I Postbus l EA SCHIEDAM Stadskantoor

Transcriptie

1 L gemeente Schiedam Aan de gemeenteraad van Schiedam A.P. Mostert Wethouder voor Financiën, Deelnemingen, Grondbedrijf, Vastgoed, Herstructurering bedrijventerreinen, Sport en Reoreatie, Facilitaire zaken I Postbus l EA SCHIEDAM Stadskantoor WIKENMERK UW BRIEF VAN ONS KENMERK louit26442 ONDERIVERP Voortgang Verbeterplan Grondexploitaties DOORKIESNUMMER / 1721 DA'NM 20 december h. dijkers / b.heinz@schiedam.nl Geachte dames, heren, Door middel van deze brief wil ik u informeren over de voortgang van het verbeterplan grondexploitaties. In de bijlage bij deze brief vindt u de checklist voortgang verbeterplan grondexploitaties. In deze lijst vindt u per onderdeel een meer gedetailleerde toelichting op de voortgang. Meer specifiek wil ik u met deze brief informeren over de voortgang met betrekking tot het Handboek Projectmatig Werken. In het handboek Projectmatig Werken nieuwe stijl zal aandacht worden besteed aan diverse zaken uit het verbeterplan, om deze blijvend te kunnen inbedden in de organisatie. Naar aanleiding van het verbeterplan zijn allerlei instrumenten bedacht om projecten, en daarmee ook de risico's in de grondexploitaties, beter te kunnen beheersen. De insteek is dat het een gemeentebreed handboek wordt, waarin beschreven wordt wat een project is, welke spelers daarin een rol hebben en welke beheersinstrumenten toegepast kunnen worden. Deze methode is breed toepasbaar binnen de gemeente en niet alleen bedoeld voor de afdeling Projecten. Ik geef u hierbij een kort overzicht van de maatregelen die in gang zijn gezet, of begin volgend jaar in gang zullen worden gezet. Al deze maatregelen zullen tevens terugkomen in de beschrijvingen in het handboek Projectmatig Werken. Digitalisering van projectarchieven. Er is, in samenwerking met de afdeling DIV, gewerkt aan een structuur waarbinnen voor alle projecten op eenzelfde wijze belangrijke documenten digitaal gearchiveerd moeten worden. Per 1 januari zal worden gestart met deze toepassing. binnen drie bestaande projecten. Drie afdelingen zijn begonnen met tijdschrijven; afdeling Projecten, afdeling Beheer Openbare Ruimte en de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling Vastgoed en Grondzaken. Er is een gemeenschappelijk software ingevoerd voor liet maken van planningen, te weten MS Project. Veel medewerkers hebben inmiddels ook een cursus gevolgd voor het kunnen werken met deze software. Er is dit jaar voor het eerst gewerkt met het maken van een capaciteitsraming, gebaseerd op het planningsprogramma l 1lI I I I I I I I

2 Naar aanleiding van het optimaliseren van het handboek zullen ook de cursussenprojectnlatig werken en projectmanagement worden verbeterd. Deze cursussen zullen blijvend via de Schiedamse Academie onder de aandacht van alle Schiedamse ambtenaren worden gebracht. Voor alle projecten is een start gemaakt met risicomanagement. De mandaatregeling voor de gemeentelijke organisatie is aangepast aan de verantwoordelijkheden voor de diverse spelers in een project, zoals die worden beschreven in het handboek. Deze mandaatregeling is op dinsdag 14 december aangenomen door het College. De door Deloitte voor raadsleden ontwikkelde checklist Grote Projecten zal ook worden toegevoegd aan het Handboek Projectmatig Werken. De verwachting is dat in elk geval het algemene gedeelte van het handboek aan het einde van dit jaar ambtelijk gereed is, waarin alle spelers met hun eigen verantwoordelijkheid uitgebreid worden beschreven en waarin ook brede aandacht zal worden gegeven aan de beheersaspecten (Geld, Risico's, Organisatie, Tijd, Informatie, Kwaliteit). Het is nadrukkelijk de bedoeling dat dit een groeidocument gaat worden, waarbij voortdurend aanvullingen, aanpassingen en optimalisatie noodzakelijk en mogelijk zijn. Ik ga ervan uit u hiermee voorlopig voldoende te hebben geïnformeerd en streef ernaar u liet Handboek Projectmatig Werken nieuwe stijl in het 1" kwartaal te presenteren. Hoogachtend, Wethouder A.P. Mostert

3 4. Actielijst verbeterplan grondexploitaties uitvoeringsprogramma 2009 / Versie: 1 december Nr. Actie Stand van zaken afd. wie start afgerond % gereed opmerkingen Beoordeling bouwgrondexploitaties 1a Berekening baseren op prijzenboek Het Schiedamse prijzenboek is gereed. BOR EM juli jan. 1b en verschillende kwaliteitsniveaus opnemen om bruikbaarheid van het prijzenboek te vergroten 2 Grondprijsbrief vaststellen en implementeren Uitwerking van kwaliteitsniveaus en profielen met schetsen en tekeningen is ingezet en de laatste versie van het prijzenboek van november. Nota grondprijsbeleid is in 2007 vastgesteld door de raad. Op basis van dit beleid is het college bevoegd, om binnen de vastgesteld kaders, jaarlijks. grondprijzen vast te stellen. BOR EM maart Nov. VG DH juli 2009 nov jan jan 50% De onderkende kwaliteitsniveaus en de financiële vertaalslag hiervan worden als supplement toegevoegd aan het prijzenboek. Grondprijzenbrief is vastgesteld en ter informatie aan de raad verstuurd. In januari volgt wederom een prijzenbrief 3 Nota grondbeleid vaststellen De nieuwe Nota Grondbeleid is vastgesteld. VG BH aug Febr. Door de raad vastgesteld VR februari 4 Wijs projectleiders aan voor alle projecten P HD nov Alle projecten, die formeel middels een collegebesluit als zodanig zijn bestempeld, hebben een projectleider. 5 Het opstellen van integrale planningen in MS-Projects De meeste planningen zijn klaar, loopt verder op schema. P HD nov November 6 Het verzorgen van een training voor het opzetten van planningen/ planmatig werken 7 Het verzorgen van een training voor gebiedsontwikkeling 8 Draag zorg voor complete dossiervorming (inclusief de bestuurlijke besluitvorming over de projecten) 9 Uitbreiding dossiers met toelichtende De trainingen en cursussen zijn inmiddels gehouden. VG BH sept mrt Training is gestart en nu halverwege. RVG BH aug April Deze aanbevelingen komen ook terug bij P HD nov Januari het onderdeel dossiervorming. De dossiervorming t/m de herzieningen jaarrekening 2008 zijn gereed. Nieuwe toelichtingen a.g.v. de nu op te stellen herzieningen moeten nog worden toegevoegd. tekst op de grondexploitaties 10 Risicoanalyses opstellen Van alle projecten zijn risicoanalyses P HD sept Januari 95% Nog niet alle (fysieke) opgesteld en aan de dossiers toegevoegd. projectdossiers bevatten de 50% P HD sept okt 95% Planeconomen verzorgen het financiële archief. In het kader van de herziening van de grondexploitaties wordt alle documentatie in hardcopy aangeleverd.

4 11 Risicomodel aanschaffen en implementeren Dossiervorming 12 Bepaal door middel van een nulmeting welke documenten ontbreken in de projectdossiers (met name bestuurlijke besluitvorming) 13 Informeer B&W elk jaar over het resultaat van de nulmeting grex 14 Uitvoeren beslispunten als gevolg van de vorige aanbeveling 15 Betrek projectleiders nog duidelijker bij het aanleggen en onderhouden van de projectmappen 16 Neem een formeel besluit over de standaardisering die generiek in alle projecten wordt toegepast Deze worden herzien aan het begin van iedere projectfase en bij elke herziene grex. Risicomodel is aangeschaft en integraal aangepast op de gemeentelijke planning en controlcyclus. Het model zal worden opgenomen in de gemeentelijke handleiding Projectmatig werken. Het risicomodel is besproken met alle betrokken medewerkers en wordt nu gebruit bij de herziening van de grondexploitaties. Aan het einde van elke projectfase zal nagegaan worden of het dossiers compleet is. Dit vormt weer de nulmeting voor de volgende projectfase. Het MPG is het document hiervoor en vormt de basis en het MPG wordt jaarlijks opgesteld. Kan voorkomen worden door te zorgen dat dossiers op orde zijn. Dit gebeurt nu door de projectassistenten die regelmatig overleg hebben met de projectleiders. Is in feite projectmatig werken. De bestaande handleiding Projectmatig werken wordt in 2009/ geactualiseerd. VG BH sept mei P HD doorlopend VG DH nov % Uitvoering kan in een werkgroep (bijvoorbeeld inclusief clustermanager stedelijke ontwikkeling). Eenvoudiger: een externe kracht de nulmeting laten uitvoeren of cruissellings tussen de planeconomen. Gerealiseerd het MPG is inmiddels vastgesteld in B en W. doorlopend P HD doorlopend P HD doorlopend P HD juli 1 e kw. risicoanalyse. De grex dossiers (herziening) wel. 85% In feite komt dit neer op projectmatig werken 85% 70% Een projectgroep is opgezet. Eerste concept voorstel eind gereed. Verschillenanalyses en risicoanalyses 17 Voer verschillenanalyses uit binnen de grexen 18 Analyseer de verschillen tussen vooren nacalculatie Is gereed in het kader van de herzieningen van de grond-exploitaties. Analyses van voor- en nacalculatorische gegevens wordt verder verbeterd. Digitaal tijdschrijfsysteem wordt thans geïmplementeerd. VG DH doorlope nd VG DH juni doorlopend 19 Voer risicoanalyses uit voor alle Is gereed in het kader van de herzieningen P HD nov. doorlopend 85% Is gereed in het kader van de projecten van de grond-exploitaties. Risico s worden 2009 herzieningen van de grond- 60% De ambtelijke interne kosten (basis tijdschrijven) valt nog buiten de analyse. ROVG is als pilot gestart per 1-1-.

5 20 Ga op doordachte wijze om met de analyseresultaten (laten doorwerken in grondexploitaties en te maken keuzes) 21 Communiceer met de omgeving van Projecten over de wijze waarop analyses worden uitgevoerd Weerstandsvermogen 22 Draag zorg voor een transparante bepaling van het weerstandsvermogen mbt het grondbedrijf Projectsturing 23 Geef de Afdelingsmanager F&O de Afdelingsmanager ROVG een duidelijke rol in de besluitvorming iedere 6 weken gerapporteerd aan de opdrachtgevers ( A4-tjes ). Risico- analyses worden meegenomen bij de herzieningen van de grondexploitaties, interne rapportages en projectdocumenten. De volgende fase is de sturing op de risico s in projectgroepverband. Deze sturing is in de loop van verbeterd. Is in feite onderdeel van actie 17. Geldt overigens ook andersom: interne rapportages van Projecten moeten ook naar VG gezonden worden. Vindt thans plaats via de MPG die in samengaat met de jaarrekening. Dit borgen in de procedures mbt projectmatig werken en deze derhalve hierop aanpassen. aangaande locatie-ontwikkeling 24 Invoering rapportages Voor ieder project wordt elke 6 weken een operationele rapportage opgesteld op geld, risico, informatie, tijd, kwaliteit en communicatie. Deze rapportages worden uitgebracht naar de projectgroepen en de ambtelijke opdrachtgevers. In zal ook de bestuurlijke opdrachtgevers hierin worden voorzien. 25 Prioritering van de projecten Prioritering is door het college vastgesteld en voor kennisgeving naar de raad verzonden. In de eerste helft van zal er wederom een prioritering worden opgesteld. 26 Definieer hiervoor de rol van de projectleider en eventuele criteria waaraan deze dient te voldoen De handleiding Projectmatig werken wordt in 2009/ geactualiseerd. De rol van de projectleider, opdrachtgever, etc. komt hierbij aan de orde. P / VG HD doorlopend allen HD nov 2009 exploitaties. Risico s worden iedere 6 weken gerapporteerd aan de opdrachtgevers ( A4-tjes ). 85% Continue proces. Speelt weer een belangrijke rol bij de herziening per 01 januari. FIN / VG P/ VG/C DH/FI N doorlopend okt mrt. HD okt Maart 90% Ligt vast in handleiding Projectmatig werken. P HD Okt. Okt. 85% Dit is nog niet doorgevoerd in alle projecten. Rapportages worden met ingang van januari ook uitgebracht aan bestuurlijk opdrachtgevers (zie punt 19). VG HD juli. Maart P HD juli 1 e kw. 27 Verantwoordelijkheden zo laag Verbeteringsvoorstel mandaten moet nog B en W sept dec 0% 75% Functieprofielen en functie omschrijvingen worden met voorrang opgesteld en beschreven. Zie ook punt 28.

6 mogelijk in de organisatie beleggen Formatie 28 Geef meer aandacht aan competentiemanagement 29 Stel een meerjarig personeelsplan Stedelijke Ontwikkeling op waar dit in meegenomen wordt Proceskenmerken 30 Maak duidelijke afspraken over het (moment van) afsluiten van projecten (wie is verantwoordelijk, wanneer wordt afgesloten) 31 Inzichtelijk maken ambtelijke kosten. Invoering tijdschrijven. Verbetering kostenverhaal op derden 32 Draag zorg voor een breder overleg tussen Vastgoed en Grondzaken en Financiën bestuurlijk worden vastgesteld. De afdeling ROVG en de afdeling Projecten haken momenteel aan bij het organisatiebreed ingezette competentiemanagement en zijn in overleg met de afdeling P&O over het instellen van een pilot voor projectleiders, planeconomen en stedenbouwkundigen. De competenties voor de planeconomen zijn reeds vastgesteld. Dit wordt meegenomen bij de herziening van de handleiding Projectmatig werken in 2009/. Digitaal tijdschrijfsysteem is aangeschaft. De Afdeling ROVG heeft met terugwerkende kracht tot 1 januari tijdgeschreven. De uren zijn doorgeboekt op de projecten. Tijdschrijven moet nog organisatie- breed worden ingevoerd en is dus nog niet compleet. De controlfunctie is ingevoerd, de vacature is inmiddels (tijdelijk) vervuld. Overleg tussen VG en Financiën vindt plaats via de controllers en is intensief. MT - SO MT - SO HD/B H HD/B H P HD juli 1 e kw. VG BH Sept. Doorlopend. VG / FIN DH doorlop end Okt 60% Nieuwe gesprekcyclus is geïntroduceerd en gaat ingezet worden. Zie ook punt 26. Okt 30% 70% Ligt vast in handleiding Projectmatig werken. Een projectgroep is opgezet. Eerste concept voorstel eind gereed 50% Rekenmodel 33 Opstellen PvE voor een Rekenmodel, grexen 34 Uniforme werkafspraken planeconomie m.b.t. gebruik rekenmodel Het PVE is opgesteld. Naar aanleiding van het PvE kan geconcludeerd worden dat het huidige model voldoet mits er goede werkafspraken worden gemaakt. Metrum is bezig met een vernieuwing van het model. Het model wordt nu getest door Metrum. Zodra het model definitief klaar is zal dit beoordeeld worden. De te hanteren berekeningswijze is geüniformeerd zodat iedereen binnen planeconomie dezelfde werkwijze heeft. De VG / FIN DH sept Dec 30% Minimale vereisten zijn: Conversie vanuit huidig pakket Consolidatie om jaarschijven in MPG te bepalen Aansluiten op financiële administratie (resultaatbepaling en registratie verplichtingen) VG DH juli sept 2009 De werkwijze is uniform gehanteerd bij de herziening van de grondexploitaties.

7 MPG 35 Opbouw en structuur Meerjaren Plan grondbedrijf nader uitwerken 36 Opstellen eerste MPG op basis van de herziene grexen van Nadere uitwerking van de onderdelen mbt erfpacht, panden, gronden en particuliere initiatieven werkafspraken zijn nu op papier gezet. MPG maakt deel uit van de herziening van de grondexploitaties per en. MPG maakt deel uit van de herziening van de grondexploitaties per en. De herorientatie en het beheer van het vastgoed alsmede erfpacht maken deel uit van de takenanayse (spoor 3). De resultaten van deze heroriëntatie worden in september aan het college aan geboden. 38 Ontwikkeling weerstandsvermogen Zie ook actie 19. Aangeven wat de benodigde weerstandscapaciteit is door de jaren heen, afzetten tegen de beschikbare middelen en een uitspraak doen over het weerstandsvermogen. Vervolgens bestuurlijke besluitvorming over eventuele bijsturing verkrijgen. Personeel 39 Werven personeel VG Werving planeconomen is afgerond. Werving strategisch vastgoedjurist is afgerond. VG PE Febr. mrt 43 Ambtelijk overleg opdrachtgevers P HD sept okt projectleiders c.a. 44 Bestuurlijk overleg projecten Is ingevoerd en loopt via het stafoverleg. P HD sept okt Voor alle projecten zijn afspraken gemaakt met de bestuurlijke opdrachtgever. Met het nieuwe VG/FIN PE/D H sept VG BH sept VG/FIN DH feb PZ / VG April Verdere doorontwikeling MPG heeft de aandacht % Gronden worden in principe niet meer actief verworven. Particuliere initiatieven worden gefaciliteerd. Proces moet nog verder geïmplementeerd worden in -. juli DH sept nov 70% Risico s <50% van de risico s binnen de grex zijn benoemd en verwerkt in gemeentelijke risico paragraaf. Kansen zijn niet verwerkt in de grex maar in de gemeentelijke risico paragraaf. 40 Werven personeel Projecten PZ / P HD sept dec 95% Omzetting inhuur naar vast personeel plus formatie. 41 Verzorgen van opleidingen Training gebiedsontwikkeling is gepland na de zomervakantie. Trainingsbureau is geselecteerd. PZ BH Sept Maart 30% Overleg structuren 42 Projectgroepen Is nog niet bij alle projecten ingevoerd. Doorlopend gezien de nieuwe ontwikkelingen. P HD sept jan 80%

8 Hoogste prioriteit/vertraging Gemiddelde prioriteit/op schema Laagste prioriteit/gereed college worden de afspraken ingepland.