Introductie in: Resultaatgericht Samenwerken bij Investeren en Onderhouden. November 2013 Egbert Kunst Manager Vastgoed beheer GroenWest deelnemer

Transcriptie

1 Introductie in: Resultaatgericht Samenwerken bij Investeren en Onderhouden November 2013 Egbert Kunst Manager Vastgoed beheer GroenWest deelnemer

2 Inkoop - / aanbestedingsvormen Traditioneel - Meervoudig aanbesteden - Enkelvoudig aanbesteden na selectie - Bouwteam Relatief nieuw - Prestatiegericht aanbesteden, soort Bouwteam plus

3

4 Betrokkenheid opdrachtnemer Procesfasen Betrokkenheid opdrachtnemer Traditioneel Bouwteam RGS I. Initiatieffase II. Planontwikkeling III. Planuitwerking en optimalisatie IV. Opdrachtverstrekking en uitvoeringsvoorbereiding V. Projectuitvoering VI. Oplevering VII Beheerfase/ exploitatieperiode

5 Wat beogen we met RGS? 1. Ondersteunen vraagspecificatie opdrachtgever (hoog/laag en grof/fijn) 2. Vertaalslag van kwaliteitsuitgangspunten naar prestatie-indicatoren en -eisen (meetbaar en bespreekbaar) 3. Vertaalslag naar opname 4. Terugkoppeling opnameresultaten naar uitgangspunten en eisen 5. Voorstel maatregelen en scenario s

6

7 Procesmodel RGS 0. Portefeuillebeleid I. Initiatieffase II. III. IV. Planontwikkeling Planuitwerking en optimalisatie Opdrachtverstrekking en uitvoeringsvoorbereiding V. Projectuitvoering VI. VI. Oplevering project Beheerfase exploitatie-periode

8 Fase 0. Portefeuillebeleid Strategie opdrachtgever Portefeuillebeleid Onderhoud & investeringen

9 Strategisch Organisatie doelstellingen Voorraad Asset management Visievorming en strategieën vastgoed Marktverkenningen SWOTanalyses Wijk/- buurtvisies Voorraad Financiële Meerjarenplanning Regio/stad/wijk/buurt/PMC Welke typen gebouwen, voor wie, met welke kwaliteit, waar en tegen welke huurprijs? PMC/Gebouw A Gebouw/complex strategie (bwk) Doelgroep Huur Exploitatieduur Etc.. Gebouw Property management B Spelregels & geld TB Spelregels VSB Spelregels FAB Gebouw en voorraad Operationeel Technisch beheer (TB) C D Planning & programmering TB Uitvoeringsvoorbereiding & uitvoering TB Planning & programmering VSB Uitvoeringsvoorbereiding & uitvoering VSB Verhuur/- sociaal beheer (VSB) Planning & programmering FAB Uitvoeringsvoorbereiding & uitvoering FAB Financieel/- administr. beheer (FAB) Gebouw en voorraad Gebouw en werk

10 Doelstelling afdeling Vastgoed beheer Duurzaam exploiteren over de exploitatieperiode van onze vastgoedportefeuille toegespitst op doelgroepen met de gewenste kwaliteit en zo hoog mogelijk klanttevredenheid tegen zo laag mogelijke totale (total cost of owner ship) kosten Effectief (de juiste kwalitatieve dingen doen) Efficiënt (lage beheerkosten) Hoge klanttevredenheid Zakelijk, Open en Transparant Optimaliseren door te innoveren Op basis van Samenwerking (intern en extern) Betrouwbare opdrachtgever Betrouwbare partners (controleerbaar selecteren) Sturen op minimale KPI s KSF SLA s JUNI

11 Communicerende vaten Mutatieonderhoud Reparatieonderhoud Contractonderhoud Renovatie Planmatig onderhoud Grootonderhoud JUNI

12 ONDERHOUDSBELEID Voorzieningen straat, buurt Onderhoudsbeleid Archief Referentie kwaliteit KiB Leefbaarheid Voorzieningen alg. ruimte Voorzieningen in de woning Huurverhoging Keuzevrijheid Begroting Kwaliteit fysiek en voorzieningen Technische kwaliteit Technische installatie Energetische maatregelen Gezond wonen binnen milieu ZAV Wonen en zorg Integraal Vastgoed Beheer Veiligheid regelgeving 12 12

13 Strategie: globaal Uitgangspunt complexstrategie is Hold Sell, sloop/nieuwbouw in geval van veiligheid / masterplan Sell, wanneer rendement en/of mij/klantwaarde bijdrage slecht is Tactisch: prestatie bepalen per assetklasse naar kern, type, categorie kosten, opbrengsten, rendement, waarde Prestatie complex of object lasten, opbrengsten, rendement Operationeel Binnen kaders krijgt PL opdracht om meerdere varianten/scenario s uit te werken: uitdaging is outperformance boven benchmark Olaf Piekhaar JUNI

14 1. Project draagt bij aan doelstellingen Ondernemingsplan 2. Project levert bijdrage aan opgave uit kernprofiel 3. Evenredige verdeling investering over gemeenten/kernen 4. Project draagt bij aan realiseren gemeentelijk beleid 5. Politieke druk 6. Project maakt deel uit van (prestatie)afspraken/overeenkomsten 7. verwachtingen gewekt bij gemeente/ project op agenda BO 8. Draagvlak gemeente 9. Verwachtingen gewekt bij belanghebbenden /gebruiker? 10.Draagvlak bewoners/buurt/wijk/belanghebbenden/gebruikers 11.Legitimiteit (past het project binnen wet- en regelgeving)* 12.Zijn er alternatieven binnen de kern? (met dezelfde aantallen/kwal.) JUNI

15 Cyclus Planmatig Onderhoud Proces Planmatig Onderhoud in tijd en cyclus Bij stellen labelen Complex beheerplan Afstemmen op wensen klanten en andere belanghebbende Nulmeting opdrachtnemer Uitwisselen functionele eisen Selecteren partner Aannemersselectie Opstellen concept M.J.O.P. Maart December November April Resultaat Gericht proces Besluit per complex September November uitwisselen wijzigingen Maken van scenario s Bespreken scenario s Definitieve scenario, activiteiten en prestatie eisen Definitief jaar begroting Opdracht verstrekken Verzamelen gegevens En bewoners vragen Nacalculatie Januari Bespreken activiteitenplan en planning december Evalueren Opstarten uitvoering Financieel afhandelen 15 Opleveren Bewaken uitvoering 15

16 Het projectinitiatief! Mede mogelijk gemaakt door MJOB MJIB. Blz 55 leidraad.

17 Fase I. Initiatieffase Startdocument* Selecteren opdrachtnemer Formeren ontwikkelteam Vaststellen startdocument* Voorbereidingsplanning* Kostenopgave & engineering* Raamoverkomst & afstandsverklaring *

18 Fase I. Initiatieffase Startdocument* Algemene project informatie, aandachtspunten, planning, budget alles conform de RGS principes We zijn begonnen! Bijlage 2 blz 127

19 Fase I. Initiatieffase Selecteren opdrachtnemer De beste partner voor de klus? De ketenpartner? De strategische partner? Inkopen op waarde? Selectie criteria, referentie projecten is het een pilot? Aan RGS partners worden de hoogste eisen gesteld Blz 29 en bijlage 1 blz 123

20 JUNI

21 1 e Draagvlak Algemene classificatiescore OAK Slecht Matig Redelijk Voldoende Goed Rood Oranje Geel Lichtgroen Groen Interval bij meerdere scores < 1,5 1,5 < 2,5 2,5 < 3,5 3,5 < 4,5 4,5 Kaders ê Score è 1 e Draagvlak 3 (2,9) 2 e Toegevoegde waarde vastgoedportefeuille 4 (3,6) 3 e Toekomstwaarde project 4 (3,5) 4 e Risico Project 5 (4,6) 5 e Financieel Kader 2 3 e Toekomstwaarde Project 5 e Financieel Kader Project 2 e Toegevoegde Waarde Vastgoedportefeuille 4 e Risico Project JUNI

22 Procesmodel RGS 0. Portefeuillebeleid I. Initiatieffase II. III. IV. Planontwikkeling Planuitwerking en optimalisatie Opdrachtverstrekking en uitvoeringsvoorbereiding V. Projectuitvoering VI. VI. Oplevering project Beheerfase exploitatie-periode

23 Fase II. Planontwikkeling

24 Visie en randvoorwaarden*

25 Kwaliteitsuitgangspunten*

26 Prestatie-eisen* (project en beheer) - Complexniveau - Bouwdeelniveau - Onderdelen van een bouwdeel

27 Specificeren (kwaliteit meetbaar & bespreekbaar)

28 Projectopname* (vaststellen huidige conditie)

29 Maatregelen* (vaststellen maatregelen en varianten)

30 Balanceren* (doorrekenen scenario s NCW, GPR) - Investeringskosten - Beheerkosten - Energiebesparing - Effect op woonlasten - Score op 7 thema s

31 Traditioneel werken Prestatiegericht werken Traditioneel werken Prestatiegericht werken Traditioneel werken Prestatiegericht werken Resultaat - Economisch beste plan - Faalkostenreductie - Verlaging onderhoudskosten 120% 100% 80% 100% 80% 100% 100% 79% - Verlaging beheer-/proceskosten 60% 49% - Tevreden klanten 40% 20% 0% Directe kosten Indirecte kosten opdrachtgever Indirecte kosten opdrachtnemer

32 Fase IV. Opdrachtverstrekking Optimaliseren maatregelen Keuze bewoners 70% goedkeuring Definitieve werkomschrijving (evt. DO) Gedetailleerde begroting Prijstoetsing Afsluiten overeenkomst* Model A. Model B. Model C Toezicht op het proces

33 33

34 JUNI

35 Continu verbeteren - Ontwikkelingen GroenWest &KiB JUNI

36 Afsluiting