Praktische informatie CUE2016

Transcriptie

1 Praktische informatie CUE2016 Locatie CUE2016 vindt plaats in Hal 1 van Ahoy Rotterdam. Organisatie CUE2016 wordt georganiseerd in opdracht van het bestuur van de Stichting Vakbeurs Theatertechniek door: Ahoy Rotterdam nv Ahoy-weg BA ROTTERDAM Contactpersonen: Saskia Vernooij (Exhibition manager), Robin Koedood & Kim Vrolijk (Account managers) en Marit Wüst & Janine van der Jagt (Project support) Tel.: Fax: info@cue.nl U kunt de organisatie vinden in de infostand direct bij de entree van de beurs (stand 601). Communicatie: Monique Zeedijk Van Hout: of communicatie@cue.nl. Voorafgaand aan CUE2016 ontvangen wij via dit adres graag uw persberichten die betrekking hebben op uw beurspresentatie. Tijdens CUE2016 kunt u uw informatie (persberichten, noviteiten, etc.) ten behoeve van de pers afleveren bij de Mediacorner/infostand (stand 600/601). Sub-exposanten Indien er andere bedrijven/merken in uw stand participeren, verzoeken wij u vriendelijk de bedrijfsgegevens in te vullen op het formulier "Formulier Sub-exposanten", zodat deze bedrijven meegenomen worden in alle communicatie-uitingen. Het formulier kunt u vinden in het digitale handboek en mailen naar info@cue.nl. Catalogus Tot en met 11 december 2015 kunt u in het digitale handboek gegevens voor de catalogus aanleveren. Vergeet niet om aan te geven in welke branche(s) uw bedrijf actief is, zodat u zowel op de website, als in de app, als in de catalogus goed gevonden kunt worden. Demo-ruimtes Het Congres- & Vergadercentrum van Ahoy Rotterdam heeft meerdere ruimtes die u kunt huren. De zes meetingrooms ("Docks") op de derde etage kunnen helemaal afgestemd worden aan uw wensen. Wilt u specifieke informatie over het Congres- & Vergadercentrum kunt u contact opnemen met Monique van der Werff via +31(0) of via m.vanderwerff@ahoy.nl. Praktische informatie CUE2016 1

2 Informatie opbouw Opbouwtijden Riggen: Donderdag 14 januari: uur Eigen standbouw en grote en/of zware goederen: Vrijdag 15 januari: uur Alle exposanten (eigen bouw en inrichten standaard stands): Zaterdag 16 januari: uur Zondag 17 januari: uur Op zondagmiddag zal tussen en uur de halverlichting uitgeschakeld worden, zodat er uitgelicht kan worden. Parkeren tijdens opbouw Tijdens de opbouwdagen kunnen u en uw leveranciers gratis parkeren op het expeditieterrein van Hal 1. Bij de ingang van het expeditieterrein (hek 2, zie bijgaande plattegrond) dient u zich te melden, waarna u door één van de parkeermedewerkers wordt verwezen naar de juiste transportdeur en een beschikbare parkeerplaats. Wij verzoeken u vriendelijk doch dringend (vracht)auto's en/ of trailers/aanhangwagens na de opbouw van het expeditieterrein te verwijderen, tijdens de beurs kan hier NIET geparkeerd worden. Zie pagina 4 van dit document waar dit wel mogelijk is. Grote en/of zware goederen Het plaatsen van grote en/of zware goederen op stands is alleen mogelijk op vrijdag 15 januari. Er zijn zeven transportdeuren in Hal 1 (5.70 meter hoog en 5.40 meter breed). Het is niet toegestaan met auto's de hal in te rijden, niet bij de opbouw en niet bij de afbouw. Zorgt u daarom voor voldoende eigen transportmiddelen voor het vervoeren van uw eigen materialen (let op: diesel aangedreven voertuigen zijn niet toegestaan). Service: hoogwerkers en vorkheftrucks De organisatie stelt tijdens de opbouw een Knik-Telescoophoogwerker en vorkheftruck ter beschikking. Wanneer u hier gebruik van wilt maken, dient u zich bij aankomst te melden in de infostand (601). De transportmiddelen zijn maximaal één uur te gebruiken. Indien u deze transportmiddelen langer nodig heeft, dient u hierin zelf te voorzien. Chauffeurs dienen gecertificeerd te zijn en zijn aansprakelijk voor eventuele schades. LET OP! Er ligt reeds tapijt in de hal voorzichtig rijden is een must! Opbergruimte in de hal Achterin de hal, achter de domes waar de lezingen van de VPT plaatsvinden, is opslagruimte waar u tijdens de beurs flight cases etc. kunt opslaan. Houdt er rekening mee dat de opslagruimte, in tegenstelling tot voorgaande edities, dit jaar zeer beperkt is. U dient duidelijk uw firmanaam te vermelden op de opgeslagen spullen. Stapel uw materialen goed en houd rekening met uw collega s. Het bestuur, noch Ahoy is verantwoordelijk voor vermissing of beschadiging. Nooduitgangen en doorloopruimtes dienen vrij te blijven. Praktische informatie CUE2016 2

3 Halverlichting en elektra Houdt er rekening mee dat de halverlichting tijdens de beurs is uitgeschakeld en dat er niet standaard een stroomvoorziening aanwezig is op uw stand, vraag dus altijd stroom aan via het digitale handboek (tenzij u standaard standbouw bij Uit Holland heeft besteld). Rigging Rigging is uitsluitend toegestaan door gecertificeerde riggers en pas na schriftelijke toestemming op het ingediende plan. In verband met de veiligheidseisen dient door een exposant te allen tijde een rigging plan van de stand te worden ingediend. Dit kunt u zo snel mogelijk en naar: Van der Veen Event Engineering info@vanderveen-ee.nl De kosten voor het beoordelen en registreren van een rigging plan bedragen 75,- (exclusief 21% BTW). Zie voor meer informatie het digitale handboek (hoofdstuk Ophangpunten/Rigging in Standbouw & inrichting ). Afval Ahoy Rotterdam voert een actief beleid om haar afval te reduceren en te scheiden. Standbouwer en/of exposant is zelf verantwoordelijk voor afvoeren van het afval dat zij veroorzaken tijdens de open afbouw door dit zelf mee te nemen (hout, metaal, tapijt, plastic). Restafval kunt u in de daarvoor bestemde containers in de hal deponeren. Schoonmaak Uiteraard wordt er voor gezorgd dat de openbare ruimten op de beursvloer schoon worden opgeleverd. Wilt u dat uw stand ook wordt schoongemaakt? Dan kunt u schoonmaak bestellen via het digitale handboek. Horeca Op alle opbouwdagen (vrijdag, zaterdag en zondag) is het beursbuffet Sandwiches & More in Hal 1 geopend van tot uur. Tijdens de beurs is dit buffet gesloten en kunt u terecht op het Horecaplein. Voor een kopje koffie of thee kunt u ook terecht bij het koffieapparaat naast de infostand. Deze koffie en thee wordt u aangeboden door het bestuur van de Stichting Vakbeurs Theatertechniek. Praktische informatie CUE2016 3

4 Informatie beursdagen Openingstijden CUE2016 is op de volgende tijden voor het publiek geopend: Maandag 18 januari: uur Dinsdag 19 januari: uur Woensdag 20 januari: uur Voor exposanten zal het gebouw op maandag 18 januari open zijn vanaf uur en op de overige dagen vanaf uur. Uitsluitend op vertoon van uw exposantenbadge krijgt u toegang tot de hallen. Parkeren tijdens de beurs Vanaf maandag 18 januari dient u uw auto te parkeren op het algemene parkeerterrein (P1 en P2, ingang via Ahoy-weg, zie bijgaande plattegrond). U bereikt vervolgens de beurs via de hoofdingang van Ahoy en loopt door de Plaza naar Hal 1. U kunt uw parkeerkaarten voorafgaand aan de beurs via het digitale handboek bestellen ( 12,50 incl. BTW per personenauto per dag). Indien u vóór 18 december 2015 uw parkeerkaarten bestelt, ontvangt u 10% korting per parkeerkaart. Parkeren van vrachtwagens Indien u na de opbouw uw vrachtwagen en/of trailer/aanhangwagen wilt laten staan op het terrein van Ahoy, zijn er twee mogelijkheden: 1) U parkeert de vrachtwagen op zondag 17 januari, nadat u klaar bent met de opbouw, op het algemene parkeerterrein P1 en P2. Toegang tot dit parkeerterrein is dan gratis en u kunt uw vrachtwagen tot de afbouw laten staan. NB Dit terrein is onbewaakt en indien tussentijds met het voertuig het terrein wordt verlaten, dient men wel 45,- (incl. BTW) te betalen om wederom toegang te verkrijgen. 2) Het is ook mogelijk om uw vrachtwagen binnen de hekken van Ahoy en met cameratoezicht te parkeren op P6. U kunt dan ook vanaf zondag 17 januari parkeren en op woensdagavond 20 januari kunt u de vrachtwagen weer ophalen voor de afbouw. U kunt het terrein verlaten door contact op te nemen met de portier via telefoonnummer Voor dit terrein betaalt u 45,- (incl. BTW) per vrachtwagen voor drie dagen. U kunt maximaal 1 vrachtwagen-parkeerkaart per stand bestellen via het handboek. Bestellen kan tot vrijdag 15 januari 2016 tot uur. NB Er is beperkt plaats beschikbaar binnen de hekken en er is dus ook een beperkt aantal parkeerkaarten beschikbaar. Op=op. Deze regeling is enkel geldig voor de editie van Uiteraard is het ook mogelijk om uw vrachtwagen tijdens de opbouw of uitvoering van de beurs elders te parkeren. Zie hiervoor de website van Truckparking Rotterdam; Exposantenbadges Tijdens de beurs dient iedere exposant in bezit te zijn van een exposantenbadge. Exposantenbadges kunt u verkrijgen door uw standbemanning aan te melden via het handboek (hoofdstuk Toegangsbewijzen). De exposantenbadges kunnen vanaf maandag 18 januari 8.00 uur worden afgehaald bij registratie bij de entree van de beurs. Ook op de overige beursdagen is het nog mogelijk het toegangsbewijs om te wisselen voor een exposantenbadge, de registratie is op die dagen vanaf uur geopend. NB Tijdens de opbouwdagen is geen badge nodig. Praktische informatie CUE2016 4

5 Horeca Centraal op de beurs ligt het Horecaplein, waar men tijdens de beurs terecht kan voor diverse hapjes, broodjes en drankjes. Omdat het Horecaplein in eerste instantie bedoeld is voor de bezoekers en om lange wachtrijen te voorkomen, verzoeken wij u vriendelijk van Ahoy Standcatering gebruik te maken. Via het digitale handboek kunt u uw bestelling plaatsen en aangeven wanneer het op de stand afgeleverd dient te worden. Mocht u toch gebruik willen maken van de catering op het Horecaplein, dan is het mogelijk om met de Catering card te betalen. Met deze kaart ontvangt u achteraf voor de gekochte consumpties een factuur. Indien u gebruik wilt maken van een Catering card, meldt dit dan uiterlijk vrijdag 18 december via info@cue.nl. De kaart kan vervolgens tijdens de opbouw worden opgehaald in de infostand. Hiervoor dient getekend te worden. Afval Gedurende de beurs kan aan het einde van de dag het afval in een vuilniszak in het gangpad worden geplaatst. Dit zal s avonds door de schoonmaak verwijderd worden. Mocht u tijdens de openingstijden van de beurs afval willen weggooien, kunt u terecht in de opbergruimte achter in de hal. Daar wordt een afvalcontainer geplaatst. Scholieren/studenten Ook dit jaar worden scholieren en studenten verwacht die een bezoek brengen aan de beurs. Er is hen gemeld op alle dagen, met voorkeur op woensdag, welkom te zijn, mits zij alleen komen of in een begeleide groep van maximaal 12 studenten zijn. U kunt de studenten herkennen aan de blauwe lanyards met daaraan een bezoekersbadge met het woord student erop geprint. CUE/VPT Café Op dinsdag 19 januari gaat, na sluiting van de tweede beursdag om uur, het CUE/VPT Café open. CUE en VPT nodigen haar exposanten en leden uit voor een gezellige informele borrel met branchegenoten in Restaurant Floyd van Ahoy Rotterdam. Rond uur worden tijdens de borrel de winnaars van de CUE InnovatieGalerij bekend gemaakt. Toegang is kosteloos en aanmelden is niet nodig. De drankjes zijn tegen betaling en voor de hapjes wordt gezorgd. Internet Aan de bezoekers van CUE2016 wordt Wi-Fi aangeboden op het Horecaplein voor office-gebruik en om gebruik te kunnen maken van de CUE-app. U kunt hier als exposant uiteraard ook gebruik van maken, maar let op: dit is alleen voor basis office-gebruik. Heeft u apparatuur in uw stand dat een vaste internetaansluiting of een andere specifieke zwaardere multimedia-aansluiting vereist, dan kunt u dat via het digitale handboek bestellen. Beveiliging Tijdens de opbouw en de beursdagen wordt in de hal na sluitingstijd tot de volgende ochtend gesurveilleerd door een beveiliger. Toch raden wij u aan kleine goederen, laptops en Plasmaschermen niet onbeheerd achter te laten, of zorg te dragen voor een vaste bevestiging. Roken Het is niet toegestaan te roken in Ahoy. Indien u wilt roken, kunt u dat doen in de rooktuin van Ahoy (entree via de Plaza). Praktische informatie CUE2016 5

6 Aansprakelijkheid Uw goederen verblijven gedurende de opbouw, tentoonstelling en demontage voor uw eigen risico in Ahoy. De organisatie aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor diefstal of schade in welke vorm dan ook. Wij raden u aan een transport- en opslagverzekering af te sluiten. Voor nadere informatie verwijzen wij u naar het digitale handboek. Informatie afbouw Afbouwtijden Woensdag 20 januari: uur (dus direct na afloop van de beurs) Alle stands dienen op 20 januari tot uur volledig bemand te blijven. Na afloop van de beurs wordt onmiddellijk aangevangen met het vrijmaken van de gangpaden en andere werkzaamheden ten behoeve van een snelle afvoer. Dozen en kisten mogen pas in de gangpaden worden geplaatst nadat de vloerbedekking is verwijderd. De transportdeuren blijven op woensdag 20 januari gesloten totdat de vloerbedekking ervoor verwijderd is. De hallen moeten op 20 januari om uur leeg zijn, met inbegrip van afval en grof vuil. Is dit niet het geval, kan op last van de organisatie, maar voor rekening en risico van de exposant worden overgegaan tot tijdelijke opslag of afvoer. Ook afval dat de normale proporties te buiten gaat, wordt voor rekening van de exposant verwijderd. Ter voorkoming van diefstal wordt u geadviseerd waardevolle goederen niet onbeheerd op de stand achter te laten. De standaard stands worden ook op woensdagavond 20 januari afgebroken. Vergeet niet de berging leeg te maken! Op donderdag 21 januari wordt de hal gebruikt voor andere activiteiten, dus er kan niks in de hal worden achtergelaten. Parkeren tijdens de afbouw Vanaf uur, dus na sluiting van de laatste beursdag, is het mogelijk om uw auto op het expeditieterrein te parkeren voor het laden van uw goederen. U kunt uw auto van het algemene parkeerterrein halen (P1 en P2) en via hek 1 het expeditieterrein oprijden (zie bijgaande plattegrond). (Vracht)auto's die speciaal voor de afbouw komen, worden vanaf uur opgelijnd langs de Ahoy-weg en deze worden via hek 2 het expeditieterrein opgelaten zodra er plaats is. Horeca Tijdens de afbouw wordt NIET voorzien in horecafaciliteiten. In de Plaza van Ahoy kunt u terecht bij de automatenwand. Praktische informatie CUE2016 6