INFORMATIE VOOR EXPOSANTEN

Transcriptie

1 INFORMATIE VOOR EXPOSANTEN Hierin vindt u alle informatie die u nodig heeft voor uw deelname aan de Dag van de Openbare Ruimte. Onderdeel Pagina OPERATIONEEL Inlogpagina exposanten 2 Locatie, tijden, routebeschrijving 2 Parkeren 2 Laden / lossen 2 Stand 3 Catering 5 Hotel 5 Registreren standpersoneel 5 PROMOTIONEEL Beurscatalogus 6 Nodig uw relaties en prospecten uit 6 Leads verzamelen en beheren met een app 6 Flyeren et cetera niet toegestaan 6 Met vragen kunt u terecht bij ExpoProof via telefoonnummer +31 (0) of per marcel.beelen@expoproof.com. Met vriendelijke groet, Het team van ExpoProof

2 INLOGPAGINA EXPOSANTEN Ga naar > inloggen Met uw gebruikersnaam en wachtwoord logt u in op uw persoonlijke inlogpagina van de beurs. Hier kunt u: Bestelformulieren downloaden Bedrijfsgegevens onderhouden die op de beurswebsite staan. Standpersoneel registreren LOCATIE, TIJDEN, ROUTEBESCHRIJVING Locatie Expo Houten Meidoornkade AE Houten Tijden Dag Datum Van Tot Activiteit Dinsdag 6 oktober opbouw Woensdag 7 oktober opbouw BEURS OPEN exposantenborrel Donderdag 8 oktober BEURS OPEN 17:00 22:00 afbouw Vrijdag 9 oktober afbouw Routebeschrijving Op de A27 neemt u de afrit 29 Houten. Onderaan de afrit gaat u op de rotonde linksaf richting Houten. Bij het tweede verkeerslicht gaat u linksaf de rondweg op en volgt u de bordjes Doornkade (bedrijventerrein). Op deze rondweg gaat u na meter linksaf de Meidoornkade op (richting bedrijventerrein Doornkade). Na de bocht heeft u aan de rechterzijde Expo Houten. Parkeren kunt u er tegenover. Ook aan de rechterzijde van Expo Houten is gratis parkeerruimte beschikbaar. PARKEREN Parkeren tijdens op- en afbouw en gedurende de beurs is GRATIS. U heeft GEEN parkeerpas nodig. LADEN / LOSSEN U kunt uw goederen lossen bij de expeditie aan de achterzijde van Expo Houten, waarna u uw auto kunt parkeren op het parkeerterrein. Geen opbouwpas nodig Tijdens op- en afbouw heeft u als exposant geen toegangspassen nodig. Dag van de Openbare Ruimte informatie voor exposanten Pagina 2 van 6

3 STAND de hoogte van de wanden is 250 cm de binnenmaat van de achterwand is 395 cm Voorbeeld van een rijstand 4x3m Voorbeeld van hoekstand 4x3m Voorbeeld van een rij/kop/hoekstand 4x2m Hoogte plafonds Beurshal Standnummers Hoogte plafond t/m 1.020, t/m 1.104,1.201 t/m 1.204, 250 cm t/m 1.304, 1.401, 1.703, 1.704, 1.803, 1.804, t/m Alle overige stands 550 cm cm cm 4 (tent *) t/m en t/m (alle even nrs. zijkanten tent) t/m (alle oneven nrs. midden tent) 350 cm 500 cm (tent *) Voor exacte afmetingen van de tent (Hal 4), zie bij downloads op uw inlogpagina > > inloggen Dag van de Openbare Ruimte informatie voor exposanten Pagina 3 van 6

4 Bevestiging materiaal aan standwanden: haken en tape van organisatie!! Materiaal kunt u aan de wanden bevestigen met haken over de bovenrand van de stand, tijdens de opbouw gratis verkrijgbaar bij de organisatie, evenals dubbelzijdig tape. Andere bevestigingsmethoden zijn niet toegestaan. Na de beurs dient u alle wanden weer schoon achter te laten, eventuele schoonmaakkosten worden in rekening gebracht. Bij schade wordt 135,- per paneel in rekening gebracht! Stand (WEL inbegrepen) Bij uw deelname is het volgende bij uw stand inbegrepen: Standwanden kleur wit (zie foto s: rij-/hoek-/kopstand) Vloerbedekking (kleur: antraciet) Standschoonmaak op dinsdagavond en woensdagavond (NIET op woensdagochtend!) Algemene halverlichting (voor het extra uitlichten van uw stand kunt u lichtspots bestellen, zie hieronder) WiFi (voor een absoluut gegarandeerde internetaansluiting via kabel, neem contact op met de organisatie) Stand (NIET inbegrepen) Voorzieningen die niet zijn inbegrepen: o.a. elektriciteit, lichtspots, meubilair, groen (planten) en bergruimte* (1 m 2 ). * Mogelijke opties voor de locatie van de bergruimte en de draairichting van de deur ( voorkeur svp aangeven op bestelformulier) U kunt deze niet inbegrepen voorzieningen bestellen via het bestelformulier standinrichting te downloaden op de inlogpagina voor exposanten. DEADLINE voor bestellingen standinrichting is 11 september! GIS, Houd rekening met uw buren De hoogte van de standwanden bepaalt ook de grens van de hoogte van eigen materiaal in uw stand. Zo voorkomt u dat de buren last zouden hebben van uw materiaal. Hetzelfde geldt voor geluidsoverlast, houdt u alstublieft rekening met presentaties op plasmaschermen e.d. Mogelijke geluidsoverlast en materiaal last is ter beoordeling van de beursorganisatie. Eigen standbouw Indien u zelf een stand bouwt binnen de aanwezige standwanden, dient de tekening ter goedkeuring worden aangeboden aan de organisatie! Voor opbouw van eigen stands (meestal door standbouwer) zijn afwijkende opbouwtijden mogelijk (in overleg met de organisatie). Vuilafvoer Exposanten dienen tijdens op- en afbouw zelf zorg te dragen voor het afvoeren van afval. De organisatie stelt hiervoor vuilniszakken beschikbaar. Vuil dat achterblijft, wordt op kosten van de exposant afgevoerd. Voor uw afval kunt u desgewenst een vuilcontainer huren (inhoud: 1m 3 ). De huurprijs van een vuilcontainer voor gewoon afval is 125. De huurprijs van een vuilcontainer voor bouw afval is 375. Dag van de Openbare Ruimte informatie voor exposanten Pagina 4 van 6

5 CATERING Catering (WEL inbegrepen) Tijdens op- en afbouw: Koffie en thee Tijdens beurs: Koffie, thee en frisdrank voor bezoekers en exposanten (geen alcoholische dranken) Lunch, bestaande uit 3 broodjes, candybar en flesje water per persoon per dag: 2x (stand 8 m² en 12 m²), 4x (stand 16m 2 en 24 m²) Borrel op beide beursdagen tussen 16:00u en 17:00u, aangeboden door de organisatie Exposantenborrel Op woensdag is er van tot uur voor u en uw collega s een exposantenborrel! Geniet van een hapje en een drankje in de centrale hal van Expo Houten. Een ideaal moment om onderling met collega-bedrijven nog even te netwerken! Catering (NIET inbegrepen) Eventuele aanvullende lunches kunt u per persoon bijbestellen Op beide dagen kunt u na de beurs indien u dat wenst, gebruik maken van het dinerbuffet voor exposanten U kunt aanvullende lunches en/of deelname aan het dinerbuffet bestellen via het bestelformulier catering te downloaden op de inlogpagina voor exposanten. DEADLINE voor bestellingen catering is 11 september! HOTEL In Van der Valk Hotel Houten hebben we enkele kamers gereserveerd voor de Dag van de Openbare Ruimte. U kunt één of meerdere kamers reserveren via het reserveringsformulier Hotel Houten te downloaden op de inlogpagina voor exposanten. DEADLINE voor reserveren hotelkamer is 21 augustus! REGISTREREN STANDPERSONEEL Alle personen die tijdens de beurs op de stand komen te staan dienen geregistreerd te worden als standpersoneel. Registreren kan via de inlogpagina voor exposanten met de knop registreer standpersoneel. U komt dan op de registratiewebsite. Vul hier dezelfde gebruikersnaam en wachtwoord in uit de begeleidende brief. Klik na in het inloggen links bovenin op Personeel en klik vervolgens aan de rechterkant op persoon toevoegen. Na het registreren wordt een met een voucher gestuurd, die in Expo Houten bij de registratiebalie omgewisseld kan worden voor een badge. Dag van de Openbare Ruimte informatie voor exposanten Pagina 5 van 6

6 BEURSCATALOGUSCACATA De beurscatalogus wordt verzorgd door Acquire Publishing. Er wordt door hen contact met u opgenomen voor de promotiemogelijkheden en de standaard vermelding in de beurscatalogus. Let op: uw bedrijfsomschrijving (eventueel met logo) op de beurswebsite staan hier los van! NODIG UW RELATIES EN PROSPECTEN UIT Natuurlijk wilt u laten weten dat u als exposant aanwezig bent tijdens de Dag van de Openbare Ruimte in Expo Houten. Hieronder vindt u de mogelijkheden die u daarvoor heeft: zet het logo van de Dag van de Openbare Ruimte op uw website (downloaden via de website) met uw persoonlijke link om relaties uit te nodigen, kunt u monitoren wie zich via u registreert zet in uw autohandtekening onderaan uitgaande s dat u deelneemt ( U bent van harte welkom bij de Dag van de Openbare Ruimte op 7 en 8 oktober U vindt ons in stand ) maak gebruik van de digitale uitnodigingskaart die u kunt downloaden via uw inlogpagina (op verzoek kan uw bedrijfslogo als afzender worden toegevoegd, stuur hiervoor een mail naar stefanie.vandevelden@expoproof.com met logo bijgevoegd als vector-bestand of hoge resolutie jpg) gebruik de uitnodigingskaarten voor uw eigen postmailing en om mee te geven aan uw buitendienstmensen en verder alles wat u zelf verzint! LEADS VERZAMELEN EN BEHEREN MET EEN APP Via een app kunt u de bezoekersbadge scannen met uw smartphone of tablet (Apple / Android). De gegevens van uw prospects worden verzameld via de app. Ook kunnen de antwoorden op alle gestelde vragen aan de prospect worden opgeslagen in de app en kunnen er opmerkingen aan worden toegevoegd. De app kan via het bestelformulier Huur scan app bij het bedrijf N200 worden besteld. Voor vragen neem contact op met N200: FLYEREN EN ANDERE PROMOTIE OP BEURSVLOER NIET TOEGESTAAN Er mag nergens anders worden geflyerd of anderszins promotie worden gemaakt dan vanuit uw eigen stand. Tijdens de beurs zal hierop toezicht worden gehouden. Dag van de Openbare Ruimte informatie voor exposanten Pagina 6 van 6