Content Manual Algemene informatie... 3 Plaats, beursdata & openingsuren... 3 Contactpersonen Easyfairs... 4 Opbouw & afbouw... 4 Vooropbouw...

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Content Manual Algemene informatie... 3 Plaats, beursdata & openingsuren... 3 Contactpersonen Easyfairs... 4 Opbouw & afbouw... 4 Vooropbouw..."

Christian Eilander
5 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 1

2 Content Manual Algemene informatie... 3 Plaats, beursdata & openingsuren... 3 Contactpersonen Easyfairs... 4 Opbouw & afbouw... 4 Vooropbouw... 4 Opbouw... 4 Afbouw... 4 Plan Paleis 5, Brussels Expo... 5 Stands... 6 Praktische info... 6 Contactpersonen partnerservices... 6 Nieuw : webshop vervangt toolbox... 7 Web shop... 7 Te respecteren deadline... 8 Algemeen reglement... 9 Algemene voorwaarden... 9 Verzekeringsvoorwaarden... 9 Parking

Manuel dentex Beste exposant, Wij helpen u graag om uw beursdeelname zo aangenaam én succesvol mogelijk te maken. Lees daarom deze handleiding aandachtig door.

3 Manuel dentex Beste exposant, Wij helpen u graag om uw beursdeelname zo aangenaam én succesvol mogelijk te maken. Lees daarom deze handleiding aandachtig door. Neem gerust contact op als u nog vragen heeft. We wensen u alvast veel succes met de voorbereidingen en een geslaagde beurs! Algemene informatie Plaats, beursdata & openingsuren Waar? BRUSSELS EXPO Paleis 5 Belgiëplein 1020 Brussel Wanneer? Donderdag 4 oktober : Vrijdag 5 oktober : Zaterdag 6 oktober : 10u00 18u00 10u00-22u00 10u00 18u00 De exposanten krijgen één uur voor en na de openingsuren toegang tot de hal op vertoon van hun badge. 3

4 Contactpersonen Easyfairs Exhibition manager Algemene organisatie en vragen over sales Communication Coodinator: Pers en vragen over de eventcommunicatie Credit Control: Betalingen Event Operations Coordinator: Bestellingen van elektriciteit, meubilair, standenbouw en andere technische vragen Catherine Bernaerts catherine.bernaerts@easyfairs.com Maaike Standaert maaike.standaerd@easyfairs.com Anne Vanderdonckt Anne.Vanderdonckt@easyfairs.com Nathalie Serbruyns dentex.ops@easyfairs.com Opbouw & afbouw Vragen tijdens de op- of afbouw? Richt u tot het secretariaat aan de hoofdingang. U kunt hier ook uw badges afhalen en extra standmateriaal bestellen, weliswaar uit een beperkt assortiment. Alle bestellingen ter plaatse moeten direct betaald worden (met Bancontact of VISA/Mastercard). Hieronder vindt u overzicht van de opbouw- en afbouwuren. Tijdens de op- en afbouw heeft u geen badge nodig. Vooropbouw Er is vooropbouw mogelijk op zondag 30 september. Dat is betalend en moet vooraf gereserveerd worden. Neem contact op met Nathalie Serbruyns (dentex.ops@easyfairs.com) om de voorwaarden te kennen. Opbouw Exposanten met eigen standenbouw : Maandag 1 oktober: 7u00 20u00 Dinsdag 2 oktober : 7u00 20u00 Woensdag 3 oktober: 7u00 20u00 Exposanten met een Easyfairsstand: Dinsdag 2 oktober : 10u00 20u00 Woensdag 3 oktober: 10u00 20u00 Afbouw Zaterdag 6 oktober Zondag 7 oktober 18u30 23u00 7u00 20u00 4

5 Het is verboden om af te bouwen voor de officiële afloop van de beurs. Zoals in 2016 zullen voor de afbouw alle vrachtwagens moeten verzamelen op parking C om dan in kleine groepjes richting Paleis 5 te gaan. De praktische informatie hieromtrent krijgt u later nog in de Last Minute Information. Plan Paleis 5, Brussels Expo 5

6 Stands Indien u uw eigen stand bouwt, heeft u de goedkeuring voor standen die de 2,5 m overschrijden. Stuur uw stand ontwerp naar dentex.ops@easyfairs.com. Alle standen moeten gebouwd worden binnen de toegekende standafmetingen. U wilt graag een lichtbrug of -kader bestellen? Met of zonder spots? Neem dan contact op met de Event Operations Coordinator. Easyfairs kan verschillende soorten standen voor u bouwen. De standaardstanden staan in de web shop onder Standenbouw & accessoires. Wilt u een stand op maat? Neem dan contact op met dentex.ops@easyfairs.com. U ontvangt dan u een vrijblijvende offerte. Praktische info - Elke exposant heeft standschoonmaak inbegrepen bij zijn inschrijving. - Onze leveranciers beginnen meteen na afloop met de afbouw. Gehuurd materiaal, zoals balies, worden meteen na sluiting opgehaald. Zorg dat deze op tijd leeg zijn. - Alle standen moeten op zondag 7 oktober tegen uiterlijk 23u ontruimd zijn. Indien uw stand niet tijdig ontruimd is, zullen we vanaf het eerste uur kosten in rekening brengen ( 1000/dag/stand). - Opgelet: indien u een klacht heeft tijdens de opbouw of beurs, wendt u dan tot een Easyfairsmedewerker op het secretariaat. Klachten die ons bereiken na de beurs kunnen we niet meer behandelen wegens gebrek aan aantoonbaarheid. Contactpersonen partnerservices Logistiek en handeling: heftrucks bij opbouw en afbouw & opslag tijdens de beurs Valverde easyfairs@valverde.nl 6

Nieuw : webshop vervangt toolbox Web shop U ontvangt van ons een email met daarin de link naar de technische webshop. Als u erop klikt komt u automatisch op uw startpagina terecht.

Op de startpagina kunt u onder DOCUMENTEN de verschillende documenten terugvinden die wij voor u hebben opgeladen.

7 Nieuw : webshop vervangt toolbox Web shop U ontvangt van ons een met daarin de link naar de technische webshop. Als u erop klikt komt u automatisch op uw startpagina terecht. Als u hiermee problemen ondervindt, neem dan contact op met Nathalie Serbruyns Event Operations Coordinator, dentex.ops@easyfairs.com. Op de startpagina kunt u onder DOCUMENTEN de verschillende documenten terugvinden die wij voor u hebben opgeladen. Deadlines: Om uw beursdeelname zo goed mogelijk te laten verlopen, hebben we voor u de belangrijkste deadlines op een rijtje gezet. Verzekeringen: raadpleeg hier de template voor de inventarislijst en stuur deze op naar dentex.ops@easyfairs.com Schets: hier kunt u de template voor uw schets downloaden. Deze moet u opsturen naar dentex.ops@easyfairs.com Via de groene knop Bestel extra standitems of via het ADMIN-menu gaat u naar de webshop. Controleer uw bestelde items: Hier krijgt u een overzicht van alle items die u via het groene winkelkarretje heeft toegevoegd in de webshop. U krijgt ook een overzicht van het standmateriaal dat in uw standformule zit. Mijn facturen: hier kunt u uw facturen raadplegen en downloaden. De facturen worden u ook altijd per mail verzonden. Bestel extra standitems: door hier te klikken komt u in de webshop terecht. In de webshop kunt u verschillende items toevoegen door op het groene winkelkarretje te klikken. Klik dan op Bevestigen om uw aankoop te voltooien. U krijgt daaropvolgend een bevestigingsmail. U ontvangt de factuur binnen enkele dagen na uw bestelling. 7

8 Te respecteren deadline Om uw beursdeelname zo goed mogelijk te laten verlopen, hebben we voor u de belangrijkste deadlines op een rijtje gezet. Meer informatie kunt u terugvinden verder in dit handboek. Als u vragen heeft, aarzel niet om ze te stellen aan uw contactpersoon. DATUM ACTIE 03/09/2018 Bestellen standmateriaal aan vroegboektarief in de webshop 03/09/2018 Easyfairsstanden: aanleveren files optioneel drukwerk 11/09/2018 Aanleveren standplan: De template voor het standplan kunt u downloaden in de webshop maar moet u vervolgens digitaal bezorgen aan Nathalie Serbruyns, event operations coördinator, via dentex.ops@easyfairs.com 21/09/2018 Easyfairsstanden: doorgeven naam voor op naambordje via dentex.ops@easyfairs.com 17/09/2018 Na deze datum is het niet meer mogelijk om van tapijtkleur te veranderen. 25/09/2018 Webshop sluit om 16u30. U kunt op het secretariaat van de beurs nog extra standmateriaal bestellen, weliswaar uit een beperkt assortiment. Alle bestellingen ter plaatse moeten direct betaald worden (met Bancontact of VISA/Mastercard). Hou er a.u.b. rekening mee dat er op de bestellingen ter plaatse een toeslag van 50% wordt gerekend. 8

Algemeen reglement Algemene voorwaarden U kunt de algemene voorwaarden raadplegen door hier te klikken. Neem bij vragen contact op met de organisatie.

9 Algemeen reglement Algemene voorwaarden U kunt de algemene voorwaarden raadplegen door hier te klikken. Neem bij vragen contact op met de organisatie. Verzekeringsvoorwaarden Alle exposanten zijn verplicht hun stand, de tentoongestelde materialen en goederen, alle ingehuurde en ter beschikking gestelde materialen te verzekeren. Alle exposanten moeten ook beschikken over een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid. Klik hier voor meer details: - verzekering allrisk - verzekering BA OPGELET: U kunt alle documenten i.v.m. de verzekeringen vinden op de webshop onder DOCUMENTEN. Parking Tijdens de beursdagen heeft u een parkeerkaart nodig. Exposanten kunnen zich parkeren op Parking C. De kaarten worden niet opgestuurd, maar kunt u ophalen op het beurssecretariaat aan de hoofdingang tijdens de opbouw. Bijkomende parkeerkaarten kunnen bijgekocht worden op het secretariaat. 9

Vergelijkbare documenten

MANUAL. a. Locatie, beursdata en openingsuren. b. Contactpersonen Easyfairs. Beste exposant,

MANUAL. a. Locatie, beursdata en openingsuren. b. Contactpersonen Easyfairs. Beste exposant, MANUAL Beste exposant, Wij helpen u graag om uw beursdeelname zo aangenaam én succesvol mogelijk te maken. Lees daarom deze handleiding aandachtig door. Aarzel niet om contact met ons op te nemen in geval