Het Oud Hollandsch Uitbesteding Spel

Transcriptie

1 Het Oud Hollandsch Uitbesteding Spel

2 Inleiding Voor u ligt het Oud Hollandsch Uitbesteding Spel mogelijk gemaakt door Buytenshuis, een initiatief van BMC Interlink. De bedoeling is om u op een eenvoudige manier te helpen met het in kaart brengen van de kerntaken van uw eigen corporatie Het spel kan individueel gespeeld worden maar u kunt er, met behulp van een beamer, ook een half uurtje voor inruimen bij uw wekelijkse MTbijeenkomst Wij hopen dat het u stof tot nadenken geeft over de mogelijkheden en innovatieve manieren hoe u als corporatie, met behoud van de voor u kenmerkende kwaliteit en eigenheid, kunt samenwerken met marktpartijen en zo kosten kunt besparen!

3 Uitleg/ Spelregels In de volgende acht slides staan de processen/ activiteiten gebundeld die bruikbaar kunnen zijn om uit te besteden (let op: sommige processen zijn misschien voor uw corporatie minder relevant) We hebben zelf de afbakening van de processen en activiteiten bepaald aan de hand van bestaande diensten in de markt. U bent vrij om dit aan te passen of hiervan af te wijken (de achtste slide geeft de mogelijkheid om eigen processen te schetsen) Vervolgens krijgt u een keuze slide met een methode die u zal helpen om de processen voor uw corporatie op de juiste manier te categoriseren Na de uitleg van deze methodiek is het aan u om uw eigen kerntaken en DNA vast te stellen. Dit kunt u eenvoudig doen door de post-its die rechtsboven de kolom van ieder proces staan geplakt op de voor u juiste plek te plakken in de slide van uw eigen corporatie Als u dit heeft gedaan hebben wij in de laatste slides een voorzet gegeven hoe wij de recente discussie over de brede-, focus- en regie corporatie voor ons zien en kunt u bepalen hoe dat zich verhoudt met uw corporatie

4 Sociaal beheer Processen / activiteiten Deze post-its kunt u kopiëren en plakken in de slide van uw eigen corporatie verderop in dit document Dagelijks Als de post-it een Buytenshuis logo heeft biedt Buytenshuis deze dienst aan Financiële Sociaal beheer Woonfraude Overlast Huisbezoeken Ontruimingen Huurdersoverleg Leefbaarheid Dagelijks Technisch beheer Afhandelen reparatieverzoeken (24/7) Contractbeheer Controleren facturen Preventief schouwen bezit (jaarlijks) Aansturen aannemers Controle werkzaamheden aannemer Contact huurder Financiële Inboeken facturen Controleren facturen Uitbetalen betalingen Verstrekken gegevens tbv verslagen of rapportages AO/IC Projecten

5 Processen / activiteiten Planmatig en Groot Huuropzegging Financieel management Planmatig en Groot Technisch beheer Opstellen MJOB Aanmaken werkbonnen Aanbesteden en opstellen contractstukken Aansturen aannemers Toezicht Contoleren facturen Bouwtechnisch advies Huuropzegging Voor- en/of eindopname EPA-label vaststellen Bepalen verhuurbevorderende maatregelen Oplevering woning voor nieuwe huurder Financieel management Jaarbegroting Jaarrekening BTW-aangiften Waarderingen vastgoed DPI en DVI Financiële rapportages Management rapportages

6 Processen / activiteiten VvE beheer Huurincasso Servicekosten VvE beheer Bestuurlijk beheer (o.a. ALV) Financieel beheer Technisch beheer Sociaal beheer Huurincasso Nabellen storno s en achterstanden Betaalafspraken en - regelingen Uitnodigen huisbezoek Dossiervorming Inschakelen netwerk Deurwaarderszaken Servicekosten Bepalen servicekosten Offertes opvragen en beoordelen Bepalen voorschotten Verwerken servicekosten Afrekenen servicekosten

7 Processen / activiteiten Verhuur Klantenservice / KCC Verkoop Verhuur Aanbieden woningen Toetsen & selecteren kandidaten Inkomenstoets Bezichtigingen Opstellen en tekenen huurcontract Marktonderzoek Klantenservice/ KCC 1 ste lijns klantvragen 1 ste lijns reparatieverzoeken Administratie Postwerkzaamheden Verkoop Bepalen oplevering woning (bestaand bezit) Vaststellen EPA-label Bepalen verkoopbevorderende maatregelen Aanbieden woning Regelen overdracht Tekenen koopakte

8 Processen / activiteiten SVB Project ontwikkeling ICT beheer Strategisch Voorraadbeleid Toetsen realisatie Marktonderzoek Facetbeleid en wijkvisies Complex strategieën Uitwerken voorkeursvarianten Accorderen SVB Projectontwikkeling Sloop/Nieuwbouw Initiatief VO DO Bestek Realisatie ICT beheer Servicedesk Applicatie beheer Cloud services Infra en incident management

9 Processen / activiteiten Inkoop Huur Salaris Inkoop Aanbestedingen Collectieve inkoop ( voorzieningen, energie, facilitair e.d.) Leveranciersselectie Bestellen Contract- en leveranciers management Huur Administratie huurovereenkomsten Huurverhoging/- wijziging Eindafrekening Prolongatie Opvoeren nieuw bezit Huurstandenregister/ cartotheek Salaris Uitbetalen salarissen Loonbelasting Overige afdrachten Vragen salaris Onkostenvergoeding Declaraties

10 Processen / activiteiten Personeels (Groot) eigenaarsrol Mutatie Personeels In- en uitdienst tredingen Registratie van ziekte Verandering van personeels- of salarisgegevens Opstellen arbeidsovereenkomst WIA (Groot) eigenaarsrol Opstellen VvE Bepalen bruidschat Splitsen pand Behartigen belangen corporatie in VvE Mutatie Mutatie beheer

11 Processen / activiteiten Zelf in te vullen Zelf in te vullen Zelf in te vullen [Tekst] [Tekst] [Tekst] [Tekst] Zelf in te vullen Zelf in te vullen Zelf in te vullen

12 MCW-methode Must haves Dit zijn de processen of activiteiten in de binnenste schil die u beschouwt als behorende tot uw kerntaak. Deze kerntaak dient geformuleerd te worden in aansluiting op uw huidige en/of toekomstige visie uit het ondernemingsplan. Het is het DNA van uw corporatie, ongeacht de kosten die u hiervoor dient te maken. Could haves Dit zijn de processen of activiteiten in de middelste schil die dichtbij uw kerntaak/ DNA horen maar niet opwegen tegen de kosten die hiervoor gemaakt dienen te worden. Deze activiteiten kunnen uitbesteed worden en u kunt er verstandig aan doen om hierbij de mogelijkheid tot weer inbesteden open te laten/ te organiseren. Won t haves Dit zijn de processen of activiteiten in de buitenste schil die u niet beschouwt als uw kerntaak. In deze categorie vallen processen of activiteiten die niet bij uw DNA horen en die uitbesteed kunnen worden zonder dat dit ten koste gaat van waar u als corporatie voor staat. Uitbesteding moet hierbij als definitief worden beschouwd.

13 Uw corporatie Nu is het uw beurt! Plak hier de post-its uit de slides (processen en activiteiten)

14 Voorbeeld 1 Brede corporatie Sociaal beheer Huurincasso Verhuur Huuropzegging Inkoop Huur SVB Verkoop (Groot) Financieel eigenaarsrol Salaris Mutatie management Project Klantenservice VvE beheer ontwikkeling / KCC Dagelijks Financiële Planmatig en Servicekosten Groot ICT beheer Personeels

15 Voorbeeld 2 Focus corporatie Sociaal beheer Inkoop Verkoop Financieel management SVB Huuropzegging Verhuur (Groot) eigenaarsrol Project ontwikkeling Dagelijks Planmatig en Groot Mutatie Klantenservice / KCC Financiële Huurincasso Huur Salaris Servicekosten VvE beheer Personeels ICT beheer

16 Voorbeeld 3 Regie corporatie Extra: Account management/ regie rol Inkoop (Groot) eigenaarsrol SVB Financieel management Verhuur Planmatig en Groot Sociaal beheer Huurincasso Financiële Servicekosten Project ontwikkeling Huur Huuropzegging Mutatie ICT beheer Personeels Dagelijks Klantenservice / KCC Salaris

17 Voor meer informatie, kunt u contact opnemen met: Phidias Jansen Buytenshuis phidiasjansen@ bmc.nl BMC Buytenshuis info@buytenshuis.nl