DEELNEMERS REGLEMENT

Transcriptie

1 DEELNEMERS REGLEMENT International Whisky Festival / Whisky Live Leiden 2009 Openingstijden bezoekers: Vrijdag 13 november 2009 van tot uur (VIP sessie) van tot uur Zaterdag 14 november 2009 van tot uur van tot uur Zondag 15 november 2009 van tot uur (alleen vaksessie) van tot uur Locatie: Pieterskerk te Leiden Kloksteeg SL Leiden Tel Op/afbouw Opbouw en stand-inrichting: o Donderdag van tot uur, tenzij anders is afgesproken. o Vrijdag van tot uur, tenzij anders is afgesproken. Demontage: o Zondag 15 november, vanaf tot uur. Demontage/afbouw kan pas aanvangen nadat de beurs voor het publiek gesloten is. Wij verzoeken u dringend uw stand tot uur volledig intact te laten. o De kerk dient op zondagavond leeg opgeleverd te worden. o Let wel: standwanden, die door de organisatie zijn geplaatst worden zondagavond allemaal weggehaald, aanvang uur. Transport in de kerk: NIET TOEGESTAAN: het gebruik van eigen palletwagens en rollend materiaal met harde banden. o Zowel tijdens de opbouw, als op zondagavond is er een heftruck met chauffeur van de kerk aanwezig. Deze zal de materialen naar uw stand brengen. o Beschadigingen aan dit monument, veroorzaakt door het niet navolgen van deze instructie zal worden doorbelast aan de veroorzaker van de schade. Bewaking: Van vrijdag t/m zondag is er bewaking op het festival aanwezig. De organisatie is echter uitdrukkelijk niet verantwoordelijk voor diefstal of beschadigingen welke gedurende of na sluitingstijd van het International Whisky Festival plaatsvinden. Aanwijzingen van de bewaking dienen opgevolgd te worden. Pag 1-van 6 BTW nr.: NL B.01 K.v.K. nr.:

2 Laden lossen en parkeren Laden en lossen rond de kerk is lastig, daar er slechts beperkte ruimte aanwezig is. De bewaking coördineert het laden en lossen. Om dit in goede banen te leiden, verzoeken we iedereen naar hen te luisteren. Wilt u hierover ook uw standbouwer(s) instrueren svp. Na het lossen van de auto dient de auto buiten de omgeving van de kerk geparkeerd te worden. Wij raden u het grote parkeerterrein aan de Haagweg of bij de Groenoordhallen aan(zie route op Vanaf het parkeerterrein is er gratis vervoer naar de Pieterskerk op: Donderdag, vrijdag en zaterdag van tot uur en op Zondag van tot uur. Telefoonnummer van de shuttle dienst De parkeerkaart voor het parkeerterrein aan de Haagweg kunt u er ter plekke kopen, dan betaalt u ca. 7,-- voor 24 uur. Indien u via de organisatie bestelt, betaalt u 5,-- excl. BTW. GRAAG UW MEDEWERKING TIJDENS HET LADEN EN LOSSEN Standbouw: Goedkeuring van ontwerp van de stand: Indien u uw eigen standbouw laat verzorgen door een extern bedrijf, dienen de tekeningen van de stand uiterlijk 3 weken vóór aanvang van het festival ter goedkeuring te worden aangeboden aan Frans van der Geest. De standbouwer dient een plattegrond van de te bouwen stand in 2-voud in te sturen (1 exemplaar voor de festival organisatie en 1 exemplaar voor de brandweer). Op deze plattegrond dienen de afmetingen van de stand duidelijk te worden aangegeven, zowel lengte, als breedte en hoogte. Voorschriften stand-indeling: Rijstand : Deze dient aan de voorzijde geheel open te zijn. Hoekstand : Deze dient aan 2 zijden open te zijn. Kopstand : Deze dient aan 3 zijden open te zijn. Eiland stand : Deze dient aan 4 zijden open te zijn. Standbouw in de gangpaden is niet toegestaan. Bemanning van de stand: Alle stands dienen tijdens de openingstijden van het festival, ook tijdens de Vaksessie, bemand te zijn. Wij verzoeken alle deelnemers en participanten hieraan gehoor te geven. Onderverhuur van de stand: Het is deelnemers niet toegestaan, hun stand, of delen hiervan onder te verhuren aan derden. Onderverhuur is alleen mogelijk nadat schriftelijk toestemming is verkregen van de festival organisatie. Aanvragen tot onderverhuur kunnen tot uiterlijk 1 maand vóór het festival ingediend worden bij het secretariaat. Elektriciteit op de stand: Alle stands zijn voorzien van 1 stekkerdoos met een maximale capaciteit van Watt. Indien dit niet toereikend is voor uw stand, verzoeken wij u dit z.s.m. aan Frans van der Geest te laten weten.de kosten voor extra stroomverbruik zullen worden doorbelast aan de standhouder. Pag 2-van 6 BTW nr.: NL B.01 K.v.K. nr.:

3 Internet aansluiting: Er kan een internet aansluiting gerealiseerd wordt. Kosten hiervoor bedragen 75,-- excl. BTW per aansluiting voor het gehele festival. Entree bewijzen deelnemers: Ook dit jaar wordt er tijdens het festival gewerkt met polsbandjes voor standhouders en hun medewerkers. Er wordt met verschillende kleuren gewerkt (vrijdag, zaterdag en zondag). Bij de entree dient men aan de kaartcontrole de polsband te tonen. Op vertoon van de polsband heeft u doorlopend toegang tot het festival en kunt u gratis gebruik maken van het toilet. Er zullen géén andere deelnemerskaarten dan polsbanden worden verstrekt. Entreekaarten relaties/genodigden: Genodigden kaarten kosten 20 excl. BTW per stuk en geven toegang tot 1 van de vier normale sessies, niet geldig tijdens de vrijdagmiddagsessie. Voor de VIP sessie op vrijdagmiddag zijn er twee soorten kaarten beschikbaar: 55 per kaart excl. BTW voor entree + buffet + 20 Drams 35 per kaart excl. BTW voor entree + buffet Verkoop flessen whisky: Er mogen tijdens het festival GEEN flessen whisky (ook geen miniaturen) verkocht en/of weggegeven worden, dit op straffe van uitsluiting. Indien deelnemer(s) fles(sen) verkopen zal de organisatie de deelname van deze standhouder per direct beëindigen. Mocht de organisatie van het festival nadelige gevolgen ondervinden van de verkoop van flessen door één of meerdere deelnemers, zal de organisatie de schade claimen op betreffende deelnemer(s). Verkoop aanverwante artikelen: Dit is uitsluitend in en bij uw eigen stand toegestaan in overleg -en met toestemming van de organisatie. Foldermateriaal Het uitdelen van eigen foldermateriaal is uitsluitend toegestaan bij uw eigen stand en in overleg met de organisatie bij de deur van de kerk na afloop van de sessies. Dram: De dram is het exclusieve betaalmiddel op het festival. Elke deelnemer dient vooraf aan de organisatie op te geven welke whisky s er op de stand geproefd kunnen worden en of hiervoor drams in rekening gebracht zullen worden aan de bezoekers. Stelregel hiervoor is: Flessen met een winkelwaarde tot 50 gratis proeven Flessen met een winkelwaarde tussen 50 en 70, 1 dram Daarboven per bandbreedte van ongeveer 20, steeds 1 dram extra Pag 3-van 6 BTW nr.: NL B.01 K.v.K. nr.:

4 De bezoekers kopen de drams tijdens het festival op de stand van de organisatie. Niet gebruikte drams kunnen hier na afloop weer worden omgewisseld. Elke standhouder ontvangt een envelop. Hierin dienen na elke sessie de ingenomen drams ingeleverd te worden bij de stand van de organisatie. Wij verzoeken de standhouders de drams bij de telling per 10 te bundelen. De organisatie zal elastiekjes verstrekken. Verrekening van de drams vindt plaats na afloop van het festival, op basis van 75% voor de standhouder en 25% voor de organisatie. De waarde van 1 dram is gelijk aan 1 Euro (inclusief 19% BTW). Roken: Roken in de Pieterskerk is verboden. Voor de liefhebbers van roken is er een aparte tent geplaatst naast de kerk met een speciale doorgang. Catering: o Tijdens het Festival is de catering geheel in handen van de Pieterskerk. Voor het koor van de kerk, bevindt zich de catering, waar ook zitjes zullen worden geplaatst. o Tijdens de opbouw zal er gratis koffie en thee aanwezig zijn voor de standhouders en hun medewerkers. o Iedere standhouder ontvangt een aantal consumptiebonnen voor koffie en thee tijdens de sessies dit aan de hand van het door u opgegeven aantal medewerkers op de stand. Prijzen: Onder de bezoekers die via internet hun entreekaarten bestellen wordt een x-aantal prijzen verloot. Tot nu toe hebben we een tweetal overtochten die verloot zullen worden. Indien u prijzen beschikbaar wilt stellen, verzoeken wij dit aan ons kenbaar te maken. Maaltijden participanten/ standhouders: Tijdens de VIP sessie op vrijdagmiddag wordt er weer een buffet opgesteld voor de bezoekers. Per stand zijn voor dit buffet 2 vouchers inbegrepen in de standhuur. Tegen betaling van 15,-- excl. BTW per voucher kunnen extra vouchers besteld worden. U dient deze wel van tevoren te bestellen. Ook zijn er in de omgeving van de Pieterskerk diverse restaurants, gelieve hier zelf iets mee af te spreken over menu, tijden en aantal personen. Ter informatie: Dichtbij de kerk bevinden zich o.a. onderstaande restaurants: Restaurant het Prentenkabinet, Kloksteeg 25, 2311 SK Leiden (aan de andere kant van de kerk). Tel of fax Restaurant De Malle Jan. Reserveringen telefonisch North End Pub, tel Lunch op vrijdag en zondag:: In verband met de VIP sessie op vrijdagmiddag van tot uur en de vaksessie op zondag van tot uur hebben wij als organisatie met de Pieterskerk geregeld dat er lunchpakketten verstrekt worden. Echter men wil van ons vooraf een bestelling ontvangen van het aantal pakketten dat nodig is. Kosten per pakket bedragen 10,-- excl. BTW. Pag 4-van 6 BTW nr.: NL B.01 K.v.K. nr.:

5 Afval: Kosten van afval stijgen elk jaar exorbitant, niet alleen doordat we jaarlijks met z n allen meer afval achterlaten, maar ook doordat de verwijderingsbijdrage van kosten van afvalverwerking gigantisch stijgen. Tijdens het festival wordt een medewerker aangesteld om de afvoer van afval in goede banen te leiden, na afloop van elke sessie. Wij verzoeken u vriendelijk uw medewerking te verlenen, zodat alles goed en vlot kan verlopen. Karton en papier: o Kokers en mooie verpakkingen van Whisky flessen, graag inleveren bij balies aan de zijkant van de garderobe. Deze zullen meegegeven worden aan bezoekers bij het verlaten van het festival. o Dozen, graag plat maken en op een aparte stapel voor uw stand leggen, na afloop van elke sessie. o Papier in een doos eveneens voor uw stand plaatsen, na afloop van elke sessie. Glas: o Lege flessen graag voor uw stand plaatsen, na afloop van elke sessie. Overig afval: o Plastic, etensresten, etc. liefst in gesloten plastic zakken voor uw stand zetten na afloop van elke sessie. Plastic zakken zijn eventueel te verkrijgen bij de stand van de organisatie. Annuleringskosten: Tot 13 oktober is 50% van de overeengekomen standhuur verschuldigd. Daarna berekenen wij u 100% van de overeengekomen standhuur. Aansprakelijkheid: Tijdens het gehele evenement zal de organisatie er alles aan doen uw eigendommen te beschermen. Wij wijzen u er echter op dat de organisatie geen enkele aansprakelijkheid aanvaardt ten aanzien van voertuigen of goederen, noch voor transacties die tussen deelnemers en derden of deelnemers onderling worden aangegaan. Het is deelnemers niet toegestaan producten of diensten aan te bieden, welke niet op het inschrijf formulier zijn omschreven. Verkoop van flessen whisky, ook miniaturen, is verboden, zie elders in dit reglement. Voorts is het deelnemers uitdrukkelijk verboden om zonder toestemming van de organisatie hun standruimte onder te verhuren aan derden. Bestelformulieren: Dit jaar zult u deze van ons per post en per mail ontvangen. Ook kunt u deze formulieren downloaden vanaf de site via Pag 5-van 6 BTW nr.: NL B.01 K.v.K. nr.:

6 Vragen: Wij hebben de taken gescheiden. o o o Vragen t.a.v. standbouw en logistiek Frans van der Geest GSM frans@whiskyfestival.nl Badhuisstraat LP Vlissingen Tel Fax Vragen t.a.v. web site, whisky, drams en algemene zaken Wouter Wapenaar GSM wouter@whiskyfestival.nl Miriam den Hertog miriam@whiskyfestival.nl Westeinde 23 (secretariaat) 2371 AS Roelofarendsveen Tel Fax Vragen t.a.v. facturen en betalingen Jeanny Rutten GSM jeanny@whiskyfestival.nl Slabroekseweg VK Uden Tel Fax Calamiteiten; Tijdens het festival kunt u altijd terecht bij een van ons: Frans van der Geest Wouter Wapenaar Jeanny Rutten Via de stand van de organisatie kunt u ons altijd bereiken. Tot ziens op het 10e International Whisky Festival!! Wouter Wapenaar Frans van der Geest Jeanny Rutten Pag 6-van 6 BTW nr.: NL B.01 K.v.K. nr.: