Vervangingsbeleid. Versie Postbus AX Amersfoort t e.

Transcriptie

1 Vervangingsbeleid Versie Postbus AX Amersfoort t e. 1

2 Inhoud 1. Inleiding Aanleiding a. CAO PO b. Strategisch beleid Leidende principes vervangingsbeleid Conclusies Organisatie Vervanging KPOA per 1 januari Voorstel reglement Vervanging KPOA... 9 Bijlage 1. Haalbaarheidsonderzoek B1. Analyse huidige vervangingssituatie KPOA B1.1. Eigenrisicodrager B1.2 Vaste Inval Pool B1.3 Partner in Onderwijs (PiO) B1.3 Vervangingsbehoefte B2. Verkenning mogelijkheden B2a. Contractvormen B2b. Organisatie vervanging B2b1. Organisatie vervanging op schoolniveau B2b2 Organisatie vervanging op bovenschools niveau B2b3 Boven bestuurlijke organisatie (Transvita en PiO) B2b4. Combinatie van bovenstaande B2b5. Samenvatting B3. Financiële paragraaf Bijlage 2. Planning invoering vervangingsbeleid

3 1. Inleiding De Stichting voor KPOA e.o. heeft, vanuit haar verantwoordelijkheid voor een goede voortgang van het onderwijs op de scholen, haar vervangingsbeleid aangepast aan de recente wet- en regelgeving en de wensen vanuit de organisatie inzake de kwaliteit van het onderwijs en goed werkgeverschap. In deze notitie worden op basis van geformuleerde uitgangspunten als leidraad voor het maken van keuzes en een haalbaarheidsonderzoek dat bestaat uit een analyse en een verkenning van de mogelijkheden (bijlage 1) keuzes gemaakt inzake de inzet van vervanging. Dit document wordt eerst besproken in het Dibera waarna het CvB een voorgenomen besluit neemt. De personeelsgeleding van de (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad heeft instemmingsrecht ten aanzien van het vervangingsbeleid en wordt bijgaand plan voorts voorgelegd. Bij instemming wordt het vervangingsbeleid vastgesteld en in uitvoering genomen. 3

4 2. Aanleiding 2a. CAO PO Sinds 1 juli 2016 is de CAO PO van kracht. In deze CAO heeft onder andere een vertaling plaatsgevonden van de Wet Werk en Zekerheid (WWZ) naar het primair onderwijs. De afspraken over de vertaling van de WWZ gelden alleen voor het bijzonder onderwijs. Het openbaar onderwijs valt onder de ambtenarenwet en niet onder het Burgerlijk Wetboek en daarmee de Wet Werk en Zekerheid, zoals het bijzonder onderwijs. Tot 1 juli 2016 kunnen medewerkers in tijdelijke dienst worden aangesteld op een onbepaald aantal contracten. Er is wel een maximale duur voor tijdelijke contracten, te weten 36 maanden voor vervangingen, projecten, voorziening tijdelijke vacature en dergelijke. Bij een pauze van 3 maanden plus één dag begint de keten opnieuw te tellen. Daarbij is er de maximale benoemingsduur van 12 maanden voor tijdelijke benoeming met uitzicht op vast. Deze laatste is in bijzondere gevallen met maximaal een jaar te verlengen. Tijdelijke uitbreidingen van medewerkers in vaste dienst kunnen onbeperkt worden gegeven. Er is hiervoor geen maximale termijn opgenomen in de CAO PO. Vanaf 1 juli 2016 wijzigt dit voor het bijzonder onderwijs als volgt: - Bij uitsluitend vervangingsbetrekkingen van medewerkers met les- en behandeltaken maximaal 6 opeenvolgende contracten in 36 maanden en een wachttijd van 6 maanden en 1 dag. - In alle andere gevallen maximaal 3 contracten in 24 maanden en een wachttijd van 6 maanden en 1 dag. - Er is geen overgangsrecht en dat betekent dat alle contracten die zijn gesloten voor 1 juli 2016 meetellen in de keten. Daarbij is er de verplichting voor het bijzonder onderwijs en het advies voor het openbaar onderwijs om vervangingsbeleid op te stellen. In het vervangingsbeleid wordt, op basis van de historische vervangingsbehoefte, omschreven op welke manier vervanging wordt georganiseerd en met welk type contracten. Er wordt gewerkt in de volgorde van vast, vast/flexibel naar flexibel. KPOA werkt met een flexibele schil, waarvoor we met medewerkers een vaste dienstverband aangaan. Zij zijn inzetbaar via VIP of via Transvita. Vanuit de VIP zijn medewerkers inzetbaar op scholen van KPOA en via Transvita zijn ze ook inzetbaar bij besturen in de regio. De volgorde van contracten vast naar flexibel is dan als volgt: 1. Vast dienstverband op bestuursniveau met inzet op het niveau van de school, bovenschools (VIP) en boven bestuurlijk (Transvita) 2. Vast dienstverband met tijdelijke uitbreiding 3. Tijdelijk dienstverband 4. Tijdelijk dienstverband met tijdelijke uitbreidingen 5. Min-max contracten (alleen voor vervanging in de verhouding van maximaal 1:2,5) 6. Bindingscontracten (tenminste 1 uur contracten, alleen voor onvoorziene en onplanbare vervanging) 4

5 2b. Strategisch beleid KPOA schrijft op dit moment een nieuw strategisch koersplan dat per van kracht wordt. In de lopende strategische koers heeft KPOA de kernwaarden verbinding, vertrouwen en vakmanschap geformuleerd. Dit betekent dat alle gedragingen van medewerkers, uitvoering van beleid en uitingen door KPOA gebaseerd zijn op deze waarden. Op het gebied van onderwijs zijn in de strategische koers de volgende uitgangspunten beschreven: Goed onderwijs is geen eenduidig begrip. Het is de taak van de school om hier betekenis aan te geven, gegeven de maatschappelijke realiteit en gericht op de toekomst: - Onze leerlingen beschikken over goede basisvaardigheden op het gebied van taal, lezen en rekenen - Ze ontwikkelen een kritische en onderzoekende houding - Ze zijn (mede) eigenaar van hun eigen leerproces - Ze beschikken over sociale vaardigheden, zijn coöperatief en gericht op samenwerken met anderen Op het gebied van personeelsbeleid zijn in de strategische koers de volgende uitgangspunten beschreven: Leerkrachten zijn eigenaar van hun eigen leerproces en zijn er zelf verantwoordelijk dat zij over die competenties beschikken die nodig zijn om leerlingen voor te bereiden op een volwaardig plaats in de maatschappij. Dat betekent: - Leerkrachten participeren waar mogelijk in professionele leergemeenschappen - Ze zijn competent en voldoen aan de normen die van een KPOA-leerkracht wordt gevraagd - Ze zijn meer gericht op leren dan op onderwijzen - Ze zijn professional en gedragen zich professioneel - Ze sturen op een goede relatie met hun leerlingen, hun ouders en hun collega s - Ze zijn open en transparant in de dingen die ze doen of laten In het loopbaanbeleidsplan dat in juni 2016 is vastgesteld zijn deze uitgangspunten verder uitgewerkt. 5

6 3. Leidende principes vervangingsbeleid Bij het bepalen van het vervangingsbeleid wil KPOA een oplossing bieden voor alle vervangingsvragen, zoals vervanging voor ziekteverzuim ouderschapsverlof, zwangerschapsverlof, studieverlof, rechtspositioneel verlof (verlof o.b.v. hoofdstuk 8 CAO PO), verlof voor duurzame inzetbaarheid, etc. De belangrijkste doelstelling is dat de vervanging zo georganiseerd wordt dat het primair proces op de scholen doorgang kan vinden. Kort gezegd: de vervangingsbehoefte van scholen moet worden ingevuld. De leidende principes die KPOA hanteert voor vervangingsbeleid zijn: De kwaliteit van het onderwijs staat voorop; Binnen KPOA zijn we samen verantwoordelijk voor kwaliteit van onderwijs op alle scholen; Medewerkers in een vervangingsbetrekking worden gevolgd en gestimuleerd in hun ontwikkeling. KPOA heeft medewerkers in een flexibele schil (VIP en Transvita) voor maximaal 70% van de vervangingsbehoefte, voor de overige blijven we gebruik maken van de gebruikelijke instrumenten. Medewerkers in de flexibele schil, worden altijd als eerste ingezet bij een vervangingsvraag. Zo min mogelijk administratieve last voor de schoolleiding met betrekking tot vervangingsproblematiek. 6

7 4. Conclusies Conclusie van de bevindingen, op basis van een gedegen analyse van de vervangingsbehoefte, de vervangingspraktijk en de leidende principes is, dat handhaven van de combinatie van bovenschools en boven bestuurlijk inzetten van vervangingen het best past bij KPOA. Door dit beleid als zodanig vast te leggen verwacht KPOA dat de voortgang van het onderwijs geborgd is en de kwaliteit van de vervanging wordt gestimuleerd. Het beleid zal worden toegelicht in het Dibera en voorts in de P(G)MR teneinde instemming te verkrijgen over de keuzes die worden voorgesteld. In de planning in bijlage 2 zijn de acties en termijn opgenomen. 7

8 5. Organisatie Vervanging KPOA per 1 januari 2017 KPOA wenst hetgeen nu goed geregeld is, te behouden en daarbij haar doelstellingen inzake vervanging te realiseren door: - Organisatie: bovenschools/boven bestuurlijke combinatie - Eigen Risicodragerschap Vervangingsfonds - Contractvormen o Vanuit het belang van het binden en boeien van medewerkers in de huidige tijd van krapte op de arbeidsmarkt past KPOA de contractvormen 1 t/m 4 uit de blokkendoos van de POraad toe. - Aanpalend (personeels-) beleid o KPOA heeft medewerkers in een flexibele schil (VIP en Transvita) voor maximaal 70% van de vervangingsbehoefte, voor de overige blijven we gebruik maken van de gebruikelijke instrumenten. o De aansluiting bij Transvita is gerealiseerd. o De school is verantwoordelijk voor het melden van vervangingsvragen bij PiO, zoals nu ook aan de orde is. Bij een vervangingsvraag meldt de directie van de school dit bij PiO; PiO levert een vervanger. De vaste vervangers van KPOA hebben daarbij voorrang; De vervanger komt/is in dienst bij KPOA of wordt naar KPOA gedetacheerd en is in dienst van een ander schoolbestuur; Het transfercentrum houdt zicht op voorkomen ongewenste verplichtingen WWZ; o Ook voor vervanging van niet onderwijzend personeel dient een melding te worden gedaan bij PiO. o Voor vervanging van of door directeuren/mt-leden legt de directeur een verzoek voor aan het CvB. o In het kader van de risico s ketenbeding WWZ is het zaak dat directeuren niet ook zelf leerkrachten aantrekken. Mocht deze leerkracht ook al op een andere school via de transferpool zijn aangetrokken dan kunnen er ongewenste verplichtingen ontstaan. o Directies van scholen moeten bekend zijn met die benoemingen die volgens het Participatiefonds ook echt vervangingen zijn om te voorkomen dat er WW en WOPO kosten ontstaan. Een en ander wordt neergelegd in een reglement. Zie hoofdstuk 6. o Het volgen en stimuleren van de ontwikkeling van vervangend personeel wordt voor de externe poolmedewerkers verzorgd door medewerkers van Transvita. Voor de interne pool is een coördinator aangesteld die de medewerkers volgt en stimuleert in de ontwikkeling. o Het is van belang het verzuim te monitoren, wat op de gebruikelijke manier blijft gebeuren via ziekmelding en begeleiding door de beleidsmedewerker personeel. o Ook de vervangingsvraag dient gemonitord te worden. In overleg met de salarisadministratie en de controller zal bekeken worden op welke wijze de vervangingsgegevens, bij voorkeur via de kwartaalcijfers, geleverd kunnen worden. De kosten van vervanging worden op een aparte grootboekrekening geboekt. o In 2017 worden de afspraken geëvalueerd en wordt bekeken of het op schoolniveau neerleggen van budget en verantwoordelijkheid een optie is. o Werven van kwalitatief goede medewerkers voor vervangingen is de verantwoordelijkheid van alle leidinggevenden binnen KPOA. o De sollicitatieprocedure voor de flexibele schil wordt uitgevoerd door de beleidsmedewerker P&O. o Directeuren melden talentvolle studenten en invallers aan P&O ten behoeve van de werving. 8

9 6. Reglement Vervanging KPOA 1. Alle vervanging van onderwijzend en ondersteunend personeel vindt plaats via PiO. 2. Indien PiO geen geschikte kandidaat kan leveren mag de school uit eigen netwerk een medewerker aantrekken mits deze voor inzet wordt aangemeld bij PiO. Dit omdat een school niet kan weten of de medewerker ook niet binnen de afgelopen maanden op een van de andere scholen heeft gewerkt en het noodzakelijk is ongewenste verplichtingen te voorkomen. 3. Alleen vervanging welke door het *Participatiefonds wordt gezien als vervanging mag als vervangingsaanstelling aangegaan worden. Vervanging voor onderstaande gronden van afwezigheid wordt aangemerkt als vervanging in de zin van het reglement Participatiefonds: 1. Ziekteverlof als bedoeld in de ZAPO; 2. Schorsing als bedoeld in de artikelen 3.15 tot en met 3.19 CAO-PO. 3. Gecompenseerd vakantieverlof indien het zwangerschaps- en bevallingsverlof van de vrouwelijke werknemer dat samenvalt met de verlofperiode van de vakanties. (Art. 8.1 CAO- PO) 4. Vakantieverlof op grond van artikel 8.2, achtste lid van de CAO PO: indien werknemer in een schooljaar door ziekte minder dan 20 dagen vakantieverlof heeft genoten, heeft hij recht op (het restant van) het wettelijk minimum aan vakantiedagen als bedoeld in artikel 7:634 lid 1 BW 5. Verlof dat door het bevoegd gezag met toepassing van artikel 8.6 CAO-PO opnieuw wordt verleend. 6. Betaald dan wel onbetaald buitengewoon verlof (artikelen 8.7, 8.8, 8.9, 8.11, 8.12, 8.13 en 8.15 CAO-PO). 7. Buitengewoon verlof als bedoeld in artikel 8.18 CAO-PO voor zover verleend met behoud van salaris. 8. Betaald dan wel onbetaald ouderschapsverlof (artikelen 8.19, 8.20 en 8.21 CAO-PO). 9. Verlof wegens zwangerschap en/of bevalling. 10. Studieverlof van de leraar die gebruik maakt van het Scholingsfonds als bedoeld in het Definitief akkoord Convenant Leerkracht van Nederland van 1 juli Levensloopverlof (Art CAO-PO) 12. Spaarverlof (Art CAO-PO) 4. Mocht er van vervanging sprake zijn welke niet onder de definitie van vervanging volgens het Participatiefonds valt dan is vooraf overleg met het bestuurskantoor over invulling van de afwezigheid verplicht. Vervanging kan niet als vervanging worden aangemerkt als er sprake is van vervanging voor: a. Regulier studieverlof; b. Verlof in het kader van de overgangsregeling BAPO; c. Verlof in het kader van het bijzonder budget voor oudere werknemers; d. Tijdelijk extra werkzaamheden; e. Overige zaken die niet onder artikel 3 van dit reglement vallen. 5. Bekostiging vervanging: a. Vervanging als genoemd in art. 3.1 en 3.2 worden bekostigd vanuit een gezamenlijk budget. b. De overige vervangingen worden ten laste van de schoolexploitatie gebracht 9

10 Bijlage 1. Haalbaarheidsonderzoek B1. Analyse huidige vervangingssituatie KPOA Leidinggevende hebben binnen KPOA de mogelijkheid om vervanging in te zetten 1. Vanuit de eigen geledingen; 2. Vervanging door de duo-partner of een andere collega; 3. De Vaste Inval Pool (VIP) en Partners in Onderwijs (PiO); 4. Transvita. De mogelijkheid vervangingen in te zetten buiten deze vier opties is lastig. Dit heeft te maken met de invoering van de Wet Werk en Zekerheid (WWZ) die beperkingen oplegt ten aanzien van het maximaal aantal tijdelijke aanstellingen dat een medewerker mag krijgen voor hij/zij in aanmerking komt voor een vast dienstverband. Om de invoering van de WWZ goed vorm te geven is afgesproken dat alle vervangingen via PiO worden geregeld. Het is nog steeds mogelijk een duo-partner in te zetten, maar dan wel via PiO. B1.1. Eigenrisicodrager KPOA is sinds eigen risicodrager en daardoor vervallen de bepalingen die het Vervangingsfonds (VF) in haar reglementen opneemt. Het betekent dat KPOA geen premie meer betaalt aan het VF en dat zij middelen heeft om flexibel om te gaan met inzet van vervangers en ruimte heeft voor het inrichten van een Vaste Inval Pool met eigen medewerkers. B1.2 Vaste Inval Pool De vaste invallers van KPOA, de VIP ers, worden ingezet op tijdelijke of langdurige vervangingen, denk aan ziekte, zwangerschapsverlof etc. We zien eigenlijk dat de medewerkers van de VIP vanaf september al worden ingezet op langdurige vervangingen en dat er nauwelijks mogelijkheden zijn op medewerkers van de VIP op korte vervangingen te plaatsen. Ook merken we dat VIP medewerkers snel instromen in formatieve vacatures binnen de scholen, daardoor is het aanbod van VIP ers voor vervangingen in de loop van het schooljaar beperkt. De coördinator van de VIP, heeft in dezelfde periode alle VIP ers nagenoeg 100% kunnen inzetten. KPOA zet het eerder ingezette beleid met betrekking tot de flexibele schil in het schooljaar voort. Medewerkers voor wie, door leerling daling, geen formatieve ruimte op een school is, worden in de Vaste Invalpool (VIP) opgenomen. Ook kunnen medewerkers zelf een verzoek doen om geplaatst te worden in de VIP. KPOA kiest er in dit schooljaar voor om de flexibele schil te vergroten tot maximaal 15 FTE. Onderzoek naar de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt, de ontwikkeling van het leerlingaantal van KPOA en de verwachte uitstroom door natuurlijk verloop, waaronder uitstroom door pensioen, bieden de verwachting dat we vanaf het kalenderjaar 2017 met krapte van personeel te maken zullen krijgen. Door nu al te investeren en goed gekwalificeerd personeel te binden aan KPOA verwachten we deze krapte op te kunnen lossen. B1.3 Partner in Onderwijs (PiO) In de maanden waarin de griepgolf plaatsvindt, is het moeilijk om vervanging te regelen via PiO. Een aantal keren hebben scholen leerlingen naar huis moeten sturen omdat er geen invaller beschikbaar was. Het gaat in ieder geval om de Aloysiusschool, de Michaelschool, de Langenoord, de Josephschool, de Malelande en DOK12. Van de overige scholen is geen opgave bekend, daarom zullen we dit onderdeel in het KPOA café over de evaluatie ERD nader onderzoeken. 10

11 Het vinden van de juiste invallers wordt echter ook verder bemoeilijkt door het feit dat er mogelijk wel leerkrachten waren die zouden kunnen invallen, maar die vanwege de Wet werk en Zekerheid niet op een KPOA school konden invallen, omdat KPOA anders ongewenste contractuele verplichtingen zou opbouwen met deze leerkrachten. Aan de andere kant merkt PiO ook dat leerkrachten soms kiezen om een kortdurende vervanging niet aan te nemen, omdat dit hun keten van vervangingen snel doet oplopen. Vervangers kiezen dan bewust voor langere vervangingsopdrachten. We zien dat alle besturen, vanwege deze wetgeving, hun vervangingen via PiO laten lopen. PiO heeft in de afgelopen periode een toename van het aantal aanvragen voor vervangingen met 54,7% zien stijgen. Als we kijken naar de vervangingsbehoefte van KPOA in de periode 1 augustus 2015 tot en met 31 maart 2016, zien we dat KPOA 1098 vervangingsverzoeken gedaan bij PiO. PiO heeft 846 aanvragen kunnen honoreren en 252 aanvragen, dat is 23% van het aantal aanvragen niet kunnen invullen. Daarnaast is het ook lastig gebleken om invallers te vinden voor het speciaal onderwijs en voor scholen met en ander onderwijsconcept. Met name het vinden van goede invallers voor de Michaelschool en DOK12 blijft lastig. B1.4 Vervangingsbehoefte In een speciale rekentool waarin de verzuimcijfers en de vervangingsvragen van het afgelopen schooljaar als rekeneenheid zijn gehanteerd is de vervangingsbehoefte van KPOA in kaart gebracht. Als we kijken naar de totale vervangingsbehoefte dan zijn de cijfers als volgt: Overzicht vervangingsbehoefte In uren Augustus September Oktober November December Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Totaal 1 Ziekteverlof kort (korter dan 1 week Ziekteverlof middellang (1 tot 6 weken) Ziekteverlof lang (langer dan 6 weken) Zwangerschaps- en bevallingsverlof /6 Ouderschapsverlof, betaald en onbetaald Verlof i.v.m. duurzame inzetbaarheid en overgangsregeling BAPO, hoofdstuk8a cao Verlof i.v.m. professionele ontwikkeling, paragraaf 9.7 cao a Kort buitengewoon verlof, paragraaf 8.7 cao (planbaar) 9b Kort buitengewoon verlof, paragraaf 8.7 cao (niet planbaar) 9c Kort buitengewoon verlof, paragraaf 8.8 cao (calamiteiten) Langdurig zorgverlof, zonder behoud van salaris Lang buitengewoon verlof, zonder behoud van salaris Vakantieverlof, voor zover niet tijdens de schoolvakanties Schorsing en ontslag op staande voet Netto vervangingsbehoefte in uren Vervangingsbehoefte in dagen Vervangingsbehoefte in fte 10,29 35,78 30,93 38,25 32,11 33,16 32,15 40,57 28,97 36,85 36,79 21,45 377,30 Kort samengevat is de totale vervangingsbehoefte van KPOA FTE op schooljaarbasis. Dat is gemiddeld ruim 31 FTE per maand. Deze berekening vraagt wel een nuancering, deze berekening is namelijk gebaseerd op alle mogelijke vormen van verzuim en verlof. In de praktijk worden vervanging van zwangerschapsverlof (4), 11

12 rechtspositioneel verlof (9) en verlof i.v.m. persoonlijke ontwikkeling (8) niet altijd volledig ingevuld. Er worden ook andere oplossingen gezocht en toegepast. Verlof in verband met duurzame inzetbaarheid en overgangsregeling BAPO (7) worden binnen KPOA opgelost door formatieve ruimte in de school doordat het verlof bovenschools wordt bekostigd. Datzelfde geldt voor ouderschapsverlof (5/6). Hiervoor heeft KPOA een budget voor gemeenschappelijke risico s opgenomen in de begroting. Verlof zonder behoud van salaris (10 en 11) geeft de school budget in de loonkosten om een vervanger aan te stellen. Voor KPOA geldt daarom dat de vervangingsbehoefte kan worden bepaald door de verlof en verzuim soorten met de nummer 1 t/m 4 en 13 te berekenen. Overzicht vervangingsbehoefte In uren Augustus September Oktober November December Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Totaal 1 Ziekteverlof kort (korter dan 1 week Ziekteverlof middellang (1 tot 6 weken) Ziekteverlof lang (langer dan 6 weken) Zwangerschaps- en bevallingsverlof /6 Ouderschapsverlof, betaald en onbetaald 0 7 Verlof i.v.m. duurzame inzetbaarheid en overgangsregeling BAPO, hoofdstuk8a cao 0 8 Verlof i.v.m. professionele ontwikkeling, paragraaf 9.7 cao 0 9a Kort buitengewoon verlof, paragraaf 8.7 cao (planbaar) 9b Kort buitengewoon verlof, paragraaf 8.7 cao (niet planbaar) 9c Kort buitengewoon verlof, paragraaf 8.8 cao (calamiteiten) 10 Langdurig zorgverlof, zonder behoud van salaris 0 11 Lang buitengewoon verlof, zonder behoud van salaris 0 12 Vakantieverlof, voor zover niet tijdens de schoolvakanties 0 13 Schorsing en ontslag op staande voet Netto vervangingsbehoefte in uren Vervangingsbehoefte in dagen Vervangingsbehoefte in fte 8,39 11,26 11,80 13,73 12,20 13,25 13,79 15,26 12,32 13,44 13,23 10,42 149,09 Kort samengevat is op basis van deze nieuwe berekening de totale vervangingsbehoefte van KPOA FTE op schooljaarbasis. Dat is gemiddeld ruim 12 FTE per maand. Uiteraard is niet iedere maand hetzelfde, in de piek periode is de vervangingsbehoefte ruim 15 FTE per maand. Daarmee wordt duidelijk dat de vervangingsbehoefte van KPOA 30 FTE per maand is. Daarvan zijn ongeveer 15 FTE nodig voor vervanging van langdurige vervangingen en 15 FTE voor vervanging van ziekte en zwangerschapsverlof. Met alle berichten over het dreigend tekort aan leerkrachten en de ervaring van afgelopen jaar met het gebrek aan vervangers is dit een signaal. Bovenstaande betekent dat KPOA een flexibele pool zou moeten hebben van 15 FTE voor de vervangingen van ziekte- en zwangerschapsverlof. 12

13 B2. Verkenning mogelijkheden Inzake het organiseren van het vervangingsbeleid zijn er verschillende mogelijkheden. KPOA maakt uit deze mogelijkheden haar keuzes gebaseerd op de door haar geformuleerde leidende principes en de resultaten van de analyse. B2a. Contractvormen In de handreiking Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs vanaf 1 juli 2016 van de PO-raad zijn de volgende vervangingsmogelijkheden opgenomen. Deze mogelijkheden houden veelal direct verband met de contractvormen die kunnen worden gehanteerd. Vervangingsmogelijkheden 1. Werkzaamheden worden door de afwezige medewerker op een later tijdstip zelf uitgevoerd (al dan niet binnen de al overeengekomen werktijd) 2. Werkzaamheden worden overgenomen door een reeds ingeroosterde medewerker 3. Werkzaamheden worden overgenomen door een medewerker die gepland verlof verzet 4. Inzet van een medewerkers voor vervangingswerk in vaste dienst (VIP) 5. Inzet van een medewerker uit een regionale vervangingspool (PiO personeel) 6. Detachering van een medewerker vanuit een ander schoolbestuur (Transvita) 7. Tijdelijke uitbreiding van de aanstelling c.q. benoeming van een medewerker die reeds in tijdelijke dienst is (tijdelijke taakuitbreiding) 8. Tijdelijke uitbreiding van de aanstelling c.q. benoeming van een medewerker die reeds in vaste dienst is (tijdelijke taakuitbreiding) 9. Aanstelling c.q. benoeming in een tijdelijk dienstverband met vaste einddatum t.b.v. diverse vervangingswerkzaamheden 10. Aanstelling c.q. benoeming in een tijdelijk dienstverband t.b.v. één specifieke verlofsituatie voor de duur van die verlofsituatie 11. Flexibele inzet van medewerkers 12. Inzet van een uitzendkracht 13. Inhuur van interim personeel (geen zzp-ers) 14. Payrolling 15. Noodmaatregelen (zoals het samenvoegen van groepen) Voor de inzet van ZZP ers heeft KPOA de volgende richtlijnen geformuleerd: KPOA wil een zo flexibel mogelijke organisatie zijn die personeel inzet op de plaatsen en momenten waar de expertise nodig is. Hierbij is het uitgangspunt dat we in het kader van boeien en binden de medewerkers met talenten zoveel mogelijk vanuit de organisatie benutten. Omdat dit ruimte biedt aan talentontwikkeling. Is er geen mogelijkheid om talent uit de organisatie te benutten kunnen we ertoe over gaan om ZZP ers in te zetten. Ook voor schoolontwikkeling of voor teamscholing kan KPOA gebruik maken van de inzet van ZZP ers. Hiermee kopen we specifieke expertise in, waarbij de ZZP er een duidelijke en specifieke opdracht krijgt. Deze opdracht wordt vastgelegd in een overeenkomst. Op basis van deze overeenkomst stuurt de ZZP er een factuur voor de geleverde diensten. Richtlijnen voor inzet van ZZP (rekening houdend met veranderde fiscale regelgeving) - Tijdens of aansluitend aan een dienstverband bij KPOA kan een medewerker niet worden ingezet als ZZP er bij KPOA. - Een ZZP er mag voor maximaal 30% van zijn/haar omzet voor KPOA werken. 13

14 - Een ZZP er wordt ingezet voor andere werkzaamheden dan KPOA medewerkers, hij/zij kan dus bijvoorbeeld niet worden ingehuurd als leerkracht. - Indien voor RT werkzaamheden gebruik gemaakt wordt van een ZZP er dan kan dat geen KPOA collega zijn, maar bijvoorbeeld wel een Meerkring of PCBO collega. - Het samenwerkingsverband kan bemiddelen tussen school/bestuur en ZZP er voor de uitvoering van arrangementen voor speciale leerling zorg. De handreiking Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs vanaf 1 juli 2016 besluit met de afspraak in het cao-akkoord voor wat betreft de volgorde die een bestuur wordt geacht aan te houden bij het zoeken naar oplossingen voor vervangingsvraagstukken. De PO-raad heeft dit uitgewerkt in onderstaande blokkendoos. Reguliere arbeid, projectarbeid en vervangingsarbeid integraal beschouwd (Blokkendoos) 7. Uitzendarbeid en Payroll 6. Bindingscontracten 5. Min/max-contracten 4. Tijdelijke uitbreidingen 3. Tijdelijke contracten 2. (Boven)bestuurlijke pool 1. Medewerkers vast in dienst voor vervanging B2b. Organisatie vervanging De verantwoordelijkheid voor en de budgettering (geld volgt verantwoordelijkheid) van het vervangingsvraagstuk kan op diverse niveaus worden neergelegd. Op schoolniveau, op bovenschools niveau, boven bestuurlijk of een combinatie van deze. In deze paragraaf staan de voor- en nadelen beschreven van de diverse niveaus. B2b1. Organisatie vervanging op schoolniveau Indien de verantwoordelijkheid en bekostiging van de vervanging volledig wordt neergelegd bij de scholen zou die plaats kunnen vinden door aan de scholen budget voor extra formatie toe te voegen. Scholen kunnen daarmee een vaste vervanger of vaste vervangers aantrekken. Voordeel: Scholen hebben een vaste medewerker die bekend is met en in de school en van wie het functioneren goed gevolgd kan worden. Doordat de scholen zelf verantwoordelijk zijn voor de bekostiging van de vervanging is maximale aandacht voor het voorkomen van verzuim en het maken van kosten gewaarborgd. Nadeel: De vervangingsbehoefte laat zich niet sturen. Als er minder vervangingsbehoefte is dan kan de medewerker werkzaamheden op de school verrichten. Dat is prettig, maar duur voor de school. Mocht de vervangingsvraag groter zijn dan de vervangingsvoorziening op de school dan heeft de school geen opties om noodmaatregelen te nemen. Dit is onwenselijk. Doordat er toch iemand in de school rondloopt kan het voor directies makkelijker zijn verloven toe te kennen. Dat is niet een gewenst effect. Als vervanging nodig is moet dat ingezet kunnen worden. Het uitgangspunt blijft voorts dat wanneer er leerlingen zijn de leerkracht er is voor deze leerlingen. Het is ongewenst meer gezichten voor de klas te hebben dan strikt noodzakelijk. De vervangingsmedewerker zal snel een vast dienstverband hebben. Bij beleidswijzigingen kan er dan niet makkelijk afscheid worden genomen van een dergelijke medewerker. 14

15 Het volgen van de behoefte aan vervanging is lastiger dan dat de vervanging vanuit één loket wordt georganiseerd. Wat als er behoefte is aan een assistent of een directeur of een specialistische functie? Het laten rondlopen van een extra medewerker voor een niet-leerkracht functie is duur. Daarbij is er het risico op het afwijzen van vergoedingsverzoeken door het Participatiefonds. Als een vervanging wordt georganiseerd voor een situatie waarbij er eigenlijk geen sprake is van een vervanging volgens de definitie van het Participatiefonds dan zal het Participatiefonds afwijzen en zal de WW en WOPO doorbetaald moeten worden. Het ligt in de rede dat de gevolgen van het nemen van verantwoordelijkheid voor de vervanger ook inhoudt dat de school verantwoordelijk is voor dergelijke zaken. Deskundigheid inzake verplichtingen CAO, WPO, Participatiefonds en ontwikkelingen op dit terrein is bij deze werkwijze op schoolniveau noodzakelijk, KPOA heeft deze kennis centraal georganiseerd. B2b2 Organisatie vervanging op bovenschools niveau In geval de organisatie op bovenschools niveau plaatsvindt zal daar capaciteit moeten worden vrijgemaakt om de vervangingsvragen te verwerken, te matchen en te zorgen voor controle WWZ/cao en Participatiefonds. Voordeel: - Managementinformatie over vervanging is makkelijker te genereren wat het volgen van de vervanging eenvoudiger maakt. - Er is één schakelpunt dat afspraken en procedures bewaakt. Dit draagt bij aan de kwaliteit. - Het borgen van deskundigheid is eenvoudiger. - Eenduidigheid van toepassing van beleid. Nadeel: - Er wordt een verantwoordelijkheid uit handen genomen over een stuk bedrijfsvoering dat op schoolniveau ligt. - Er moet capaciteit worden vrijgemaakt op bestuursniveau. Dit werkt kostenverhogend. - Er moet een pool worden samengesteld. De vraag is of deze groot genoeg is om pieken op te vangen. B2b3 Boven bestuurlijke organisatie Het boven bestuurlijk neerleggen van verantwoordelijkheden voor vervanging betekent veelal de aansluiting bij een transfercentrum. KPOA betaalt een bijdrage voor het regelen van vervanging bij vervangingsvragen. De controle op verplichtingen vindt voornamelijk boven bestuurlijk plaats. Voordeel: - De administratieve last ligt elders. Wel moeten de scholen van -bestuur- zich houden aan het kader van de gezamenlijke schoolbesturen voor de uitvoering; - De controle WWZ, cao, Participatiefonds is geborgd. Nadeel: - De transfercentra leveren veelal alleen leerkrachten, geen OOP of directie; - De transfercentra handelen veelal nog volgens richtlijnen Vervangingsfonds. Omdat KPOA eigen risicodrager is hoeft zij daar geen rekening meer mee te houden. Dit moet voor het transfercentrum uitvoerbaar zijn. - Specifieke schooleigen vereisten (denominatie of onderwijsvarianten zoals ontwikkelingsgericht onderwijs, daltononderwijs) kunnen veelal niet worden meegenomen. 15

16 B2b4. Combinatie van bovenstaande Een aantal nadelen van bovenstaande opties plus daarbij een betere aansluiting bij de feitelijke situatie van KPOA nu is op te lossen door te werken met een combinatie van bovenstaande mogelijkheden. B2b5. Samenvatting In onderstaand schema staan de diverse organisatievormen en de voor- en nadelen samengevat. Schema organisatie vervangingsbeleid Te organiseren Voordelen Nadelen Bovenschools (flexibele schil in eigen beheer) Schools en wel door de school extra formatie te laten aanstellen van budget Boven bestuurlijk Deel schools/ Bovenschools Een schakelpunt, (medewerker vrij roosteren) Een registratiesysteem Kaders/regels voor scholen voor declaratie Principe-uitspraken inzake wel/niet naar huis sturen etc. Aanname formatie voor vervanging Bepalen wat als reserve voor noodgevallen wordt weggezet (inhuur uitzendarbeid oid) Bovenschools principeuitspraken inzake wel/niet naar huis sturen etc Samenwerkingsovereenkomst afsluiten en budget overmaken naar poolorganisatie Afspraken maken over oa volgen functioneren vervanger Vastleggen wat schools/wat bovenschools (bijvoorbeeld noodfonds) Budget splitsen en precies omschrijven wat waaronder valt Centrale regie instellen voor bovenschoolse vragen Benutting is goed te volgen Bijsturen beleid, MI genereren is makkelijker Registratie eenvoudiger (kennis op 1 plek, kwaliteit) Eenduidigheid toepassen beleid Bijhouden andere verplichtingen (WWZ op termijn) goed mogelijk Ontlasting directies doordat voor hen zaken worden geregeld Een school krijgt wat hij nodig heeft (geen max anders dan max bestuur) Geen extra administratie bij een vervangingsvraag Vrijheid scholen optimaal Incentive om verzuim aan te pakken groot omdat gevolgen direct gevoeld worden Volgen functioneren vervanger is makkelijker want op 1 school Administratieve last elders WWZ kan, zodra aan de orde, goed gevolgd worden Controle cao, PF geborgd Vrijheid scholen om zelf te bepalen hoe inzet te organiseren Bij pieken is er een oplossing Minder vrijheid scholen Minder remmende werking inzake declareergedrag scholen Volgen functioneren vervanger lastiger doordat op diverse scholen wordt gewerkt Pool samenstellen op bestuursniveau die voldoende omvang heeft is lastig te organiseren Capaciteit op bestuursniveau vrijmaken Max budget per school, wat doen het op is of bij pieken in verzuim Kleine scholen dus grote spreiding geld. Risico op maximaliseren budgetten Bij geen vervangingsvraag extra handen in de school kan dure optie zijn Verplichtingen aan mdws, kennis van regels en ontwikkeling moet paraat zijn op alle scholen Wat te doen bij vervanging OOP-functies ed. Houden aan regels transferpool Minder vrijheid scholen Weinig zeggenschap over wie er de school in komt (wisselingen) Veelal alleen voor OP, geen OOP Calculerend gedrag Registratie /sturing minder makkelijk Kennis risico s moet op alle scholen aanwezig zijn eenvoudiger (kennis op 1 plek) 16

17 B3. Financiële paragraaf In 2016 zijn de vervangingskosten als volgt opgenomen in de prognose: Premie voor vervangingskosten Vervangingskosten voor ziekte en schorsing ten laste van KPOA Kosten VIP die niet declarabel zijn ± In de VIP zitten in dit schooljaar 11 FTE, deze medewerkers worden vrijwel volledig ingezet voor langdurige vervangingen ten laste van de school budgetten, bijvoorbeeld vervanging van ouderschapsverlof en zwangerschapsverlof. Deze inzet zien we al zolang KPOA een VIP heeft, het is gerechtvaardigd om de aanname te doen dat dit ook in 2017 zo zal zijn. Voor 2017 geldt het volgende voorstel Premie voor vervangingskosten Inzet 15 FTE flexibel inzetbaar personeel voor ziektevervanging Inzet tijdens griepgolf en voor kosten VIP (± ) Naast de 15 FTE voor flexibel inzetbaar personeel voor ziektevervanging, wordt de VIP aangevuld met 10 FTE voor inzet voor langdurige vervanging ten laste van de school budgetten, bijvoorbeeld vervanging van ouderschapsverlof en zwangerschapsverlof. Risico s Het grootste risico is dat KPOA kosten maakt die de premie overschrijden, dit kan ontstaan door: 1. Niet inzetbaar maken van personeel in de flexibele schil 2. Vervangingsbehoefte wordt minder door een dalend ziekteverzuim Deze risico s kunnen we verkleinen door de medewerkers in de flexibele schil te plaatsen in Transvita, daardoor zijn de loonkosten via een detacheringsovereenkomst te declareren bij andere besturen op regionaal niveau. Het aanstellen van studenten voor vervanging als onderwijsassistent kan ervoor zorgen dat de loonkosten voor vervangingen lager zijn dan bij het aanstellen van alleen gediplomeerde leerkrachten. Daarnaast zijn de prognoses voor uitstroom door AOW als onderstaand. De verwachting is dat door deze uitstroom vacatures zullen ontstaan die ingevuld kunnen worden door medewerkers in de flexibele schil FTE FTE FTE FTE 3. De flexibele schil is niet afdoende voor de vervangingsbehoefte Dit risico kunnen we verkleinen door deel te nemen aan Transvita, daardoor kunnen we vervangers inzetten doormiddel van een detacheringsovereenkomst met besturen op regionaal niveau 17

18 Bijlage 2. Planning invoering vervangingsbeleid Actie Actie door Termijn Bijzonderheden Opstellen Beleidsmedewerker P&O Augustus 2016 Vervangingsbeleid KPOA Voorleggen concept vervangingsbeleid aan Dibera Beleidsmedewerker P&O 15 november 2016 Bespreken leidende principes en uitvoering Voorleggen beleid aan CvB ter (voorlopige) besluitvorming Voorleggen concept vervangingsbeleid aan GMR Voorleggen beleid aan CvB ter besluitvorming Uitvoering initiëren en organiseren Beleid ingevoerd Beleidsmedewerker P&O 10 oktober 2016 Hoewel het beleid nog niet is vastgesteld zal deze al wel deels worden uitgevoerd vanwege de wijzigingen in wet- en regelgeving per 1 juli 2016 CvB November 2016 Ter instemming voor PGMR Beleidsmedewerker P&O Begin december 2016 Schoolleiders en beleidsmedewerker P&O Uiterlijk op 1 januari 2017 Hoewel het beleid nog niet is vastgesteld zal deze al wel deels worden uitgevoerd vanwege de wijzigingen in wet- en regelgeving per 1 juli