27/01/ /02/2018 Nekkerhal Brussels North MANUAL

Transcriptie

1 27/01/ /02/2018 Nekkerhal Brussels North MANUAL 1

2 INHOUD 1. Wonen: praktisch Locatie, beursdata & openingsuren Contactpersonen Easyfairs Services Techniche gegevens van de hal Algemene info Verzekeringen All Risk Verzekering Verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid Deadlines Webshop Algemeen Standen Optioneel printwerk Lichtbruggen Beursreglement en algemene voorwaarden Opbouw, afbouw & parking Opbouw & afbouw Parking Promotiemateriaal & toegangskaarten Promotiemateriaal Toegangskaarten

3 1. Wonen: praktisch Beste exposant, Wij helpen u graag om uw beursdeelname zo aangenaam én succesvol mogelijk te maken. Lees daarom deze handleiding aandachtig door. Aarzel niet om contact met ons op te nemen in geval van vragen. Wij wensen u alvast veel succes met de voorbereidingen en een geslaagde beurs! 1.1. Locatie, beursdata & openingsuren Waar? Nekkerhal Brussels North Plattebeekstraat 1 BE-2800 Mechelen Wanneer? Van zaterdag 27 januari 2018 tot en met zondag 4 februari 2018 Maandag tot vrijdag: 13u00 18u00, met op vrijdag 2 februari nocturne tot 22u Weekend: 11u00 18u00 Exposanten kunnen telkens uur voor en na de bezoektijden binnen op vertoon van hun exposantenbadge Contactpersonen Easyfairs Head of event: Algemene organisatie & vragen rond sales Communication Coordinator: Pers & vragen rond communicatie van het evenement Sales: Standformaat, -wijzigingen, sponsoring, verkoop standen, Manou Van Der Brempt manou.vanderbrempt@easyfairs.com Sylvie Buydaert sylvie.buydaert@easyfairs.com Elleen Claus elleen.claus@easyfairs.com Karolien Hernalsteen Karolien.Hernalsteen@easyfairs.com Gino Coecke Gino.Coecke@easyfairs.com Event Operations Coordinator: bestelling elektriciteit, meubilair, standenbouw en andere technische vragen naar aanloop van de beurs. Tiffany Spigeleer Wonen.ops@easyfairs.com 3

4 1.3. Services Catering Logistiek & handling: heftrucks bij opbouw en afbouw & opslag tijdens de beurs Hostessen: De hostessen dragen een uniform, maar u kan ook uw eigen uniform voorzien. Hostesses spreken Nederlands, Frans en Engels. Andere talen zijn ook mogelijk. Internet: tijdelijke internet- & telefoonlijn op uw stand (voor een gegarandeerde, constante verbinding zonder beperkingen) Nobel Catering Lionel Paret lionel.paret@jmcatering.be DB Schenker fairs.belgium@dbschenker.com! Enkel de heftrucks van DB Schenker worden toegelaten in de hal! Coloma Plus Christine Van den Moortel christine.van.den.moortel@colomaplus.be Citymesh Technische gegevens van de hal Hal nutsvoorzieningen via kanalen maximale hoogte: 4 m tot 13 m hoog 2 hoofdingangen en 4 zij-ingangen geen beperking door steunpilaren of muren Standen langs wanden van de hal, max. 4m hoogte achterwand Poorten poort 1 en 2 (voorkant Nekkerhal - Brussels North): 6,5 m x 7 m poort 3 en 4 (zijkant links Nekkerhal - Brussels North): 10 m x 12 m poort 5 en 6 (achterkant Nekkerhal - Brussels North): 6,5 m x 7 m poort 7 en 8 (zijkant rechts Nekkerhal - Brussels North): 10 m x 12 m Grondbelasting Grondbelasting hallen: kg/m2 maximum 1.5. Algemene info Toiletten: exposanten maken gratis gebruik van de toiletten op vertoon van hun exposantenbadge. Wifi: exposanten en bezoekers kunnen gratis surfen op het wifinetwerk van de Nekkerhal. Vestiaire: er is een betalende vestiaire aan de hoofdingang. Vragen tijdens opbouw, afbouw en beurs zelf? Uw contactpersonen zullen moeilijk bereikbaar zijn per telefoon, daarom staan zij u graag persoonlijk te woord bij het beurssecretariaat aan 4

5 de hoofdingang. Ook zullen er geregeld medewerkers van Easyfairs door de hal lopen, dus heeft u een vraag of een probleem, aarzel dan niet om hen aan te spreken. Op het beurssecretariaat kunt u tijdens de opbouw ook uw parkeerkaarten en exposantenbadges afhalen en extra standmateriaal bestellen, weliswaar uit een beperkt assortiment. Alles dient ter plaatse afgerekend te worden via cash, bankkaart (Maestro) of kredietkaart (VISA/MasterCard). Opgelet: Bij eventuele klachten neemt u tijdens de opbouw/beurs contact op met een medewerker van Easyfairs op het beurssecretariaat. Klachten die ons bereiken na de beurs, kunnen niet meer behandeld worden wegens gebrek aan aantoonbaarheid. 2. Verzekeringen 2.1. All Risk Verzekering Verzekeringsvoorwaarden: o Alle exposanten zijn verplicht hun stand, de tentoongestelde materialen en goederen,alle ingehuurde en ter beschikking gestelde materialen te verzekeren. o De minimum te verzekeren waarde bedraagt Een forfaitaire vergoeding wordt automatisch aangerekend samen met de facturatie van uw andere bestellingen. Hogere waardes kunnen verzekerd worden via de formulieren in de toolbox + ingehuurd materiaal via Easyfairs is automatisch mee verzekerd in de polis. o De exposanten dienen voor aanvang van de beurs op te geven voor welke waarde zij een all risk verzekering wensen te onderschrijven. o Polis alle risico s (= polis van nagel tot nagel).* De dekking geldt van alle punten van de wereld naar de beurs en terug, met andere woorden het transport alsook het verblijf op de beurs. o Bij schade of diefstal is het noodzakelijk om binnen de 24 uur het beurssecretariaat op de hoogte te brengen en een schadeaangifte formulier in te vullen, alsook in geval van verdwijning of diefstal een proces verbaal te laten opstellen door de politie. o Uitbetaling bij gedekt schadegeval: Bij totaal verlies of volledige diefstal: maximaal wordt het opgegeven kapitaal voor het verzekerd voorwerp uitbetaald. Bij gedeeltelijke schade: de schade komt voor uitbetaling in aanmerking voor zover het opgegeven kapitaal voor dit voorwerp voldoende is. Indien onvoldoende wordt de onderverzekering toegepast en zal de verzekerde dus zijn eigen aandeel in de schade betalen. Na schade kan de inventarislijst mogelijks worden opgevraagd teneinde na te gaan of het verzekerd bedrag overeenstemt met de totale waarde van de tentoongestelde goederen. o Er zal geen vergoeding uitbetaald worden zolang niet alle facturen conform het reglement van Easyfairs betaald werden. o De waarborg is tijdens de opbouw- en afbraakhandelingen (d.w.z. de periode voor datum o en uur van de officiële opening van de beurs en juist na de sluiting van de beurs - laatste dag van de beurs) slechts verworven voor het permanent bewaakt materiaal. o De vrijstelling bij diefstal/verdwijning bedraaft 10% van de verzekerde waarde met minimum 250 en maximum per schadegeval. o De verzekering all risk werd onderschreven door Artexis Easyfairs voor rekening van de exposanten. Artexis Easyfairs treedt niet op als medeverzekeraar, noch als verzekeringstussenpersoon. o De verzekeringsmaatschappijen worden vertegenwoordigd door algemeen agent Jean Verheyen NV te Brussel. De makelaar is kantoor De Clercq - Verstichel BVBA, Dendermondesteenweg 305/0001, 9070 Destelbergen. Opgelet: de in te vullen documenten met betrekking tot de verzekeringen kunt u vinden onder DOCUMENTEN op de startpagina van de webshop. 5

6 *Uitsluitingen van vergoeding Schade ingevolge eigen gebrek, slijtage, chemische, atmosferische en thermische krachten, werking der goederen, elektrische, elektronische en mechanische storingen is uitgesloten. Indirecte schade en schade aan derden ten gevolge van risico s van roest en oxidatie voor goederen niet verpakt in volle kisten tijdens transport en/of schade voortvloeiend uit een gebrekkige verpakking. Echte juwelen, geld en persoonlijke zaken kunnen niet verzekerd worden via deze polis All Risk Verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid Verzekeringsvoorwaarden: o Alle exposanten zijn verplicht zich te verzekeren voor hun burgerlijke aansprakelijkheid voor deelname aan beurzen. o Een forfaitaire vergoeding van 30,00 wordt automatisch aangerekend samen met de facturatie van uw andere bestellingen. U hoeft niets in te vullen voor deze verzekering en geen bestelbon terug te sturen. o De dekking bedraagt maximum ,48 voor lichamelijke, stoffelijke en onstoffelijke schade vermengd per schadegeval. o De vrijstelling ten laste van de exposant bedraagt 61,97 per schadegeval. o Binnen de dekking en de bovenvermelde limiet van de toepasselijke polissen, waarborg deze verzekering de geldelijke gevolgen van de burgerlijke aansprakelijkheid van de deelnemersexposanten en organisatoren wegens schade toegebracht aan derden tijdens deelname aan beurzen en manifestaties. o Deze verzekering is verworven ten suppletieve titel, t.t.z. treedt pas in werking na uitputting van ieder andere polis - zelfs later afgesloten - die dit risico dekt. o De verzekering burgerlijke aansprakelijkheid werd onderschreven door Artexis Easyfairs voor rekening van de exposanten. Artexis Easyfairs treedt niet op als medeverzekeraar, noch als verzekeringstussenpersoon. o Verzekeringsmaatschappij: Axa Belgium. De makelaar is B-Safe NV, Onze Lieve Vrouwstraat 6, 2600 Berchem. 3. Deadlines Om uw beursdeelname zo goed mogelijk te laten verlopen, hebben we voor u de belangrijkste deadlines op een rijtje gezet. Meer informatie kunt u terugvinden verder in dit handboek. Als u vragen heeft, aarzel niet om ze te stellen aan uw contactpersoon. DATUM ACTIE MEER INFO 17/12/2017 Bestellen standmateriaal aan vroegboektarief p.5 09/01/2018 Standplan aanleveren p.5 12/01/2018 Doorgeven naam voor op naambord enkel voor exposanten met standenbouw via Easyfairs p.6 12/01/2018 Aanleveren files voor optioneel printwerk p.7 16/01/2018 Webshop sluit om 17u00! p.5 16/01/2018 Na deze datum kan er niet meer van tapijtkleur veranderd worden p.6 6

7 4. Webshop 4.1. Algemeen De webshop werkt ter vervanging van de Toolbox. U ontvangt van ons een met daarop de link naar de webshop. Als u erop klikt komt u automatisch op uw startpagina terecht. Als u hiermee problemen ondervindt, neem dan contact op met Tiffany Spigeleer Event Operations Coordinator. Op de startpagina kunt u onder DOCUMENTEN de verschillende documenten terugvinden die wij voor u hebben opgeladen. Rechtsonderaan in het ADMIN-menu kunt u: o Standmateriaal bekijken dat in uw standformule zit en uw bijbesteld materiaal Controleer uw bestelde items o Extra standmateriaal (elektriciteit, meubilair, ) bestellen Webshop In de webshop kunt u verschillende items toevoegen door op het groene winkelkarretje te klikken. Klik dan op Bevestigen om uw aankoop te voltooien. U krijgt daarop volgend een bevestigingsmail. DEADLINE 17/12/2017: laatste dag om standmateriaal aan vroegboektarief te bestellen. Op 18/12 wordt het preferentieel tarief met 25% verhoogd. DEADLINE 09/01/2017: mail uw standplan naar wonen.ops@easyfairs.com. DEADLINE 16/01/2017: op dinsdag 16/01/2018 sluit de webshop om 17u00. Tijdens de opbouw is het mogelijk om materiaal te bestellen uit een beperkt assortiment. Alles dient direct betaald te worden via cash, Mastercard, VISA of bancontact. Houd er a.u.b. rekening mee dat er op bestellingen ter plaatse een toeslag van 50% wordt gerekend Standen Indien u uw eigen stand bouwt dient u voor standen hoger dan 2,5 m eerst goedkeuring te krijgen. Stuur uw standontwerp door naar wonen.ops@easyfairs.com. Alle standen moeten binnen de vooraf opgegeven afmetingen gebouwd worden. Easyfairs biedt verschillende standen aan: modulaire standen, houtbouw en truss standenbouw. Wenst u echter een stand volledig op maat gemaakt? Dat kan door contact op te nemen met de Event Operations Coordinator, Tiffany Spigeleers (zie p.3 voor contactgegevens). Zij zal u een vrijblijvende offerte bezorgen. Op de webshop kunt u de standaardstanden terugvinden onder Standbouw + bijbehoren. Inbegrepen bij de standenbouw: o Wanden o Frieslijst met naambord (zwarte belettering) aan elke open zijde o Tapijt met beschermfolie in de standaardkleur antraciet. Het is ook mogelijk om een andere kleur te kiezen (gratis). De verschillende opties vindt u op de webshop onder Tapijt voor Easyfairsstand. Geef bij aantal de volledige standoppervlakte in. 7

8 DEADLINE 16/01/2018: geef uw tapijtkleur door voor 16/01. Daarna is het niet meer mogelijk om van kleur te veranderen. Opgelet: Vergeet niet om de totale vierkante meters van uw standoppervlakte in te geven indien u een stand wenst te bestellen. Bijvoorbeeld: uw standgrootte bedraagt 20m² en u wenst een Woody Max 3mH te bestellen via de webshop. U klikt op het winkelkarretje bij de Woody Max 3mH en daarna past u het aantal aan naar 20. De prijs die vermeld wordt, is namelijk de prijs per vierkante meter. DEADLINE 12/01/2018 (enkel voor exposanten met standenbouw door Easyfairs): geef ons uw standnaam voor op het naambordje ten laatste door op 12/01/2018. Als we niks binnenkrijgen, gaan we ervan uit dat de naam bij de inschrijving ook die voor op het naambordje is Optioneel printwerk voor modulaire standen Exposanten die een stand via Easyfairs hebben besteld kunnen ook nog kiezen voor printwerk. Er zijn twee mogelijkheden: bedrukte standpanelen of een naadloze print. DEADLINE 12/01/2018: mail bestanden met opmaak voor extra printwerk naar wonen.ops@easyfairs.com Opgelet: de bestanden dienen volgens de juiste specificaties aangeleverd te worden om een goede verwerking te kunnen garanderen. 8

9 Bedrukte standpanelen De standpanelen van modulaire standen kunnen full colour bedrukt worden. U kunt de printpanelen bestellen via de webshop. Prijzen per paneel: o 2,5 m H 155 euro o 3 m H 186 euro Opgelet: Deze panelen mogen niet meegenomen worden! Specificaties voor het aanleveren van bedrukte standpanelen van 2,5 m hoog: o Aan te leveren als: PDF ready for print op min. 150 DPI ware grootte o Afmeting voor opmaak paneel: 2422 mm H x 966 mm B o Zichtmaat paneel: 2410 mm H x 954 mm B (6 mm afloop rondom) o Geen snijtekens of andere druktechnische markering o Teksten in lettercontouren o Staander tussen de panelen is 45,5 mm breed en kan niet bedrukt worden Specificaties voor het aanleveren van bedrukte standpanelen van 3 m hoog: o Aan te leveren als: PDF ready for print op min. 150 DPI ware grootte o Afmeting voor opmaak paneel: 2922 mm H x 966 mm B o Zichtmaat paneel: 2910 mm H x 954 mm B (6mm afloop rondom) o Geen snijtekens of andere druktechnische markering o Teksten in lettercontouren o Staander tussen de panelen is 45,5 mm breed en kan niet bedrukt worden 9

10 Naadloze print Een naadloze print is een peesdoek opgespannen in een aluminium frame dat aan de modulaire wand wordt bevestigd. De staanders zijn niet zichtbaar, het doek valt voor de wand langs. Specificaties voor het aanleveren van een naadloze print: o aanleveren in PDF ready for print o op 100% of 50% (als u op 50% aanlevert, 50pc vermelden in de bestandsnaam + DPI min 300!!!) o geen snijtekens of andere druktechnische markering o teksten in lettercontouren o min. 150 DPI op 100% Prijzen 2,5 m H: Prijzen 3 m H: Breedte Hoogte Prijs Breedte Hoogte Prijs 2 m 2,5 m m 3 m m 2,5 m m 3 m m 2,5 m m 3 m m 2,5 m m 3 m 945 Opgelet: als u een afwijkend formaat wilt, is de prijs altijd op aanvraag. Stuur een mail naar wonen.ops@easyfairs.com voor de correcte prijs. 10

11 4.4. Lichtbruggen Wenst u een lichtbrug of lichtkader via ons huren? Met of zonder bijhorende verlichting? Neem dan contact op met Tiffany Spigeleer Event Operations Coordinator, wij maken met plezier een offerte voor u op. 5. Algemene voorwaarden. U kan de algemene voorwaarden raadplegen door hier te klikken. Bij vragen of opmerkingen, neem dan contact op met de organisatie. 6. Opbouw, afbouw & parking 6.1. Opbouw & afbouw Hieronder vindt u een overzicht van de opbouw- en afbouwtijden. Het is niet toegestaan om af te bouwen voor de officiële sluitingstijd van het event. Tijdens de open afbouwdagen is het niet nodig om een badge te dragen, op de beursdagen wel. Opbouw Eigen standenbouw Dinsdag 23/01/2018: 9u00 20u00 Woensdag 24/01/2018 tot en met vrijdag 26/01/2018: 07u00 20u00 Standenbouw door Easyfairs Donderdag 25/01/2018 & vrijdag 26/01/2018: 07u00 20u00 Op vrijdag 26/01/2018 mogen er geen voertuigen meer in de hal! Afbouw Eigen standenbouw Zondag 04/02/2018: 18u00 24u00 Maandag 05/02/2018 & dinsdag 06/02/2018 : 07u00 17u00 Standenbouw door Easyfairs Zondag 04/02/2018: 18u00 24u00 Maandag 05/02/2018: 07u00 17u00 Opgelet: Het is niet toegelaten om met andere partijen dan DB Schenker samen te werken voor het huren van heftrucks of andere gemotoriseerde machines voor laden / lossen. Het gebruik van eigen heftrucks of gemotoriseerde machines is wel mogelijk, mits toestemming van de organisatie. Onze leveranciers starten onmiddellijk na afloop van de beurs met het afbouwen van de standen. Haal daarom waardevolle voorwerpen zo snel mogelijk van uw stand. Huurmateriaal zoals balies en toonbanken worden meteen na sluitingstijd opgehaald, gelieve deze tijdig leeg te maken. Alle standen dienen uiterlijk op dinsdag 06/02/2018 om 17u00 afgebroken te zijn. Als uw stand niet tijdig ontruimd is, worden vanaf het eerste uur extra kosten in rekening gebracht. Deze bedragen minimaal 1.000,00/dag/stand. 11

12 DEADLINE 05/01/2018: bestel een heftruck bij DB Schenker indien u er een nodig heeft, want alleen heftrucks en palletwagens van DB Schenker zijn toegestaan in de eventlocatie. Vragen tijdens open afbouw? Daarmee kan u altijd terecht op het beurssecretariaat aan de hoofdingang. U kunt daar tijdens de opbouw ook uw exposantenbadges afhalen en extra standmateriaal bestellen, weliswaar uit een beperkt assortiment. Enkele weken voor de beurs ontvangt u van ons nog de last minute information met meer gedetailleerde informatie over de procedures tijdens de open afbouw. Bij vragen hierover, kunt u steeds terecht bij uw operations contactpersoon via wonen.ops@easyfairs.com of Parking Tijdens de opbouw & afbouw Parkeren tijdens de op- & afbouw is gratis. Exposanten kunnen tijdens de open afbouw gratis laden en lossen tussen de hallen. Het is ten strengste verboden om op de openbare weg te parkeren. Tijdens de beursdagen Parkeren tijdens de beurs is enkel mogelijk op vertoon van een parkeerkaart. Parkeerkaarten worden niet opgestuurd. U kan deze tijdens de opbouw aan het beurssecretariaat aan de hoofdingang ophalen. Het is mogelijk om tijdens de opbouw nog parkeerkaarten te kopen aan het secretariaat. 7. Promotiemateriaal & toegangskaarten 7.1. Promotiemateriaal Met de juiste promotie maakt u uw klanten en prospecten warm voor Wonen! Daarom krijgt u van ons in uw exposantenpakket volgend promotiemateriaal: Uw toegangskaarten, alle dagen geldig voor twee personen 12

13 Uw duo-uitnodigingen voor de nocturne op vrijdag 2 februari, alle dagen geldig voor twee personen Affiches Wagenstickers Wenst u nog extra toegangskaarten, affiches of stickers? We bezorgen u op eenvoudig verzoek graag extra toegangskaarten voor 2 personen ( 2/kaart), duouitnodigingen voor de nocturne ( 4/kaart), gratis affiches of wagenstickers. Gelieve hiervoor contact op te nemen met Kato Kuipers via kato.kuipers@easyfairs.com Toegangskaarten Toegangskaarten zijn alle dagen geldig voor 2 personen. U ontvangt standaard 250 toegangskaarten, alle dagen geldig voor 2 personen + eventuele bijbestellingen (via het deelnameformulier) in uw exposantenpakket. Een extraatje voor u! Op vrijdag 2 februari blijft Wonen open tot 22u. Wij sturen u, gratis, in uw exposantenpakket 20 feestelijke duo-uitnodigingen voor deze gezellige nocturne. Deze uitnodigingen zijn tevens geldig tijdens de hele beursperiode! Wenst u nog extra toegangskaarten of uitnodigingen voor de nocturne? Wij bezorgen u op eenvoudig verzoek graag extra toegangskaarten voor 2 personen ( 2/kaart) of duouitnodigingen voor de nocturne ( 4/kaart). Gelieve hiervoor contact op te nemen met Kato Kuipers via kato.kuipers@easyfairs.com 13