HANDLEIDING VOOR STANDHOUDERS

Transcriptie

1 HANDLEIDING VOOR STANDHOUDERS FLANDERS EXPO - GENT Donderdag 9 november tot en met zondag 12 november 2017 Beurstijden: vrijdag t/m zaterdag uur Zondag uur Second Events Pagina

2 INHOUDSOPGAVE Pagina 3 Pagina 4 Pagina 5 Pagina 6 Pagina 7 Pagina 8 Pagina 9 Pagina 10 Pagina 11 Pagina 12 Belangrijke data Belangrijke telefoonnummers en adressen, parkeren Toegangskaarten en Promotie Flyeren, adverteren, social media, catering, toiletten Demonstraties, workshops, plattegrond, standhouders lijst Bijzonderheden, standbouwvoorschriften en vergunningen Beursreglement Aanmelding demonstraties Bestelformulier diverse benodigdheden Routebeschrijving Second Events Pagina

3 BELANGRIJKE DATA Naam evenement Consumentenbeurs Handwerkbeurs Duur Vrijdag 10 t/m zondag 12 november 2017 Openingstijden beurs Vrijdag t/m zaterdag tot uur, zondag tot uur Hallen Hal 3 (4128 m2) Opbouw eigen stand Donderdag 9 november 2017 vanaf tot uur Inrichting standbouw Donderdag 9 november 2017 vanaf tot uur Standbouw via Holland Reclame Standbouw, bijzondere aanvragen via Second Events Openingstijden hallen Donderdag 9 november 2017 voor deelnemers met eigen standbouw van 9.00 tot uur (uitsluitend op 9 november) Donderdag 9 november 2017 voor deelnemers met kant-en-klare standbouw van tot uur (uitsluitend op 9 november) Vrijdag 10 november 2017 vanaf tot uur Zaterdag 11 november 2017 vanaf tot uur Zondag 12 november 2017 vanaf uur tot uur Standhouders dienen tijdens beursdagen om uur aanwezig te zijn. U komt binnen via de hoofdingang, alleen op vertoon van een exposantenkaart. Het is niet toegestaan om via de hoofdingang naar binnen te gaan, zeker niet met karretjes en veel spullen. U hindert daarmee de bezoekers. Wijst u alstublieft ook uw stand personeel op het feit dat ze de standhouders ingang moeten gebruiken! Auto in de hal De hallen zijn niet toegankelijk voor auto s. Tijdens het open afbouwen zijn zoveel mogelijk de laaddeuren geopend. Op beursdagen is uitsluitend de hoofdingang geopend, wij verzoeken u om op tijd binnen te zijn (voor uur). Het bestelde meubilair wordt donderdag geplaatst. Demontage Zondag 12 november 2017 vanaf tot uur U dient uw stand niet eerder te ontruimen dan na afloop van de beurs. Vanaf uur zullen de transport- en nooddeuren geopend worden voor gebruik. Direct na afloop van de beurs wordt het meubilair uit de stand gehaald. Gelieve geen spullen achter te laten in de stand. Wij verzoeken u geen afval achter te laten in de beursruimte. Het is niet mogelijk om maandag nog groot materiaal op te halen in verband met bezetting van de hallen. Website Beveiliging Tijdens beursdagen is op alle dagen beveiliging aanwezig. De beveiliging is 24 uur per dag aanwezig in de hal. Houdt u er rekening mee dat bij de hoofdingang gecontroleerd wordt op exposantenkaarten (zie ook Openingstijden hallen hierboven). Indien u of uw personeel niet over persoonsgebonden en volledig ingevulde exposantenkaart beschikt, wordt de toegang geweigerd. Voor noodgevallen is de beveiliging en EHBO bereikbaar via de infobalie. Second Events Pagina

4 BELANGRIJKE TELEFOONNUMMERS EN ADRESSEN Organisatie Second Events De Haven CP Annen info@second-events.nl 0031 (0) Beurscomplex Beurs inrichting Flanders Expo Maaltekouter 1 BE-9051 Gent 0032 (0) flandersexpo@artexis.com HRS Nijverheidsweg AJ Zeewolde (0) Bereikbaarheid tijdens de opbouwdagen en beurs Het organisatiekantoor bevindt zich achter de kassa bij de hoofdingang. De volgende medewerkers zijn via hun mobiele nummers bereikbaar: Janet Vermist (0031 (0) ) alle dagen, alle zaken Infobalie bezetting nog niet bekend Peter Vermist (0031 (0) ) tijdens beursdagen, zaken met betrekking tot de kassa Noodsituaties In noodsituaties kunt u altijd contact opnemen met de telefooncentrale (038) of rechtstreeks naar de volgende nummers bellen: Alarm 112 Politie +31 (0) Brandweer, post Expo, Kortrijksesteenweg, Gent, Telefoon 112 De EHBO bevindt zich achter het kassablok, zij lopen ook zeer regelmatig door de hal. Parkeren Het parkeren is in handen van Flanders Expo. Per beursdag kost parkeren 5,00 (of 8,00 indien u een auto of aanhanger laat staan). Voor parkeren raadpleegt u de kaart die op de laatste bladzijde is opgenomen. Tijdens de opbouw (en afbouw na uur) kunt u bij de hal parkeren op PA3 (de hal is hal 3). Dit is gratis. Tijdens de beurs kunt u op PA4 parkeren, kosten zie hierboven. Second Events Pagina

5 TOEGANGSKAARTEN, PROMOTIE Entree Parkeren Kortingskaarten Exposantenkaarten 9,00, kinderen tot 12 jaar zijn gratis onder begeleiding. Betaald parkeren, tarief 5,00 p.d., zie ook vorige pagina. Er zijn kortingskaarten ad 1,00 in omloop gebracht. Als standhouder ontvangt u exposantenkaarten, hierop dient u zelf de naam en het standnummer te vermelden. De kaarten zijn persoonsgebonden. Deze geven u toegang tot de hal, ook buiten de beurstijden, dus op de opbouw dag en de demontage (geldige tijden zie pagina 3). De exposantenkaart dient u te kunnen tonen tijdens de opbouw, afbouw en beursdagen. Per stand unit van 6 m2 ontvangt u 4 exposantenkaarten gratis. Voor ieder gecontracteerde 6 vierkante meters standruimte boven de eerste 6 m2 ontvangt de deelnemer één kaart gratis. De exposantenkaarten mogen uitsluitend worden verstrekt aan personen die behoren tot het bedrijf of de organisatie van de deelnemer. Bij misbruik kunnen de kaarten onmiddellijk door de organisatoren worden ingetrokken. Extra kaarten zijn te bestellen op de bestellijst. Indien u geen exposantenkaart heeft, zult u geen toegang krijgen tot de hal. Informatie over beveiliging vindt u op pagina 3. De kaarten dienen na afloop van de beurs vernietigd te worden. PROMOTIE Advertenties De beurs wordt landelijk onder de aandacht gebracht met de volgende advertenties: * StitchatHome - oktober 2017 * PlotatHome oktober 2017 * Hobby Handig september 2017 * Quilt en Zo september 2017 * Borduurblad oktober 2017 * Anna oktober 2017 * Simply Breien, Simply Haken oktober 2017 * Quiltnieuws - december 2016 * Handwerken zonder Grenzen - oktober 2017 Daarnaast worden via websites en verenigingsbladen de beurs aangekondigd. Persbericht Ca. 10 dagen voor de beurs wordt het officiële persbericht uitgegeven via Nieuwsbank.nl en verspreidt via het ANP in Nederland en specifiek naar de Belgische persbureaus. Dit is een betaalde plaatsing dus alle media ontvangt deze zeker. Internet: Op internet worden vele links naar de website gegenereerd. Tevens wordt de beurs opgenomen in diverse internet agenda`s. Second Events Pagina

6 Social Media De Handwerkbeurs heeft een Twitter volgers. Er wordt door de organisatie, bezoekers en exposanten getwitterd met #handwerkbeurs. De Facebook Pagina heeft likes ( ). De nieuwsbrief voor consumenten heeft abonnees. Free publicity Kaarten N.a.v. persberichten wordt zgn. free publicity gegenereerd. Er zijn kortingskaarten/flyers beschikbaar. Indien u meer nodig heeft dan u hebt ontvangen, dan kunt u dat via het formulier of via aanvragen. CATERING EN TOILETTEN Tijdens de opbouw is er koffie en thee verkrijgbaar in de Fast en Fresh bar in hal 5. Tijdens de beurs is er horeca beschikbaar voor bezoekers (en standhouders) op het horecaplein aan de linkerkant van de hal. Cateraar Nobel heeft een mooi plan hiervoor geschreven welke u via hebt ontvangen. Daarin is ook standcatering mogelijk, zie de brochure van Nobel, of kijk op de website, met webshop voor bestellingen, dit kan tot 24 uur voor aanvang van de beurs Toiletten bevinden zich linksboven in de hal, boven het horecaplein. Tijdens de opbouw zijn daar aparte standhouder toiletten geopend, deze worden gereinigd om 12 uur en om 18 uur. Tijdens de beurs en de afbouw is het grote toiletblok open, op beursdagen van uur. Second Events Pagina

7 DEMONSTRATIES, WORKSHOPS Demonstraties U kunt alleen demonstraties verzorgen in uw eigen stand. Hiervoor wordt geen externe ruimte beschikbaar gesteld. De demonstraties worden vermeld op de website en op het workshop overzicht. Op het formulier (mag via de post of scan en mail ) verzoeken wij u de naam en een omschrijving aan te geven, deze worden voor bovenvermelde items gebruikt. Ook kunt u aangeven op welke dagen u de demonstratie verzorgd, wellicht is dit niet op alle dagen mogelijk. Voor vermelding op de website kunt u een korte beschrijving en foto s en, deze worden erbij geplaatst. Workshops Er kunnen geen workshops meer worden aangemeld. OPENING VOOR PUBLIEK Dagelijks (beursdagen) gaat de kassa open om 9.45 uur. De kaartcontrole en de beurs gaan om uur open. Helaas zijn er voor het publiek geen koffie/thee momenten mogelijk voorafgaand aan de beurs. De beurs sluit om uur, op zondag om uur. Het is niet toegestaan om de beurs voor die tijd te verlaten, uw stand dient ten alle tijden bemand te zijn. PLATTEGROND EN STANDHOUDERSLIJST Voor de plattegrond verwijzen wij u naar de website. Helemaal onderaan de homepage/website staat Downloads. Indien u naar die pagina gaat, vindt u daar onder Voor standhouders de recente plattegrond. De exposantenlijst staat op de website onder Bezoekers en dan Standhouderslijst. Hierbij is ook een omschrijving van uw producten te zien, mocht u hier wijzigingen in aanbrengen, dan kunt u een sturen aan info@second-events.nl. Second Events Pagina

8 BIJZONDERHEDEN, STANDBOUWVOORSCHRIFTEN EN VERGUNNINGEN Bijzonderheden Op- en afbouw Op de voorlopige plattegrond (pagina 7) kunt u zien in waar uw stand zich bevindt. Tijdens de opbouw en demontage mogen geen toegangsdeuren en/of gangpaden geblokkeerd worden door materialen en/of transportmiddelen. De aan- en afvoerroute op het parkeerterrein en bij de transportdeuren dient u vrij te houden. U dient de instructies van onze halen parkeermedewerkers op te volgen. Tevens dient u uw stand/standruimte schoon achter te laten. Afval en papier dienen in de aanwezige containers gedeponeerd te worden. Beursdagen Brandblusmiddelen en brandkranen/haspels dienen altijd direct bereikbaar te blijven. Water, elektra en telecommunicatie aansluitpunten dienen altijd goed bereikbaar te zijn. Gasflessen, stralingsgevaarlijk en chemische stoffen of de stand zijn verboden. Nooduitgangen, gangpaden en uitgangen mogen op geen enkele wijze geheel of gedeeltelijk worden versperd. Presentatievoorschriften Eigen standbouw dient te bestaan uit tenminste een achterwand en zijwanden. Ook dient er naamsvermelding en verlichting te zijn aangebracht. Marktkramen of uitsluitend tafels zijn niet toegestaan. Standbouw Indien u een stand heeft afgenomen INCLUSIEF standbouw, dan zijn de volgende facilitaire zaken standaard voor u geregeld: 1. Wanden van wit kunststof (achterwand en zijwanden, 2,5 meter hoogte) 2. Frieslijst met naamsvermelding 3. Verlichting (1 duo-spot per 6 m2) 4. Stroomaansluiting 5. Vloerbedekking is aanwezig in de hal Indien u alleen standruimte heeft afgenomen, zonder kant-en-klare standbouw, dan is dat exclusief faciliteiten, u dient zelf voor de opbouw en inrichting te zorgen (vloerbedekking en stroom is aanwezig). Adviezen en tips Halverlichting De gehele halverlichting is tijdens de openingsuren van de beurs aan. Echter om tot een optimale presentatie van uw stand te komen adviseren wij u voldoende verlichting in uw stand (eigen standbouw) aan te brengen. Diefstal De periode direct na sluiting van de beurs is diefstalgevoelig, wij adviseren u daarom om ervoor te zorgen dat kostbaar materiaal direct na sluitingstijd veilig op te bergen of af te voeren. Elektriciteit, water en telefoon Elektriciteit is standaard toegankelijk in alle stands. Hebt u complete standbouw besteld, dan is dit ook incl. verlichting en contactdoos. Hebt u krachtstroom nodig voor bijv. zware apparatuur, dan kunt u hiervoor een offerte opvragen. Water is niet aanwezig, indien u water nodig bent voor bijv. een demonstratie, dan kunt u dit bij de toiletten halen. Een telefoonlijn is niet aanwezig in de stand. Internet In de hal is gratis Wifi beschikbaar. Second Events Pagina

9 BEURSREGLEMENT Tijdens de beursopbouw en de beursdagen, dient u rekening te houden met het volgende reglement. 1. Houdt u zich aan de opening- en opbouwtijden voor de opbouw dag, Donderdag 9 november 2017, welke vermeld zijn op pagina Tafels, stoelen en (extra kracht-) stroompunten dienen uiterlijk vrijdag 3 november 2017 besteld te zijn. Daarna is het niet meer mogelijk om materialen aan te vragen. De tafels en stoelen worden op donderdag 9 november 2017 geplaatst. Wij verzoeken u met klem géén tafels en stoelen uit een andere stand of van een workshopplein te halen, deze zijn immers ook door iemand gereserveerd! Attendeer a.u.b. ook uw opbouw-mensen hierop! 3. De stands dienen op donderdag 9 november 2017 te worden opgebouwd en ingericht. Voor de beschikbare tijden verwijzen wij u naar pagina Op zondag 12 november 2017 dient de hal om uur leeg te zijn. 5. Tijdens de opbouwen afbouw en tijdens de beurs mag er niet gerookt worden in de hallen. Hiervoor kunt u alleen buiten terecht (via de hoofdingang, het is verboden om de nooddeuren te gebruiken). 6. Deze beurs mag niet gebruikt worden voor het dumpen van overtollige partijen. Kortingen mogen op slechts 2 artikelen/merken gegeven worden van 15% maximaal. Verder dient u de normaal gehanteerde advies/winkelprijzen te gebruiken. De organisatie houdt zich het recht voor aanbiedingen te (laten) verwijderen. 7. Verkoop en promotionele materialen dient uitsluitend op de gehuurde standruimte geëxposeerd te worden. Het is niet toegestaan om dit buiten de stand te plaatsen. Wegens de volle bezetting van de beurs is dit absoluut niet toegestaan, de brandweer zal hierop controleren. 8. Tijdens de openingsuren voor het publiek dient de stand steeds geopend en bewaakt te zijn. 9. Alle standhouders dienen hun exposantenkaart (zie pagina 5) te allen tijde bij zich te dragen. 10. Uw stand dient op vrijdagochtend 10 november 2017 om 9.50 uur volledig ingericht te zijn. Indien de stand niet is ingericht houdt de organisatie zich het recht voor om exposant van deelname uit te sluiten en de ruimte voor andere doeleinden in te richten. 11. In de ochtend is standhouders toegang P33 geopend, tot uur. Vanaf die tijd dient u als standhouder aanwezig te zijn. Informatie met betrekking tot de beveiliging vindt u op pagina 3. Uitsluitend toegang met exposantenkaart. Er is beveiliging dus zorg dat u een uw exposantenkaart bij u hebt. 12. Wij verzoeken u geen afval achter te laten in de hal na afloop van de beurs. Tijdens de opbouw worden containers geplaatst die gebruikt kunnen worden. Indien na afloop van de beurs hoeveelheden afval wordt aangetroffen, ontvangt betreffende exposant een factuur van 180,00 voor het verwijderen van afval. 13. Indien u complete standbouw hebt besteld, denkt u dan om het gebruik van plakband op de wanden. Wanneer de wanden beschadigd worden achtergelaten, worden de kosten bij u in rekening gebracht. Controleer a.u.b. bij het inrichten van uw stand, of de wanden onbeschadigd zijn. Het is niet toegestaan om in de muren te gebruiken. Boren, schroeven, dingen aan te plakken en dergelijk zijn verboden. Er vindt voor- en nacontrole plaats, indien wij constateren dat op uw plaats iets is bevestigd (geweest) dan worden de kosten aan u doorberekend. Second Events Pagina

10 AANMELDINGSFORMULIER DEMONSTRATIES Hierbij laten wij weten een demonstratie te organiseren: Demonstratie naam: Omschrijving: Op welke dagen: Uiterste inzenddatum is Maandag 6 november 2017 Bedrijfsnaam: Adres: Postcode/Plaats: Telefoon: Faxnummer: Graag terug via naar: info@second-events.nl Second Events Pagina

11 BESTELFORMULIER DIVERSE BENODIGDHEDEN Hierbij bestellen wij (alle prijzen zijn excl. BTW): Aantal: Omschrijving: Prijs per stuk: Kortingskaarten/flyers (kan ook via ) gratis Extra exposantenkaarten 5,00 Tafels (indien bij aanmelding niet gereserveerd) 12,50 (bij aanvraag NA 3 november is de prijs 25,00) Stoelen (indien bij aanmelding niet geres.) 7,00 (bij aanvraag NA 3 november is de prijs 15,00) Extra duospot voor complete standbouw (indien bij aanmelding niet gereserveerd) 35,95 (bij aanvraag NA 3 november en tijdens opbouwen/beursdagen is de prijs 42,50) Uw reserveringen staan op de factuur! Uiterste inzenddatum is Vrijdag 3 november 2017 Bedrijfsnaam: Adres: Postcode/Plaats: Telefoon: Faxnummer: Graag via naar: info@second-events.nl Second Events Pagina

12 ROUTEBESCHRIJVING Flanders Expo ligt aan de buitenkant van Gent, op de snelwegen staat dit al aangegeven op de routeborden. Desalniettemin kan het lastig zijn om de weg te vinden. Er zijn nog steeds wegwerkzaamheden bezig rondom de hal. Het ligt in bedrijvenpark The Loop. Op het kaartje volgt u de oranje lijn die rondom het park loopt, u gaat deze ronding namelijk twee keer maken. Wanneer u vanaf de snelweg komt, rijd u rond op de buitenste ring langs de Ikea, Holiday Inn hotel, Expo hal, dan gaat u onder een viaduct door (aan de voorkant van de hal) en RECHTS aanhouden, de b-weg nemen die parallel loop aan de snelweg. U rijdt dan langs de Ikea. U rijdt voor het hotel langs en steeds rechts aanhouden, u zit nu op de binnenste oranje baan (waar in het blauw PA1 staat), die ronding maakt u naar PA3 en ten slotte kunt u parkeren op PA4 (groen). Bij de open afbouw parkeert u op PA3. Hal 3 grenst aan PA3. Parkeren is tijdens de opbouw gratis, op beursdagen dient u 5,00 contant te betalen bij de parkeerwachter, bij het oprijden van het terrein. Second Events Pagina