TECHNISCH HANDBOEK. Woensdag 23/10/ :00-20:00 Donderdag 24/10/ :00-18:00 Flanders expo - Hal 1.

Transcriptie

1 TECHNISCH HANDBOEK Woensdag 23/10/ :00-20:00 Donderdag 24/10/ :00-18:00 Flanders expo - Hal 1 1

2 Algemene informatie 3 Organisatie 3 Beurshal 3 Partners 3 Data en tijden 4-5 Opbouw 4 Beursdagen 5 Afbouw 5 Beurssecretariaat 5 Standtypes 6-8 Gebruiksregels 6 Modulaire stand 6 All-in & VOM dorp stand 7 Wandbedrukkingen 8 Space Plus module 9 Gebruiksregels 9 Space Plus pakket 9 Technisch plan Instructies 10 Voorbeeld 10 Technisch plan van uw stand 11 Bijbestellingen 12 Technisch reglement 13 Checklist 14 Praktische informatie 15 Grondplan 15 Plattegrond van het complex

3 Algemene informatie Beurs: EUROFINISH 2013 Datum: oktober 2013 Openingsuren: 23/10/2013: 10.00u u 24/10/2013: 10.00u u Beurshal: Flanders Expo - Hall 1 Beste exposant Dit technisch handboek bevat belangrijke informatie om uw deelname aan EUROFINISH 2013 voor te bereiden. Lees het aandachtig door en noteer de deadlines. Indien u nog vragen heeft, aarzel dan niet om ons te contacteren. Wij wensen u veel succes met de voorbereidingen en een geslaagde beurs. Organisatie OPERATIONS: SALES: Joelle Blokland Ria Van den Bogaert Operations Coordinator Sales Executive Joelle.blokland@easyFairs.com Ria.van.den.Bogaert@easyfairs.com T +32 (0) T +32 (0) F +32 (0) F +32 (0) MARKETING: Dieter Wilssens Florence Vercammen Marketing Project Manager Marketing Assistent Dieter.Wilssens@easyFairs.com Florence.Vercammen@easyFairs.com T +32 (0) T +32 (0) F +32 (0) T + 32 (0) Beurshal Flanders Expo - Hall 1 Maaltekouter Gent T +32 (0) Partners Gourmet Invent T +32 (0) Dhl Freight (Belgium) NV Trade Fairs & Events Klaus Michael Kühnelaan 13 B-2440 Geel Tel : +32 (0) Fax : +32 (0) Fairs.benelux@dhl.com Enkel heftrucks van DHL hebben toegang tot het beurscomplex 3

4 Data en tijden Deadline voordeeltarief op bijbestellingen + indienen layouts 23 september Deadline om technisch plan & standontwerp in te dienen 23 september Afsluiting webshop 14 oktober Opbouw Space Plus stand 21 & 22 oktober Modulaire stand en All in stand 22 oktober VOM stand 22 oktober Beurs 23 & 24 oktober Afbouw 24 & 25 oktober Opbouw Hieronder vindt u de opbouwdagen en uren. Uitzonderingen op deze tijden zijn te overleggen : Joelle.Blokland@easyfairs.com MODULAIRE STAND ALL-IN STAND VOM-DORP STAND Tijdens de opbouw is het verplicht om een gekleurd polsbandje te dragen. Deze opbouwbandjes ontvangt u bij het betreden van hall 1. Om uw materiaal te lossen, kan u met uw wagen tot in hall 1 rijden via poort 8. Deze zone is enkel voor laden en lossen, parkeren is niet toegelaten. We vragen u om na het lossen van uw materiaal, uw voertuig op de exposantenparking te plaatsen. SPACE PLUS Maandag 21/ u u Dinsdag 22/ u u 08.00u u 08.00u u 08.00u u Handling Als u een heftruck nodig heeft om zware materialen op uw stand te plaatsen, raden we u aan vooraf een afspraak te maken met de handling firma. Machines die niet door de gangpaden passen, kunnen tijdens de vooropbouw op de stand geplaatst worden. Maar dit enkel na schriftelijke aanvraag en toestemming van de organisatie (Joelle.Blokland@easyfairs.com). Dhl Freight Belgium) NV Trade Fairs & Events Klaus Michael Kühnelaan 13 B-2440 Geel Tel : +32 (0) Fax : +32 (0) Fairs.benelux@dhl.com Op een later tijdstip volgt meer gedetailleerde info van DHL ivm de op en afbouwmodaliteiten. 4

5 Beursdagen Op beursdagen wordt de hoofdingang van de beurs 1 uur voor aanvang van de beurs geopend voor exposanten voor de laatste voorbereidingen. Tijdens de beursdagen mogen er geen wagens naast de hallen parkeren. Personenwagens worden op de exposantenparking toegelaten op vertoon van hun parkeerkaart. BEZOEKERS EXPOSANTEN Woensdag 23/ Donderdag 24/ Afbouw Hieronder vindt u de afbouwtijden. (Uitzonderingen op deze tijden zijn te overleggen : Joelle.Blokland@easyfairs.com ) MODULAIRE STAND ALL-IN STAND VOM-DORP STAND SPACE PLUS Donderdag 24/ u 22.00u 18.00u 22.00u 18.00u 22.00u Vrijdag 25/ u u 8.00u u 8.00u u 18.00u 22.00u 8.00u u Om uw materiaal te laden, kan u met uw wagen tot in de hall rijden via poort 8. Deze zone is enkel voor laden en lossen, parkeren is niet toegelaten. Wij vragen exposanten om zoveel mogelijk af te bouwen na de beurs. Onze leveranciers starten onmiddellijk na sluiting van de beurs met het afbouwen van de standen. Wij raden daarom iedereen aan om waardevolle voorwerpen zo snel mogelijk van de stand te halen. Meldingen van diefstal of beschadiging worden enkel aanvaard tijdens de beurs en gedurende de afbouwperiode en niet op een later tijdstip. Beurssecretariaat Tijdens de op en afbouw en gedurende de beursdagen zal onze Operations Coordinator al uw vragen beantwoorden. Tijdens de opbouw kan u zich wenden tot het beurssecretariaat. Hier kan u ook nog last minute extra items bestellen. Vanaf de start van de beurs kan u voor al uw vragen terecht op het Info Point. 5

6 Modulaire stand Gebruiksregels Om het hergebruik van alle elementen van uw stand (wanden, meubels, etc.) te kunnen garanderen, vragen we om al het gehuurde materiaal in dezelfde staat terug te bezorgen. Het is niet toegelaten in de wanden of meubels te boren, spijkeren of er iets op te kleven dat vlekken achterlaat. Modulaire stand Spot (14,5 W) Stopcontact (1000 W) Parkeerkaart Uitnodigingskaarten 16m² tem 23m² m² m² Het is niet mogelijk materialen uit het standaardpakket te ruilen voor andere bijbestellingen. De maximale bouwhoogte is 3.5m Ook inbegrepen: Witte MDF wanden (hoogte : 2.5m) 2 naambordjes met firmanaam en standnummer Frieslijst (verplicht!) Blauwe tapijttegels Let op, het is niet mogelijk om een andere tapijtkleur te bestellen Tapijttegels wegnemen wordt niet toegelaten Opname in de beurscatalogus Dagelijks stofzuigen Draadloze internetverbinding Marketingtools Niet contractuele afbeelding 6

7 All-in & VOM DORP standen Gebruiksregels Om het hergebruik van alle elementen van uw stand (wanden, meubels, etc.) te kunnen garanderen, vragen we om al het gehuurde materiaal in dezelfde staat terug te bezorgen. Het is niet toegelaten in de wanden of meubels te boren, spijkeren of er iets op te kleven dat vlekken achterlaat. All-in & VOM DORP standen 16m² AXEL JEROOM TESS Tafel AXEL Stoel JEROOM Brochurerek TESS Spot (14,5 W) Stopcontact (1000 W) Parkeerkaart Uitnodigings kaarten tem 23m² m² m² Het is niet mogelijk materialen uit het standaardpakket te ruilen voor andere bijbestellingen. De maximale bouwhoogte is 3.5m Ook inbegrepen: Witte MDF wanden (hoogte : 2.5m) 2 naambordjes met firmanaam en standnummer Frieslijst (verplicht!) Blauwe tapijttegels Let op, het is niet mogelijk om een andere tapijtkleur te bestellen Tapijttegels wegnemen wordt niet toegelaten Opname in de beurscatalogus Dagelijks stofzuigen Draadloze internetverbinding Marketingtools Niet contractuele afbeelding 7

8 Afmetingen Vooraanzicht Panelen (breedte x hoogte) Zichtbare oppervlakte paneel (breedte x hoogte) Fries (hoogte) Staander tussen 2 panelen 100cm x 250cm 95.4cm x 240cm 7cm 4.55cm Wandbedrukkingen U kan uw stand nog beter personaliseren door uw wanden te laten bedrukken. U kan dit doen door via My easyfairs (webshop) het gewenste aantal bedrukte wanden te bestellen (Categorie «Planten & Decoratie»). Daarna kan u de lay-outs verzenden naar Joelle.Blokland@easyfairs.com vóór 23/09/2013. De prijs hiervoor bedraagt 100,00 per paneel. (Let op : deuren van bergingen kunnen niet bedrukt worden!) Layouts niet aangeleverd vóór de deadline, 23/09/2013, kunnen niet meer verwerkt worden. Voor bestanden die door onze drukker nog moeten opgemaakt worden, wordt een éénmalige kost van 120 /opmaak aangerekend. Gelieve rekening te houden met onderstaande specificaties voor het aanleveren van de bestanden: bestanden aanleveren per paneel opmaken in schoon formaat (zichtmaat) 954mm x 2400mm + afloop/bleed 3mm aan elke zijde (= tot. formaat inclusief 3mm bleed langs elke kant wordt dan 960mm x 2406mm) zonder snijtekens of andere druktechnische markeringen van alle teksten een lettercontour maken houd rekening met de staander tussen de panelen van 4.55cm bestanden mogen aangeleverd worden in.pdf bestanden aanleveren op ware grote = 100% of op 50% en dit noteren in de bestandsnaam : bv. 50pc Panelen meenemen is niet toegestaan. 8

9 Space Plus module Gebruiksregels Om het hergebruik van alle gehuurde items te kunnen garanderen, vragen we om al het gehuurde materiaal in dezelfde staat terug te bezorgen. Het is niet toegelaten erin te boren, spijkeren of er iets op te kleven dat vlekken achterlaat. Standaard Space Plus pakket Deze module bevat noch meubelpakket, noch tapijt, noch nutsaansluitingen. Let op, het is niet mogelijk berghokken, wanden, spots en stopcontacten te bestellen voor een Space Plusmodule.! Het is verplicht uw standontwerp in te dienen ter goedkeuring vóór 23/09/2013. De maximale bouwhoogte is afhankelijk van de locatie van uw stand. Contacteer Joelle Blokland voor meer informatie. Inbegrepen: Draadloze internetverbinding Dagelijks stofzuigen van vloerbekleding Marketingtools 500 uitnodigingskaarten 3 parkeerkaarten Opname in de beurscatalogus Niet-contractuele afbeelding 9

10 Technisch plan Instructies Vul de gegevens van uw bedrijf en de contactpersoon voor de beurs in en vermeld de datum Zorg ervoor dat u het correcte standnummer vermeldt Teken uw stand. Gebruik stippellijnen voor de open zijden. Elk vakje van het rooster is 1m x1m Geef zoveel mogelijk informatie (gangpaden, buurstanden, ) Teken (enkel als u het huurt via My easyfairs) stopcontacten, elektriciteits-, perslucht en wateraansluitingen, berging en schappen. Indien wij geen schets van uw berghok ontvangen, wordt deze op de meest aangewezen plaats voor de organisatie geplaatst. het plan naar Joelle.Blokland@easyfairs.com of fax naar +32 (0) vóór 23/09/2013 We kunnen geen rekening meer houden met plannen die ons na deze datum bereiken. Dit is geen bestelformulier. Items (water-, perslucht-, elektriciteitsaansluiting, berghok,...) die u wenst te huren, dient u online te bestellen (Mijn easyfairs). Voorbeeld Firmanaam : easyfairs nv Contactpersoon : Joelle Blokland Datum : 01/09/2013 Standnummer : B1001 Hoogte: 1.20m Voorbeeld Shelf E W GANGPAD GANGPAD 10

11 Dit is geen bestelbon! Technisch plan van uw stand Firmanaam: Contactpersoon: Datum: Standnummer: Legende E e Elektriciteitsaansluiting Stopcontact Berghok (indien besteld) H 2O Wateraansluiting (indien besteld) Shelf Schap (indien besteld) A Persluchtaansluiting (indien besteld) W Extra wand (indien besteld) naar Joelle.Blokland@easyFairs.com of fax naar +32 (0) vóór 23/09/

12 Bijbestellingen Na het boeken van uw stand, heeft u een link toegezonden gekregen voor «My easyfairs». U kunt met deze link inloggen op onze website. Contacteer de organisatie indien u de link nogmaals wenst te ontvangen. Hier kunt u informatie voor de online catalogus opladen en bijbestellingen plaatsen. Extra items zoals meubels, elektriciteit, parkeerkaarten, audiovisueel materiaal, dienen dus langs deze weg bijbesteld te worden. Meer uitleg over het gebruik van My easyfairs vindt u in het marketing handboek. Meubels die niet in de webshop staan, kunnen per mail (Joelle.Blokland@easyFairs.com) besteld worden. U kan terecht op voor een volledig overzicht van het beschikbare meubilair. Het is verplicht ook deze bestellingen via easyfairs te laten verlopen. Parkeerkaarten worden afgehaald op het beurssecretariaat tijdens de opbouw van de beurs. Op uw verzoek kunt u de parkeerkaarten op ons kantoor afhalen of kunnen we deze via post opsturen. Deadline : bijbestellingen kunnen aan het voordeeltarief geplaatst worden tot 23/09/2013. Bestellingen die geplaatst worden na de deadline zijn onderhevig aan een prijstoeslag van 30%. De webshop op My easyfairs zal afgesloten worden op 14/10/2013. Vanaf dan kan u voor bestellingen nog terecht op het beurssecretariaat tijdens de opbouwdagen. easyfairs geeft echter geen garantie dat alle items nog verkrijgbaar zijn tijdens de opbouw. Indien u hierover vragen heeft : Joelle.Blokland@easyFairs.com! Klachten over standaard of gehuurd materiaal worden enkel aanvaard tijdens de opbouwperiode en tijdens de beurs, niet op een later tijdstip! 12

13 Technisch reglement Alle zichtbare zijden moeten worden afgewerkt Beamers en lichtinstallaties mogen enkel in de stand en mogen niet storend zijn voor andere exposanten Er mogen geen commerciële acties gevoerd worden buiten de stand, zonder toelating van de organisatie Gasflessen zijn enkel toegelaten na schriftelijke aanvraag en goedkeuring van de organisatie Geluidsinstallaties mogen enkel als deze niet storend zijn voor andere exposanten! VERGEET SABAM EN DE BILLIJKE VERGOEDING NIET, INDIEN ER MUZIEK WORDT GESPEELD OP UW STAND! Auto s parkeren wordt niet toegestaan in de hal Elke vorm van dakconstructie is enkel toegestaan na goedkeuring van de organisatie Schroeven, boren of spijkeren in easyfairs materiaal is niet toegestaan. Beschadigde materialen zullen worden gefactureerd aan de klant. ( 50/wand) Demomateriaal moet in de stand staan, niet in de gangpaden Omruilen of terugbetalen van standaard of gehuurd materiaal is niet mogelijk Bij annulering van gehuurd materiaal zijn wij genoodzaakt annulatiekosten aan te rekenen. => tot 2 weken voor de beurs: 50% annulatiekosten => 1 week voor de beurs: 100% annulatiekosten De organisatie behoudt zich het recht voor om artikels van alle aard, die storend zijn voor de organisatie of andere exposanten te verwijderen op elk ogenblik van de beurs De organisatie is niet verantwoordelijk voor verlies of diefstal Restafval dat achterblijft na de beurs wordt gefactureerd aan de klant. ( 12.50/m³) 13

14 Checklist Checklist Om uw beursvoorbereiding vlot te laten verlopen, geven we u hieronder nogmaals een overzicht van een aantal zaken die u zeker niet over het hoofd mag zien. Actie Deadline Contact Wenst u extra items zoals meubels, planten, redbox,... te bestellen? Heeft u een extra elektriciteitswater of persluchtaansluiting nodig? Heeft u extra parkeerkaarten nodig? Heeft u een vorklift nodig om zware materialen op uw stand te zetten? Heeft u de namen voor de exposantenbadges geregistreerd? Heeft u uw technisch plan voor de nutsvoorzieningen ingediend? Heeft u uw standontwerp ingediend? (enkel voor Space Plus standen) 23/09/2013 Let op: vanaf 24/09/2013 verhogen de prijzen +30%! 23/09/2013 et op: vanaf 24/09/2013 verhogen de prijzen +30%! 23/10/ /09/ /10/2013 My easyfairs Klik op de beursnaam Klik onder uw firmanaam op de blauwe knop Extra items bestellen My easyfairs My easyfairs DHL Tel : +32 (0) My easyfairs Klik op de beursnaam Klik boven de kader op Schrijf uw personeel in Joelle Blokland F +32 (0) E joelle.blokland@easyfairs.com Joelle Blokland F +32 (0) E joelle.blokland@easyfairs.com 14

15 Praktische informatie Grondplan Hier vindt u de laatste update van het grondplan. Plattegrond van het complex 15