Vereenvoudiging beleids- en budgetcyclus

Transcriptie

1 Rapport inzake Vereenvoudiging beleids- en budgetcyclus d.d Kenmerk INT

2 Inhoudsopgave Omschrijving Blz. 1. Inleiding 3 2. Opdracht en aanpak Voorgestelde vereenvoudigingsmaatregelen Inleiding Vereenvoudigingsmaatregelen... 5 Bijlagen 1. motie raad 2. plan van aanpak vereenvoudiging beleids- en budgetcyclus 3. Overzicht geïnterviewde personen 4. planning uitwerking vereenvoudigingsmaatregelen versie d.d Kenmerk INT

3 1. Inleiding Tijdens de begrotingsbehandeling voor het jaar 2012 op 3 november 2011 is door de raad de volgende motie ingediend: - voorstellen uit te werken voor een zo groot mogelijke vereenvoudiging van de diverse onderdelen van de beleids- en budgetcyclus - en deze in de eerste helft van 2012 aan de raad voor te leggen. Om invulling te geven aan deze motie heeft het college een werkgroep laten formeren om dit nader uit te werken waarbij de rapportage gelijktijdig met de kadernota zal plaatsvinden. Daarnaast is besloten om deze rapportage als een artikel 213a Gemeentewet onderzoek aan te merken. In dit rapport wordt verslag gedaan van de bevindingen van de werkgroep. Hierbij zijn naast wellicht voor de hand liggende vereenvoudigingen ook verrassende vereenvoudigingen naar voren gekomen. Mede door de open en enthousiaste interviews hebben wij dan ook met veel plezier aan deze opdracht gewerkt! In hoofdstuk 3 is nader ingegaan op de voorgestelde vereenvoudigingsmaatregelen. Wij gaan er dan ook vanuit dat wij met deze rapportage een goede stap voorwaarts hebben gezet in de vereenvoudiging van de beleids- en budgetcyclus. Hierbij onderkennen wij ook dat dit niet een eenmalige actie is maar dat hieraan continue gewerkt moet worden. april 2011 leden werkgroep B. Elbers (wethouder financiën, voorzitter) M. Lammerts van Bueren (manager afdeling bedrijfsvoering) W. Gerritsen (financieel beleidsadviseur) R. Emmens (concerncontroller) versie d.d Kenmerk INT

4 2. Opdracht en aanpak Om invulling te geven aan deze opdracht uit de motie is een plan van aanpak uitgewerkt om te komen tot voorstellen voor een zo groot mogelijke vereenvoudiging van de diverse onderdelen van de beleids- en budgetcyclus. Daarnaast is meegenomen de door het college aangedragen bezuinigingsrichting: het terugbrengen van de planning en control cyclus en minder inzet op verantwoording en controle (komen tot tijdsbesparing voor raad en ambtelijke organisatie). Als eindresultaat is in het plan van aanpak het volgende opgenomen: Een rapportage waarin opgenomen voorstellen tot vereenvoudiging van de diverse onderdelen van de beleids- en budgetcyclus. In deze rapportage wordt o.a. aangegeven: - Welke vereenvoudigingen voorgesteld worden. - Wat de gevolgen zijn van de voorstellen. - Planning om te komen tot invoering van de voorstellen. Voor de uitvoering van dit onderzoek zijn de volgende stappen doorlopen: Schrijven van een plan van aanpak Onderzoek beschikbare gegevens De beschikbare informatie verzamelen, beoordelen en analyseren. Mede naar aanleiding van deze informatie het vervolgonderzoek inzetten. Verrichten onderzoek Het afnemen van interviews met betrokkenen uit alle relevante geledingen. Maken (concept)eindrapport Op basis van de verzamelde informatie het concepteindrapport maken. Vervolgens hieruit conclusies en ook aanbevelingen formuleren. Definitief maken eindrapport en aanbieden aan het MT, college en raad versie d.d Kenmerk INT

5 3. Vereenvoudigingsmaatregelen 3.1 Inleiding Dit onderzoek is gedaan door het verzamelen en interpreteren van informatie en door het afnemen van interviews. De uitkomsten die vereenvoudigingen opleveren zullen nog nader uitgewerkt moeten worden daar deze niet zonder meer ingevoerd kunnen worden. Processen zullen aangepast moeten worden en in een aantal gevallen zullen ook de verordeningen aangepast moeten worden. Als algemene bevindingen zijn weer te geven: Onderling vertrouwen is belangrijk evenals een goede invulling van de eigen taken door ambtelijke medewerkers, college- en raadsleden; Voor college is er een actieve informatieplicht naar de raad; Maak de verschillende instrumenten visueel aantrekkelijker door te werken met bijvoorbeeld stoplichtrapportages (kleuren); Capaciteitsknelpunten moeten voor de begrotingsbehandeling door het college in september beschikbaar zijn. De productenraming en verantwoording is in eerdere jaren al vereenvoudigd door deze op te nemen in de bestaande documenten. Ook het proces rond de 1 e afdelingsrapportage en de aanlevering van onderdelen voor oa. het jaarverslag 2011 (3-traps-gesprekken) is in 2012 op een andere manier opgepakt. Met andere woorden in de gemeente Brummen wordt continue gewerkt aan het verder optimaliseren van de beleids- en budgetcyclus. 3.2 Bevindingen In onderstaand schema is per beleids- en budgetdocument aangegeven welke vereenvoudigingsmaatregelen voorgesteld worden Hierbij is aangegeven het jaar van invoering en wat hiervoor nog gedaan moet worden. nr Beleids- en budget document/ vereenvoudigingsmaatregel 1 intern jaarverslag afdelingen 1.1 n.v.t. (volgt de ingevoerde vereenvoudigingen). Jaar van invoering? Wat hiervoor te doen? 2 Jaarstukken 2.1 Bondiger maken (wat moet wettelijk) In voor het jaarverslag Samenvatting/ inleiding uitgebreider met highlights 2.3 Eerder uitbrengen, vervroegen met 1 maand (behandeling in raad april). NB: Afgelopen jaren waren jaarstukken gereed voor behandeling in mei. Raad schuift door naar juni. 3 Meerjarenbegroting 3,1 Alleen cijfermateriaal aan college aanbieden. Overzichten per programma achterwege laten. 1 e jaar van de mjb. inzicht bieden in aandeel organisatiekosten in afdelingsproducten. In 2012 voor het jaarverslag 2011 In 2014 voor jaarverslag In 2012 voor MJB Nagaan wat wettelijk moet. proces aanpassen 4 Kadernota 4.1 Meer inhoudelijk en minder financieel document van maken. In 2012 voor t/m versie d.d Kenmerk INT

6 nr Beleids- en budget document/ vereenvoudigingsmaatregel 5 Programmabegroting 5.1 Samenvatting/ inleiding uitgebreider met highlights 5.2 Meer richten op doelstellingen en minder op uitvoering. Bij volgend college volledig in te vullen. Z.s.m. datgene wat wel kan. 5.3 Beperking teksten (voorkomen meerdere keren zelfde onderwerp op te nemen). 5.4 Paragrafen en bijlagen beoordelen op wat niet hoeft/nodig is. 5.5 Capaciteitsknelpunten moeten verwerkt/ opgelost zijn Jaar van invoering? In 2012 voor In 2012 voor In 2012 voor In 2012 voor In 2012 voor 5.6 Projecten en investeringen incl. uren plannen In 2012 voor 6 afdelingsplan/ MT- jaarplan 6.1 afdelingsplannen beperken. In 2012 voor 6.2 Productdoelstelling laten vervallen. In 2012 voor 6.3 Budgetoverzichten handhaven. In 2012 voor 7 1 e afdelingsrapportage 7.1 Niet meer alles financieel rapporteren maar alleen op belangrijke afwijkingen 7.2 Geen rapportage over activiteiten zoals opgenomen in begroting Wat hiervoor te doen? in overleg met college en raad invullen in overleg met college en raad invullen Afzonderlijk traject hiervoor maken proces aanpassen proces aanpassen Nagaan welke belemmerin gen zijn voor niet meer uit te brengen onderdelen Nagaan welke belemmerin gen zijn voor niet meer uit te brengen onderdelen Nagaan welke belemmerin gen zijn voor niet meer uit te brengen onderdelen norm voor afwijking ontwikkelen 7.3 Projecten in afzonderlijk deel opnemen e bestuursrapportage 8.1 Niet meer alles financieel rapporteren maar alleen op belangrijke afwijkingen 8.2 Geen rapportage over activiteiten zoals opgenomen in begroting 8.3 Projecten in afzonderlijk deel opnemen versie d.d Kenmerk INT

7 nr Beleids- en budget document/ vereenvoudigingsmaatregel Jaar van invoering? Wat hiervoor te doen? 8.4 Werken met stoplichtrapportages nader uitwerken 9 2 e afdelingsrapportage 9.1 Niet meer alles financieel rapporteren maar alleen op belangrijke afwijkingen Projecten in afzonderlijk deel opnemen e bestuursrapportage Niet meer alles financieel rapporteren maar alleen op belangrijke afwijkingen 2012 Projecten in afzonderlijk deel opnemen 2012 Werken met stoplichtrapportages Decemberrapportage 11.1 Vervalt, voor rechtmatigheid minder belangrijk. Door uitbrengen jaarstukken te vervroegen met 2 maand (naar april) is belang minder. 12 rapportages onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid 12.1 Niet specifiek gaan onderzoeken. Alleen uitvoeren indien dit te koppelen is aan een onderzoek Raad laten besluiten/ aanpassen financiële verordening 2012 versie d.d Kenmerk INT

8 Bijlage 1 versie d.d Kenmerk INT

9 Bijlage 2 Plan van aanpak vereenvoudiging onderdelen beleids- en budgetcyclus Inleiding Door de raad is er in de raadsvergadering van 3 november 2011 een motie aangenomen om te komen tot een vereenvoudiging van de beleids- en budgetcyclus (zie bijlage). Ook vanuit het college is in het najaar aangegeven als bezuinigingsrichting: het terugbrengen P&C cyclus en minder inzet op verantwoording en controle. Met dit plan van aanpak wordt aangegeven hoe te komen tot een verdere vereenvoudiging en inzet op de beleids- en budgetcyclus. Doelstelling Invulling geven aan de motie van de raad en de wens van het college om te komen tot tijdsbesparing voor raad en ambtelijke organisatie. De te onderscheiden beleids- en budgetdocumenten Hierbij wordt onderscheid gemaakt naar: Volg Beleids- en budget Op basis waarvan Behandeling Voor wie gemaakt? nr document gemaakt? in raad 1 Intern jaarverslag Nota rapporteren n.v.t. Gemeentesecretaris afdelingen 2 Jaarstukken Gemeentewet en Juni Gemeenteraad Financiële verordening 3 meerjarenbegroting Werkwijze B&W richting n.v.t. College eerstvolgende programmabegroting 4 kadernota Verzoek gemeenteraad Mei Gemeenteraad 5 programmabegroting Gemeentewet en November Gemeenteraad Financiële verordening 6 afdelingsplan Noodzaak om inzicht te hebben in de opbouw van n.v.t. Gemeentesecretaris, managers de afdelingsbudgetten 7 1 e afdelingsrapportage Nota rapporteren n.v.t. Gemeentesecretaris 8 1 e bestuursrapportage Financiële verordening Mei Gemeenteraad 9 2 e afdelingsrapportage Nota rapporteren n.v.t. Gemeentesecretaris 10 2 e bestuursrapportage Financiële verordening Oktober Gemeenteraad 11 decemberrapportage Financiële verordening December Gemeenteraad 12 Rapportages onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid Gemeentewet, Financiële verordening en Verordening onderzoek doelmatigheid en Doeltreffendheid (art 213a) (t.k.n.) Indien van toepassing t.k.n. College Eindresultaat Een rapportage waarin opgenomen voorstellen tot vereenvoudiging van de diverse onderdelen van de beleids- en budgetcyclus. In deze rapportage wordt o.a. aangegeven: Welke vereenvoudigingen voorgesteld worden. Wat de gevolgen zijn van de voorstellen (voors/tegens en tijdsbesparingen voor ambtelijke organisatie en raad). Planning om te komen tot invoering van de voorstellen. Dit onderzoek is een art. 213a onderzoek. Deelnemers Om dit plan van aanpak te realiseren wordt een werkgroep gevormd waarin zitting hebben: Een vertegenwoordiging van de auditcommissie; Portefeuillehouder financiën (als vertegenwoordiging vanuit het college), voorzitter; versie d.d Kenmerk INT

10 Vertegenwoordiging ambtelijke organisatie - manager bedrijfsvoering - financieel beleidsadviseur - concerncontroller Planning Hierbij wordt de volgende planning gehanteerd: volgnr Activiteit Startdatum Einddatum 1 Vaststellen plan van aanpak beschrijven welke beleids- en budgetdocumenten er zijn (inclusief nut en noodzaak). 3 Vaststellen welke informatiebehoefte er is bij raad, college en gemeentesecretaris en managers 4 Bepalen hoe in informatiebehoefte kan worden voorzien 5 Opstellen eindrapportage Rond 30 april 6 Behandeling door raad 16 mei (Kadernota) Budgetten Verwacht wordt dat er geen externe kosten gemaakt hoeven te worden. Wie maakt welke keuzes? Uitgangspunt is dat de beleids- en budgetdocumenten die voor de ambtelijke organisatie worden gemaakt ambtelijk worden beoordeeld. De beleids- en budgetdocumenten voor het college zullen ambtelijk met het college worden voorbereid en beoordeeld. De beleids- en budgetdocumenten voor de raad zullen met de auditcommissie worden voorbereid en beoordeeld. versie d.d Kenmerk INT

11 De huidige P&C instrumenten in samenhang Vastgestelde 1e Afdelingsrapp 2e Afdelingsrapp 3e Afdelingsrapp Prog. Begr. Jr. T jr. T jr. T Jr. T 1e Burap 2e Burap Decemberrapp. jr. T jr. T jr. T Kadernota Meerjarenbegroting Jr. T+1 t/m T+4 Jr. T+1 t/m T+4 Conceptafdelingsplannen Jr. T+1 Concept- Programma begroting jr. T+1 Vastgestelde Programma Begroting jr. T+1 Definitieve Intern jaarverslag afdelingen Jr. T Afdelingsplannen Jr. T+1 Jaarstukken Jr. T versie d.d Kenmerk INT

12 Nut en noodzaak van de verschillende beleids- en budgetdocumenten Beleids- en budgetdocument: Op basis waarvan gemaakt: Voor wie gemaakt: Door wie gemaakt: Inhoudelijke achtergrond: Intern jaarverslag afdeling Nota rapporteren Gemeentesecretaris Afdelingsmanager Op basis van de 1 e, 2 e en 3 e afdelingsrapportage van de betreffende afdeling en laatste informatie van de kredietbewakers binnen de afdeling wordt in de maand februari een eindverslag van het voorgaande jaar gemaakt. Hierin wordt zowel inhoudelijk als financieel ingegaan op het verloop van de verschillende activiteiten. Het verslag wordt door de gemeentesecretaris doorgesproken met de betreffende afdelingsmanager, in het bijzijn van de afdelingsmanager. Financieel structurele ontwikkelingen die in dit eindverslag worden beschreven vormen een van de bouwstenen voor de meerjarenbegroting die in de maand mei door het college wordt besproken. Verder worden de interne jaarverslagen als bron gebruikt voor het samenstellen en inhoudelijk toelichten van de jaarstukken van het voorgaande jaar en de 1 e afdelings/bestuursrapportage van het lopende exploitatiejaar. Met behulp van: Het verslag is gebaseerd op een budgetoverzicht van de betreffende afdeling dat vanuit de financiële administratie wordt samengesteld en wordt gemaakt met behulp van het Word tekstverwerkingsprogramma. Beleids- en budgetdocument: Op basis waarvan gemaakt: Voor wie gemaakt: Door wie gemaakt: Inhoudelijke achtergrond: Jaarstukken Gemeentewet en Financiële verordening Gemeenteraad Afdeling Bedrijfsvoering Het boekwerk met de jaarstukken kan worden onderverdeeld in een deel programmaverslag en paragrafen en een deel programmarekening. Het verslagdeel en de paragrafen volgt verplicht de indeling van de programmabegroting van het betreffende jaar. Dit deel wordt samengesteld door de eenheid financieel beleid van de afdeling Bedrijfsvoering. Het programmarekening deel is een samenstel van de balans met toelichting en een financiële toelichting op de resultaten van de verschillende programma s. De opstelling van dit deel is in handen van de eenheid financieel beleid en het team financieel beheer van de afdeling bedrijfsvoering. Op de programmarekening vindt een verplichte controle door de accountant plaats. versie d.d Kenmerk INT

13 Met behulp van: Bij het opstellen wordt gebruik gemaakt van verschillende Excel en Word modellen, die in veel gevallen aan elkaar zijn gekoppeld. Via deze koppelingen wordt bereikt dat financiële mutaties in de Excel model direct doorwerken in de betreffende Word modellen. Beleids- en budgetdocument: Op basis waarvan gemaakt: Voor wie gemaakt: Door wie gemaakt: Inhoudelijke achtergrond: Meerjarenbegroting Werkwijze B&W richting de eerstvolgende programmabegroting. B&W Afdeling Bedrijfsvoering. In de maand september bespreekt het college de concept programmabegroting voor het eerstvolgende begrotingsjaar. Ter voorbereiding hierop neemt het college in de maand mei kennis van de te verwachten (budget)ontwikkelingen en geeft een richting aan voor de verdere begrotingsvoorbereiding in de maanden juni t/m augustus. Op deze manier ontstaat er tijdig inzicht in de ontwikkelingen en is er tijd om maatregelen te treffen mocht dat nodig zijn. De meerjarenbegroting wordt opgesteld op basis van informatie van de afdelingen binnen de organisatie naar de stand van eind maart. Deze informatie wordt oa. verkregen uit: - informatie uit het interne jaarverslag van de afdelingen over het voorgaande jaar; - informatie uit de 1 e afdelingsrapportage van het lopende jaar (de 1 e burap voor de gemeenteraad); - specifieke aanleveringen voor de aankomende jaren op basis van in- en externe ontwikkelingen. Met behulp van: Bij het opstellen wordt gebruik gemaakt van verschillende Excel en Word modellen, die in veel gevallen aan elkaar zijn gekoppeld. Via deze koppelingen wordt bereikt dat financiële mutaties in de Excel model direct doorwerken in de betreffende Word modellen. Als cijfermatige basis wordt het Excel model gebruikt dat ook de basis is van de programmabegroting. Beleids- en budgetdocument: Op basis waarvan gemaakt: Voor wie gemaakt: Door wie gemaakt: Inhoudelijke achtergrond: Kadernota Verzoek gemeenteraad Gemeenteraad Afdeling Bedrijfsvoering. De gemeenteraad werkt voor de voorbereiding op c.q. aansturing van de politieke besluitvorming in het najaar met een Kadernota. In deze nota worden de meest relevante beleidsontwikkelingen benoemd die hun weerslag kunnen hebben op oa de begrotingsontwikkeling in de komende jaren. Het instrument wordt met name gebruikt voor het benoemen van de inhoudelijke ontwikkelingen. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling via deze weg een tegenhanger te creëren van de meerjarenbegroting waarmee het college werkt. Voor zover er in de Kadernota budgetten worden genoemd, worden deze wel meegenomen in de MJB. van het versie d.d Kenmerk INT

14 college. De gemeenteraad stelt de Kadernota niet vast maar geeft richtingen aan waarmee het college rekening moet houden bij de verdere voorbereiding van de programmabegroting. De Kadernota wordt samengesteld door de afdeling Bedrijfsvoering op aangeven van de verschillende afdelingen. Na behandeling door het MT en het college wordt het geheel aan de gemeenteraad aangeboden. Met behulp van: De nota wordt opgesteld met behulp van het Word programma. Beleids- en budgetdocument: Op basis waarvan gemaakt: Voor wie gemaakt: Door wie gemaakt: Programmabegroting Gemeentewet en Financiële verordening Gemeenteraad Afdeling Bedrijfsvoering. Inhoudelijke achtergrond: Op basis van de Gemeentewet moet er jaarlijks uiterlijk op 15 november een begroting voor het eerstvolgende begrotingsjaar zijn ingediend bij de Provincie Gelderland, in het kader van het financiële toezicht dat de Provincie uitoefent. De keuze voor het aantal programma s in de begroting en de inhoud daarvan is voorbehouden aan de gemeenteraad. Wel is het zo dat rekening moet worden gehouden met het Besluit Begroting en Verantwoording Gemeenten waarin kwaliteitseisen zijn opgenomen waaraan de begroting moet voldoen. Zo moet er een financieel meerjarenperspectief worden gepresenteerd en zijn er een aantal verplichte paragrafen. De financiële voorbereiding van de programmabegroting voor het eerstvolgende begrotingsjaar start met de afdelingsplannen voor het lopende jaar, die zijn afgeleid van de vastgestelde programmabegroting voor dat jaar. Vervolgens worden deze afdelingsplannen gemuteerd vanuit de 1 e bestuursrapportage van het lopende jaar, de meerjarenbegroting en de kadernota. Daarnaast wordt rekening gehouden met specifieke besluitvorming die vaak in raadsbesluiten is vastgelegd. Zo ontstaat in financiële zin een begroting die eind september door het college aan de gemeenteraad wordt aangeboden. De raadsbehandeling vindt begin november plaats. De inhoudelijke kant van de begroting in de vorm van de programmabeschrijvingen en de beschrijving van de paragrafen wordt door de beleidsafdelingen verzorgd en bij de afdeling Bedrijfsvoering aangeleverd voor verwerking in de begroting. Met behulp van: Bij het opstellen wordt gebruik gemaakt van verschillende Excel en Word modellen, die in veel gevallen aan elkaar zijn gekoppeld. Via deze koppelingen wordt bereikt dat financiële mutaties in de Excel model direct doorwerken in de betreffende Word modellen. Als cijfermatige basis wordt het Excel model gebruikt dat ook de basis is van de meerjarenbegroting. Beleids- en budgetdocument: Op basis waarvan gemaakt: Afdelingsplan Noodzaak om inzicht te hebben in de opbouw van de versie d.d Kenmerk INT

15 afdelingsbudgetten. Voor wie gemaakt: Door wie gemaakt: Inhoudelijke achtergrond: Gemeentesecretaris en afdelingsmanagers Afdeling Bedrijfsvoering. De vastgestelde Programmabegroting voor een bepaald jaar is voor het college van B&W het budgettaire kader voor de uitvoering. In praktische zin heeft het college de dagelijkse uitvoering gemandateerd aan de gemeentesecretaris als masterbudgethouder. Van daaruit zijn de budgetten doorgemandateerd aan de afdelingsmanagers, die elk voor hun deel verantwoordelijk zijn voor het afdelingsbudget. Binnen elke afdeling zijn er vervolgens door de managers kredietbewakers aangewezen die het dagelijks beheer op activiteitenniveau voeren. De afdelingsplannen zijn in feite een specificatie van de vastgestelde programmabegroting en worden gebruikt voor het dagelijkse budgetbeheer. In de financiële administratie worden de budgetten vastgelegd op basis van de specificaties die in de afdelingsplannen zijn opgenomen. Met behulp van: Beleids- en budgetdocument: Op basis waarvan gemaakt: Voor wie gemaakt: Door wie gemaakt: Inhoudelijke achtergrond: Per afdeling is een EXCEL model beschikbaar waarin de budgetten zijn opgenomen. Daarnaast worden productdoelstellingen etc. opgenomen in een WORD bestand. Na vaststelling van de programmabegroting door de gemeenteraad wordt er een definitief WORD bestand gemaakt, waarin zowel het tekstuele- als financiële gedeelte van het afdelingsplan is opgenomen. Vanaf 2012 worden de afdelingsplannen alleen elektronisch in PDF formaat aan de managers/afdelingen beschikbaar gesteld via het intranet. 1 e en 2 e Afdelingsrapportage Nota rapporteren Gemeentesecretaris Afdelingsmanagers De afdelingsbudgetten zijn door de gemeentesecretaris als masterbudgethouder doorgemandateerd aan de afdelingsmanagers. Elke budgethouder rapporteert via een afdelingsrapportage twee keer per jaar aan de masterbudgethouder over afwijkingen ten opzichte van de geplande voortgang van de beleidsuitvoering en de realisatie van de budgetten - zowel lasten als baten - die onder zijn/haar verantwoordelijkheid vallen. Elke rapportage wordt door de gemeentesecretaris doorgesproken met de betreffende manager, in het bijzijn van de concerncontroller. Het totaal van de rapportages vormt de basis waarmee de gemeentesecretaris in de vorm van een concept-bestuursrapportage verantwoording aan het college aflegt als masterbudgethouder. Met behulp van: Beleids- en budgetdocument: Op basis waarvan gemaakt: De rapportages worden opgesteld met behulp van het Word programma. 1 e en 2 e Bestuursrapportage Financiële Verordening versie d.d Kenmerk INT

16 Voor wie gemaakt: Door wie gemaakt: Inhoudelijke achtergrond: Gemeenteraad College van B&W Het college moet op basis van artikel 7 van de Financiële verordening gemeente Brummen 2006 in elk geval over de eerste 2 en 7 maanden van het lopende boekjaar een tussentijdse rapportage aan de gemeenteraad uitbrengen over de voortgang van de beleidsuitvoering en de realisatie van de budgetten. Basis van deze rapportages is de afdelingsrapportages van de verschillende afdelingen. Deze worden door de afdeling Bedrijfsvoering omgevormd tot een concept-bestuursrapportage die via het MT door de gemeentesecretaris aan het college wordt aangeboden. De behandeling door het college dient twee doelen. In de eerste plaats wordt de rapportage gebruikt als verantwoording van de secretaris als masterbudgethouder naar het college toe. In de tweede plaats gebruikt het college de rapportage om verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad. De 1 e bestuursrapportage wordt door de gemeenteraad ook gebruikt voor het autoriseren van budgetten, via het vaststellen van een begrotingswijziging. De 2 e rapportage wordt gezien als informatie en leidt niet tot een autorisatie. Met behulp van: Het Excel-model waarin ook de begrotingscijfers zijn vastgelegd wordt gemuteerd met bedragen die voortkomen uit de afdelingsrapportages. Via koppelingen met WORD bestanden waarin de inhoudelijke informatie per programma is opgenomen ontstaat een geïntegreerde verantwoording. De afdeling Bedrijfsvoering is belast met deze activiteit. Beleids- en budgetdocument: Op basis waarvan gemaakt: Voor wie gemaakt: Door wie gemaakt: Inhoudelijke achtergrond: Decemberrapportage Financiële Verordening Gemeenteraad College van B&W Via de decemberrapportage informeert het college de gemeenteraad over een benadering van de uitkomsten van de jaarrekening van het lopende jaar. Per programma kan het college een onderbouwde begrotingswijziging voorstellen. Dat laatste gebeurt in de praktijk eigenlijk niet. De rapportage wordt samengesteld door de afdeling Bedrijfsvoering op basis van financiële meldingen van budgethouder rond het verloop van de afdelingsbudgetten. Met behulp van: Beleids- en budgetdocument: Op basis waarvan gemaakt: Het Excel waarin de begrotingscijfers en de cijfers uit de afdelingsrapportages worden vastgelegd, wordt ook gebruikt voor de verwerking van de cijfers uit de decemberrapportage. Zo ontstaat in een bestand een financieel overzicht van het verwachte jaarresultaat. Rapportages onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid Gemeentewet, Financiële verordening en Verordening onderzoek versie d.d Kenmerk INT

17 doelmatigheid en Doeltreffendheid (art 213a) Voor wie gemaakt: College van B&W Door wie gemaakt: Inhoudelijke achtergrond: Het college verricht periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De raad stelt bij verordening regels hierover (Rbs. 18 december 2003). Het college brengt schriftelijk verslag uit aan de raad van de resultaten van de onderzoeken. Onderzoeksfrequentie: In een vierjaarlijkse periode, overeenkomstig de raadsperiode, worden alle organisatie-eenheden (afdelingen), programma s en paragrafen onderzocht. Onderzoeksplan: Het college stelt, voorafgaand aan elke raadsperiode, een onderzoeksplan vast voor de in deze periode te verrichten onderzoeken. Het onderzoeksplan zal jaarlijks worden geactualiseerd. In het onderzoeksplan wordt per intern onderzoek globaal aangegeven: - het object van onderzoek; - de reikwijdte van het onderzoek; - de onderzoeksmethode van het onderzoek; - de doorlooptijd; - de wijze van uitvoering; - de rapportering; - de benodigde budgetten voor het onderzoek. Het onderzoeksplan wordt door het college vastgesteld en ter kennisname aan de Gemeenteraad en de Auditcommissie aangeboden. Met behulp van: versie d.d Kenmerk INT

18 Overzicht geïnterviewde personen Bijlage 3 F. Bruning (wethouder) B. Elbers (wethouder) E. Hanzens (afdelingsmanager) J. W. de Jonge (raadslid IPV) N.E. Joosten (burgemeester) H. Mullink (raadslid VVD) L. Schmitz (gemeentesecretaris) versie d.d Kenmerk INT

19 Planning uitwerking vereenvoudigingsmaatregelen Bijlage 4 nr Beleids- en budget document/ vereenvoudigingsmaatregel 2012 apr mei juni juli aug sept okt nov dec jan feb mrt apr mei juni juli aug sept okt nov dec 1 intern jaarverslag afdelingen 1.1 n.v.t. (volgt de ingevoerde vereenvoudigingen). X X X 2 jaarstukken 2.1 Bondiger maken (wat moet wettelijk) X X 2.2 Samenvatting/ inleiding uitgebreider met highlights X X 2.3 Eerder uitbrengen, vervroegen met 1 maand (behandeling in raad april). NB: Afgelopen jaren waren jaarstukken gereed voor behandeling in mei. Raad schuift door naar juni. X X X X X X X X 3 meerjarenbegroting 3,1 Alleen cijfermateriaal aan college aanbieden. Overzichten per programma achterwege laten. 1 e jaar van de mjb. inzicht bieden in aandeel organisatiekosten in afdelingsproducten. 4 Kadernota 4.1 Meer inhoudelijk en minder financieel document van maken. X X X 5 programmabegroting 5.1 Samenvatting/ inleiding uitgebreider met highlights X X X 5.2 Meer richten op doelstellingen en minder op uitvoering. Bij volgend college volledig in te vullen. Z.s.m. datgene wat wel kan. X X X X X X X X X X X X X X X X X X 5.3 Beperking teksten (voorkomen meerdere keren zelfde onderwerp op te nemen). X X X Kenmerk INT

20 nr Beleids- en budget document/ vereenvoudigingsmaatregel 5.4 Paragrafen en bijlagen beoordelen op wat niet hoeft/nodig is. X X X 5.5 Capaciteitsknelpunten moeten verwerkt/ opgelost zijn X X X X X X 5.6 Projecten en investeringen incl. uren plannen X X X X X X 6 afdelingsplan/ MT- jaarplan 6.1 afdelingsplannen laten vervallen. X X X 6.2 Productdoelstelling laten vervallen. X X X 6.3 Budgetoverzichten handhaven. n.v.t. 7 1 e afdelingsrapportage 2012 apr mei juni juli aug sept okt nov dec jan feb mrt apr mei juni juli aug sept okt nov dec 7.1 Niet meer alles financieel rapporteren maar alleen op belangrijke afwijkingen (norm voor afwijking ontwikkelen) X X X 7.2 Geen rapportage over activiteiten zoals opgenomen in begroting X X X 7.3 Projecten in afzonderlijk deel opnemen X X 8 1 e bestuursrapportage 8.1 Niet meer alles financieel rapporteren maar alleen op belangrijke afwijkingen X X X 8.2 Geen rapportage over activiteiten zoals opgenomen in begroting X X X 8.3 Projecten in afzonderlijk deel opnemen X X X 8.4 Werken met stoplichtrapportages nog nader uit te werken X X X X X X 9 2 e afdelingsrapportage 9.1 Niet meer alles financieel rapporteren maar alleen op belangrijke afwijkingen X X versie d.d Kenmerk INT

21 nr Beleids- en budget document/ vereenvoudigingsmaatregel 9.2 Projecten in afzonderlijk deel opnemen X X 10 2 e bestuursrapportage 2012 apr mei juni juli aug sept okt nov dec jan feb mrt apr mei juni juli aug sept okt nov dec 10.1 Niet meer alles financieel rapporteren maar alleen op belangrijke afwijkingen X X 10.2 Projecten in afzonderlijk deel opnemen X X 10.3 Werken met stoplichtrapportages X X X X X X 11 decemberrapportage 11.1 Vervalt, voor rechtmatigheid minder belangrijk. Door uitbrengen jaarstukken te vervroegen met 2 maand (naar april) is belang minder. X X X X 12 rapportages onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid 12.1 Niet specifiek gaan onderzoeken. Alleen uitvoeren indien dit te koppelen is aan een onderzoek. X X versie d.d Kenmerk INT