Bestuursrapportage BghU I

Transcriptie

1 Versie 4.3 Bestuursrapportage BghU I per 30 april

2 Inhoudsopgave 1 Managementsamenvatting en ontwikkelingen Stand van zaken bedrijfsvoering: exploitatiekosten Stand van zaken bedrijfsvoering: investeringen Stand van zaken bedrijfsvoering: balans Stand van zaken bedrijfsvoering: liquiditeitsoverzicht Stand van zaken bedrijfsvoering: formatie en bezetting... Bijlagen 1. uitputting projectbegroting opstart BghU ICT-begroting projectkalender projectbegroting toetreding risicoparagraaf

3 Voorwoord In voorliggende bestuursrapportage leggen wij verantwoording af over de bedrijfsvoering en de geleverde prestaties door de BghU met betrekking tot het tijdvak van 1 januari - 30 april Eerste verantwoording De bestuursrapportage vormt een aanvulling op de deelnemersspecifieke Marap die na afloop van het kwartaal aan elke deelnemer wordt toegezonden. In de Marap staat de cijfermatige informatie over de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van de opgedragen belastingtaken. In verband met de vertraagde ontwikkeling van de rapportagetools was de eerste Marap nog summier qua inhoud. Bedoelde Marap zal steeds verder worden ontwikkeld conform het model dat in het kader van het uitvoeringsprotocol is overeengekomen. De start van de BghU organisatie Per 1 januari 2014 is de organisatie formeel van start gegaan. Vorig jaar stond m.n. in het teken van de vorming en oprichting en vanaf 2014 mag de BghU zich bewijzen. Als we kijken waar we nu staan ben ik tevreden op datgene wat we met elkaar gerealiseerd hebben. De medewerkers zijn geplaatst, de aanslagen en beschikkingen zijn uitgestuurd en het aantal reacties is lager dan geraamd. Financieel lopen we in de pas en daarnaast doorlopen vijf gemeenten het besluitvormingsproces om toe te treden tot de BghU per 1 januari Niet alles is vlekkeloos verlopen. M.n. de oplevering en inrichting van het klantgeorienteerde automatiseringssysteem heeft te lang op zich laten wachten waardoor de serviceverlening aan de burger niet optimaal was en de druk op de organisatie als hoog werd ervaren. Ook nemen de besluitvormingsprocessen om toe te treden meer tijd dan voorzien. En en ander neemt niet weg dat het overall beeld positief is en dit vertrouwen geeft naar de toekomst. De nabije toekomst Kijkende naar deze toekomst moet er nog het nodige gerealiseerd worden. In bijgaande projectenkalender wordt een beeld geschetst voor welke uitdagingen we staan. Uitdagingen die enerzijds zijn ingegeven door wettelijke ontwikkelingen en anderzijds door de wens om te blijven verbeteren. Utrecht, 26 juni 2014 De directeur, Arnold Geytenbeek

4 1 Managementsamenvatting en ontwikkelingen 1. Belastingen In het 1e kwartaal is ruim 99,8 % van de geprognosticeerde belastingen opgelegd. Uiteraard zijn nog niet de bedragen van alle opgelegde aanslagen daadwerkelijk ontvangen. Het betreft totaal aan opgelegde aanslagen 266 miljoen over het heffingsjaar Onderstaande tabel laat per deelnemer de stand van zaken zien van de realisaties op belastinggebied. De tabel vergelijkt de realisatie tot en met april 2014 ten opzichte van de prognoses Belastingjaar 2014 Realisatie* bedragen x 1.000,- Prognose t/m april Gemeente Utrecht ,0% 100 % Gemeente De Bilt ,2% 98 % HDSR ,8% 99 % Aanslagoplegging 5 100,0% 99 % Gemeente Utrecht ,80% ,45% Gemeente De Bilt 282 0,11% 282 1,47% HDSR ,99% ,63% Kwijtschelding belastingen ,90% Gemeente Utrecht 0 % % Gemeente De Bilt 0 % % HDSR 0 % % Oninbaar belastingen 0 % % Netto te innen belasting ,10% * de percentages m.b.t. de realisatie hebben betrekking op deelnemersniveau De kwijtscheldingen in dit overzicht hebben betrekking op het bedrag van de automatische kwijtscheldingen tot en met april. Alle geinde bedragen worden op de dag van ontvangst afgedragen aan de betreffende deelnemer. 4

5 1 Managementsamenvatting en ontwikkelingen De onderstaande overzichten kunnen op dit moment nog niet gevuld worden in verband met het ontbreken van de benodigde managementinformatie hierover vanuit het nieuwe systeem. De leverancier van het systeem is hierop aangesproken en heeft passende maatregelen genomen. Naar verwachting zal dit probleem einde van het tweede kwartaal 2014 opgelost zijn. 2. Openstaand saldo belastingen Het overgrote deel van de nog openstaande bedragen heeft uiteraard betrekking op belastingjaar De invorderingsacties over de belastingjaren tot en met 2013 hebben vertraging opgelopen doordat de leverancier van het systeem niet tijdig kon opleveren (mei jl. i.p.v. eind 2013). Komende periode vindt er een inhaalslag plaats. Voor wat betreft de opgelegde aanslagen 2014 lopen de meeste betalingster-mijnen nog zodat er nog geen sprake is van verdere invorderingsacties Tot op heden zijn de wettelijke termijnen voor de afhandeling van kwijtscheldingsverzoeken, WOZbezwaren en overige bezwaren gerealiseerd. Omdat we nog maar in het tweede kwartaal van 2014 zitten valt hier verder nog niet veel over te zeggen. Voor wat betreft de WOZ bezwaarschriften is al duidelijk dat dit aantal nog geen 50% bedraagt van het aantal dat voor Utrecht en De Bilt over het jaar 2013 is ontvangen. In volgende jaren zal blijken of het hier om een incidentele ontwikkeling of om een trendbreuk gaat, mede gelet op onze waarneming dat het aantal handmatige aanvragen om kwijtschelding aan het toenemen is. 3. Doorbraakdossier WOZ Vanuit het college van de gemeente Utrecht is het verzoek gekomen invulling te geven aan een pilot WOZ doorbraakdossier in de wijk Lunetten. Wij gaan deze pilot samen met de gemeente Amsterdam uitvoeren die een soortgelijke ontwikkeling wenst. In het 4 e kwartaal zullen de burgers van de wijk Lunetten de mogelijkheid krijgen vooraf hun inzichten kenbaar te maken t.a.v. de hun betreffende WOZ-waarde. Met de uitvoering hiervan is een initiële investering gemoeid van welk bedrag afzonderlijk t.l.v. de gemeente Utrecht komt. Met de opgedane ervaringen zullen wij vervolgens i.o.m. de betrokken deelnemers bekijken in hoeverre deze methode breder toepasbaar is. 5

6 1 Managementsamenvatting en ontwikkelingen 4. Uitbreiding dienstverlening De gemeente Lopik heeft ons verzocht per 1 januari a.s. ook het beheer van de BAG te gaan verzorgen. Wij onderzoeken op dit moment de consequenties en haalbaarheid van een dergelijke uitbreiding van ons dienstenpakket. De kosten van onderzoek en productontwikkeling zijn niet voorzien en zullen t.z.t. in de productprijs verwerkt worden. Indien het onderzoek zou leiden tot een afwijzing van het verzoek zullen de kosten ten laste komen van het rekeningresultaat Prognose Ondanks de niet begrote projectkosten i.v.m. de aansluiting van nieuwe deelnemers, de aansluiting op de landelijke voorziening WOZ en het onderzoek naar de uitbreiding van het dienstenpakket met het beheer van de BAG verwachten wij geen overschrijding van de gestelde financiële kaders dankzij de ingezette prestatiesturing. 6. Risicoparagraaf Omdat de beleidsbegroting geen risicoparagraaf bevatte is deze bij uitzondering als bijlage bij voorliggende Berap gevoegd, zodat de risico s v.w.b. het lopende boekjaar inzichtelijk zijn gemaakt. De begroting 2015 e.v. is conform voorschrift regulier van een risicoparagraaf voorzien. 6

7 2.1 Stand van zaken bedrijfsvoering: exploitatiebegroting

8 2.1 Stand van zaken bedrijfsvoering: exploitatiebegroting 2014 In het 4 e kwartaal van 2013 is de beleidsbegroting BghU 2014 uitgewerkt in een gedetailleerde exploitatiebegroting en een productbegroting. Conform bestuurlijke taakstelling van september 2013 zijn daarbij forse structurele besparingen doorgevoerd. Dit als opstap naar de structurele besparingen in het kader van de meerjarenbegroting teneinde nieuwe deelnemers te kunnen werven. We verwachten dat de besparingen in het lopende boekjaar toereikend zullen zijn om binnen de gestelde begrotingskaders de projecten te kunnen bekostigen i.v.m. de afronding van de opstart van de BghU, de toetreding van de vijf nieuwe gemeenten (Bunnik, Houten, Lopik, Nieuwgein en Zeist), de doorontwikkeling van de ICT-architectuur en de wettelijke eisen in het kader van de ontwikkeling van het stelsel van basisregistraties. Denk in dit verband aan de aansluiting op de Landelijke voorziening WOZ en de implementatie van de digitale WOZ-kaart. Zie voor nadere informatie de projectkalender 2014 in bijlage 3. De dekking van deze wijzigingen is geheel binnen de begroting opgevangen en de budgetverschuivingen zijn gerealiseerd op grond van artikel 3 van de Regeling Financieel Beheer BghU Kosten per eenheid product Werklastbepalende factor 2014 Prijs Aantal Stuksprijs WOZ objecten ,52 Aanslagregels ,75 Aanslagbiljetten ,70 Klantcontacten ,88 Bezwaar en beroep ,44 Projecten Totaal basispakket Parkeren 553 Leges Utrecht 80 Leges De Bilt Totaal pluspakket 633 Totaal generaal bedragen x 1.000,= prijspeil 2014; aantallen x De hogere kosten van rente en aflossing worden primair veroorzaakt doordat de kapitaalslasten op grond van de fiscale wetgeving - en in afwijking van de beleidsbegroting - inclusief in plaats van exclusief BTW zijn geraamd 1. De gemeentelijke deelnemers hebben de betreffende BTW in 2013 met het BTWcompensatiefonds kunnen verrekenen. De dekking van de extra kapitaalslasten is voorzien in de meerjarenbegroting In de beleidsbegroting is rekening gehouden met een investering van ,= Uit de openingsbalans blijkt dat er per saldo ,= is geïnvesteerd ( ,= ,= ). Het verschil ad ,= is in voorliggende Berap verantwoord. 1 BTW moet voldaan worden op factuurbasis, de BTW kan derhalve alleen in het jaar van aanschaf worden doorgeschoven. Bijgevolg zijn de lasten i.v.m. de BTW geactiveerd. 8

9 2.1 Stand van zaken bedrijfsvoering: exploitatiebegroting 2014 De personeelskosten vallen lager uit, omdat ten opzichte van de toegestane formatie conform Bedrijfsplan BghU 2012 rekening is gehouden met een reductie van de formatie met 9%. Dit door in het perspectief van het bedrijfsvoeringsvisie BghU het aantal direct productieve uren te verhogen van 1360 tot 1500 uur. De materiële kosten zijn hoger dan in het kader van de beleidsbegroting is geraamd. Deze verhoging wordt geheel verklaard door de raming van de projectkosten. Anders dan in het bedrijfsplan en de beleidsbegroting wordt in de exploitatiebegroting rekening gehouden met projectkosten (deels incidenteel en deel strucureel). Incidenteel met name i.v.m. de afronding van de opstart, de toetreding van nieuwe deelnemers, de kosten i.v.m. de pilot doorbraakdossier. En structureel i.v.m. procesinnovaties om te kunnen voldoen aan de financiele taakstellingen in meerjarig perspectief en de steeds strengere wettelijke eisen. De post onvoorzien is (structureel) met ,= afgeraamd om de personeelslasten te kunnen bekostigen van medewerkers die in Utrecht in een uitloopschaal waren benoemd en bij de BghU op de functionele schaal zijn benoemd. Dit omdat de BghU geen uitloopschalen kent. Op grond van afspraken met de nieuwe deelnemers worden de kosten i.v.m. de toetreding voor 50% gedragen door de betrokken deelnemers en voor 50% door de BghU. De lasten en baten zijn integraal in deze Berap verwerkt, zowel aan de lasten- als aan de batenkant. Overige baten worden gegenereerd i.v.m. dienstverlening aan derden. 9

10 2.2 Stand van zaken bedrijfsvoering: balans ACTIVA PASSIVA Vaste activa Eigen vermogen banksaldo 113 Balans I conform ICT begroting per 24 maart hard- en software Centric (overeenkomst 2 nov. 2012) Voorzieningen 02. kantoorautomatisering egalisatievoorziening kantoortelefonie Langlopende schulden 04. licenties EB-afschriften jarige lening BNG deel a power to pay jarige lening BNG deel b SAP-licenties af te sluiting leningdeel c sub-saldo af te sluiting leningdeel d Balans II conform ICT begroting per 24 maart meerwerk Centric conform ICT begroting dd additionele conversie cf ICT begroting dd kantoortelefonie 2e termijn EB-afschriften netwerk en werkplekken intranet TMS Fee meerprijs Mediant Deloitte inzake conversie Xcent cf ICT begroting sub-saldo Balans III conform ICT begroting per 24 maart uitbreiding aantal licenties Centric (opdracht ) Balans IV 20. dienstauto's Utrecht Vlottende activa Kortlopende schulden 21. deelnemersbijdragen projectbegroting implementatie projectkosten oprichting BghU te vorderen i.v.m. overuren 2013 medewerkers HDSR 02. te betalen overuren 2013 medew. HDSR 23. te vorderen i.v.m. verlofrechten medewerkers HDSR 03. lasten m.b.t. verlofrechten medew. HDSR 24. te vorderen vakantiegelden medewerkers Utrecht 04. te betalen vakantiegelden medew. Utrecht 25. te vorderen i.v.m. overuren 2013 medewerkers Utrecht 05. te betalen overuren 2013 medew. Utrecht 26. te vorderen i.v.m. verlofrechten medewerkers Utrecht 06. lasten m.b.t. verlofrechten medew. Utrecht 27. te verrekenen salariskosten met projectbegroting nog te betalen salariskosten Saldo Saldo De investeringen conform bovenstaande balans zijn uitgevoerd. Om rentelasten te besparen wordt een bedrag van afgerond ,= voorshands gefinancierd ten laste van de exploitatie. Later in het jaar zullen de benodigde middelen op de kapitaalmarkt worden aangetrokken. 10

11 2.4 Stand van zaken bedrijfsvoering: formatie en bezetting Personeelsoverzicht Fte Formatie Bezetting Formatie Bezetting Waarderen 25 21,61 22,75 22,61 2. Gegevensbeheer en heffen 25 13,71 22,75 16,07 3. Innen 25 18,27 22,75 19,56 4. KCC 30 20,35 27,30 21,24 5. Directie & Staf 18,5 15,47 16,84 16,52 Totaal BghU 123,5 89,41 112,385 96,00 Zoals uit het overzicht blijkt is er binnen de BghU sprake van een behoorlijke onderbezetting. Hiervoor is bewust gekozen om de combinatie van de volgende redenen: 1. nieuwe werkprocessen 2. toetreders nieuwe gemeenten 3. invulling taakstelling ad 1. Omdat er nog geen/onvoldoende ervaring is met de effecten van de werkwijze van het nieuw geautomatiseerde systeem wordt er terughoudend omgegaan met het aanttrekken van vast personeel. Ad 2 Richting de nieuwe toetreders hebben wij een baangarantie afgegeven. Met de overkomst van de vijf gemeenten is ca 30 fte gemoeid. Om die reden worden de meeste vacatures aangehouden tot het plaatsingsproces is afgerond. Ad 3. Om de taakstelling van 5% oplopend tot 15% te kunnen realiseren zijn processen aangescherpt en dit heeft geleid tot een reductie van de formatie met 9,1 %. In het eerste kwartaal van 2014 zijn er met alle medewerkers resultaatafspraken gemaakt voor het jaar Van alle afspraken is een RGW- afsprakenformulier opgesteld. De medewerkers hebben daarvan een exemplaar ontvangen. Het digitale exemplaar is aan de HRM afdeling doorgegeven. Het vacaturevoordeel wordt ingezet om de tijdelijke inhuur in het kader van de reguliere exploitatie te kunnen bekostigen. Ondanks de hogere kosten van inhuurkosten verwachten we dat het vacaturevoordeel toereikend zal zijn. 11

12 2.4 Stand van zaken bedrijfsvoering: formatie en bezetting Ontwikkeling ziekteverzuim % in 2014 Januari Februari Maart April Waarderen 2,32 3,44 0 0,26 Gegevensbeheer en heffen 2,45 3,68 3,92 6,56 Innen 14,34 15,95 10,84 15,05 KCC 3,45 6,19 5,54 9,72 Directie en Staf 0, ,19 Totaal 4,62 5,94 3,97 6,26 Het ziekteverzuim binnen de BghU is veel hoger dan gewenst. Helaas zijn we geconfronteerd met 4 langdurige ziektegevallen die niet werk gerelateerd zijn en naar verwachting deels ook nog enige tijd voortduurt. Met betrokken medewerkers zijn afspraken gemaakt over het herstel en reintegratieproces Naast de passende maatregelen die genomen zijn om de werkdruk te verlichten voor de overige medewerkers is met de OR gesproken over het ziekteverlof beleid hetgeen uitgewerkt is een protocol. 12

13 Het Algemeen Bestuur van BghU Besluit - de bestuursrapportage BghU I vast te stellen en - de bestuursrapportage BghU I t e r k e n n i s t e l a t e n b r e n g e n van het Dagelijks Bestuur van het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden en de C o l l e g e s v a n B u r g e m e e s t e r e n W e t h o u d e r s van de gemeente Utrecht en de gemeente De Bilt Financiële gevolgen geen Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 26 juni De directeur, De voorzitter, A.H. Geytenbeek P.J.M. Poelmann 13