DEELNEMERS HANDBOEK BBB 5 t/m 7 oktober 2015

Transcriptie

1 DEELNEMERS HANDBOEK BBB 5 t/m 7 oktober 2015

2 Inhoud BBB Locatie... 3 Beursdata... 3 Openingstijden... 3 Deadlines... 3 Opbouw en Afbouw... 4 Eigen standbouw... 4 Uniforme standbouw en paviljoens... 4 Op- en afbouwpolsbandjes... 4 Inbrengpoorten tijdens de op- en afbouw... 5 Vracht- en bestelwagens tijdens op- en afbouwperiode... 5 Veiligheidsregels tijdens de op- en afbouwperiode... 5 Procedure vastlegging van persoonsgegevens (inleen) arbeidskrachten & Wet Arbeid Vreemdelingen (WAV)... 6 Webshop... 6 Relatiekaarten... 6 Parkeren... 7 Standbouw... 7 Inzenden Stand ontwerp... 8 Uniforme Standbouw... 8 Promotiemogelijkheden Promotiematerialen BBB Media (Vak)Media In- & Outdoor Gedurende BBB Opslag tijdens de beurs Deelnemersbadges Wisselend stand personeel Uitdelen folders Regels & Vergunningen Maastricht Booking Service Algemene informatie Aansprakelijkheid MECC Maastricht Rookbeleid EHBO Deelnemers handboek BBB

3 Toiletten Garderobe MECC en Duurzaamheid BBB 2015 Locatie MECC Maastricht Forum GV Maastricht Noord- en Zuidhal Beursdata Maandag 5 oktober 2015 Dinsdag 6 oktober 2015 Woensdag 7 oktober 2015 Openingstijden Maandag 5 oktober Dinsdag 6 oktober Woensdag 7 oktober uur uur uur Voor exposanten is het gebouw, tijdens de beursperiode, toegankelijk vanaf 1 uur vóór aanvang van de beurs tot 1 uur na sluitingstijd van de beurs. Mocht u of uw leverancier buiten deze tijden de beursvloer op willen dient u dit vooraf door te geven aan de afdeling Exhibitor Services. Deadlines Datum deadline Werkzaamheid Constructietekeningen(etagebouw) inleveren bij de afdeling Exhibitor vóór Services Stand ontwerp voor eigen standbouw inleveren bij de afdeling Exhibitor Vóór Services Toesturen van bestelde (gedrukte) relatiekaarten door het MECC. Hierna tot alleen nog digitale codes mogelijk. Aanvraag van ophangpunten in bezit van de afdeling Exhibitor Services Vóór (schriftelijk) Late order toeslag(25%) gaat in webshop sluit, daarna kunt u alleen nog maar telefonisch of per mail bestellen bij de afdeling Exhibitor Services Deelnemers handboek BBB

4 Opbouw en Afbouw Eigen standbouw Opbouwtijden BBB 2015 Donderdag 1 oktober Vrijdag 2 oktober Zaterdag 3 oktober Zondag 4 oktober uur uur uur uur* *Op zondag 4 oktober worden om 18:00 uur de gangpaden dichtgelegd met vloerbedekking en de zullen de hallen verwarmd worden. De hallen zullen op zondag dus stipt om uur sluiten. Afbouwtijden BBB 2015 Woensdag 7 oktober Donderdag 8 oktober uur uur (continue) Uniforme standbouw en paviljoens Inrichten uniforme standbouw en paviljoens Exposanten die gebruik maken van uniforme standbouw dan wel paviljoens, kunnen hun stands inrichten op: Vrijdag 2 oktober uur Zaterdag 3 oktober uur Zondag 4 oktober uur Maandag 5 oktober uur* *Maandag 5 oktober kunt u gebruiken om de laatste zaken te regelen in uw stand. De inbrengpoorten zullen deze ochtend gesloten blijven, u kunt alleen via de hoofdentree met een deelnemersbadge de beursvloer op. Uitruimen uniforme standbouw en paviljoens Exposanten die gebruik maken van uniforme standbouw dan wel paviljoens, kunnen hun stands ontruimen op: Woensdag 7 oktober uur* * Om uur worden de uniforme stands en de paviljoens gedemonteerd. Op- en afbouwpolsbandjes Tijdens de opbouw- en afbouwperiode is MECC Maastricht alleen toegankelijk met een op- en afbouwpolsbandje. Dit geldt dus voor al uw standbouwers en/ of leveranciers. Wij passen dit beleid toe, omdat wij graag willen weten wie er werkzaam is in het MECC en wij verplicht worden in het kader van de Wet arbeid vreemdelingen, alle persoonsgegevens te controleren. Tevens kunnen we zo in geval van calamiteiten adequaat handelen. Wanneer u aankomt bij de toegangspoort van het MECC wordt om uw ID bewijs of paspoort gevraagd (geen rijbewijs!). Deze wordt gecontroleerd, waarna u uw polsbandje ontvangt. Bent u uw Paspoort of ID bewijs vergeten, dan wordt u vriendelijk verzocht zich te wenden tot de balie van de afdeling Exhibitor Services om hier een formulier in te vullen. Deelnemers handboek BBB

5 Inbrengpoorten tijdens de op- en afbouw Noordhal Poort 7 Zuidhal Poort 14 & 16 Wij raden u aan de routebeschrijving naar MECC Maastricht aan uw chauffeur mee te geven, zo vindt men de aanvoerroute en de hal makkelijker. Vóór de Hoofdentree van MECC Maastricht is laden en lossen niet toegestaan. De toegang tot de Hoofdentree moet te allen tijde vrij blijven voor nooddiensten. Vracht- en bestelwagens tijdens op- en afbouwperiode De beurshallen zijn niet toegankelijk voor (vracht)auto's, uitgezonderd na afspraak met de afdeling Exhibitor Services. U mag wel gebruik maken van niet gemotoriseerde steekwagens/ palletwagens. De expediteur CEVA heeft voor deelnemers en stand bouwers op aanvraag heftrucks met chauffeur beschikbaar tegen een uurtarief. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de afdeling Exhibitor Services via: +31 (0) of es@mecc.nl Veiligheidsregels tijdens de op- en afbouwperiode Veilig werken is een belangrijk thema bij MECC Maastricht, niet alleen voor ons maar ook om de veiligheid van u, uw werknemers, standbouwers en standhouders te kunnen garanderen. Het MECC faciliteert en verzorgt congressen, evenementen, exposities, beurzen, diners en logies. Gedurende het gehele jaar is het MECC een volcontinu bedrijf waar een grote diversiteit aan nationale en internationale mensen en middelen elkaar kruisen en opvolgen. Met name de logistiek rondom op- en afbouw van beurzen kenmerkt zich door een dynamisch karakter. Dat neemt niet weg dat alle veiligheidsvoorschriften ook in deze fase nageleefd moeten worden om ongelukken en incidenten te voorkomen. Standbouwers en leveranciers moeten samen met organisatoren, exposanten en MECC-medewerkers tijdens de op- en afbouw hun weg vinden in deze complexe werkomgeving. Klik hier voor onze veiligheidsregels Veiligheidsregels opbouw en afbouw Met name de logistiek rondom op- en afbouw van beurzen kenmerkt zich door een dynamisch karakter. Daarom werken we aan een grootschalig plan om de veiligheid te verbeteren en het veiligheidsbewustzijn te verhogen. Dit resulteert voor BBB 2015 in het volgende schema: Opbouw Gedurende de opbouwperiode van donderdag 1 oktober t/m zondag 4 oktober 2015 zijn veiligheidsschoenen verplicht & is het dragen van een helm bij werken op hoogte verplicht. Afbouw Woensdag 7 oktober t/m uur Donderdag 8 oktober uur t/m uur Veiligheidsschoenen & Helm bij werken op hoogte verplicht. Deelnemers handboek BBB

6 Procedure vastlegging van persoonsgegevens (inleen) arbeidskrachten & Wet Arbeid Vreemdelingen (WAV) Per 1 januari 2014 heeft er een wijziging plaatsgevonden in het vastleggen van de persoonsgegevens van (inleen) arbeidskrachten. In het kader van de wet Bescherming Persoonsgegevens is het niet meer toegestaan kopieën van alle (inleen) arbeidskrachten aangeleverd te krijgen en te archiveren. Dit mag alleen als arbeidskrachten bij de organisatie zelf in dienst zijn (dan is het zelfs verplicht) of als inleen arbeidskrachten vallen onder de Wet arbeid vreemdelingen (Wav). Onderstaande treft u de actuele procedure voor de vastlegging van de persoonsgegevens van (ingeleende) arbeidskrachten. MECC Maastricht verwacht van u dat u deze procedure juist zult opvolgen. Vanaf heden verwachten wij dat, per (inleen) arbeidskracht, het volgende door u geregistreerd wordt: Naam, adres- en woonplaatsgegevens; Geboortedatum; Burgerservicenummer; Specificatie van de gewerkte uren; Nationaliteit; Soort identiteitsbewijs (géén rijbewijs!), het nummer en de geldigheidsduur; Als dat van toepassing is: kopie van een A1-verklaring, verblijfsvergunning, tewerkstellingsvergunning, notificatie of VAR-verklaring inclusief nummer en geldigheidsduur; Naam, adres- en woonplaatsgegevens van de uitlener en het inschrijvingsnummer van de uitlener bij de Kamer van Koophandel. De administratie moet ook een adequate procedure bevatten aan de hand waarvan de identificatie van de arbeidskracht, de verificatie van het identiteitsbewijs en de vastlegging van de persoonsgegevens plaatsvindt. Deze procedure moet ten minste voldoen aan de bepalingen van de WBP en de Richtsnoeren van het College Bescherming Persoonsgegevens. Verder verwachten wij van u dat u uw medewerkers en (inleen) arbeidskrachten, die werkzaamheden komen verrichten in MECC Maastricht, instrueert dat zij te allen tijde hun geldig ID-bewijs bij zich dragen en dit als werkgever/opdrachtgever ter plekke controleert. Webshop De afdeling Exhibitor Services is onze service waar u terecht kunt met al uw vragen omtrent uw beursdeelname. Daarnaast biedt de afdeling Exhibitor Services een uitgebreid pakket aan van diensten om uw beursdeelname tot een succes te maken. Van meubilair tot stroomvoorziening en van stand schoonmaak tot parkeerkaarten, allemaal te bestellen in de webshop. Mocht u vragen hebben, kunt u zich richten tot de afdeling Exhibitor Services. Zij zijn bereikbaar via: +31 (0) of es@mecc.nl De webshop sluit 5 werkdagen voor aanvang van de opbouw BBB, dus zorg dat u op tijd uw gewenste producten en diensten heeft besteld! Binnen 5 werkdagen voor de opbouw kunt u uw bestellingen plaatsen via backoffice op bovenstaande gegevens. Houdt daarnaast rekening met een late order toeslag van 25% die geldt vanaf 10 werkdagen voor de opbouw van de BBB. In de hoofdentree van MECC Maastricht is de balie van de afdeling Exhibitor Services gevestigd. U kunt hier tijdens de op- en afbouw terecht voor alle mogelijke vragen en last-minute bestellingen met betrekking tot MECCservices. Relatiekaarten Relatiekaarten zijn een belangrijk middel in uw promotiestrategie. Onderzoek wijst uit dat exposanten die uitnodigingskaarten uitsturen gemiddeld 40% meer rendement uit hun beursdeelname halen. Deelnemers handboek BBB

7 U kunt digitale of gedrukte relatiekaarten bestellen via de webshop. De digitale codes kunnen per stuk besteld worden, à 5,- per code. De gedrukte relatiekaarten kunnen per pakket van 10 stuks of in een meervoud van 10 stuks besteld worden. Per pakket van 10 relatiekaarten betaalt u 50,-. Deze worden gratis per post toegezonden. Het toesturen van gedrukte relatiekaarten is mogelijk tot 10 september 2015, daarna is het uitsluitend mogelijk om digitale relatiekaarten te bestellen. Bestelde uitnodigingen worden na de beurs niet terug genomen voor creditering wanneer deze niet worden gebruikt. Bezoekersgegevens Bij minimale afname van 50 relatiecodes (los of gedrukt op een relatiekaart) à 5,- heeft u toegang tot onze bezoekersregistratie-module. Hierin kunt u zien welke relaties zich met uw codes hebben geregistreerd. Deze kunt u bijvoorbeeld benaderen om een afspraak tijdens de BBB te maken. Relaties die u heeft uitgenodigd en die zich nog niet hebben geregistreerd, kunt u attenderen op uw uitnodiging en uw beursdeelname. Na de beurs kunt u zien welke uitgenodigde relaties de BBB daadwerkelijk hebben bezocht. Met het bezoekers registratiesysteem heeft u de beschikking over interessante gegevens, zoals de bedrijfsnaam, bedrijfsgrote, de contactpersoon, het adres en interessegebieden. Badgescanner Met de handige app Visit Connect kunt u eenvoudig met uw smartphone bezoekers scannen, waarna u de beschikking heeft over alle gegevens die van deze bezoekers zijn geregistreerd. Ook kunt u zelf gegevens toevoegen. Deze badgescanner kunt u aanschaffen in de webshop van de BBB. Start hier de webshop Parkeren Parkeren tijdens op- en afbouw Het parkeertarief bij MECC Maastricht bedraagt 10,- (inclusief BTW) per keer. Speciaal voor deelnemers zijn parkeerabonnementen te koop. Deze parkeerabonnementen kosten 30,- (inclusief BTW) en zijn verkrijgbaar in de webshop. De parkeerabonnementen zijn ook geldig tijdens de op en afbouw. Een parkeerabonnement is een betaalmiddel en geeft geen recht op een parkeerplaats. MECC Maastricht aanvaardt generlei aansprakelijkheid voor diefstal of schade op of in de parkeerfaciliteiten gepleegd c.q. ontstaan. Eenmaal gekochte abonnementen worden niet teruggenomen. Heeft u een parkeerabonnement of parkeerkaart besteld in de webshop, dan ontvangt u deze in uw welkomstenveloppe. Start hier de webshop Standbouw Standbouwvoorschriften Door middel van het vaststellen en handhaven van standbouwvoorschriften zijn heldere en handhaafbare regels geformuleerd, die alle exposanten in staat stellen om een optimale en onderscheidende beurspresentatie te realiseren. Daarnaast wil de organisatie een open en overzichtelijke beurs creëren en de uitstraling van de totale beurspresentatie bewaken. De Standbouwvoorschriften zijn een aanvulling op de Deelnamevoorwaarden BBB Klik hier voor de standbouwvoorschriften. Deelnemers handboek BBB

8 Leest u deze informatie goed door om teleurstellingen te voorkomen. Etagebouw De standhouder cq. standbouwer dient minimaal 8 weken voor aanvang van de opbouw constructietekeningen en berekeningen (door een erkende constructeur) in tweevoud in te leveren bij MECC Maastricht met vermelding van standnummer en naam van de exposant. De tekeningen kunnen aangeleverd worden bij de afdeling Exhibitor Services via: es@mecc.nl Inzenden Stand ontwerp Exposanten die geen gebruik maken van uniforme standbouw (dit geldt voor alle standbouw dat wil zeggen: tussenstand, wandstand, hoekstand, kopstand en eilandstand die niet uniform zijn) worden verzocht hun stand ontwerp in te zenden vóór vrijdag 28 augustus Het stand ontwerp kan gestuurd worden naar: MECC Maastricht T.a.v. de afdeling Exhibitor Services Postbus BP Maastricht +31 (0) es@mecc.nl Uniforme Standbouw Wilt u een instapklare en professionele stand? Bestel dan hier uw uniforme standpakket! Onderstaand pakket zorgt voor een compleet verzorgde expositie. Gemakkelijk & budgetvriendelijk, u hoeft enkel de stand in te richten. Uiteraard kan het standpakket aangepast worden aan uw persoonlijke wensen. Neem gerust contact op met de afdeling Exhibitor Services voor de uitgebreide mogelijkheden: +31 (0) of es@mecc.nl MECC uniforme standbouw: Systeemwanden 250 x 100 cm kleur zwart, Aluminium staanders, hoogte 250 cm en aluminium plinten, hoogte 10 cm, Frieslijst, hoogte 30 cm, Friesbelettering op elke frieslijst (Max. 20 letters): firmanaam (zoals door u doorgegeven op uw inschrijfformulier) en standnummer (standaard), Verlichting, 1 energiezuinige LED spot op rail per vier vierkante meter, 220V, inclusief het stroomverbruik van deze spots, Stroomaansluiting inclusief wandcontactdoos tot maximaal 2 kw (waarvan 1kW wordt gebruikt voor bovengenoemde spots). Tapijttegels. De prijs van deze basis standbouw bedraagt 80,00 per m² exclusief BTW en standhuur, deze standbouw is in onze webshop te bestellen. Foto: Impressie Uniforme Standbouw Deelnemers handboek BBB

9 Let op: er is standaard een wandcontactdoos van 1kW voor eigen gebruik aanwezig in uw stand en de elektra is alleen overdag inbegrepen. Eventuele verzwaringen, nachtstroom of extra aanvragen kunt u via de webshop bestellen. Het is niet toegestaan om in wanden en aluminium delen van de stand te boren, schroeven, nieten en spijkeren. Voor het aanbrengen van decoraties adviseren wij u eerst enkelzijdig tape aan te brengen en hierop dubbelzijdig tape te plakken. Tevens kunt u gebruik maken van S-haakjes om decoraties aan te brengen. Vraag bij twijfel naar de mogelijkheden bij de afdeling Exhibitor Services. Hierdoor voorkomt u beschadiging van uw en onze stand onderdelen. Ontstane schade door het niet nakomen van deze instructies wordt in rekening gebracht aan de exposant. Start hier de webshop Deelnemers handboek BBB

10 Promotiemogelijkheden Een stand op de BBB biedt uitstekende mogelijkheden om in direct contact te komen met uw doelgroep. Daarnaast bieden wij u mogelijkheden om uw bedrijf en producten/diensten ook op andere manieren onder de aandacht te brengen van (potentiële) klanten. Zowel vóór, tijdens als na de beurs. Promotiematerialen Gebruik de BBB-promotiematerialen om uw deelname aan de BBB kenbaar te maken aan uw doelgroep en om relaties uit te nodigen. Via kunt u het BBB-logo, foto's, een video en een profieltekst downloaden om in uw eigen media te plaatsen. Denk hierbij aan uw website, digitale mailings, social media, advertenties en persberichten. BBB Media Via de uitgebreide mix van on- en offline communicatiemiddelen van de BBB wordt u gezien door een grote doelgroep. Van een aantal mogelijkheden kunt u zelfs gratis gebruikmaken, de andere mogelijkheden kunt u aanschaffen in de webshop. Website Naam en link in de deelnemerslijst Gratis Noviteiten (via de speciale module) Gratis Logo op pagina's Bezoekers 250,-* Nieuwsbericht 250,-* Facebook & Twitter Post "nieuwe exposant" Gratis Digitale nieuwsbrieven Advertorial 500,-* Plattegrond Logo + standnummer 250,-* Relatiekaarten Logo (bij bestelling > 50 stuks) Gratis *alle prijzen zijn exclusief BTW Brengt u tijdens de BBB een noviteit onder de aandacht? Dan kunt u deze gratis publiceren via de noviteitenmodule op de website. De inloggegevens zijn: exposant2015 / exposant2015. De meest innovatieve noviteiten krijgen tevens extra aandacht door een opvallende ballon aan de stand. Meer informatie: Erik Stroink, Product Manager Horecabeurzen +31 (0) e.stroink@mecc.nl Start hier de webshop (Vak)Media De BBB genereert veel publiciteit in on- en offline (vak)media. Als exposant kunt u hierop meeliften door de media te informeren over nieuwe producten, diensten en initiatieven. Wij kunnen voor u een persbericht op-maat verzorgen en verspreiden naar ons uitgebreide bestand van persrelaties. De kosten hiervoor bedragen 500,-. Daarnaast bieden wij u de mogelijkheid om kosteloos informatie voor de pers te distribueren via onze perskamer. Ook kunt u producten aanbieden die in de perskamer worden gebruikt of uitgedeeld. Deelnemers handboek BBB

11 Meer informatie: Peter Bardoul, Senior Marketing & Communicatie Manager +31 (0) In- & Outdoor Tijdens de beurs kunt u zowel binnen als buiten het beursgebouw extra aandacht genereren van de bezoekers. De in- & outdoor promotiemogelijkheden kunt u aanschaffen in de webshop. Hoofdentree buiten Banner 3.250,-* Bestickerde plantenbakken 2.400,-* Reclame item 700,-* Hoofdentree binnen Raamsticker 5.500,-* Reclame item 700,-* Roltrapsticker 3.500,-* Parkeergarage Trapbestickering 3.100,-* Overige plaatsen Beeldschermen Op aanvraag Flyeren Op aanvraag Vloerstickers voetstap (25 stuks) 1.700,-* Vloerstickers (5 stuks) 1.800,-* *alle prijzen zijn exclusief BTW Meer informatie: Maxime Magermans, Projectmanager m.magermans@mecc.nl +31 (0) (0) Start hier de webshop Deelnemers handboek BBB

12 Gedurende BBB 2015 De exposantenborrel vindt plaats op maandag 5 oktober van uur op Place des Amis. Bij iedere inschrijving ontvangt u 2 polsbandjes om deel te nemen aan de borrel. De 2 polsbandjes zijn te vinden in de welkomstenveloppe. Opslag tijdens de beurs MECC Maastricht biedt u in samenwerking met haar logistieke partner, CEVA Showfreight, een veelomvattend servicepakket aan voor, tijdens en na beurzen. - (Internationaal) transport van uw goederen: via lucht-, zee- of wegtransport - Lossen en laden van uw goederen naar/van uw stand - Opslag van uw leeg verpakkingsmateriaal en gereedschap tijdens de beurs - Douaneafhandeling - Andere logistiek gerelateerde diensten Contactgegevens: CEVA Showfreight +31 (0) of mecc@cevalogistics.com CEVA Showfreight is de logistieke specialist voor allerlei evenementen wereldwijd. Voel u vrij om contact op te nemen met CEVA Showfreight om uw logistieke behoefte voor een evenement in het MECC Maastricht te bespreken. Deelnemersbadges Om u toegang tot MECC Maastricht te verschaffen én in het belang van een veilig, soepel en snel toegangsbeleid dienen badges duidelijk zichtbaar gedragen te worden. Uw stand personeel dient, zoveel mogelijk, voor-geregistreerd te worden. Om uw stand personeel te registreren ontvangt u van ons een met daarin een link naar de registratiemodule. Wanneer de registratie voltooid is ontvangt u een met daarin een bijlage, deze bijlage is uw toegangsvoucher. Print deze toegangsvoucher en neem deze mee! De deelnemersbadges kunt u afhalen bij de balie van de afdeling Exhibitor Services op vertoon van uw uitgeprinte voucher gedurende onderstaande uren: Zondag 4 oktober 2015 tussen uur Maandag 5 oktober kunt u zich registreren bij de regulieren registratiebalies vanaf 8.00 uur Iedere exposant heeft op basis van de stand grootte recht op een aantal gratis deelnemersbadges volgens de onderstaande staffel: Stand grootte Aantal badges 1-20m² m² m² m² 12 51m² en meer 18 Food Village 2 Trendstreet 2 Place des Amis 2 Foodtruck plein 2 Deelnemers handboek BBB

13 Proefplein Speciaalbieren 1 Indien bovenstaand aantal deelnemersbadges onvoldoende is, kunt u extra deelnemersbadges via de webshop, categorie 'Algemene informatie deelnemers bestellen à 20,- excl. BTW. De werkwijze is hetzelfde als bij de gratis deelnemersbadges. U ontvangt een bevestiging per zodat u de extra deelnemersbadges kunt registreren. De extra deelnemersbadges kunnen op dezelfde uren worden afgehaald als de inbegrepen deelnemersbadges. Wisselend stand personeel Indien men rouleert met het stand personeel kunnen extra badges besteld worden in de webshop. De deelnemersbadges zijn uitsluitend geldig voor medewerkers op de stand, strikt persoonlijk en niet overdraagbaar. Bij onjuist gebruik kan de badge bij de controle worden ingenomen. Uitdelen folders Het is niet toegestaan om, buiten uw eigen stand, folders of andere reclame-uitingen uit te delen. De beursorganisatie van de BBB 2015 verzoekt u daarom om uw stand personeel hierover vooraf in te lichten, zodat tijdens de beurs vervelende situaties voorkomen kunnen worden. Ook op de parkeerterreinen van MECC Maastricht is het niet toegestaan folders of andere reclame-uitingen te verspreiden. Wanneer u meer over de mogelijkheden wilt horen om toch buiten uw stand of op de parkeerterreinen, te flyeren, kunt u contact opnemen met de afdeling Exhibitor Services. Catering Voor catering kunt u terecht bij de Food Trucks die deelnemen aan de BBB. U kunt deze vinden in de deelnemerslijst. Regels & Vergunningen Geluidsbeleid Minder geluid is noodzaak! Op de beursvloer zullen op de eerste plaats zaken worden gedaan. Dit is onmogelijk als men elkaars woorden niet meer kan verstaan door demonstraties van de buurman. Wij verzoeken alle standhouders dringend rekening te houden met de mede-exposanten. Er zullen op de beursvloer metingen gedaan worden om overtredingen van de decibelnormen te kunnen vaststellen. Standhouders zijn verplicht voorafgaande aan de beurs, voor maandag 31 augustus, een naar het projectteam te sturen, waarin het gebruik van geluidsinstallaties, microfoons, megafoons en andere audioapparatuur uitgewerkt dient te zijn. Het projectteam van de BBB 2015 zal streng optreden tegen decibelovertreders. Wanneer de organisatie moet vaststellen dat het geluidsreglement genegeerd wordt, zal zij zich genoodzaakt zien uw installatie stil te leggen door middel van een stroomonderbreking. De duur van de stroomonderbreking zal door de organisatie bepaald worden. Bij herhaling van overtredingen zal de stroomvoorziening definitief verwijderd worden. Accijnsproducten of verbruiksbelasting goederen Indien u als (buitenlandse) ondernemer accijnsproducten ( bier, wijn gedestilleerd )of verbruiksbelasting goederen (mineraalwater, vruchten- of groentesap of limonade) aanbiedt op de beurs dan bent u in Nederland accijns of verbruiksbelasting verschuldigd. Deelnemers handboek BBB

14 Meer informatie kunt u vinden op Kijk dan bij Douane voor bedrijven en dan linksonder bij accijns en verbruiksbelastingen. Voor meer informatie kunt u ook contact opnemen met de Belastingtelefoon Douane via Schenkgedrag en Reclamevoorschriften Tijdens de BBB 2015 is het dagelijks vanaf uur niet meer toegestaan alcoholische dranken te schenken. Volgens 'artikel 26 Horecapromoties' in de 'Reclamecode voor Alcoholhoudende Drank', is reclame waarbij alcoholhoudende drank door een lid van de branche of met actieve medewerking van een lid van de branche gratis of tegen minder dan de helft van de normale verkoopprijs van de alcoholhoudende drank aan particulieren wordt aangeboden, niet toegestaan. Tijdens vakbeurzen is het de exposanten toegestaan de bezoekers desgevraagd een alcoholhoudende drank aan te bieden, zie 'artikel 29 Beurzen'. Voor de goede orde worden de exposanten attent gemaakt op de bepalingen van de Drank- en Horecawet die inhouden dat aan personen beneden de 18 jaar geen alcoholhoudende drank mag worden verstrekt. Meer informatie is te vinden op Rook- en Gasafvoer Het aanleggen van gasaansluitingen zijn binnen het complex verboden. Wel is het onder bepaalde voorwaarden mogelijk hiervoor ontheffing te krijgen. Daartoe dient men minimaal een maand voor het evenement contact op te nemen met Exhibitor Service, die u verder zal helpen met de te volgen procedure. Tevens dient u de afdeling Exhibitor Services op de hoogte te stellen van het gebruik van verwarmingstoestellen om te bakken en braden. Dit kunt u doen door een met daarin uw plannen te sturen naar es@mecc.nl. Er zal door de afdeling Exhibitor Services gekeken worden naar uw plannen en dan zal er een besluit worden genomen of uw plan toegestaan is of niet. Maastricht Booking Service U kunt bij Maastricht Booking Service terecht voor het vinden en boeken van een geschikte accommodatie tijdens BBB. Aangezien we partnerships hebben met veel hotels in Maastricht en omgeving, kunnen we u zeker een hotel aanbieden dat past bij uw wensen. Boek uw hotel zo snel mogelijk, zodat u verzekerd bent van een geschikte locatie. Als exposant van BBB 2015 kunt u profiteren van speciale tarieven. U kunt ons handige boekingssysteem gebruiken om snel en eenvoudig een hotel te boeken. Boek nu uw hotel. Als u vragen heeft, kunt u contact opnemen met ons: +31 (0) of mbs@mecc.nl Deelnemers handboek BBB

15 Algemene informatie Aansprakelijkheid MECC Maastricht Goederen bevinden zich in het tentoonstellingsgebouw of bijbehorende terreinen voor rekening en risico van de deelnemer. De beursorganisatie van de BBB 2015 belast zich niet met het verzekeren daarvan. De beursorganisatie is niet aansprakelijk voor schade uit welke oorzaak dan ook ontstaan aan goederen of personen veroorzaakt door of in verband met het deelnemen aan de expositie. Evenmin is beursorganisatie van de BBB 2015 aansprakelijk voor schade van derden, veroorzaakt door het gebruik van de stand door de deelnemer of zijn personeel. De deelnemer vrijwaart beursorganisatie voor vorderingen van derden uit deze hoofde. De deelnemer is aansprakelijk voor en is verplicht verzekerd te zijn tegen alle schade die door toedoen of nalatigheid van zichzelf, zijn personeel dan wel door zijn inzendingen, op welke wijze ook, aan goederen van en/of personen werkzaam bij of in opdracht van de beursorganisatie wordt veroorzaakt. De deelnemer vrijwaart beursorganisatie van de BBB 2015 voor alle aanspraken die anderen ter zake zouden kunnen doen gelden. Rookbeleid In navolging van de Europese tabakswet is sinds 1 juli 2008 ook MECC Maastricht rookvrij. Het rookverbod geldt in alle MECC-gebouwen, inclusief kantoren en parkeergarages. Ook tijdens op- en afbouw is roken binnen niet toegestaan! Om rokers te faciliteren heeft MECC Maastricht op verschillende buitenlocaties rookzones gecreëerd. Uit de loop van de ingangen zijn rookzuilen geplaatst voor exposanten en bezoekers. Wij wijzen u erop dat de overheid boetes oplegt aan personen en organisaties die zich niet aan de wet houden. MECC Maastricht is bij overtredingen dus strafbaar. Wij zullen daarom actief toezien op naleving van de wet. Daarnaast rekenen wij op uw medewerking bij het naleven en handhaven van de wet. EHBO Tijdens de openingsuren van de beurs is er een EHBO-post gevestigd in de Westentree. Bij ongevallen buiten de openingstijden van de beurs (tijdens op- en afbouw) kunt u contact opnemen met de Duty Manager via: +31 (0) Toiletten Het gebruik van de toiletten is in MECC Maastricht gratis. Garderobe Er is een garderobe in de entree van het MECC Maastricht aanwezig. Kosten hiervoor bedragen 1,50 per op te hangen item. MECC en Duurzaamheid Maatschappelijk verantwoord ondernemen door MECC Maastricht In de rijke historie van MECC Maastricht zijn zakelijke beslissingen nooit op puur bedrijfseconomische gronden genomen. Het maatschappelijke belang voor de stad en de regio is altijd nadrukkelijk meegewogen. In deze tijd van duurzame investeren in de toekomst spelen ook sociale en ecologische overwegingen een belangrijke rol. MECC Maastricht heeft deze uitgangspunten vertaald naar een actueel MVO-beleid. Deelnemers handboek BBB

16 Binnen, rondom en betrokken MECC MECC Maastricht definieert MVO voor haar eigen bedrijfsvoering als het nemen van zakelijke besluiten op basis van een goede balans tussen economische, sociale en ecologische aspecten. Met deze balans als uitgangspunt zijn concrete projecten en doelen geformuleerd die plaatsvinden binnen MECC Maastricht, rondom MECC Maastricht of die de maatschappelijke betrokkenheid van MECC Maastricht benadrukken. Green Key MECC Maastricht is in het bezit van het Green Key keurmerk niveau Goud. Het hoogst haalbare niveau binnen het internationale keurmerk dat staat voor een duurzame bedrijfsvoering in de hospitality branche. Hiermee wordt wederom bevestigd dat MECC Maastricht in haar bedrijfsvoering optimaal rekening houdt met de gevolgen van haar handelen voor People, Planet & Profit, zonder dat dit ten koste gaat van comfort en kwaliteit. Exposanten willen wij betrekken bij onze visie over duurzaamheid en bewust maken van duurzame mogelijkheden voor een evenement en/of beursdeelname. Duurzaamheid verminderd het energie, water en gasverbruik, beperkt de afvalproductie en draagt dus bij aan een beter milieu. MECC Maastricht maakt zoveel mogelijk gebruik van duurzame materialen. Dit verwerken wij ook in de (standaard) uniforme standbouw, wij willen u dan ook vragen om hier binnen uw eigen beursdeelname ook eens over na te denken. Hieronder treft u een aantal ideeën over duurzaamheid aan. Denk bij uw deelname aan een evenement en/of beursdeelname eens aan: Duurzame standbouw Voor het bouwen van de beursstand kan gebruik gemaakt worden van duurzame materialen zoals: houtbouwwanden voor gestoffeerde houtbouwwanden systeembouwwanden trussconstructie herbruikbare en/of hernieuwbare materialen hergebruiken van eerder gebouwde beursstands tijdens andere evenementen minder milieubelastende verven die voorzien zijn van een keurmerk Duurzame vloerbedekking Denk aan het hergebruiken van uw vloerbedekking (bv. Tapijttegels) of maak gebruik van duurzaam geproduceerde vloerbedekking. Duurzame stand verlichting Voor een bijzondere sfeer in de beursstand en/of voor het aanstralen van de producten is er ook energie efficiënte verlichting mogelijk. Onder energie-efficiënte verlichting valt PL,TL,SL en LED verlichting. Halogeenverlichting en gloeilampen voldoen hier niet aan. Duurzaam drukwerk en merchandising Brochures/flyers of overige gedrukte reclame-uitingen mogen alleen in de stand uitgedeeld worden. Drukwerk kan gedrukt worden op gerecycled papier met duurzame inkt. Maak bij het inkopen van overige merchandising een bewuste keuze, door de gehele productlevenscyclus van begin tot eind te onderzoeken en daarbij de balans tussen People, Planet en Profit in acht te nemen. Deelnemers handboek BBB