Bestuursrapportage BghU I

Transcriptie

1 Bestuursrapportage BghU I Periode: 1 januari 30 april 2016

2 Inhoudsopgave 1) Managementsamenvatting ) Ontwikkelingen per werkstroom... 5 a) Heffen... 5 b) Waarderen... 6 c) Klantcontacten... 8 d) Innen ) Bedrijfsvoering a) Ontwikkelingen Staf b) Exploitatie c) Personeel ) Besluit Bijlage: jaarverslag 2015 Ondernemingsraad 2

3 1. Managementsamenvatting In voorliggende bestuursrapportage leggen wij verantwoording af over de bedrijfsvoering en de geleverde prestaties door de BghU over de eerste 4 maanden van Bestuursrapportage versus managementrapportage De bestuursrapportage (Berap) vormt een aanvulling op de deelnemersspecifieke managementrapportage (Marap) die na afloop van ieder kwartaal aan elke deelnemer wordt toegezonden. In de Marap staat de meer gedetailleerde cijfermatige informatie over de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van de opgedragen belastingtaken per deelnemer. In de bestuursrapportage wordt m.n. stilgestaan bij de bedrijfsvoering van de BghU. Stand van zaken De BghU draait ondertussen ruim 2 twee jaar. Gestart met drie deelnemers in 2014, waarbij nog geen sprake was van gecombineerde aanslagen, voeren we vanaf 2016 de belastingtaken uit voor 9 deelnemers. De BghU is een lerende organisatie, veel gaat al goed, maar er zijn ook nog zaken voor verbetering vatbaar. Ten opzichte van vorig jaar is de management informatievoorziening aanzienlijk verbeterd. Dit gaat ons in staat stellen om eerder te kunnen anticiperen in plaats van te reageren, lees te herstellen. Dit draagt niet alleen bij aan de efficiency, maar komt ook de klantgerichtheid ten goede. De aanslagcampagne is over het algemeen goed verlopen. De eerste verzending voor de gemeente Utrechtse Heuvelrug heeft nauwelijks tot extra reacties geleid. Het aantal WOZ bezwaren laat ten opzichte van vorig jaar een verdere daling zien naar minder dan 1% ten opzichte van het aantal objecten. Dit past binnen het landelijke beeld. Utrechtse Heuvelrug Uit het opgestelde rapport Schoon door de Poort Utrechtse Heuvelrug is naar voren gekomen dat op onderdelen nog herstelacties nodig zijn. De geconstateerde tekortkomingen zullen worden aangepakt. Uitgangspunt daarbij blijft dat de kosten die daarvoor worden gemaakt, net als bij de vorige vijf toetreders, worden gedragen door de toetredende gemeente. Automatisering Zorgpunt binnen de BghU is de afhankelijkheid van onze softwareleverancier. Door het niet tijdig beschikbaar krijgen van software-updates ed, bijv. voor de verwerking van kadastrale mutaties, zijn achterstanden ontstaan. Gevolg hiervan kan zijn dat we niet tijdig (voor ) de herwaardering kunnen afronden en/of tijdig alle gemeenten kunnen aansluiten op de LV WOZ. Samen met andere samenwerkingsverbanden wordt gekeken naar alternatieven. 3

4 Personeel Op personele vlak blijft het relatief hoge ziekteverzuim, m.n. het langdurend verzuim een aandachtspunt. Met alle betrokken medewerkers zijn herstel en re-integratietrajecten afgesproken. De overgang van de nieuwe medewerkers van Utrechtse Heuvelrug is vlotjes verlopen. Alle medewerkers zijn geplaatst. Afronding jaarrekening 2015 Begin dit jaar is het traject rond de jaarrekening 2015 afgerond met een goedkeurende verklaring en een financieel overschot van ruim Dit traject is ten opzichte van het voorgaande jaar een stuk vlotter verlopen. Met de accountant zijn ondertussen ook al de eerste gesprekken gevoerd over het proces Financieel Op dit moment gaan we er vooralsnog vanuit dat we met de in totaliteit beschikbare middelen onze taken kunnen uitvoeren. Nabije toekomst Richting de gemeente Rhenen is een financieel voorstel gedaan om te kunnen toetreden tot de BghU. De gemeente Rhenen heeft aangegeven vooralsnog eerst met Ede en/of Veenendaal in gesprek te gaan. Bij de gemeente Soest heeft het college een principebesluit genomen om haar belastingtaken per te gaan uitbesteden. Daarbij onderzoekt de gemeente Soest een tweetal opties, te weten GBLT (Soest valt onder het waterschap Vallei en Eem, belastingen ondergebracht bij GBLT) en BghU. Naar verwachting maakt Soest in de komende maanden een keuze. BAG Utrecht De gemeente Utrecht heeft nog geen standpunt ingenomen over het al dan niet onderbrengen van de BAG taken bij de BghU. Zoals ook aangegeven in de begroting 2017, na een periode van voorbereiding en inrichting, zitten we nu in de fase van het optimaliseren. Utrecht, 8 juni 2016 Arnold Geytenbeek Directeur BghU 4

5 2. Ontwikkelingen per Werkstroom a) Werkstroom Heffen In de periode januari t/m april 2016 is voor wat betreft het jaar 2016 voor opgelegd, aan belastingen. Dit betreft voor de belastingopbrengsten in totaal ongeveer 100 % van de begrote bedragen. Per deelnemer zijn er wel enige verschillen, zie daarvoor de onderstaande tabel. De komende maanden zullen nog bedragen worden opgelegd in de zogenaamde nakohieren en er zullen nog bedragen worden verminderd als gevolg van bezwaar, kwijtschelding en oninbaar verklaringen. Hierover wordt in de management (kwartaal)rapportages gerapporteerd. In onderstaande tabel ziet u de verdeling per deelnemer. Met de specials ( leges / marktgelden / etc.) is in de tabel geen rekening gehouden, deze worden namelijk veelal later of tijdsevenredig gedurende het jaar opgelegd. Opbrengst Opgelegd % Opgelegd % Deelnemer BghU begroot realisatie realisatie realisatie realisatie heel 2016 t/m april t/m april Gemeente Bunnik ,87% ,92% Gemeente De Bilt ,54% ,93% Gemeente Houten ,92% ,76% Gemeente Lopik ,78% ,78% Gemeente Nieuwegein ,59% ,78% Gemeente Utrecht ,41% ,43% Gemeente Utrechtse Heuvelrug ,94% Gemeente Zeist ,32% ,91% Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden ,56% ,71% Totaal ,31% ,78% De aanslagcampagne is over het algemeen goed verlopen. De eerste verzending voor de gemeente Utrechtse Heuvelrug heeft nauwelijks tot extra reacties geleid. Alleen is de verzending van de aanslagen die in de maand maart gepland stonden in verband met automatiseringsproblemen verschoven naar de maand april. De gegevensuitwisseling met de Utrechtse Heuvelrug heeft de eerste periode last gehad van aanlooppproblemen. Wij zijn nog in gesprek hierover voor wat betreft een aantal belastingen, maar het legesproces is inmiddels wel ingebed in de normaal lopende processen. De volledigheidscontrole van de toeristenbelasting in 2015 heeft niet tot significante meeropbrengsten geleid. Inmiddels is al wel de digitale aangifte toeristenbelasting gerealiseerd. Hierdoor zullen de aanslagen toeristenbelasting eerder opgelegd gaan worden. 5

6 b) Werkstroom Waarderen De gegevens van de nieuwe gemeente Utrechtse Heuvelrug zijn eind 2015 geïmplementeerd in de Waarderingsapplicatie. Deze werkzaamheden bestaan uit o.a. eenduidige coderingen, eenduidige categorieën (zoals bouwjarenindeling), aanpassen clusters, nieuwe groepsindelingen, die aansluiten op onze waarderingsmodellen. Reguliere processen Screening vraagprijzen en transacties In januari zijn wij gestart met de screeningen van vraagprijzen en transacties van het jaar 2015 t.b.v. de herwaardering De controle van de transacties van 2016 worden binnenkort opgestart. Deze geanalyseerde cijfers vormen de basis voor onze waarderingen. De Waarderingskamer zal steekproefsgewijs deze gegevens aan het eind van het jaar controleren. In totaal zijn tot eind april 2793 vraagprijzen / transacties gescreend. WOZ Bezwaren Er zijn de afgelopen maanden diverse overleggen geweest met verschillende woningbouwverenigingen. Deze gesprekken gaan vooral om WOZ-waarden maar ook om afstemming van de objectkenmerken. Dit is van belang omdat huurders dit jaar ook een huurdersbeschikking hebben ontvangen en hiertegen in bezwaar kunnen komen. Zie voor een cijfermatig overzicht van de WOZ bezwaren de tabel onder de werkstroom Klantcontact. Mijn WOZ In oktober 2015 zijn we gestart met de implementatie van Mijn WOZ in onze waarderingsapplicatie, dus niet meer via een externe softwareleverancier. Hierdoor is een efficientere manier van terugmelden aan de burgers mogelijk. Via Mijn WOZ krijgen burgers inzage in hun objectgegevens welke de basis vormen voor de waardebepaling van hun woning. Het inloggen geschiedt via DiGiD. Dit jaar zijn we voor de derde keer van start gegaan met Mijn WOZ, aangezien de voorgaande Pilots een succes zijn geweest. Per 1 mei is de portal met de structurele oplossing MijnWOZ opengesteld. Ruim burgers hebben begin mei 2016 een verzoek gekregen om hun objectgegevens weer te controleren. De gemeente De Bilt en een gedeelte van de Gemeente Utrecht, te weten Lunetten en Hoograven en Vleuterweide, zijn hierin betrokken. Voor de overige gemeenten en gebieden in Utrecht zal er een gefaseerde uitrol plaatsvinden in 2016 en BghU is de eerste belastingsamenwerking die een MIJNWOZ oplossing in deze vorm operationeel heeft. Aansluiting LV WOZ De landelijke Voorziening WOZ is het centrale loket waar WOZ-gegevens verkregen kunnen worden waarvoor de WOZ Basisregistratie bedoeld is (zoals de WOZ waarden van woningen). Wettelijke afnemers van deze WOZ-gegevens zijn de Belastingdiensten en Waterschappen, maar ook nieuwe afnemers van de Basisregistratie WOZ, zoals notarissen en verzekeraars (t.b.v. hypotheekverstrekkingen) zullen hiervan gebruik maken. De Waarderingskamer heeft aangegeven dat per 1 oktober 2016 gemeenten aangesloten moeten zijn op de LV WOZ. De BghU is de afgelopen 6

7 maanden volop bezig met werkzaamheden voor de deelnemende gemeenten van de BghU. Deze werkzaamheden houden o.m. de afstemming van pandgegevens welke vermeld staan in de BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen) met de objectgegevens in de WOZ. Echter een gedeelte, zijnde de uitval, zal handmatig uitgezocht en gekoppeld dienen te worden. Het is de bedoeling dat de gemeente Lopik binnenkort als eerste aangesloten gaat worden. De overige gemeenten zullen daarna volgen. Mocht blijken dat er gemeenten niet voor 1 oktober aangesloten kunnen worden, zal de BghU zorgdragen voor een alternatiefscenario, om in ieder geval de WOZ waarden voor woningen te ontsluiten. Gemeente Zeist In 2016 staat de gemeente Zeist nog onder extra toezicht van de Waarderingskamer. De afgelopen maanden zijn er veel objectkenmerken gecontroleerd, zowel via veldcontroles, als door controle op bouwvergunningen en controle via luchtfoto s. Qua aantallen betekent dit dat er in totaal nu objecten gecontroleerd zijn, waarbij: objecten zijn bekeken met luchtfoto s; onderdelen vanuit de luchtfoto-controle zijn opgevoerd; bouwdossiers zijn bekeken; objecten via veldwerk zijn bekeken m.b.v. de Taxapp. Hierbij zijn bij een woningbouwvereniging 899 objecten van de in totaal objecten aangepast i.v.m. onjuist gebruiksoppervlakte. Project NSW Landgoederen De afgelopen maanden zijn wij gestart met het project NSW Landgoederen voor het gehele gebied van de BghU. Het betreft in totaal 603 objecten waarvan de vrijstelling zal worden aangepast. Er zijn ondertussen brieven naar beheerders en eigenaren van de landgoederen gestuurd met het verzoek om de gegevens te leveren van hun investeringen en het beheer. Deze objecten worden n.a.v. nieuwe jurisprudentie anders gewaardeerd. Dit zal het gehele jaar in beslag nemen. Project Incourante objecten gemeente Utrechtse Heuvelrug Voor het belastingjaar 2016 moeten er 302 incourante objecten gewaardeerd worden. Alle objecten worden opnieuw geïnventariseerd en gewaardeerd. Hiermee zijn we in februari 2016 gestart en eind april waren er reeds 211 objecten opnieuw bekeken. Als alle objecten gewaardeerd zijn zal de Waarderingskamer deze gaan onderwerpen aan een controle. 7

8 c) Werkstroom Klantcontact De werkstroom klantcontact staat voor het afhandelen van de klantcontacten vanuit de verschillende kanalen, afhandelen van bezwaren en het verwerken van de inkomende post. Contactmomenten Er zijn in de maanden januari april ruim aanslagen verstuurd. In 2016 is 27 % hiervan via Mijn Overheid gegaan (in %). Daarnaast zijn er invorderingsdocumenten en formulieren t.b.v. aangiftes verstuurd. Een verdere detaillering Er zijn ruim digitale acties door de burger opgestart via Mijn BghU en via Telefoon selfservice, welke dit jaar voor het eerst wordt geboden. Het aantal aanvragen op een digitale wijze blijft verder groeien, dit jaar met ruim 30%. De BghU is maal telefonisch benaderd ( maal in dezelfde periode vorig jaar). Dit aantal is hoger dan in Oorzaak hiervan is dat BghU in 2016 al in de maanden jan-apr invorderingsbrieven verstuurd heeft terwijl dit in 2015 pas later in het jaar heeft plaatsgevonden. Fysiek zijn er poststukken binnengekomen. 52% hiervan heeft betrekking op bewijsstukken inzake kwijtscheldingsverzoeken. Sinds 2016 hebben we ook de mogelijkheid van de contactformulieren weer beschikbaar gesteld. Burgers hebben hier 794 keer gebruik van gemaakt. Bezwaren Het overzicht van de bezwaren die in jan-april 2016 zijn binnengekomen ten opzichte van de stand per jan-april 2015: jan-april 2016 jan-april 2015 Open Afgerond Open Afgerond Bezwaren WOZ bezwaren Parkeer bezwaren Verbeteringen Op basis van de ervaringen tot nu toe zullen we in de loop van 2016 de volgende verbeteringen doorvoeren; Contactformulieren => De contactformulieren worden duidelijker en verder gestroomlijnd waardoor de burger sneller wordt voorzien van de gevraagde informatie Mijn Overheid => De centrale overheid stimuleert het gebruik van Mijn Overheid. Binnen 2 jaar is dit een standaard communicatie kanaal tussen de burger en de overheid. Ook BghU gaat steeds meer (nu alleen de combi aanslag en de herinnering) via Mijn Overheid versturen. 8

9 Tevens wordt het in 2016 mogelijk om vanuit Mijn Overheid direct door te gaan naar Mijn BghU alwaar men de verschillende acties kan opstarten Klantherkenning => Klanten nemen met BghU contact op naar aanleiding van een schrijven van BgHU. De klant doet dat middels telefoon, website of Mijn BghU. Door de klant het kenmerk van het schrijven te laten aangeven kunnen we deze sneller voorzien van de juiste informatie, al dan niet met tussenkomst van een medewerker. Analyse redenen bezwaar => van 2016 kunnen we een analyse uitvoeren op de redenen bezwaar en het percentage toe- en afwijzingen bij deze redenen. Op basis van deze analyse kunnen we de controles vooraf uitbreiden en de communnicatie naar de burger verbeteren om het aantal bezwaren te verlagen Postafhandeling => meer mogelijkheden creeeren om documenten digitaal aan te leveren, zoals aanvulling kwijtschelding, alle bezwaren en motivatie van No Cure No Pay bedrijven. Klanttevredenheids onderzoek Om de kwaliteit van de dienstverlening van BghU vast te stellen zal vanaf juli 2016 een continue klanttevredenheidsonderzoek plaatsvinden. Dit gebeurt voor de kanalen telefoon en website. De resultaten hiervan zullen aan het bestuur worden teruggekoppeld. d) Werkstroom Innen Kwijtschelding In de eerste vier maanden van 2016 heeft de BghU een onderzoek verricht naar de uitkomsten van de toetsing bij het Inlichtingenbureau en de mensen die een uitkering genieten bij de Sociale Dienst. De mensen die we aanbieden bij het Landelijk Inlichtingenbureau worden getoetst op een aantal criteria gerelateerd aan de kwijtscheldingsregeling. Het advies van het LIB wordt gebruikt om mensen al dan niet geautomatiseerd kwijtschelding te verlenen. Daarnaast krijgen we van een drietal gemeenten een bestand aangeleverd van mensen die een bijstandsuitkering hebben via de Sociale Dienst. Op grond van dit bestand wordt er aan deze mensen ook geautomatiseerd kwijtschelding verleend. Echter de toetsingscriteria van de Sociale Dienst sluiten niet helemaal aan bij de kwijtscheldingsregels. Aangezien de BghU zich te houden heeft aan de wettelijke kaders vindt het komende jaar enkel toetsing plaats bij het LIB en wordt de toetsing bij de Sociale Dienst losgelaten. Kwijtschelding 2.0 Samen met andere samenwerkingsverbanden loopt er een traject om te komen tot een nieuw proces van geautomatiseerd kwijtschelden. Door vaker een bestand van potentiele kwijtschelders aan te bieden bij het Inlichtingenbureau kan er sneller getoetst worden of deze personen in aanmerking komen voor kwijtschelding. Helaas is dit traject niet probleemloos verlopen waardoor er juist een vertraging is ontstaan in plaats van een versnelling. Verwacht wordt dat vanaf 2017 het proces optimaal werkt. 9

10 Betalingsherinnering: Net als vorig jaar zullen ook in 2016 betalingsherinneringen worden verstuurd als voorloper op een eventuele aanmaning. Een kopie van het aanslagbiljet wordt meegeprint met de betalingsherinnering. Hiermee worden de mensen extra geholpen om op tijd te betalen en daarmee invorderingskosten te voorkomen. Verfijning inrichting werkprocessen: Sinds 2016 hanteert de werkstroom Innen de methode van briefopvolging. In het administratieve traject worden er na betekening van het dwangbevel per post, massaal brieven verstuurd. Zo hebben wij in april 2016 massaal Kentekenbrieven verzonden waarbij de burger is gewezen op het feit dat het kenteken van de in het bezit zijnde auto is gesignaleerd bij het RDW en dat ze het risico lopen dat de auto bij een controle in beslag genomen en afgevoerd wordt. Tevens zijn er in mei 2016 Vakantiegeld brieven verzonden waarbij de mensen worden gesommeerd om een extra betaling te verrichten van het uitgekeerde vakantiegeld. Hiermee proberen wij in het invorderingstraject zoveel mogelijk Hernieuwde Bevelen te voorkomen. 10

11 3. Bedrijfsvoering a) Ontwikkelingen Harmonisatie belastingverordeningen deelnemers BghU. In december 2015 zijn wij begonnen met een project rond de (verdere) harmonisatie van belastingverordeningen van onze deelnemers. In het eerste kwartaal van 2016 is de uitkomst van het onderzoek met alle deelnemers besproken. Een groot aantal technische wijzigingen kan worden doorgevoerd in de belastingverordeningen voor Dat zal expliciet in de voorstellen voor 2017 voor onze deelnemers worden meegenomen. Voor wat betreft verschillen in maatstaf van heffing (dat zijn dus geen technische aanpassingen): dat blijft een expliciete beleidskeuze van de (gemeenteraden van) deelnemers binnen BghU. Wel werken we momenteel aan een nadere uitwerking van de verschillen in maatstaf van heffing voor de Rioolheffingen. Voor BghU om nader inzicht te krijgen in de verschillen en om een ideaal complex te kunnen schetsen voor wat betreft wijzen van kostendekking door heffing. Dat kan dan aan de deelnemers worden aangeboden. Die blijven uiteindelijk wel vrij in de keuze voor een maatstaf van heffing. Samenhangende zaken in belastingprocedures. In de 2 e Berap 2015 is aangegeven dat er een risico dossier was voor wat betreft samenhangende zaken in belastingprocedures. Overigens niet alleen voor BghU maar voor alle belastingadministraties. Inmiddels is er door diverse uitspraken van Gerechtshoven in het eerste kwartaal van 2016 duidelijkheid gekomen over samenhangende zaken. Het komt er in feite op neer dat de situatie zoals die er was voor de wetswijziging nog steeds bestaat. De rechter zal in fiscale procedures, met name WOZ procedures via No Cure No Pay bedrijven, vrijwel nooit van samenhangende zaken uitgaan. De proefprocedure die er liep vanuit BghU is dus voor ons negatief uitgepakt. Het risico dat was gemeld v.w.b. de vergoeding van kosten in de bezwaarfase c.q. in de beroepsfase is dus realiteit geworden. BghU heeft alsnog, aanvullend, proceskosten moeten vergoeden. Ook andere belastingorganisaties zijn met gelijke uitspraken van Gerechtshoven geconfronteerd. Het is op dit moment de vraag of de wetgever alsnog wil repareren v.w.b. de huidige wettelijke bepalingen of dat men het zo laat. BghU voert de huidige richtlijn van de Gerechtshoven door bij afhandeling van bezwaar- en beroepschriften. 11

12 b) Exploitatie Voor zover nu bekend is zullen de reguliere werkzaamheden en de ingezette nieuwe ontwikkelingen binnen de in de begroting 2016 gestelde financiële kaders uitgevoerd kunnen worden. Daar waar er in de twee voorgaande jaren voldoende financiele ruimte was binnen de formatie blijkt echter in 2016 wel enige financiele druk te ontstaan op de budgetten voor personele lasten. Het jaar 2016 is nl. het derde jaar waarin 5% efficiencykorting is gebudgetteerd op de personele lasten en daarnaast is de vacatureruimte opgevuld met mensen uit de toegetreden gemeenten. Door het uitvoeren van projectmatige werkzaamheden (bijv.: MijnWOZ, aansluiting LV WOZ) met eigen personeel is er behoefte aan inhuur van extra capaciteit voor reguliere werkzaamheden. De financiele dekking van deze projectmatige werkzaamheden is in de Begroting 2016 echter opgenomen onder de materiele lasten. Het Bestuur wordt daarom voorgesteld aan budget vanuit de materiele lasten over te hevelen naar de personele lasten. Daarnaast is er begin 2016 in de nieuwe cao een salarisverhoging afgesproken ter hoogte van 3%, terwijl in de begroting 2016 rekening was gehouden met een salarisstijging van 1%. Het bestuur wordt voorgesteld deze 2% lastenstijging te dekken uit de post onvoorzien. Voor de jaren 2017 e.v. is reeds met deze 3% cao stijging rekening gehouden. Het exploitatieoverzicht voor 2016 zal dan worden als volgt : Begroting exploitatie 2016 Begroting Voorstel Begroting Na BW 1 BW2 Na BW 2 Lasten 1. Rente en afschrijvingen Personele lasten Materiele lasten Onvoorzien Totaal lasten Baten 1. Compensatie lasten sociaal statuut Opbrengsten dwangbevelen Overige baten Totaal baten Te dekken uit bijdragen deelnemers of reserves Deelnemersbijdragen Totaal resultaat voor bestemming

13 Financieel risico contract Centric Op dit moment speelt er een discussie met Centric over de hoogte van de verschuldigde licentiekosten in verband met het afgesloten contract voor onze belastingapplicatie. Er zal binnenkort bestuurlijk overleg plaatsvinden tussen de BghU en Centric in verband met het geschilpunt. Mocht dit geen oplossing bieden dan zal een juridisch traject zeer waarschijnlijk plaatsvinden. c) Personeel Bezettingsoverzicht personeel per 1 mei 2016 Fte Formatie Bezetting Formatie Bezetting Externe inhuur Waardebepaling 31,88 27,28 33,00 28,27 5,45 2. Gegevensbeheer en heffen 20,00 16,68 21,00 17,28 1,00 3. Innen 29,09 28,20 30,00 29,69 0,00 4. KCC 20,90 20,89 21,50 22,72 0,67 5. Directie & Staf 20,00 20,30 20,00 19,79 0,88 6. Flexpool 17,17 17,16 17,00 12,69 0,00 Totaal BghU 139,04 130,51 142,50 130,44 8,00 In verband met de toetreding van gemeente Utrechtse Heuvelrug is de toegestane formatie verhoogd naar 142,50 fte. In totaal zijn vanuit de toetredende gemeente 7 medewerkers (5,67 fte) per 1 januari 2016 bij de BghU in dienst gekomen. In de periode 1 september 2015 t/m 1 mei 2016 zijn 10 medewerkers in dienst getreden. Er zijn 8 medewerkers uitdienst getreden ( o.a. vanwege pensioen en einde tijdelijke aanstelling). Een medewerker is op 20 februari jl. overleden. In totaal wordt voor 8 fte extern ingehuurd via een payroll of detacheringsconstructie of als zelfstandig ondernemer. Ontwikkelingen ziekteverzuim 1 januari t/m 30 april 2016 Ziekteverzuim% 2015 Januari Februari Maart April Cumulatief Waardebepaling 2,12% 1,48% 2,76% 2,56% 2,44% 2,31% 2. Gegevensbeheer en heffen 10,31% 15,52% 26,95% 18,58% 17,28% 19,48% 3. Innen 4,55% 5,76% 12,06% 11,71% 9,87% 9,81% 4. KCC 9,56% 9,85% 8,52% 5,74% 8,28% 8,11% 5. Directie & Staf 0,63% 0,00% 1,48% 0,53% 1,28% 0,81% 6. Flexpool 13,54% 28,78% 28,77% 27,28% 17,05% 25,55% Totaal BghU 5,83% 8,06% 10,97% 9,09% 8,02% 9,01% 13

14 Het (cumulatieve) ziekteverzuim binnen de BghU is hoger dan gewenst en gestegen t.o.v Dit wordt met name veroorzaakt door langdurig verzuim (meer dan 42 ziektedagen). Het betrof in de eerste maanden van medewerkers met niet werkgerelateerde klachten. Met alle betrokken medewerkers zijn afspraken gemaakt over het herstel en re-integratieproces. Allen zijn gedeeltelijk aan het reintegreren. De meldingsfrequentie is t.o.v. dezelfde periode vorig jaar iets gedaald (van 0,66 naar 0,59). Om het verzuim omlaag te brengen zijn in samenwerking tussen het managementteam, de HRM adviseur en verzuimadviseur een aantal interventies ingezet (o.a. periodieke Sociaal Medisch Overleggen met de bedrijfsarts, het voeren van verzuimgesprekken met medewerkers die frequent verzuimen en inzet bedrijfsmaatschappelijk werker/psycholoog). Vanaf 1 juli a.s. zal met een nieuwe arbodienst samen gewerkt worden. Met hen zal onderzocht worden welke aanvullende interventies (meer gericht op preventie) wenselijk zijn. Het ziekteverzuim heeft permanent aandacht van directie en management. Plaatsingsproces Het plaatsingsproces van de medewerkers van gemeente Utrechtse Heuvelrug is december 2015 afgerond. Niemand heeft bezwaar tegen zijn definitieve plaatsing ingediend. Conclusie over de gehele linie is dat betrokken partijen tevreden zijn over het verloop van het proces. Integratie en cultuur Afgelopen maanden is extra stilgestaan bij de eerste opvang, training en begeleiding en integratie van de nieuwe medewerkers die vanuit gemeente Utrechtse Heuvelrug zijn overgekomen. Binnen dit kader hebben er o.a. trainingen m.b.t. de belastingsystemen plaatsgevonden en zijn voor alle medewerkers inwerkprogramma s opgesteld. Hierbij zijn zij vanaf de start gekoppeld aan 1 of meer buddy s die hen in de dagelijkse praktijk begeleiden. Verder is er continu veel aandacht voor het vergroten van het werkplezier van alle medewerkers. Via personeelsbijeenkomsten, informele borrels en groepsactiviteiten wordt dit aangemoedigd. Dit wordt gericht gevolgd via Medewerkerstevredenheidonderzoeken (MTO s). In het 4 e kwartaal 2015 is een tweede MTO gehouden. Conclusie is dat het werkplezier toegenomen is ten opzichte van 2014: doelen zijn duidelijk en worden goed door vertaald, de informatievoorziening en communicatie worden als verbeterd ervaren en medewerkers voelen zich meer gesteund in hun loopbaanontwikkeling. Wat verbeterd kan worden is Het Nieuwe Werken (HNW). Derhalve heeft het managementteam dit thema als speerpunt benoemd. Om beter te begrijpen wat HNW is, is een zogeheten HNW-scan gemaakt waarmee de NU situatie en de GEWENSTE situatie met medewerkers, management en ondernemingsraad in gevarieerd samengestelde groepen is besproken. Op basis van de uitkomsten van deze scan wordt door het MT en de OR een stappenplan met veranderactiviteiten opgesteld. Hiertoe vinden momenteel een aantal werksessies plaats. De resultaten van het MTO zijn ook binnen de verschillende werkstromen besproken. Tevens hebben de werkstromen voor hun team verbeterpunten en bijhorende acties benoemd. Medewerkers zijn hier actief bij betrokken en zijn mede verantwoordelijk voor de uitvoering ervan. Resultaatbeoordeling 2015 en resultaatafspraken 2016 De beoordelingscyclus over 2015 is afgerond. Op grond hiervan heeft een aantal medewerkers een gratificatie ontvangen, veelal wegens een bijzondere prestatie die zij voor de organisatie of hun team hebben geleverd. Tevens zijn met alle medewerkers resultaatafspraken gemaakt voor Het betreft afspraken over te behalen resultaten en over competenties. Ook is extra aandacht besteed aan de ontwikkeling en loopbaanwensen van de medewerkers. Momenteel vinden gesprekken plaats 14

15 met andere belastingsamenwerkingen om te kijken op welke punten m.b.t. opleiding en ontwikkeling van medewerkers samengewerkt kan worden. Organisatie-ontwikkelingen Komende periode zal het managementteam in overleg met de ondernemingsraad en medewerkers kijken hoe we de organisatie verder door kunnen ontwikkelen en kunnen anticiperen op toekomstige ontwikkelingen. Centraal hierbij staan o.a. de volgende vragen: hoe creëren wij meer flexibiliteit m.b.t. de inzetbaarheid van medewerkers (bijv. inrichting functiehuis en loopbaanontwikkeling) en hoe willen wij de managementrol invullen, mede in relatie tot de span of control? Ondernemingsraad De samenwerking met de ondernemingsraad verloopt prettig en constructief. In de bijlage is ter informatie het jaarverslag 2015 van de ondernemingsraad opgenomen. 15

16 Het Bestuur van BghU Besluit - de bestuursrapportage BghU I vast te stellen; - het budget onvoorzien ad te bestemmen voor de dekking personeelslasten a.g.v. stijging cao; - een bedrag ad over te hevelen vanuit het budget materiele lasten t.b.v. het budget personeelskosten; Financiële gevolgen Per saldo geen Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van 28 juni De secretaris, De voorzitter, A.H. Geytenbeek P.J.M. Poelmann 16