Deelnemershandboek 1

Transcriptie

1 Deelnemershandboek 1

2 Inhoudsopgave Pag Voorwoord Pag Organisatie en contactgegevens 3. Locatie en data 4. Facturatie Pag Uniforme standbouw en standbouwpakket Pag Inrichting en uitruimen uniforme standbouw 7. Eigen standbouw, vrije vloeroppervlakte 8. Montage en demontage eigen standbouw, vrije vloeroppervlakte 9. Bestellingen Pag Naambadges 11. Extra meubilair en standbouw 12. Catering 13. Omroepinstallatie 14. BHV 15. Rookbeleid Pag Afvoer afval en schade aan materialen 17. Parkeren 18. Standschoonmaak 19. Eigendommen deelnemers 20. Verzekering 21. Wifi 22. Presentaties Pag Promotie, marketing en communicatieactiviteiten 24. Communicatiemiddelen 25. Website 26. Flyeren 27. Toegangsbeleid Pag Reclame uitingen stand 29. Duurzaamheid en duurzaam ondernemen 2

3 1. Voorwoord Wij heten u van harte welkom als deelnemer aan de Maasvalleiwonenbeurs 2017, hét evenement waar u potentiële klanten, collega s en relaties in uw regio kunt ontmoeten. Een uniek moment om met uw doelgroep in de regio Noordelijke Maasvallei in contact te treden. Wij hebben met grote zorg de voorzieningen en faciliteiten voor u samengesteld en in dit deelnemershandboek beschreven, zodat u zich als deelnemer zo optimaal mogelijk kunt profileren tijdens dit evenement. Wij wensen u veel succes bij de voorbereidingen voor de Maasvalleiwonenbeurs 2017 en staan u graag met raad en daad bij! Met vriendelijke groet, Stichting Maasvalleiwonen.nl I&G EVENTS 3

4 2. Organisatie en contactgegevens De Maasvalleiwonenbeurs wordt georganiseerd door de stichting Maasvalleiwonen.nl. Contactpersonen van de beursorganisatie zijn: Leo van den Heuvel: Peter van Houtum: Vin Baltussen: Voor de uitvoering zal worden samengewerkt met I&G EVENTS. I&G EVENTS is een full service organisatiebureau en verzorgt beurzen, evenementen, congressen en exposities. Bij I&G EVENTS kunt u terecht met bijvoorbeeld vragen over standbouw, techniek en het inhuren van extra zaken zoals meubilair, audiovisuele apparatuur en andersoortige stand elementen als de door ons geplaatste uniforme standbouw. Contactpersoon: Lieke Rovers Adresgegevens: Manege WC Elst (Gld.) lieke.rovers@igevents.nl Telefoon: / Locatie en data De beurs zal plaatsvinden in het Ebben Inspyrium in Cuijk. Adresgegevens: Beerseweg LB Cuijk De Maasvalleiwonenbeurs zal plaatsvinden op zaterdag 23 en zondag 24 september Op vrijdag 22 september zal de beurs officieel worden geopend en zal er een netwerkevent plaatsvinden. Dit event is exclusief toegankelijk voor de leden van Maasvalleiwonen en de deelnemers aan de Maasvalleiwonenbeurs. De beurs is op onderstaande data en tijden geopend voor leden van Maasvalleiwonen, deelnemers aan de Maasvalleiwonenbeurs en genodigden: vrijdag 22 september geopend van uur (netwerkevent) De beurs is op onderstaande data en tijden geopend voor bezoekers: zaterdag 23 september van uur (horeca voor deelnemers geopend tot uur) zondag 24 september van uur (horeca voor deelnemers geopend tot uur) Voor de deelnemers is de locatie op zaterdag 23 en zondag 24 september een uur voorafgaand aan de opening toegankelijk. 4. Facturatie Voorafgaand aan de beurs ontvangt u de factuur voor de huur van uw stand of vrije vloeroppervlakte. Deze factuur dient voor aanvang van de beurs te zijn voldaan. Na afloop van de beurs ontvangt u een gespecificeerde factuur van uw extra bestellingen. (Bijv. voor extra meubilair, elektra of consumptiebonnen.) 4

5 5. Uniforme standbouw en standbouwpakket Deelnemers die een stand via de organisatie hebben gehuurd, hebben de beschikking over een stand met de volgende onderdelen: - Escolita tapijttegels kleur antraciet - Zwarte wanden, afmetingen per element 100 cm x 250 cm (inclusief aluminium frame) en zwarte frieslijst met een hoogte van 39,5 cm. - Naamsvermelding deelnemer, plaatsnaam en standnummer in zilvergrijze folie, wordt aangebracht op de frieslijst. De plaatsnaam zal worden vermeld in het kader van de regionale gedachte. - Standverlichting door middel van 2 spots van 150 watt, per stand 1 duospot per 6 m² standoppervlakte. - Stroompunt 1000 watt. - Meubilairpakket bestaande uit 1 statafel met 2 krukken. Naamsvermelding deelnemer: - Om uw bedrijfsnaam op de juiste wijze aan te brengen op de stand, verzoeken wij u vriendelijk het formulier naamsvermelding op frieslijst altijd aan I&G EVENTS toe te zenden. Indien u geen gebruik wenst te maken van het standaard meubilairpakket verzoeken wij u dit aan te geven middels het bestelformulier extra meubilairbestellingen. Afwijkingen of afwijkende plaats van standaardelementen is in overleg mogelijk. Neemt u hiervoor contact op met I&G EVENTS. In de bijlagen zijn bestelformulieren opgenomen voor het bestellen van extra standbouwelementen. Wanneer u aanvullende wensen voor uw stand heeft en hier geen apart formulier voor aantreft kunt u contact opnemen met I&G EVENTS. Uit constructie oogpunt kan het noodzakelijk zijn dat voor de stabiliteit een extra staander en steunligger (extra steunpunt) in de stand wordt geplaatst. Impressie stand 12 m²: 4 meter breed x 3.00 meter diep x 2.50 meter hoog hoekstand achterwand en zijwand, 2 open zijden tussenstand achterwand en zijwanden 1 open zijde kopstand achterwand, 3 open zijden Impressie stand 18 m²: 6 meter breed x 3.00 meter diep x 2.50 meter hoog Let op! Er wordt een extra steunligger tussen de frieslijst en de achterwand geplaatst. hoekstand achterwand en zijwand, 2 open zijden tussenstand achterwand en zijwanden 1 open zijde kopstand achterwand, 3 open zijden 5

6 6. Inrichting en uitruimen uniforme standbouw Inrichting: vrijdag 22 september van uur Uitruimen: zondag 24 september van uur maandag 25 september van uur Er mogen geen wijzigingen in de standaard standbouw worden aangebracht door derden. Beschadiging aan wanden/of andere gehuurde materialen zullen worden doorbelast aan de desbetreffende exposant. Alle stands worden op maandag 25 september door I&G EVENTS gedemonteerd. Gelieve uw materialen na sluiten van de beurs zo spoedig mogelijk en uiterlijk voor maandag 25 september uur te verwijderen om beschadigingen en diefstal te voorkomen. De organisatie is niet verantwoordelijk en/of aansprakelijk voor beschadigingen, verliezen en/of diefstal. 7. Eigen standbouw, vrije vloeroppervlakte U maakt gebruik van de vrije vloeroppervlakte die u bij de organisatie heeft geboekt. Er ligt antraciet tapijt in uw stand en er is een stroompunt 1000 watt aanwezig. U dient zelf zorg te dragen voor standbouw (zijen achterwanden) en verlichting. De stand en stand elementen mogen niet hoger zijn dan 2.50 meter. Elementen hoger dan 2.50 meter dienen op 1.00 meter afstand van de naastgelegen stand te worden geplaatst. Deze elementen dienen aan de achterzijde met zwarte doeken te worden afgewerkt. Indien u elementen hoger dan 2.50 meter wilt plaatsten dient dit vooraf te worden goedgekeurd door de organisatie. Het standontwerp dient, met een duidelijke beschrijving van de afmetingen, te worden ingediend bij I&G EVENTS. 8. Montage en demontage eigen standbouw, vrije vloeroppervlakte Montage: donderdag 21 september van uur vrijdag 22 september van uur Demontage: zondag 24 september van uur maandag 25 september van uur Indien u extra montagetijd nodig heeft verzoeken wij u om contact op te nemen met I&G EVENTS. Gelieve uw materialen na sluiten van de beurs zo spoedig mogelijk en uiterlijk voor maandag 25 september uur te verwijderen om beschadigingen en diefstal te voorkomen. De organisatie is niet verantwoordelijk en/of aansprakelijk voor beschadigingen, verliezen en/of diefstal. 9. Bestellingen Wij vragen uw aandacht voor de deadlines. Deze staan vermeldt op de bestelformulieren. Na het verstrijken van de deadline is het soms niet meer mogelijk om bestellingen te plaatsen of kunt u niet meer profiteren van de vroegboekkorting. Voorblad bestellingen altijd meezenden Om bestellingen en facturatie op een efficiënte manier voor u af te handelen is het belangrijk dat u bij iedere bestelling het voorblad meezendt. Indien het formulier met NAW gegevens ontbreekt, wordt uw aanvraag niet in behandeling genomen. Als u vragen of opmerkingen heeft over uw bestelling, neem dan contact op met I&G EVENTS. 6

7 10. Naambadges De organisatie zal voor naambadges voor de deelnemers zorgen. Deze kunnen tijdens de montage worden opgehaald bij de informatiebalie. 11. Extra meubilair en standbouw Een ruim aanbod van extra meubilair en extra standbouw kan besteld worden bij I&G EVENTS. De materialen worden voorafgaand aan de beurs in uw stand geleverd en na afloop van de beurs weer opgehaald. De genoemde bedragen zijn huurprijzen en zijn geldig voor de hele beursperiode. 12. Catering Op het centrale terras kunt u terecht voor een hapje en een drankje. Daarnaast zal er in elke hal een horeca uitgiftepunt aanwezig zijn. De catering zal tijdens de beurs worden verzorgt door Buitenpoort catering. Ook is het mogelijk om voor uw standbemanning lunchpakketten te bestellen. Deze lunchpakketten kunnen in een speciaal voor de exposanten ingerichte ruimte worden opgehaald en er zal in deze ruimte voldoende gelegenheid zijn om even rustig te zitten. Exposanten kunnen voorafgaand aan en tijdens de beurs consumptiebonnen bestellen. Consumptiebonnen die niet worden gebruikt kunnen tot 1 uur na afloop van de beurs op zondag 24 september 2017 retour worden gegeven bij de informatiebalie. Na afloop van de beurs ontvangt u een factuur met het daadwerkelijk aantal gebruikte consumpties. Het is niet toegestaan om tijdens de beurs eigen cateringmaterialen in de stand te plaatsen en uit te geven aan bezoekers zonder dat er voorafgaand aan de beurs toestemming is gegeven door de organisatie. 13. Omroepinstallatie Tijdens de beurs zal er een omroepinstallatie aanwezig zijn. Deze installatie zal alleen gebruikt worden voor mededelingen van de organisatie. De omroepinstallatie is niet beschikbaar voor promotionele uitingen van de deelnemers. 14. BHV Tijdens de beurs zullen er BHV ers aanwezig zijn. Bij calamiteiten verzoeken wij u om dit te melden bij de informatiebalie. Vervolgens kan meteen contact opgenomen met de BHV er. 15. Rookbeleid Het is niet toegestaan om in de beurslocatie te roken. 7

8 16. Afvoer afval en schade aan materialen U wordt verzocht om al het verzamelde afval en overblijvende materiaal mee te nemen of dit in de afvalcontainer te deponeren. Tijdens de beurs zullen er diverse prullenbakken worden geplaatst die regelmatig worden leeggemaakt. In verband met het duurzame karakter van de beurs zullen diverse afvalsoorten gescheiden worden. 17. Parkeren Op het terrein van het Ebben Inspyrium zijn verschillende locaties waar deelnemers en bezoekers kunnen parkeren. Wij verzoeken u de parkeerplaatsen die dicht bij de entree liggen vrij te houden voor de bezoekers. Bij de entree zullen ook parkeerplaatsen voor invaliden aanwezig zijn. Tevens zal er een fietsenstalling worden gemaakt bij de laaddocks. U kunt uw beursmaterialen lossen bij de transportdeuren / laaddocks. Vervolgens dient u de auto te verplaatsen naar een van de toegewezen parkeerplaatsen. Wij verzoeken u om tijdens het laden en lossen de aanwijzingen van de verkeersregelaars op te volgen. 18. Standschoonmaak De organisatie zorgt voor de schoonmaak van de beursvloer voorafgaand aan de beurs. Deze schoonmaak omvat stofzuigen en het afnemen van toegankelijke oppervlaktes. Tijdens de beurs dient u zelf zorg te dragen voor het schoonhouden van uw stand. De organisatie zal zorgen voor de schoonmaak van de beursvloer en de toiletten tijdens de beurs. 19. Eigendommen deelnemers Wij willen u er op attenderen om ervoor te zorgen dat er geen kostbare materialen onbeheerd worden achtergelaten. De organisatie is niet aansprakelijk voor diefstal van of beschadiging aan uw eigendommen. 20. Verzekering De organisatie zorgt ervoor dat de standbouwmaterialen zijn verzekerd. U dient zelf zorgt te dragen voor de verzekering van uw eigen materialen die u in de stand plaatst. 21. Wifi In het Ebben Inspyrium is Wifi beschikbaar. Er is een beperkte capaciteit. Indien u voor uw bedrijfspresentatie Wifi wenst te gebruiken vragen wij u om het bestelformulier in te vullen. U ontvangt vervolgens bij de informatiebalie de login gegevens. Wij verzoeken u hier zorgvuldig mee om te gaan om de kwaliteit van het netwerk te waarborgen. 22. Presentaties Op de beursvloer zal een presentatieruimte beschikbaar zijn waar diverse bedrijven presentaties verzorgen. Indien u een presentatie wenst te verzorgen kunt u contact opnemen met Leo van den Heuvel. 8

9 23. Promotie, marketing en communicatieactiviteiten De organisatie van de Maasvalleiwonenbeurs doet er alles aan om het evenement te promoten onder een kwantitatief, maar vooral kwalitatief publiek. Ongeveer drie weken voorafgaand aan het evenement wordt gestart met een publiciteitsoffensief, waarbij de website centraal staat. Naast deze website zetten wij onder meer de volgende middelen in; projectborddoeken, persberichten, advertenties, banners, de Maasvalleiwonenbeurskrant en een standaard promotiepakket, zodat u ook zelf het evenement op een aantrekkelijke en zeer efficiënte manier kunt promoten. Daarnaast is ook Social Media een belangrijk onderdeel voor de promotie van de beurs. 24. Communicatiemiddelen Uw eigen communicatiemiddelen zijn een buitengewoon sterke manier om veel en goed publiek naar het evenement te trekken. Daarom maken wij het u zo eenvoudig mogelijk om bij te dragen aan de communicatiecampagne: - wij leveren u gedrukte uitnodigingen, die u kunt versturen naar uw eigen adressenbestand; - wij leveren raamposters; - wij zorgen voor een digitale uitnodiging om naar uw adressenbestand te versturen of om bijvoorbeeld te publiceren in uw eigen magazine; - u ontvangt een digitale banner met het logo de Maasvalleiwonenbeurs om in uw eigen communicatiemiddelen (website, advertenties, etc.) te plaatsen. Het standaard promotiepakket is reeds afgegeven op uw kantoor. Indien u extra communicatiemiddelen wenst te ontvangen kunt u contact opnemen met Vin Baltussen. 25. Website Op de website staat informatie over de beurs, de locatie, de openingstijden en de deelnemers. Daarnaast kunnen de bezoekers op deze webiste een entreekaart downloaden. 26. Flyeren Het is tijdens de beurs niet toegestaan om te flyeren bij de entree van de beurs. Dit geldt voor zowel de route naar de entree buiten en de entreehal binnen. Natuurlijk is het wel toegestaan om voor uw stand te flyeren. 27. Toegangsbeleid De bezoekers hebben toegang tot de beurs met de diverse toegangskaarten. Bezoekers die niet over een toegangskaart beschikken betalen. 2,- entree. Indien de bezoekers een toegangskaart kopen zullen ze ter compensatie 1 consumptiebon ontvangen. Bezoekers < 16 jaar hebben gratis toegang tot de beurs. 9

10 28. Reclame-uitingen stand Via Vormidabel kunt u promotiematerialen met logo uitingen van uw organisatie bestellen. Deze materialen kunnen na afloop van de beurs hergebruikt worden en worden uw eigendom. Contactpersoon: Vin Baltussen Grotestraat AB Oploo info@vormidabel.nl Telefoon: / Duurzaamheid en duurzaam ondernemen Tijdens de beurs zal er veel aandacht worden geschonken aan het thema duurzaamheid en duurzaam ondernemen. Er zijn diverse redenen om de beurs duurzaam te noemen: - Duurzaam aanbod van exposanten Bouwen en verbouwen vraagt anno 2017 om duurzaamheid. De deelnemers van Maasvalleiwonen, laten zien wat ze in huis hebben, hoe ze werken en welke keuzes ze hierbij maken. - Stageproject Leerlingen van MBO College de Maasvallei, onderdeel van ROC Nijmegen, fungeren als hostess, parkeerwacht, enquêteur of in de horeca. Voor deze studenten vormt de beurs een leerzame kennismaking met de praktijk en een waardevolle bijdrage aan scholing. - Fair Wear Kleding Deze organisatie en studenten dragen allemaal kleding die is gecertificeerd door de Fair Wear Foundation: kleding die gemaakt is onder goede arbeidsomstandigheden en tegen een eerlijk uurloon. - Fair Trade keurmerk De koffie en thee op de beursvloer hebben het Fair Trade keurmerk. Fair Trade helpt boeren en arbeiders in ontwikkelingslanden een betere plek te verwerven in de handelsketen, zodat ze kunnen leven van hun werk en kunnen investeren in een duurzame toekomst. - Milieu Plastic gaat in de ban, door de organisatie en cateraar wordt zo min mogelijk plastic gebruikt en wordt er indien nodig gekozen voor milieuvriendelijke disposables. - Promotie bezoeken beurslocatie op de fiets De organisatie van de beurs roept op: kom op de fiets. Milieuvriendelijker én gezonder. - Goed doel Binnen de begroting van de beurs is ruimte gemaakt voor een goed doel. Maasvalleiwonen schenkt een bedrag aan de Vrienden van het Maasziekenhuis, voor een nog aangenamer, sfeervoller en aantrekkelijker ziekenhuis. - Regionale karakter Maasvalleiwonen is verankerd in de regio. Alle deelnemers zijn gevestigd in het Land van Cuijk / Noordelijke Maasvallei, goed voor grote werkgelegenheid en mooie projecten op het gebied van bouwen, verbouwen en wonen. Daarnaast zijn op de beurs ook andere regiopartners zoals de gemeenten en RBT Land van Cuijk vertegenwoordigd. - Locatie De beurslocatie is het Inspyrium in Cuijk. De groenste en meest duurzame evenementenlocatie in Nederland. 10