DEELNEMERSINFORMATIE

Transcriptie

1 DEELNEMERSINFORMATIE 1

2 Inhoudsopgave Pag Organisatie en contactgegevens 2. Locatie en datum 3. Facturatie 4. Inrichting en uitruimen uniforme standbouw Pag Standbouw algemeen 6. Standbouw Waalsprongplein 7. Standbouw compacte hechtvelours stands Pag Catering 9. Rookbeleid 10. Afvoer afval en schade aan materialen 11. Parkeren 12. Openbaar vervoer 13. Verzekering 14. Bestellingen Pag Presentaties 16. Flyeren 17. Promotie, marketing en communicatieactiviteiten 18. Website 19. Communicatiemiddelen 20. Reclame-uitingen stand 2

3 1. Organisatie en contactgegevens De Woonbeurs Nijmegen wordt georganiseerd door I&G EVENTS in opdracht van de gemeente Nijmegen. I&G EVENTS is een full service organisatiebureau / standbouwbedrijf. Wij verzorgen beurzen, congressen, evenementen en exposities. Bij I&G EVENTS kunt u terecht met bijvoorbeeld vragen over standbouw, techniek en het inhuren van extra zaken zoals meubilair, audiovisuele apparatuur en andersoortige standelementen als de door ons geplaatste uniforme standbouw. Contactpersoon: Lieke Rovers Adres: Manege WC Elst (Gld.) lieke.rovers@igevents.nl Telefoon: Locatie en datum De beurs zal plaatsvinden in Pathé CineMec in Nijmegen. Adres: Willem van Arenbergstraat AT Nijmegen Openingstijden beurs bezoekers: zaterdag 21 april van uur 3. Facturatie Voorafgaand aan de beurs ontvangt u de factuur voor de huur van uw stand. Deze factuur dient voor aanvang van de beurs te zijn voldaan. Na afloop van de beurs ontvangt u een gespecificeerde factuur van uw extra bestellingen. (Bijv. voor extra catering, extra meubilair of extra elektra.) 4. Inrichting en uitruimen uniforme standbouw Inrichting: Uitruimen: zaterdag 21 april van uur zaterdag 21 april van uur Lossen en laden kan bij de expeditiedeur van het CineMec. Zodra u gereed bent verzoeken wij u om de auto meteen te verplaatsen, zodat de overige deelnemers ook gebruik kunnen maken van deze ruimte. Er mogen geen wijzigingen in de standaard standbouw worden aangebracht door derden. Beschadiging aan wanden en/of andere gehuurde materialen zullen worden doorbelast aan de desbetreffende exposant. Alle stands worden op zaterdag 21 april om uur door I&G EVENTS gedemonteerd. Gelieve uw materialen na sluiten van de beurs zo spoedig mogelijk en uiterlijk om uur te verwijderen om beschadigingen en diefstal te voorkomen. De organisatie is niet verantwoordelijk en/of aansprakelijk voor beschadigingen, verliezen en/of diefstal. 3

4 5. Standbouw algemeen Deelnemers die een stand via de organisatie hebben gehuurd, hebben de beschikking over een stand met de volgende onderdelen: Witte wanden, afmetingen per element 100 cm x 250 cm (inclusief aluminium frame) en witte frieslijst met een hoogte van 39,5 cm. Naamsvermelding deelnemer en standnummer in zwarte folie, wordt aangebracht op de frieslijst. Standverlichting door middel van 2 spots van 150 watt, per stand 1 duospot per 6 m² standoppervlakte. Stroompunt 1000 watt. 6. Standbouw Waalsprongplein (impressie vrijstaande stand 3 x 2) Deelnemers die een stand via de organisatie op het Waalsprongplein hebben gehuurd, hebben de beschikking over een stand met de volgende onderdelen: Blauwe hechtvelours panelen, afmetingen element zijkanten 100 cm x 200 cm, element midden 100 x 250 cm Naamsvermelding op een logopaneel 95 cm x 45 cm. Standverlichting door middel van 2 spots van 150 watt, per stand 1 duospot per 6 m² standoppervlakte. Stroompunt 1000 watt. Minimaal beschikbare ruimte 3.00 x 1.00 meter. Waar mogelijk zal bij de indeling van het Waalsprongplein worden gekeken of deze 1.00 meter breder kunnen worden. Het Waalsprongplein zal rondom de maquette gesitueerd worden en de indeling van dit plein zal in overleg met Anneke Overmars van de gemeente Nijmegen worden bepaald. 7. Standbouw compacte hechtvelours stands Deelnemers die een compacte hechtvelours stand via de organisatie hebben gehuurd, hebben de beschikking over een stand met de volgende onderdelen: Blauwe hechtvelours panelen, afmetingen element zijkanten 100 cm x 200 cm, element midden 100 x 250 cm Naamsvermelding op een logopaneel 95 cm x 45 cm. Standverlichting door middel van 2 spots van 150 watt, per stand 1 duospot per 6 m² standoppervlakte. Stroompunt 1000 watt. 4

5 8. Catering Voor de standbemanning kunt u consumptiebonnen bestellen. Ook is het mogelijk om voor uw standbemanning lunchpakketten te bestellen. Deze lunchpakketten kunnen worden opgehaald in een voor de deelnemers gereserveerde ruimte. In deze ruimte is zitgelegenheid aanwezig om te lunchen. Het is niet toegestaan om tijdens de beurs eigen cateringmaterialen in de stand te plaatsten en uit te geven aan bezoekers zonder dat er voorafgaand aan de beurs toestemming is gegeven door de organisatie. 9. Rookbeleid Het is niet toegestaan om op de beurslocatie te roken. 10. Afvoer afval U wordt verzocht om alle overgebleven standmaterialen mee te nemen. Indien er materialen in de stand achterblijven zullen de kosten voor de verwijdering aan u worden doorberekend. 11. Parkeren Op het terrein bij het CineMec zijn voldoende parkeerplaatsen beschikbaar. Wij verzoeken u de parkeerplaatsen voor het CineMec vrij te houden voor de bezoekers. Deelnemers kunnen de parkeerplaats aan de zijkant van het CineMec gebruiken. o Op de parkeerplaats van het CineMec kan gratis geparkeerd worden. Uitrijkaarten zijn bij de uitgang van de beursvloer verkrijgbaar. Wanneer het erg druk is op het parkeerterrein van het CineMec kan er uitgeweken worden naar de P+R Nijmegen Noord. Deze bevindt zich op loopafstand van het CineMec. o Op de parkeerplaats P+R Nijmegen Noord zijn de kosten. 3,50 per dag. 12. Openbaar vervoer Bus vanaf station Lent Bus 300 richting Nijmegen P+R Waalsprinter, uitstappen bij P+R Waalsprinter. Bus vanaf busstation Nijmegen Vanaf en naar busstation Nijmegen P+R Waalsprinter gaan drie bussen: 300 Nijmegen CS, 300 Arnhem CS via Bemmel, 300 Bemmel Papenstraat. Fietssnelweg vanaf Nijmegen Centraal Vanaf Nijmegen Centraal loopt er een fietssnelweg van Nijmegen naar Arnhem. Via deze fietssnelweg bent u met 10 minuten bij het CineMec Nijmegen. 13. Verzekering De organisatie zorgt ervoor dat de standbouwmaterialen zijn verzekerd. U dient zelf zorgt te dragen voor de verzekering van uw eigen materialen die u in de stand plaatst. 14. Bestellingen Additionele bestellingen kunnen worden besteld via het bestelformulier. Vragen / opmerkingen over bestellingen Als u vragen of opmerkingen heeft over uw bestelling, neem dan contact op met I&G EVENTS. 5

6 15. Presentaties Tijdens de beurs zullen er diverse presentaties plaatsvinden. Deze presentaties zullen plaatsvinden in Zaal 4 en de Bemmelfoyer. In deze zalen zijn alle voorzieningen t.b.v. de presentaties aanwezig (scherm, geluidset, laptop.) 16. Flyeren Het is niet toegestaan om op de beurs bij de ingang of centrale punten te flyeren. Natuurlijk is dit wel toegestaan vanuit uw eigen stand. 17. Promotie, marketing en communicatieactiviteiten De organisatie van de Woonbeurs Nijmegen doet er alles aan om het evenement te promoten onder een kwantitatief, maar vooral kwalitatief, publiek. Ongeveer vier weken voorafgaand aan het evenement wordt gestart met een publiciteitsoffensief, waarbij de website centraal staat. Naast deze website zetten wij onder meer de volgende middelen in; promotiebanner op Funda 91 Mupi s in de gemeente Nijmegen advertenties in de Gelderlander advertenties in De Brug/Betuwe/Nieuwe Krant advertentie in Hallo! Nijmegen A3 posters op diverse locaties in de stad er zullen persberichten verstuurd worden social media en facebook: woonbeurs024 De Persgroep zal de deelnemers benaderen over de mogelijkheden om te adverteren in de Brug/Betuwe/Nieuwe Krantcombinatie, waarin (onder voorbehoud van voldoende belangstelling) ook redactioneel aandacht zal worden besteed een de Woonbeurs Nijmegen. Hallo! Nijmegen zal de deelnemers benaderen over de mogelijkheden om te adverteren in het magazine Hallo! Nijmegen, waarin ook redactioneel aandacht zal worden besteed aan de Woonbeurs Nijmegen. 18. Website De website is gelanceerd. Op deze site staat informatie over de beurs, de locatie en de openingstijden. Ook is er een deelnemersoverzicht met een link naar de website van de deelnemers. 19. Communicatiemiddelen Uw eigen communicatiemiddelen zijn een buitengewoon sterke manier om veel en goed publiek naar het evenement te trekken. Daarom maken wij het u zo eenvoudig mogelijk om bij te dragen aan de communicatiecampagne: u ontvangt een met alle logo s en de promotie uitingen Daarnaast zijn we ook actief op social media: Facebook: woonbeurs024 Indien u extra communicatiemiddelen wenst te ontvangen kunt u contact opnemen met I&G EVENTS. 20. Reclame-uitingen stand Via I&G EVENTS kunt u promotiematerialen met logo uitingen van uw organisatie bestellen. U kunt hierbij denken aan full color panelen A0 of A1 formaat of roll-up banners. Deze materialen kunnen na afloop van de beurs opnieuw gebruikt worden en worden uw eigendom. 6