I Postbus l EA SCHIEDAM Stadskantoor Stadserf 1

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "I Postbus l501 3 100 EA SCHIEDAM Stadskantoor Stadserf 1"

Stefan van der Woude
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 gemeente Schiedam Aan de gemeenteraad van Schiedam Burgemeester en wethouders I Postbus l EA SCHIEDAM Stadskantoor Stadserf 1 F W UW BRIEF VAN 6 januari ONDERWW P&C-cyclus ONS KENMERK l luit00333 DOORKIESÏWMMER DAm 2 O JAN, 2011 Geachte dames, heren, Het college van burgemeester en wethouders informeert door middel van bijgaand spoorboekje, de gemeenteraad, over de P&C-cyclus van het komende jaar (201 1) conform de financiële verordening (VR ). Het spoorboekje bevat de planning van de reguliere P&C-momenten Cjaarrekening, tussentijdse rapportages, zomernota en begroting) alsmede een aantal bijeenkomsten met de raad over de uitwerking van het CWP en de KTA. Het spoorboekje is tot stand gekomen op basis van het vergaderschema van de raads- en commissievergaderingen, de regels uit de financiële verordening en de brief aan de raad over het CWP en KTA (kenmerk: 10UIT26587, datum 20 december 2010). Wij stellen u voor het Spoorboekje voor kennisgeving aan te nemen. Bijlage: - Planning- en controlcyclus Spoorboekje a Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Schiedam, W.P.H. Redert W.M. Verver-Aartsen I IIIII I

door middel van bijgaand spoorboekje, de gemeenteraad, over de P&C-cyclus van het komende jaar (201 1) conform de financiële verordening (VR3 212009).

2 gemeente Schiedam gemeente Schiedam cluster Middelen 3100 EA Schiedam Stadskantoor Stadserf DZ Schiedam Planning- en controlcyclus Spoorboekje Januari 201 1

Stadserf 1 3 112 DZ Schiedam Planning- en

3 1. Inleiding Het college van Burgemeester en Wethouders (college van B&W) biedt u voorliggend spoorboekje voor de planning- en controlcyclus aan. Conform de Financiële verordening (art. 2) dient de gemeenteraad jaarlijks geïnformeerd te worden over de planning van het komende jaar. In ligt in de planning- en controlcyclus (P&C-cyclus) naast de wettelijke vereisten, de nadruk op de uitvoering van het Collegewerkprogramma en de uitwerkingsopdrachten uit de Kerntakenanalyse (KTA). In dat kader vindt op 15 februari een bijeenkomst met de raadsleden plaats die bedoeld is om de raad nader te informeren over het proces van de takenanalyse in relatie tot het CWP, de inhoud van de uitwerkingsopdrachten en de strategische lijnen uit het CWP. Ook zal worden aangegeven op welke wijze periodiek bestuurlijk zal worden gerapporteerd over de voortgang. Medio maart zal een voorjaarsrapportage over de uitwerkingsopdrachten en het CWP worden opgeleverd; in de planning is voorzien dat hierover begin april een debat met de raad plaatsvindt. Deze voorjaarsrapportage komt in de plaats van de Voorjaarsbrief die in eerdere jaren is opgesteld. In de Zomernota, die voor juni is voorzien, ligt het accent op het resultaat van de uitwerkingsopdrachten die (budgettair) moeten worden verwerkt in de begroting Tevens wordt daarin een actualisatie van de financiële positie gegeven, op basis van het jaarrekeningresultaat, de eerste Financiële rapportage en de meicirculaire Gemeentefonds. Overwogen wordt om de algemene beschouwingen 2012 te vervroegen van de begrotingsbehandeling in november naar de behandeling van de Zomernota eind juni. Onderstaand volgt eerst een beknopte uiteenzetting van de planning- en controlcyclus (P&C-cyclus). Met het project Processen op Scherp is het planning- en controlproces nader uitgewerkt en vormgegeven in een procesmodel. Tot slot zijn de data weergegeven waarop het college van B&W en de gemeenteraad de P&C-producten in kunnen verwachten. 11 Januari 201 1

In 201 1 ligt in de planning- en controlcyclus (P&C-cyclus) naast de wettelijke vereisten, de nadruk op de uitvoering van het Collegewerkprogramma en de uitwerkingsopdrachten uit de Kerntakenanalyse

4 2. Planning en Control Onderstaand volgt een toelichting op het P&C-proces bestaande uit de definitie en doel van het proces, de kaderstellende documenten en het procesmodel. Definitie Planning en Control bestaat uit twee elkaar opvolgende delen: - Planning: het plannen van het uit te voeren gemeentelijk beleid in de vorm van maatschappelijke doelen (outcome), prestaties (output), functioneren van productieprocessen (throughput) en toewijzing van middelen (input). - Control: het sturen op de realisatie van de planning en het afleggen van verantwoording hierover. Het doel van het P&C-proces is door het tijdig, volledig en juist plannen van maatschappelijke doelen, prestaties, productieprocessen en middelen, (bij)gestuurd kan worden op de realisatie ervan en verantwoording kan worden afgelegd. Kaderstellende documenten Kaderstellend voor het P&C-proces zijn de volgende documenten: 1. Coalitieakkoord, Collegewerkprogramma, KTA 2. Financiële verordening 3. Financieel afwijkingenbeleid. Het P&C-proces van de gemeente Schiedam is in onderstaand procesmodel weergegeven. l1 Januari 201 1

(output), functioneren van productieprocessen (throughput) en toewijzing van middelen (input). - Control: het sturen op de realisatie van de planning en het afleggen van verantwoording hierover.

5 BESNRENDE PROCESSE PRINWRE PROCESSE I Concernplan I ' Mee jaren prograrnma- ProgiatiimabegroGng Productenbegroting e=,.. i... ; l.,. C. -*.a&.& *- ;.x,c>.i Begroten en plannen Analyseren, bijsturen en verantwoorden Opstellen jaarverantwoording Conform de Finanoiële verordening ontvangen de gemeenteraadsleden minimaal: - Zomernota, - Programmafmgroting - Financiële rapportages (ie en ae kwartaal) - Bestuursrapportage [ze kwartaal) - Programmarekening. Zamernota De Zomernota is bedoeld om de raad de kaders voor het opstellen van de begroting te kunnen laten maken. Hierin wordt het flnancliijle kader en het beleid verder uitgewerkt voor de komende vier jaren. Er wordt gekeken naar de begrotìngsuitganr~cpunten (verwaehie inkomsten, ontwikketirrg van de kosten) en de uitwerking van (nieuw) beleid. Op basis hiervan werkt het college een dekkingsvoarstel ult. Prngrammabegroting De programmabegroting wordt door de wad vastgesteld (in noumber) en is kaderstellend. De programmabegrating geefi de kaders vaar het beleid en begroting mor het mllege voor het komende begmtingsjaar en de volgende drie jaren. Financigle rapportage8 fle en 2 kwarfaaíj Aan het eind van het eerste en d~rde kwartaal wordt een financiële rapportage opgesteld, waarin de financiëie verantwoording (financiele afwijkingen) van het bestaande bdeid centraal staat, 6 Januari 201 1

- Financiële rapportages (ie en ae kwartaal) - Bestuursrapportage [ze kwartaal) - Programmarekening.

6 Besfuursrapportage/Managemenf ra~portage(2~ kwartaal) Aan het einde van het tweede kwartaal wordt naast de financiële rapportage (financiële afwijkingen) een rapportage over het gevoerde beleid opgesteld. Hierbij worden de afwijkingen op het beleid gerapporteerd. In 2011 zal meer aandacht worden besteed aan kredieten en investeringen. Programmarekening In de programmarekening wordt verantwoording afgelegd aan bestuur en samenleving over de mate waarin in het afgelopen jaar doelen en prestaties - uit de programmabegroting - gerealiseerd zijn en welke middelen daarvoor ingezet zijn. Planning De planning is afhankelijk van de planning van de raadsvergaderingen en daarop voorbereidende commissievergaderingen. Daarnaast spelen de wettelijk bepaalde inleverdata bij de provincie Zuid-Holland een belangrijke rol. Product Collegevergadering Vergadering Commissie Ruimtelijke ordening en beheer Raad(svergadering) Programmarekening april 21 juni 29 juni* KTAICWP - Informatieavond raad - 15 feb. - Voorjaarsrapportage 15 maart Geen commissievergadering - Debat college met raad - 4 april Zomernota collegeretraite - vaststelling Zomernota - 16en17mei - 6 juni Geen commissievergadering 30 juni Financiële rapportage (FINRAP) l e kwartaal 2011 Bestuursrapportage (BERAP) ze kwartaal 201 l 31 mei juni 13 september 29 juni 22 september Collegeretraite t.b.v. begroting 30 aug en 1 sept Programmabegroting - Programmabegroting Tafeltjesavond - Schriftelijke vragenronde 27 september 1 november - 8 en 10 november** - 6 oktober oktober Financiële rapportage 3e kwartaal november 7 december 15 december * Aanlevering bij provincie Zuid-Holland uiterlijk 15 juli ** Aanlevering bij provincie Zuid-Holland uiterlijk 15 november Nog te plannen: - Data bijeenkomsten Subcommissie Onderzoek der Rekening nog onbekend. l l Januari 201 1

Programmarekening In de programmarekening wordt verantwoording afgelegd aan bestuur en samenleving over de mate waarin in het afgelopen jaar doelen en prestaties - uit de programmabegroting -

Vergelijkbare documenten

Bestuurlijk spoorboekje planning en control 2015

Bestuurlijk spoorboekje planning en control Gemeente Velsen 17 december 2014 Inleiding In de Wet dualisering gemeentebestuur zijn de posities, functies en bevoegdheden van de Raad en het College formeel