3e begrotingswijziging 2015 Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking De Bevelanden

Transcriptie

1 3e begrotingswijziging 2015 Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking De Bevelanden Thans leggen wij u de budgettaire mutaties voor die voortvloeien uit de Bestuursrapportage 2015 van de GR De Samenwerking De Bevelanden. Achtereenvolgens komen de onderstaande onderwerpen aan bod: Doorlichten salarissen en sociale lasten -/ Tijdelijke vervanging teamleider Formatie bedrijfsbureau Verhaal Bezwaar en beroep Herindicaties PGB Klant Contact Center (KCC) Portokosten Informatiesysteem personeel Opleidingskosten Realiseren bezuinigingsmaatregelen Dienstverleningsovereenkomst (DVO) Directie -/ Restant voorbereidings- en verhuiskosten Totale mutatie Deze begrotingswijziging wordt afgesloten met een verdeling van de kosten over de deelnemende gemeenten en mogelijke dekkingsmiddelen binnen de deelnemende gemeenten. Opmerking vooraf bij opgenomen bedragen uit de kolom : + : meer lasten voor de GR De Bevelanden -/- : minder lasten voor de GR De Bevelanden Doorlichten salarissen en sociale lasten Het doorlichten van de salarissen en sociale lasten laat een voordeel zien van ,--. Dit voordeel wordt thans ingezet binnen de budgetten van de GR. Vervangen teamleider Een teamleider is vanwege ziekte langdurig uitgevallen. Vooralsnog wordt er vanuit gegaan, dat deze medewerker in 2015 de werkzaamheden nog niet zal kunnen vervangen. De kosten van de vervanging worden geschat op ,-- incidenteel. -/ Formatie bedrijfsbureau Met de start per 1 januari 2015 is binnen WIZ gekozen de vacatures in te vullen voor klantmanagement om zo de klant aan de voorkant optimaal te kunnen bedienen. De formatiecalculatie was gebaseerd op de stand per 31 december Hoewel het bestuur in eerste instantie akkoord was met de formatiecalculatie heeft zij minder middelen toegekend dan nodig om alle vacatures in te vullen. Met de 1e en 2e begrotingswijziging van 2015 is dit gedeeltelijk hersteld om in ieder geval de klanten goed te kunnen bedienen (handjes aan het bed). 1

2 Binnen het bedrijfsbureau is op dat moment een aantal functies niet ingevuld, t.w.: Financieel consulent 0,60 fte Debiteuren 1,80 fte Verhaal 0,35 fte Applicatiebeheer 1,40 fte Interne control 1,00 fte Totaal 5,15 fte Financieel consulent In de formatie financieel consulent is gedeeltelijk voorzien door een administratieve kracht in te zetten voor 0,28 fte. Deze administratieve kracht is inmiddels door ziekte langdurig uitgeschakeld en slechts voor een klein deel vervangen. Door de gemaakte keuze van de besturen om de exploitatiebudgetten bij de gemeenten te houden is er bovendien extra werk voor de financieel consulenten waarmee destijds met de formatiecalculatie geen rekening is gehouden. Daarnaast bleek het door gebrek aan kennis en/of ervaring van diverse geplaatste medewerkers bij de uitkeringsadministratie en de debiteurenadministratie noodzakelijk dat een financieel consulent een coördinerende rol op zich nam. De teamleider van het bedrijfsbureau is tevens voor 50% belast met het financieel consulentschap. De opstart van WIZ, de wijzigingen ten opzichte van het bedrijfsplan en de daarmee gepaard gaande op te lossen organisatorische en personele zaken nemen meer tijd in beslag van de teamleider, zodat er minder tijd is voor financieel consulentschap. De consulenten zijn daardoor veel te zwaar belast en hebben dringend assistentie nodig. Met 1,5 fte consulent is de afdeling te kwetsbaar. Naar het einde van het jaar toe ontstaan er mogelijk financiële risico s. Het jaarwerk dreigt in het geding te komen omdat een deel van de werkzaamheden niet of onvoldoende uitgevoerd kan worden. Debiteuren Debiteuren kent een moeilijke start. Door het schrappen van formatie is destijds besloten om een deel van de werkzaamheden door een incassobureau te laten uitvoeren. Hierdoor is wel enige verlichting in de werkzaamheden tot stand gekomen echter na 7 maanden blijkt dat de werkdruk op dit onderdeel in combinatie met onderbezetting en kennisachterstand te hoog is. Dit is mede een gevolg van de keuze van de besturen om de exploitatiebudgetten en bankrekeningen bij de 5 gemeenten te laten. Hierdoor is het omslachtig werken. Verder blijkt dat de dagelijkse werkzaamheden, ook als er een goed ingewerkt team is, meer tijd in beslag nemen dan voorzien bij het schrappen van een deel van de formatie. De medewerkers hebben bovendien nog een kennisachterstand. De formatiecalculatie is gebaseerd op ingewerkte en voldoende opgeleide medewerkers. De debiteuren opbrengsten zijn mede afhankelijk van de bezetting. Is er kwantitatief of kwalitatief minder bezetting dan komt er minder geld binnen. 2

3 Applicatiebeheer Applicatiebeheer heeft 1,4 fte niet ingevuld. De functie van security-officer wordt door 1 van de applicatiebeheerders uitgevoerd voor 4 uur per week. Verder ondersteunt applicatiebeheer de gemeenten Reimerswaal en Kapelle voor de module Jeugdzorg in GWS. Op dit moment is de module nog niet operationeel maar voor eind 2015 moet dit wel het geval zijn. De impact voor de afdeling applicatiebeheer is nog niet helemaal duidelijk maar zeker is dat er tijd in geïnvesteerd moet worden. In de formatiecalculatie is met beide zaken geen rekening gehouden. Applicatiebeheer is voor WIZ van groot belang. De systemen waarmee gewerkt wordt zijn complex en vormen wel het kloppend hart van WIZ. Deze moeten optimaal ondersteund kunnen worden. De applicatiebeheerders kunnen op dit moment wel de dagelijkse werkzaamheden uitvoeren maar voor optimalisatie van de systemen, extra service vragen of deelname aan projecten is geen tijd. Daarnaast is applicatiebeheer ook belast met de ontwikkeling van stuur- en management informatie. Bij een goede stuur- en management informatie kunnen processen worden bijgesteld waardoor de efficiency van WIZ vergroot kan worden. Het is dus van belang dat applicatiebeheer hier voldoende tijd voor heeft. Zonder uitbreiding of extra inhuurmogelijkheden zal applicatiebeheer niet optimaal benut kunnen worden wat ten koste zal gaan van of de kwaliteit van de organisatie. Er wordt of onvoldoende stuur- en managementrapportage geleverd of er wordt minder tijd aan systemen besteed. Interne control Voor IC (Interne Control/Kwaliteit) is destijds besloten een fte te schrappen. Op dit moment lijkt dit te kunnen volstaan. Voorstel Voorgesteld wordt om de nodige reparaties uit te voeren, t.w. De rol van financieel consulent volledig invullen (+ 0,6 fte) structureel Debiteuren uitbreiden met 1 fte incidenteel Totaal structurele uitbreiding Voor 2015 betekent dit aan extra benodigd budget ,-- om de rol van de financieel consulent en debiteuren te kunnen invullen. Voor overige eventuele knelpunten wordt vanaf 2016, indien mogelijk, incidenteel een beroep gedaan op de post onvoorzien. De financieel consulent maakt tevens onderdeel uit van de 1e begrotingswijziging 2016 en de Kadernota De tijdelijke uitbreiding van debiteuren is tevens opgenomen in de 1e begrotingswijziging Verhaal De medewerker verhaal is vanaf april 2015 voor 50% ziek en de verwachting is dat de medewerker in 2015 niet meer volledig kan worden ingezet. Er zijn inmiddels grote achterstanden ontstaan. Door het gebrek aan middelen kon er niet ingehuurd worden. Klanten dreigen daar nu de dupe van te worden en ingrijpen is een must. Een tijdelijke kracht voor een half jaar om de achterstanden weg te werken is daarbij noodzakelijk. De kosten voor 2015 bedragen 9.500,-- en voor 2016 wordt rekening gehouden met een gelijk bedrag

4 Bezwaar en beroep Bezwaar en beroep heeft te maken met een veel groter aantal zaken dan waarmee is gerekend bij de formatiecalculatie. Op jaarbasis 195 zaken versus berekend 155 zaken. Op basis van de formatiecalculatie is bezwaar en beroep met 0,5 fte onderbezet. De achterstanden lopen op ondanks dat er voor 3 maanden extern is ingehuurd. De komende herindicaties van PGB s begeleiding (gestart in de AWBZ) leiden vrijwel zeker tot extra bezwaarschriften in de Wmo. Het risico is dat zaken te laat afgehandeld worden, waarvoor bestuurlijke boetes kunnen worden opgelegd. Verder zal dan het aantal klantcontacten toenemen vanwege te late afhandeling. Wij stellen voor om de formatie in 2016 (voorlopig tijdelijk) uit te breiden met 0,5 fte (wordt geregeld via 1e begrotingswijziging 2016) en voor 2015 nog ,- aan extra middelen in te zetten voor 3 maanden inhuur. Herindicaties PGB Voor 1 januari 2016 dienen, voor zover mogelijk, herindicaties te worden afgegeven voor cliënten met een AWBZ indicatie. Op basis van het overgangsbeleid van AWBZ naar de Wmo 2015 liepen deze door na 1 januari Hiertoe dienen in de resterende maanden van 2015, nadat het DB van de GR de beleidsregels Wmo heeft vastgesteld, herbeoordelingen te worden uitgevoerd. Dit betekent extra werkzaamheden die niet binnen de reguliere formatie kunnen worden opgevangen voor 1 fte gedurende deze periode. De kosten voor inhuur worden geraamd op ,--. Klant contact center (KCC) Met ingang van de formele start van de afdeling WIZ per januari 2015, vindt het eerste klantcontact zoveel als mogelijk plaats via het zogenoemde KCC van de gemeente Goes. Immers de afdeling WIZ is gehuisvest in het stadskantoor te Goes. Bedoeling is dat cliënten direct bij het eerste contact al zoveel als mogelijk worden geholpen c.q. vragen worden beantwoord. Gerekend werd met een toename van de werkzaamheden aan het KCC in 2015 tot een bedrag van ,-- per jaar. Reeds nu is duidelijk dat de werkelijke toename van het werkaanbod veel hoger uitkomt. Hiertoe dient de raming met ,-- te worden verhoogd. Portokosten In de GR begroting is een post opgenomen voor drukwerk, papier e.d. van in totaal ,--. Ervaringscijfers vanaf januari 2015 leren inmiddels dat in deze begrotingspost onvoldoende rekening is gehouden met portokosten. Over het begrotingsjaar 2015 moet rekening worden gehouden met portokosten tot een bedrag van ,--. Voor een bedrag van ,-- is dekking gevonden binnen de directiebudgetten (zie hiervoor). Los van het feit dat mede als gevolg van nieuwe wet- en regelgeving vanuit de afdeling WIZ wellicht intensiever met de cliënten wordt gecorrespondeerd, is in dit kader veeleer sprake van een verschuiving van kosten vanuit de individuele gemeenten naar de GR

5 Informatiesysteem personeel Alle gemeenten hebben ingestemd met de aanschaf van het RAP Driessen informatiesysteem. De kosten voor 2015 bedragen 5.314,--. Datum van ingang contract: Op jaarbasis bedragen de kosten 9.090,--. Teamvorming In de begroting P&O over 2014 was een stelpost opgenomen t.b.v. teamvorming. De training teamvorming heeft plaatsgevonden in mei. Het bleek niet mogelijk dat budget over te hevelen naar De kosten van de training bedragen ongeveer ,--. Als gevolg van de plaatsingsbesluiten dienen een aantal medewerkers aanvullende opleiding/training te volgen. Bij het opstellen van de begroting is hiermee geen rekening gehouden. Realiseren bezuinigingsmaatregelen Voor de daadwerkelijke start van de GR is aan de samenwerking nog een taakstellende bezuiniging opgelegd van 3 ton. Nu bij doorlichting van de begroting 2015 wordt vastgesteld dat deze aanzienlijke bezuinigingstaakstelling al voor 2,5 ton is gerealiseerd. Het restant van de bezuinigingsmaatregelen 2015 bedraagt ,--. In deze rapportage wordt dit bedrag naar nihil gebracht. Dienstverleningsovereenkomst (DVO) Directie Per 1 maart 2015 is de DVO van de Directie in werking getreden. De raming in de begroting wordt hierop aangepast. Restant voorbereidings- en verhuiskosten 2014 In de aanloop naar de samenwerking zijn voorbereidings- en verhuiskosten gemaakt. Niet alle kosten zijn in de jaarrekening 2014 van de individuele gemeenten verwerkt kunnen worden. Een bedrag van ,-- staat nog open /

6 Verdeling kosten per gemeente Borsele Goes Kapelle Noord-Beveland Reimerswaal Totale mutatie Mogelijke dekkingsmiddelen deelnemende gemeenten Het is aan de gemeenten om in te stemmen met de mutaties uit deze begrotingswijziging en de dekking van de mutaties. Onderstaand worden mogelijke dekkingsmiddelen aangereikt. Uitvoering PGB De uitvoering van het PGB trekkingsrecht door de SVB heeft vanaf het begin tot grote uitvoeringsproblemen geleid bij de SVB. Hierdoor zijn ook bij de gemeenten extra werkzaamheden ontstaan. Het Rijk heeft dit onderkend en in bestuurlijke overleggen aangegeven de financiële en juridische gevolgen hiervan voor haar rekening te nemen. Het kabinet heeft toegezegd onderzoek te doen naar de extra kosten die gemeenten maken in verband met de herstelacties voor het PGB trekkingsrecht. In afwachting van dit onderzoek is in de meicirculaire reeds een bedrag opgenomen van 20 miljoen dat wordt uitgekeerd aan de gemeenten als een eerste tegemoetkoming voor reeds gemaakte en nog te maken kosten in verband met deze herstelacties. Berekening extra middelen voor uitvoering PGB n.a.v. problemen bij SVB Macrobudget Wmo nieuwe taken excl. beschermd wonen (Meicirculaire 2015): ,--. Gemeente Budget nieuw totaal 2015 Aandeel gemeente (Meicirculaire 2015) in macrobudget Borsele ,-- 0,11% Goes ,-- 0,27% Kapelle ,-- 0,07% Noord-Beveland ,-- 0,04% Reimerswaal ,-- 0,10% Macrobudget voor extra kosten voor terugvalscenario s PGB trekkingsrecht: ,-- Gemeente Aandeel gemeente Budget nieuw totaal 2015 in macrobudget (Meicirculaire 2015) Borsele 0,11% ,-- Goes 0,27% ,-- Kapelle 0,07% ,-- Noord-Beveland 0,04% 7.500,-- Reimerswaal 0,10% , ,-- 6

7 Portokosten Los van het feit dat mede als gevolg van nieuwe wet- en regelgeving vanuit de afdeling WIZ wellicht intensiever met de cliënten wordt gecorrespondeerd, is in dit kader veeleer sprake van een verschuiving van kosten vanuit de individuele gemeenten naar de GR. Klant Contact Center (KCC) Met ingang van de formele start van de afdeling WIZ per januari 2015, vindt het eerste klantcontact zoveel als mogelijk plaats via het zogenoemde KCC van de gemeente Goes. Immers de afdeling WIZ is gehuisvest in het stadskantoor te Goes. Bedoeling is dat cliënten direct bij het eerste contact al zoveel als mogelijk worden geholpen c.q. vragen worden beantwoord. Deze contacten zijn bij de deelnemende gemeenten weggevallen en leiden tot minder inkomende contacten bij de KCC s van de deelnemende gemeenten. Vervanging wegens ziekte Een teamleider is vanwege ziekte langdurig uitgevallen. Kosten van langdurig zieken kunnen in het algemeen niet worden voorzien. 7