BOA-medewerkers toezicht en handhaving openbare ruimte gemeente 's-

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen BOA-medewerkers toezicht en handhaving openbare ruimte gemeente 's- Hertogenbosch Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: BOA-medewerkers toezicht en handhaving openbare ruimte gemeente 's- Hertogenbosch gemeente 's-hertogenbosch SB/ST/EUKO_2014 Omschrijving: De overeenkomst bestaat uit het leveren van BOA-medewerkers ten behoeve van toezicht en handhaving openbare ruimte. De uitvoering vindt plaats binnen en buiten de gemeentegrenzen van de gemeente s-hertogenbosch. Als inzetnorm wordt het gebied Meierij beschouwd. De feitelijke inzet vindt plaats op grond van bij opdracht bepaalde gebieden. De afdeling Stadstoezicht van de gemeente voert de regie en heeft de leiding over de uitvoering van de controletaken. De medewerkers worden rechtstreeks aangestuurd door het Bureau THOR. De medewerkers leggen verantwoording af aan het Bureau THOR over de door hun verrichte werkzaamheden. Toelichting: Betreft Paragraaf Vraag U schrijft dat er een minimale garantie inhuur van 2 FTE waarbij er een poule ingezet dient te worden van 9,5 FTE. Inschrijver vind dit een erg groot contrast. Kunt u aangeven of er toekomstperspectieven zijn die niet in de aanbesteding verwerkt zijn? Kunt u aangeven hoeveel FTE er afgelopen jaren gemiddeld zijn ingehuurd over het jaar genomen? Wij bieden voor de maximale contractperiode een verplichte minimum inhuur van 2 fte. De werkelijke mate van inhuur is afhankelijk van de handhavingsvraag en zal vooralsnog een verhoogde inhuurvraag betekenen. In 2014 heeft een inhuur plaatsgevonden van 9,5 uur. In 2015 zal deze wijze van inhuur worden gecontinueerd. Voor de periode na 2015 is het huidige beeld, dat ook dan deze omvang zal worden gevraagd. Wij geven echter daar geen garantie voor. Wij kiezen voor inkrimpen van de omvang als de handhavingsvraag afneemt. In die situatie blijft het minimum 2 fte. Betreft Aanbestedingsdocument, paragraaf Kwaliteit. Eisen gesteld aan de kwaliteit van het personeel, pagina 39 2 Vraag bullet: slagingskans aanbieding aan opdrachtgever. Wat wordt hiermee bedoeld? Opdrachtnemer moet in staat zijn om op aanvraag van opdrachtgever binnen de overeengekomen termijn geschikt personeel aan te bieden op basis van de uitgangspunten zoals genoemd in het aanbestedingsdocument. De aanbieder omschrijft op welke wijze hij dit gaat realiseren. (in hoeverre stelt opdrachtnemer dat hij op basis van de organisatieaspecten van opdrachtgever het juiste personeel weet te recruteren). Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 7

2 Betreft Aanbestedingsdocument, paragraaf Kwaliteit, pagina 38 3 Vraag In de tweede alinea van het aanbestedingsdocument wordt er gesproken over een maandrapportage dat daar geen beperkingen voor gelden. Vraag: Zowel in het bestek als bij de gevraagde criteria wordt er niet gesproken over het verstrekken van een maandrapportage. Kunt u aangeven hoe wij deze zin dienen te intrepeteren? Maandrapportage in dit kader moet worden gelezen als de ev. behoefte die een aanbieder heeft om een voorbeeldrapportage te laten zien. Lees voor "maandrapportage" "rapportage" Betreft Aanbestedingsdocument, paragraaf Beschikbare BOA personeelsformatie, pagina 38 4 Vraag Tekst: Een element in de beoordeling is een zo groot mogelijke beschikbare formatie van volledig opgeleide en bevoegde (beëdigde) personen. Vraag: Kunt u bevestigen dat u met een zo groot mogelijke beschikbare formatie van volledig opgeleide en bevoegde beëdigde personen bedoeld dat deze medewerkers beëdigd zijn voor domein I in de gemeente s- Hertogenbosch? En hoe wordt dit door u beoordeeld? Ja. Op grond van het bezit van de benodigde papieren, die nodig zijn om de akte van opsporingsbevoegdheid aan te vragen.de beëdiging in onze gemeente kan vervolgens volgens de gemeentelijke procedure direct plaatsvinden. Betreft Aanbestedingsdocument, paragraaf Gunningcriteria, prijs, pagina 36 en 37 5 Vraag Op het tabblad totaaloverzicht is een tabel overhead geplaatst. In deze tabel is de jaarlijks niet verrekenbare vergoeding opgenomen. Dit bedrag is door de gemeente vastgesteld op ,- ex BTW. Mag de vergoeding worden geindexeerd? Middels deze vergoeding kan de opdrachtnemer de overheadkosten dekken zoals het maken van rapportages, uniformen etc.in de kolom verrekenbaar/niet verrekenbaar is aangeven welke hoeveelheden verrekenbaar (v) of niet verrekenbaar (nv) zijn. Jaarlijks zal de werkelijke vergoeding voor deze onderdelen op basis van nacalculatie bepaald worden door hier, jaarlijks achteraf, de werkelijk gerealiseerde aantallen in te vullen en deze te vermenigvuldigen met de prijs zoals opgegeven in de kolom vergoeding per uur/stuk bij de als verrekenbaar aangemerkte posten. Beoordelingswijze prijsopgave. De prijs van de dienstverlening wordt beoordeeld op basis van een gewogen gemiddelde van de (indicatieve) inschrijfsommen voor de inhuur van 2 BOA s voor 10 jaar. In de beoordelingwijze prijsopgave wordt gesproken van inhuur van 2 BOA's. Kunt u bevestigen dat de overheaddkosten zijn gebaseerd op 2 FTE? Vallen opleidingen ook onder noemer overheadkosten? Wat zijn de niet-verekenbare kosten, bijvoorbeeld wanneer in enige maand 6,6 FTE is ingehuurd? Hoe moet de nacalculatie gezien worden? Kunt u daar een voorbeeld van geven? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 7

3 Vraag 5,1: De gemeente indexeert deze vergoeding per jaar. Vraag 5,2: Neen. Overheadkosten zijn kosten die zijn gebaseerd op meerkosten die moeten worden gemaakt om de opdracht te kunnen vervullen. Dit bedrag bedraagt als vergoeding van inzet vanuit het "moederbedrijf." Uitgangspunt is een opdrachtgever, die bekend is met BOA-inzet. De uniformkosten zijn derhalve al onderdeel van bestaande personeelslasten. De vergoeding staat los van het aantal "geleverde" medewerkers (het voorbeeld van uniformkosten als onderdeel van overheadkosten wekt verwarring en dient te vervallen.) Vraag 5,3: zie beantwoording vraag 2 Vraag 5,4: zie beantwoording vraag 2 Vraag 5,5: De zin In de kolom verrekenbaar/niet verrekenbaar is aangeven welke hoeveelheden verrekenbaar (v) of niet verrekenbaar (nv) zijn. Jaarlijks zal de werkelijke vergoeding voor deze onderdelen op basis van nacalculatie bepaald worden door hier, jaarlijks achteraf, de werkelijk gerealiseerde aantallen in te vullen en deze te vermenigvuldigen met de prijs zoals opgegeven in de kolom vergoeding per uur/stuk bij de als verrekenbaar aangemerkte posten." is abusievelijk niet verwijderd vanuit een eerdere versie van dit bestand.deze zin vervalt en dient als niet vermeld te worden beschouwd. Betreft Aanbestedingsdocument, paragraaf Concept Service Level Agreement (SLA). Kwaliteit van de handhaving, Bezwaarschriften, pagina 30 6 Vraag Bij onderdeel B: het aantal ingediende bezwaarschriften dat betrekking heeft op de bij A gegeven naheffingsaanslagen. Vraag: Wij vermoeden dat bij waar naheffingsaanslagen staat, dat dit proces-verbaal dient te zijn. Is dat correct? Uw aanname is correct. Betreft Aanbestedingsdocument, paragraaf Nadere omschrijving taak Handhaving. Minimum eisen aan de omvang van de inhuur handhaving, pagina 23 7 Vraag Tekst aangevuld met een flexibele inzet met een marge van +/- 10 %. Vraag: Wordt hiermee bedoeld dat de marge zo wel 10% meer, maar ook 10% minder kan zijn? Ja, in onderling overleg met opdrachtnemer. Betreft Aanbestedingsdocument, paragraaf 2.6.4, Algemene eisen aan de dienstverlening. Overleg en beoordeling, pagina 21 8 Vraag Bij nummer 10. wordt gesproken van.., kan opdrachtnemer verlangen, Wij vermoeden dat dit opdrachtgever moet zijn. Is dat correct? Het eerste woord "opdrachtnemer" dient te worden gelezen als "opdrachtgever". Betreft Aanbestedingsdocument, paragraaf Algemene eisen aan de dienstverlening, Management van de dienstverlening, pagina 17 Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 7

4 9 Vraag Tekst bij onderdeel 4: De Opdrachtgever voorziet mederwerkers van uniforme bedrijfskleding volgens VNG Uniform genoemd BOA-OR uniform; zie bijlage 5. Vraag: Kunt u op voorhand aangeven welke onderdelen van het uniform gedragen moeten (gaan) worden in 's-hertogenbosch voor de periode van minimaal 4 jaar. En in welke aantallen deze in die periode ter beschikking moeten worden gesteld door ons? De standaard uitrusting. U geeft aan op welke wijze u de medewerkers wilt kleden en u dient zelf te bepalen welke vervangingstermijnen u hanteert. U hanteert daarin een beeld, waarvan u denkt dat dit passend is bij de uitstraling van een BOA conform ARBO-normen. (oa warm/koud weer) Opdrachtgever toetst op ordentelijk uiterlijk, schoon en verzorgd, maar houdt zich het recht voor om omtrent de uitrusting te beïnvloeden als dat nodig wordt geacht. Indien aanpassingen worden verlangd door Opdrachtgever, die aanvullend zijn op de gebruikkelijke uitrusting ( bv steekwerend vest), worden de kosten door opdrachtgever gedragen. Betreft Aanbestedingsdocument, paragraaf 2.6.2, Algemene eisen aan de dienstverlening. Management van de dienstverlening, pagina Vraag Er staat 2 keer nummer 10 vermeld. Lees de eerste 10 als 10a en de tweede als 10b. Betreft Aanbestedingsdocument, paragraaf 2.6.1, Algemene eisen aan de dienstverlening. eisen gesteld aan de kwaliteit van het personeel, pagina 16 en Vraag Tekst: De opdrachtnemer zet medewerkers in, en over een zodanige conditie beschikken, dat zij de voor handhavers gebruikelijke IBT-training met succes kunnen volgen. Vraag: Kunt u aangeven of opdrachtnemer of opdrachtgever verantwoordelijk is voor het organiseren van de IBT-training? Dit in verband met de calculatie van de opleidingskosten en opleidingsuren. Voor de IBT training is de Opdrachtgever verantwoordelijk. Betreft Aanbestedingsdocument, paragraaf Wie doet wat in het kader van deze opdracht? Het aantal medewerkers, pagina Vraag Vraag: Bij aanvang van de opdracht moet opdrachtnemer kunnen beschikken over een startformatie van 9,5 FTE Worden deze 9,5 FTE voor 6 maanden of een heel jaar ingehuurd? Dit betreft duurzame inhuur voor de periode van één jaar + verlengmogelijkheid Betreft Aanbestedingsdocument, paragraaf 2.5.2, Wie doet wat in het kader van deze opdracht? het aanbieden van personeel, pagina 13 en Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 7

5 Tekst:Bij een positief besluit wordt een proeftijd gehanteerd van één maand gehanteerd. G Vraag: Geldt deze maand proeftijd ook voor medewerkers van opdrachtnemer die reeds als inhuurkracht bij Stadstoezicht functioneerden en vanaf 1 januari 2015 vallen onder een nieuwe detacheringsovereenkomst? Bent u op de hoogte dat bij de nieuwe flexwet een proeftijd alleen is toegestaan bij contracten van langer dan 6 maanden? Vraag 13-1: Een proeftijd wordt ingezet ten aanzien voor medewerkers, die opdrachtgever niet kent of waarvoor een reden is om een proeftijd alsnog te verlangen. Indien bestaande inhuurkrachten vallen onder de nieuwe arbeidsovereenkomst zijn er voor deze medewerkers geen redenen om een nieuwe proeftijd te verlangen. Vraag 13-2: De flexwet regelt de overeenkomst tussen werkgever en werknemer. Opdrachtgever zit niet in de rol van werkgever. De proeftijd in het kader van deze opdracht is een afspraak tussen opdrachtnemer en opdrachtgever, die los staat van de arbeidsovereenkomst tussen opdrachtnemer en zijn werknemers. Betreft Aanbestedingsdocument, paragraaf Waar en hoe handhaaft Stadstoezicht, pagina 13, 14 Vraag Tekst: De vast inzetbare medewerkers draaien een gelijkwaardig perioderooster met een onregelmatigheidsniveau van maximaal 20% (gebaseerd op vergoedingsregeling). Vraag: Heeft dit betrekking op het onregelmatigheidsniveau van maximaal 20 % van de vaste formatie van de opdrachtgever Stadstoezicht van de gemeente? Dit heeft betrekking op de maximale onregelmatige inzet van de medewerkers van opdrachtnemer. Dat de vaste en inhuurmedewerkers met uitzondering van de flexibele inhuurkrachten in beginsel een zelfde rooster draaien staat daar los van. Betreft Aanbestedingsdocument paragraaf 1.6 Geheimhouding, pagina 6 15 Vraag Tekst: Alle in het kader van deze aanbesteding door de gemeente vertrouwelijk worden behandeld. Vraag: We hebben het vermoeden dat waar in de eerste zin ""gemeente"" staat ""opdrachtnemer"" zou moeten staan? Is dat correct?" Alle in het kader van deze aanbesteding door de gemeente verstrekte informatie dient vertrouwelijk behandeld te worden door de aanbieders. De gegevens dienen enkel gebruikt te wiorden voor het doel waarvoor ze verstrekt zijn. Alle inschrijvingen worden na ontvangst eigendom van de gemeente en zullen ook vertrouwelijk behandeld worden. Betreft Aanbestedingsdocument, paragraaf 2.2. Kijk op handhaving in 's - Hertogenbosch. Eigen mensen en inhuur, pagina Vraag Tekst: Daarom willen wij een deel in BOA-medewerkers. Dat betreft.. aan het team functioneren. Vraag: Wat wordt bedoeld met de termen duurzaam en en flexibele wijze aanvullend voorzien in BOA-medewerkers. Wat wordt bedoeld met geintegreerd aan het team functioneren? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 7

6 Met duurzaam wordt bedoeld in principe langdurig verbonden. ( jaarcontract met verlengingsmogelijkheid) Flexibel wordt enerzijds bedoeld dat wij de omvang van team flexibel kunnen aanpassen aan de behoefte aan handhavingsinzet door onze gemeente en anderzijds door de omvang van het team snel en adequaat te kunnen aanpassen aan de vraag bij bijzondere gebeurtenissen. Dus lange termijn flexibiliteit qua basisomvang en korte termijn flexibiliteit op basis van calamiteiten ed. Vraag 2: Wij functioneren als één team. Ongeacht vast of inhuur. Categorie Contractvoorwaarden Betreft Artikel 6.2 Aansprakelijkheid 17 Vraag In Artikel 6.2 beperkt u de te vergoeden schade met een maximum van ,- per gebeurtenis. Hierbij houdt u naar de mening van Inschrijver vast aan onbeperkte aansprakelijkheid, waarbij de aansprakelijkheid slechts is beperkt per gebeurtenis en niet per reeks van gebeurtenissen, per jaar en voor directe schade. Gelet op bovenstaande doet Inschrijver het volgende voorstel voor in haar ogen redelijke bedragen die in verhouding staan tot de waarde van de opdracht. "Inschrijver is jegens Opdrachtgever aansprakelijk voor directe schade uit hoofde van de overeenkomst welke voortvloeit uit opzet, grove schuld of nalatigheid van Inschrijver. Iedere aansprakelijkheid voor indirect geleden schade en/of gevolgschade, inclusief maar niet beperkt tot het verlies van winst of inkomsten is uitgesloten. Voor zover nodig vrijwaart Opdrachtgever Inschrijver voor aanspraken van derden. De aansprakelijkheid is beperkt tot een maximum van ,- per gebeurtenis of samenhangende reeks van gebeurtenissen met een maximum van ,- per jaar. Niet akkoord. Het artikel wordt evenwel aangepast: "De in het kader van de overeenkomst door de contractant te vergoeden schade is per gebeurtenis beperkt tot een bedrag van één maal de jaarlijkse opdrachtwaarde tot een maximum van drie maal de jaarlijkse opdrachtwaarde per jaar." De inschrijver kan hieruit op maken dat indirecte schade wel degelijk kan worden verhaald. Categorie Contractvoorwaarden Betreft Artikel Vraag Wij verzoeken gemeente 's-hertogenbosch enkel de inwerkkosten voor rekening van opdrachtnemer te laten komen indien personeel door opdrachtnemer zelf wordt vervangen. Indien gemeente 's-hertogenbosch personeel van opdrachtnemer vervangen wil hebben verzoeken wij de inwerkkosten volledig te mogen factureren. Gaat u hiermee akkoord? Neen. Vervanging vindt immers in principe alleen plaats omdat een medewerker van opdrachtnemer niet of niet goed functioneert. Betreft Prijzenblad invulsheet 19 Vraag In het tabblad ''Invulveld'' geeft u aan dat het hoogste tarief, per uur, inclusief toeslag maximaal 32,50 mag bedragen. Gezien de reguliere toeslagen die worden berekend voor avond, nacht, weekend en feestdagen respectievelijk 10%, 20%, 35% en 50% bedragen, is uw vraag niet geheel reeel. Bent u bereid uw hoogste tarief per uur aan te passen in een tarief exclusief toeslagen of hier wellicht een andere wijziging in aan te brengen? Neen. Het gaat om het gemiddelde tarief op basis van de aangegeven maximum onregelmatigheidsinzet. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 6 of 7

7 Betreft Pagina 15, paragraaf 2.6.1, punt 4 20 Vraag In de beveiligingsbranche worden de medewerkers gescreend door de Politie, ten bewijze van deze screening wordt een attest een een legitimatiebewijs verstrekt, deze screening wordt elke drie jaar herhaald. Hierdoor is deze screening efficienter dan een VOG. Is deze screening afdoende? Neen. Screening aanvullend aan VOG vindt plaats door de politie, waar nodig frequenter dan aangegeven en gebaseerd op de situatie van het heden en eventueel bekend geworden verleden. VOG is verplicht vanwege BOA-procedure. Betreft Pagina 38, paragraaf Vraag U stelt hier dat Inschrijver zijn beantwoording dient te beperken tot 1200 woorden per criterium, of per subcriterium. Bedoelt u hiermee, dat als we criterium als voorbeeld nemen, dat onze totale beantwoording maximaal 1200 woorden dient te bevatten of mag dit 3* 1200 woorden zijn? In uw voorbeeld mag u 3* 1200 woorden gebruiken Betreft Prijzenblad invulsheet 22 Vraag U vraagt om een opslagpercentage voor werkdagen van 18:00-07:00 uur. Hiermee wordt afgeweken van de binnen de VPB cao gehanteerde tijdsblokken, te weten: werkdagen 07:00-18:00 uur werkdagen 18:00-24:00 uur werkdagen 00:00-07:00 uur weekend 00:00-24:00 uur feestdagen 00:00-24:00 uur Inschrijver hanteert bij het aanbieden van tarieven de tijdsblokken conform cao. Bent u bereid om het prijzenblad aan te passen naar deze tijdsblokken? Neen, U gaat uit van een beveiligings cao. Echter er zijn ook andere partijen die aan kunnen bieden. Om eenheid in de beoordeling te creeren hanteren we de methodiek zoals geschreven in het PvE. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 7 of 7