INSCHRIJVINGSFORMULIER

Transcriptie

1 Opbouwkalender Donderdag 22/10 : 14u00 18u00 Vrijdag 23/10 : 8u00 18u00 (De Modulex stand die via Wallonie Expo gehuurd wordt, mag vanaf 23/10 aangelegd worden) Datums & Openingstijden Zaterdag 24/10 Bezoekers : 9u00 18u00 Exposanten : vanaf 8u00 Zondag 25/10 Bezoekers : 9u00 18u00 Exposanten : verplichte aanwijzigheid vanaf 8u00* Afbouwkalender Zondag 25/10: 18u30 22u00** Maandag 26/10: 8u00 18u00 Opmerkingen *Aanwijzigheid van de exposanten vanaf 8u00 op 25/10/2015: ten gevolge van de vroege opening van de inschrijvingen voor de race, zijn de exposanten op hun standen vanaf 8u verwacht om de sportieven en hun gezellen de beurs te laten ontdekken. **Afbouw op zondag 25/10/2015 : geen afbouw, opening van rolluiken of terugbetaling van de waarborg voor de CEE adapter vóór zondag 25 oktober om 18u30. Heftrucks en hoogtewerkers zijn niet toegestaan en worden evenmin verhuurd op zondag 25 oktober. We benadrukken dat u verplicht aanwezig moet zijn en de stand moet bemannen tot de officiële sluiting van de beurs. Op de parkeerterrein en rond de WEX zich parkeren : het parkeren van vrachtwagens, bestelwagens en aanhangwagens (langs het gebouw en parkeerterrein voor bezoekers) buiten die uren is streng verboden. In geval van niet naleving zal het voertuig op uw kosten ontruimd en de toegang zal hem verboden zijn voor de rest van de gebeurtnis (opbouw, beurs, afbouw). Algemene opmerking: ondergetekende heeft kennis genomen en gaat akkoord met de deelname en de betalingsvoorwaarden alsook de andere bepalingen op dit formulier en verbindt zich ertoe het algemeen beursreglement na te leven. Dit beursreglement, waarvan een exemplaar op gewone aanvraag gratis wordt toegezonden, maakt integraal deel uit van onderhavige verbintenis. Ondergetekende verklaart gemachtigd te zijn om in de inschrijver te verbinden en stelt zich persoonlijk borg voor de uitvoering van alle verplichtingen voortvloeiend uit deze inschrijving. Betalingsvoorwaarden Voorschotfactuur: de betaling van de factuur is voorwaardelijk voor de reservatie van de stand en bevestigt uw inschrijving. De voorschotfactuur bestaat uit 30% van de gehuurde oppervlakte inschrijvingsrecht. Contante betaling bij ontvangst van de factuur. Saldofactuur: contante betaling bij ontvangst van de factuur. Cheques niet geaccepteerd. Voor meer informatie Beursverantwoordelijke: Gauthier DUJARDIN +32 (0) 84/ run2bike@wex.be Datum : / / Naam: Handtekening: Pagina 1 van 5

2 MET HOOFDLETTERS INVULLEN AUB VOLLEDIG INGEVULD EN ONDERTEKEND PER MAIL TERUGZENDEN : RUN2BIKE@WEX.BE OF PER FAX : +32 (0) 84/ FACTUURADRES Firma : BTW nummer (verplicht) : Niet onderworpen Vertegenwoorigd door: Adres van de firma: Postcode: Gemeente:Land: Telefoon : Fax : E mail: Website: Tentoongestelde producten: Voor de organisatie: Standnummer in 2014 : Standnummer in 2015 : CORRESPONDENTIEADRES Als verschillend van het factuuradres. Dit adres zal als standaard voor onze publicaties gebruikt worden. Firma: Adres van de firma: Postcode: Gemeente :Land : Telefoon : Fax : E mail: Website: STANDVERANTWOORDELIJKE Contactpersoon die alle belangrijke documenten zal ontvangen. Naam: Voornaam: Mobiel: Persoonlijke e mail: TECHNISCHVERANTWOORDELIJKE OF STANDBOUWER Naam: Voornaam: Mobiel: Persoonlijke e mail: Pagina 2 van 5

3 OP 24 EN 25 OKTOBER 2015 DE ONDERGETEKENDE BESTELT (PRIJZEN EXCL. BTW) : Vast registratierecht = 130 Inbegrepen: 2 toegangskaarten/gehuurd m 2, publicatie van uw gegevens, 2 exposantenbadges en 2 doorgangsbewijzen voor op en afbouw. Naakte oppervlakte:..m (breedte) x..m (diepte)=..m 2 31,50 /m 2 bij inschrijving voor 30/06/2015 = 35,00 /m 2 bij inschrijving na 30/06/2015 = Standinrichting: Gelieve uw keuze te maken tussen de voorstellen op pagina 4 en de prijs hierachter op te schrijven: = Verplichte M20 monofase aansluiting (4000 watts in 220 volts) = 150 Totaal excl. BTW = Datum : / /. Naam : Pagina 3 van 5

4 OP 24 EN 25 OKTOBER 2015 STANDINRICHTING Volgens ons reglement is het verplicht om wanden en vloerbekleding op uw standplaats te plaatsen. Gelieve een keuze tussen de volgende voorstellen te maken : Ik beschik over een expotent met gesloten zijden naar mijn buurmannen en ik zou graag tapijt huren : Kleur naar keuze: Koningsblauw Donkerblauw Grasgroen Donkergroen Rood Bordeaux Donkergrijs Zwart Aantaal m 2 : /6,50 (plaasting, ontruiming en recyclage inbegrepen). Ik beschik over mijn eigene wanden en ik zou graat tapijt huren : Kleur naar keuze: Koningsblauw Donkerblauw Grasgroen Donkergroen Rood Bordeaux Donkergrijs Zwart Aantaal m 2 : /6,50 (plaatsing, ontruiming en recyclage inbegrepen). Ik zou graag een stand via Wallonie Expo huren. Stand Modulex : nieuw synthetisch tapijt, witte wanden (hoogte 2,6m), bilite fronton, verlichting (1 spot alle 2 meters), dagelijkse stofzuiging van het tapijt, standnummerpaneel op fronton. Op en afbouw inbegrepen. m 2 x 39 Opties: berging van 1m 2 : 100 excl. BTW berging van 2m 2 : 150 excl. BTW Tapijtkleur naar keuze : Koningsblauw Donkerblauw Grasgroen Donkergroen Rood Bordeaux Donkergrijs Zwart Belettering met firmanaam en standnummer (zwarte belettering op wit paneel van 100x20cm) Te vermelden naam: Wij waarschuwen u ook dat het verboden is te spijkeren, boren en verven in of op de wanden en indien u zelfklevers gebruikt, dient u deze zelf te vewijderen zondere de panelen te beschadigen en zonder lijmvlekken achter te laten. Indien een paneel beschadigd werd en hersteld dient te worden zal dit aan u gefactureerd worden. Datum : / / Naam : Pagina 4 van 5

5 UITTRESKEL UIT HET BEURSREGLEMENT 2/ TECHNISCHE GEGEVENS VAN WEX a. Afmetingen: Behalve afwijking wordt de hoogte van de wanden tussen 2,5m en 3m beperkt. Ter herinnering zijn vloerbekleding, wanden en verlichting verplicht (Art. 4c). b. Ophanging: Het ophangen van materialen aan het onderdak is pas mogelijk na schriftelijke aanvraag gericht aan Wallonie Expo en na goedkeuring door een erkende controleorganisme. c. Verplichtingen: Gelieve rekening te houden met volgende verplichtingen bij het ontwerp en de opbouw van uw stand: - De brandkranen en brandblusapparaten moeten steeds gemakkelijk bereikbaar zijn, d.w.z. zonder voorwerpen te hoeven verplaatsen. - Langs de zijkanten van alle paleizen en in het midden van paleizen 1,2,4 en 5 zijn er zuilen. - Nooduitgangen moeten open en vrij blijven in lanen A, B, C, D, E en F tussen de verschillende paleizen. d. Schade: In geval van vernielingen aangericht aan goederen of lokalen die ter beschikking van de exposanten werden gesteld, zullen de kosten van herstelling van beschadigde goederen ten laste vallen van de aansprakelijke exposant. Het gebruik van verf, zelfklevers, spijkers... wordt niet toegelaten op de standen via Wallonie Expo werden gehuurd, noch op de wanden en op de betonvloer van WEX. Het plaatsen van vast tapijt impliceert dat er rekening dient te worden gehouden met het feit dat het plakband verwijderd moet worden bij de ontruiming. Wij zien ons verplicht volgende de prijzen te eisen voor: Verfvlekken en andere: 75 /m² met een minimum van 1m² (bijkomstige vlekken die op een afstand van meer dan 50 cm gelegen zijn worden beschouwd als afzonderlijke vlekken) Krassen en schade aangericht door zwaar materieel: 50 per beschadigde plaats Resten kleefstof en plakband: 15 /lopende meter met een maximale breedte van 5cm Verwijdering van afval bij opbouw en ontruiming van de stand: /m³ (tijdens de beurs zie artikel 5 e van dit reglement) 3/ DEELNAME a. Aanneming: Enkel de producenten, de fabrikanten of hun algemene of exclusieve agenten met een commerciële bevoegdheid voor België mogen op de gebeurtenis exposeren. Het bewijs van de commerciële band die bestaat tussen een algemeen agent en een firma waarvan de producten tentoongesteld worden moet op haar eerste verzoek aan Wallonie Expo S.A. getoond worden.in geval van twijfel beslist de organisator volledig soeverein. Enkel de artikelen of producten waarvan het organiserend comité vooraf op de hoogte was en door hem erkend werden, kunnen tentoongesteld worden. Het organiserend comité behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om ieder artikel of product te laten weghalen indien het niet vooraf erkend werd. De exposant wordt pas erkend als exposant op het ogenblik dat hij het voorschot betaald heeft dat voorzien is in het reglement. De volledige betaling van de facturen vormt de uitdrukkelijke toetredingsvoorwaarde tot de gebeurtenis.in geval van nietbetaling wordt de toegekende ruimte opnieuw ter beschikking van de organisatoren gesteld. Het gebruik van een stand als (café-) restaurant, snack is strikt verboden. Het uitdelen van flyers, foldertjes, goodies is ten strengste verboden buiten de oppervlakte van de stand. Hetzelfde geldt voor het parkeren van reclamevoertuigen buiten de plaatsen die moeten gereserveerd worden. Volgens het art. 4c van het beursreglement zijn tapijt, wanden en verlichting verplicht en dit in volledige harmonie met de algemene versiering van de beurs. Indien dit voorrecht niet nageleefd wordt zal de organisatie, op kosten van de exposant, een modulaire stand plaatsen. d. Bestellingen: Alle bestellingen van goederen, diensten, technische prestaties gebeuren via het exposantendossier dat na de inschrijving werd opgestuurd. Volgende bestelbonnen moeten noodzakelijkerwijs aan Wallonie Expo worden opgestuurd: Verzekering Badges Elektriciteit Gegevens voor de catalogus. Gelieve deze bonnen op te sturen voor de datum die op elke catalogus wordt vermeld. Het laattijdig opsturen van bestelbonnen brengt praktische nadelen met zich mee. In geval van laattijdige bestelling kan het gebeuren dat bestelde goederen niet meer geleverd kunnen worden overeenkomstig uw bestelling. Alle bestellingen (water, elektriciteit, toegangskaarten, badges, meubilair...) die vanaf 10 dagen voor de beurs worden geplaatst, worden vermeerderd met een toeslag van 20% en moeten contant worden betaald. Alle bestellingen die tijdens de opbouw worden geplaatst worden in de 24 uur geleverd worden, onder voorbehoud van technische haalbaarheid en/of beschikbaarheid. Geen afbestelling wordt aangenomen na de eerste opbouwdag. e. Opbouw en afbouw: elke overschrijding van de opstellingsuren moet worden goedgekeurd en wordt te allen tijde aan 250/uur per stand aangerekend. Betaling ter plaatse voor de overschrijding. 4/ STAND Onderverhuring, overdracht van stand : De exposant mag in geen geval het geheel of een deel van de aan hem toegekende stand of het gebruik ervan aan derden (zelfs gratis) overdragen of verhuren zonder voorafgaande schriftelijke bestemming van de organisator. De exposant mag deze toelating niet overdragen. 6/ VERZEKERINGEN a. Verplichtingen : Door het deelnemersformulier te ondertekenen, verklaren de exposanten dat ze alle wettelijke verplichte verzekeringen hebben onderschreven (zowel voor henzelf als voor hun personeel) en dat de dekking hen regelmatig is toegekend op zijn minst voor de periode van het salon en voor de acht daarop volgende dagen. Zij verklaren bovendien dat hun BA uitbating het voorwerp uit maakt van een dekking verzekeringen en geïnformeerd te zijn dat in geen geval de BA uitbatingpolis van de WEX zal tussenkomen, zelfs ten bijkomende titel, voor de schadegevallen die de verantwoordelijkheid van de exposant inroept. b. Verhaal : Bij onderhavige algemene deelnamevoorwaarden doen exposanten afstand van welk verhaal dan ook tegen de organisator, Wallonie Expo en haar vertegenwoordigers, en ze verplichten zich ertoe deze verbintenis mee te delen aan hun eigen leveranciers of onderaannemers door hen uit te nodigen om met dezelfde afstand van verhaal in te stemmen. 7/ BETALING - VERNIETIGING a. Als Wallonie Expo de organisator is: Moeten de betalingen binnen volgende termijnen plaatsvinden: 30% contant bij ontvangst van de factuur (bij de inschrijving) 70% uiterlijk twee maanden voor de opening van de gebeurtenis b. Opzegging wanneer Wallonie Expo voor de organisatie zorgt: Door het deelnameformulier te ondertekenen verbindt de exposant zich onherroepelijk om aan de beurs deel te nemen. In afwijking van deze regel, wordt er toch overeengekomen dat de exposant van zijn deelname kan afzien. minstens 120 dagen vóór de opening van de manifestatie, per aangetekend schrijven. Het gefactureerde voorschot blijft verschuldigd maar ten titel van annuleringsvergoeding. De niet-betaling van de voorschotfactuur op de vervaldatum wordt beschouwd als een bewijs van de wil van de exposant om van zijn deelname af te zien. De hierboven vermelde annuleringsvergoeding wordt verschuldigd en Wallonie Expo maakt de standplaats vrij. tussen minder dan 120 dagen en meer dan 15 dagen vóór de opening van de beurs. Het volledige bedrag van het registratierecht en van de naakte oppervlakte worden verschuldigd en Wallonie Expo maakt de standplaats vrij. Worden ook gefactureerd: de kosten die Wallonie Expo op het ogenblik van de opzegging heeft gespendeerd (inrichting van de leegstaande ruimte en dit door het plaatsen van een modulaire stand), met aftrek van de reeds gefactureerde bezettingskosten (water, elektriciteit, opkuis...). minder dan 15 dagen vóór de opening van de beurs. De annuleringsvergoeding is gelijk aan de gefactureerde bedragen vermeerderd met een forfaitair bedrag van 4( euro/m² voor de inrichting van de standplaats, met aftrek van de reeds gefactureerde bezettingskosten (water, elektriciteit...). Mits het betalen van deze vergoeding verbindt Wallonie Expo zich verder geen andere schadevergoedingen te eisen.de niet-betaling van de saldofactuur op de vervaldatum wordt beschouwd als een bewijs van de wil van de exposant om van zijn deelname af te zien. In geval van niet-betaling van de facturen op de vervaldatum worden de door de algemene verkoopsvoorwaarden voorziene verhogingen (vertragingsrente en conventionele verhoging) toegepast. c. Betalingen vanuit of in het buitenland : Bankkosten in verband met betalingen of terugbetalingen afkomstig van buitenlandse exposanten vallen volledig ten laste van de exposant. e. Opeisbaarheid van de gehele schuldvordering: Het niet-betalen van facturen op hierboven vermelde vervaldata brengt de onmiddellijke opeisbaarheid van rechtswege met zich mee van de volledige schuldvordering. f. Schadevergoeding in geval van niet-betaling: Bij gebrek aan betaling op de vervaldatum wordt de schuldvordering zonder voorafgaand bericht vermeerderd met een vaste schadevergoeding van 15% alsook een wettelijke rente van 15% per jaar. 10/ JURIDISCHE PRINCIPES j. Geschil: Geschillen behoren tot de bevoegdheid van de rechtbanken van Marche-en-Famenne. 11/ PARKEERTERREIN Buiten de opstellings- en afbraakuren mogen er geen vrachtwagens, bestelwagens en aanhangwagens in het WEX (langs het gebouw en parkeerterrein voor bezoekers) worden geparkeerd. Datum: / /. Naam : Pagina 5 van 5