Planning & Controlcyclus

Transcriptie

1 Planning & Controlcyclus 2014 Versie AB oktober 2013 Adrie-Jan de Korte Kenmerk: V0051/H1993

2 1 Inleiding Doelstelling Principe Plan-Do-Check-Act 3 2 De P&C cyclus in schema De cyclus Parallelle cycli 5 3 Wijzigingen wet Gemeenschappelijke Regelingen Relevante artikelen Wetswijzigingen 6 4 Strategisch Meerjarenplan Doel Opzet en inhoud Proces Planning 8 5 Programmabegroting Doel Opzet en inhoud Proces Planning 10 6 Jaarplan Doel Opzet en inhoud Proces Planning 12 7 Tussentijdse rapportages Managementrapportages Rapportages aan de Begeleidingscommissie Bestuursrapportages 13 8 Jaarstukken Doel Opzet en inhoud Proces Planning 15 2

3 1 Inleiding 1.1 Doelstelling Hierbij treft u de beschrijving aan van de Planning & Control (P&C) cyclus 2014 van Het Waterschapshuis. Hierin wordt per product uit de P&C cyclus beschreven wat het doel is, de globale inhoud, het proces en de tijdsplanning. De planning per product is op hoofdlijnen opgenomen. Intern wordt door Het Waterschapshuis een meer gedetailleerde planning gehanteerd. Het doel van de beschrijving van de P&C-cyclus is de organisatie en het bestuur inzicht verschaffen in wat zij kunnen verwachten van de documenten in de P&C cyclus en wanneer zij deze documenten kunnen verwachten. Hiermee heeft het bestuur en de organisatie de gelegenheid om deze P&C werkzaamheden in te passen in de eigen planning. 1.2 Principe Plan-Do-Check-Act Een belangrijk uitgangspunt voor de Planning & Control cyclus binnen Het Waterschapshuis wordt gevormd door de PDCA cyclus. Dit is een regelkringprincipe voor (proces)besturing en bestaat uit vier stappen, te weten: Plan Do Check Act. De inrichting en borging ervan blijkt uiterst essentieel voor betere organisatieprestaties. Ook het model van het Instituut Nederlandse Kwaliteit (INK model) werkt met de PDCA cyclus. De vier stappen Plan Do Check Act zorgen voor ondersteuning van het kwaliteitsmanagement en aanscherping van de strategie en het management van Het Waterschapshuis. Afbeelding 1: PDCA - Plan Do Check Act. De resultaten worden geborgd zodat de herhaling van PDCA cyclus continue verbetering kan opleveren 3

4 Per onderdeel van de Planning & Control cyclus is in het handboek aangegeven welke stap van de PDCA cyclus dit betreft. Stap Korte beschrijving Plan Do Plannen maken en doelstellingen formuleren, bijvoorbeeld opstellen strategisch meerjarenplan, Begroting, Jaarplannen Plannen uitvoeren en registreren, dit betreft de uitvoering van het voorgenomen beleid Check Uitkomst van de plannen vergelijken met realisatie en deze bespreken, bijvoorbeeld door middel van Tussentijdse rapportages en het opstellen van de Jaarrekening. Act Plannen en doelstellingen actualiseren en bijsturen, bijvoorbeeld door het bijstellen van het beleid en nieuwe verwachtingen opnemen in de begroting of het bijsturen in de Tussentijdse rapportages Borging De uitkomsten van de bovengenoemde stappen komen aan de orde bij overleggen op zowel afdelingsniveau, managementteam, Begeleidingscommissies en Bestuur. Door een adequate Interne controle en Rechtmatigheid kan continue verbetering worden geborgd. 4

5 2 De P&C cyclus in schema 2.1 De cyclus De P&C producten vormen een cyclus. Per jaar lopen er echter verschillende cycli parallel. In onderstaande paragrafen wordt dit geïllustreerd. Daarbij is de kaderbrief een nieuw instrument in de P&C cyclus die we, mede als gevolg van de aankomende wetswijziging willen introduceren. Strategisch meerjaren plan Kaderbrief 2015 Jaarstukken Begroting 2015 Tussentijds Rapportage, Bestuurs rapportage s Jaarplannen 2.2 Parallelle cycli In één kalenderjaar is er sprake van 3 parallelle cycli: jan feb maart april mei juni juli aug sept okt nov dec Cyclus van het Kaderbrief en Bestuurlijk traject Strategisch komende jaar Begroting Meerjarenplan Cyclus van het huidige jaar Tussentijdse rapportage Tussentijdse rapportage Cyclus van het voorgaande aar Jaarstukken Best. traje ct 5

6 3 Wijzigingen wet Gemeenschappelijke Regelingen 3.1 Relevante artikelen De belangrijkste bepalingen voor de Gemeenschappelijke Regeling Het Waterschapshuis zijn vastgelegd in artikel 50f en 50g van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen. Artikel 50f 1.Het algemeen bestuur van het openbaar lichaam of het gemeenschappelijk orgaan stelt de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient. 2.Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam of het gemeenschappelijk orgaan zendt de begroting binnen vier weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan gedeputeerde staten. 3.Het algemeen bestuur van het openbaar lichaam of het gemeenschappelijk orgaan stelt de jaarrekening vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft. 4.Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam of het gemeenschappelijk orgaan zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan gedeputeerde staten Artikel 50g 1.Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam of het gemeenschappelijk orgaan zendt de ontwerp-begroting zes weken voordat zij aan het algemeen bestuur wordt aangeboden, onderscheidenlijk zes weken voordat zij door het gemeenschappelijk orgaan wordt vastgesteld, toe aan de algemene besturen van de deelnemende waterschappen. 2.De ontwerp-begroting wordt door de zorg van de deelnemende waterschappen voor een ieder ter inzage gelegd en tegen betaling van kosten algemeen verkrijgbaar gesteld. Van de terinzagelegging en de verkrijgbaarstelling geschiedt openbare kennisgeving. 3.De algemene besturen van de deelnemende waterschappen kunnen bij het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam onderscheidenlijk het gemeenschappelijk orgaan hun zienswijze over de ontwerp-begroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerp-begroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden. 4.Nadat deze is vastgesteld, zendt het algemeen bestuur van het openbaar lichaam, onderscheidenlijk het gemeenschappelijk orgaan, zo nodig, de begroting aan de algemene besturen van de deelnemende waterschappen, die terzake bij gedeputeerde staten hun zienswijze naar voren kunnen brengen. 5.Het bepaalde in het eerste, het derde en het vierde lid is mede van toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting. In de gemeenschappelijke regeling kan worden bepaald ten aanzien van welke categorieën begrotingswijzigingen hiervan kan worden afgeweken. 3.2 Wetswijzigingen Naar verwachting zal in 2013 of 2014 een wetswijziging op de wet Gemeenschappelijk Regeling van kracht worden. De belangrijkste wijzigingen in het kader van de P&C cyclus zijn hieronder opgenomen. Artikel 50fa zal worden toegevoegd. 6

7 Artikel 50fa Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam, het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie of het gemeenschappelijk orgaan zendt vóór 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening aan de algemene besturen van de deelnemende waterschappen. Artikel 50g wordt als volgt gewijzigd: Het eerste lid komt te luiden: Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam, het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie of het gemeenschappelijk orgaan zendt de ontwerpbegroting acht weken voordat zij aan het algemeen bestuur wordt aangeboden, onderscheidenlijk acht weken voordat zij door het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie of het gemeenschappelijk orgaan wordt vastgesteld, toe aan de algemene besturen van de deelnemende waterschappen. De belangrijkste wijzigingen vallen uiteen in de volgende onderdelen. - Voor 15 april: algemene financiële en beleidsmatige kaders - Voor 15 april : de voorlopige jaarrekening - Zienswijze termijn van 6 weken naar 8 weken. 7

8 4 Strategisch Meerjarenplan 4.1 Doel Het Strategisch Meerjarenplan vormt het begin van de P&C cyclus. In het strategisch meerjarenplan geeft Het Waterschapshuis aan welke plannen en producten zij willen realiseren, welke middelen daarmee gemoeid zijn en op welke manier dit aansluit bij de missie en visie. 4.2 Opzet en inhoud In het strategisch meerjarenplan worden de hoofdlijnen van het (financiële) beleid voor de komende 4 jaar weergegeven. Door het opstellen van het strategisch meerjarenplan wordt beoogd dat de bespreking in het bestuur over het meerjarig financieel beeld en de voorgenomen activiteiten voor het komende jaar reeds vroeg in de cyclus kan plaatsvinden, aangezien dit document weer een bron is voor de waterschappen in hun eigen P&C cyclus. 4.3 Proces In het kader van HWH 2.0 zal in het najaar 2013 een besluitvormingsdocument ten behoeve van het Algemeen Bestuur worden opgeleverd waarin het meerjarenperspectief is opgenomen. Om die reden wordt geen afzonderlijk strategisch meerjarenplan opgesteld. 4.4 Planning Niet van toepassing. 8

9 5 Kaderbrief Doel De kaderbrief 2015 is een nieuw instrument in de Planning & Control cyclus. Naast de wijziging vanuit de wet Gemeenschappelijke Regelingen is er ook vanuit Het Waterschapshuis behoefte om de financiele en beleidsmatige kaders op hoofdlijnen, voorafgaand aan het opstellen van de begroting met het bestuur te delen. 5.2 Opzet en inhoud De kaderbrief zal dit jaar nieuw ontwikkeld worden. Op hoofdlijnen zullen de volgende zaken opgenomen worden: - Financiële uitgangspunten (rentepercentage, indexering etc.) - Belangrijkste financiële ontwikkelingen - Belangrijkste beleidsmatige ontwikkelingen. Met het de kaderbrief wordt tevens invulling gegeven aan de nieuwe verplichting in de wet gemeenschappelijke regeling waarin is opgenomen dat voor 15 april de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de waterschappen moet zijn verstuurd 5.3 Proces Voorgesteld wordt om de kaderbrief door het Dagelijks Bestuur te laten vaststellen en vervolgens wordt deze ter kennisname naar het Algemeen Bestuur en de Waterschappen verstuurd. Het Algemeen Bestuur kan boodschappen en richtinggevende uitspraken meegeven aan het Dagelijks Bestuur die betrokken kunnen worden bij het opstellen van de begroting. 5.4 Planning Gelet op de vroege start van het begrotingsproces zal de kaderbrief 2015 reeds in december 2013 of januari 2014 gereed moeten zijn. Activiteit Deadline Team/Gremium Kaderbrief in MT Week 49 MT Aanleveren concept kaderbrief bij Dagelijks Bestuur Week 50 Financiën Dagelijks Bestuur: vaststellen kaderbrief 2015 Week 51- Week 1 Bestuur 9

10 6 Programmabegroting Doel De programmabegroting bevat naast de going concern activiteiten ook een vertaling van het strategisch meerjarenplan naar concrete activiteiten, prestaties en middeleninzet voor het komende jaar, met een doorkijk naar de drie jaren daarna. Via vaststelling van de begroting autoriseert het bestuur de directeur tot het maken van de kosten die noodzakelijk zijn om de voorgenomen activiteiten te kunnen realiseren. 6.2 Opzet en inhoud De begroting kent een standaardindeling in programma s en paragrafen en een productenraming. De programma-indeling wordt bepaald door het bestuur. De op te nemen paragrafen in de begroting van de Gemeenschappelijke regeling zijn wettelijk bepaald en hebben o.a. betrekking op weerstandsvermogen, financiering, kapitaalgoederen en bedrijfsvoering. Belangrijk aandachtspunt in de begroting 2015 is het verwerken van de gevolgen van de besluitvorming inzake HWH Proces Het opstellen van de programmabegroting wordt vanuit twee kanten benaderd, namelijk top-down en bottom-up. Top-down: In het strategisch meerjarenplan en de kadernota wordt het kader aangegeven voor nieuw of gewijzigd beleid. Maatregelen en besluiten genoemd in de het meerjarenplan worden in de Begroting geconcretiseerd (top-down). Bottom-up: Vanuit de going concern werkzaamheden ligt het startpunt bij de afdelingen van Het Waterschapshuis met als uitgangspunt de voorgenomen activiteiten (bottom-up). 6.4 Planning Aangezien de vergaderplanning 2014 nog niet bekend is, wordt de planning aangegeven in weeknummers. Conform de wet Gemeenschappelijke regeling wordt ook de wettelijke zienswijzeprocedure richting de waterschappen doorlopen. Op basis van de voorgenomen wijziging van de wet gemeenschappelijke regelingen wordt de zienswijzetermijn verruimd van 6 naar 8 weken. Dit betekent een vervroeging van het begrotingsproces. 10

11 Activiteit Deadline Team/Gremium MT dag begroting 2015 Week 10 MT Aanleveren concept ontwerp begroting 2015 bij Dagelijks Bestuur Week 12 Financiën Dagelijks Bestuur: vaststellen concept ontwerp begroting Week 13 Bestuur Aanpassingen verwerken begroting naar ws'en Start zienswijzeprocedure, Week 13 Waterschappen Einde zienswijzeperiode Week 21 Waterschappen MT: Concept nota van toelichting, aanbiedingsbrief, eventuele wijzigingsvoorstellen + concept ontwerp begroting Week 23 MT Aanleveren nota van toelichting, def ontwerp begroting en zienswijzen en eventuele concept wijzigingsvoorstellen tbv DB Week 23 Financiën DB: vaststellen nota van toelichting, definitieve ontwerp begroting en eventuele concept wijzigingsvoorstellen Week 24 Bestuur Aanpassingen vanuit eventuele opmerkingen DB Verzenden Begroting 2015 en reactie naar AB Week 25 Financiën Vaststelling Begroting 2015 en reactienota Week 28 AB Aanleveren vastgestelde begroting 2015 Week 28 Provincie 11

12 7 Jaarplan 7.1 Doel Voorafgaande aan het nieuwe jaar, wordt een jaarplan opgesteld. Dit jaarplan is een uitwerking van het Programmaplan zoals dit is opgenomen in de begroting. In het jaarplan worden per informatiesysteem de te behalen resultaten benoemd inclusief een normering (wanneer is het resultaat behaald) en een prioritering. 7.2 Opzet en inhoud Gestelde doelen (en later genoemde resultaten) per bedrijfsfunctie dienen aan te sluiten bij de door Het Waterschapshuis opgestelde beleidskaders. In een afzonderlijk hoofdstuk worden de ontwikkelingen binnen de bedrijfsfunctie vermeld in de vorm van missie, strategie en de doelen die binnen de bedrijfsfunctie worden nagestreefd. Daarna volgt een hoofdstuk waarin de specifieke doelen, resultaten en risico s per informatiesysteem zijn opgenomen. Bij nieuw op te starten (meerjarige) projecten wordt een Business Case opgesteld. Deze maakt formeel geen onderdeel uit van de Planning & Controlcyclus en wordt in dit document niet verder uitgewerkt. In het najaar van 2013 zal, gelet op de ontwikkelingen rondom de sanering van IRIS en de ontwikkelingen rondom HWH 2.0 bezien worden welke programmaplannen voor 2014 opgesteld zullen worden. 7.3 Proces De jaarplannen worden door de directeur vastgesteld. Aangezien deze plannen zijn afgeleid van de begroting worden de plannen niet separaat door het bestuur vastgesteld. 7.4 Planning Producten Deadline Team/Gremium Uitzetten format Oktober Projecten en beheer Opstellen jaarplan Okt/nov Projecten en beheer Aanlevering aan MT en directeur Week 49 MT / Directeur Goedkeuring door directeur Week 51 Directeur 12

13 8 Tussentijdse rapportages 8.1 Managementrapportages Aan het management wordt maandelijks een rapportages verstrekt met daarin informatie over: - Financiële overzichten inzake bedrijfsvoeringsbudgetten en projectbudgetten - Informatie ziekteverzuim, formatie personeelsgerelateerde informatie - Inkoopcontracten - Tijdregistratie De planning wordt intern opgesteld en bewaakt. 8.2 Rapportages aan de Begeleidingscommissie Aan de begeleidingscommissies worden 2 maandelijks (afhankelijk van het vergadermoment) rapportages verstrekt inzake de voortgang van de projecten. De rapportages worden opgesteld per project/taakniveau en via stoplichten wordt de voortgang bewaakt. De planning wordt intern opgesteld en bewaakt. 8.3 Bestuursrapportages Aan het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur wordt op het niveau van het informatiesysteem driemaal per jaar een voortgangsrapportage verstrekt. Er is sprake van een 4 maandsrapportage per 1 mei, 1 september en 31 december (als bijlage bij de jaarrekening). Via de Bestuursrapportage informeert de organisatie het bestuur over de voortgang, de afwijkingen en de bijzonderheden ten opzichte van de doelen uit de programmabegroting. Er wordt gerapporteerd inzake kwaliteit, tijd, geld en risico s. Gelijktijdig met de bestuursrapportages wordt een begrotingswijziging aangeboden. Op die momenten worden alle bestuursbesluiten met financiële gevolgen. De begrotingswijzigingen die invloed hebben op de deelnemersbijdrage worden verzameld en in het 2 e half jaar via een afzonderlijke zienswijzeprocedure aan de waterschappen voorgelegd. Voor de begrotingswijziging met zienswijzeprocedure stellen wij voor om een lichte procedure te volgen, aangezien de begrotingswijziging volledig is gebaseerd op reeds getekende deelname-overeenkomsten. De begrotingswijziging wordt met een begeleidende brief aan de algemene besturen van de waterschappen gezonden waarbij de wettelijke termijn in acht wordt genomen (nu 6 weken, in toekomst 8 weken). Er wordt geen reactienota zienswijze opgesteld. De zienswijze periode loopt deels parallel aan de verzending van stukken voor het Algemeen Bestuur. Ter vergadering kunnen de eventuele zienswijzes worden ingebracht. De planning voor de 1 e bestuursrapportage is als volgt: 13

14 Activiteiten Deadline Team/Gremium Uitzetten format en financiële cijfers Week 18 Financiën DOE-dag Week 19 Budgethouders Besluitvorming in MT Week 22 MT Verzending naar DB Week 23 DB Behandeling in DB Week 24 DB Behandeling in AB Week 28 AB De planning voor de 2e bestuursrapportage is als volgt: Activiteiten Deadline Team/Gremium Uitzetten format en financiële cijfers Week 36 Financiën DOE-dag Week 37 Budgethouders Besluitvorming in MT Week 40 MT Verzending naar DB Week 41 DB Behandeling in DB Week 42 DB Verzending BERAP en begrotingswijziging met zienswijze naar waterschappen Week 43 Financiën Behandeling BERAP in AB Week 46 AB Formele vaststelling begrotingswijziging in AB * Mogelijk schriftelijke ronde als zienswijzetermijn nog niet is afgerond p.m. AB 14

15 9 Jaarstukken 9.1 Doel De jaarstukken vormen het instrument waarmee verantwoording wordt afgelegd over het gevoerde beleid en beheer. De jaarstukken bestaan uit het bestuursverslag (betreft de inhoudelijke verantwoording) en de Jaarrekening (betreft de financiële verantwoording). 9.2 Opzet en inhoud De Jaarrekening en het bestuursverslag zijn ingedeeld naar programma s en ingericht conform de wettelijke voorschriften. Tot verslagjaar 2012 werden de jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) opgesteld conform richtlijn 640 van de raad voor de jaarverslaggeving. Vanaf verslagjaar 2013 dienen wij in verband met de transitie naar Gemeenschappelijke regeling een jaarverslag en jaarrekening op te stellen conform de programmaverantwoording en paragrafen op basis van het Waterschapsbesluit. Dit heeft gevolgen voor het format en voor de waarderingsgrondslagen. De preciese gevolgen zullen separaat in beeld worden gebracht. Het jaarverslag is beschrijvend van aard. De Jaarrekening is cijfermatig van aard en bestaat uit de waarderingsgrondslagen, balans, programmarekening en de toelichting op de balans en de programmarekening. 9.3 Proces De jaarrekening wordt door de directeur aangeboden aan het bestuur. Het bestuur (AB) stelt de jaarrekening vast. 9.4 Planning De jaarrekening wordt gecontroleerd door de accountant. De accountant deelt zijn controle in, in een interimcontrole (november van het betreffende boekjaar) en een eindejaarscontrole. Het streven is om de jaarrekening 2013 gereed te hebben op het moment dat de begroting 2015 naar de waterschappen wordt verstuurd. Tevens conformeren wij ons in 2014 reeds aan de wetswijziging gemeenschappelijke regelingen waarin is opgenomen dat de (voorlopige) jaarrekening voor 15 april aan de waterschappen dient te worden toegezonden. 15

16 Activiteiten Deadline Team/Gremium Bestuursvoorstellen overhevelen/teruggeven budgetten Week 9 Bestuur Accountantscontrole Week 10/11 Accountant Bespreking jaarstukken met financieel portefeuillehouder Week 12 Fin.ph Concept jaarstukken naar DB Week 12 DB Jaarstukken vast laten stellen door DB Week 13 DB Jaarstukken verzenden naar AB en waterschappen Week 14 Waterschappen Jaarstukken vast laten stellen door AB Week 17 AB Informatieverstrekking jaarrekening richting provincie en CBS Week 26 Provincie en CBS 16