Beslisdocument college van Peel en Maas

Transcriptie

1 Beslisdocument college van Peel en Maas Document openbaar: Ja Zaaknummer: 1894/2014/ Documentnummer: 1894/2014/ Besluitnummer: Onderwerp: Opdrachtgeven in het sociaal domein Advies: 1 Bijgevoegde offerte-uitvraag vast te stellen en deze uiterlijk 11 juli 2014 via de gemeente Venlo te publiceren via Tenderned, waarbij wordt ingestemd met: a. Regionale contracten en lokaal bepalen gebruik contracten b. Het inrichten van ontwikkeltafels en het sluiten van ontwikkelovereenkomsten c. Het hanteren van de NZa-tarieven 2014 als maximum d. Het opvragen van een kostprijsberekening conform ingevoegd model voor die producten waarvoor geen NZa-tarief beschikbaar is 2 De bevoegdheid om te besluiten over de voorlopige en definitieve gunning, het aangaan van de (raam)contracten en het ondertekenen van de regionale contracten te mandateren aan de burgemeester van de gemeente Venlo, onder de voorwaarde dat deze bevoegdheid wordt uitgeoefend overeenkomstig de aanbestedingsprocedure (incl. criteria en eisen) als neergelegd in bijgevoegde offerte-uitvraag Besluit van het college Peel en Maas: volgens advies aangehouden anders, namelijk: Ondertekening gemeentesecretaris, datum: drs. H. Mensink

2 Zaaknummer: 1894/2014/ Documentnummer: 1894/2014/ Besluitnummer: Adviesnota Onderwerp Opdrachtgeven in het sociaal domein Advies 1 Bijgevoegde offerte-uitvraag vast te stellen en deze uiterlijk 11 juli 2014 via de gemeente Venlo te publiceren via Tenderned, waarbij wordt ingestemd met: a. Regionale contracten en lokaal bepalen gebruik contracten b. Het inrichten van ontwikkeltafels en het sluiten van ontwikkelovereenkomsten c. Het hanteren van de NZa-tarieven 2014 als maximum d. Het opvragen van een kostprijsberekening conform ingevoegd model voor die producten waarvoor geen NZa-tarief beschikbaar is 2 De bevoegdheid om te besluiten over de voorlopige en definitieve gunning, het aangaan van de (raam)contracten en het ondertekenen van de regionale contracten te mandateren aan de burgemeester van de gemeente Venlo, onder de voorwaarde dat deze bevoegdheid wordt uitgeoefend overeenkomstig de aanbestedingsprocedure (incl. criteria en eisen) als neergelegd in bijgevoegde offerte-uitvraag Inleiding In de vergadering van 11 maart 2014 (Besluitnummer ) heeft uw college het regisseursmodel vastgesteld als model voor de inrichting van het opdrachtgeven in het sociaal domein en het plan van aanpak dat een nadere uitwerking is van dit model. Bij de uitvoering van het plan van aanpak zijn we nu in de fase aanbeland dat de offerte-uitvraag en de daarin beschreven selectie en gunningcriteria moet worden gepubliceerd. De documenten voor de offerte-uitvraag treft u bijgaand aan. Ook moeten voor de verdere afhandeling van de offertes een aantal procesafspraken worden gemaakt. Hiervoor doen wij in dit collegevoorstel een aantal voorstellen. Doelstelling Het doel van dit voorstel is de regionale inkoopdocumenten (offerte-uitvraag) voor het opdrachtgeven in het sociale domein vast te stellen en de burgemeester van Venlo te mandateren om de daaruit volgende contracten te ondertekenen. Met deze offerte-uitvraag wordt een belangrijke stap gezet om te zorgen dat de regio gemeenten op 1 januari 2015 in staat zijn om de noodzakelijke ondersteuning aan burgers die dat nodig hebben te kunnen leveren. Relatie (programma)begroting Dit voorstel draagt bij aan de realisatie van de volgende doelstelling en uitvoeringsafspraak uit de (programma)begroting: Programma 2.1 Programma 2.1 Werk en Inkomen Doelstelling en uitvoeringsafspraak: 2 Eigen verantwoordelijkheid en eigen kracht en doelstelling en uitvoeringsafspraak: 4 combinaties maken. Programma 2.2: individuele voorzieningen en hoofddoelstelling 1: Inwoners kunnen zo lang mogelijk (zelfstandig) in hun eigen omgeving blijven leven en/of deelnemen aan het maatschappelijk verkeer via de inzet van individuele welzijns- en zorgvoorzieningen. Programma 3.2 Jeugd en Gezin en doelstelling 1 Kinderen en jongeren hebben een veilige en evenwichtige basis om op te groeien. Uitvoeringsafspraak: 1.d Transitie jeugdzorg vormgeven. Gemeente Peel en Maas 1894/2014/ Pagina 2 van 8

3 Programma 3.3 Wonen, Welzijn en Zorg, en hoofddoelstelling: 2. Senioren en mensen met een beperking kunnen zo lang als mogelijk deelnemen aan het maatschappelijke leven en 3. Burgers leven zo lang als mogelijk in een zelfstandige thuissituatie. Argumenten 1a1 1a2 1a3 De wensen en eisen in de offerte-uitvraag zijn regionaal afgestemd en zijn door de diverse gemeenten getoetst op de lokale situatie Afgesproken is dat we op regionaal niveau met elke aanbieder die aan de eisen voldoet raamcontracten sluiten, waarbij lokaal wordt bepaald of van deze contracten gebruik wordt gemaakt. Dit betekent dat de regionale raamcontracten zodanig worden opgesteld dat in de lokale wensen en eisen wordt voorzien. Deze aanpak geeft duidelijkheid bij de aanbieders en voor ons als gemeenten is er de zekerheid dat met deze aanbesteding en de daaruit voortvloeiende contracten ook daadwerkelijk kan worden voorzien in de behoefte aan ondersteuning die er is. Een concept versie van deze offerte-uitvraag is akkoord bevonden in het regionaal ambtelijk overleg en het regionaal bestuurlijk overleg. In deze overleggen is ingezoomd op de belangrijkste punten in de offerte-uitvraag. Deze punten komen ook in dit collegevoorstel aan de orde. Beide overleggen hebben ingestemd met de gekozen aanpak. Met de documenten wordt aanbieders gevraagd om een aanbieding te doen voor nader omschreven producten en diensten in het sociale domein en worden eisen gesteld waaraan moet worden voldaan. Voor u liggen 7 documenten, dit zijn de logische onderdelen, percelen in inkooptermen, die samen het sociaal domein omvatten. Aanbieders kunnen op meerdere onderdelen een offerte uitbrengen. Vanwege verschillende wettelijke grondslagen (Jeugdwet, Wmo, Participatiewet) worden voor verschillende onderdelen verschillende eisen gesteld. Bovendien is er een grote diversiteit aan producten en diensten. Daarom is gekozen voor een splitsing in 7 documenten. Deze documenten kennen allen dezelfde opbouw. De kern van de uitvraag zit in hoofdstuk 2 en dan met name paragraaf 2.7 de opdrachtomschrijving. Het programma van eisen dat bij deze opdrachtomschrijving hoort is opgenomen in bijlage 2. Alle andere onderdelen zijn voor alle documenten gelijk en geven toelichting over het proces van aanbesteding en bevat de concept overeenkomsten. 1a4 De offerte-uitvraag beperkt zich tot datgene wat we regionaal gezamenlijk inkopen. Conform uitdrukkelijke wens van het college worden voor Peel en Maas geen lokale initiatieven/produkten meegenomen. In 2013 zijn op basis van de implementatiestrategie Samen Anders met Co-creatie (april 2013), het convenant Leven in het Dorp WWZ (juni 2013) en het inkoopkader Wmo-AWBZ-Zvw 2014 (december 2013) door de gemeente gezamenlijk met cvgz (Coöperatie VGZ zorgkantoor en zorgverzekeraar) afspraken gemaakt. In de afgelopen jaren zijn in Peel en Maas veel initiatieven gerealiseerd door burgers, vrijwilligers en lokale netwerkpartners. Voorbeelden daarvan zijn dorpsdagvoorzieningen, dorpsvervoer, dorpsinfoloketten en Gezin Gezien. De gemeente Peel en Maas maakt samen met andere regiepartijen rechtstreeks afspraken met (geeft opdracht aan) stichtingen en netwerkpartners die deze voorzieningen beheren. Deze voorzieningen worden niet meegenomen in het regionaal opdrachtgeven. Dit geldt ook voor de subsidieafspraken afspraken met de welzijnsinstelling Vorkmeer over Deze lokale inkoop/opdrachtgeven 3Ds gaan we in een subsidiekader gieten. Volgende week wordt een voorstel/discussienotitie in het portefeuillehouderoverleg en collegevergadering ingebracht, met een eerste aanzet om te komen tot een subsidiekader. Het subsidiekader volgt in augustus b1 Om op nader te bepalen thema s deze transformatie en ontwikkeling te regisseren Gemeente Peel en Maas 1894/2014/ Pagina 3 van 8

4 worden ontwikkeltafels ingericht In deze aanbesteding sociaal domein wordt ingestoken op een zo soepel mogelijk transitie op de verschillende onderdelen. Tegelijkertijd is de ambitie geformuleerd om een transformatie en doorontwikkeling te maken om innovatie mogelijk te maken. Daarbij wordt ingezet op nieuwe producten, diensten en samenwerkingsverbanden en vergroten van effectiviteit en efficiëntie. In de ontwikkeltafels wordt vanuit de gemeenten bij monde van de accounthouders overlegd met aanbieders en eventueel burgers en zorgverzekeraar volgens een strak geregisseerd proces. De gemeenten en Coöperatie VGZ zorgkantoor/zorgverzekeraar gaan een regioprogramma opstellen waarin ze als regisseurs op hoofdlijnen afspraken maken op thema s. Deze zijn 3D-breed en zo veel mogelijk integraal. Het regioprogramma wordt verder uitgewerkt in uitvoeringsafspraken op regionaal, bovenlokaal en lokaal niveau. De ontwikkeltafels leveren input voor het regioprogramma dat zich steeds verder zal ontwikkelen. Dat gebeurt ook vanuit de uitvoering en evaluatie/monitoring van trajecten die door burgers en maatschappelijk partners in de praktijk worden opgezet. Als eerste thema voor de ontwikkeltafels is kwaliteit en monitoring benoemd bij de besluitvorming inzake kwaliteit. De overige thema s moeten in overleg en naar behoefte worden bepaald. 1b2 Doelgroepenvervoer voor 2015 en 2016 wordt meegenomen De aanbesteding / ontwikkeling van het doelgroepenvervoer (Wmo - vervoer, Leerlingenvervoer, AWBZ extramuraal vervoer en WSW - vervoer) gebeurt op schaal van Noord- en Midden - Limburg. Er wordt naar gestreefd dat er op 11 december 2016 wanneer de provinciale OV Concessie afloopt c.q. met ingang van 2017, een nieuwe organisatie van het doelgroepenvervoer start. Bij de ontwikkeling daarvan wordt tevens samengewerkt met de regio Zuid - Limburg en de Provincie Limburg. Het "nieuwe" doelgroepenvervoer is nauw gekoppeld aan de drie decentralisaties, waarbij er een regiecentrale zal worden ontwikkeld en het vervoer opnieuw wordt georganiseerd en ingekocht. Voor de juridische vorm van de regiecentrale worden nog voorstellen gedaan. Voor de periode vanaf 1 januari 2015 tot en met grofweg 31 december 2016 wordt het doelgroepenvervoer meegenomen bij de offerte - uitvraag voor het opdrachtgeven in het sociaal domein. Het betreft hier de nieuwe vervoerstaken. Het Wmo - vervoer en het Leerlingenvervoer blijven vooralsnog gewoon in stand. Tegelijkertijd wordt het nieuwe doelgroepenvervoer de komende twee jaar ontwikkeld. Zoals hierboven reeds vermeld zal vervoer ook nadrukkelijk aan de orde komen in de ontwikkeltafels. 1b3 Regionaal Kompas ook meegenomen in de offerte-uitvraag Op dit moment is er voor een aantal specifieke taken rondom maatschappelijke opvang sprake van een aparte subsidie regeling, het zogenaamde Regionaal Kompas. Deze regeling geldt voor de regio Noord en Midden Limburg, met Venlo als Centrumgemeente. Deze regeling wordt per 1 januari 2015 een integraal onderdeel van de WMO 2015 en bestaat niet meer als aparte regeling. De rol van centrumgemeente blijft tot 2018 gehandhaafd. En de rol van centrumgemeente wordt uitgebreid met een aantal taken, zoals beschermd wonen. In de offerte-uitvraag is de vraag opgenomen op basis van de huidige stand van zaken en de aanpak die we kiezen voor De doorontwikkeling in de komende tijd wordt onderdeel van de ontwikkeltafels. 1c/d1 Bij de huidige aanbesteding is prijs of een prijsrange geen gunningscriterium. In plaats daarvan gaan we uit van de tarieven van het Nza als maximum. Vanuit een analyse van de huidige stand van zaken is dit het meest voor de hand liggend (belangen burger; zorg continuïteit, beschikbare tijd, tijdig afspraken kunnen maken met zorgaanbieders, mogelijkheid voor zorgvuldige transitie, wettelijk kader om afspraken te moeten maken, verdere samenwerking met gemeentes Regio, financiële Gemeente Peel en Maas 1894/2014/ Pagina 4 van 8

5 gevolgen bij het niet tijdig realiseren). We hebben namelijk geen goede beschrijving van de prestaties en kunnen daarmee de prijs niet koppelen aan de prestatie. We kennen op dit moment de prijzen van de producten niet echt. Ook hebben we onvoldoende zicht op de kostenstructuur bij de aanbieders. Voor een aantal producten die voorheen werden gefinancierd vanuit de AWBZ en de Zorgverzekeraar, zijn er nog steeds prijzen vastgesteld door de NZa, en ook voor andere producten zijn er prijsranges bekend of vastgesteld. Wij realiseren ons dat er landelijk door zorgverzekeraars de nodige opmerkingen zijn gemaakt bij deze tarieven. Dit wordt ook opgemerkt bij financiële consequenties. We hebben overwogen of het wenselijk is om een korting toe te passen op de tarieven Ondersteuning van huishoudelijk werk (perceel in het document maatwerk Wmo) betreft een bestaand Wmo-product. In de uitvraag hanteren we een minimum en maximumtarief, gebaseerd op een algemene kostenberekening die BIZOB maakte voor de Peellandgemeenten. De genoemde tarieven zijn lager dan de huidige tarieven. Voor Jeugd geldt bovendien dat er middels het regionale transitiearrangement afspraken met aanbieders zijn gemaakt over continuïteit van zorg en het aannemen van nieuwe casussen in 2015 tegen een lager budget (80% van de uitgaven in 2012). Ander belangrijk punt is, dat we volgens de wet zorgcontinuïteit moeten bieden, wat concreet betekent dat we met iedere aanbieder die nu zorg levert aan burgers in onze regio een contract moeten sluiten. Waar we geen prijzen van producten kennen, zullen we vragen om de prijs aan te geven via een kostprijsmodel, dan krijgen we inzicht in de kostprijs en kunnen ook de verschillen tussen aanbieders beoordelen. En waar nodig een nadere toelichting vragen op de prijs. Waarbij we in de ontwikkeltafels met aanbieders in gesprek gaan om te bespreken waarom de ene aanbieder in staat is om hetzelfde product voor een lagere prijs te realiseren. Tevens zullen we afspraken moeten maken hoe we omgaan met prijsontwikkelingen. Daarbij willen we gebruik maken van het model van service level agreements, waarbij we afspraken maken over prijs en prestatieniveau. Beschrijving van prestaties meer op basis van effect in plaats van input, en de daaraan gekoppelde prijs, is een mogelijk onderwerp voor de ontwikkeltafels. Tot slot is van belang dat bij de keuze voor het regisseursmodel en de inzet van het keukentafelgesprek, waarbij de burger bepaalt voor welke aanbieder van een in het ondersteuningsplan opgenomen product hij kiest, met name het volume en het inzetten op eigen kracht voor dit moment de belangrijkste draaiknop is. 2a De bevoegdheden ten aanzien van de regionale contracten te mandateren aan de burgemeester van de gemeente Venlo, voorkomt dat er omvangrijke besluitvormingsprocessen binnen iedere gemeente nodig zijn. Op dit moment is er nog geen samenwerkingsverband dat namens de 7 gemeenten de contracten kan tekenen. De inrichting van de regionale samenwerking door middel van een Modulaire Gemeenschappelijke Regeling (MGR) is namelijk nog niet afgerond. Het is niet zeker dat dit wel al helemaal juridisch afgerond is op het moment dat de contracten moeten worden getekend. Dit betekent dat in principe alle 7 colleges individueel dienen te besluiten tot gunning en het aangaan van de contracten en vervolgens de contracten door 7 burgemeesters moeten worden ondertekend. Dat wordt nogal een drukte, vooral omdat het een groot aantal (honderden) contracten betreft. Wij stellen voor dat de burgemeester van Venlo mandaat te geven om conform de aanbestedingsprocedure namens de 7 gemeenten te besluiten tot voorlopige en definitieve gunning, het aangaan van de (raam)contracten en het onderteken van de regionale contracten, onder de voorwaarde dat dit gebeurd overeenkomstig de Gemeente Peel en Maas 1894/2014/ Pagina 5 van 8

6 aanbestedingsprocedure (incl. criteria en eisen) als neergelegd in bijgevoegde offerteuitvraag. Het mandateren van deze bevoegdheid aan Venlo betekent overigens niet dat er vooraf geen bestuurlijke en ambtelijke regionale afstemming meer plaats zou vinden over alles wat er met de gunning samenhangt. Het regionaal bestuurlijk overleg 3D, heeft op 19 juni ingestemd met dit voorstel. Kanttekeningen 1c/d1 Het hanteren van NZa-tarieven 2014 als maximum brengt ook risico s met zich mee Door KPMG is een rapport opgesteld: Eindrapportage KPMG 'Inzicht in tarieven Wmo en Jeugd' (mei 2014 ) Dit rapport is tot stand gekomen in opdracht van de directeuren sociale pijler G32. De eindrapportage van KPMG laat zien dat de huidige NZA tarieven en met name de huidige speciale tarieven niet worden gerechtvaardigd door de huidige werkpraktijk. In reactie hierop zien wij dat bijvoorbeeld de gemeente Rotterdam rekening houdt met het advies van de directeuren Platform Sociale Pijler van de G32 om bij de inkoop vanaf 2015 uit te gaan van zogenaamde 'mediaan-tarieven (welke in voornoemd rapport zijn benoemd). Gezien het korte resterende tijdbestek en daarmee het forse afbreukrisico is dit advies voor onze regio echter moeilijk uitvoerbaar. Financiële consequenties Er zijn geen specifieke financiële consequenties bij dit voorstel, anders dan het uitgangspunt om uit te gaan van het hanteren van NZa-tarieven 2014 als maximum.. Juridische consequenties De juridische aspecten zijn meegenomen in het advies van de inkoopadviseur (zie onder uitvoering) Communicatie Er heeft geen afstemming plaatsgevonden met de communicatieconsulent omdat: de communicatie regionaal wordt opgepakt In samenwerking met de regiogemeenten wordt een aantal communicatieacties ingezet om aanbieders te attenderen op de offerte-uitvraag. Marktpartijen in ons bestand worden actief aangeschreven. Daarnaast wordt een persbericht verspreid naar regionale media. Afgeleid van dit persbericht wordt een artikel geplaatst in de lokale huis-aan-huisbladen waarin wat verder wordt ingegaan op de aanpak van de 3D s en bijbehorende inkoopprocedures. Relevante informatie staat uiteraard ook op de extranetsite van de gemeente Venlo waartoe de bij ons bekende aanbieders reeds toegang hebben. Uitvoering Nationale openbare procedure Volgens het gemeentelijk aanbestedingsbeleid van de gemeente Peel en Maas dienen opdrachten voor diensten van deze omvang Europees aanbesteed te worden. In onderhavig geval is sprake van zogenaamde 2B-diensten, waarvoor een verlicht Europees aanbestedingsregiem geldt. Hierdoor voldoet de voorziene nationale openbare aanbesteding (zoals hierna op hoofdlijnen beschreven) aan de Europese aanbestedingswetgeving en daarmee aan het gemeentelijk aanbestedingsbeleid. Proces na 11 juli 2014 Publiceren offerte-uitvraag: 11 juli 2014 De offerte-uitvraag zal via Tenderned gebeuren en ook de communicatie naar aanleiding van de uitvraag en de offertes zal via Tenderned plaatsvinden. In de komende periode zal ruim aandacht Gemeente Peel en Maas 1894/2014/ Pagina 6 van 8

7 worden besteed aan communicatie hierover en ondersteuning van aanbieders bij het gebruik van Tenderned. Vooral voor de kleine aanbieders zal dit even wennen zijn. Nota van inlichtingen: 12 juli augustus 2014 In de eerste periode van de offerte-uitvraag zullen aanbieders in de gelegenheid worden gesteld om vragen over de uitvraag te stellen. Deze vragen zullen zoveel mogelijk direct ambtelijk worden beantwoord via Tenderned. Dit conform de gebruikelijke procedure bij aanbestedingen. Beoordeling offertes: 1 september september 2014 Zoals reeds aangegeven zal het aanleveren van offertes gebeuren via een vast format om snelle beoordeling mogelijk te maken. Bij de offerte-uitvraag wordt een modelovereenkomst bijgevoegd. De offertes dienen eind augustus binnen te zijn. Als de offertes zijn binnengekomen, zullen deze worden beoordeeld door een delegatie vanuit de regionale werkgroep inkoop en inkoopjuristen. De uitkomsten van de beoordeling zullen worden voorgelegd aan de regionale werkgroep inkoop en het regionaal bestuurlijk overleg 3D. Voorlopige gunning: 3 oktober 2014 Vervolgens zal in de gemeente Venlo (namens de regio) een collegebesluit worden voorbereid om over te gaan tot ondertekening van de contracten. Ondertekening definitieve contracten: 24 oktober 1 november 2014 Formulering besluit t.b.v. openbare besluitenlijst Het college van de gemeente Peel en Maas heeft besloten de documenten voor de regionale offerte-uitvraag voor de dienstverlening in het sociale domein vast te stellen en deze uiterlijk 11 juli 2014 via de gemeente Venlo te publiceren via Tenderned. Tevens heeft het college de burgemeester van de gemeente Venlo gemandateerd om de contracten mede namens de gemeente Peel en Maas af te sluiten en te ondertekenen. Gemeente Peel en Maas 1894/2014/ Pagina 7 van 8

8 Zaaknummer: 1894/2014/ Documentnummer: 1894/2014/ Besluitnummer: Collegevoorstel ROUTINGBLAD Van team: Maatschappelijke Ontwikkeling Portefeuillehouder: Raf Janssen Opgesteld door: Claudia Wijnhoven-Diels Datum: 2 juli 2014 Wijziging: 7-juli :31 Paraaf Teammanager: Als Bijlage bijgevoegd: Documentnummer: 1894/2014/ Documentnummer: 1894/2014/ Documentnummer: 1894/2014/ Documentnummer: 1894/2014/ Documentnummer: 1894/2014/ Documentnummer: 1894/2014/ Documentnummer: 1894/2014/ (van iedere bijlage het documentnummer vermelden) Overleg gepleegd met Frank van de Vondervoort en Ron Genders: Advies ingewonnen bij Advies en Control: Overleg gehad met communicatieconsulent? Resultaat: aanvullingen op het (regionale) collegevoorstel. Nee: Nee Is de Wet KPB van toepassing? (zie toelichting/formulier WKPB op intranet) Voorstel naar OR/GO: Redactionele samenvatting (in overleg met PHO/teammanager): Na vaststelling doorgeleiden naar de gemeenteraad: Nee Niet van toepassing Nee Nee Gemeente Peel en Maas 1894/2014/ Pagina 8 van 8