Exposanten Handboek. Exposantenhandboek -1-

Transcriptie

1 Exposanten Handboek 2012 Exposantenhandboek -1-

2 Index Introductie 3 Beursgegevens 4, 5 Media Mix 6 Exposanten passen 7 Relatiekaarten 8 Meubilair 9 Bloemen en Planten 10 Internet 11 Bedrijfsomschrijving 12 Hotelovernachting 13 Adio visuele middelen en computers 14 Exposantenhandboek -2-

3 Introductie Voor u ligt het exposanten handboek van de EmigratieBeurs 2012! Op zaterdag 11 en zondag 12 februari 2012 vindt alweer de 16 e editie plaats van de EmigratieBeurs in Houten. Europa s grootste evenement waar emigranten, expats, studenten, investeerders en andere landverhuizers ruim 150 deelnemers ontmoeten om zich te oriënteren, informeren en zaken te doen. Wij wensen u een goede voorbereiding op de komende EmigratieBeurs. Het handboek is zowel in het Engels en in het Nederlands beschikbaar op onze website. Heeft u voor die tijd nog vragen, ideeën, verbeterpunten of opmerkingen? Wij denken graag met u mee. Team EmigratieBeurs T (0) F (0) E info@emigratiebeurs.nl Tom Bey, Frans van Houten en Alexander van de Kerkhof Exposantenhandboek -3-

4 Beursgegevens Beursdata: zaterdag 11 en zondag 12 februari 2011 Beurslocatie: Expo Houten Exhibition Center, Meidoornkade 24, 3992 AE Houten T (0) F (0) E. Beursorganisatie: EmigratieBeurs BV, Saturnusstraat 60 - Unit 89, Den Haag T (0) T (0) (nummer TIJDENS de beursdagen voor vragen en calamiteiten) F (0) E. info@emigratiebeurs.nl W. Openingstijden De EmigratieBeurs is geopend op zaterdag 11 en zondag 12 februari, van uur tot uur. Dagelijks vanaf 8.30 tot uur zijn de deuren voor exposanten geopend. Denk aan uw exposantenpas! Zonder deze exposantenpas heeft u geen toegang tot de beursvloer. Opbouw informatie Indien u gebruik maakt van uniforme standbouw: Indien u uw stand door ons laat plaatsen mag u uitsluitend op vrijdag 10 februari vanaf tot uur uw stand inrichten. Indien u gebruik maakt van eigen standbouw: Indien u uw eigen standbouw plaatst mag u op vrijdag 10 februari van 8.00 tot uur opbouwen. Afbouw informatie De afbouw vindt plaats op zondag 12 februari van tot uur en op maandag van tot uur. De transportdeuren zullen zondag tot uur gesloten blijven. Eerder afbouwen en afvoeren heeft dus geen zin! Indien u meubilair heeft besteld, wordt dit op zondag 12 februari vanaf uur opgehaald. Uniforme standbouw wordt door ons op zondag 12 februari vanaf uur afgebouwd, laat dus geen materiaal achter in de balies en pantry s Standbouw voorschriften eigen bouw Exposanten met eigen standbouw zijn verplicht om afscheidingswanden te plaatsen aan de achterzijde en aan de zijkanten waar een buurstand staat. U kunt dus géén gebruik maken van de achter/zij- wand van uw buren. De geplaatste standbouw moet een hoogte hebben van 2.50 meter. Indien u zelf een stand bouwt of laat bouwen dient u de tekeningen en specificaties een maand voor aanvang van de beurs bij de organisatie in te leveren. Tevens bent u verplicht om een elektriciteitsaansluiting af te nemen bij de organisatie. Vrije bouwhoogte hal 1: 5 meter hal 2 en 3: 3,60 meter Maximale vloerbelasting: kg/mtr Roldeuren: 3 meter hoog x 3 meter breed. Exposantenhandboek -4-

5 Uniforme standbouw Indien u uniforme standbouw bij ons besteld heeft, wordt de stand voor u open afgebouwd. De stand bestaat uit systeemwanden van 2,5 meter hoog, frieslijst van 30 cm hoog met bedrijfsnaam, 1 dubbele verlichtingsspot per 6 m², elektriciteitsaansluiting van 2KW en donkergrijze vaste vloerbedekking. De uniforme standbouw dient onbeschadigd te blijven, u kunt dus niet boren of timmeren in de wandplaten. U kunt bij het organisatiekantoor S-haken halen om display materiaal op te hangen in uw stand. Voorbeeld uniforme standbouw 5x4 hoekstand Exposanten catering Op de eerste etage vindt u een exposanten restaurant, waar u tegen betaling snel kunt lunchen. Daarnaast kunt u voor de standcatering terecht bij de diverse buffetten op de beurs vloer. Hier kunt u tegen betaling kannen koffie en thee bestellen. Kopjes, melk en suiker worden meegeleverd. Toezicht Gedurende de nacht zijn de hallen beveiligd door Expo Houten, het achterlaten van waardevolle spullen in de stand is echter voor eigen risico. Schoonmaak De looppaden en de uniforme stands worden door de organisatie dagelijks schoongemaakt. Tijdens de openingsdagen kunt u een vuilniszak huisvuil en dozen met papier na sluitingstijd duidelijk zichtbaar voor uw stand in het looppad plaatsen. Deze worden dan door de organisatie afgevoerd. Al het andere afval dat u produceert, dient u zelf af te voeren. Vuilcontainers voor de afvoer van grof vuil kunt u bestellen via de organisatie. Achtergelaten vuilnis wordt door de organisatie op kosten van de exposant afgevoerd. EHBO De EHBO post bevindt zich in de centrale entree van Expo Houten, voor calamiteiten belt u Voorkoming geluidsoverlast Als u gebruik gaat maken van live of versterkt geluid, dient u toestemming te vragen aan de organisatie van de beurs. Deze toestemming kan de organisatie bij gewijzigde omstandigheden (bijv. geluidsoverlast) direct weer intrekken. Betaling factuur Wij herinneren u eraan dat de factuur binnen de betalingstermijn voldaan moet worden. Bij niet tijdige betaling vervalt uw deelnamerecht, maar niet uw betalingsverplichting! In het algemeen reglement, vindt u meer informatie. De facturen dienen uiterlijk vóór aanvang van de beurs zijn voldaan. Rookbeleid In het gehele complex van Expo Houten is roken niet toegestaan, dus ook niet op, in of achter uw eigen stand. Aansprakelijkheid Wij wijzen u er op dat tijdens de hele beursperiode (inclusief op- en afbouw) wij NIET aansprakelijk zijn voor letsel, vermissing en/of diefstal van goederen. Daarnaast bent u verplicht zorg te dragen voor een adequate brand- en ongevallen verzekering. Exposantenhandboek -5-

6 Media Mix Advertentie in het programmaboek, Gids en Plattegrond ( exemplaren) O block 80x80 mm in full colour 450,00 O block 200x80 mm in full colour 900,00 Nieuwsbrief (oplage ) O Logo 250,00 O Logo + Newsitem 500,00 Website EmigratieBeurs ( unieke bezoekers) Deadline: O Logo homepage 650,00 O Logo exposantenlijst 150,00 O Extral URL exposantenlijst 50,00 Adverteren op de TV schermen bij de entree van de hal O per item/minuut 150,00 (prijzen zijn exclusief BTW) Stuur terug voor Bedrijfsnaam Contactpersoon Adres Postcode en plaats (land evt) Direct telefoonnummer : Plaats en datum:. Zend, fax of mail dit formulier naar; fax: of info@emigratiebeurs.nl Handtekening:.. Maak een kopie voor uw eigen administratie! Exposantenhandboek -6-

7 Exposanten passen Alle exposanten krijgen standaard twee exposantenpassen per 12m2, deze passen dienen als toegangsbewijs voor alle beursdagen. Er zijn niet op naam en dus overdraagbaar. Indien u met meer medewerkers op de stand staat, kunt u extra passen aanvragen via dit formulier. De exposantenpassen kunt u ophalen in het organisatiekantoor tijdens de opbouw. Tijdens de op- en afbouw heeft u deze passen niet nodig. Aantal Kosten per extra pas Kosten totaal x 10,00 Stuur terug voor Bedrijfsnaam Contactpersoon Adres Postcode en plaats (land evt) Direct telefoonnummer : Plaats en datum:. Zend, fax of mail dit formulier naar; fax: of info@emigratiebeurs.nl Handtekening:.. Maak een kopie voor uw eigen administratie! Exposantenhandboek -7-

8 Relatiekaarten Voor uw relaties kunt u bij ons toegangskaarten bestellen tegen de gereduceerde prijs van 7,50 p.p. excl. BTW, met een minimale afname van 20 stuks. Alle kaarten die worden uitgegeven aan relaties worden direct aan u doorbelast. Eventueel niet uitgegeven kaarten kunt u tot 4 maart 2012 aan ons retourneren, deze worden dan aan u gecrediteerd. Er wordt echter altijd een minimum van 20 stuks berekend. Aantal Kosten per relatiekaart Kosten totaal x 7,50 Stuur terug voor Bedrijfsnaam Contactpersoon Adres Postcode en plaats (land evt) Direct telefoonnummer : Plaats en datum:. Zend, fax of mail dit formulier naar; fax: of info@emigratiebeurs.nl Handtekening:.. Maak een kopie voor uw eigen administratie! Exposantenhandboek -8-

9 Meubilair U kunt gebruik maken van het standaard meubelpakket, speciaal voordelig samengesteld voor de EmigratieBeurs. Het standaard meubelpakket A bestaat uit: Een tafel, 4 lage stoelen, een folderrek en een balie. Op de foto de zit versie. Het standaard meubelpakket B bestaat uit: Een statafel, 3 hoge krukken, een folderrek en een balie. Niet afgebeeld. De totaalprijs van pakket A en B bedraagt 255,00 excl BTW. O Ja, ik bestel graag het standaard A meubelpakket voor 255,00 (exl BTW). O Ja, ik bestel graag het standaard B meubelpakket voor 255,00 (exl BTW). Voor overig meubilair kunt u een selectie maken uit bijgaande brochure. Extra meubilair Aantal Bestelnr. Omschrijving Tapijt Voor eigen bouw: Wordt op uw stand afgeleverd. Kleur/ Colour: m2 7,50 per m2 Stuur terug voor Bedrijfsnaam Contactpersoon Adres Postcode en plaats (land evt) Direct telefoonnummer Plaats en datum:. Zend, fax of mail dit formulier naar; fax: of info@emigratiebeurs.nl : Handtekening:.. Maak een kopie voor uw eigen administratie! Exposantenhandboek -9-

10 Bloemen en planten Gedurende de EmigratieBeurs kunt u gebruik maken van de groendecoratie van ExpoFlora. Indien u hier gebruik van wilt maken, vult u dan het bestelformulier in. Kijk op voor het assortiment. Stuur terug voor Bedrijfsnaam Contactpersoon Adres Postcode en plaats (land evt) Direct telefoonnummer : Plaats en datum:. Zend, fax of mail dit formulier naar; fax: of info@emigratiebeurs.nl Handtekening:.. Maak een kopie voor uw eigen administratie! Exposantenhandboek -10-

11 Internet In Expo Houten zijn een beperkt aantal Wifi aansluitingen beschikbaar. Kosten voor een dergelijke aansluiting bedragen 100,- per aansluiting. O Ja, ik bestel graag... Wifi aansluiting(en). Stuur terug voor Bedrijfsnaam Contactpersoon Adres Postcode en plaats (land evt) Direct telefoonnummer : Plaats en datum:. Zend, fax of mail dit formulier naar; fax: of info@emigratiebeurs.nl Handtekening:.. Maak een kopie voor uw eigen administratie! Exposantenhandboek -11-

12 Bedrijfsomschrijving in Programmaboek, Gids en Plattegrond U heeft een gratis naamsvermelding in het Programmaboek, Gids en Plattegrond. Alle exposanten worden genoemd met standnummer, telefoonnummer, URL en . Indien gewenst ook een contactpersoon erbij. Tevens kunt u een korte toelichting geven over uw organisatie. Uw bedrijfsomschrijving graag mailen naar: info@emigratiebeurs.nl vermeld bij het onderwerp: Bedrijfsomschrijving korte toelichting plattegrond (maximaal 100 woorden) Indienen vóór 27 januari 2012 Exposantenhandboek -12-

13 Hotelovernachting Tijdens de beursdagen kunt u gebruik maken van, speciaal voor de EmigratieBeurs, scherp geprijsde kamers bij Park Plaza Utrecht of bij Van de Valk in Houten. Hotel van de Valk Houten Nabij Utrecht: Hotel Houten - Utrecht is één van de nieuwste van Van der Valk Hotels, centraal gelegen aan de A27 op een steenworp afstand van de stad Utrecht en Expo Houten. Alle kamers zijn voorzien van whirlpool en rainshower. Prijzen vanaf 85,- voor 2 nachten (incl. ontbijt). Reserveren met het Speciale EmigratieBeurs tarief? Ga naar: en vul het formulier in. Park Plaza Utrecht Het moderne 4-sterrren hotel Park Plaza Utrecht is centraal gelegen in Utrecht en zeer toegankelijk met zowel openbaar vervoer als eigen vervoer. Het hotel bevindt zich naast het centraal station. Park Plaza Utrecht heeft 120 hotelkamers, allen voorzien van elk modern comfort. Superior kamer Superior kamer Executive kamer Executive kamer 110,- per nacht, inclusief ontbijt 125 per nacht, inclusief ontbijt Reserveren met het Speciale EmigratieBeurs tarief? Ga naar: Exposantenhandboek -13-

14 Audio visuele middelen en computers Stuur terug voor Bedrijfsnaam Contactpersoon Adres Postcode en plaats (land evt) Direct telefoonnummer Plaats en datum:. Zend, fax of mail dit formulier naar; fax: of : Handtekening:.. Maak een kopie voor uw eigen administratie! Exposantenhandboek -14-