Agendapunt 12: Activiteitenplannen 2013

Transcriptie

1 Agendapunt 12: Activiteitenplannen 2013 Inhoudsopgave 1. Landelijk managementteam 2. Programma Groepsontwikkeling 3. Programma Spel 4. Programma Scouting Academy 5. HRM 6. Communicatie 7. Projectenbureau 8. Landelijk servicecentrum Het landelijk bestuur vraagt de landelijke raad dit voorstel goed te keuren. Agenda landelijke raad 15 december

2 1. Landelijk managementteam Doelstellingen landelijk managementteam a. Afstemming van werkzaamheden en implementatie van vernieuwingen. b. Gezamenlijke verantwoordelijkheid in het behalen van de doelen van het meerjarenbeleid. Doelgroep Resultaatgebieden Beoogde resultaten Vormgeven en implementeren van de nieuwe manier van dienstverlening, waarbij het inzetten van de kracht van de vereniging en het aanboren en delen van kennis centraal staat. Zowel in het leveren van diensten als het ontwikkelen van producten is de nieuwe wijze van dienstverlening geïmplementeerd. 2. Werven van vrijwilligers voor landelijke teams en voor regio-ondersteuning. 3. Het ondersteunen van regio's in de organisatie en uitvoering van de nieuwe dienstverlening, waarbij persoonlijk contact en het stimuleren van onderlinge samenwerking een belangrijke plaats innemen. 4. Implementatie van de vernieuwingen op het gebied van Spel, Scouting Academy, HRM en Groepsontwikkeling, door samen te werken met regio's in het ontwikkelen Voldoende capabele vrijwilligers om de diverse taken uit te kunnen voeren. 75% van de vacatures is opgevuld. Regio s worden niet alleen vanuit regiosupport, maar integraal vanuit de landelijke teams ondersteund. Implementatie van vernieuwingen uit Project 2010 wordt integraal, samen met de regio s opgepakt. Agenda landelijke raad 15 december

3 van nieuwe producten en de implementatie van activiteiten te organiseren vanuit multidisciplinaire teams. 5. Alle activiteiten toetsen op mogelijkheden voor positieve externe profilering. 6. Verbreden van groeistrategie. Externe profilering van Scouting meenemen in alle activiteiten en mogelijkheden benutten. Duidelijk krijgen welke succesvolle maatregelen getroffen kunnen worden om naast Groepsontwikkeling de groei van de vereniging te stimuleren. Agenda landelijke raad 15 december

4 2. Programma Groepsontwikkeling Doelstellingen Groepsontwikkeling De realisatie van het programma Groepsontwikkeling, conform de programmaopdracht. Doelgroep Resultaatgebieden Beoogde resultaten Organisatie/beheer programmagroep Groepsontwikkeling. Een functionerende programmagroep met voldoende regio- en seniorcoaches om het activiteitenplan uit te kunnen voeren. Leden van groepsbesturen en leidinggevenden op groepsniveau. Start van 250 groepen met het programma Groepsontwikkeling in Follow-up van 220 groepen die in 2011 en 2012 gestart zijn. Verdere ontwikkeling managementinformatie voor groepen. Integratie Geografisch Informatiesysteem en tabblad Kwalificaties. In samenwerking met twee regio s een peer-to-peer kwaliteitstraject voor groepsbesturen starten. Experiment Meisjes in Scouting: oprichting girls-only speltakken welpen en scouts. Vervolgmeting op het onderzoek nulmeting. Strategisch marketingplan voor de oprichting nieuwe Scoutinggroepen. Externe profilering van de aanpak en resultaten van het programma Groepsontwikkeling. Ontwikkelen van initiatieven als gevolg van ervaringen Groepsontwikkeling. Agenda landelijke raad 15 december

5 3. Programma Spel Doelstellingen Spel Doelgroep Resultaatgebieden Beoogde resultaten Organisatie/beheer programma. Een functionerende programmagroep met voldoende vrijwilligers om het activiteitenplan uit te kunnen voeren. a. De ontwikkeling en implementatie van de vernieuwde spelvisie en -methode en de daarbij behorende hulpmiddelen, conform de afspraken die hierover in de LR van zijn gemaakt. Jeugdleden, leidinggevenden, praktijkbegeleiders en groepsbegeleiders op groepsniveau. Trainers, praktijkcoaches, programmamedewerkers en communicatiemedewerkers op regioniveau. 2. Ontwikkeling nieuw materiaal (project 2010). 3. Implementatie. Afronden ontwikkeling awards. Implementatieproject roverscoutsprogramma. Uitvoeren van planmatige communicatieve (en andere) activiteiten t.b.v. de implementatie van de vernieuwde spelvisie en -methode en bijbehorende hulpmiddelen. Actief aan de slag met ondersteuning naar regio s, opdat de regio s de groepen kunnen ondersteunen en bijdrage leveren aan implementatie van spel. Bijdrage leveren aan ontwikkeling spelgerelateerde materialen t.b.v. GO en SA. b. Het bieden van reguliere spelinhoudelijke ondersteuning, zoals vastgelegd in art. 57 van het huishoudelijk reglement.. Leidinggevenden, praktijkbegeleiders en groepsbegeleiders op groepsniveau. Trainers, praktijkcoaches en programmamedewerkers op regioniveau. Programmamedewerkers op landelijk niveau. 4. Regulier spelinhoudelijke ondersteuning Regiospel bevers voor Regiospel welpen voor Landelijk speltakoverleg voor regionale programmamedewerkers en medewerkers binnen de programmagroep Spel. Het beantwoorden van klantvragen op het gebied van Spel. Het plaatsen van informatie over Spel op Agenda landelijke raad 15 december

6 de websites. Het bieden van speltips via Scouting Magazines en websites. Het bewaken van en adviseren over de juiste toepassing van de vernieuwde spelvisie en -methode bij landelijke ledenactiviteiten. c. Het volgen van ontwikkelingen en trends binnen de vereniging en maatschappij die voor het programma Spel relevant zijn en deze vervolgens vertalen naar beleidsaanbevelingen en projectvoorstellen. Landelijk bestuur en het landelijk managementteam. 5. Monitoring van het gebruik van de spelmethode. 6. Het onderhouden van contacten. Gebruik spelmethode onderzoeken onder groepen die deelnemen aan Scout-In13. Bestaande contacten worden onderhouden, tevens uitbreiden contacten. d. Het waar nodig en mogelijk leveren van een bijdrage aan de realisatie van meerjarenbeleidsdoelen en reguliere ondersteuningstaken door de andere organisatieonderdelen van het landelijk niveau. Medewerkers landelijke organisatie. 7. Aanvullende ontwikkeling spel op basis van gesignaleerde trends. Indien relevant en haalbaar worden ondersteunende producten ontwikkeld. Agenda landelijke raad 15 december

7 4. Programma Scouting Academy Doelstellingen Scouting Academy Doelgroep Resultaatgebieden Beoogde resultaten Programmaorganisatie. Een goed functionerende landelijke Scouting Academy programmagroep met voldoende vrijwilligers. a. De ontwikkeling en implementatie van Scouting Academy. Groepsbesturen en regiovrijwilligers 2. Ontwikkeling. Kwalificatiekaarten voor regiofuncties. Leerbehoeften besturen en regiovrijwilligers inzichtelijk krijgen. Trainingsmodules voor besturen (groep) en regiovrijwilligers. Oriëntatie/onderzoek op e-learning. 3. Procedures en registratie. Verder uitwerken registratie in SOL. 4. Harmonisatie, Ondersteuning en Implementatie. Platform voor regio s voor ontmoeting en uitwisseling, incl moduledatabank. Regio's ondersteunen in het uitdragen en implementeren van Scouting Academy in regio en groep. Integreren CWO systeem in Scouting Academy. 5. Landelijke opleidingscapaciteit. Bieden van trainingen voor trainers. b. Het bieden van reguliere ondersteuning op het gebied van deskundigheidsbevordering van vrijwilligers binnen Scouting Nederland. Praktijk- en groepsbegeleiders, praktijkcoaches, trainers en opleiders. Bestuurders op alle niveaus. 6. Landelijke opleidingscapaciteit. Trainingen en kwalificatietrajecten voor opleiders, trainers, praktijkcoaches. Hierdoor ontstaat er voldoende mogelijkheid praktijkbegeleiders op te leiden en verder te ontwikkelen. Agenda landelijke raad 15 december

8 Specifiek leidinggevenden en alle andere vrijwilligers voor wat betreft Gilwell, Scoutiviteit en het Programma Scouting Talent. 7. Landelijke opleidingscapaciteit. 8. Informatie en communicatie. 8. Harmonisatie, Ondersteuning en Implementatie. Aanbieden TO2- en TO3-training in landelijk Team opleiders. Realiseren van diverse Gilwell-cursussen (4) en het Programma Scouting Talent. Beantwoorden klantvragen op het gebied van Scouting Academy en het bieden van informatie over deskundigheidsbevordering in media. Organiseren Landelijk Overleg Scouting Academy/Forumdag. Bijdrage leveren aan Scout-In13. Advies en ondersteuning van regio's bij het organiseren van trainingen voor training praktijkbegeleiders. Agenda landelijke raad 15 december

9 5. HRM Doelstellingen HRM Doelgroep Resultaatgebieden Beoogde resultaten Organisatie/beheer team HRM. Een goed functionerend HRM-team dat haar eigen HRM beleid voorleeft. Met voldoende vrijwilligers om het activiteitenplan uit te kunnen voeren. Er zijn m.n. nieuwe HRM ers nodig voor ondersteuning bij regio- en groepsontwikkeling Alle HRM-medewerkers beschikken over de tools en competenties om hun functie(s) goed uit te oefenen. In de zomer van 2013 is duidelijk of een organisatorische samenvoeging van SA en HRM wenselijk en haalbaar is. a. De realisatie en verdere implementatie van het vrijwilligersbeleid op landelijk niveau. Projectleiders en medewerkers van landelijke teams. 2. Ontwikkelen en implementeren vrijwilligersbeleid op landelijk niveau. Ontwikkeling Omslag van vacature-gestuurd naar vrijwilliger-gestuurd beleid. Het aantal vrouwen in projectfuncties (OT-niveau) is toegenomen. De actieve inzet van landelijke plusscouts is toegenomen. Implementatie: Netwerk van HRM-vrijwilligers die binnen de landelijke projecten en ledenactiviteiten het vrijwilligersbeleid kunnen uitvoeren en/of borgen. Alle landelijke teams beschikken over de tools en competenties om een op hun situatie afgestemd vrijwilligersbeleid te formuleren en realiseren. De pools van landelijke vrijwilligers en Agenda landelijke raad 15 december

10 landelijke plusscouts zijn samengevoegd Alle vrijwilligers op landelijk niveau (landelijke vrijwilligers en landelijke plusscouts) worden op persoonlijk niveau betrokken bij en aangesproken op inzet voor klussen binnen de vereniging. b. De implementatie van het vrijwilligersbeleid op groeps- en regioniveau. Regiovoorzitters, groepsvoorzitters en groepsbegeleiders. 2. Ontwikkelen en implementeren vrijwilligersbeleid op regio-/groepsniveau. Ontwikkeling Doel voor resterende beleidsperiode: de gemiddelde duur van het lidmaatschap van vrijwilligers (nu drie en voor vrijwilligers van buiten twee jaar) is 25% toegenomen, doordat vrijwilliger zijn bij Scouting leuk is en goed aansluit / blijft aansluiten bij de mogelijkheden van de vrijwilliger (o.a. door flexibilisering van de taakomvang). Groepen en regio s voeren een actief beleid naar het binden van plusscouts en het tot actieve inzet brengen van deze groep vrijwilligers. Plusscouts op lokaal niveau voelen zich meer betrokken bij alles wat speelt op betreffend niveau. Implementatie Regio s en groepen beschikken over de tools en competenties om een op hun situatie afgestemd vrijwilligersbeleid te formuleren en realiseren. De samenhang en het verschil tussen de functies van groepsbegeleider en praktijkbegeleider zijn duidelijk en worden ingezet voor een doorgaande lijn Agenda landelijke raad 15 december

11 c. Het bieden van reguliere ondersteuning op het gebied van HRM aan groepen, regio's en organisatieonderdelen van het landelijk niveau. HRM-medewerkers op landelijk, regionaal en groepsniveau. 3. Het faciliteren van kwalitatief goede bemensing. van ontwikkeling en doorstroom van vrijwilligers. Landelijk niveau: Het HRM-systeem is zodanig doorontwikkeld dat beschikbare vrijwilligers beter te vinden zijn. De bemensing van landelijke projecten en ledenactiviteiten is conform projectopdracht en afgesproken procedure gerealiseerd, mits de projectopdracht tijdig beschikbaar is. Naast inzet van gebruikelijke communicatiekanalen voor het actuele vacatureoverzicht, meer inzet van social media bij de werving van landelijke vrijwilligers. Gevraagd en ongevraagd advisering van bestuur, programmamanagers, projectleiders en voorzitters van landelijke teams, over de toepassing van het vrijwilligersbeleid en de selectie en aanstelling van vrijwilligers. Het selecteren van deelnemers voor internationale seminars en congressen in overleg met IC s. Groeps- en regionaal niveau: Een helpdesk voor het beantwoorden van klantvragen over HRM en vrijwilligersbeleid. Tools voor het vinden, binden, boeien en (laten) groeien van vrijwilligers (zowel ready to use als halffabrikaten) zijn makkelijk te vinden en te gebruiken. Agenda landelijke raad 15 december

12 Een digitaal platform voor koppeling van vraag naar en aanbod van vrijwillige inzet op alle niveaus binnen de organisatie (m.n. bedoeld om potentieel van plusscouts verder te ontsluiten). Regio s zijn ondersteunend bij het uitvoeren van hun basistaak wat betreft de ondersteuning van groepsbegeleiders m.b.t. het uitvoeren van hun HRM-taken. Agenda landelijke raad 15 december

13 6. Communicatie Doelstellingen Communicatie Doelgroep Resultaatgebieden Beoogde resultaten Organisatie/beheer Team communicatie. Een functionerend Team communicatie met voldoende vrijwilligers om het activiteitenplan uit te kunnen voeren. a. Het ontwikkelen en uitvoeren van communicatiebeleid, gericht op het intern én extern vergroten van de inhoudelijke naamsbekendheid van Scouting. 2 Totale vereniging en diverse externe doelgroepen zoals ouders, pers en partners 2. Versterken van de naamsbekendheid en positionering. 80% van alle groepen is op de hoogte van en gebruikt de positionering en payoff. Positionering en pay-off worden door 80% van de groepen uitgedragen buiten de vereniging. Gerichte free publicity gegenereerd passend bij positionering. Positionering is versterkt via de inzet van contactpersonen communicatie, mediascouts, LLA s en programmagroepen. 3. Uitrollen social mediastrategie. Social mediastrategie uitgerold gericht op versterken positionering. Scouting-app is ontwikkeld en uitgerold. Webcare wordt geïntegreerd in de organisatie. Kennisdeling in de vereniging is gestimuleerd en gefaciliteerd. 4. Calamiteitencommunicatie. Preventieve adviezen zijn geformuleerd en uitgerold naar groepen, woordvoering bij calamiteiten is verzorgd. Agenda landelijke raad 15 december

14 b. Het ontwikkelen en uitvoeren van een gerichte interne communicatiestrategie, ter stimulering van de gewenste kwalitatieve veranderingen in de vereniging. c. Het onderhouden van diverse communicatiemiddelen/-diensten om effectieve communicatie te handhaven en door te ontwikkelen. d. Het geven van communicatieadvies aan groepen, regio's en organisatieonderdelen van het landelijk niveau. e. Het volgen van ontwikkelingen en trends binnen de vereniging en maatschappij die voor de inen externe communicatie relevant zijn en deze zo nodig vertalen naar aanbevelingen. 5. Advisering programmagroepen. 6. Onderhouden en doorontwikkelen van de diverse communicatiemiddelen en diensten. 7. Geven van communicatieadvies. Geadviseerd over communicatieaanpak en communicatiejaarplannen. Geadviseerd over ontwikkeling en implementatie communicatietools. Mede-ontwikkelen specifiek communicatiekanaal roverscouts. De communicatiekanalen naar explorers en roverscouts zijn doorontwikkeld. De websites zijn doorontwikkeld. Communicatiesystemen en kanalen zijn onderhouden. Vernieuwde strategie voor magazines en directe communicatie met onze leden is geïmplementeerd. Groepen/regio s/teams kregen advies en antwoord op hun vragen over alle communicatieaspecten. Indien relevant zijn de ontwikkelingen vertaald naar aanbevelingen richting programmagroepen, directie, bestuur en vereniging. Agenda landelijke raad 15 december

15 7. Projectenbureau Doelstellingen Projectenbureau Doelgroep Resultaatgebieden Beoogde resultaten Organisatie/beheer team Projectenbureau. Een functionerend Programmabureau met voldoende vrijwilligers om het activiteitenplan uit te kunnen voeren. a. Het realiseren van landelijke ledenactiviteiten. Deelnemers aan en projectteams van landelijke ledenactiviteiten. 2. Landelijke ledenactiviteiten. Roverway 2012 (afronding). World Scout Moot Ghana Challenge en Ghana Experience. HIT. LSZW. LSW. Seacon Zeilschool. JOTA-JOTI. Scout-In13. Nawaka 14 (voorbereiding). WJ Japan 2015 (voorbereiding). b. Het realiseren van projecten vanuit de landelijke organisatie die aan het projectenbureau zijn gedelegeerd. Programmamanagers en teamvoorzitters van het landelijk niveau en de doelgroepen op wie de projecten zijn gericht. 3. Projecten. Partnership Ghana. Vrijheid in herdenken. Team waterwerk integreren waterwerk in organisatie. c. Het bieden van reguliere ondersteuning aan landelijke teams. 3 Landelijk bestuur, programmamanagers en de projectleiders van de diverse landelijke projecten. 4. Kwaliteitsontwikkeling en -bewaking van projecten. Goed functionerende projectteams. Agenda landelijke raad 15 december

16 8. Landelijk servicecentrum (LSC) Doelstellingen LSC Doelgroep Resultaatgebieden Beoogde resultaten Organisatie/beheer LSC. Een functionerend landelijk servicecentrum en voldoende vrijwilligers om het activiteitenplan uit te kunnen voeren. a. Het bieden van de 'reguliere ondersteuning' (activiteiten, diensten en producten) vanuit het LSC. Regio's en steunpunten. 2. Landelijke (overleg) bijeenkomsten. 3. Regio ondersteuning. Forumdag en tweemaal regiovoorzittersoverleg. Samenwerking met regio s optimaliseren, o.a. door opzetten en ondersteunen van vrijwilligersteams voor regioondersteuning. Doorvoeren uitkomst dienstverleningsdiscussie met regio s. Opbouwwerk in ± vier regio's. Alle leden. 4. Waarderingstekens. Doorlopend aanvragen behandelen. Zichtbaar maken aan wie waarderingstekens uitgereikt zijn. 5. Scouts Online en andere ICT-toepassingen. Het zelf ontwikkelen minimaliseren, meer gebruik open source. Groepen en regio's in staat stellen via hun website landelijke SOL-info te kunnen downloaden. Faciliteren vrijwilligersteams, o.a. met toepassing om documenten te kunnen delen. Van vraagvolgsysteem gaan naar klantvolgsysteem. Agenda landelijke raad 15 december

17 Beheer SOL uitvoeren. Voorbereidingen treffen voor implementatie SEPA (SOL en Exact). Functiespecifieke nieuwsbrieven mogelijk maken. 6. Financiële administratie 7. Fondsenwerving/ sponsoring. 8. ScoutShop (webwinkel, ScoutShop-vestigingen en mobiele ScoutShop). Financiële administratie en beleid uitvoeren en waar nodig aanpassen. Financiële managementinfo uitbreiden met o.a. kwartaalrapportages. Commercieel team uitbreiden. Actief bedrijven gaan bezoeken die passen bij Scouting Nederland. Subsidies aanvragen bij fondsen voor doelen in meerjarenbeleid. Vergroten aantal en bijdrage donateurs. Vergroten deelname en opbrengst Nationale Scoutingloterij voor deelnemende groepen en Scouting Nederland Fonds. Onderhouden contacten m.b.t. overeenkomsten voor centrale inkoop voor de periode Leveren van producten aan leden. Genereren van inkomsten voor de vereniging d.m.v. verkoop online, in winkels en mobiel. Uitbreiding externe verkoop o.a. door verkoop op externe evenementen. Blijvend aandacht voor verkoop boeken door gezamenlijke acties met programmagroepen en andere teams. Agenda landelijke raad 15 december

18 9. Juridische zaken. Uitbreiden vrijwilligersteam als onderdeel van kennisnetwerk. Doorlopende zaken (o.a merkenrecht, verenigingen/stichtingen, geschillen, huishoudelijk reglement). 10. Verzekeringen. Uitbreiden vrijwilligersteam als onderdeel van kennisnetwerk. Doorlopende zaken. 11. Conflicten en geschillen. Doorlopend in voorkomende gevallen. 12. Opvang bij calamiteiten. Doorlopend in voorkomende gevallen. 13. Kennisnetwerk. Omvormen Team accommodaties naar kennisnetwerk met specialisten op randvoorwaarden (accommodaties, materiaal, juridische zaken, financiën, verzekeringen). Ondersteuningsstructuur naar groepen opzetten en aandachtsgebieden team uitbreiden. Integreren ondersteunende teams waterwerk in kennisnetwerk (o.a. schepen cie s). b. Ondersteuning landelijke teams en programmagroepen. LLA s, programmagroepen, HRM, communicatie. 14. Uitvoeren meerjarenbeleid. Ondersteuning aan programmagroepen vanuit ondersteunende teams op LSC. Uitwerken groeistrategie, waaronder witte vlekkenplannen en/of ondersteunen oprichten nieuwe groepen. 15. Onderzoek. Ondersteunen programma Groepsontwikkeling bij follow-up nulmeting. Agenda landelijke raad 15 december

19 Kwaliteitsbewaking en ondersteuning van landelijke teams bij het opstellen en uitvoeren van onderzoek. c. Het beheer van het vastgoed van de vereniging (LSC en overige terreinen en gebouwen). Beheerteams, accommodatieconsulenten en andere betrokken vrijwilligers. 16. Ontwikkeling Landgoed Scouting. Verdere stappen om de inrichtingsplannen te concretiseren, financiën aan te boren (inclusief communicatie rond het terrein). 17. Rentmeesterschap kampeerterreinen. Doorlopende zaken (o.a. beheer en onderhoud). d. Ondersteuning landelijk bestuur, landelijke raad en landelijk managementteam (LMT) Landelijk bestuur. Leden landelijke raad. Leden LMT. 18. Beleidsondersteuning. Voorbereiden en organiseren vergaderingen en bijeenkomsten. Voorbereiden, uitwerken en verspreiden vergaderstukken en beleidsdocumenten. e. Belangenbehartiging. 4 Totale vereniging. 19. Internationaal beleid Deelname Europese conferentie WOSM en WAGGGS. Deelname aan seminars realiseren en ondersteunen Uitbreiden ondersteunend vrijwilligersteam. 20. Belangenbehartiging I.s.m. communicatie inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen. Doorlopend volgen van politieke en maatschappelijke kansen en bedreigingen voor de vereniging. Blijvend aandacht voor het voorkomen van misbruik en samenwerken met externe partners, waaronder aandacht blijven vragen voor gratis VOG. Agenda landelijke raad 15 december

20 21. Externe contacten. N.a.v. externe profilering en wensen van programmagroepen nieuwe contacten aangaan. Agenda landelijke raad 15 december