BBP CYCLUS Taken. Doelstellingen vastgelegd in Visie en Beleidsplannen. Visie Effect Rapportage. Managementrapportage

Transcriptie

1 BBP CYCLUS 2011 Taken Doelstellingen vastgelegd in Visie en Beleidsplannen Bestuursinstrumenten Beheerinstrumenten Visie Effect Rapportage Voortgangsrapportage Begroting Jaarrekening Managementrapportage Afdelingsjaarplan Afdelingsjaarverslag

2 INLEIDING De uitgangspunten van het beleids- en beheersproces zijn kort samengevat: Bestuur stuurt op hoofdlijnen; Beleidsformulering, sturing en beheersing op output; Expliciete formulering van resultaten; Afleggen van verantwoording door managementrapportages en bestuursrapportages; Periodieke toetsing van resultaten; Daarvoor is de zogenaamde BBP cyclus ingericht, die op te splitsen is in twee cycli, met eigen instrumenten, dit zijn: de bestuurscyclus en de beheerscyclus. De beheersinstrumenten worden gebruikt als input op de bestuursinstrumenten, zoals hieronder weergeven door de blauwe pijlen. Kenmerken succesfactoren voor de bestuursinstrumenten zijn: bestuurlijk relevant (kwaliteit) tijdige aanbieding en conform de richtlijnen van de nieuwe Waterschapswet

3 AMBTELIJKE INTEGRATIE / FUSIE In 2011 wordt in het traject van de integratie ook gekeken naar de bestuurcyclus voor de nieuwe organisatie. Daarbij wordt tevens beoordeeld welke zaken al in 2011 binnen de cyclus, qua proces, inhoud en betrokkenheid van het bestuur aangepast moet worden. Dit zal vooral betrekking hebben op de meerjarenraming en de begroting 2012, aangezien deze uitgaat van de nieuwe organisatie. Belangrijk is dat hier de besturen en mogelijke commissies tijdig geïnformeerd en indien nodig betrokken zullen worden. NIEUW in 2010 verder in 2011 In 2010 zijn aparte momenten ingepland, waarin er inzicht en aandacht werd gevraagd van D&H, de fracties (inmiddels benoemd als BBP Commissie) en het AB. Hiervoor werden werkconferenties en discussiebijeenkomsten belegd. Deze zijn zeer goed ontvangen en worden opnieuw ingepland in 2011 binnen de cyclus. PLANNING 2011 SAMENVATTING Het opstellen en bespreking van de beheersinstrumenten, die als input dienen voor de bestuursinstrumenten zijn in de volgende maanden ingepland. Met het volgende teken is aangegeven welke zaken mogelijk nog qua inhoud of qua planning kunnen wijzigen, i.v.m. de ambtelijke integratie per Beheersinstrumenten Input Bestuursinstrumenten Eind Marap februari Jaarrekening 2010 Eind Marap februari Visie effectrapportage 2011 Marap juni Voortgangsrapportage 2011 Jaarplannen september/oktober Begroting 2012 De bestuursinstrumenten worden op de volgende momenten vastgesteld: Bestuursinstrumenten Vaststelling D&H Vaststelling AB Jaarrekening mei 26 mei Visie effectrapportage juni 30 juni Voortgangsrapportage september 22 september Begroting november 1 december

4 Planning 2011 in detail per bestuursdocument Hieronder volgen per bestuursinstrument de behandel en vaststel data, waarbij tevens inzicht wordt gegeven op welke moment het instrument ambtelijk worden afgestemd via het MO. In de kolom Begin_datum staat de datum waarop de stukken beschikbaar worden gesteld en door wie. De kolom Beh_ datum bevat de datum van het behandelen en vaststellen in MO, BBP Commissie, D&H of AB. Jaarrekening 2010 Jaarrekening Begin_datum Beh_datum in Bespreken voorlopig resultaat di di MO Bespreken voorlopig resultaat + laatste BEG WIJZ 2010 di di D&H Behandelen Jaarrekening + uitvoerinformatie (versie MO) di ma MO Bespreken Conceptversie Jaarrekening + uitvoerinformatie do di D&H Vaststellen Jaarrekening + uitvoerinformatie do di D&H Presentatie Jaarrekening AB-info uur + fractie ma ma BBPC Vaststellen Jaarrekening do do AB Visie effectrapportage 2011 In deze rapportage wordt de realisatie verantwoord van het afgelopen jaar en vooruit gekeken naar de toekomst. Een relatie wordt gelegd met de strategische plannen van het waterschap. Daarnaast wordt de meerjarenraming vast gesteld. Centraal in deze bijenkomsten staan de vragen: Hoe is de voortgang? Wat hebben we bereikt? en Wat is aanvullend nodig om de doelstellingen te bereiken Zijn er scenario s mogelijk? Hoe gaan we om met de meerjarenraming in het licht van de fusie? In het volgende overzicht zijn naast de bijeenkomsten ook de momenten van vaststelling opgenomen. Visie-effect-rapportage + meerjarenraming Begin_datum Beh_datum in 1e Werkconferentie (Verkenning / StavanZa / Kaders) di di D&H 1e BBPCOM bijeenkomst (Verkenning / StavanZa / Kaders) ma ma BBPC Bespreken VER (deel) rapportage Check fase ma ma MO 2e werkconferentie (Programma's + Check Fase + scenario's) di di D&H 2e BBPCOM bijeenkomst (Programma's + Check + scenario's) ma ma BBPC 3e werkconferentie (Programma's + MJP + scenario's) di di D&H 3e BBPCOM bijeenkomst (Programma's + MJP + scenario's) di di BBPC Behandelen VER (versie MO) di wo MO Vaststellen VER do di D&H Vaststellen VER do do AB

5 Voortgangsrapportage 2011 Evenals voorgaande jaren gaan we uit van één voortgangsrapportage. Deze rapportage gaat over de eerste 5 maanden en is van cruciaal belang voor beantwoording van de vragen: Ligt planning van prestaties en de daarbij behorende middeleninzet nog op schema en zo niet wat is daarvan de reden en welke initiatieven zijn noodzakelijk om de planning alsnog te halen en wat is hiervan het effect op de komende begroting en meerjarenraming. Voor aanbieding aan D&H en behandeling in AB zullen de belangrijkste ontwikkelingen en inzichten per eind augustus 2011 worden meegenomen in de voortgangsrapportage. Deze rapportage zal fusie onafhankelijk zijn. Managementrapportage/Voortgangsrapportage Begin_datum Beh_datum in Bespreken VORAP (versie MO) di di MO Vaststellen VORAP di di D&H BBPCOM bijeenkomst wo wo BBPC Ter kennisname VORAP + vaststellen BEGWIJZ do do AB Na vaststelling door D&H op 14 september 2011 wordt de VORAP nagezonden aan het AB voor de vergadering van 22 september Begroting 2012 Jaarplannen/Begroting Begin_datum Beh_datum in Behandelen Begroting (versie MO) di ma MO Behandelen Begroting (versie D&H Concept) do di D&H BBPCOM bijeenkomst wo wo BBPCOM Vaststellen Begroting do di D&H Vaststellen Begroting do do AB Belangrijke aandachtspunten voor de Begroting 2012 zijn: relatie met het Waterbeheersplan en Visie effectrapportage; Het effect van de ambtelijke integratie Hier kan het zijn dat vanwege de ambtelijke integratie een aangepaste planning moet komen die afgestemd is op beide waterschappen