paraaf chef: kopie aan: Zoekopdracht formatiereductie dienst Bestuur/CCFB 3e ronde

Transcriptie

1 NOTA dienst: Dienst Bestuur datum: 29 mei 2012 registratienummer: B/ afdelingsnaam: DB/P&C steller: C. Pothuizen paraaf chef: kopie aan: onderwerp: Zoekopdracht formatiereductie dienst Bestuur/CCFB 3e ronde nota voor burgemeester en wethouders 1. Inleiding De dienst Bestuur en CCFB krimpen de komende jaren in totaal met 24 fte. Deze inkrimping is gesplitst in twee rondes: 12,04 fte in de 2 e ronde, gerelateerd aan de besluitvorming in de Zomernota 2011 en 11,93 fte in de 3 e ronde (besluitvorming Zomernota 2012). In een volgende ronde zal, zoals aangegeven in de visie nota Slank en Hoogwaardig, bezien worden in hoeverre formatiereductie door andere rolneming (o.a. outsourcing van taken) wenselijk en mogelijk is. De zoekopdracht voor de derde ronde luidt: reduceer de formatie bij de dienst Bestuur en CCFB met 12 fte door vermindering van het service niveau en, waar mogelijk het schrappen van taken. Deze zoekopdracht heeft u op 27 september 2011 vastgesteld. De dienst Bestuur en CCFB ondersteunen de organisatie (en het bestuur). Als de organisatie een verandering doormaakt naar Slank en Hoogwaardig, moet de ondersteuning deze verandering faciliteren. Uitgangspunt voor de formatie reductie bij de dienst Bestuur en CCFB is uiteraard dat deze reductie er niet toe mag leiden dat de gewenste verandering binnen de organisatie daardoor bemoeilijkt wordt. Sterker nog, de ondersteuning is zelf ook onderdeel van die verandering, en maakt ook zelf in de wijze waarop zij haar taken verricht een verandering door niet alleen naar Slank maar ook naar Hoogwaardig. Meer efficiency, meer digitaal maar ook voor wat betreft de adviesrol: hoogwaardiger. Aan de invulling van dat laatste aspect wordt nu door de verschillende afdelingen elk afzonderlijk, maar ook in samenhang invulling gegeven (integrale interne dienstverlening, niet verkokerd naar afdeling). De formatiereductie voor de dienst Bestuur en CCFB is fors, hoger dan voor de rest van de organisatie. Het realiseren van deze formatie reductie is niet mogelijk met louter efficiency onder behoud van eenzelfde dienstverlening. Voor de dienstverlening met betrekking tot bepaalde taakgebieden zal de formatie reductie merkbaar zijn voor de klanten: diensten worden niet meer geleverd (bv bodediensten raadhuis) of meer gefocussed op een beperkt aantal projecten/ gebieden (communicatie advies). Het uitgangspunt is om, ondanks deze formatie reductie, die (hoogwaardige) ondersteuning te bieden die nodig is om te komen tot een slanke en hoogwaardige organisatie. Daarbij passen twee kanttekeningen. De eerste is dat met deze 3 e ronde bezuiniging de bodem is bereikt van wat aan bezuiniging op ondersteuning mogelijk is. Ervaringen uit het verleden leert dat tè fors bezuinigen op ondersteuning, enkele jaren later weer noodzakelijkerwijs leidt tot formatie 1

2 uitbreiding (denk bijvoorbeeld aan de bezuiniging op Documentaire Informatie Voorziening bij Perspectief voor de Toekomst in 2006, die enige tijd later na een vernietigend rapport van de archiefinspectie teruggedraaid moest worden). De tweede kanttekening betreft de afdeling P&O. De opgave waar de afdeling P&O voor staat is heel groot. Uit vergelijkende benchmarks komt naar voren dat ook hier een formatie reductie mogelijk moet zijn. Die kan echter alleen gerealiseerd worden als de organisatie erin slaagt zowel management als medewerkers - te groeien naar een meer hoogwaardige rol. Een voorbehoud ten aanzien van deze formatie reductie is daarom op zijn plaats. In deze nota wordt u eerst geïnformeerd over de formatiereductie waartoe u bij de Zomernota 2011 (2 e ronde) besloot. Vervolgens komt de nog te realiseren formatie reductie 3 e ronde aan de orde. Als laatste worden de financiële gevolgen van de formatie reductie 3 e ronde nader toegelicht. 2. Formatiereductie 2 e ronde De formatie bij de dienst Bestuur is in 2011 bij de 2 e ronde gereduceerd met 12 fte. Deze reductie is voornamelijk gerealiseerd door het efficiënter uitvoeren van taken. Veel efficiency winst wordt behaald door digitalisering van processen. Voorbeelden hiervan zijn het digitaal afhandelen van poststromen en inkomende en uitgaande facturen. Ook wordt efficiency gerealiseerd door het samenvoegen van bepaalde taakvelden. De reductie wordt grotendeels (niet geheel) opgevangen door vacatures en medewerkers die de pensioengerechtigde leeftijd behalen. 3. Formatiereductie 3 e ronde Voor de dienst Bestuur ligt in de derde ronde bezuinigingen een opdracht tot een aanvullende formatiereductie van 10,50 fte. Deze formatie reductie komt bovenop de formatiereductie waartoe reeds is besloten in de tweede ronde. Bij CCFB wordt de formatie gereduceerd met 1,5 fte Algemeen De formatie reductie in de 3 e ronde kan, anders dan in de 2 e ronde, niet meer uitsluitend gerealiseerd worden door efficiency. Daarom is het onvermijdelijk om ook te kijken naar de taken. Er is voor een aantal taken de afweging gemaakt tussen taken hetzelfde blijven doen, taken qua serviceniveau verminderen of taken schrappen. Onderstaand per afdeling een nadere toelichting over de voorgestelde formatiereductie Algemene Bestuurszaken (ABZ) Bij de afdeling ABZ wordt een formatiereductie voorgesteld van 1,66 fte. Deze reductie is een combinatie van enerzijds verdergaande efficiency en anderzijds formatie reductie op basis van taakreductie. De efficiency kan gerealiseerd worden door de digitalisering van de bezwaarschriften afhandeling (reductie 0,66 fte in 2014) en een efficiëntere invulling van de bestuursadvisering vanuit de huidige functie senior bestuursadviseur (beperkte reductie van 0,26 fte in 2015). In het ondersteuningsproces (logistiek en secretarieel) bij Bestuursondersteuning is in de tweede ronde (zomernota 2011) al 0,8 fte ingeboekt. Daarnaast worden enkele uren vacature ruimte ingeboekt. De taakreductie heeft betrekking op wijkveiligheid. Bij de Zomernota 2010 is besloten te stoppen met het maken van wijkveiligheidsplannen. De budgetten ten behoeve van wijkveiligheid zijn geheel wegbezuinigd, maar de beschikbare formatie niet. Momenteel wordt de medewerker wijkveiligheid ingezet op andere thema s in het kader van de openbare orde en veiligheid. Deze thema s kunnen op termijn ook opgepakt worden door de overige medewerkers van openbare orde en veiligheid. Dit gaat ten koste van de flexibiliteit en bij toename van de werkzaamheden prioriteiten gesteld moeten worden. De formatie wordt hiermee vanaf 2013 met 0,74 fte gereduceerd. Totale reductie 3,06 fte (2 e ronde 1,40 fte en 3 e ronde 1,66 fte). 2

3 3.3. Communicatie Bij de afdeling Communicatie wordt een formatiereductie voorgesteld van 1,50 fte. Deze reductie wordt gerealiseerd bij het tekstcluster en door meer focus in de cluster advisering (reductie 0,56 fte). Deze reductie betekent dat de afdeling Communicatie met de drie opdrachtgevers (gemeenteraad, college en organisatie) goede afspraken moet maken hoe de beschikbare capaciteit in de toekomst ingezet gaat worden. De speerpunten van uw college en het CMT zijn daarin richting gevend. Per saldo betekent dit dat de formatie bij de afdeling Communicatie per 1 januari 2015 is teruggebracht met 15% van de huidige 10 fte naar 8,50 fte. Totale reductie 1,50 fte (3 e ronde) Facilitaire dienstverlening en Informatiebeheer (F&I) Bij de afdeling F&I wordt een formatiereductie voorgesteld van 1,38 fte in Voorgesteld wordt deze reductie te realiseren door vermindering van het serviceniveau voor wat betreft de bodetaken. De dienstverlening voor wat betreft zaalreservering voor de interne klanten, het inrichten van vergaderruimtes waaronder het klaarzetten van audio/visuele voorzieningen zal in het raadhuis op een zelfde wijze georganiseerd worden als in het stadskantoor. Het gevolg hiervan is dat de bodes vanaf het jaar 2015 een beperkter aantal taken uitvoeren. De taken die behouden blijven zijn: - bodedienst voor college van Burgemeester en wethouders; - advisering bij evenementen en trouwerijen; - bodedienst bij raadsvergaderingen. Als gevolg van het schrappen van de vergaderservice dient geïnvesteerd te worden in koffieapparatuur en vaste audio/visuele apparatuur in de vergaderruimtes. Voor wat betreft de audio/visuele apparatuur betekent dit een investering van in Voor wat betreft de koffieapparatuur betekent dit een uitbreiding van het contract. Het vastleggen van de vergaderruimtes kan overgenomen worden door de managementassistentes. Totale reductie 4,88 fte (2 e ronde 3,50 fte en 3 e ronde 1,38 fte) Gemeentelijke Financiële Administratie (GFA) Bij de afdeling GFA wordt een formatiereductie voorgesteld van 1,04 fte vanaf Deze formatiereductie zal gerealiseerd worden door verdergaande efficiency, met name door: a. procesoptimalisatie bankmutatieverkeer; b. externe digitale opslag dagafschriften; c. procesoptimalisatie rechten- en verplichtingenadministratie; d. taakreductie kwaliteitsmedewerkers concernadministratie; e. procesoptimalisatie en samenvoegen invorderingstrajecten in samenwerking met de afdeling Belastingen; f. efficiëntere inrichting en taakprioritering functioneel applicatiebeheer. De invloeden van het nieuw te vormen Administratiehuis zijn bij de laatste twee punten (e en f) een belangrijke factor. De formatiereductie zal gerealiseerd worden door inkrimping op de formatie voor applicatiebeheer en concernadministratie. Totale reductie 3,29 fte (2 e ronde 2,25 fte en 3 e ronde 1,04 fte) Informatie en Communicatietechnologie (ICT) Bij de afdeling ICT wordt in 2014 een formatiereductie voorgesteld van 0,35 fte. Deze zal gerealiseerd worden op ICT taken in het kader van de samenvoeging met de afdeling F&I. Op dit moment is nog niet duidelijk waar deze reductie gerealiseerd zal worden. De beoogde samenvoeging wordt gerealiseerd medio het jaar Dan is duidelijk hoe de formatiereductie ingevuld kan worden. Daarom wordt voorgesteld de formatiereductie aan te merken als een nog nader in te vullen stelpost in 2014 voor een bedrag van (0,35 fte * ). De samenvoeging van de afdelingen F&I en ICT moet leiden tot een geïntegreerde dienstverlening die nauw aansluit op en bijdraagt aan het primaire proces. Uiteraard wordt ook meegenomen de 3

4 wijziging van taken door digitalisering van o.a. het postproces. Door de samenvoeging wordt een reductie van 1fte gerealiseerd door vermindering van het management. Totale reductie 2,85 fte (2 e ronde 1,50 fte en 3 e ronde 1,35 fte) Planning en Control (P&C) Bij de afdeling P&C wordt een formatiereductie voorgesteld van 0,94 fte (0,44 fte vanaf 2014 en 0,50 fte vanaf 2015). Deze reductie is een combinatie van efficiency en taakoverheveling. De advisering rondom het Gewest Gooi en Vechtstreek en de Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek is in 2012 overgedragen naar de afdeling ABZ. P&C verzorgt uiteraard de financiële advisering. Vervolgens wordt nog een slag gemaakt in de efficiency door de aanschaf van een business Intelligence Tool en de aanschaf en implementeren van een tool om de programma-, dienst- en werkbegroting cq jaarrekening (financieel) binnen één systeem te kunnen opstellen. Totale reductie 1,44 fte (2 e ronde 0,50 fte en 3 e ronde 0,94 fte) Personeel en Organisatie (P&O) Bij de afdeling P&O wordt een formatiereductie voorgesteld van 1 fte. In 2015 wordt 1 fte bij de adviseurs rechtspositie gereduceerd. Reductie is mogelijk doordat de gemeentebrede arbeidsvoorwaarden in de toekomst op een centraal niveau afgesproken gaan worden. Het is efficiënter om specifieke expertise op het gebied van arbeidsrecht in te huren. De basiskennis op juridische zaken is aanwezig bij de personeelsadviseurs. Op dit moment worden op sommige plekken in de organisatie nog onvoldoende zakelijke afspraken gemaakt tussen leidinggevenden en medewerkers over verwachtingen en resultaten, waardoor een verhoogd risico bestaat dat zaken te laat worden opgepakt en onnodig escaleren. Door professionalisering van het management (Management Developmentprogramma) is de verwachting dat het aantal rechtspositionele trajecten kan verminderen. Door de invoering/ontwikkeling van E-HRM (ondersteunen van HRM door gebruik te maken van internettechnologie) wordt er bij office management 1 fte gereduceerd in Doordat de afdeling P&O tot 2015 veel werk moet verrichten als gevolg van Slank en Hoogwaardig is een reductie bij de adviseurs rechtspositie en de office medewerkers pas in 2015 te realiseren. Tegenover bovengenoemde formatie reductie van 2 fte staat de invoering van de functie van een senior medewerker bedrijfsvoering bij de afdeling P&O. Deze functie ondersteunt het afdelingshoofd in de bedrijfsvoering, geeft inhoudelijk ondersteuning bij P&O vraagstukken en verzorgt de financiële beleidsadvisering op P&O gebied aan uw college en de gemeenteraad. Hiermee wordt de formatiereductie in de 2 e ronde bij P&O gecorrigeerd. Per saldo wordt er bij P&O 1 fte gereduceerd. Totale reductie 3,39 fte (2 e ronde 2,39 fte en 3 e ronde 1 fte) Managementassistenten Door centralisatie van de managementassistentes van de dienst Bestuur (vormen een centrale pool) is een reductie mogelijk van 1,22 fte, waarmee de ondersteuning uitkomt op 3 fte voor de hele dienst Bestuur. De centralisatie managementassistentes is in september 2012 afgerond. Totale reductie 1,22 fte (2 e ronde 0,50 fte en 3 e ronde 0,72 fte) Resturen Door het niet invullen van rest uren bij drie afdelingen (medewerkers hebben qua uren een kleiner dienstverband) dan toegestaan vindt er een reductie plaats van 0,84 fte. 4

5 4. CCFB Bij de afdeling CCFB wordt een formatiereductie voorgesteld van 1,5 fte. Deze reductie betreft enerzijds het inzetten van minder capaciteit (1 fte) op beleidsontwikkeling en manteladvisering. De reductie heeft als consequentie dat er minder adviezen kunnen worden gemaakt voor gemeentesecretaris en B&W. Indien voor deze reductie wordt gekozen is het aan te raden om de advisering vanuit de diensten (dienst management en dienst P&C) te verbeteren. Anderzijds wordt voorgesteld om de formatie kwaliteitsadviseur (0,5 fte) te reduceren. De praktijk heeft uitgewezen dat de invoering van het KO model (nu OO model) niet een natuurlijk onderdeel van onze sturing en beheersing is geworden. Momenteel wordt nagedacht over de manier waarop het kwaliteitsdenken wel verankerd kan worden. Hiertoe zijn twee nieuwe functies opgenomen in de toegestane formatie die nog invulling moeten krijgen. Verdere reductie is mogelijk (0,5 fte) indien de tussentijdse rapportages (niet wettelijke rapportage) niet meer worden opgesteld. Aangezien de tendens is dat er steeds meer informatie wordt gevraagd is dit weliswaar een mogelijkheid maar is dit niet in het voorstel opgenomen. 5. Financiële paragraaf 5.1. Investeringen De in deze nota genoemde formatiereductie van 12 fte leidt niet tot grote investeringen. Alleen de afdeling F&I stelt een investering voor van voor de aanschaf van audio/visuele apparatuur (wordt aangemeld bij de Zomernota 2012). In de 3 e ronde wordt ook formatie reductie gerealiseerd door digitalisering. Voor digitalisering zijn momenteel geen extra investeringen nodig. Immers bij de Zomernota 2011 heeft de raad een krediet van en exploitatie budgetten beschikbaar gesteld voor diverse digitaliseringstrajecten. Onderdeel van het krediet en exploitatiebudgetten is de in deze nota door de afdeling P&O genoemde invoering/ontwikkeling E-HRM. Ook wordt formatie reductie gerealiseerd door professionalisering van de ambtelijke organisatie. Hiervoor heeft u extra opleidingsbudgetten beschikbaar gesteld voor onder andere het Management Developmentprogramma en de Hilversum Academie Begrote reductie ten opzichte van voorgestelde reductie In onderstaand overzicht ziet u de verwachte formatiereductie en financiële gevolgen ten opzichte van de te realiseren formatiereductie en financiële gevolgen. Uitwerking zoekopdracht 3e ronde Opgenomen reductie fte DB/CCFB 6,00 12,00 12,00 12,00 Werkelijke reductie fte DB/CCFB 2,08 7,8 11,56 11,93 Verschil 3,92 4,20 0,44 0,07 Opgenomen bezuiniging DB/CCFB Werkelijke bezuiniging DB/CCFB Verschil Bovenvermeld overzicht leidt tot de conclusie dat de werkelijke formatie reductie later wordt gerealiseerd dan verwacht. Voor een verklaring wordt verwezen naar onderstaande alinea. Het (marginale) structurele tekort van afgerond wordt binnen de dienst Bestuur opgevangen en wordt verder buiten beschouwing gelaten). 5

6 Reductie fte in relatie met frictiekosten Toen onze taakstelling van 12 fte bekend was, is deze (financieel) vertaald naar een reductie van 6 fte in 2013 en 6 fte in Medio 2011 was uiteraard nog niet bekend op welke afdelingen, laat staan binnen welke functies de reducties ingevuld zouden kunnen worden. Bij de daadwerkelijke invulling van de 12 fte reductie is allereerst gekeken in welk jaar reductie mogelijk is. Een deel van de reductie is immers gerelateerd aan de verwachte efficiency door digitalisering en hoogwaardige organisatie. Bij de meeste afdelingen (GFA, ICT, P&O, P&C en Communicatie) is het niet verstandig om direct vanaf 2013 te reduceren. Redenen hiervoor zijn: - de organisatie is nog niet geheel hoogwaardig; - de digitalisering is nog niet (volledig) geïmplementeerd. Vervolgens is de kans gegrepen om de reductie voor een zo groot mogelijke deel te realiseren door natuurlijk verloop (pensioen). Dit heeft een positief effect op de frictiekosten. Zover op dit moment kan worden ingeschat, leidt de totale reductie van 12 fte tot 2,7 fte mogelijk bovenformatieven. Dekking binnen personeelsbudgetten dienst Bestuur Om toch tegemoet te komen aan de budgettaire taakstelling, is binnen de dienst Bestuur gekeken naar aanvullende dekkingsmogelijkheden. Hierbij is allereerst is gekeken binnen het totaal van de personeelsbudgetten bij de dienst Bestuur. Binnen deze posten worden in de jaren 2013 en 2014 incidentele voordelen voorzien van respectievelijk en Aangezien dit salaris gerelateerde posten betreft, kan dit voordeel rechtstreeks worden betrokken bij de dekking van de niet gerealiseerde fte taakstelling 2013 en Resumé In onderstaand overzicht wordt sec het totale budgettaire effect weergegeven van de invulling van de zoekopdracht formatie reductie dienst Bestuur & CCFB en de dekking binnen de personeelsbudgetten dienst Bestuur. -/- = voordeel Dienst Bestuur (inclusief CCFB) Taakstelling 3e ronde bezuinigingen Opgenomen in de begrotingsjaarschijven Invulling taakstelling: Effect 3e ronde bezuinigingen (structureel 11,93 fte reductie) Tekort door vertraging realisatie 3e ronde bezuinigingen Overige dekkingsmogelijkheden: Dekking binnen personeelsbudgetten dienst Bestuur Saldo restant nadelen: Voorstel: 1) instemmen met de in de nota genoemde formatie reductie van 11,93 fte bij de dienst Bestuur & CCFB; 2) de financiële gevolgen verwerken in de Zomernota