- PDF Gratis download

Transcriptie

1

2 Brussels Expo, paleis 4 22 & 23/09/ /09/2011 : 13u - 22u 23/09/2011: 13u - 20u Wij helpen u graag om uw deelname zo succesvol en aangenaam mogelijk te maken, daarom hebben wij dit document voor u opgesteld, dit bevat het Marketing & Technisch handboek. U vindt hier praktische informatie over de verschillende promotietools en praktische informatie i.v.m. uw stand, de op en afbouw,... INHOUDSOPGAVE MARKETING HANDBOEK SPREAD THE WORD 4 PROMOTIETOOLS 5 MY EASYFAIRS - Online catalogus 7 EXPOSANTENBADGES 8 CONTACTPERSONEN Sales Joke Sebrechts +32 (0) Techniek Britt Bruynseels +32 (0) Marketing Marianne Lenaerts +32 (0) Steven Meeremans +32 (0) SALESTIPS 9 CHECKLIST MARKETING 10 BIJLAGE CATALOGUS 11 TECHNISCH HANDBOEK NUTTIGE INFO & ADRESSEN 14 OP EN AFBOUW 15 STANDINFORMATIE & TECHNISCH REGLEMENT 16 PLATTEGROND 18 2

3 Brussels Expo, paleis 4 22 & 23/09/2011 MARKETING HANDBOEK Wij bieden u een aantal GRATIS marketing tools aan. Het Marketing Handboek bevat een samenvatting van de mogelijkheden. Vragen? Neem gerust contact op met onze Helpdesk: karen.rammeloo@easyfairs.com of +32 (0) INHOUDSOPGAVE CONTACTPERSONEN Sales Joke Sebrechts +32 (0) Techniek Britt Bruynseels +32 (0) Marketing Marianne Lenaerts +32 (0) Steven Meeremans +32 (0) SPREAD THE WORD 4 PROMOTIETOOLS 5 MY EASYFAIRS - Online catalogus 7 EXPOSANTENBADGES 8 SALESTIPS 9 CHECKLIST MARKETING 10 BIJLAGE CATALOGUS 11 HELPDESK Karen Rammeloo karen.rammeloo@easyfairs.com +32 (0)

4 SPREAD THE WORD! Verstuur zoveel mogelijk uitnodigingen ACTIES: Gedrukte uitnodigingen versturen Database aanleveren (uitnodigingen door ons laten versturen in uw naam) Uw bezoekerslink uitsturen Gemiddeld 60% van de bezoekers komt op basis van een persoonlijke uitnodiging van een exposant! Trek uw conclusie en promoot uw deelname actief naar uw klanten en prospects. Wij voorzien de nodige tools. Gedrukte kaarten easyfairs voorziet een standaardpakket van 250 gratis kaarten voor iedere exposant. Meer nodig? U kunt kosteloos bijbestellen! NB: Grote aantallen (>1000) graag doorgeven vóór 20/06/2011! Database aanleveren Stuur ons een Excel bestand met max. 500 Benelux contacten Wij zullen de kaarten dan in uw naam versturen (de naam van uw bedrijf wordt op de achterzijde van de kaart gedrukt) DEADLINES: KAARTEN BIJBESTELLEN (>1000): marianne.lenaerts@easyfairs.com Deadline: 20/06/2011 AANLEVEREN DATABASE: karen.rammeloo@easyfairs.com Deadline: 01/08/2011 KAARTEN BIJBESTELLEN (<1000): karen.rammeloo@easyfairs.com Deadline: 13/09/2011 We gebruiken deze gegevens enkel voor het versturen van uw uitnodigingen. Indien echter één van uw contacten de beurs bezoekt, komen zij automatisch terecht in onze bezoekerdatabase. VERPLICHTE KOLOMMEN IN UW EXCEL BESTAND: Firmanaam Dhr / Mevr Voornaam Naam Straat + huisnummer Uw bezoekerslink & uw exposantenlink U zal een Infokit voor exposanten ontvangen per met daarin een bezoekerslink, een exposantenlink en uw logingegevens. Deze linken zijn uniek aan u verbonden. Via uw bezoekerslink kunt u bezoekers uitnodigen om zich te registreren voor de beurs. Via de exposantenlink kunt u bekijken wie zich al registreerde voor de beurs via uw bezoekerslink. Alle gegevens van de (potentiële) klanten die via uw link registreren, komen in een Excel-bestand terecht dat u kan raadplegen m.b.v. uw logingegevens. Via de exposantenlink dient u tevens uw standpersoneel te registreren. Wat kunt u doen met uw bezoekerslink: Aparte ing (Uitnodiging) opstellen met daarin de bezoekerslink ( registreer hier ) Verwerken in uw signature Postcode Plaats Land (BE NL LUX) Taal Op uw website plaatsen Banners & buttons hyperlinken 4

5 PROMOTIETOOLS Promoot uw deelname aan de beurs uitvoerig ACTIES: Briefstickers kleven Signature aanpassen Banners plaatsen Ruim 83% van de bezoekers informeert zich vóór de beurs inhoudelijk over exposerende bedrijven. De belangrijkste bronnen: advertenties en/ of advertorials in vakbladen, artikels in vakbladen, internetsites en (beurs)catalogi. Maak hier gebruik van! 1. Briefstickers: u ontvangt van ons een pakket met stickers die u bv. op uw uitgaande post kunt kleven. Het staat u vrij er gratis en onbeperkt bij te bestellen. 2. signature: ook een geschikte plek om uw deelname te promoten is in uw handtekening onderaan in uw . U kunt het beurslogo samen met nog ander materiaal terugvinden op de beurswebsite:, onder Downloads. Bijvoorbeeld: Vriendelijke groeten, DEADLINES: STICKERS BIJBESTELLEN karen.rammeloo@easyfairs.com Deadline: 13/09/2011 Marianne Lenaerts Marketing Project Coördinator Tel +32 (0) Fax +32 (0) Bezoek ons tijdens PROJECT BUILD 2011, stand Registreer hier voor uw gratis badge 3. Banners: wij voorzien u kosteloos van een aantal banners. Deze kunt u downloaden via de beurswebsite: onder Downloads. Plaats deze op uw website of in uw signature. TIP: Hyperlink deze met uw bezoekerslink en plaats deze op uw website! (Deze link ontvangt u per ) LET OP VOOR ONAFHANKELIJKE AANBIEDERS VAN BEURSKALENDERS! Regelmatig horen wij berichten van exposanten die benaderd worden door bedrijven die zich voorstellen als ontwerpers van een catalogus van de beurs of een algemene beurzenkalender. Via brief, fax of geven zij u te kennen dat zij een aanpassing bieden van uw adresgegevens voor opname in hun beurskalender. In de kleine lettertjes merkt u echter dat zij aanzienlijke bedragen aanrekenen voor deze gegevens als u het document ondertekend terugstuurt. easyfairs distantieert zich volledig van deze praktijken. 5

6 PROMOTIETOOLS Promoot uw deelname aan de beurs uitvoerig ACTIES: Persbericht naar easyfairs sturen Persmap samenstellen Advertenties aanpassen Informatie voor beurscatalogus aanleveren easyfairs BOOSTER PACK Sponsoringpakketten 4. Persbericht & Persmap: Via My easyfairs kunt u zelf uw persberichten en productnieuws opladen op uw pagina op de beurswebsite. U kunt ook een persmap samenstellen en afgeven op de beurs zelf. Deze wordt op het easyfairs BUSINESS POINT geplaatst, waar bezoekers en journalisten deze kunnen inkijken. 5. Advertenties: Noem de beurs en uw standnummer ook in eventuele advertenties in de (vak) media. 6. Beurscatalogus: van elk deelnemend bedrijf worden standaard volgende elementen gratis opgenomen: naam bedrijf, standnummer, adres, telefoon, fax, algemeen adres, rubrieken. Voor extra opties (extra vermelding, advertentie, etc), neemt u contact op met onze cataloguspartner Bouwkroniek Meer informatie over de catalogus kan u vinden in de bijlage achteraan dit marketingdossier. Contact: Tamara Chalmers E: pb2011@bouwkroniek.be T: +32 (0) DEADLINES: ADVERTENTIE CATALOGUS pb2011@bouwkroniek.be Deadline: 12/08/ easyfairs BOOSTER PACK (standaard) visibiliteit vóór, tijdens en na de beurs easyfairs neemt uw logo op in haar bezoekerscampagne: - in een newsletter voor de beurs - in de online catalogus - in de logoscroller op de website - op de beursplattegrond tijdens de beurs - in de nabeschouwing na de beurs easyfairs BOOSTER PACK joke.sebrechts@easyfairs.com Deadline: 30/08/2011 Prijs standaard pakket: 495 Meer info: PROJECTBUILD-BE Voor meer informatie over het boosterpack, kan u terecht op onze website:, onder BOOSTER PACK. 8. Sponsoringpakketten Als exposant kunt u uw beursdeelname nog eens extra in de verf zetten door gebruik te maken van één of meerdere van onze sponsorpakketten. - Lanyard sponsoring - Audiovisuele sponsoring - Inkom sponsoring - Flyer sponsoring Voor meer informatie contacteert u onze sales verantwoordelijke of neemt u een kijkje op onze website, en klikt u op Sponsoring: mogelijkheden. 6

7 PROMOTIETOOLS Promoot uw deelname aan de beurs uitvoerig My easyfairs ACTIES: Informatie opladen in Mijn easyfairs, de online beurscatalogus Via My easyfairs kunt u de visibiliteit van uw bedrijf en haar producten optimaliseren in de online catalogus. Hoe vaak u ook aan een easyfairs beurs deelneemt, u hoeft deze gegevens maar 1 keer in te geven om in de online catalogus te verschijnen. Via Mijn easyfairs, kunt u uw bedrijf duidelijk promoten via bv. uw bedrijfsnaam, en bedrijfsprofiel Voor meer informatie over het optimale gebruik van Mijn easyfairs en om een handleiding te downloaden, surf naar uw bedrijfslogo publiceren in de catalogus promotioneel materiaal over uw producten of diensten publiceren Uw invoerscherm Het resultaat 7

8 STANDBEMANNING & OPBOUWPERSONEEL ACTIES: easyfairs bezorgt u uw exposantenlink per , hiermee kunt u uw exposantenbadges aanvragen. Registratie exposantenbadges Het is essentieel dat u voor de beurs uw standbemanning registreert. Gebruik de exposantenlink en logingegevens uit uw Infokit voor exposanten die u toegestuurd krijgt per . Kies een taal, log in en klik op het icoon standpersoneel registratie. Op het volgende scherm klikt u op nieuwe registratie toevoegen. Voer de namen in van de mensen die aanwezig zullen zijn tijdens de beursdagen. Als u alle personen hebt ingevoerd, klikt u op barcodes afdrukken. Print dit formulier uit en bezorg iedereen een kopie. Hiermee kunt u de badges bij de registratiebalie aan de ingang van de beurs afhalen. OPGELET: het opbouwpersoneel hoeft niet geregistreerd te worden; u krijgt opbouwbandjes aan de ingang van de parking. 8

9 SALES TIPS TIJDENS EN NA DE BEURS Trek de aandacht tijdens de beurs ACTIES: TIJDENS DE BEURS Sales lead systeem opzetten Persmap afgeven op het BUSINESS POINT Leg van tevoren goed vast hoe u zich wilt presenteren tijdens de beurs. Hoofddoel is uiteraard om u binnen het easyfairs concept te onderscheiden van de rest! Plan nog vóór de beurs de opvolging van uw beursdeelname. Zorg ervoor dat er tijd wordt vrijgemaakt om mensen op te bellen na de beurs. Behandel eerst de belangrijkste contacten. TIJDENS DE BEURS Blijf niet op uw eiland zitten, spreek mensen actief aan Houd elke sales lead systematisch bij NA DE BEURS Follow up Breng resultaten in kaart Evalueer & motiveer! Trek de aandacht met wat actie op uw stand NA DE BEURS Doorzetten wordt beloond! Neem opnieuw contact op na intervals van 3 en 6 maanden. Uit ervaring blijkt dat aankoopbeslissingen soms tijd nodig hebben. Meet uw resultaten op een efficiënte manier Zo kan u uw ROI meten en kan u zich hier in de toekomst op baseren bij het nemen van beslissingen. Vandaar : Houd uw sales leads systematisch bij! Let hierbij op de volgende elementen: Waarde van de verkoop Uw investering in deelname Aantal sales leads Kosten per lead = totale kost deelname gedeeld door aantal leads Aantal nieuwe contacten Gegenereerde media-aandacht Andere meetbare elementen (bv. aanwerving) Niet-meetbare voordelen (goodwill, team spirit) Evalueer daarna uw resultaten Probeer te achterhalen waarom u beter of minder goed presteerde dan u had verwacht. Breng uw medewerkers op de hoogte en geef hen de nodige motivatie om het volgende keer (nog) beter te doen. 9

10 MARKETING CHECKLIST Houd uw to do s goed bij. Duid aan wat al gedaan is. ACTIES: Omdat we u graag een handje helpen bij de voorbereiding, vindt u hier een kant-en-klare checklist met alle marketingacties en deadlines. Overloop de checklist Vink af wat al gedaan is LET OP! De deadline voor technische bijbestellingen kan u terugvinden in het Technisch handboek hier achteraan. Deadline Actie Contact 20/06/2011 Bijbestellen kaarten > 1000 Marianne Lenaerts 01/08/2011 Aanleveren database 500 contacten Karen Rammeloo 12/08/2011 Advertentie in de geprinte beurscatalogus Bouwkroniek 30/08/2011 Bestellen van het easyfairs BOOSTER PACK Joke Sebrechts 13/09/2011 Bijbestellen stickers Karen Rammeloo 13/09/2011 Bijbestellen kaarten <1000 Karen Rammeloo We wensen u veel succes met de voorbereiding en natuurlijk een schitterende beurs! Voor vragen kan u altijd terecht bij onze Helpdesk: Karen.rammeloo@easyFairs.com of +32 (0)

11 REDACTIE EN BEHEER KERKSTRAAT 55, 1701 ITTERBEEK TEL FAX ADVERTENTIETARIEF 2011 Ter gelegenheid van deze beurs, brengt Bouwkroniek op 9 september 2011 dit speciaal nummer uit. Deze special is tegelijkertijd de Nederlandstalige officiële beursgids en zal niet enkel worden verzonden aan alle abonnees van Bouwkroniek (betalende abonnementen), maar wordt eveneens gratis aan alle bezoekers van de beurs uitgedeeld. Met een handig beursplan, exposantenlijst, programma van de learnshops wordt de professional geïnformeerd over wat er reilt en zeilt in de bouw. Van deze beursgids worden exemplaren gedrukt. Publiciteit kan geplaatst worden tegen volgende voorwaarden : formaat breedte x hoogte prijs (exclusief 21% btw) 1/4 185 x 64 mm 365 1/2 185 x 128 mm 710 1/1 185 x 260 mm /1 + steunkleur 185 x 260 mm /2 vierkleurendruk 185 x 128 mm /1 vierkleurendruk 185 x 260 mm /1 vierkleurendruk 400 x 260 mm Steunkleur : supplement van 305 op de prijzen van zwart/wit advertenties. Materiaal : ZWART/WIT EN VIERKLEUREN ADVERTENTIES: Graag ontvingen we het advertentiemateriaal op magnetische drager voor Macintosh (CD-R ) vergezeld van een controle-print, of via mail: pb2011@bouwkroniek.be Eventueel zorgen wij voor zetwerk en layout (voorwaarden overeen te komen). Gelieve ons het materiaal uiterlijk 12 augustus 2011 te laten toekomen. Algemene voorwaarden zie INLASSINGSORDER terug te zenden of te faxen aan Bouwkroniek, Kerkstraat 55, 1701 Itterbeek - Fax Ik ondergetekende... Naam van de firma... BTW nr... Volledig adres... verklaar mij hierbij akkoord een advertentie te plaatsen in het speciaal nummer: PROJECT BUILD 2011 Formaat van de advertentie... Prijs... Het nodige advertentiemateriaal is bijgevoegd zal u toekomen via... in bezit Bouwkroniek, zie kopie hierna... Opgemaakt te goeder trouw te... Stempel van de firma Datum en handtekening

12 Brussels Expo, paleis 4 22 & 23/09/2011 TECHNISCH HANDBOEK INHOUDSOPGAVE NUTTIGE INFO & ADRESSEN 13 OP EN AFBOUW 14 STANDINFORMATIE & TECHNISCH REGLEMENT 15 PLATTEGROND 17 CONTACTPERSONEN Sales Joke Sebrechts +32 (0) Techniek Britt Bruynseels +32 (0) Marketing Marianne Lenaerts +32 (0) Steven Meeremans +32 (0)

13 NUTTIGE INFO Contactpersonen: OPERATIONS : Britt Bruynseels Dirk Van Bouchout Operations Coordinator Purchasing-Operations Manager Britt.Bruynseels@easyFairs.com Dirk.Van.Bouchout@easyFairs.com Tel: +32 (0) Tel: +32 (0) Fax: +32 (0) SALES : Joke Sebrechts Sales Executive Joke.Sebrechts@easyFairs.com Tel: +32 (0) Fax: +32 (0) MARKETING : Marianne Lenaerts Steven Meeremans Marketing Project Coordinator Marketing Project Manager Marianne.Lenaerts@easyFairs.com Steven.Meeremans@easyFairs.com Tel: +32 (0) Tel: +32 (0) Fax: +32 (0) Tel: +32 (0) Beurshal: Brussels Expo Belgiëplein Brussel Tel: +32 (0) Handling: Valverde Evert van de Beekstraat CL Schiphol Tel: +31 (0) Fax: +31 (0) Alleen heftrucks van Valverde hebben toegang tot het beurscomplex Catering: Horeto Expo Brussels Expo Belgiëplein 1020 Brussel Tel: +32 (0) Fax: +32 (0)

14 Opbouw & afbouw: Uw opbouwpersoneel zal tijdens de opbouw een gekleurd armbandje krijgen. De bandjes kan u afhalen na aanmelding bij onze bewaking aan de inkom van de hallen. Waarborgsysteem NIEUW In samenspraak met Brussels Expo introduceren we een waarborgsysteem met als doel een snellere circulatie te kunnen realiseren op het beursterrein. personenwagens en vrachtwagens tot 6m: 50 voor 1 uur Vrachtwagens groter dan 6m : 100 voor 2 uur Bij het oprijden van de parking, overhandigt u het bedrag en krijgt u een ontvangstbewijs met tijdstip. U krijgt dit bedrag uiteraard terug als u binnen de vooropgestelde tijdslimiet uw wagen gelost hebt. Opmerkingen over de waarborg worden enkel aanvaard tijdens de opbouw en de beursdagen op het beurssecretariaat en niet op een latere datum. Opbouw ALL IN ALL IN PLUS SPACE PLUS EASYFAIRS Dinsdag 20/09 / / 10u00-22u00 Woensdag 21/09 10u00-22u00 10u00-22u00 10u00-22u00! De hoofdingang van de hal wordt op donderdag en vrijdag 1 uur voor aanvang van de beurs geopend, zodat exposanten nog de laatste voorbereidingen kunnen treffen. Er kan alleen geparkeerd worden op de parking rondom het complex, niet naast de hallen. Afbouw ALL IN ALL IN PLUS SPACE PLUS EASYFAIRS Vrijdag 23/09 20u00-24u00 20u00-24u00 20u00-24u00 Personenwagens + lichte vrachtwagens Vrijdag 23/09 21u30-24u00 21u30-24u00 21u30-24u00 Vrachtwagens > 6m Zaterdag 24/09 00u00-11u00 00u00-11u00 00u00-11u00 14

15 Standinformatie All in Module: IEU Wat is inbegrepen? witte modulaire MDF wanden (2.5m hoog) donkerblauwe tapijttegels 2 spots 1 stopcontact (1000 W) 1 parkeerkaart 1 naambordje met vermelding firmanaam + standnummer! max bouwhoogte : 3.5m verplichte friesconstructie 1 meubelpakket: 2x stoel JEROOM / 1 x tafel AXEL / 1x folderrek TESS All-in plus Module: vanaf 40m² Wat inbegrepen? 1 wateraansluiting met gootsteen banner met uw logo ( aan te leveren in PDF, 150dpi, 100%) 1 electrische aansluiting met schakelbord twv 6000w 3 spots 1 berging met deur 3 parkeerkaarten 1 meubelpakket : Max bouwhoogte 4.5m 2x Jeroom 1x Axel 1x Tess 1x Jornt 2x Sesam 1x Intra Space plus easyfairs Module: vanaf 40m² Wat inbegrepen? donkerblauwe tapijttegels 1 electrische aansluiting met schakelbord twv 6000w 3 parkeerkaarten Max bouwhoogte 4.5m (standontwerp verplicht in te dienen - voor goedkeuring organisatie) 15

16 NIEUW NIEUWE WERKWIJZE : Plaats uw bestellingen online Na het boeken van uw stand, krijgt u van ons een link toegezonden voor My easyfairs. NIEUW U kunt met deze link inloggen op onze website. De eerste maal krijgt u de kans uw paswoord aan te passen. Hier kunt u uw informatie voor de online catalogus opladen en bijbestellingen plaatsen. Extra items zoals meubels, elektriciteit, parkeerkaarten, audiovisueel materiaal, dienen dus langs deze weg bijbesteld te worden. Deadline: bijbestellingen kunnen geplaatst worden tot 08/09/2011 Bestellingen, die geplaatst worden na de deadline, zijn onderhevig aan een prijstoeslag van 30%. In geval van vragen: britt.bruynseels@easyfairs.com Technisch reglement Alle zichtbare zijden moeten worden afgewerkt. Beamers en lichtinstallaties mogen enkel in de stand en mogen niet storend zijn voor de andere exposanten. Er mogen geen commerciële acties gevoerd worden buiten de stand, zonder toelating van de beursorganisator. Gasflessen: enkel toegelaten na schriftelijke aanvraag en goedkeuring organisatie. Geluidsinstallaties mogen enkel als deze niet storend zijn voor andere exposanten. Auto s parkeren wordt niet toegestaan in de hal. Elke vorm van dakconstructie is niet toegestaan. Schroeven, boren of spijkeren in easyfairs materiaal is niet toegestaan. Beschadigde materialen zullen gefactureerd worden aan de klant. Demomateriaal moet in de stand staan, niet in de gangpaden. Omruilen of terugbetalen van standaard of gehuurd materiaal is niet mogelijk. De organisatie behoudt zich het recht voort om artikels van alle aard, die storend zijn voor de organisatie of andere exposanten te verdwijderen op elk ogenblik van de beurs. Bij annulering van gehuurd materiaal zijn wij genoodzaakt annulatiekosten aan te rekenen. > tot 2 weken voor de beurs: 50% annulatiekosten > 1 week voor de beurs: 100% annulatiekosten 16

17 NIEU Bedrijfsnaam: Standnummer: Contactpersoon: Indien u elektriciteit, perslucht, een wateraansluiting of een berging wenst, vragen wij u om de locatie van deze voorzieningen op uw stand aan te duiden door middel van een schets.! OPGELET: Dit is geen bestelbon! LEGENDE Terugfaxen naar: +32 (0) E: Elektriciteit P: Perslucht B: Berging Handtekening; Datum: / / W: Extra wand Water: Wateraansluiting 17