p e n d e o n d e r z o e k e n zijn in juni 2017 o p g e l e v e r d. Alle informatie over het eerste resultaat van het bedrijfsplan en de v e r d i e p e n d e o n d e r z o e k e n zijn terug te v i n d e n in de bijlagen 1 tot en met 6. Hieronder volgt een korte s a m e n v a t t i n g. Samenvatting eers t e result aat bedrijfsplan en verdiepende onderzoeken In het eerste resultaat van het bedrijfsplan w o r d e n de c o n t o u r e n van de g e z a m e n l i j k e a m b t e l i j k e organisatie geschetst. Daarin is er onder andere aandacht voor de missie en visie van de g e z a m e n l i j k e o r g a n i s a t i e, het d i e n s t v e r l e n i n g s c o n c e p t, het j u r i d i s c h construct, het ambtelijk o r g a n i s a t i e m o d e l, het huisvestingsconcept en de wijze w a a r o p de informatisering  a u t o m a t i s e r i n g van de nieuwe w e r k o r g a n i s a t i e g e o r g a n i s e e r d moet w o r d e n. Op ieder van deze o n d e r w e r p e n zijn v o o r l o p i g e keuzes g e m a a k t. Een toelichting hierop vindt u in bijlage 1 'het eerste resultaat van het bedrijfsplan'. De g e m a a k t e keuzes zijn financieel d o o r g e r e k e n d. D a a r m e e ontstond een beeld van het b e d r i j f s e c o n o m i s c h e perspectief van de g e z a m e n l i j k e organisatie. Het bureau Berenschot heeft v e r v o l g e n s een externe toets uitgevoerd op het b e d r i j f s e c o n o m i s c h e deel van het eerste resultaat bedrijfsplan. Z ie voor de reactie van B e r e n s c h o t op het b e d r i j f s e c o n o m i s c h e deel van het bedrijfsplan bijlage 2. De colleges hebben er op basis van het eerste resultaat van het bedrijfsplan en de e x t e r n e toets die uitgevoerd is door bureau Berenschot voor g e k o z e n om op een aantal o n d e r w e r p e n v e r d i e p e n d o n d e r z o e k te d o e n. Op 15 mei bent u hierover g e ï n f o r m e e r d tijdens een b i j p r a a t m o m e n t en is daarover een r a a d s m e m o / c o l l e g e b r i e f verschenen. De v e r d i e p e n d e o n d e r z o e k e n richtten zich op: " De impact op de f i n a n c i ë l e en f o r m a t i e v e herinvesteringsruimte op basis van de a a n b e v e l i n g e n v a n a d v i e s b u r e a u Berenschot (zie bijlage 3). ' De frictie- en h a r m o n i s a t i e k o s t e n op het gebied van Informatisering S Automatisering (zie bijlage 4). De strategische m e e r w a a r d e, de beoogde kwaliteitsimpuls en vermindering van de k w e t s b a a r h e i d door s a m e n w e r k i n g (zie bijlage 5). De evaluatie en leerpunten uit de pilot BOR met betrekking tot de 3K's te laten o n d e r z o e k e n door een externe organisatie (zie bijlage 6). m 2.1. De result at en t ezamen la t en zien dat een ambt elijke fusie t ussen Houten en Wijk bij Duurst ede nie t voldoet aan de door de raden meegegeven kaders. De resultaten uit het bedrijfsplan a a n g e v u l d met de v e r d i e p e n d e o n d e r z o e k e n maken duidelijk dat de ambtelijke fusie niet past binnen de financiële kaders die de raden aan de colleges hebben m e e g e g e v e n. Dit leidde ertoe dat overige o n d e r d e l e n (bijvoorbeeld de g o v e r n a n c e ) niet verder meer zijn uitgewerkt in het bedrijfsplan en alleen als denkrichtingen zijn v e r w o o r d. Structurele herinves t eríngsruim te Het eerste kader waar niet aan wordt v o l d a a n heeft betrekking op de structurele herinvesteringsruimte die een a m b t e l i j k e fusie op diende te leveren. Met de ambtelijke fusie w e r d beoogd structurele f i n a n c i ë l e en formatieve ruimte vrij te s p e l e n, die v e r v o l g e n s weer in de g e z a m e n l i j k e organisatie wordt g e ï n v e s t e e r d. In het kader dat door de raden is m e e g e g e v e n staat g e f o r m u l e e r d dat: 'Het bedrijfsplan moe t overtuigend aan t onen da t er financiële en format ieve ruim t e kan ont st aan door Versie datum: :03:

4 samenvoeging van minimaal Ĝ ,00 - ŝ ,00 en wanneer dit kan ontstaan.' In het raadsvoorstel van december 2016 was dit als volgt ingeschat: -4- Overhead Primair Proces Huisvesting ICT Totale financiële en formatieve herinvesteringsruimte De totale herinvesteringsruimte (op basis van het eerste resultaat van het bedrijfsplan aangevuld met de verdiepende onderzoeken) komt uit op C Hiermee wordt niet aan de door de u als raden gestelde kaders voldaan. Dit bedrag is als volgt opgebouwd: Overhead Primair Proces 0 Huisvesting ICT Totale financiële en formatieve herinvesteringsruimte Uit de toets van Berenschot is tevens het inzicht ontstaan, dat een deel van deze herinvesteringsruimte mogelijk ook zelfstandig kan worden gevonden, bijvoorbeeld op de onderdelen huisvesting en formatie. Project-, frictie- en desintegratiekosten De project-, frictie- en desintegratiekosten komen uit op C Dit bedrag bestaat uit projectkosten, kosten samenhangend met l&a en personele kosten. Ten aanzien van de project-, frictie- en desintegratiekosten heeft de raad van Houten in december 2016 een amendement geplaatst. Daarbij is de hoogte van de totale frictiekosten begrensd tot 2,5 maal de potentiële herinvesteringsruimte. Dit betekent, met inachtneming van het huidige bedrag aan herinvesteringsruimte, dat de frictiekosten maximaal C mogen bedragen (2,5 maal C ). De werkelijke berekende frictiekosten bedragen C Vanuit bedrijfseconomisch perspectief ligt een ambtelijke fusie niet voor de hand. De colleges van Houten en Wijk bij Duurstede hebben elkaar de afgelopen periode goed leren kennen en zijn elkaar nog meer gaan waarderen. Zij zien meerwaarde in het samenwerken van beide organisaties om de Houtense en Wijkse ambities en opgaven goed het hoofd te kunnen blijven bieden. Het is daarom spijtig om te moeten constateren dat de gedane onderzoeken uiteindelijk niet tot de uitkomst hebben geleid, zoals dit vooraf werd gehoopt en verwacht. De financiële vertaling van de contouren van de gezamenlijke organisatie past niet binnen de kaders van de raden (zie argumentatie bij beslispunt 2) en levert daarmee niet de ruimte op, die nodig is om een gezamenlijke krachtige organisatie te ontwikkelen. Om die reden ligt een ambtelijke fusie niet voor de hand. De colleges hebben daarom op 4 juli 2017 besloten om geen verdere voorbereidingen te treffen voor het aangaan van een ambtelijke fusie tussen de gemeenten Houten en Wijk bij Duurstede. Met dit raadsvoorstel wordt daarom aan uw raad gevraagd het ambtelijke fusietraject Houten - Wijk bij Duurstede te beëindigen. Aan de raad van gemeente Wijk bij Duurstede wordt hetzelfde gevraagd. Participatie De fase van uitwerking van het bedrijfsplan was een intensief traject, waarin veel medewerkers hebben geparticipeerd. Versie datum: :03:

5 a. Medewerkers Deze fase heeft inzet van meer medewerkers gevraagd dan de voorgaande fase. De hele organisatie merkte hier iets van. Belangrijk dus om alle medewerkers goed aangehaakt te laten zijn bij wat er gebeurde. Algemeen De in mindere mate actief betrokken medewerkers zijn steeds geïnformeerd over het proces, belangrijke stappen en de voortgang van het bedrijfsplan via verschillende communicatiekanalen (intranet, gezamenlijk katern voor Houten en Wijk bij Duurstede in het personeelsblad InHout, bijpraatsessies, (team)overleggen). Via een apart adres en inloopmomenten konden zij met hun vragen terecht bij het projectteam. Werkgroepen Voor de uitwerking van verschillende onderdelen van het bedrijfsplan zijn werkgroepen ingesteld. In de werkgroepen zaten medewerkers uit Houten en uit Wijk bij Duurstede. Ze kregen een duidelijke opdracht mee met opleveringsdatum. De voorzitters van de werkgroepen zijn tot de oplevering van hun onderdeel wekelijks bij elkaar geweest om elkaar te informeren en met elkaar af te stemmen. Omdat in zeer korte tijd veel werk verzet moest worden zijn afspraken met het management gemaakt over de benodigde ambtelijke capaciteit. Management Het management van beide gemeenten is door de projectgroep regelmatig bijgepraat over het proces en de stand van zaken rond de uitwerking van de fusie. Ook zijn de managers betrokken geweest bij de vorming van en voortgang in de werkgroepen. Door het management steeds te informeren vormden zij de schakel tussen projectgroep en overige medewerkers. Met het management zijn afspraken gemaakt over de benodigde ambtelijke capaciteit voor het fusieproces. Er is zoveel mogelijk gezocht naar mogelijkheden om met elkaar te veranderen in het dagelijks werk. Echter, op enkele onderdelen was het noodzakelijk om uren van medewerkers tijdelijk uit te breiden en in uitzonderlijke gevallen zijn mensen tijdelijk ingehuurd. De kosten hiervan zijn betaald uit het werkbudget. Ook is het management betrokken bij het in kaart brengen van de kwaliteitsverbetering. b. Ondernemingsraad en Georganiseerd Overleg Als vertegenwoordiging van de medewerkers is de OR door de bestuurder in de afgelopen periode veelvuldig, via Overlegvergadering of op informele wijze (vaak door de projectgroep), meegenomen in het proces en op de hoogte gebracht van ontwikkelingen en tussenresultaten. De OR'en van Houten en Wijk bij Duurstede hebben advies gegeven op het plan van aanpak en de inhuur van externen. Daarnaast heeft de OR van Houten naar aanleiding van het collegebesluit op 4 juli een ongevraagd advies gegeven aan de WOR-bestuurder. In zijn advies geeft de OR aan dat hij het collegebesluit dat op 4 juli is genomen steunt. De OR spreekt in zijn advies waardering uit voor het feit dat er in het proces voortdurend aandacht is geweest voor inbreng vanuit de OR en de belangen en gevoelens van medewerkers. Met het Georganiseerd Overleg zijn de voorbereidingen getroffen voor het instellen van een intergemeentelijk (bijzonder) georganiseerd overleg. c. Raad Op 4 april en 15 mei zijn er bijeenkomsten geweest voor beide gemeenteraden samen. Tijdens deze bijeenkomsten is informatie gegeven over de stand van zaken rond het opstellen van het bedrijfsplan. Ook zijn meningen gepeild over specifieke onderdelen die met de fusie te maken hebben, zoals de juridische vorm en de bestuurlijke nabijheid. Op 4 juli is de raad van Houten bijgepraat over het besluit dat het college die dag heeft genomen. d. Externe partijen In deze fase (tot 4 juli) is communicatie met externe partijen niet aan de orde geweest. Versiedatum: :03:

6 -6- Communicatie Op 4 juli j l. hebben de colleges van Houten en W i j k bij D u u r s t e d e besloten de v o o r b e r e i d i n g e n voor de ambtelijke fusie te s t o p p e n. Dit besluit is breed intern en extern g e c o m m u n i c e e r d naar: OR - op de h o o g t e g e b r a c h t van het v o o r n e m e n om het besluit te nemen via een O v e r l e g v e r g a d e r i n g met de bestuurder. M e d e w e r k e r s - via m e d e w e r k e r s b i j e e n k o m s t e n in Houten en W i j k bij Duurstede op 4 j u l i. M e d e w e r k e r s BOR - naast de m e d e w e r k e r s b i j e e n k o m s t e n zijn er aparte b i j e e n k o m s t e n g e o r g a n i s e e r d met BOR Houten en BOR W i j k bij Duurstede over het v e r v o l g. B u u r g e m e e n t e n, Provincie, G e m e e n s c h a p p e l i j k e Regelingen en s a m e n w e r k i n g s p a r t n e r s - via een van de b u r g e m e e s t e r s. Pers - via een persbericht en het wekelijks p e r s g e s p r e k in H o u t e n.» Inwoners - via w e b s i t e s g e m e e n t e Houten en W i j k bij D u u r s t e d e, Facebook en Twitter. Raad - op 4 juli v o o r a f g a a n d aan de reguliere raad bijgepraat over het besluit van het c o l l e g e Financiën In het r a a d s m e m o van 6 d e c e m b e r 2016 is een o n d e r b o u w i n g g e g e v e n van het gevraagde w e r k b u d g e t v a n C totaal. De drie categorieën w a a r a a n het budget besteed kon w o r d e n zijn v e r v a n g i n g s i n h u u r, inhuur externe expertise/advies en algemeen w e r k b u d g e t. De d a a d w e r k e l i j k e besteding van het budget ziet er tot op heden als volgt uit: Vervangingsinhuur: C Inhuur externe e x p e r t i s e : C Algemeen werkbudget: C Dat betekent dat er in totaal ë door de t w e e g e m e e n t e n s a m e n besteed is van de beschikbaar g e s t e l d e ê Voor Houten komt dit neer op een bedrag van circa Ê Kanttekeningen 3.1 De noodzaak tot duurzame zeker niet van tafel. versterking van de organisatie is met dit besluit Het doen van i n v e s t e r i n g e n in de eigen organisatie is dus nog steeds van groot belang, om de a m b i t i e s en o p g a v e n naar de t o e k o m s t toe w a a r te kunnen blijven maken. In de perspectiefnota is de raad gevraagd in te s t e m m e n met het beschikbaar stellen van in 2018 en C in voor de tijdelijke versterking van de formatie (circa 8 f t e ). De o v e r b r u g g i n g s p e r i o d e biedt tijd om te o n d e r z o e k e n in h o e v e r r e deze tijdelijke formatie op termijn structureel nodig is om te komen tot k w a l i t e i t s v e r b e t e r i n g en k w e t s b a a r h e i d s v e r m i n d e r i n g van (strategische) plaatsen in de o r g a n i s a t i e. Bij het opstellen van de p e r s p e c t i e f n o t a was een ambtelijke fusie met W i j k bij Duurstede hiervoor het perspectief. Nu het college heeft besloten om de v o o r b e r e i d i n g e n tot een ambtelijke fusie stop te z e t t e n, moet opnieuw w o r d e n bekeken wat de nieuwe koers daarin moet zijn (zie ook collegebrief 'collegebesluit a m b t e l i j k e fusie Houten - Wijk bij D u u r s t e d e ' d. d. 4 juli ). Zie verder onder V o o r t g a n g. Voortgang " Goede buren De kwaliteit van de o n d e r z o e k s r e s u l t a t e n door de g e z a m e n l i j k e inspanningen en het proces zelf de a f g e l o p e n j a r e n, tonen aan dat s a m e n w e r k i n g t u s s e n beide organisaties zijn v r u c h t e n a f w e r p t. De o n d e r z o e k e n geven g o e d e en gedetailleerde inzichten in allerlei kwaliteits- en k w e t s b a a r h e i d s a s p e c t e n van de beide organisaties. Ook s a m e n w e r k i n g op het gebied van de o m g e v i n g s v i s i e, h a n d h a v i n g, inkoop, basisregistraties BGT en B A G, en sociaal intranet blijkt succesvol te zijn. Ondanks dat de ambtelijke fusie vanuit bedrijfseconomisch perspectief niet realistisch is, is het wel Versie datum: :03:

7 van belang om vast te houden aan deze vruchtbare samenwerking in het Kromme Rijngebied. -7- Pilot Beheer Openbare Ruimte Bij de start van de pilot is afgesproken dat deze een looptijd heeft tot 31 december 2017, met het oog op de beoogde startdatum van de nieuwe werkorganisatie per 1 januari Als de ambtelijke fusie geen doorgang vindt, betekent dit dat deze pilot ook daadwerkelijk stopt per 31 december 2017, of zoveel eerder als mogelijk. De beide organisaties gaan de taken op het gebied van het beheer van de openbare ruimte zo spoedig mogelijk weer zelfstandig uitvoeren. De zomerperiode wordt benut om helderheid te krijgen over het proces dat daarvoor gezamenlijk en zelfstandig moet worden gelopen. Eigen organisatie Het onderzoek naar een ambtelijk fusie met Wijk bij Duurstede heeft ons waardevolle informatie opgeleverd over onszelf. Over waar we goed in zijn en wat onze zwakke punten zijn. Deze inzichten helpen ons bij het invullen van onze nieuwe koers. Daarnaast heeft het onderzoek naar een ambtelijke fusie ons geleerd dat structurele herinvesteringsruimte op de onderdelen management, overhead en huisvesting ook voor een deel door Houten op eigen kracht kan worden gerealiseerd. Dit is bevestigd in het rapport van Berenschot. Het is de verwachting dat daardoor een substantieel gedeelte van de benodigde investering in de eigen organisatie binnen bestaande budgetten kan worden gerealiseerd. Bij de begroting 2018 hopen wij u de eerste indicaties te kunnen geven. Het is van belang om op korte termijn een zorgvuldig beeld te hebben van de herinvesteringsmogelijkheid in de eigen organisatie. Daarom heeft het college de gemeentesecretaris de opdracht gegeven om in beeld te brengen waar Houten op eigen kracht formatieve en financiële ruimte kan creëren. Houten gaat op eigen kracht verder langs drie lijnen: 1. Met hernieuwde inzet het proces van organisatieontwikkeling vormgeven. 2. Proces opstarten om te ontdekken waar op eigen kracht structureel financiële en formatieve ruimte te scheppen is 3. Met behulp van de in de Perspectiefnota 2018 vrijgegeven incidentele middelen, de periode tot structurele versterking overbruggen. Zoals gezegd zal naar verwachting het beeld van de formatieve en financiële ruimte bij de begroting 2018 nog niet volledig zijn. Uiteraard is dit wel onderdeel van het overdrachtsdocument Als uit het onderzoek van de gemeentesecretaris blijkt dat er meer aanvullende middelen nodig zijn dan zelfstandig kunnen worden gevonden, wordt dit meegenomen in het financieel perspectief in het overdrachtsdocument Mocht het nodig zijn, dan zullen aan het college en de raad aanvullende voorstellen worden voorgelegd ten aanzien van middelen voor structurele versterking van de organisatie. Evaluatie N.v.t. Houten, 15 augustus 2017 het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten de secretaris, de burgemeester, H.S. den Bieman W.M. de Jong Versie datum: :03:

8 8 Meegezonden bijlagen bij dit voorstel 1. 'Eerste resultaat bedrijfsplan', 18 mei Rapport toets Berenschot bedrijfsplan Houten - Wijk bij Duurstede, 4 mei Reactie op aanbevelingen Berenschot, 27 juni 4. Eindrapportage verdiepend onderzoek l&a, 16 juni De 3 K's opnieuw onder de loep, 21 juni Eindrapport evaluatie BOR samenwerking, 29 juni 2017 Digitale bijlagen Verantwoordelijke wethouder(s) 1 e poho 2 e poho Nvt Zaaknummer 17CV Collegevoorstel nummer BWV Versie datum: :03:

9 Raadsbesluit MP ļ ļ H ļ ļ fff Voorstelnummer: p p ' Onderwerp Voorstel beëindigen traject ambtelijke fusie met Wijk bij Duurstede De raad van de gemeente Houten heeft het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 15 augustus 2017 gelezen en besluit: 3 ŝ 1. De onderzoeksresultaten, die in het kader van het opstellen van het bedrijfsplan voor de ambtelijke fusie Houten - Wijk bij Duurstede zijn opgehaald, voor kennisgeving aan te nemen. 2. De conclusie te onderschrijven dat de onderzoeksresultaten niet passen binnen de kaders zoals vastgesteld op 15 december Het ambtelijke fusietraject te beëindigen. Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 19 september De raad van de gemeente Houten, de griffier, W.M. de Jong Versie datum: :03: