Draaiboek Exposanten

Transcriptie

1 Draaiboek Exposanten Nationale Staalbouwdag 2011 Het jaarlijkse evenement voor staalminnend Nederland 6 oktober 2011 Evenementenhal Gorinchem

2 INHOUD 1. Welkomstwoord 2. Informatie voor Exposanten 3. Expo informatie 3.1. Stands 3.2. Standmateriaal 3.3. Frieslijst 3.4. Electra 3.5. Verlichting 3.6. Vloer 3.7. Eigen standbouw 3.8. Hoogte hallen 3.9. Op- en afbouw Aan- en afvoer materiaal Eigen brochures/promotie materiaal Speakerscorner Standbemanning Relatiekaarten 4. Catering 4.1. Catering 4.2. Beursborrel 5. Marketing 6. Algemene Informatie 6.1. Routebeschrijving 6.2. Parkeren 6.3. Hotel informatie 6.4. Garderobe 6.5. Roken 6.6. Aansprakelijkheid en Verzekeringen FORMULIEREN 1. Bestellijst standmateriaal + frieslijst (*) aanleverdatum uiterlijk 9 september 2. Opgeven standbemanning u ontvangt t.z.t. een met daarin een specifieke link via Bouwen met Staal 3. Opgeven relaties u ontvangt t.z.t. een met daarin een specifieke link via Bouwen met Staal (*) Voor uw frieslijst kunt u de exact te vermelden bedrijfsnaam (zonder rechtsvorm zoals BV, NV enz.) opgeven (maximaal 20 karakters) bij Soraya van Beuzekom, soraya@bouwenmetstaal.nl

3 1. WELKOMSTWOORD Geachte exposant, In Evenementenhal Gorinchem gaat op 6 oktober 2011 de vlag uit voor de opties van staal als duurzaam bouwmateriaal, de nieuwe ontwikkelingen, producten en diensten voor het ontwerpen en bouwen met staal én actuele hoogstandjes met staal in binnen- en buitenlandse projecten. U, als exposant, ontvangt dit handboek ter ondersteuning van uw deelname aan de Nationale Staalbouwdag Neemt u alstublieft de tijd om het draaiboek door te lezen, zodat uw planning en organisatie voor dit evenement zorgeloos verloopt. Mocht u zelf specifieke vragen hebben rondom het evenement die niet in dit handboek staan vermeld (werving, reserveringen, financiële zaken, en contacten met exposanten voor en tijdens Nationale Staalbouwdag 2011), dan kunt u zich wenden tot: Bouwen met Staal Advercom Erik de Jong Telefoon Mobiel erik@bouwenmetstaal.nl U wordt op de hoogte gehouden van de laatste ontwikkelingen via ings. Wij zien uit naar een succesvolle Nationale Staalbouwdag 2011! 2. INFORMATIE VOOR EXPOSANTEN Locatie Evenementenhal Gorichem Franklinweg HZ Gorinchem telefoon +31(0) fax +31 (0) Datum 6 oktober 2011 Tijd Catering Borrel Exporuimte Opbouw Afbouw Standruimte uur uur (voor bezoekers uur) Op diverse horeca- en buffetpunten gedurende de gehele dag Vanaf uur uur Congreszaal 1 en de voorliggende Galerij Woensdag 5 oktober van uur uur, melden bij op & afbouwreceptie Donderdag 6 oktober van uur uur, melden bij hoofdreceptie Donderdag 6 oktober van uur uur, melden bij op & afbouwreceptie De op- & afbouwreceptie bevindt zich aan de achterzijde van het pand De hoofdreceptie bevindt zich aan de voorzijde van het pand 3 x 3 meter standaard

4 3. EXPO INFORMATIE 3.1 Stands Op de plattegrond vindt u de indeling van de stands, de hoekstands zijn open. De standbouw bestaat uit een aluminium geraamte waar beukenhouten platen in geplaatst worden: - Hoogte 2,51 m - Zichtbare wandhoogte 2,15 m - Frieslijst 3 m breed x 36 cm hoog (breedte afhankelijk van de standgrootte) Om aan de standbouw materialen te bevestigen zijn er tijdens opbouw via de organisatie haken of dubbelzijdig plakband verkrijgbaar. Objecten die aan de standbouw worden gehangen mogen maximaal een gewicht hebben van 5 kg. Er is geen plafond in de stand. Er geldt een hoogtebeperking van 4.50 meter hoog. Als de hoogtebeperking wordt overschreden, dan kunnen wij niet garaderen dat u het te hoge onderdeel kan plaatsen. 3.2 Standmateriaal Standmateriaal is in te huren via de Bestellijst standmateriaal. Denkt u zelf aan uw verlengsnoeren, tafelkleden en transportkarretjes. 3.4 Frieslijst Uw bedrijfsnaam zal op de frieslijst worden gezet, deze kunt u doorgeven aan Soraya van Beuzekom via soraya@bouwenmetstaal.nl. Uw bedrijfsvorm wordt niet afgedrukt (BV, NV enz) om het zo eenduidig mogelijk te maken (maximaal 20 karakters). 3.5 Electra Standaard is er een stroompunt in uw stand aanwezig. Dit stroompunt bevat drie stekkeringangen met een gezamenlijk totaal vermogen van 2000 Watt. Indien u meer vermogen (bijv. krachtstroom) wenst, dan kunt u dit bestellen via de Bestellijst standmateriaal. 3.6 Verlichting De verlichting bestaat uit duo-spots die op verschillende punten in uw stand worden gehangen, zodat u voldoende verlichting in uw stand heeft. Ter indicatie: op elke twee meter worden twee duo-spot opgehangen. Deze verlichting wordt bevestigd aan de achterzijde van de frieslijst. Hierbij maken wij gebruik van 50 Watt lampen. U kunt deze spots naar eigen inzicht bijdraaien om bepaalde objecten uit te lichten. Heeft u eigen standbouw, dan adviseren wij om deze voldoende te verlichten. Congreszaal 1 en de voorliggende galerij zijn alleen sfeer verlicht. 3.7 Vloer Evenementenhal Gorinchem maakt gebruik van zwarte/antracietkleurige vloerbedekking. Deze vloerbedekking bestaat uit vloertegels van 50 bij 50 centimeter. De vloerbelasting is 500 kg per m2. Wanneer deze vloertegels weggehaald moeten worden, dan mag alleen de locatie de vloertegels verwijderen tegen een tarief van 7,50 per m2. Mocht u deze zelf wel verwijderd hebben, zal dit tarief ook worden doorberekend.

5 3.8 Eigen standbouw Eigen standbouw en grote tentoonstellingsmateriaal vooraf bespreken met Erik de Jong, telefoon , of via mail - Eigen standbouw dat op generlei wijze ge-/verbouwd (verven, zagen) wordt op de beursvlier, moet met bescherming gebeuren (afdekken vloer met plastic e.d). U dient zelf te zorgen voor afvoer van (afval)materialen als ook schoonmaak van uw stand. - Er geldt een hoogtebeperking van 4.50 meter hoog. Als de hoogtebeperking wordt overschreden, dan kunnen wij niet garanderen dat u het te hoge onderdeel kan plaatsen. 3.9 Hoogte hallen - 1ste verdieping galerij hoogte 8 m - 1ste verdieping congreszalen hoogte 5 m Voor ophangen van materiaal aan het plafond moet eerst akkoord worden gevraagd aan Bouwen met Staal, Erik de Jong, Hiervoor zijn, naast een exacte omschrijving van de uiting, gegevens als gewicht en formaat benodigd. Bij akkoord moet u zelf zorg dragen voor het ophangen. Ophangen zonder samenspraak kan op last van de organisatie worden verwijderd Op- en afbouw - De beursvloer bevindt zich op de eerste verdieping van de Evenementenhal. Voorgaande jaren is gebleken dat op de laatste opbouwdag (hier: 5 oktober a.s.) de lift een zeer gewilde mogelijkheid is uw standmateriaal naar boven te brengen met file-vorming tot gevolg. Helaas kunnen wij hier niets aan veranderen en moeten wij het allen met deze lift doen. Derhalve vragen wij u zo veel mogelijk gebruik te maken van de eerste twee opbouwdagen om een goede verspreiding en doorstroming te bevorderen. Dat scheel niet alleen uw collega-standhouders veel ergenis maar ook uw eigen kostbare tijd. - Gedurende de open afbouw is er een laad- en losdeur aan de achterzijde van het pand geopend, waar zich tevens de goederenlift bevindt. Echter tijdens de opbouw op de beursdag 6 oktober, uitsluitend toegestaan voor kleine spullen, is er géén laad- en losdeur geopend. - Tijdens de open afbouwdagen zijn er gratis koffie, thee en verpakte broodjes verkrijgbaar in Restaurant 3. - Tijdens de open afbouw mag u niet met de auto de hal in. - Het is niet toegestaan eigen plakband op standbouw van de Evenementenhal Gorinchem te gebruiken. - Indien u iets wilt opplakken en/of schrijven, dan kunt u daarvoor speciale borden + ophanghaken afhalen bij de (open afbouw)receptie. Wilt u iets bevestigen op deze borden dan is daar tevens dubbelzijdig tape verkrijgbaar. - Aan de standbouw mag niet gespijkerd of geniet worden en er mogen geen zware voorwerpen aangehangen worden. Tevens mag er niets aan de sprinklerinstallaties bevestigd worden. - Bij onherstelbare schade zijn wij genoodzaakt de kosten als volgt te berekenen: 55,- per standbouwwand. 25,- per strekkende meter frieslijst. - Indien u gaat zagen en/of verven is het voor ons van belang dat u er plastic onderlegt i.v.m. de vloerbedekking. Plastic is verkrijgbaar bij de open afbouwreceptie. - Tijdens de opbouw van uw stand dient u er zelf voor te zorgen dat uw standvloer schoon blijft. Vuilniszakken zijn verkrijgbaar bij de open afbouwreceptie. U dient hier uw klein vuil in te deponeren en aan het eind van de dag in het gangpad te zetten. Ook tijdens de oplevering dient u ervoor te zorgen dat uw standplaats schoon en netjes achtergelaten wordt. Wanneer er niet aan dit verzoek wordt voldaan, worden er schoonmaakkosten in rekening gebracht. - Gedurende de open afbouwdagen is de exposant zelf verantwoordelijk voor de afvoer van grof afval, hiervoor biedt Evenementenhal Gorinchem geen faciliteiten. Mocht u grof afval laten liggen, dan brengt de Evenementenhal hier achteraf 10,- per kilo in rekening. - Voor eventueel achtergebleven pallets wordt 75,- per pallet doorberekend. - Indien u uw kinderen meeneemt tijdens de open afbouw willen wij u erop attenderen dat u uw kinderen nauwlettend in de gaten houdt i.v.m. de veiligheid. - Tijdens de opbouw-, beurs-, en afbouwdagen zijn huisdieren verboden.

6 3.11 Aan- en afvoer materiaal U kunt de afslag nemen naar de open afbouw receptie, daar kunt u zich melden (achterzijde van het gebouw). Parkeer niet voor het laden/lossen gedeelte maar in een parkeervak. De verdieping is bereikbaar via de trappen en de lift (lift komt uit op de verdieping) Liftdeur breedte 1.90 m Liftdeur hoogte 2.19 m Lift diepte 2.43 m Max. laadgewicht kg Formaten van de deur naar Congreszaal 1 Deur breedte 1,82 m Deur hoogte 2.13 m Maximale draagkracht van de vloer is 500 kg per m2 - Er kan ook gebruik worden gemaakt van de trappen aan de galerij. - Er is geen heftruckservice en u dient voor eigen pompwagen en transportkarretjes te zorgen Eigen brochures/promotie materiaal/expowanden/rollupbanners Eigen brochures/flyers/gadgets/expowanden/rollupbanners kunnen alleen buiten uw stand om geplaatst/uitgedeeld worden wanneer dit onderdeel van uw expo-pakket is en nadrukkelijk met toestemming van de organisatie is besproken. Dit betekent dat u bijvoorbeeld uw brochure/flyer/gadget expowanden/rollupbanners niet op praattafels en zitjes in de gangpaden mag plaatssen/leggen en/of flyers/brochures ed. niet op auto s van de bezoekers mag achter laten. Let op: bij overschrijving van deze regel zal de organisatie alsnog een tarief van in rekening brengen (waarde exposure verhoogd met boete) Staaltheater Op het staaltheater zal een plasmascherm en laptop aanwezig zijn: u kunt hiervoor een USB of DVD inleveren. De organisatie draagt zorg voor indeling en tijdstip presentaties Standbemanning De namen van de betrokken personen graag doorgeven via de inschrijfpagina op de website van de Nationale Staalbouwdag. Deze link ontvangt u t.z.t. De standbemanning heeft toegang tot het gehele programma van de Nationale Staalbouwdag 2011 en maakt gebruik van de catering.

7 3.15 Relatiekaarten Al uw relaties en klanten in één dag ontmoeten! Om u in staat te stellen zoveel mogelijk van uw relaties uit te nodigen op de Nationale Staalbouwdag wordt voor u speciaal een persoonlijke link aangemaakt die u te zijner tijd van Bouwen met Staal ontvangt, waarmee u uw relaties om eenvoudige wijze kunt uitnodigen. Via deze link kunnen uw relaties zich eenvoudig aanmelden en registreren voor de Nationale Staalbouwdag. Uw relaties hebben toegang tot het gehele programma van Nationale Staalbouwdag en kunnen tevens gebruik maken van de catering. Wat kunt u ermee? - Plak de link in uw nieuwsbrief - Plak de link op uw site - Plak de link in uw persoonlijke s naar uw relaties Voordeel is dat wij kunnen zien wie er allemaal via uw bedrijf inschrijven, daardoor weet u precies wie van uw klanten uw stand gaan bezoeken (op aanvraag). Met deze link kunt u die relaties die u graag wilt ontmoeten, maar die nog niet zijn ingeschreven (nogmaals) zelf benaderen via een ing, nieuwsbrief of andere digitale correspondentie. Gegevens die wij middels deze link ontvangen zullen vertrouwelijk worden behandeld. 4. CATERING 4.1 Catering - Tijdens de opbouw worden er gratis koffie/thee en broodjes in het Restaurant 3 verstrekt. - Gedurende de hele beursdag worden exposanten in hun stand bediend. - Eten en drinken is bij de standhuur inbegrepen. Zelf meenemen is dus niet toegestaan. Mocht u in het kader van u beursdeelname iets willen organiseren, dan kan dat uitsluitend in overleg met Erik de Jong, telefoon , , erik@bouwenmetstaal.nl. 4.2 Beursborrel De dag wordt afgesloten met een sfeervolle borrel. 5. MARKETING Wilt u uw deelname extra benadrukken, zodat u meer bezoekers naar uw stand genereert? Of wilt u de dag extra aandacht geven, omdat u het een toegevoegde waarde vind voor u en uw klanten? Maak gebruik van het relatiekaarten systeem en plak de banner met link in uw uitingen. Om uw bedrijf/product op het netvlies te branden bij alle bezoekers van de Staalbouwdag, kunt u tevens kiezen voor aanvullende exposure zoals: - Uw logo/reclame op alle TV schermen op de beursvloer (hierop wordt tevens het programma getoond). - Uw full colour logo op de plattegrond in het programmaboekje met verwijzing naar uw stand. - Uw logo op valggen bij de ingang van het parkeerterrein. - Uw posters in abri s. - Etc. Neem hiervoor contact op met Erik de Jong, telefoon of via erik@bouwenmetstaal.nl

8 6. ALGEMENE INFORMATIE 6.1 Routebeschrijving 6.2 Parkeren Bij Evenementenhal Gorinchem kunt u gratis parkeren. 6.3 Hotelinformatie Campanile Gorinchem Hotel Gorinchem Franklinweg 1 Van Hogendorpweg 8/ HX Gorinchem 4204 XW Gorinchem Telefoon Telefoon Garderobe Garderobe is aanwezig naast de incheckbalie. 6.5 Roken Roken alleen toegestaan op de door Evenementenhal Gorinchem aangegeven plaatsen. 6.6 Aansprakelijkheid & Verzekeringen - Beschadigingen en verontreinigingen van gehuurde standmaterialen zullen op de kosten van de exposant worden hersteld. - De organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal en verlies van uw eigendommen tijdens de Nationale Staalbouwdag Het betreden van Evenementenhal Gorinchem en bijbehorende terreinen is voor eigen risico.