Bestuursreglement samenwerkingsverband Passend Primair Onderwijs Noord-Kennemerland

Transcriptie

1 Bestuursreglement samenwerkingsverband Passend Primair Onderwijs Noord-Kennemerland Artikel 1 Begripsbepalingen In dit bestuursreglement wordt verstaan onder: a. statuten: de statuten van de Stichting b. stichting: Stichting samenwerkingsverband Passend Primair Onderwijs Noord-Kennemerland c. bestuur: het bestuur van de stichting d. directeur: de directeur van het samenwerkingsverband Artikel 2 Inhoud reglement Dit reglement bevat regels over: a. de taak en werkwijze van het bestuur b. het ondersteuningsplan c. de vergaderingen van het bestuur d. diverse overige zaken Artikel 3 Vaststelling reglement 1. Het bestuur kan op voordracht van de directeur dan wel op grond van eigen initiatief het reglement wijzigen. 2. Het reglement, alsmede een wijziging daarvan treedt in werking op de dag volgend op de dag waarop het bestuur het reglement dan wel een wijziging daarvan heeft vastgesteld. Artikel 4 Taken van het bestuur Het bestuur oefent de onderstaande taken uit: a. het benoemen en ontslaan van de directeur (artikel 5); b. het besturen van de stichting; c. het geven van advies: d. het afleggen van verantwoording; e. het regelen van de interne werkwijze. Artikel 5 Benoeming en ontslag directeur 1. Het bestuur benoemt, schorst en ontslaat de directeur. 2. Het bestuur stelt de arbeidsvoorwaarden van de directeur vast. 3. Het bestuur kan de directeur ontslaan in het geval dat de directeur handelt in strijd met de wet, de statuten of het belang van de stichting of om overige gewichtige redenen. Alvorens een besluit te nemen, zoals bedoeld in de eerste volzin van dit lid, stelt het bestuur de directeur in staat om zich te verweren in een vergadering van het bestuur. De directeur kan zich daarbij laten bijstaan door een adviseur. 1

2 Artikel 6 Het besturen van de stichting 1. Het bestuur bestuurt de stichting, op grond van artikel 8 lid 8 van de statuten, volgens een toezichthoudend bestuursconcept, waarbij het fungeert als intern toezichthouder. Ingevolge artikel 9 lid 1 van de statuten mandateert het bestuur het bestuur en het beheer over het samenwerkingsverband aan de directeur, binnen het in het directiestatuut omschreven kader. 2. Het bestuur oefent toezicht uit door: a. het voorafgaand goedkeuren van besluiten van de directeur zoals aangegeven in de statuten en dit bestuursreglement; b. het goedkeuren van verantwoordingsrapportages door de directeur; c. het monitoren van de uitvoering van het beleid, middels voortgangsrapportages van de directeur; d. het inwinnen en beoordelen van door de directeur verstrekte informatie; e. het zelf inwinnen van informatie. Artikel 7 Onderwerpen van toezicht 1. Het bestuur richt zich op de maatschappelijke opdracht van het samenwerkingsverband, uitgewerkt in de strategie, de doelen en het beleid van het samenwerkingsverband en stelt hiertoe een toezichtkader vast. Het bestuur toetst de beleidsvoornemens en resultaten van het gevoerde beleid ten aanzien van de vooraf gestelde doelen/beoogde resultaten in het toezichtkader. 2. Het bestuur bespreekt ten minste eenmaal per jaar: de invulling van de wettelijke taak van het samenwerkingsverband; de strategie van het samenwerkingsverband; mogelijke risico s die het samenwerkingsverband loopt; de risicobeheersing en controlesystemen binnen het samenwerkingsverband. 3. Het bestuur bespreekt periodiek in het kader van zijn taak en bevoegdheid tot het goedkeuren van besluiten en uitoefenen van toezicht de hoofdlijnen van beleid, zoals vastgelegd in het ondersteuningsplan. 4. Het bestuur toetst of de directeur bij zijn beleid en bij de uitvoering van de bestuurstaken rekening houdt met de wettelijke en maatschappelijke opdracht van het samenwerkingsverband. Artikel 8 Auditcommissie 1. Het bestuur heeft een auditcommissie, die advies uitbrengt aan het bestuur. De auditcommissie richt zich op de financiële exploitatie en de financiële aspecten van de bedrijfsvoering en de mate waarin daarmee de doelen van het samenwerkingsverband worden gerealiseerd. 2. De auditcommissie wordt gevormd door vier vertegenwoordigers van vier verschillende besturen bestaande uit: een bestuurder regulier basisonderwijs; een bestuurder sbo of so; een controller van een bestuur voor regulier basisonderwijs; een controller van een bestuur voor sbo of so. 3. De zittingstermijn voor de leden van de auditcommissie is twee jaar. Herbenoeming na die 4. De auditcommissie plant en organiseert overleggen met de penningmeester, directeur en coördinator bedrijfsvoering van het samenwerkingsverband. Anderzijds kunnen de directeur en coördinator bedrijfsvoering zelf het initiatief nemen om (op niet geplande issues) de auditcommissie om advies of feedback te vragen. In de geplande overleggen wordt besproken: de begroting in concept; 2

3 de meerjarenbegroting in concept; de tussentijdse trimesterrapportages, zowel met betrekking tot de financiële exploitatie als de kengetallen met betrekking tot leerlingenstromen en toelaatbaarheidsverklaringen; de jaarrekening en het jaarverslag; de bevindingen van de accountant; de keuze van de accountant. 5. De planning van de auditcommissie volgt uit de planning van de documenten genoemd in lid 3. De auditcommissie vergadert twee weken voordat documenten in het bestuur moeten worden vastgesteld. 6. De auditcommissie beoordeelt de deugdelijkheid van de stukken en hun samenhang en consistentie met het ondersteuningsplan en anderszins geformuleerd beleid en bestuurlijke besluiten. 7. De auditcommissie adviseert het bestuur over vaststelling van deze stukken, voor zover deze in het bestuur geagendeerd worden. 8. Namens het samenwerkingsverband wordt het overleg van de auditcommissie bijgewoond door de penningmeester, de directeur en de coördinator bedrijfsvoering. De coördinator bedrijfsvoering stelt voor de auditcommissie een jaarplanning, tevens conceptagenda, op en houdt een actielijst en/of aandachtspuntenlijst bij. Een van de bestuurders treedt op als technisch voorzitter. 9. De auditcommissie doet voor zover mogelijk mondeling verslag (weergave van haar advies) in het bestuur. 10. De auditcommissie volgt maatschappelijke trends die verband houden met haar werkterrein en beziet deze op hun mogelijke betekenis voor de stichting. Artikel 9 Commissie kwaliteit en innovatie 1. Het bestuur heeft een commissie kwaliteit en innovatie, die advies uitbrengt aan het bestuur. De commissie richt zich op de inrichting en uitwerking van kwaliteitszorg en innovatie en de mate waarin daarmee de doelen van het samenwerkingsverband worden gerealiseerd. 2. De commissie kwaliteit en innovatie wordt gevormd door drie vertegenwoordigers van drie verschillende besturen, bestaande uit: twee bestuurders en een beleidsmedewerker. 3. Het overleg wordt bijgewoond door de directeur. 4. De zittingstermijn voor de leden van de auditcommissie is twee jaar. Herbenoeming na die 5. De commissie kwaliteit en innovatie plant en organiseert overleggen met de directeur van het samenwerkingsverband. Anderzijds kan de directeur zelf het initiatief nemen om op (niet geplande issues) de commissie kwaliteit en innovatie om advies of feedback te vragen. In de geplande overleggen wordt besproken: trimesterrapportages en de daarbij betrokken kwaliteitsinstrumenten; het jaarverslag. 6. De planning van de commissie kwaliteit en innovatie volgt uit de planning van deze documenten. 7. De commissie kwaliteit en innovatie vergadert twee weken voordat documenten in het bestuur moeten worden vastgesteld. De commissie doet voor zover mogelijk mondeling verslag (weergave van haar advies) in het bestuur. 8. De commissie kwaliteit en innovatie beoordeelt de deugdelijkheid van deze stukken en hun samenhang en consistentie met het ondersteuningsplan en anderszins geformuleerd beleid en bestuurlijke besluiten. 9. De commissie kwaliteit en innovatie adviseert het bestuur over vaststelling van deze stukken, voor zover zij in het bestuur geagendeerd worden. 3

4 Artikel 10 Remuneratiecommissie 1. Het bestuur heeft een remuneratiecommissie, die adviseert aan het bestuur. De commissie richt zich op de het bezoldigingsbeleid en beoordeling van de directeur van het samenwerkingsverband. 2. De remuneratiecommissie wordt gevormd door twee vertegenwoordigers van twee verschillende besturen, bestaande uit twee bestuurders. 3. De zittingstermijn voor de leden van de auditcommissie is twee jaar. Herbenoeming na die 4. De remuneratiecommissie plant en organiseert tenminste een keer per jaar een overleg met de directeur van het samenwerkingsverband. Anderzijds kan de directeur zelf het initiatief nemen om op (niet geplande issues) de commissie om advies of feedback te vragen. De commissie doet voor zover mogelijk mondeling verslag (weergave van haar advies) in het bestuur. 5. De remuneratiecommissie beoordeelt het functioneren en bezoldiging van de algemeen directeur. Hiertoe voert de commissie met de directeur een gesprekkencyclus over het functioneren van de directeur waarbij tenminste eenmaal per twee jaar een beoordelingsgesprek wordt gevoerd. 6. De remuneratiecommissie adviseert het bestuur over vaststelling van deze stukken, voor zover zij in het bestuur geagendeerd worden. Artikel 11 Ondersteuningsplan 1. Het samenwerkingsverband kent een ondersteuningsplan, dat ten minste eenmaal in de vier jaren wordt vastgesteld. 2. De directeur beoordeelt jaarlijks vóór 1 april of het ondersteuningsplan ten behoeve van het komende schooljaar bijstelling behoeft en informeert het bestuur onverwijld over de uitkomst van deze jaarlijkse toetsing. 3. De toetsing, zoals bedoeld in het tweede lid van dit artikel, is mede gebaseerd op een voortgangsrapportage, die gelijktijdig met de uitkomst van de toetsing door de directeur aan het bestuur wordt aangeboden. Artikel 12 Informatievoorziening 1. Het bestuur is verantwoordelijk voor zijn informatievoorziening. 2. Het bestuur bepaalt over welke informatie hij wil beschikken en bespreekt dit met de directeur. Het verstrekken van informatie door het bestuur geschiedt op gestandaardiseerde wijze op basis van een cyclus van planning en control. De directeur draagt er zorg voor dat het bestuur de informatie tijdig ontvangt. 3. De directeur informeert het bestuurt in ieder geval over: belangrijke interne en externe ontwikkelingen van het samenwerkingsverband; belangrijke wijzigingen op het terrein van wet- en regelgeving; ernstige problemen of conflicten binnen het samenwerkingsverband; calamiteiten die gemeld zijn bij de gerechtelijke autoriteiten; onderwerpen waarover naar verwachting (negatieve en positieve) publiciteit in de media te verwachten is. 4. Het bestuur kan desgewenst op eigen gezag en wijze informatie bij derden inwinnen en heeft daartoe toegang tot de documenten en voorzieningen van het samenwerkingsverband. 5. Het bestuur overlegt tenminste eenmaal per jaar met de Ondersteuningsplanraad om zich op de hoogte te stellen van de opvattingen van ouders/personeelsleden binnen het samenwerkingsverband en van de voortgang van de medezeggenschap. 4

5 Artikel 13 Adviseren Het bestuur fungeert als klankbord voor de directeur door mee te denken, desgevraagd te adviseren en zijn kennis en expertise daartoe ter beschikking te stellen aan de directeur. Artikel 14 Verantwoording Het bestuur legt jaarlijks in een verslag verantwoording af over de uitvoering van de taken en de uitoefening van de bevoegdheden van het bestuur als intern toezichthouder, zoals genoemd in de statuten en dit reglement. Dit verslag maakt deel uit van het jaarverslag van de stichting. Artikel 15 Leiding vergaderingen 1. De voorzitter leidt de vergaderingen van het bestuur. Bij zijn afwezigheid vervangt de vicevoorzitter hem. Indien deze afwezig is, voorziet de vergadering zelf in haar leiding. 2. De voorzitter bepaalt op welke wijze de stemmingen in de vergaderingen worden gehouden, met dien verstande, dat indien één of meer leden zulks verlangen, stemmingen over personen schriftelijk geschieden. Artikel 16 Ondersteuning bestuur 1. De directeur van het samenwerkingsverband draagt zorg voor de ondersteuning van het bestuur. 2. De directeur draagt ervoor zorg dat van het verhandelde in de vergaderingen van het bestuur notulen worden gehouden. De notulen worden vastgesteld in de eerstvolgende vergadering en door de voorzitter van het bestuur ondertekend. Artikel 17 Evaluatie 1. Het bestuur evalueert ten minste één maal per jaar zijn eigen functioneren als toezichthoudend orgaan. 2. Voor de bijeenkomsten in het kader van de evaluatie wijst het bestuur uit zijn midden een gespreksleider aan of maakt gebruik van een externe deskundige. Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur op.. De voorzitter, 5