BELANGRIJKE STANDBOUWINFORMATIE

Transcriptie

1 BELANGRIJKE STANDBOUWINFORMATIE Hieronder vindt u zeer belangrijke standbouwinformatie ten behoeve van alle standbouwers en leveranciers van de Negenmaandenbeurs Let op! Wij vragen uw speciale aandacht voor de volgende onderwerpen: Afvoer materialen Bevoorrading Informatiebulletin Gangpaden vrij Koffie Logistiek tijdens demontage Logistiek tijdens opbouw Logistieke dienstverlening Opbouw- en demontagebadge registratie Opbouwtijden Ophangdraden Plattegronden Rookverbod Standbouwgereedschap Standbouwvoorschriften Standdemontage Standmarkering Standontwerp Telefoonnummers Veilig werken Vervroegde opbouw Vracht- en bestelwagens tijdens opbouwperiode Zware en grote goederen Opbouwtijden De opbouwtijden van Negenmaandenbeurs 2016: Zaterdag 20 februari uur Zondag 21 februari uur Maandag 22 februari uur Inrichten: Dinsdag 23 februari 08:00-17:00 uur *Standoplevering is dinsdag 23 februari 2016 om uur. I.v.m. het leggen van het gangpadtapijt moeten alle gangpaden verplicht leeg en schoongemaakt zijn. Na uur mogen er ook géén zware voorwerpen meer over de gangpaden in verband met de kans op beschadiging van het tapijt. Exposanten die gebruik maken van uniforme standbouw kunnen hun stands inrichten vanaf dinsdag 23 februari uur. Vervroegde opbouw Een maand voor de beurs weten we meer over de mogelijkheid van vervroegd lossen en/of vervroegd opbouwen, de informatie kunt u in de webshop vinden.

2 Opbouw- en demontagebadge registratie Standbouwers en toeleveranciers hebben tijdens de opbouw- en demontageperiode alleen op vertoon van een opbouw- en demontagebadge toegang tot RAI Amsterdam. De registratiemodule voor opbouw- en demontagebadges is te bereiken via onderstaande link: Na registratie ontvangt elke geregistreerde persoon een digitale voucher. Deze dient men uit te printen (let op, download daarbij ook de afbeelding van de QR-code op de voucher) en mee te nemen naar de opbouwentrees van de Negenmaandenbeurs bij RAI Amsterdam (Hal 9 - Inbrengdeur 9.2, 9.3, 10.7 en Hal 8 Inbrengdeur 8.5, 8.8, 8.10). Op vertoon van de voucher krijgt men hier bij de Scan & Go een persoonlijke op- en afbouwbadge welke toegang biedt tot de beurslocatie tijdens open afbouw. De Scan & Go locaties bij de opbouw inbrengdeuren 8.5 en entree F zijn geopend vanaf de 1 e opbouwdag (dinsdag 16 februari 2016), deze zijn te bereiken via parkeerdek P5 (naar Hal 8) en via parkeerdek P4 (naar Hal 9). Wij verzoeken u zoveel mogelijk voor te registreren. Het is eventueel ook mogelijk ter plekke in het Badgecenter te registreren mocht dit nodig zijn. Het Badgecenter bevindt zich op de begane grond bij loge P9. Met vragen over opbouw- en demontageregistratie kunt u contact opnemen met RAI Security: T of E security@rai.nl Belangrijke telefoonnummers Alarmnummer (EHBO/Brandweer/Beveiliging) Catering - Exposantencatering - Recepties, partijen Event Management Event desk Exhibitor Services (ONSITE) Exhibitor Services (VOORAF) Financiële zaken Hotel & Travel Services Expediteur Schenker Media Solutions Tom Mous Organisatie Negenmaandenbeurs 2016: Beursmanager Daniëlle Meester Marketing, communicatie & PR Manager Inés Verhallen Operations coördinator Aleid Bisschop Sales assistant Elize van Wouwen Parkeerbeheer Vracht - en bestelwagens tijdens opbouwperiode Er worden géén vracht- en bestelwagens in de hallen toegelaten. Let op: het gemotoriseerd laden en lossen van uw goederen op het RAI terrein en in de hallen mag in verband met de veiligheid en lossnelheid alleen gedaan worden door DB Schenker. U mag wel gebruik maken van niet gemotoriseerde steekwagens/ palletwagens. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met:

3 DB Schenker T E fairs.amsterdam@dbschenker.com. Voor het aanvragen van een vrachtwagenstandplaats tijdens de beurs (i.v.m. bevoorrading) zie de webwinkel onder 'Toegang & Parkeren' - Parkeren vrachtauto's. (Neem contact op met uw exposant voor toegang tot de webwinkel) Zware en grote goederen Om de opbouw voor iedereen zo soepel mogelijk te laten verlopen, dient u contact op te nemen met DB Schenker, T E fairs.amsterdam@dbschenker.com als u van plan bent grote en/of zware goederen op uw stand te plaatsen. Gangpaden vrij Gedurende de gehele opbouw dienen de geel gemarkeerde paden zoveel mogelijk vrij gehouden te worden van obstakels. Stand demontage en afvoer materialen Het verwijderen van goederen, alsmede het demonteren van de stands, dient te geschieden op: Zondag 28 februari :30 uur Maandag 29 februari :00 uur Deelnemers die van uniforme standbouw gebruik maken, dienen hun stand op zondag 28 februari vóór uur te ontruimen. Het gangpadtapijt zal eerst verwijderd worden voordat de afbouw kan beginnen. Logistieke dienstverlening Exclusiviteit DB Schenker Omdat de veiligheid van onze gasten een speerpunt is, en om de afhandelingssnelheid te kunnen garanderen, is het alleen aan de medewerkers van DB Schenker toegestaan om met gemotoriseerd of elektrisch transport in de hallen en de buitenterreinen te bedienen (dit geldt dus ook voor het elektrisch laden/lossen van materialen uit de vrachtwagens). NB: U mag wel zelf gebruik maken van manueel aangedreven materieel. Proces Het aanvragen van alle logistieke diensten geschiedt via de webwinkel. Aan de hand van de door u aangegeven informatie zal DB Schenker contact met u opnemen voor het afstemmen van de diensten en het bespreken van de slottijd. Door de bouw van een nieuw multifunctioneel parkeergebouw is het raadzaam uw timeslot te reserveren bij Schenker om wachttijden te voorkomen. Verzenden goederen U kunt uw tentoon te stellen goederen ook van tevoren naar RAI Amsterdam sturen. DB Schenker neemt de goederen in ontvangst, bewaart ze in opslag en zorgt ervoor dat de goederen op het gewenste tijdstip op de stand afgeleverd worden. Ook voor tijdelijke opslag kunt u terecht bij DB Schenker.

4 Let op: Stuur ons per van tevoren de data van transport (d.w.z. : AWB, B / L, Zending, volgnummers voor koeriersdienst zendingen). Voor niet aangemelde zendingen die aankomen in ons magazijn wordt een toeslag berekend van 51,00. Voor een offerte, specifieke vragen of meer informatie kunt u terecht bij: DB Schenker B.V. T E fairs.amsterdam@dbschenker.com Logistiek tijdens opbouw Op zaterdag 20, zondag 21, maandag 22 en dinsdag 23 februari 2016 is het voor u mogelijk om als exposant van de Negenmaandenbeurs, uw goederen te lossen en op te bouwen. Aangezien de Huishoudbeurs al open is, zijn er na overleg tussen de organisatie en RAI Amsterdam een aantal regelingen getroffen om dit zo soepel mogelijk te laten verlopen. Onderstaand geldt voor auto s die hoger zijn dan 1,90 m: Op zaterdag 20 en zondag 21 kan u voor uur en na uur lossen op de P4 en P5. In de tussenliggende tijd word u niet toegelaten vanwege de inrij Huishoudbeurs. Maandag 22 en 23 februari geldt onderstaande regeling De volgende stappen dient u daarbij te volgen wanneer er op de digitale borden staat aangegeven dat u naar P15 kunt rijden: - Op de afritten van de RAI staan digitale borden. Hierop staat aangegeven dat vrachtverkeer (lossen via werkterras weg halen ) verwezen wordt naar P15 ( Hoek Boelelaan / Beethovenlaan, Spoorslag 1 ). Zie hiervoor ook de bijgeleverde aanrijdroute. Let op: dit is een gewijzigde aanrijdroute! Zolang de digitale borden aanstaan, kunt u zonder toegangskaart van P15 geen toegang krijgen tot P4 of P5! - Allereerst zal de registratie plaatsvinden. Op P15 krijgt u een formulier die ingevuld dient te worden. - Vervolgens meldt u zich aan in de portocabine. - Uw gegevens worden genoteerd op het wegsleepformulier waarna u deze ondertekent. - Zolang er ruimte is op de aangevraagde locatie, kunt u na de registratie hier naar toe rijden. - Bij de slagboom van het laad-en losplatform krijgt u een maximale lostijd. Na deze lostijd dient u het werkterras te verlaten. - Voor het parkeren van uw auto kunt u terugrijden naar P15 om deze daar voor de rest van de dag te parkeren. Er zal een pendelbusje rijden om u naar de RAI te brengen en te halen. Daarbij zijn de volgende punten ook van belang: - Wanneer de aangevraagde locatie bij de RAI vol is, zult u moeten wachten tot er weer ruimte is op P4/5. Zodra er weer ruimte is, krijgt u op P15 toestemming om te rijden naar de RAI. - Het is mogelijk dat in de loop van de dag er weer genoeg ruimte is. De borden zullen dan uitgezet worden. Indien dit het geval is, kunt u rechtstreeks doorrijden naar de locatie. Het volgende geldt voor auto s die lager zijn dan 1,90m: - Auto s die lager zijn dan 1,90m kunnen via de garage lossen. Voor hal 9: ga via de lift in P1, vak 10. Voor hal 8: via de lift in P3, vak Wanneer uw auto helemaal vol zit of u zware goederen heeft, dient u dezelfde procedure te volgen als beschreven voor auto s die hoger zijn dan 1,90m (via P15). Daarnaast zijn de volgende punten ook van belang voor alle voertuigen: - Wanneer u de maximale lostijd overschrijdt en u uw voertuig niet verwijderd, zijn wij genoodzaakt om deze op uw kosten weg te slepen: Auto s tot 1,90m hoog bedragen 275,-. Auto s hoger dan 1,90m en busjes en bakwagens bedragen 475,-. Na betaling van deze kosten, wordt uw auto vrijgegeven.

5 - Voor het vervoeren van goederen zijn er in de RAI geen karren beschikbaar. Als u deze nodig heeft, dient u deze zelf mee te nemen. Let op: tijdens de opbouwdagen van de Negenmaandenbeurs zijn P4 en P5 laad-en los platformen voor de opbouw en demontage, en dus geen parkeerlocatie. Na het lossen kan er voor de rest van de dag geparkeerd worden op: P 6 en indien deze vol is op de P15 Bovenstaand systeem zorgt voor een zo goed mogelijke doorstroming, zodat de wachttijden geminimaliseerd worden. Als u alle drukte wilt vermijden, is er de mogelijkheid om op maandagavond van tot uur en dinsdag van tot uur uw stand in te richten. Vanwege de bouw van een nieuwe parkeergarage heeft de P5 een andere aanrijroute dan vorig jaar. Bij het aanrijden bij de RAI meldt u zich bij de aanwezige Parkeer wachter met duidelijk uw opbouw kaart die u op de P15 gekregen heeft. Hij/zij zal u verder verwijzen. Volg de instructies goed op. Zie bijlage: plattegrond Parkeren tijdens de opbouw van de Negenmaandenbeurs 2016 is gratis. Wij danken u alvast voor uw medewerking en wensen u goede zaken tijdens de Negenmaandenbeurs. Mocht u nog vragen hebben, stel ze dan gerust via negenmaandenbeurs@rai.nl. Bevoorrading tijdens beurs De bevoorrading van stands, alsmede het afvoeren van emballage, is slechts toegestaan buiten uren dat de beurs geopend is voor het publiek. Iedere beursdag van uur en na sluitingstijd. Andere tijden zijn in overleg mogelijk met de event manager van de Negenmaandenbeurs. Let op: dit is niet mogelijk voor zware pallets, omdat deze de vloerbedekking in de hallen beschadigen. Logistiek tijdens demontage Volg de aanwijzingen naar P15 op de aanrijroute naar RAI Amsterdam. Vervolgens wordt u doorverwezen naar een losplek het dichtst bij uw stand: Procedure voertuigen hoger dan 1.90m en voertuigen met aanhanger, voor hal 9-11: Op zondag 28 en maandag 29 februari, zullen alle voertuigen hoger dan 1,90 meter m.b.t. de demontage, zich eerst moeten melden op de P15. Zolang er ruimte is op de P4 en P5, mag men na de registratie van het voertuig door rijden naar de P4/P5. Wel mag er slechts 1 voertuig per firma of stand tegelijk op de P4/P5 staan. Indien een aanhanger gekoppeld is aan een voertuig tot 1.90m, kan deze aanhanger afgekoppeld worden op de P4/P5 en kan het voertuig tot 1.90m parkeren in de P1/2/3. Er zal een maximale laadtijd gegeven worden voor het lossen van een voertuig. Deze zal met u worden afgestemd. Houdt rekening bij overschrijden van deze laadtijd dat er een wegsleepregeling in werking kan treden. De laadtijd kan alleen verlengd worden in overleg met één van de verkeersbegeleiders. Procedure voertuigen lager dan 1.90m: Parkeren en laden via de goederenlift in de parkeergarage P1/2/3. o Voor hal 9: ga via de lift in P1, vak 10. o Voor hal 8: via de lift in P3, vak 3.8. Parkeren tijdens demontage van de Negenmaandenbeurs 2016 is gratis. Indien u echter de laatste beursdag de gehele dag in de garage heeft geparkeerd, heeft u wel een uitrijkaart nodig om de garage te verlaten.

6 Ophangdraden In het gebouw is het op de meeste plaatsen mogelijk aan het dak standbouwonderdelen op te hangen. De firma Mansveld Expotech is als enige aangewezen om deze werkzaamheden uit te voeren. Als u hier gebruik van wilt maken dient u contact op te nemen met Gertjan Bluemink van de afdeling Exhibitor Services: E exhibitorservices@rai.nl T Oplevering beurs Standoplevering is dinsdag 23 februari 2016 om uur. I.v.m. het leggen van het gangpadtapijt moeten alle gangpaden verplicht leeg en schoongemaakt zijn. Na uur mogen er ook géén zware voorwerpen meer over de gangpaden in verband met de kans op beschadiging van het tapijt. Opbouw- & demontagekoffie Tijdens opbouw en demontage is er koffie verkrijgbaar op de eerste verdieping bij Entree F en in hal 9. Veilig werken Veilig werken is een belangrijk thema bij RAI Amsterdam, niet alleen voor ons maar ook om uw veiligheid te kunnen garanderen. Voor alle verplichte veiligheidsregels klik Voor wat betreft persoonlijke beschermingsmiddelen geldt in ieder geval het volgende: Opbouw o Zaterdag 20 februari t/m maandag 22 februari: Veiligheidsschoenen verplicht Veiligheidshelm verplicht als het veiligheidssignaal in de hallen brandt (rode zwaailicht) o Dinsdag 23 februari: Geen veiligheidsschoenen verplicht, maar wel aan te raden. Veiligheidshelm niet verplicht, tenzij specifieke werkzaamheden aan uw stand dit noodzakelijk maken. Demontage: o Zondag 28 februari t/m maandag 29 februari (dit geldt niet voor demontage op laatste beursdag): Veiligheidsschoenen wel verplicht Veiligheidshelm verplicht als het veiligheidssignaal in de hallen brandt (rode zwaailicht) Voor eventuele vragen kunt u een mail sturen naar safety@rai.nl. Standontwerp Alle exposanten van Negenmaandenbeurs 2016 (uitgezonderd uniforme bouw) zijn verplicht een standontwerp ter goedkeuring bij de beursorganisatie in te dienen. Houdt u er rekening mee dat de stand pas na schriftelijke goedkeuring kan worden opgebouwd. Indien u geen gebruik maakt van uniforme standbouw wordt u verzocht uw standontwerp in te zenden vóór 15 december Heeft u uw standontwerp nog niet toegestuurd ter goedkeuring? Dan dient u dit zo snel mogelijk te doen. Een goedkeuring van uw standontwerp voorkomt eventuele moeilijkheden tijdens de opbouw.

7 Het standontwerp kan gestuurd worden naar: RAI Amsterdam T.a.v. Jeroen Nederstigt E productiondesk@rai.nl T Ook kunt u hier terecht voor vragen aangaande de standbouwvoorschriften. Rookverbod Binnen RAI Amsterdam geldt het wettelijk afgekondigde rookverbod. Roken is alleen buiten toegestaan. Hiervoor zullen op diverse plekken in de buurt van de ingang extra asbakken worden geplaatst. Standbouwgereedschap Gedurende de opbouw van de tentoonstelling kan het gebeuren dat u dingen nodig heeft als een hamer, spijkers, plakband etc. Bij de firma Bolderdijk kunt u dergelijke zaken aanschaffen. U vindt de firma Bolderdijk in de kelder van de Amstelhal T Standmarkering De standruimtes zijn op de vloer gemarkeerd. Neem bij onduidelijkheden contact op met Event Management, T Standbouwvoorschriften Hier kunt u de standbouwvoorschriften voor Negenmaandenbeurs 2016 vinden. Plattegronden Klik hieronder voor de plattegronden: Plattegrond RAI Amsterdam