Toelichting BenW-adviesnota

Transcriptie

1 Onderwerp: Toelichting BenW-adviesnota Afdeling/team : Werk, Inkomen en Zorg Kwaliteitseisen ten behoeve van opdrachtgeven in het sociaal domein Afdelingshoofd Auteur : Bremmers, P.H.M. : Wijs-Menne, De M.W.P. Datum vergadering : 1. Aanleiding Op 10 mei 2014 heeft uw college het plan van aanpak opdrachtgeven sociaal domein goedgekeurd. Wij zijn nu bezig met de uitvoering van het plan van aanpak. In het plan van aanpak worden de volgende fasen c.q. hoofdactiviteiten onderscheiden: 1. Voorbereiding/inrichting projectorganisatie 2. Marktconsultatie a. Voorbereiden marktconsultatie b Uitvoeren marktconsultatie 3. Inrichten contractmanagement en contractbeheer 4. Sluiten (raam)contracten a. Voorbereiden en opvragen offertes b. Voeren van contractonderhandelingen c. Opstellen en afsluiten van (raam)contracten Inmiddels is de projectorganisatie ingericht. Op basis van het plan van aanpak is er een nadere uitwerking van de verschillende hoofdactiviteiten gemaakt en is er een detailplanning opgesteld tot en met het moment van opvragen offertes. Deze detailplanning is ter kennisname bijgevoegd. Om te kunnen komen tot een goede uitvraag voor offertes (vierde activiteit), zijn de volgende elementen van belang: 1) een goede beschrijving van de producten en diensten die we van de diverse aanbieders vragen; 2) een goede bepaling van gegevens die we nodig hebben om de uitvoering van de contracten te kunnen monitoren; 3) De wijze waarop we de kwaliteit van de geleverde producten en diensten willen bewaken; 4) De goede eisen aan de facturen 5) om tot (tijdige) betaling te kunnen overgaan.. Deze elementen zijn onderdeel van verschillende hoofdactiviteiten zoals opgenomen in het plan van aanpak. Gezien de krappe planning worden op dit moment een aantal hoofdactiviteiten tegelijkertijd uitgevoerd. In dit collegevoorstel gaan wij nader in op de gegevens die nodig zijn voor monitoring en de wijze waarop we de kwaliteit van de geleverde producten en diensten willen bewaken. Tussen deze elementen is er een nauwe samenhang. 2. Uitgangssituatie en doelstelling Monitoring en kwaliteit van de dienstverlening ten behoeve van aanvraag offertes Verseon kenmerk: 1

2 De basis voor een aanbesteding voor het leveren van producten of diensten is vrijwel altijd een vastgesteld beleidsplan en de direct hieraan gekoppelde verordening. In de verordening worden de regels vastgelegd die van toepassing zijn voor de uitvoering van het beleidsplan. Het beleidsplan en de verordening worden vastgesteld door de Raad die daarmee de kaders heeft bepaald waarbinnen het college vorm en inhoud kan geven aan de uitvoering. In de verordening zijn de eisen opgenomen waaraan de uitvoering moet voldoen. Deze eisen gaan over de informatie die nodig is voor de monitoring van de uitvoering en de kwaliteitseisen die worden gesteld aan de uitvoering. Daarbij kan de uitvoering door de ambtelijke organisatie worden gedaan of door een externe partij / aanbieder. Voor de nieuwe werkzaamheden die in het kader van de decentralisaties worden overgedragen van Rijk en Provincie naar de gemeenten geldt, dat op dit moment hard wordt gewerkt aan beleidsnota's en de daaraan gekoppelde verordeningen. De beleidsnota's en verordeningen zullen in oktober door de gemeenteraad worden vastgesteld. Rond die tijd moeten ook de raamcontracten worden afgesloten. Dit betekent dat het niet mogelijk is om eerst de beleidsnota's en verordeningen vast te stellen en dan over te gaan tot de aanbesteding. We zullen daarom voorafgaand aan het vaststellen van de beleidsnota's en de verordeningen de gegevens voor monitoring en de kwaliteitseisen moeten vaststellen. Hoe kunnen we komen tot een goed kwaliteitssysteem en een goede set indicatoren voor monitoring Als gemeente / regio Noord Limburg staan we nu voor de opgave om te komen tot een goed kwaliteitssysteem en een goede set van indicatoren om de maatschappelijke effecten van ons beleid te monitoren. Binnen diverse gemeenten en regio's wordt nagedacht over kwaliteit en monitoring. Op landelijk niveau lopen ook de nodige activiteiten om te komen tot een kwaliteitssysteem. Deze activiteiten zijn nog onvoldoende uitgekristalliseerd om te verwerken in een aanvraag van offertes. De tijd tot de uitvraag van de offertes is simpelweg te kort om in samenwerking met het veld en de landelijke ontwikkelingen te komen tot een goed kwaliteitssysteem en een goede set van indicatoren. Eerste uitkomsten marktconsultatie ten aanzien van monitoring en kwaliteitseisen Voor een offerteaanvraag is kennis van en inzicht in de markt van aanbieders een vereiste. Om meer inzicht te krijgen in de markt, voeren we op dit moment een zogenoemde marktconsultatie uit. Hiervoor hebben we gesprekken gevoerd met meer dan 30 aanbieders en hebben we een bijeenkomst georganiseerd met een 15-tal kleine(re) zorgaanbieders, de zogenaamde 'zorgboerderijen'. In de gesprekken en de bijeenkomst waren monitoring en kwaliteit een belangrijk onderdeel. Op basis van een eerste analyse van de gesprekken, constateren wij het volgende: Binnen alle organisaties is er aandacht voor kwaliteit en de effecten van de ondersteuning; Alle organisaties meten klanttevredenheid en bij de grotere organisaties is een cliëntenraad actief; Voor het bewaken van de kwaliteit worden verschillende kwaliteitssystemen gebruikt; een deel daarvan is wettelijk voorgeschreven of voorgeschreven door de huidige financier (Zorgkantoor Noord- en Midden-Limburg); Diverse organisaties stellen zich de vraag of de kwaliteitssystemen niet te veel zijn gericht op het meten van de kwaliteit van het proces en te weinig op de uitkomst van het proces; Organisaties zijn erg bezorgd dat gemeenten weer nieuwe kwaliteitseisen gaan stellen bovenop de bestaande eisen en dat vanuit verschillende gemeenten of regio's verschillende eisen zullen worden gesteld (meer kwaliteitssystemen met de nodige bureaucratie). Organisaties geven aan graag te willen werken aan het meten van de (kwaliteit van de) outcome en gezamenlijk met opdrachtgevers te komen tot een zinvolle set aan kwaliteitsindicatoren en indicatoren om te meten of de gestelde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd. Verseon kenmerk: 2

3 3. Rol gemeente en visie en strategie participatie Voor de WMO-raden van alle 7 Noord Limburgse gemeenten wordt een gezamenlijke bijeenkomst georganiseerd op 10 juni 2014 waar zij worden geïnformeerd over de kwaliteitseisen en het proces om te komen tot nieuwe kwaliteitseisen. 4. Toelichting Wij stellen daarom voor om met uw College en Raad afspraken te maken over de wijze waarop we in 2015 en 2016 kunnen komen tot een goed kwaliteitssysteem en een goede set van indicatoren. Dit proces dat we samen met de aanbieders willen uitvoeren nemen we op in de raamcontracten. Doelstelling is om het jaar 2015 vooral te gebruiken voor de ontwikkeling en 2016 voor de implementatie. De bijlage Balanceren tussen loslaten en verantwoorden. Kwaliteit, verantwoorden en motiveren in het sociaal domein, beschrijft ons denken over kwaliteit en een proces om te komen tot een daarbij passend kwaliteitssysteem. Wij zullen dit samen met de andere Noord-Limburgse gemeenten doen en hoe wij dit vorm gaan geven zullen wij meenemen bij het Inrichten contractmanagement en contractbeheer (3 e hoofdactiviteit) omdat het daarmee een nauwe relatie heeft. We hebben nog geen nieuw kwaliteitssysteem en willen in de overgangsfase toch de kwaliteit door ontwikkelen. Daarom gaan wij deze overgangsfase in met de volgende afspraken: We sluiten aan op bestaande kwaliteitssystemen en resultaatmetingen; We zien verantwoordingseisen als onderwerp van gesprek met de aanbieder; We stellen risicogericht en proportioneel verantwoordingseisen; We voorkomen een wirwar aan verantwoordingseisen. Ten aanzien van het ontwikkelen van een nieuw kwaliteitssysteem en een compacte set van indicatoren voor het monitoren van en sturen op de kwaliteit van zorg en ondersteuning zijn in de notitie de volgende uitgangspunten opgenomen: a. vertrouwen in de beroepsbeoefenaar; b. als overheid uit de controle-modus en regelreflex blijven; c. toe werken naar een beperkte set betekenisvolle indicatoren; d. cijfers spreken niet voor zich, er moet over gesproken worden; e. meten is niet weten, het gaat om verbeteren. 5. Toekomstvisie Levende gemeenschap De Inkoop van ondersteuningsproducten en voorzieningen draagt bij aan de zelfredzaamheid en participatie van burgers en hun omgeving, hetgeen weer bijdraagt aan een levendige gemeenschap. Verseon kenmerk: 3

4 Samenwerkende gemeente Het Inkoopproces vindt plaats in samenwerking met alle gemeenten in Noord-Limburg. 6. Integrale afstemming De notitie Kwaliteit, verantwoorden en motiveren in het sociaal domein is ontwikkeld vanuit de regionale werkgroep Opdrachtgeven (Inkoop) in het sociaal domein. Daarin zijn de 7 NoordLimburgse gemeenten vertegenwoordigd. Afstemming vond in de eerste fase plaats tussen Juristen, Inkoopdeskundigen en in de tweede fase met inhoudelijke beleidsmedewerkers op het brede terrein van het sociaal domein. a. Communicatief (denk aan: Gemeente Info, pers, website, klantenbalie en Apropos) Communicatie vindt plaats in overleg met de andere gemeenten in Noord Limburg b. Financieel De gemeente Beesel en de gemeenten in de regio hebben zich in eerdere besluitvorming verbonden aan het principiele uitgangspunt dat de uitgaven in het sociaal domein budgetneutraal zijn ten opzichte van inkomsten. Dat vraagt om regie op de beschikbare budgetten en dat leveranciers rekenschap afleggen over kwaliteit en resultaten. Meer specifiek gaat het om het rapporteren in hoeverre aan verantwoordelijkheden ten aanzien van kwantiteit, kwaliteit, tijd en kosten is voldaan. c. Juridisch Zie onder afstemming d. Collegeprogramma Uit de marktconsultatie komt naar voren dat zorgaanbieders graag willen samenwerken om te komen tot een nieuw kwaliteitssysteem en de ontwikkeling van indicatoren voor het monitoren van maatschappelijke effecten. We staan als gemeente Beesel, en zeker ook als regio Noord-Limburg, voor de uitdaging om in nauwe afstemming met zorgaanbieders te komen tot een adequaat kwaliteitssysteem en een goede set van indicatoren om de maatschappelijke effecten van ons beleid te monitoren. Dit nieuwe systeem moet ons ondersteunen bij het kunnen en durven 'loslaten in vertrouwen'. "Loslaten vraagt vertrouwen. De overheid moet vertrouwen in de zelfregulering van de samenleving. De mensen moeten vertrouwen in de overheid. Bij loslaten hoort dereguleren. Wij gaan de komende periode schrappen in nutteloze regels. Ook willen we ons denken en handelen veranderen: aan de voorkant investeren in relaties en aangeven wat mogelijk is in plaats van wat niet kan. Dit geldt op het gebied van ondersteuning en zorg" (Coalitieakkoord Hoofdstuk Uitdagingen en ambities: Lef, improvisatietalent en vertrouwen, pag 5). De veranderende overheid richt zich niet alleen naar burgers maar ook naar de partners waar we mee samen werken. e. Risico s Verseon kenmerk: 4

5 We willen de bestaande praktijk rondom kwaliteit voor een overgangsperiode handhaven. Daarbij hanteren we de bestaande kwaliteitssystemen als uitgangspunt. We willen in de overgangsperiode de kwaliteit door ontwikkelen. Voor bestaande organisaties betekent dit handhaven van de huidige praktijk, voor nieuwe organisaties en initiatieven betekent dit dat we aansluiten bij de minimale wettelijke kwaliteitseisen te weten veilig in de breedste zin van het woord. We zullen daarbij in goed overleg bepalen wat nodig en haalbaar is. 7. Voorstel / advies De gemeenteraad voor te stellen: 1. In te stemmen met de notitie Kwaliteit, verantwoorden en motiveren in het sociaal domein. Balanceren tussen loslaten en verantwoorden. Hiermee besluit uw raad tot een proces om, in nauwe afstemming met aanbieders van zorg en ondersteuning te komen tot een nieuw kwaliteitssysteem en een compacte set van indicatoren voor het monitoren van en sturen op de kwaliteit van zorg en ondersteuning 2. In de offerte aanvraag voor het uitvoeringsjaar 2015 aan te sluiten bij de bestaande wettelijke kwaliteitssystemen en resultaatmetingen voor zorg en ondersteuning, met inachtneming van de wettelijke eisen zoals opgenomen in de Jeugdwet 2015, de Wet Maatschappelijke Ondersteuning 2015 en de Participatiewet 2015 voor zover deze van kracht worden. Verseon kenmerk: 5