Datum Uw kenmerk Uw brief van Ons kenmerk Bijlagen november 2016 Staf/ 1

Transcriptie

1 Staf Onderdoor 25 Postbus 30, 3990 DA Houten Telefoon Fax Internet: De ondernemingsraad van de gemeente Houten t.a.v. mevrouw H. Knijf, voorzitter Postbus DA HOUTEN Datum Uw kenmerk Uw brief van Ons kenmerk Bijlagen november 2016 Staf/ 1 Onderwerp Definitieve reactie op advies voorgenomen besluit vorming één nieuwe ambtelijke organisatie voor de gemeentebesturen van Houten en Wijk bij Duurstede Beste leden van de ondernemingsraad, Inleiding Op 20 september heeft het college kennis genomen van het adviesrapport Samen Sterk in de Kromme Rijnstreek en ingestemd met de conclusies en het advies uit het rapport dat de vorming van één nieuwe ambtelijke organisatie, voor Houten en Wijk bij Duurstede, als beste oplossing wordt gezien om de ambities en opgaven van de beide gemeenten naar de toekomst toe duurzaam vorm te kunnen blijven geven. Het college heeft zich vervolgens voorgenomen om de raad een voorstel tot ambtelijk fuseren voor te leggen. Streefdatum voor de samenvoeging is 1 januari Op grond van dit voornemen heb ik u op 22 september om advies gevraagd. Zoals u onderschrijft, is het uiteindelijke besluit om wel of niet één nieuwe ambtelijke organisatie te gaan bouwen voor de gemeentebesturen van Houten en Wijk bij Duurstede, formeel het primaat van de politiek. Echter, het besluit raakt zo direct aan het werk van de medewerkers, dat ik het vanzelfsprekend en ook waardevol heb gevonden om u wel om advies te vragen. Het ligt geheel in lijn met de gekozen aanpak en werkwijze om samen op te trekken in dit proces. De adviesaanvraag, uw reactie en mijn reactie daarop in de vorm van deze brief, maken onderdeel uit van de definitieve besluitvorming door het college op 8 november en besluitvorming door de raad in december Vooraf Voorafgaand aan een inhoudelijke reactie wil ik mijn waardering uitspreken over de wijze waarop u in dit traject uw bijdrage levert. Dan doel ik op de betrokkenheid en verantwoordelijkheid die ik voortdurend ervaar. Dat uit zich in de wijze waarop u vorm en inhoud geeft aan onze formele- en informele overleggen en de afwisseling tussen gevraagde- en ongevraagde adviezen. De verschillende rollen, van initiërend tot controlerend, die u daarbij invult dragen zeer bij aan de ontwikkeling van onze organisatie. Ik maak dan ook graag gebruik van uw aanbod om dit te blijven continueren. Diezelfde betrokkenheid en verantwoordelijkheid van medewerkers lees ik ook terug in de resultaten van de personeelsenquête en die ervaar dagelijks in onze organisatie.

2 Enquête en advies Op basis van uw advies en de resultaten van de personeelsenquête constateer ik dat er geen verschil van mening is over nut en noodzaak van nieuwe investeringen in onze organisatie. Over de wijze waarop deze investering mogelijk wordt gemaakt is geen eensluidend oordeel in de enquête. De meningen zijn verdeeld over neutraal, geen mening, negatief en positief en leiden niet direct tot een overtuigende positief of negatief oordeel. Tegelijkertijd constateer ik dat er een grote bereidheid is om bijdragen te leveren in het proces om te komen tot een ambtelijke fusie. In uw advies onderschrijft ook u nut en noodzaak van nieuwe investeringen in onze organisatie. Daarbij geeft u aan, dat het besluit om tot een ambtelijke fusie over te gaan, aan het bestuur is. In uw advies onderschrijft u het belang van meerdere samenhangende randvoorwaarden, die de kern van het fusie voorstel raken en geeft u adviezen over het vervolgproces. Ook geeft u aan een actieve rol te willen spelen in de uitwerking van deze onderwerpen. Op basis van: de gesprekken met de medewerkers; de personeelsenquête; het advies van uw OR; het brede aanbod om actief bij te dragen aan het vervolgproces; en de ervaren kracht en kwaliteit van onze organisatie; heb ik het college voorgesteld om het op 20 september jl. uitgesproken voornemen tot een ambtelijke fusie met Wijk bij Duurstede te bekrachtigen en dat besluit voor te leggen aan de gemeenteraad van Houten. Reactie op advies In uw advies bent u op mijn verzoek ingegaan op de volgende drie onderdelen: 1. De noodzaak van duurzame versterking van de organisatie 2. Het versterken binnen de huidige beschikbare budgetten, door ambtelijk te fuseren met Wijk bij Duurstede 3. Het vervolgtraject In zal mijn reactie dan ook langs deze drie onderdelen geven. Ad. 1) de noodzaak van duurzame versterking van de organisatie In de afgelopen periode hebben wij al vaker gesproken over de noodzaak tot versterking van de organisatie. In uw reactie geeft u aan dat u, overeenkomstig de uitspraken die u daar eerder over deed in mijn richting, de noodzaak tot versterking van onze huidige organisatie onderschrijft. U bevestigt in uw brief dat het nodig is om weer in de organisatie te investeren, om ook in de toekomst kwaliteit te kunnen blijven leveren en door te ontwikkelen. Ook de uitkomsten van de enquête onder het personeel laten hetzelfde beeld zien. Voor de meerderheid van de medewerkers (88%) is versterking van de organisatie wenselijk. Ad. 2) het versterken binnen de huidige beschikbare budgetten, door ambtelijk te fuseren met Wijk bij Duurstede Keuze voor een ambtelijke fusie In uw advies duidt u drie verschillende opties om te versterken. De optie om bestuurlijk te fuseren maakt geen onderdeel uit van mijn opdracht. Dit is dan ook de reden dat u hiervan geen verdere uitwerking aantreft in het adviesrapport. De reden waarom deze optie geen deel uitmaakt van de adviesopdracht staat wel beschreven in het adviesrapport. U geeft aan dat u de optie om structureel te investeren in de huidige organisatie geen onmogelijke optie acht. Tegelijkertijd begrijpt u ook dat het met de optie van ambtelijk fuseren mogelijk is om investeringsruimte vrij te spelen. De versterking van de organisatie vraagt namelijk hoe dan ook substantiële structurele investeringen. Als deze investeringen op eigen kracht gedaan moeten worden, zullen deze uit de huidige begroting van de gemeente Houten moeten worden bekostigd. Dat betekent dat dit geld niet ook ingezet kan worden ten behoeve van (voorzieningen voor) de samenleving.

3 Een ambtelijk fusie biedt hiervoor een reëel alternatief. Ambtelijke fusieorganisaties geven namelijk de mogelijkheid om de organisatie te versterken, zonder dat dit structureel extra geld kost. Hoe gaat dat dan in zijn werk? Door de twee ambtelijke organisaties samen te voegen tot één organisatie, kan financiële en formatieve ruimte worden gecreëerd. Financiële ruimte ontstaat bijvoorbeeld door gezamenlijk de huisvesting efficiënter te benutten of door gezamenlijk dezelfde systemen voor één grotere organisatie te laten werken. Dit levert structureel geld op, dat gebruikt kan worden voor verbetering en innovatie. Zo kan het bijvoorbeeld geïnvesteerd worden in het structureel in dienst nemen van nieuwe medewerkers of investering in nieuwe ICT-voorzieningen. Formatieve ruimte ontstaat door medewerkers te laten bewegen van werk dat wegvalt naar nieuwe taken. In het rapport Samen Sterk in de Kromme Rijnstreek wordt aangegeven, dat de ruimte die kan worden gevonden in de budgetten valt in een bandbreedte van , ,-. Conform uw adviespunt 3 zal in het bedrijfsplan dat in 2017 wordt uitgewerkt, een nadere verdieping en onderbouwing volgen van deze te verwachten investeringsruimte. In adviespunt 4 stelt u: De OR adviseert in het raadsvoorstel expliciet als randvoorwaarde voor de ambtelijke fusie op te nemen dat de gerealiseerde investeringsruimte terugvloeit in de organisatie. Ik onderschrijf het belang dat de vrijgekomen ruimte geherinvesteerd moet worden in de organisatie. Dit is een belangrijke randvoorwaarde voor het hele voorstel. Vandaar dat ik het college meegeef om deze randvoorwaarde expliciet in het raadsvoorstel op te nemen. Keuze voor Wijk bij Duurstede In uw advies staat u stil bij de voors- en tegens van een ambtelijke fusie met Wijk bij Duurstede. De genoemde voor- en nadelen komen overeen met de door medewerkers gegeven antwoorden in de enquête. Het toont een gemêleerd en ook genuanceerd beeld over hoe je naar dit vraagstuk kunt kijken. Naast aarzeling en zorgen neem ik ook waar dat mensen graag bereid zijn om mee te willen doen in dit traject. Als de beide raden instemmen met de ambtelijke fusie, dan is het voor een volgende fase van groot belang om de zorgen van medewerkers een plek te geven in het vervolgproces. Ik kom daar verderop in de brief, gekoppeld aan uw adviezen, nog nader op terug. Bovendien wil ik op deze plaats de indruk wegnemen dat een ambtelijke fusie met Wijk bij Duurstede een gelopen race is. De raad is nu aan zet, het politieke primaat ligt daar. En bij het maken van een weloverwogen besluit, is de mening van de medewerker juist van groot belang. Het advies van de Ondernemingsraad als ook de uitkomsten van de enquête maken dan ook belangrijk onderdeel uit van de besluitvorming. De resultaten van de enquête en uw reactie op de adviesaanvraag worden toegezonden aan de Raad, zodat zij deze kan betrekken in haar besluitvorming. Risico s van een ambtelijke fusie Er is altijd sprake van risico s. Inderdaad is de opsomming van de risico s in het adviesrapport niet limitatief. Een uitgebreidere risico-analyse is aan de orde in de volgende fase, uiteraard voorzien van concrete en adequate beheersmaatregelen. U richt in het advies uw aandacht specifiek op de risico s die u ziet in het sociaal domein. Het onderzoek binnen het sociaal domein was erop gericht om te onderzoeken of er op dit terrein blokkades zijn, die de intensieve samenwerking tussen de ambtelijke organisaties van Houten en Wijk bij Duurstede in de weg zouden staan. De uitkomst van het onderzoek is neutraal. Er is niet direct winst te verwachten, maar zeker ook geen nadeel. Ik onderstreep het belang van de voortgang van het transformatieproces in het sociaal domein. Daarom houden we, bij de daadwerkelijke samenvoeging van de beide organisaties, goed in de gaten dat de twee transformatieprocessen elkaar niet in de weg gaan zitten. Randvoorwaarden voor een ambtelijke fusie In uw advies 1 tot en met 4 staat u stil bij de kosten en opbrengsten van een ambtelijke fusie. U geeft daarbij aan dat u het van belang vindt om alle financiële aspecten en analyses op tafel te hebben. Daarbij verwijst u naar de kosten voor het openhouden van de winkel en het ontwerp en bouwen van de nieuwe organisatie (advies 1); de frictiekosten voor de eerste periode van samenwerken (advies 2) en de investeringsruimte bij een ambtelijke fusie (advies 3). In uw vierde advies vraagt u

4 expliciet aandacht voor het belang van het terugvloeien van de gerealiseerde investeringsruimte in de organisatie. Uit de enquêteresultaten blijkt dat niet altijd duidelijk is welke kostensoorten behoren bij welke fase in het vervolgproces. Ik hecht er daarom aan om e.e.a. op deze plek te verduidelijken en zal daarbij ook ingaan op uw bijbehorende adviezen. a) Projectkosten In het rapport wordt een bedrag van ( ,- voor Houten) genoemd. Dit bedrag is een incidenteel bedrag, dat bedoeld is om de eenmalige kosten te dekken die gemaakt moeten worden in de fase waarin het bedrijfsplan wordt geschreven en de eerste voorbereidingen voor de samenvoeging van de twee organisaties zullen worden getroffen. Daarbij kan gedacht worden aan de inhuur van externe kennis en expertise ten aanzien van fusieprocessen en de inzet van communicatiemiddelen. Op 8 november heeft het college besloten om mij de opdracht te geven om, in goed overleg met u en het GO, te komen tot een concept langs welke stappen en met welke sturing vanaf 2017 gewerkt wordt. In het voorstel zullen de projectkosten nader worden uitgewerkt en onderbouwd. Ik neem daarmee uw advies 1 over. Dit raakt ook aan uw adviespunt 7. b) Frictiekosten Wanneer de fase zich aandient, dat de ambtelijke organisaties daadwerkelijk samengevoegd gaan worden, zullen kosten worden gemaakt als gevolg van die samenvoeging. Deze zogenaamde frictiekosten zijn wederom incidentele kosten, waar dekking voor moet komen. Deze kosten worden gemaakt om structureel financiële en formatieve ruimte vrij te kunnen spelen. Daarmee is het te vroeg om nu te stellen, dat deze kosten helemaal niet gedekt kunnen worden uit de herinvesteringsruimte. Deze ruimte moet beschikbaar zijn om, naast de herinvesteringen, ook de zo beperkt mogelijke frictiekosten te kunnen dekken in een zo n kort mogelijke periode. Uitgangspunt is echter wel dat de hoogte van de frictiekosten in relatie tot de vrij te spelen structurele ruimte, per saldo een positief structureel resultaat oplevert. Hiermee blijft de investeringsruimte overeind. Een nadere analyse van de te verwachten frictiekosten met bijbehorende dekkingsplan, maakt onderdeel uit van het bedrijfsplan dat medio 2017 gereed is. Dit is in lijn met uw adviespunt 2. c) Investeringsruimte bij een ambtelijke fusie Onder het kopje keuze voor ambtelijke fusie ben ik al ingegaan op advies 3 en 4. Ik verwijs daarom op deze plek naar dat tekstonderdeel. Werkbehoud Het is vanaf het begin af aan de bedoeling geweest om met de huidige medewerkers de opgave aan te gaan. Ik vind het dan ook belangrijk hier te benoemen, dat iedereen die een vaste aanstelling heeft een plek krijgt in de nieuwe organisatie. Ik realiseer me namelijk dat dit voor medewerkers een belangrijk onderwerp is en dat ik hiermee rust kan creëren. Het is daarmee een belangrijke voorwaarde voor medewerkers om mee te kunnen doen in het vervolgproces. Om die reden maak ik dit punt hier dan ook expliciet en zal ik er zorg voor dragen dat dit ook expliciet een plek krijgt in het college- en raadsvoorstel over de ambtelijke fusie, alsook de communicatie daarover. Mobiliteitsplan U constateert terecht dat er in dit soort processen sprake van kan zijn dat er uiteindelijk niet voor elke medewerker een structureel passende plek is in de nieuwe organisatie. De ervaring leert namelijk dat er individuele situaties voorkomen waarin er uiteindelijk geen duurzame match te maken is. Vanzelfsprekend is het van belang om in zo n situatie in gezamenlijkheid tot een oplossing te komen. Op basis van de nog te overeen te komen rechtspositionele kaders wordt dan naar een oplossing gezocht. Met mij vindt u dit een belangrijk punt en ik zeg u dan ook toe dat de uitwerking hiervan tijdig vorm zal krijgen. Ik ga op dat moment daarover dan ook graag met u en het GO in gesprek.

5 Ad. 3) Het vervolgtraject Termijn en planning Advies 7 luidt De OR adviseert in het projectplan een planning voor het totale fusietraject, inclusief medezeggenschap (spoorboekje), uit te werken en hierin expliciet vast te leggen wat voor organisatie op van start gaat. Voor zover hiermee afgeweken gaat worden van een klassiek plaatsingsproces, is hierover overeenstemming nodig met OR en GO. Op dit moment werk ik, samen met mijn collega uit Wijk bij Duurstede, een concept uit langs welke stappen en met welke sturing vanaf 2017 gewerkt wordt aan het proces van samenvoegen van de ambtelijke organisaties. Ik ga graag met u, evenals met het GO, in gesprek over de beelden die wij hebben ten aanzien van dat proces, de te zetten stappen, de timing daarvan en de filosofie waarlangs we deze verandering met elkaar willen doormaken. Daarbij zullen we ook expliciet stil staan bij het beeld van de organisatie op Ik merk namelijk uit de enquête, maar ook uit de gevoerde gesprekken met medewerkers dat de beelden verschillen over wat er op 1 januari 2018 moet staan. Het uiteindelijke voorstel zult u te zijner tijd uiteraard ook ontvangen. Werknemersbetrokkenheid: dialoog, draagvlak en participatie In uw advies geeft u aan dat het traject bij BOR u leert, dat medewerkers graag betrokken willen zijn bij de vorming van de samenwerking. Ik herken dit en zie dat ook duidelijk terug in de handreiking die medewerkers doen bij in de beantwoording van de vragen in de enquête en in de reacties die medewerkers geven tijdens de gevoerde gesprekken. De betrokkenheid van medewerkers in het traject vind ik net als u een belangrijk thema. Bij het vormgeven van de nieuwe organisatie is de inbreng en creativiteit van de medewerkers heel belangrijk. Uiteraard moet er heldere sturing en regie worden gegeven aan het vormgevingsproces en zullen er kaders worden gesteld. Maar daarbinnen wordt er veel ruimte gegeven aan medewerkers om samen de nieuwe organisatie vorm te geven. Bijvoorbeeld bij de inkleuring van de kwaliteitsverbetering die kan plaatsvinden met de herinvesteringsmiddelen. In mijn optiek kan alleen dan sprake zijn van draagvlak voor de veranderingen en draagkracht en energie onder medewerkers om die veranderingen ook samen waar te maken. Welzijn van de medewerkers: werkdruk Gegeven het bovenstaande besef ik me tegelijkertijd, dat zo n proces veel van de medewerkers zal gaan vragen. Het proces zal met vallen en opstaan gaan en er zal dan ook hard gewerkt moeten worden. U uit in dat licht ook uw zorgen ten aanzien van het welzijn van de medewerkers in dit proces. Want naast het ineenschuiven van twee organisaties en het synchroniseren daarvan tot een nieuw bedrijf, zal ondertussen de winkel gewoon open moeten blijven. Het vraagt stevige inspanning, terwijl het reguliere werk ook door moet gaan. Ik heb in dat kader ook met u gesproken over hoe we het welzijn van de medewerkers kunnen borgen in het proces. Op voorhand wil ik daar twee dingen over kwijt: - We geven zoveel mogelijk vorm aan de verandering met eigen mensen. Voor klussen die daardoor mogelijk even niet gedaan kunnen worden door eigen mensen zal een oplossing worden gezocht. Te denken valt aan inhuur, faseren of anderszins. Er zijn vele mogelijkheden, waarover ik graag met u in gesprek ga. - De fusie doen we er niet even bij, maar maakt onderdeel uit van ons werkpakket. Het is zoveel mogelijk zoeken naar het met elkaar veranderen in het dagelijkse werk, in plaats van dat het ernaast bestaat. Ten aanzien van uw adviespunt 8 verwijs ik naar mijn eerdere opmerkingen met betrekking tot de opdracht die ik van het college heb gekregen om op korte termijn het vervolgproces verder uit te werken. Dit thema zal daarin een plek krijgen. Regie op proces Ik onderschrijf het belang van een goede regie op dit proces en de inzet van capaciteit, tijd en deskundigheid en dat hierop versterking nodig is in de fase die gaat komen.

6 Schoon door de poort Ik erken dat het van groot belang is dat alle medewerkers beschikken over een correcte functiebeschrijving bij hun huidige werkzaamheden voordat het plaatsingstraject bij een ambtelijke fusie in gaan. Mede om die reden is de HR21-onderhoudsronde nu gestart. Tijdens de volgende overlegvergadering spreken wij over het verdere vervolg van dit proces. Sterk door de poort Het kan zijn dat er op verschillende onderwerpen sprake kan is van een ongelijk vertrekpunt/niveau. In geval het verschil is ingegeven door de kaders vanuit het bestuur/de besturen meegegeven zal en hoeft er geen sprake te zijn van een gelijke situatie. Maar als blijkt dat het uitgangsniveau bij een gemeente onaanvaardbaar sterk is achtergebleven om die taak gezamenlijk adequaat op te pakken, dan zal mogelijk een extra (eenmalige) investering gepleegd moeten worden. De kosten die daarmee gemoeid zijn, zijn in principe voor rekening van de gemeente die bij moet schakelen. Die kan niet vanuit de gezamenlijk te creëren ruimte zal worden gedekt. Dat zou immers ten koste gaan van de benodigde ontwikkelruimte voor de nieuwe ambtelijke organisatie. De betekenis van dit uitgangspunt en de uitwerking daarvan per taakveld, zal verder in beeld worden gebracht en maakt onderdeel uit van het bedrijfsplan dat medio 2017 gereed is. Dit is conform uw geformuleerde adviespunt 10. Huisvesting en vervoersplan Huisvesting van de nieuwe organisatie en de gevolgen daarvan is een belangrijk thema. Dit blijkt zowel uit de enquête, uw reactie op de adviesaanvraag, als ook uit de ervaringen van het traject bij BOR. U adviseert in advies 11 om in het bedrijfsplan duidelijkheid te geven over de huisvesting van de nieuwe organisatie. Dit advies neem ik van u over. In het bedrijfsplan wordt stilgestaan bij het huisvestingsconcept van de nieuwe organisatie. Verder adviseert u in advies 12 om vóór de start van de plaatsingsprocedure in het GO een vervoersplan vast te stellen met heldere afspraken over reistijd, kosten en compensatie. Over het vervoersplan zal ik met het GO afspraken maken voor de start van de plaatsingsprocedure. Dit neemt niet weg dat we ook over de periode 2017 tot nadere afspraken zullen moeten komen. Arbeidsvoorwaarden Met de GO s van Houten en Wijk bij Duurstede zullen uiteraard, op het daarvoor geschikte moment, afspraken worden gemaakt over de nieuwe rechtspositie en harmonisatie van de arbeidsvoorwaarden. Ik zal u op de hoogte houden van de ontwikkelingen op dit terrein. Cultuur Ik onderschrijf dat het belangrijk is, danwel cruciaal, om in een fusietraject als deze aandacht te hebben voor cultuur en gewenste gedragsverandering. Dit thema zal dan ook nadrukkelijk onderdeel uitmaken van de manier waarop we het traject vormgeven en in alles wat we daarvoor doen. Ik wil graag met u verder spreken over hoe we dit handen en voeten kunnen geven. Prestatie-indicatoren In de overlegvergadering van 27 oktober heb ik de noodzaak uitgesproken tot het formuleren van goede prestatie-indicatoren. Ik ben het met u eens dat een veranderproces toegevoegde waarde dient te hebben en dat een evaluatie gebaat is bij prestatie-indicatoren die aan de voorkant van een traject zijn bepaald. Daarom ga ik graag met u het gesprek aan over deze prestatie-indicatoren, zodat we op het moment van evaluatie tot een volledige en zorgvuldige beoordeling kunnen komen van de effecten van de ambtelijke fusie.

7 Tot slot De gemeentesecretaris/wor-bestuurder van Wijk bij Duurstede en ik trekken gezamenlijk op. Wij streven ernaar dat ook zichtbaar te maken in overleggen met de Ondernemingsraden en Georganiseerde Overleggen. Vooruitlopend op de besluitvorming van de beide gemeenteraden willen wij met u in gesprek over aard, inhoud en inrichting van het vervolgproces. Met vriendelijke groet, H.S. den Bieman Gemeentesecretaris