MANUAL. a. Locatie, beursdata en openingsuren. b. Contactpersonen Easyfairs. Beste exposant,

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "MANUAL. a. Locatie, beursdata en openingsuren. b. Contactpersonen Easyfairs. Beste exposant,"

Emiel Timmermans
5 jaren geleden
Aantal bezoeken:

MANUAL Beste exposant, Wij helpen u graag om uw beursdeelname zo aangenaam én succesvol mogelijk te maken. Lees daarom deze handleiding aandachtig door.

Flanders Expo Maaltekouter 1 BE-9051 Sint Denijs Westrem www.flandersexpo.be Wanneer?

1 MANUAL Beste exposant, Wij helpen u graag om uw beursdeelname zo aangenaam én succesvol mogelijk te maken. Lees daarom deze handleiding aandachtig door. Aarzel niet om contact met ons op te nemen in geval van vragen. Wij wensen u alvast veel succes met de voorbereidingen en een geslaagde beurs! a. Locatie, beursdata en openingsuren Waar? Flanders Expo Maaltekouter 1 BE-9051 Sint Denijs Westrem Wanneer? Dinsdag 24 april: Woensdag 25 april: Donderdag 26 april: 10u00 18u00 10u00 18u30 10u00 18u00 Exposanten kunnen telkens één uur voor en na de bezoekuren binnen op vertoon van hun exposantenbadge. b. Contactpersonen Easyfairs Organisatie HEALTH&CARE: Algemene organisatie & vragen rond sales Virginie Vande Maele virginie.vandemaele@easyfairs.com Catherine Degreef Communication Coördinator: Pers & vragen rond communicatie van het evenement Credit Control: Facturatie, betalingen, afhalen parkeerkaarten... Event Operations Coördinator: Bestellingen webshop: elektriciteit, meubilair, standenbouw en andere technische vragen naar aanloop van de beurs catherine.degreef@easyfairs.com Ruth De Bruyne ruth.debruyne@easyfairs.com Christine Staelens christine.staelens@artexis.com Nathalie Serbruyns health-care.ops@easyfairs.com

2 c. Opbouw Voor al uw vragen tijdens de op-en afbouw kunt u altijd terecht op het beurssecretariaat vooraan hal 1 aan de hoofdingang. Daar kunt u ook uw exposantenbadges en parkeerkaarten afhalen en extra standmateriaal bestellen, weliswaar uit een beperkt assortiment. Alles dient ter plaatse betaald te worden via cash, bankkaart (Maestro) of creditkaart (VISA/MasterCard). Hieronder vindt u een overzicht van de opbouw- en afbouwtijden. Tijdens de open afbouwdagen kunt u gratis laden en lossen tussen de hallen en heeft u geen badge nodig. Vooropbouw De vooropbouw is betalend en dient op voorhand te worden aangevraagd. Donderdag 19 april 8u00 20u (excl. BTW) Opbouw Opbouw exposanten met eigen standenbouw: Vrijdag 20 april Zaterdag 21 april Zondag 22 april Maandag 23 april 7u00 20u00 7u00 20u00 7u00 20u00 9u00 14u00 (enkel afwerken v/d standen) Opbouw exposanten met Easyfairs stand: Zaterdag 21 april Zondag 22 april Maandag 23 april 12u00 20u00 07u00 20u00 09u00 14u00 (enkel afwerken v/d standen) Let op! Voertuigen worden niet meer toegelaten in de hallen op maandag 23 april. Afbouw Afbouw exposanten met eigen standenbouw: Donderdag 26 april 18u00 23u00 (poorten gaan open om 19u00) Vrijdag 27 april 7u00 18u00 Afbouw exposanten met Easyfairs stand: Donderdag 26 april 18u00 23u00 (poorten gaan open om 19u00) Vrijdag 27 april 7u00 12u00 Het is niet toegestaan om af te bouwen voor de officiële sluitingstijd van het event. Technische gegevens van de hal Hal 1 nutsvoorzieningen via vaste energieputjes vrije hoogte: 11m hoog Poorten afmetingen poorten hallen: H 4,2 m x B 5,25 m met uitzondering poort 8, hal 1: H 5,4 m x B 5,2 m Hal 4 nutsvoorzieningen via vaste energieputjes vrije hoogte: 6m hoog Grondbelasting grondbelasting hallen: 3.500kg/m² maximum

3 d. Grondplan Flanders Expo Hierbij kunt u een overzicht terugvinden van welke poorten er zullen open zijn tijdens de op-en afbouw. Op maandag 23/04 worden er geen voertuigen meer toegestaan in de hallen. De aangegeven poorten zullen op ooghoogte staan. e. Standenbouw Indien u uw eigen stand bouwt dient u voor standen hoger dan 2,5 m eerst goedkeuring te krijgen. Stuur uw standontwerp door naar health-care.ops@easyfairs.com. Alle standen moeten binnen de vooraf opgegeven afmetingen gebouwd worden. Wenst u een lichtbrug of lichtkader via ons huren? Met of zonder bijhorende verlichting? Neem dan contact op met Nathalie Serbruyns Event Operations Coördinator. Easyfairs biedt verschillende standen aan. Op de webshop kunt u de standaardstanden terugvinden onder Standbouw + toebehoren. Wenst u echter een stand op maat? Neem dan contact op met de Event Operations Coördinator, Nathalie Serbruyns health-care.ops@easyfairs.com. Zij zal u een vrijblijvende offerte bezorgen.

4 f. Praktische informatie Opgelet: Het is verplicht om met DB Schenker samen te werken voor het huren van heftrucks of andere gemotoriseerde machines voor laden/ lossen. DEADLINE 18/04/2018: Aanvraag heftruck bij DB Schenker Onze leveranciers starten onmiddellijk na afloop van de beurs met het afbouwen van de standen. Haal daarom waardevolle voorwerpen zo snel mogelijk van uw stand. Huurmateriaal zoals balies en toonbanken worden meteen na sluitingstijd opgehaald, gelieve deze tijdig leeg te maken. Alle standen dienen uiterlijk op vrijdag 27 arpril om 18u00 afgebroken te zijn. Als uw stand niet tijdig ontruimd is, worden vanaf het eerste uur extra kosten in rekening gebracht. Deze bedragen minimaal 1.000,00/dag/stand. Opgelet: Bij eventuele klachten neemt u tijdens de opbouw/beurs contact op met een medewerker van Easyfairs op het beurssecretariaat. Klachten die ons bereiken na de beurs, kunnen niet meer behandeld worden wegens gebrek aan aantoonbaarheid. g. Contactpersonen Partner Services Catering Logistiek & handling: heftrucks bij opbouw en afbouw & opslag tijdens de beurs Enkel de heftrucks van DB Schenker worden toegelaten in de hal! Hostessen: De hostessen dragen een uniform, maar u kan ook uw eigen uniform voorzien. Hostesses spreken Nederlands, Frans en Engels. Andere talen zijn ook mogelijk. Internet: tijdelijke internet- & telefoonlijn op uw stand (voor een gegarandeerde, constante verbinding zonder beperkingen) Nobel Catering boutique@nobelcatering.be DB Schenker fairs.belgium@dbschenker.com Artexis NV Christelle Mertens christelle.mertens@artexis.com Citymesh

5 h. Nieuw: webshop vervangt toolbox De webshop werkt ter vervanging van de Toolbox. U ontvangt van ons een met daarop de link naar de webshop. Als u erop klikt komt u automatisch op uw startpagina terecht. Als u hiermee problemen ondervindt, neem dan contact op met Nathalie Serbruyns Event Operations Coördinator. Op de startpagina kunt u onder DOCUMENTEN de verschillende documenten terugvinden die wij voor u hebben opgeladen. In de webshop kunt u verschillende items toevoegen door op het groene winkelkarretje te klikken. Klik dan op Bevestigen om uw aankoop te voltooien. U krijgt daaropvolgend een bevestigingsmail. Rechtsonderaan in het ADMIN-menu kunt u alle bestelde items controleren. i. Te respecteren deadlines Om uw beursdeelname zo goed mogelijk te laten verlopen, hebben we voor u de belangrijkste deadlines op een rijtje gezet. Meer informatie kunt u terugvinden verder in dit handboek. Als u vragen heeft, aarzel niet om ze te stellen aan uw contactpersoon. DATUM ACTIE 19/02/2018 Standplan aanleveren aan health-care.ops@easyfairs.com 31/03/2018 Bestellen standmateriaal aan vroegboektarief Op 1/04 wordt het preferentieel tarief met 25% verhoogd. 31/03/2018 Doorgeven naam voor op naambord enkel voor exposanten met standenbouw via Easyfairs 31/03/2018 Na deze datum kan er niet meer van tapijtkleur veranderd worden 13/04/2018 Webshop sluit om 17u00! Tijdens de opbouw is het mogelijk om materiaal te bestellen uit een beperkt assortiment. Alles dient direct betaald te worden via cash, Mastercard, VISA of bankcontact. Hou er a.u.b. rekening mee dat er op bestellingen ter plaatse een toeslag van 50% wordt gerekend. 18/04/2018 Bestel een heftruck bij DB Schenker indien u er één nodig heeft, want alleen heftrucks en palletwagens van DB Schenker zijn toegestaan.

h. Algemeen reglement Algemene voorwaarden U kan de algemene voorwaarden raadplegen door hier te klikken. Bij vragen of opmerkingen, neem dan contact op met de organisatie.

6 h. Algemeen reglement Algemene voorwaarden U kan de algemene voorwaarden raadplegen door hier te klikken. Bij vragen of opmerkingen, neem dan contact op met de organisatie. Verzekeringsvoorwaarden Alle exposanten zijn verplicht hun stand, de tentoongestelde materialen en goederen, alle ingehuurde en ter beschikking gestelde materialen te verzekeren alsook een burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten. Klik hier voor alle details: Allrisk verzekering BA verzekering Opgelet: de in te vullen documenten met betrekking tot de verzekeringen kunt u vinden onder DOCUMENTEN op de startpagina van de webshop. Parking Parkeren tijdens de beurs is enkel mogelijk op vertoon van een parkeerkaart. Parkeerkaarten worden niet opgestuurd. U kan deze tijdens de opbouw aan het beurssecretariaat aan de hoofdingang ophalen. Het is mogelijk om tijdens de opbouw nog parkeerkaarten te kopen aan het secretariaat.

Vergelijkbare documenten

PRAKTISCHE INFORMATIE

PRAKTISCHE INFORMATIE 1 Waar? Flanders Expo Maaltekouter 1 BE-9051 Gent www.flandersexpo.be 2 Wanneer? Openingsuren Green Zondag 2 September 2018 Maandag 3 September 2018 Dinsdag 4 September 2018 van 9u30 tot 18u van 13u tot