Handboek Medewerkers. AOVA event 6 t/m 8 maart 2015 Locatie

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Handboek Medewerkers. AOVA event 6 t/m 8 maart 2015 Locatie"

Floris Devos
6 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Handboek Medewerkers AOVA event 6 t/m 8 maart 2015 Locatie 1

2 INDEX Inhoud Hoofdstuk 1 Communicatie Belangrijke telefoonnummers Calamiteiten... 3 Hoofdstuk 2 Rooster en planning Rooster Opbouw Beursdagen... 4 Hoofdstuk 3 Algemene informatie Algemene gegevens AOVA event Laden en lossen Bereikbaarheid... 6 Hoofdstuk 4 diversen Organisatiekantoor Garderobe Servicebalie Informatiebalie... 7 Hoofdstuk 5 Inhoud van de beurs... 8 Hoofdstuk 6 Bijlagen

3 COMMUNICATIE Hoofdstuk 1 Communicatie 1.1 Belangrijke telefoonnummers Beursteam AOVA event 2015 Naam Tel. Bijzonderheden Omschrijf hier alle gegevens van je medewerkers van je team. Locatie Naam Contactpersoon Tel. Omschrijf hier alle gegevens van de afdelingen waar je het evenement houdt. Leveranciers/ contact personen AOVA event Naam Contactpersoon Tel. Omschrijf hier alle gegevens van je leveranciers. Overig Naam Tel. Dienst Omschrijf hier alle overige gegevens zoals welk nummer je moet bellen bij calamiteiten. 1.2 Calamiteiten Omschrijf hier wat zij moeten doen met calamiteiten, wie moeten zij inlichten en hoe etc. Andere voorbeelden die je hieronder kunt zetten wat te doen bij: 1. Problemen met bezoeker (bijv. stuur hen naar de informatiebalie waar zij een klachtenformulier in kunnen vullen) 2. Problemen exposant (bijv. stuur hen naar het organisatiekantoor van het team, zodat zij dit op kunnen lossen) 3. Medisch geval (bel het noodnummer 112 of een speciaal noodnummer van het team) 4. Overige zaken 3

4 PLANNING Hoofdstuk 2 Rooster en planning 2.1 Rooster Zet hier het rooster in van je team met de verantwoordelijkheden die ze hebben tijdens de beurs. Bijvoorbeeld: Verantwoordelijkheid activiteiten Piet Hans Nina Project Manager /Overall Exposanten /Leveranciers/Betalingen Hostessen begeleiding, informatiebalie Medewerker 1 Exposanten, informatiebalie Medewerker 2 Runners Hostessen Garderobe, kassa s, toegang, enquêtes. 2.2 Opbouw Omschrijf hier wat er van tijd tot tijd gebeurd door wie tijdens de opbouw. Tijd Wat Waar Wie Gedaan 08:00 Check betaling deelnemers Hans 09:00 Magazines geleverd? Nina 09:00 Vlaggetjes meenemen Nina 11:00 Uitlijnen checken Hans Hele dag Organisatiekantoor inrichten Team 2.3 Beursdagen Omschrijf hier wat er van tijd tot tijd gebeurd door wie tijdens de beursdagen. Bijvoorbeeld: Vrijdag 6 maart - beursdag 1 Tijd Wat Waar Wie Gedaan 07:45 Hostess melden organisatiekantoor Nienke 08:00 Check betaling deelnemers Femke 08:00 Geld voor garderobe Nienke/IJsselhallen 08:00 Beurs open voor exposanten 08:00 Dozen voor de enquêtes in organisatiekantoor Nienke 4

5 ALGEMENE INFORMATIE Hoofdstuk 3 Algemene informatie 3.1 Algemene gegevens AOVA event Beursdagen Locatie Hal Organisatiekantoor Data locatie In welke hallen is het evenement Waar is je organisatiekantoor Entree tarieven Omschrijf hier de prijzen en waar ze het konden kopen. Maak hier ook een kopje als je arrangementen hebt, bijvoorbeeld: Entree tarieven Online voorverkoop Aan de kassa Entree kinderen t/m 12 jaar Gratis Gratis Entree vanaf 13 jaar 7,00 p.p. 8,50 p.p. Standaard entree vanaf 13 jaar met kortingskaart n.v.t. 7,00 p.p. Parkeren bezoekers Wat zijn de kosten hiervan en hoe groot is de parkeerplaats. Bijvoorbeeld: 5,00. Bezoekers betalen bij het oprijden van het parkeerterrein en betalen aan de parkeerwachter. Kaartcontrole Hoe gebeurd de kaartcontrole. Bijvoorbeeld: Je scant de kaart en neemt hen in, vervolgens mag de bezoeker naar binnen. EHBO Waar bevindt zich de EHBO en wie moeten zij bereiken in geval van nood. OPENINGSTIJDEN EXPOSANTEN AOVA event Openingstijden omschrijven. Opbouw exposanten AOVA event Data en tijden omschrijven. Ook bijzonderheden erbij zetten, bijvoorbeeld dat er vanaf een bepaalde tijd geen auto s meer in de hal mogen. Maak ook aparte kolommen als je verschillende dagen hebt voor verschillende standbouw (bijv. standaard standbouw en eigen bouw). Ook de openingstijden van de partij die over de standbouw gaat. Exposanten en standbemanning polsbandjes/naamkaarten Omschrijf hier hoe exposanten hun passen/bandjes of wat je ook hebt kunnen ontvangen. Exposanten faciliteiten Indien exposanten via de eigen organisatie faciliteiten moeten aanvragen kan je hieronder een opsomming maken van de zaken incl. prijzen etc. welke ze kunnen aanvragen zoals internet, parkeren etc. 5

6 Indien een servicebalie dit voor je verzorgt is het wel goed om te noemen, zodat dat medewerkers weten voor welke zaken ze de exposanten naar de service balie moeten sturen. Schoonmaak Wanneer worden de stands schoon gemaakt. Heftruck Kan men een heftruck huren en zo ja waar. Horeca Tijdens de opbouw is er geen horeca beschikbaar, tijdens de beursdagen kan er eten en drinken gekocht worden op de terassen. OPENINGSTIJDEN BEZOEKERS AOVA event 2015 Openingstijden omschrijven. Horeca tijdens de openingsdagen Wanneer is deze open en waar kunnen ze bijvoorbeeld de terrassen vinden. 3.2 Laden en lossen Omschrijf hier waar exposanten kunnen laden en lossen waar ze kunnen parkeren, ook eventueel een route en of er kosten zijn voor exposanten. 3.3 Bereikbaarheid Omschrijf de routes met OV en met de auto. 6

7 DIVERSEN Hoofdstuk 4 diversen 4.1 Organisatiekantoor Waar is het organisatiekantoor 4.2 Garderobe Waar is de garderobe en hoe duur is het. Door hoeveel personen bemand. 4.3 Servicebalie Als exposanten nog vragen hebben, waar kunnen zij dan terecht. 4.4 Informatiebalie Waar is de informatiebalie voor bezoekers. Door wie bemand. 7

8 INHOUD VAN DE BEURS Hoofdstuk 5 Inhoud van de beurs Activiteiten/ programma Beschrijving van wat er allemaal is, de hostessen moeten bezoekers kunnen informeren. Deelnemers Wie staan er allemaal op de beurs/ het evenement. Maak een lijst van A-Z en op standnummer of genre. Randprogramma Benoem hier een eventueel randprogramma. Plattegrond Zodat de hostessen ook de weg kunnen wijzen aan bezoekers. Overige zaken Beschrijf hier bijzondere zaken die de hostessen ook moeten weten of moeten doen tijdens de beurs/ het evenement. Bijvoorbeeld enquêteren, social media acties, beurs catalogus etc. 8

9 BIJLAGEN Hoofdstuk 6 Bijlagen Hier omschrijf je bijvoorbeeld het activiteiten programma, persberichten, het inschrijfformulier voor volgend jaar, brochure, voorbeelden van de tickets etc. 9

Vergelijkbare documenten

DRAAIBOEK. Alles Over Van Alles event 6 t/m 8 maart 2015 Locatie

DRAAIBOEK. Alles Over Van Alles event 6 t/m 8 maart 2015 Locatie DRAAIBOEK Alles Over Van Alles event 6 t/m 8 maart 2015 Locatie 1 Inhoud Hoofdstuk 1 Communicatie... 3 1.1 Belangrijke telefoonnummers... 3 Hoofdstuk 2 Rooster en planning... 4 2.1 Rooster... 4 2.2 Vrijdag