Uw bedrijf op de Hippiade 2015

Transcriptie

1 Uw bedrijf op de Hippiade 2015 Nationaal Hippisch Centrum Ermelo 29 augustus Hippiade pony s en voltige - 4 & 5 september Hippiade paarden De KNHS organiseert ieder jaar de Hippiade. Dit zijn dé KNHS outdoorkampioenschappen springen, dressuur, mennen, voltige en aangespannen sport. Voorafgaand aan de Hippiade zijn in het hele land selectiewedstrijden waar duizenden enthousiaste ruiters, amazones, voltigeurs, menners en rijders alles op alles zetten om zich te kwalificeren. Vervolgens komen de beste combinaties gedurende drie weekenden in actie op het Nationaal Hippisch Centrum in Ermelo. Naast de wedstrijdsport kan het publiek genieten van diverse clinics en shows en een uitgebreid strodorp. De toegang is alle dagen gratis. Maak kennis met de bezoekers van de Hippiade: Gebasseerd op bezoekersonderzoek HAS Kennis Transfer Bezoekersaantallen 2014: Hippiade pony s: bezoekers Hippiade paarden: bezoekers 17% 21% 38% 24% 24% 76% 34% van de bezoekers is jaar 29% is 51 jaar en ouder 25% is 36 jaar tot 50 jaar 65% van de bezoekers is KNHS lid 53% van de bezoekers rijdt zelf actief paard, of heeft vroeger actief gereden (23%) Ruim 2/3 van de bezoekers heeft eerder een bezoek aan de Hippiade gebracht 71% van de bezoekers zijn op de hoogte van het evenement via een deelnemer, ruim 50% komt ook daadwerkelijk om een deelnemer te supporteren Dressuur: 58% Springen: 49% Mennen: 17% In 2014 bezochten zo n bezoekers en deelnemers de Hippiades. De deelnemers zijn allen enthousiaste en fanatieke paardeneigenaren die vaak een schare fans meebrengen. De meeste bezoekers komen in het gezelschap van vrienden (25%) gevolgd door het gezin of individueel (beiden 23%). De overige bezoekers komen met partner (14%) of met de club/vereniging (15%). Velen maken er echt een dagje uit van, waarbij er naast hun deelname de nadruk ligt op een gezellige dag uit. Daarbij hoort ook shoppen, elkaar ontmoeten en gezellig een hapje eten. Doordat Horse Event in 2015 naar Ermelo verhuist, ontstaat de mogelijkheid een gedeelte van de faciliteiten van Horse Event ook al voor de Hippiade te benutten. Academy Events is organisator van Horse Event en draagt vanaf 2015 tevens zorg voor het promodorp op de Hippiade pony s en voltige (29 augustus) en Hippiade paarden (4 en 5 september). Kijk op voor alle mogelijkheden en de plattegrond Neem voor meer informatie contact op met Academy Events via of mail naar hippiade@academyevents.nl

2 Standhouderinformatie Hippiade 2015 Alle prijzen zijn exclusief BTW en voor deelname aan de gehele Hippiade (twee weekenden) Standmogelijkheden 2015: Pagodetent 10 x 10 m ,- Pagodetent 10 x 5 m 1.350,- Pagodetent 6 x 6 m. 975,- Pagodetent 5 x 5 m. 850,- Pagodetent 4 x 4 m. 650,- Pagodetent 3 x 3 m. 450,- Vrije plaats, vanaf 25 m 2* 20,- per m 2 * vrije plaatsen voor bedrijven met een eigen verkoopwagen, trailers, vrachtwagens, etc. Het plaatsen van een eigen pagode- of partytent is niet toegestaan. Prijzen zijn inclusief: Elektra (standaard aansluiting) Houten vloer in pagodetent Vermelding van bedrijfsgegevens en link naar website op 2 standhoudersparkeerkaarten per dag (entree is gratis) Verzekering, in welke vorm dan ook en tegen welk risico dan ook, is niet inbegrepen. Wij adviseren u een z.g. transport verblijfsverzekering t.b.v. uw eigendommen af te sluiten.

3 Standhouderinformatie Hippiade 2015 Ondergetekende, rechtsgeldig onderstaande firma vertegenwoordigende, verklaart onder de bepalingen, omschreven in de voor de Hippiade geldende Standhoudersbepalingen, met welke bepalingen hij/zij hierbij uitdrukkelijk akkoord gaat, te willen deelnemen aan de Hippiade. Exposantengegevens: Firmanaam + merknaam:... Adres:... Postcode:... Plaats:... Land:... Postbusnr:... Postcode:... Plaats:...Land: Telefoon:... Website:... algemeen:... Contactpersoon:... Voornaam:... Initialen:... m/ v cont.pers.:... Mobiel nr.:... Factuurgegevens: Firmanaam:... Adres:... Postcode:... Plaats:...Land:... Contactpersoon crediteurenadministratie: dhr/mw... Telefoon cred. administratie:... cred. administratie:... IBAN nummer:... BIC code:...btw-nummer:... Ja, ik reserveer voor de Hippiade 2015 de volgende stand: Pagodetent 10 x 10 m. Pagodetent 10 x 5 m. Pagodetent 6 x 6 m. Pagodetent 5 x 5 m. Pagodetent 4 x 4 m. Pagodetent 3 x 3 m. Vrije plaats, vanaf 25 m 2 Aantal meter:... Naam:... Plaats:... Datum:... Handtekening:... Stuur dit formulier naar: Academy Bartels, Koestraat 9, 5095 BD, Hooge Mierde, per fax: +31 (0) of per hippiade@academyevents.nl

4 Algemene standhouderbepalingen Hippiade 2015 De bepalingen waaronder aan de Hippiade kan worden deel genomen, zijn vastgelegd in deze algemene standhouder- en sponsorbepalingen. Alle deelnemers moeten zich te allen tijde aan de Nederlandse en Europese wetgeving houden. Organisatie De standverkoop van de Hippiade wordt gecoördineerd door Academy Events (hierna te noemen: de organisatie). Het correspondentieadres is: Academy Events Koestraat BD Hooge Mierde Telefoon: +31-(0) fax: +31-(0) hippiade@academyevents.nl website: Plaats en tijdstip De Hippiade vindt plaats op het Nationaal Hippisch Centrum te Ermelo op 29 augustus (paarden) en 4 & 5 september (pony s en voltige). Openingstijden Voor standhouders is - tenzij anders is aangegeven- het terrein dagelijks geopend van 2 uur vóór openingstijd tot 2 uur na sluitingstijd van het evenement. Alle standhouders zijn verplicht hun stand vanaf een half uur voor aanvang van het evenement tot een half uur na afloop van het evenement ingericht, open en bemand te hebben. Opbouw & demontage De standopbouw en afbouw moet plaatsvinden op de tijden zoals deze worden doorgegeven door de organisatie. Eventuele achtergebleven stands en/of materialen worden voor rekening van de desbetreffende standhouder verwijderd. De standruimte dient na afloop van het evenement achtergelaten te worden zoals deze ook is aangetroffen bij de opbouw. Eventuele kosten voor reiniging en/of herstel van de standruimte worden in rekening gebracht. Indeling stands Begin augustus ontvangt u van de organisatie de indeling van het promodorp. Bij uw inschrijving kunt u een voorkeur aangeven voor uw standlocatie. Omdat niet op iedere locatie een bepaalde formaat stand geplaatst kan worden, bepaald de organisatie de indeling van het promodorp. Demonstraties en geluid Om overlast in welke vorm dan ook te voorkomen is het de deelnemer niet toegestaan zonder voorafgaande toestemming van de organisatie beelden te projecteren, het gesproken woord door middel van luidsprekers te versterken, muziek ten gehore te brengen en/of geluidshinder te veroorzaken. Parkeren Voor aanvang van het evenement ontvangt een standhouder twee parkeerkaarten voor de standhouderparkeerplaats. In verband met de beschikbare ruimte worden er maximaal twee parkeerkaarten per dag per standhouder verstrekt. Het is niet toegestaan vervoermiddelen voor aan de weg te parkeren. De borden en instructies van de parkeerwachters dienen opgevolgd te worden. Aansprakelijkheid en verzekering De aansprakelijkheid van de organisatie is beperkt tot het bedrag van de met de standhouder overeengekomen en door de standhouder betaalde huursom. De organisatie is niet aansprakelijk voor schade uit welke oorzaak dan ook aan goederen, dieren en/of personen veroorzaakt door of in verband met het deelnamen aan het evenement. Voor zover de organisatie de aansprakelijkheidsuitsluiting niet geldend kan maken beperkt zij haar aansprakelijkheid tot de hoogte van de overeengekomen en door de deelnemer betaalde huursom. De aanvrager dient zich afdoende te verzekeren tegen wettelijke aansprakelijkheid en diefstal. De deelnemer vrijwaart de organisatie voor alle afspraken van derden die op enigerlei wijze samenhangen met of voortvloeien uit de overeenkomst tussen de partijen. Pinautomaat Er is geen pinautomaat aanwezig op het terrein. Draadloos internet Op een beperkt aantal locaties op het terrein is draadloos internet beschikbaar. Elektra In uw stand vindt u een aansluitpunt voor elektra (220 Volt, 6 Ampere). U bent vrij hiervan gebruik te maken. Mocht u specifieke wensen hebben betreffende de elektra, dan kunt u contact opnemen met de organisatie.

5 Algemene standhouderbepalingen Hippiade 2015 Dranken en etenswaren Het is niet toegestaan om zonder schriftelijke toestemming van de organisatie dranken en etenswaren te verkopen of gratis weg te geven tijdens de Hippiade. Voor deelnemers, die dranken en/of etenswaren in de handel brengen en door hem in de stand worden geëxposeerd, dan wel voor demonstratiedoeleinden zijn benodigd, gelden andere bepalingen. Verkoop voor consumptie ter plaatse is niet toegestaan. Het laten proeven en keuren van niet volledige consumpties (monsters) is voor deze categorie deelnemers wel onder voorwaarden toegestaan, waarbij de deelnemer terzake geldende overheids- en andere voorschriften volledig dient te respecteren. Rookverbod Met uitzondering van de plekken die daartoe expliciet zijn aangewezen geldt er voor het hele terrein een rookverbod. Flyeren Het flyeren van reclamemateriaal mag alleen gebeuren vanuit uw stand. Flyeren op andere plaatsen op het terrein is niet toegestaan. Dit geldt niet voor sponsoren waarmee specifieke afspraken zijn gemaakt. Onderhuur Het is niet toegestaan een gereserveerde stand door te verhuren aan derden. Indien u graag een standruimte wilt delen met een ander bedrijf, neem dan contact op met de organisatie voor de mogelijkheden. Overnachten Het is niet toegestaan om op het terrein te overnachten. Betaling Alle genoemde prijzen zijn exclusief BTW. Betaling dient te geschieden in twee termijnen: 25% van het totaalbedrag binnen veertien dagen na honorering van de aanvraag en 75% van het totaalbedrag ten minste een maand voor de eerste opbouwdag van het evenement. U ontvangt hiervoor tijdig een factuur. Annulering Indien u genoodzaakt bent uw stand te annuleren, dan worden hiervoor annuleringskosten in rekening gebracht. Deze betreffen tot drie maanden voor het evenement 10% van de standhuur, tot twee maanden voor eht evenement 25% van de standhuur, minder dan twee maanden voor het evenement 40% van de standhuur en twee weken voor aanvang het volledige bedrag. Geschillen Indien u een klacht heeft, wordt u verzocht deze onverwijld en nooit later dan 30 dagen na de laatste beursdag in te dienen. Nadien worden deze niet meer in behandeling genomen. Meer informatie Voor meer informatie kunt u contact opnemen met het kantoor van Academy Events via + 31 (0) of via hippiade@academyevents.nl. Afval Iedere standhouder is verplicht het afval in de daartoe bestemde containers te deponderen. U bent verplicht uw stand gedurende het gehele evenement in goede staat en schoon te houden. Na afloop van het evenement dient u de standruimte schoon achter te laten. Indien u op dit punt in gebreke blijft, dan zal de organisatie op u kosten voor afvoer verhalen. Ondergetekende verklaart hierbij akkoord te gaan met de algemene standhoudersbepalingen van de Hippiade 2015: Bedrijfsnaam:... Naam:... Plaats:... Datum:... Handtekening:...