Prijslijst. Bestuurlijk aanbesteden voor gemeenten. Wilt u als gemeente kunnen inspelen op de complexiteit en onzekerheden binnen het sociaal domein?

Transcriptie

1 Wilt u als gemeente kunnen inspelen op de complexiteit en onzekerheden binnen het sociaal domein? Bent u bereid om samen met zorgaanbieders en cliënten invulling te geven aan transformatiedoelen? Wilt u een systeem ontwikkelen waarin de keuzevrijheid van uw inwoners maximaal is? Dan is de methodiek bestuurlijk aanbesteden iets voor u. Bestuurlijk aanbesteden voor gemeenten Prijslijst

2 Wat is bestuurlijk aanbesteden? Het sociale domein is volop in ontwikkeling en de onvoorspelbaarheid is groot. Welke analyse, onderzoeksmethode of vorm van risicomanagement een gemeente ook toepast, ze wordt altijd ingehaald door de ontwikkeling in de maatschappij. Juist vanwege deze onvoorspelbaarheid zijn traditionele management- en inkoopwijsheden overbodig en achterhaald. Bestuurlijk aanbesteden is een methodiek die, op basis van onder andere de netwerktheorie, transactiekostentheorie en onderhandelingstheorie, gemeenten in staat stelt om langdurige, flexibele convenanten te sluiten met leveranciers van zorg- en welzijnsdiensten. Succesvol contracteren en subsidiëren vraagt om een andere manier van denken Hoe werkt bestuurlijk aanbesteden? Het bestuurlijk aanbestedingsproces bestaat uit drie fasen: I. Voorbereiding II. Onderhandelingen III. Contractsluiting en uitvoering I. Voorbereiding In de voorbereiding stelt de gemeente een basisovereenkomst op die alle deelnemende partijen moeten ondertekenen. De overeenkomst beschrijft wie er gaan onderhandelen, waarover, waarom, wanneer en hoe zij dat gaan doen en tot welk resultaat de onderhandelingen moeten leiden. Ook stelt de gemeente een of meerdere concept-deelovereenkomsten op voor een voorziening, een arrangement (een combinatie van voorzieningen) of een experiment (een pilot voor een voorziening of arrangement). Elke concept-deelovereenkomst benoemt de prestaties die zowel de gemeente als de aanbieders moeten gaan leveren en hoe alle partijen deze prestaties gaan monitoren. De concept-deelovereenkomst bevat ook bepalingen over de financiering en betaling van de prestaties (uurtarief, producttarief, wijkbudget, subsidie, etc.).

3 Intern legt de gemeente vast binnen welke kaders zij wil blijven in het onderhandelingsproces: ze formuleert een inhoudelijk en financieel breek- en streefscenario. Voordat de onderhandelingen beginnen, krijgt een ambtelijke delegatie het mandaat tot aan het breekscenario door te onderhandelen. Blijkt een resultaat binnen dit scenario niet haalbaar te zijn, dan kan de ambtelijke werkgroep opschalen naar het niveau van bestuurders. Wat hoort wel bij bestuurlijk aanbesteden? 1. Basisovereenkomst 2. Concept-deel overeenkomsten 3. Breek- en streefscenario s 4. Plenaire onderhandelingen 5. Geen beperking op toetreding nieuwe aanbieders 6. Mogelijkheid tot uittreden bestaande aanbieders 7. Mogelijkheden voor contractuele wijzigingen in de uitvoering 8. Lange looptijd (5-10 jaar) 9. Publicatie gegunde opdracht II. Onderhandelingen Het onderhandelingsproces is in een bestuurlijke aanbesteding altijd plenair. Aan tafel zitten ook de belangrijkste bestaande aanbieders, want zij beschikken over middelen die de gemeente nodig heeft om doelstellingen te bereiken, zoals personeel, lokale infrastructuur en deskundigheid. De gemeente beschikt over de middelen die deze aanbieders nodig hebben, zoals besluitvorming en geld. De aanbieders worden door de gemeente uitgenodigd de basisovereenkomst te ondertekenen. De partijen die getekend hebben, worden daarna uitgenodigd voor een of meer plenaire bijeenkomsten om met de gemeente de concept-deelovereenkomst door te nemen. Alle partijen kunnen elk onderdeel van de concept-deelovereenkomst ter discussie stellen. Wie een woord, zin of bepaling wil verwijderen, moet dit beargumenteren en een alternatief aandragen. Uiteindelijk bepaalt de gemeente of de aanpassing wordt doorgevoerd of niet. Als alle partijen akkoord zijn met de conceptdeelovereenkomst, gaat deze voor akkoord naar de gemeentelijke bestuurders. Daarna legt de gemeente de definitieve overeenkomst voor aan de aanbieders ter ondertekening.

4 III. Contractsluiting en Uitvoering De overeenkomst wordt allereerst gesloten met de aanbieders die de onderhandelingen hebben gevoerd. In elke bestuurlijke aanbesteding staat de overeenkomst daarna echter open voor alle aanbieders die aan de eisen voldoen en die ook de voorziening, het arrangement of het experiment willen uitvoeren. Elke bestuurlijke aanbesteding moet na de contractsluiting op worden gepubliceerd. Deze aankondiging van een gegunde opdracht kan de gemeente gebruiken om geïnteresseerde aanbieders op de hoogte te stellen van de mogelijkheid zich aan te sluiten bij de overeenkomst. Aanbieders die de overeenkomst hebben getekend, moeten onder voorwaarden de mogelijkheid hebben, terug te treden. Alle partijen kunnen bovendien gedurende de uitvoering wijzigingsvoorstellen doen voor de overeenkomst. De onderhandelingsfase gaat dus eigenlijk in de uitvoering gewoon door. Dit is nodig om de afspraken snel te kunnen afstemmen op veranderende omstandigheden in het sociale domein. De overeenkomst heeft een lange looptijd, namelijk 5-10 jaar met de mogelijkheid tot stilzwijgende verlenging. Vanwege de langere looptijd hebben zowel de gemeente als leveranciers de mogelijkheid investeringen terug te verdienen en te leren van projecten en activiteiten.

5 Wat hoort niet bij bestuurlijk aanbesteden 1. Offertes 2. Bestek 3. Concurrentie in de selectie 4. Plenaire prijsbesprekingen 5. Verplichting tot samenwerking of combinatievorming 6. Afsluiting markt in de uitvoering Geen offertes In een bestuurlijke aanbesteding hoeven aanbieders geen offerte in te dienen. Een offerte opstellen is tijdrovend werk en een momentopname. Het is zinvoller dat partijen hun tijd, geld energie in de onderhandelingen steken. Geen bestek Een bestek is een uitnodiging tot het doen van een offerte. Omdat in een bestuurlijke aanbesteding aanbieders geen offerte hoeven in te dienen, is een bestek overbodig. Geen concurrentie in de selectie Het resultaat van elke bestuurlijke aanbesteding moet een overeenkomst of subsidieregeling zijn met meerdere aanbieders, waarbij de mogelijkheid bestaat dat nieuwe aanbieders toetreden en bestaande aanbieders uittreden. Een bestuurlijke aanbesteding kent daarom geen concurrentie in de selectiefase. In een bestuurlijke aanbesteding vindt de concurrentie plaats in de uitvoering: de inwoners spelen een belangrijke, zo niet unieke rol en bepalen zelf van wie zij diensten afnemen. Geen plenaire prijsbesprekingen In een bestuurlijke aanbesteding bespreekt de gemeente de prijsstelling nooit plenair. Dat is mededingingsrechtelijk niet toegestaan. Geen verplichte samenwerking of combinatievorming Een bestuurlijke aanbesteding is erop gericht aanbieders in een onderhandelingsproces de keuze te laten maken of zij een voorziening, arrangement of experiment willen aanbieden en hoe zij dat willen doen. Bij dat uitgangspunt past niet dat een gemeente samenwerking of combinatievorming oplegt. Dit moet gebeuren omdat het in het belang is van de betreffende aanbieders en uiteindelijk van de inwoners, niet omdat het in een beleidsnotitie staat of efficiënt overkomt. Geen gesloten markt in de uitvoering In de uitvoering van bestuurlijke aanbestede overeenkomsten of subsidieregelingen is altijd ruimte voor nieuwe aanbieders of nieuwe initiatieven. Door de onzekerheid, complexiteit en onvoorspelbaarheid van het sociale domein is flexibiliteit op aanbod noodzaak. Het afsluiten van de markt staat haaks op dit uitgangspunt.

6 Kwaliteit gegarandeerd BVNG Advies begeleidt en adviseert gemeentelijke beleidsmedewerkers en bestuurders bij het sluiten van contracten, het afgeven van subsidies en het voeren van onderhandelingen in samenwerking met Robbe & Partners, die de methodiek van bestuurlijk aanbesteden heeft ontwikkeld. De voordelen van onze gezamenlijke inzet zijn: Minder (juridische) risico s bij het toepassen en uitvoeren van bestuurlijk aanbesteden; Niet eerst zelf investeren om de benodigde kennis op te doen - u leert bij ons on the job; In elke adviesopdracht werken wij samen met onze opdrachtgevers aan het bereiken van resultaten en doelen; Specialistische kennis van aanbestedingsrecht, staatssteunrecht, bestuursrecht en contractenrecht én van de drie decentralisaties binnen het sociaal domein. Heeft u vragen over bestuurlijk aanbesteden of wilt u meer informatie over het toepassen van deze methodiek binnen uw organisatie? Neem dan contact op met een van onze adviseurs.

7 Bureau Voor Noordelijke Gemeenten Advies Regionale kennis en expertise BVNG Advies is regionaal adviespartner voor gemeenten als het gaat om strategische en complexe vraagstukken. BVNG Advies heeft een ervaren team van adviseurs, die de regio en cultuur kennen en op de hoogte zijn van de actuele ontwikkelingen. Verbinden van praktijk, beleid en bestuur Onze adviseurs zijn gericht op het leggen van verbindingen en het realiseren van constructieve samenwerkingen binnen en buiten uw organisatie, wij zijn gewend te werken in een politiek-bestuurlijke context en zoeken de samenwerking met uw samenwerkingspartners en inwoners. Maatschappelijk rendement Met onze diensten en producten dragen wij bij aan de ontwikkelingen in het sociale domein. Hierbij staat de inwoner centraal en vormt samenwerking op basis van vertrouwen het uitgangspunt. We werken vanuit uw vraag en bieden constructieve en innovatieve oplossingen voor de lange termijn. BVNG Advies zoekt samen met u naar het behalen van maximale te behalen maatschappelijke rendement! Laagdrempelig en transparant Toegankelijk, flexibel, resultaatgericht werken en maatwerk leveren zijn onze kenmerken. Wij maken met u afspraken over kwaliteit, planning, resultaat en investering. Voor u is duidelijk wat het kost en wat het oplevert. Voor ons geldt afspraak is afspraak en de samenwerking voor de lange termijn staat bij ons centraal. Adviseurs Heeft u vragen over de aanpak van BVNG Advies of wilt u meer informatie over Regie op Zorg en Veiligheid? Neem dan contact op met een van onze adviseurs. Alrik Aalbers senior adviseur Alrik@bvng.nl Mark Rouw manager advies mark@bvng.nl Herma Hemmen manager advies herma@bvng.nl

8 Met BVNG Advies koopt u resultaat in! Groningen Nieuwe Boteringestraat PM Groningen groningen@bvng.nl Leeuwarden Tesselschadestraat HB Leeuwarden leeuwarden@bvng.nl Zwolle Hanzeplein JD Zwolle zwolle@bvng.nl