DRAAIBOEK. Alles Over Van Alles event 6 t/m 8 maart 2015 Locatie

Transcriptie

1 DRAAIBOEK Alles Over Van Alles event 6 t/m 8 maart 2015 Locatie 1

2 Inhoud Hoofdstuk 1 Communicatie Belangrijke telefoonnummers... 3 Hoofdstuk 2 Rooster en planning Rooster Vrijdag 6 maart (beursdag 1)- Aanwezig team Zaterdag 7 maart (beursdag 2)- Aanwezig team Zondag 8 maart (beursdag 3+ afbouw)- Aanwezig team... 5 Hoofdstuk 3 Algemene informatie Algemene gegevens AOVA event Bezorgservices Personeel beurs Bijzondere items Laden en lossen Beveiliging Afval tijdens op en afbouw Pinautomaat Hotel Hoofdstuk 4 diversen Organisatiekantoor Garderobe Servicebalie Informatiebalie Hoofdstuk 5 Media Hoofdstuk 6 Benodigdheden organisatiekantoor Hoofdstuk 7 Deelnemerslijst Deelnemerslijst van A-Z Deelnemerslijst op standnummer Hoofdstuk 8 Bijlagen Bijlage 8.1 Programma Bijlage 8.2 Hostessen Bijlage 8.3 Diverse ticketing

3 Hoofdstuk 1 Communicatie 1.1 Belangrijke telefoonnummers Beursteam AOVA event Naam Tel. Bijzonderheden Pietje Puk Is er woensdag niet Locatie Naam Contactpersoon Tel. Projectmanager Jan Klaas Leveranciers/ contact personen AOVA event Naam Contactpersoon Tel. Standbouwer ik help graag Jan Jansen Overig Naam Tel. Dienst Alarmnummer 112 Calamiteitenhulp EHBO-post Eerste hulp Politie Brandweer (preventie) Brandweer (kantoor) Treininformatie NS Taxi centrale Taxi Zwolle 3

4 Hoofdstuk 2 Rooster en planning 2.1 Rooster Planning personeel Naam 6 maart 7 maart 8 maart Jan Klaas x x Tot 17: Vrijdag 6 maart (beursdag 1)- Aanwezig team Tijd Wat Wie Waar Gedaan Hostess melden organisatiekantoor Jan Klaas Organisatiek antoor x Check betaling deelnemers Pietje puk Beursvloer Geld voor garderobe Jan Klaas Organisatiek antoor Beurs open voor exposanten Dozen voor de enquêtes in organisatiekantoor Jan Klaas Organisatiek antoor 4 bakken klaarstaan voor kassakaartjes bij controle Centrale entree post Hans Frans x Checken omroepen Organisatiek beursopening Pietje puk Check slogan, kaarten, welkomstbrief, enquêtes. Jan Klaas Tussenstand bezoekers Pietje puk 17:00 Sluiting beurs Team antoor Organisatiek antoor 2.3 Zaterdag 7 maart (beursdag 2)- Aanwezig team Tijd Wat Wie Waar Gedaan Op de beurs aanwezig Team x Check slogan, kaarten, Organisatiekantoor welkomstbrief, enquêtes. Jan Klaas Geld voor garderobe Jan Klaas Organisatiekantoor 4 bakken klaarstaan voor kassakaartjes bij controle Centrale entree post Hans Frans x Dozen voor de enquêtes in organisatiekantoor Checken omroepen beursopening Beurs open voor exposanten Jan Klaas Pietje puk Tussenstand bezoekers Pietje puk 17:00 Sluiting beurs Team Organisatiekantoor Organisatiekantoor x 4

5 2.4 Zondag 8 maart (beursdag 3+ afbouw)- Aanwezig team Tijd Wat Wie Waar Gedaan Op de beurs aanwezig Team x Checken omroepen beursopening Pietje puk Hostess melden Organisatiekantoor organisatiekantoor Jan Klaas Beurs open voor exposanten Afbouw doornemen met Organisatiekantoor locatie Pietje puk Organisatiekantoor Organisatiekantoor leegruimen Team Laatste onsite brief printen bij de receptie -> laatste brief exposanten Pietje puk Receptie locatie Vlaggen meenemen of opsturen Jan Klaas 5

6 Hoofdstuk 3 Algemene informatie 3.1 Algemene gegevens AOVA event 2015 Beursdagen Vrijdag 6 maart t/m zondag 8 maart 2015 Locatie Locatie Hal Hal 1, hal 2 en hal 3. Organisatiekantoor Centrale entree Openingstijden Vrijdag 6 maart uur Zaterdag 7 maart uur Zondag 8 maart uur Entree tarieven Online voorverkoop Aan de kassa Entree kinderen t/m 12 jaar Gratis Gratis Entree vanaf 13 jaar 7,00 p.p. 8,50 p.p. Standaard entree vanaf 13 jaar met kortingskaart n.v.t. 7,00 p.p. Luxe Arrangement voor 2 personen 20,00 (2 personen) Niet verkrijgbaar Het Luxe Arrangement bestaat uit Entree voor 2 personen Parkeren 1 auto Koffie met iets lekkers bonnetjes van IJsselhallen De bonnetjes van koffie en iets lekkers en Premium zaadjes worden meegegeven aan de bezoekers. Parkeren bezoekers 5,00. Bezoekers betalen bij het oprijden van het parkeerterrein en betalen aan de parkeerwachter. Kassastrookjes Deze worden in de kleuren blauw, groen, geel en wit uitgegeven. Iedere kleur staat voor een andere kaart. We hebben een entreeticket voor kinderen van 0 t/m 12 jaar, standaard entree vanaf 13 jaar, standaard entree vanaf 13 jaar met een kortingskaart. Kaartcontrole Wordt gedaan door de hostesses. Scannen van de online tickets en het innemen van de kaartjes die gekocht zijn bij de kassa en het innemen van de uitnodigingskaarten. Bezoekers die geen ticket online hebben gekocht of een uitnodigingskaart hebben gekregen, moeten een kaartje kopen bij de kassa. EHBO EHBO heeft een eigen ruimte in de gang tegenover het restaurant. Garderobe De garderobe bevindt zich in de centrale entree van de locatie en wordt klaargezet door de locatie en bemand door een Hostess en een iemand van het team. Prijs 1,- per item. Toiletten Deze bevinden zich rechts achterin de hal. 6

7 Pinautomaat Deze bevindt zich in de centrale entree. Horeca Er is een terras in het midden van de hal waar men kan eten en drinken. Bezorgservices Il Maestro nuovo Pizza, shoarma, grillroom, spareribs, Turks Super Royale schotels Grieks, Turks New York Pizza Pizza, pasta OPENINGSTIJDEN EXPOSANTEN AOVA event Opbouw exposanten AOVA event Dinsdag 3 maart uur Woensdag 4 maart* uur Donderdag 5 maart uur * Woensdag 4 maart worden er vanaf uur géén auto s meer in de hallen toegelaten. De hallen zijn dan alleen toegankelijk voor het afwerken van de stand. Toegang is dan mogelijk via een beperkt aantal ingangen. Opbouw standaard standbouw/kramen AOVA event Deelnemers die gebruik maken van standaard standbouw/marktkraam kunnen hun stand inrichten op donderdag 5 maart vanaf uur en dienen hun stand/kraam te ontruimen op zondag 8 maart tussen en uur. Openingstijden exposanten AOVA event Vrijdag 6 maart uur Zaterdag 7 maart uur Zondag 8 maart uur Afbouw exposanten AOVA event Zondag 8 maart uur Maandag 9 maart uur Openingstijden van de service balie locatie tijdens de op-en afbouwperiode Dinsdag 3 maart uur Woensdag 4 maart uur Donderdag 5 maart uur Maandag 6 maart uur Exposanten kunnen hier terecht voor al hun vragen m.b.t. de locatie, faciliteiten (zoals elektra, water, internet, parkeren etc.) en eventuele bestellingen van de horeca. Op-en afbouwkoffie Gedurende de op-en afbouw heeft de organisatie en de locatie voor alle harde werkers koffie klaar 7

8 staan. De koffie is gratis en kan men zelf pakken in de centrale entree. Mocht er iets niet meer zijn, dan kan dat dat gemeld worden bij het organisatiekantoor. Exposanten en standbemanning polsbandjes Voor alle exposanten en standbemanning hebben wij polsbandjes beschikbaar die afgehaald kunnen worden bij het organisatiekantoor. Deze dient zij de gehele op-, en afbouw en beursdagen te dragen. Schoonmaak Exposanten dienen uiterlijk de donderdag voor de beurs om in de hallen het standmateriaal op de stand te hebben, i.v.m. de schoonmaak van de gangpaden en hal. Horeca tijdens de openingsdagen Tijdens de beurs is het terras open voor iedereen. 1 uur voor aanvang van de beurs zal het terras open gaan voor exposanten, zodat zij daar eventueel koffie en/of thee kunnen kopen. 3.2 Personeel beurs Organisatiekantoor Het organisatiekantoor bevindt zich achter de garderobe in de centrale entree van de locatie. Hostessen ruimte De hostessenruimte bevindt zich rechtsachter in de hal. Rooster team AOVA event Woe Do Vr Za Zo Totaal 8:00 18: Pietje puk x x x x x 5 Jan Klaas x x x x 4 Hans Frans x x x x x 5 Teampersoon 1 x x x 3 Teampersoon 2 x x x 3 Totaal Rooster halmedewerkers AOVA event Woe Do Vr Za Zo Totaal 9:00 17: Halmedewerker 1 x x x x x 5 Halmedewerker 2 x x 2 Halmedewerker 3 x x x 3 Halmedewerker 4 x 1 Halmedewerker 5 x x 2 Totaal Rooster hostesses AOVA event Vr Za Zo Totaal 9:00 17: Hostess 1 x x x 3 Hostess 2 x x 2 8

9 Hostess 3 x x x 3 Hostess 4 x x x 3 Hostess 5 x x x 3 Hostess 6 x x x 3 Hostess 7 x x x 3 Totaal Rooster beveiliging AOVA event Woe Do Vr Za Zo Totaal 12:00 24: Beveiliger 1 x x x 3 Beveiliger 2 x x 2 Beveiliger 3 x 1 Beveiliger 4 x x 2 Beveiliger 5 x x 2 Totaal Rooster EHBO AOVA event Vr Za Zo Totaal 9:00 17: EHBO 1 x x 2 EHBO 2 x x 2 EHBO 3 x x 2 Totaal Eventueel nog toevoegen: Rooster overige medewerkers Catering medewerkers Lunch Team wordt verzorgd door de locatie AOVA event Vr Za Zo Totaal Pietje puk Jan Klaas Hans Frans Teampersoon Teampersoon Hostessen Totaal Diner Team Nog te bepalen AOVA event Vr Za Zo Totaal

10 Pietje puk Jan Klaas Hans Frans Teampersoon Teampersoon Hostessen Totaal Bijzondere items Certificaten Award AOVA event Wie Jan Pieter Bedrijf 1 Roland Nietsnut Bedrijf 2 Jan Jans Bedrijf 3 Roel Roelfs Bedrijf 4 Organisatie 3.4 Laden en lossen Parkeren tijdens de op en afbouw Tijdens de opbouw-, beurs- en afbouwperiode zijn parkeerkaarten noodzakelijk. Een exposantenabonnement voor de gehele periode (inclusief open afbouw) kost 7,50 per auto exclusief BTW. De auto kunnen ze parkeren in de parkeervakken. Let op de nooddeuren dienen vrij gehouden te worden. Ter plaatse kunnen exposanten terecht bij de service balie van de locatie, zij geven de parkeerkaarten mee. Locatie Per bus informatie voor bezoekers De volgende bussen rijden richting locatie Lijn 5 Niemansland Lijn 71 Iemandsland Lijn 140 Nooitniegeweest Trein informatie voor bezoekers Locatie bevindt zich op loopafstand van het NS station Niemandsland. U bereikt de locatie vanaf het NS-station te voet ongeveer in tien minuten. Neem de uitgang Centrum van het NS-station. Ga meteen linksaf en volg de Westselaan. Steek aan het eind daarvan de Ikweethetnietkade over. Steek nu rechtdoor de parkeerplaats over en loop linksom langs het locatie-complex. 3.5 Beveiliging Er is geen extra beveiligingsman of hond aanwezig naast de camera's die er hangen. Alle exposanten zijn verantwoordelijk voor hun eigen spullen. 10

11 3.6 Afval tijdens op en afbouw Iedere exposant c.q. ingehuurde standbouwer is gedurende de open afbouwdagen verantwoordelijk voor het afvoeren van eigen afval, zij dienen dit mee te nemen en anders kunnen zij bij de service balie van de locatie een container huren. 3.7 Pinautomaat In de centrale entree, wordt dagelijks gevuld. 3.8 Hotel Adres Pietjedijk AG Niemandsland 11

12 Hoofdstuk 4 diversen 4.1 Organisatiekantoor Het organisatiekantoor bevindt zich achter de garderobe in de centrale entree van de locatie. 4.2 Garderobe De garderobe bevindt zich in de centrale entree van de locatie en wordt klaargezet door de locatie en bemand door een Hostess en een iemand van het team. Prijs 1,- per item. 4.3 Servicebalie De servicebalie van de locatie en wordt bemand door de locatie. Alle facilitaire zaken regelen zij, voor zowel de exposanten als de organisatie. 4.4 Informatiebalie De informatiebalie bevindt zich in de centrale entree voor het organisatiekantoor en wordt bemand door een van ons team (Pietje Puk en Jan Klaas). Dit is de spil van de organisatie en zorgt dat alle mensen vriendelijk geholpen worden. 12

13 Hoofdstuk 5 Media Bedrijf Deal Medium Wanneer Bereik Locatie Radio Veroniek 1 weekendtip omroep en plaatsing op de website. Radio 27 en 28 februari website en 6 t/m 8 maart op de radio

14 Hoofdstuk 6 Benodigdheden organisatiekantoor 14

15 Hoofdstuk 7 Deelnemerslijst 7.1 Deelnemerslijst van A-Z Exposantenlijst van A-Z Nr. Bedrijfsnaam Standnr. Tel. 1 VOORBEELD

16 Deelnemerslijst op standnummer Exposantenlijst op stand nr. Standnr. Bedrijfsnaam Tel. 172 VOORBEELD

17

18 Hoofdstuk 8 Bijlagen Bijlage 8.1 Programma Vrijdag 6 maart Tijd Activiteit Titel Bedrijf Waar 10:30-11:00 Lezing Hoe organiseer ik een Bedrijf 1 Lezingenplein evenement? 11:30-13:00 Workshop Bloemschikken Bedrijf 8 Workshopplein Zaterdag 7 maart Tijd Activiteit Titel Bedrijf Waar 11:30-12:00 Lezing Hoe organiseer ik een Bedrijf 1 Lezingenplein evenement? 12:30-14:00 Workshop Bloemschikken Bedrijf 8 Workshopplein Zondag 8 maart Tijd Activiteit Titel Bedrijf Waar 11:30-12:00 Lezing Hoe organiseer ik een Bedrijf 1 Lezingenplein evenement? 12:30-14:00 Workshop Bloemschikken Bedrijf 8 Workshopplein Bijlage 8.2 Hostessen Hostess planning 6 t/m 8 maart locatie Datum Aanvang Eind Aantal Naam 6 maart :00 17:00 Hostess 1 Klara Bella 7 maart :00 17:00 Hostess 1 Kelly Familie 7 maart :00 17:00 Hostess 2 Klara Bella 8 maart :00 17:00 Hostess 1 Kelly Familie Hostessen Kaartcontrole Garderobe Enquêteren Slogan kaarten Bijlage 8.3 Diverse ticketing Ticketveiling Geeft vouchers uit, wij krijgen een lijst van alle geveilde tickets en die checken wij onsite en nemen het voucher in Exposantenbandje Exposanten hebben een gekleurd bandje, zij kunnen direct naar binnen. Mochten ze die niet meer hebben, dan melden bij het Organisatiekantoor. 18

19 Bezoekers die roken Bezoekers de even buiten willen gaan roken krijgen een stempel, zij kunnen daarna met deze stempel weer naar binnen. VIP arrangement en gastenlijst VIP arrangementen zijn door ons uitgegeven aan mediapartners. Zij komen met deze bon naar het Organisatiekantoor. Zij staan vermeld op een lijst, ditzelfde geld voor mensen die prijzen hebben gewonnen. Prijzen kassa en online AOVA event locatie Entree kaartverkoop via de website Online 0 t/m 12 jaar Gratis Standaard entree vanaf 13 jaar 7,00 Luxe Arrangement voor 2 personen 20,00 (2 x entree, 1 x parkeren, 2 x koffie met iets lekkers) Entree kaartverkoop Aan de Kassa 0 t/m 12 jaar Gratis Standaard entree vanaf 13 jaar 8,50 Standaard entree vanaf 13 jaar met kortingskaart 7,00 Parkeren 1 auto 5,00 Luxe Arrangement Het Luxe Arrangement is voor twee personen gekocht via internet, zij krijgen bij het uitgifte punt twee kaartjes voor de koffie met iets lekkers. Je scant het ticket, neemt deze in en de bezoeker kan naar binnen. Dit is om misverstanden te voorkomen. Parkeerwacht De mensen die het Luxe Arrangement hebben gekocht via internet krijgen gratis 1x parkeren voor 1 auto. Zij kunnen op vertoon van dit formulier gratis naar binnen gelaten worden. De parkeerwacht is hiervan op de hoogte. Hij vraagt hier ook naar. Kortingskaart Er zijn ook kortingskaarten, men kan deze uit de krant geknipt hebben of ontvangen van de organisatie. Deze is hieronder weergegeven. Indien men deze kortingskaart inwisselt dient hij alle gegevens te hebben ingevuld en krijgt hij een entreeticket voor 7,00 i.p.v. 8,50. Erg belangrijk dat alle gegevens zijn ingevuld. Indien twee personen hiervan gebruik maken, twee personen op de flyer vermelden en niet één persoon. Er mogen maar maximaal twee personen gebruik maken van één kortingskaart. Dit kan alleen gebeuren bij de kassa. Entreekaart kassa 19

20 De entreekaart die hiernaast staat weergegeven is het entreeticket die de bezoekers bij de kassa kunnen kopen. Deze worden in de kleuren blauw, groen, geel en wit uitgegeven. Iedere kleur staat voor een andere kaart. We hebben een entreeticket voor kinderen van 0 t/m 12 jaar, standaard entree vanaf 13 jaar, standaard entree vanaf 13 jaar met een kortingskaart. FOTO VOORBEELD TICKET ER IN PLAKKEN 20