Planning- & controlkalender 2016

Transcriptie

1 Bestuurlijke Planning- & controlkalender 2016 Archimedesweg 1 CORSA nummer: postadres: versie: postbus 156 auteur: Concerncontrol 2300 AD Leiden oplage: telefoon (071) datum: 29 oktober 2015 telefax (071) projectnummer:

2 INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE Inleiding en samenvatting Waterbeheerplan Meerjarenperspectief Programmabegroting Bestuursrapportages Jaarrekening en jaarverslag Effectmonitor De P&C-kalender Pagina 2 van 12 Hoogheemraadschap van Rijnland

3 1. Inleiding en samenvatting 1.1 Inleiding Deze kalender informeert over wat en wanneer Voor u ligt de kalender voor de Planning- en Controlcyclus Het doel van de P&Ckalender is het bestuur inzicht geven in wat zij kunnen verwachten van de documenten in de P&C-cyclus en wanneer zij deze documenten kunnen verwachten. De kalender beschrijft van ieder document uit deze cyclus in hoofdlijnen: het doel, de inhoud, het proces en de tijdsplanning in De kalender is een afgeleide van al vastgestelde data van de bestuursvergaderingen 2016 en van wat Rijnland qua P&C wettelijk verplicht is. De documenten die in 2016 verschijnen zijn ondermeer: - Jaarrekening, Effectmonitor en digitaal jaarverslag over het jaar 2015; - Twee Bestuursrapportages over 2016 (Buraps); - (concepten voor) het Waterbeheerplan ; - Meerjarenperspectief (MJP); - Programmabegroting 2017; - P&C-kalender Opstellen en coördineren Met de volgende zaken is rekening is gehouden in deze kalender. Algemene beschouwingen, gezamenlijke commissies en ondernemingsraad Net als voorgaande jaren houdt deze P&C-kalender rekening met: - het houden van Algemene beschouwingen door de VV, bij de behandeling van het MJP en eventueel de Programmabegroting; - de overlegmomenten met de Ondernemingsraad waar dat vereist of gewenst is. Namelijk bij het MJP, de begroting en de jaarrekening, in verband met artikel 24 van de Wet op de Ondernemingsraden; Hieronder volgt informatie over de wijze waarop de P&C-documenten tot stand komen. MJP- en begrotingsvoorstellen De directie beslist op basis van het programmeringsadvies van de assetmanagers en de programmamanagers over de MJP- en begrotingsvoorstellen aan het bestuur. In de totstandkoming van het advies van de assetmanagers en programmamanagers moeten ondermeer de proces- en producteigenaren een rol spelen. Leveren van input voor P&C-producten Voor alle P&C-producten geldt dat de programmadirecteuren er met hulp van de programmamanagers voor zorgen dat de teksten en cijfers voorafgaand aan de DTbehandeling zijn afgestemd binnen het bestuursprogramma. Die afstemming vindt waar nodig plaats met opdrachtgevers, producteigenaren, proceseigenaren, financieel adviseurs (ook i.v.m. de financiële toetsing) en portefeuillehouders. De programmamanagers zijn de contactpersoon van het programma voor de ambtelijke organisatie, zij leveren de afgestemde teksten en cijfers aan bij Concerncontrol. Concerncontrol toetst de bijdragen en coördineert de P&C-producten Stafbureau Concerncontrol: - maakt bij grotere P&C-producten vooraf een detailplanning en stemt die af met betrokkenen in een startbijeenkomst; - toetst de aangeleverde bijdragen per programma aan de kaders die de VV heeft meegegeven en aan Rijnlandse afspraken en verordeningen; Hoogheemraadschap van Rijnland Pagina 3 van 12

4 - bundelt de aangeleverde teksten en cijfers, totaliseert deze tot financiële overzichten, berekent de effecten op de lastendruk, de tarieven en de praktijksituaties (bij MJP en begroting); - past waar nodig teksten en cijfers aan tijdens het ambtelijke en bestuurlijke proces, maar doet dat uitsluitend in overleg met de betrokken programmamanager (als contactpersoon van het programma). De programmamanager stemt de aanpassingen waar nodig af met de programmadirecteur; - voert de eindredactie en stelt de concepten op voor de besluitvormings- en andere nota s voor DT, D&H en VV, in overleg met betrokkenen. Afdeling O&A: - coördineert het tot stand komen van de jaarrekening, waarbij Concerncontrol een toetsende rol heeft. 1.3 Nieuw in 2016 Hieronder volgen de belangrijkste aandachtspunten en wijzigingen voor Conform voorgaande jaren wordt de begroting twee keer behandeld in het college, de eerste keer op hoofdlijnen, de tweede behandeling in detail. De begroting moet hiermee ambtelijk gereed zijn op woensdag 31 augustus Poho-besprekingen zijn op 5 en 6 september Het bestuur ontvangt naast de gebruikelijke eerste burap een burap in de geest van de werkgroep vernieuwend besturen. Het uitgangspunt is een burap in lagen, waar ieder bestuurder piramidegewijs kan doorklikken van strategisch naar operationeel doel. Door zowel het huidige rapport niet te wijzigen én met een alternatieve versie te komen kan het bestuur zich een beeld vormen over wat het meest gewenst is. 3. Omdat de VV-commissies vervroegd zijn en daardoor niet in de herfstvakantie vallen is de ambtelijke doorlooptijd slechts vijf dagen. Uw college wordt voorgesteld de peildatum van de tweede Burap te vervroegen naar 16 augustus zodat de opsteltijd circa tweeëneenhalve week beloopt in plaats van één week. 4. De afgelopen jaren was de jaarrekening reeds in april gereed voor bespreking in de VV. De VV zal op 20 april worden geïnformeerd over de eerste beelden van de jaarrekening. De eerste bespreking van de jaarrekening is gepland in het college van 12 april, zij het nog zonder goedkeurende accountantsverklaring. De organisatie streeft ernaar de jaarrekening eind maart volledig gereed te hebben. Begin 2016 is echter sprake van een dubbele piek voor de administratieve medewerkers. Naast het opstellen van de jaarrekening moet het nieuwe financiële systeem draaien en de administratie in Rotterdam worden ingeregeld. Het risico van arbeidsintensieve kinderziektes is reëel, zodat voorgesteld wordt om de jaarrekening formeel op 1 juni vast te stellen. 5. Leidend in de P&C-cyclus zijn de vorig jaar gehanteerde kaders en financiële uitgangspunten. Eén van de belangrijkste kaders is de gemaximeerde lastendrukstijging ( 4,8-4,8-2-2% ), in combinatie met een gemaximeerd schuldenplafond van 300% in Deze zijn recentelijk tijdens de begrotingsbehandeling op 4 november 2015 aan bod gekomen. Deze kaders worden in de VV van 27 januari behandeld als inleiding op het op te stellen MJP. De voorbereidingen voor het MJP starten in februari 2016 en leiden begin april 2016 tot de eerste collegebehandeling. 6. Sinds 2015 zijn er geen gezamenlijke VV-commissies meer gepland voor de behandeling van de P&C- en aanverwante rapportages. Deze lijn is voortgezet in Pagina 4 van 12 Hoogheemraadschap van Rijnland

5 P&C-cyclus van verbonden partijen Rijnland geeft aan de verbonden partijen Aquon, HVC, het Waterschapshuis en de BSGR (belastingsamenwerking) eventueel vooraf (financiële) kaders mee voor de begroting en meerjarenraming. Er is sprake van twee rollen voor Rijnland, een eigenaars- en een afnemersrol. In de VV van 10 maart 2016 wordt een notitie over verbonden partijen behandeld. De besturen van de verbonden partijen stellen zelf hun begroting vast, na raadpleging van deelnemende partijen die een zienswijze kunnen indienen. Rijnland streeft ernaar de jaarrekeningen en de begrotingen van de verschillende verbonden partijen tegelijk in de VV van juni te behandelen in één gecombineerd agendapunt. De verbonden partijen moeten hun jaarrekeningen en begrotingen vóór 15 juli ter goedkeuring indienen bij de provincies. Rijnland neemt de doelen en te behalen resultaten uit de begrotingen mee in het Meerjarenperspectief en de Programmabegroting, en gebruikt de voortgangsrapportages als input voor de Buraps. Ook rapporteert Rijnland in de P&C-producten over de zogeheten kosten voor gemene rekening met het Hoogheemraadschap Schieland en Krimpenerwaard. Hoogheemraadschap van Rijnland Pagina 5 van 12

6 2. Waterbeheerplan 5 Het Waterbeheerplan zet de lijnen voor de strategie, het beleid en de uit te voeren maatregelen uit voor een periode van zes jaar. Het huidige WBP4 loopt van en is tussentijds herijkt op 1 juni Het WBP5 van bestrijkt de periode Proces en planning Inspraakprocedure: 11 nov 23 dec 2015 Inspraakavond: 18 nov jan 15 jan Maken nota van beantwoording + opwerken ontwerp-wbp5 naar definitief WBP5 Dgf BPO Dgf 25 jan 26 jan Overleg met portefeuillehouders PD CC / PM Poho AD CC / PM D&H 3 feb Bespreking in D&H (evt. met OR) AD CC / PM D&H 22 feb 1 e Fractieoverleg FV PFH Fractie 17 feb Bespreking in VV-commissie PFH CC / PM VV cie 7 mrt 2 e Fractieoverleg FV PFH Fractie 9 mrt Vaststelling in VV D&H BPO VV Pagina 6 van 12 Hoogheemraadschap van Rijnland

7 3. Meerjarenperspectief De aftrap van het begrotingsseizoen is het Meerjarenperspectief (MJP). Met de vaststelling van het MJP geeft de VV aan het college de beleidsmatige en financiële kaders mee voor de uitwerking van de komende begroting. Input is o.a. het Waterbeheerplan 5, de resultaten in de Effectmonitor 2015 en Jaarrekening 2015 en de daaruit voortkomende adviezen uit de organisatie, en de externe ontwikkelingen. Per programma en tactisch doel worden ambities geformuleerd aan de hand van indicatoren. Tevens wordt een prognose gegeven van exploitatiekosten en investeringen. Het MJP heeft betrekking op ten minste de komende vier jaren en wordt elk jaar opnieuw opgesteld. Proces en planning Ambtelijk De ambtelijke doorlooptijd van het MJP is circa zes weken. Bestuurlijk De bestuurlijke doorlooptijd van het MJP is ca. 14 weken. D&H wil het MJP twee keer behandelen, indachtig het BOB-model. Een eerste behandeling op hoofdlijnen met als insteek Oordeelsvorming, past een en ander binnen de kaders? Een tweede behandeling ter besluitvorming. 9 feb 27 mrt Opstellen, samenstellen en toetsen MJPbijdragen PD CC, PM CC PD 4 april 5 april Overleg met portefeuillehouders PD CC / PM Poho 12 april 1 e Bespreking MJP in D&H AD CC / PM D&H 26 april 2 e Bespreking in D&H (evt. met OR) AD CC / PM D&H 12 mei 16 mei 1 e Fractieoverleg FV PFH Fractie 18 mei Bespreking in VV-commissie PFH CC / PM VV cie 30 mei 2 e Fractieoverleg FV PFH Fractie 1 juni Vaststelling MJP in VV D&H CC / PM VV Hoogheemraadschap van Rijnland Pagina 7 van 12

8 4. Programmabegroting De programmabegroting is de vertaling van het meerjarenperspectief naar concrete activiteiten, resultaten, middeleninzet en belastingtarieven voor het komende jaar, met een voorlopige doorkijk naar ten minste de drie jaren daarna. Via vaststelling van de begroting autoriseert de VV het college tot het maken van de kosten die noodzakelijk zijn om het beleid te kunnen realiseren. De begroting geeft per bestuursprogramma de planning en de financiële consequenties weer. De vastgestelde Programmabegroting moet vóór 1 december naar gedeputeerde staten gestuurd van de provincies Zuid- en Noord-Holland worden, op grond van de Waterschapswet. Proces De procesgang blijkt uit de onderstaande planning. Afhankelijk van de bestuurlijke actiepunten e.d. uit het MJP kan het mogelijk zijn de doorlooptijd voor de programmabegroting enigszins te bekorten. 18 mei 31 aug Opstellen, samenstellen en toetsen begroting PD CC, PM CC PD 5 sept 6 sept Bespreken concept-begroting met PD CC, PM CC PFH portefeuillehouders 7 sept Versturen begroting naar college PD CC, PM CC 13 sept Eerste D&H - Behandeling begroting PFH CC, PM D&H 19 sept 20 sept Bespreken concept-begroting met PD CC, PM CC PFH portefeuillehouders 21 sept Versturen begroting naar college PD CC, PM CC 27 sept Tweede D&H - Behandeling begroting PFH CC, PM D&H 28 sept 11 okt Begroting ter inzage D&H CC, PM 6 okt 10 okt Eerste fractieoverleg begroting FV Pfh Fractie 12 okt Bespreking begroting in VV-cie s D&H CC, PM VV cie 25 okt Bespreking eventuele binnengekomen DT CC / PM CC D&H reacties ter inzage legging in D&H 26 okt 30 okt Tweede fractieoverleg begroting PFH CC / PM VV cie 2 nov VV vaststellen begroting inclusief algemene beschouwingen D&H VV Pagina 8 van 12 Hoogheemraadschap van Rijnland

9 5. Bestuursrapportages Via de Bestuursrapportages (Buraps) informeert de organisatie het bestuur over de voortgang, de afwijkingen en de bijzonderheden ten opzichte van de doelen uit de Programmabegroting Met andere woorden: ligt de organisatie goed op schema? Belangrijke onderwerpen zijn daarbij de (circa tien) punten per programma, onder de kop: Rijnland realiseert voor dit programma in 2016:. De Buraps zijn een middel voor informatievoorziening en om bij te sturen. Begrotingswijzigingen, inclusief eventueel te verlagen kredieten, worden gelijktijdig aan het bestuur voorgelegd. Proces en planning De procesgang blijkt uit de onderstaande planning. Indien de actualiteit hiertoe aanleiding geeft, worden beide buraps voorzien van een update c.q. oplegnotitie. 1 april 12 april Opstellen, samenstellen en toetsen Burap- 1 PD CC, PM CC PD 18 april 19 april Bespreking met portefeuillehouders AD CC / PM D&H 26 april Bespreking in D&H AD CC / PM D&H 12 mei 16 mei 1 e Fractieoverleg FV PFH Fractie 18 mei Bespreking in VV-cie s PFH CC / PM VV cie 30 mei 2 e Fractieoverleg FV PFH Fractie 1 juni Vaststelling in VV D&H CC / PM VV 16 aug 5 sept Opstellen, samenstellen en toetsen Burap- 2 PD CC, PM CC PD 12 sept 13 sept Bespreken met portefeuillehouders PD CC, PM CC PFH 27 sept Bespreking in D&H PFH CC, PM D&H 6 okt 10 okt 1 e Fractieoverleg FV Pfh Fractie 12 okt Bespreking in VV-cie s D&H CC, PM VV cie 26 okt 30 okt 2 e Fractieoverleg PFH CC / PM VV cie 2 nov Vaststelling in VV D&H VV Hoogheemraadschap van Rijnland Pagina 9 van 12

10 6. Jaarrekening en jaarverslag De Jaarrekening is het instrument waarmee het college aan de VV verantwoording aflegt over het gevoerde beleid en beheer en over de financiële resultaten. De vraag die gesteld wordt is of de beleidsdoelstellingen gerealiseerd zijn, of de prestaties geleverd zijn en/of dit met de beschikbare middelen is geschied. De jaarrekening is ingedeeld naar programma s en ingericht conform de wettelijke voorschriften. Proces en planning De vastgestelde jaarrekening moet vóór 15 juli naar gedeputeerde staten gestuurd van de provincies Zuid- en Noord-Holland worden, op grond van de Waterschapswet. Consequenties hiervan is dat de facturen uiterlijk op 15 januari 2016 geboekt en goedgekeurd moeten zijn. 2 jan 30 maart Opstellen jaarrekening en jaarverslag h.o&a O&A CC DT 4 april 5 april Bespreken met portefeuillehouders 12 april D&H Eerste behandeling (op hoofdlijnen) 18 apr 19 apr Bespreken met portefeuillehouders PD CC, PM CC PFH 20 april VV informeren over eerste beelden PFH CC, PM D&H (na te zenden, zonder cie-behandeling) 26 apr D&H Tweede behandeling PFH CC, PM D&H 13 mei 16 mei 1 e Fractieoverleg FV Pfh Fractie 17 mei 18 mei Bespreking in VV-cie s D&H CC, PM VV cie 25 mei 29 mei 2 e Fractieoverleg PFH CC / PM VV cie 1 juni Vaststelling in VV D&H VV Pagina 10 van 12 Hoogheemraadschap van Rijnland

11 7. Effectmonitor Rijnland toetst in de Effectmonitor de voortgang van de strategische en tactische doelen uit het WBP en of de gewenste effecten worden behaald. De effectmonitor behandelt ook duurzaamheid en innovatie, onderwerpen die in het bestuurprogramma BOD zijn uitgewerkt. In de Plan-Do-Check-Act-cyclus (PDCA-cyclus) is de Effectmonitor de Check. Op basis van deze Check evalueert Rijnland of beleid en doelstellingen uit het WBP aanpassing behoeven en of de mate en vorm van Rijnlands inspanningen de juiste zijn, in termen van activiteiten en maatregelen. De organisatie geeft daartoe een advies aan het bestuur, met betrokkenheid van ondermeer de beleidsadviseurs. Het bestuur stuurt op basis van de Effectmonitor en de adviezen uit de organisatie waar nodig bij. Dit kan effect hebben op het Concept WBP5 en het MJP. Proces en planning De voorbereiding van de Effectmonitor loopt synchroon met de jaarrekening. Onderzocht wordt hoe de Effectmonitor en de Jaarrekening nog meer als één geheel aangeboden kunnen worden aan het bestuur. 2 jan 5 april Opstellen effectmonitor h.bpo BPO BPO DT 11 apr 12 apr Bespreken met portefeuillehouders PD PM, BPO PFH 26 apr D&H - Behandeling PFH PM, BPO D&H 13 mei 16 mei 1 e Fractieoverleg FV Pfh Fractie 17 mei 18 mei Bespreking in VV-cie s D&H PM, BPO VV cie 25 mei 29 mei 2 e Fractieoverleg PFH PM, BPO VV cie 1 juni Vaststellen door VV D&H VV Hoogheemraadschap van Rijnland Pagina 11 van 12

12 8. De P&C-kalender Door de P&C-kalender krijgen de verenigde vergadering, het college en de organisatie inzicht in wat zij het komende jaar kunnen verwachten over de financiële documenten en wanneer zij deze documenten mogen verwachten. Hiermee wordt het bestuur en de organisatie de gelegenheid geboden om de planning en control werkzaamheden in te passen in de eigen planning van werkprocessen. In de P&C-kalender wordt ook vermeld welke nieuwe ontwikkelingen het komende jaar op de agenda staan. Proces en planning Aan het einde van het jaar vindt een korte evaluatie van de P&C-cyclus plaats. Uitgangspunt zijn de per P&C-rapport gehouden evaluaties en andere vormen van feedback. 18 okt 23 nov Opstellen P&C-kalender h.cc CC PM, BO MT 30 nov Bespreken met portefeuillehouder h.cc CC PFH 6 dec D&H - Behandeling PFH CC D&H 9 jan 10 jan Fractieoverleg FV Pfh Fractie 12 jan Bespreking in VV-cie BOD D&H CC VV cie 26 jan Ter kennisname in VV D&H VV Pagina 12 van 12 Hoogheemraadschap van Rijnland