6b Rapportage. Landelijk bestuur

Transcriptie

1 AGENDA LANDELIJKE RAAD 19 JUNI b Rapportage beheerszaken landelijk servicecentrum Ter informatie Landelijk bestuur Ontwikkeling/uitrollen beleid 2010 Scoutfit Projecten Financiën Meerjarenbeleid Het bestuur heeft zich, samen met landelijke vrijwilligers en het LSC, actief bezig gehouden met het verder ontwikkelen en uitrollen van het beleid voor Het bestuur heeft ingezet op de realisatie van de uitwerking van de vernieuwde spelvisie, het vernieuwde systeem voor deskundigheidsbevordering en de vernieuwde Scoutingkleding (Scoutfit). Bestuursleden hebben steeds een rol gehad in bijeenkomsten van de projectvoorzitters, het bezoeken van de regio s, de ambassadeursdagen en de voorbereiding van de voortgangsevaluaties voor de landelijke raad. Het bestuur heeft in 2009 veel aandacht besteed aan de voorstellen omtrent de Scoutfit. Dit heeft geresulteerd in creëren van veel draagvlak binnen de vereniging. Via de regiegroep zijn projecten en LLA s gemanaged. Het bestuur heeft samen met directie LSC veel ingezet op het verkrijgen van een 3 de geldstroom. In 2009 heeft dit vruchten afgeworpen. Op de Scout In zijn 5 samenwerkingsovereenkomsten getekend. Het bestuur heeft zich in 2009 hard gemaakt om de kosten van alle nieuwe ontwikkelingen te kunnen realiseren. Het bestuur is in 2009 gestart met de voorbereidingen voor een nieuw meerjarenbeleid Landelijk servicecentrum directie, juridische ondersteuning en P&O 1. Ontwikkeling landelijk servicecentrum (lsc) Prinses Maxima Groepsvereniging In 2009 heeft prinses Maxima de Scout In bezocht. In 2009 zijn goede vorderingen gemaakt met dit project en kon het aan het eind van het jaar als project afgesloten worden. De rest van de omzettingen vindt plaats binnen de reguliere werkzaamheden van het LSC. 75

2 directie, juridische ondersteuning en P&O Juridische dienstverlening Personeelsbestand Ook in 2009 zijn er weer veel vragen binnengekomen over zeer diverse onderwerpen, van grondeigendomsverhoudingen, zedenzaken tot aansprakelijkheidszaken. In 2009 is er ondersteuning gegeven aan het landelijk opvangteam, dat is ingesteld om organisatieonderdelen te begeleiden bij ongewenst gedrag, de geschillencommissie en de commissie van beroep. Er is een formeel bemiddelingsteam opgericht. De aanmeldingen waren enorm. Inmiddels is met het HRM team een goede selectie gemaakt, zijn diverse bijeenkomsten georganiseerd en wordt een training voorbereid. De verwachting is dat het bemiddelingsteam na het zomerreces van 2010 formeel kan gaan functioneren. Er zijn inmiddels wel drie zaken via de voortrekkers van het bemiddelingsteam behandeld en positief afgerond. In totaal zijn er inmiddels 757 formele verenigingen opgericht. Het bestuur is actief groepen aan het benaderen die nog steeds niets hebben laten horen, of duidelijk hebben gemaakt niet mee te willen gaan in het traject. Alle logo s en externe uitingen van Scouting zijn formeel gedeponeerd bij Benelux merkenrechtenorganisatie. Dit ter bescherming van de eigendommen. Indien derde partijen de logo s willen gebruiken, moet daar formeel toestemming voor verkregen worden via het Landelijk servicecentrum. De geschillencommissie en commissie van beroep is flink uitgebreid. Er zijn bijzonder veel positieve reacties gekomen op de vacatures. Het overzicht heeft betrekking op de medewerkers van het landelijk servicecentrum met een vaste of tijdelijke arbeidsovereenkomst, inclusief projectmedewerkers. Het vastgestelde aantal voor de reguliere formatie (dus zonder projectmedewerkers) is 27,8 fte op basis van een 36-urige werkweek. De gemiddelde leeftijd op 31 december 2009 was 41,1 jaar (2008:41,3 jaar). Het gemiddelde aantal dienstjaren bedroeg op 31 december 2009: 9,39 dienstjaren (2008: 8,37 jaren). Het ziekteverzuimpercentage bedroeg in 2009: 3,47% (2008: 4,83%). 76

3 directie, juridische ondersteuning en P&O Personeelsbestand per 31 december 2008: Leeftijd Totaal aantal Vrouwen Mannen Parttime Fulltime Parttime Fulltime 15 tot 25 jaar tot 35 jaar tot 45 jaar tot 55 jaar tot 65 jaar Totaal: De medewerkers vertegenwoordigden totaal 33,3 fte, als volgt opgebouwd: - 20,9 fte vaste contracten, - 7,4 fte tijdelijke contracten, - 5,0 fte tijdelijke contracten op projectbasis. Personeelsbestand per 31 december 2009: Leeftijd Totaal aantal Vrouwen Mannen Parttime Fulltime Parttime Fulltime 15 tot 25 jaar tot 35 jaar tot 45 jaar tot 55 jaar tot 65 jaar Totaal: De medewerkers vertegenwoordigden totaal 34,76 fte, als volgt opgebouwd: - 24,38 fte vaste contracten, - 2,28 fte tijdelijke contracten, - 8,1 fte tijdelijke contracten op projectbasis. Mutaties gedurende het jaar 2009: Omschrijving Aantal Vrouwen Mannen 31 december In dienst Uit dienst december

4 directie, juridische ondersteuning en P&O Stagiairs Werknemerstevredenheidsonderzoek In 2009 hebben 12 stagiairs bij Scouting Nederland werkzaamheden of onderzoek verricht, met name op het gebied van vrijetijdsmanagement, hotel/tourism/leisure management en media informatiemanagement. In 2009 is weer een medewerkerstevredenheidsonderzoek uitgevoerd. De volgende aspecten zijn onderzocht: Arbeidsinhoud, arbeidsomstandigheden, arbeidsverhoudingen, arbeidsvoorwaarden. Verder zijn er vragen gesteld over ongewenst gedrag, door welke maatregelen de tevredenheid zou toenemen, en waar men nu trots op is en wat behouden moet blijven. Het rapportcijfer dat de medewerkers over het geheel genomen aan Scouting geven als werkgever is 7,2 (2008: 7,3) Het gemiddelde in de brache was 7,1 (2008: 7,0). Het cijfer dat de medewerkers geven bij de vraag of men Scouting onder kennissen zou aanbevelen als deze belangstelling hebben voor een vacature is 7,4 (2008: 7,5). Arbeidsomstandighedenbeleid - Door de twee bedrijfshulpverleners is een Bedrijfshulpverleningsplan opgesteld. - Het Beleid Ongewenste Omgangsvormen is vastgesteld. Gekozen is voor een vertrouwenspersoon van Arbo Unie. Zij heeft het beleid toegelicht in een bijeenkomst met alle medewerkers. 78

5 ScoutShop en fondsen 1. ScoutShop Resultaat Vestigingen Assortiment Automatisering De nettobijdrage van de ScoutShop aan de vereniging bedroeg : ,= (In ) De meeste ScoutShop winkels in het land draaien goed. ScoutShop Den Haag sloot haar deuren huisvestingskosten waren in de nieuwe situatie niet meer op te brengen. In 2009 is er succesvol met een derde ScoutShop Mobiel gedraaid en zijn het aantal afspraken verder uitgebreid. Ook in 2009 heeft de ScoutShop weer veel nieuwe artikelen aan het assortiment toegevoegd met name in het outdoorsegment stond in het teken van enerzijds het uitfaseren van de oude uniformkleding en anderzijds de introductie van ScoutFit. Beide zijn succesvol verlopen. In het najaar van 2008 is er een start gemaakt met het afbouwen van de voorraden van de officiële Scoutingkleding. ScoutShop heeft op het gebied van automatisering de dienstverlening via de website wederom vergroot. De ScoutShop heeft op de website een digitale bladercatalogus gebaseerd op de papieren catalogus. De downloadservice die de ScoutShop scouts gratis aanbiedt, blijft zeer populair. Inmiddels is de barrière bereikt. De downloadservice genereert veel bezoekers naar de ScoutShopwebsite. Tevens groeit het aantal abonnees van de -nieuwsdienst. Totaal nu ruim abonnees. ScoutProof.nl site voor niet scouts is gestart, betalen via ideal mogelijk gemaakt. 2. Fondsen Scouting Nederland Fonds Het Scouting Nederland Fonds voor regio s en groepen heeft in 2009 een bedrag toegewezen van Er zijn 10 aanvragen ontvangen waarvan 5 aanvragen zijn gehonoreerd. De andere aanvragen voldeden niet aan de gestelde criteria (Van het in 2009 toegewezen bedrag is in 2009 uitgekeerd en begin 2010). Donateurs Het aantal donateurs bedroeg in 2009: (2008: 3.416) Nationale Scouting Loterij Er werden loten verkocht (2008: loten). Het aantal deelnemende groepen was 387 (2008: 392). 79

6 ICT, administratie, secretariaat, activiteitenservice 1. ICT ondersteuning Team Uitrol CMS websites naar steunpunten, regio's en LLA's Groot onderhoud financiële module HRM / vacature systeem Ontwikkelproces Het team van ca. 65 medewerkers is in 2009 stabiel gebleven. Deze zijn verdeeld in werkgroepen: 1. Helpdeskers 2. Beheerders van de servers 3. Ontwikkelaars 4. Testers 5. Beheerders van het Content Management Systeem (CMS) 6. Ondersteuning pilot groepsontwikkeling Het team wordt ondersteund door 3 beroepskrachten. Verder werkt er 1 projectmedewerker als ontwikkelaar aan Scouts Online. Nadat de vernieuwing van de website van Scouting Nederland ( in oktober 2008 was gedaan, is het team begonnen om regio's, steunpunten en LLA's te benaderen om hun bestaande website om te laten zetten naar een CMS website. Dit is in 2009 gedaan voor een 40- tal sites. Verder is afgesproken dat nieuwe, landelijke websites altijd volgens deze wijze zullen worden ingericht. Dit zorgt voor een corporate uitstraling en eenvoudiger beheer. In het 1ste half jaar is groot onderhoud gepleegd aan de financiële module. Deze module is in 2004 ontwikkeld. Het onderhoud is gedaan vanwege het grote aantal wensen dat voor deze module aangemeld was. In het 2de half jaar van 2009 is in samenwerking met het landelijk HRM-team een vacaturebank opgezet. Dit systeem wordt ingezet voor het aanbieden en verwerken van alle vacatures voor landelijke vrijwilligers. Na een proefperiode van tenminste een jaar zal bekeken worden of dit systeem uitgerold kan worden naar de andere organisatieniveaus. Het ontwikkelproces voor nieuwe functionaliteiten is gemoderniseerd. Het doel van dit proces is door beter contact met de klant en een duidelijke structuur de betrouwbaarheid en bruikbaarheid van de applicatie te verhogen. 80

7 ICT, administratie, secretariaat, activiteitenservice Trainingen In 2009 zijn op verschillende plaatsen in het land trainingsdagen gegeven voor Scouts On-Line. Tijdens deze dagen worden enkele trainingen gegeven. In 2010 worden deze verder uitgerold en krijgen een vaste plaats op de kalender. 1. Team Administratie Verenigingsterreinen Administratie Groepsontwikkeling Servers Er hebben diverse investeringen plaatsgevonden (zie overzicht in bestuursverslag). Rapportage format ontwikkeld gericht op projecten en LSC teams door Team Administratie. Rabobank Internet-bankieren voor de Verenigingsterreinen uitgerold en gebruikersrechten penningmeesters ingeregeld. Rapportage format ontwikkeld voor grote(re) Landelijke Ledenactiviteiten. Gegevens contracten verzamelen, rubriceren en informatie beschikbaar maken. In 2009 is de werkgroep 'Ondersteuning groepsontwikkeling' opgericht. Het doel van deze werkgroep is de pilot voor groepsontwikkeling op ad-hoc basis te ondersteunen met ICT middelen. Ook is het de bedoeling zo inzicht te krijgen in de automatiseringswensen voor het vervolgtraject. Een aantal oude servers op het LSC zijn uitgefaseerd. Met behulp van nieuwe technieken konden de taken van al deze oude servers door één nieuwere server worden overgenomen. 2. Rentmeester Verenigingsterreinen Ondersteuning en advisering van beheerteams Verenigingsterreinen bij beheer en onderhoud, investeringen en contacten met de lokale overheid (vergunningen, toeristenbelasting, bestemmingsplannen) Ondersteuning Scouting Labelterreinen (landelijk team en individuele terreinen). Overleg met diverse partijen over Nationaal Scoutingterrein Ondersteuning bij de realisatie van het terrein voor de JubJam100. Ondersteuning van groepen/regio s bij het realiseren van permanente kampeervoorzieningen. Onderhouden van contacten met diverse externe organisaties op het gebied van terreinbeheer en recreatie. 81

8 support landelijke teams, regiosupport, beleidsmedewerkers 1. Support landelijke teams Landelijke projectteams 2. Regiosupport Helpdesk Regiocontact Regio-opbouw 3. Beleidsfuncties Wet- en regelgeving In 2009 zijn verschillende projectteams ondersteund vanuit het LSC. Vooral de LLA s vroegen de nodige ondersteuning. Met name bij de Scout In is extra ingezet op programma. Via regiosupport@scouting.nl zijn diverse regiovragen afgehandeld. In samenwerking met juridische zaken zijn diverse klachten op groepsniveau onderzocht en afgehandeld. In de meeste regio s waar zich geen steunpunt bevindt, is een bezoek gebracht door de consulent van regiosupport. Er is een aanzet gegeven tot ontwikkeling van een regiokwaliteitsscan. Ondersteuning landelijk bestuur bij de organisatie van drie regiovoorzitters overleggen: op de Forumdag, tijdens de Scout-In en een extra overleg in april Er is twee keer een overleg geweest met alle steunpunten over de regio ondersteuning. Er is extra aandacht besteed aan 2010 doelen (regiosupport en het bestuur komt naar u toe ). De belangstelling van regiovoorzitters voor regiovoorzittersbijeenkomsten was in 2009 wederom groot. Veel aandacht is besteed aan verbetering contacten tussen groepen en regio s. In 3 regio s is ondersteuning ingezet om hen aan een nieuw regiobestuur te helpen. Overzicht wet- en regelgeving, knelpunten en goede voorbeelden via ledensite Belangenbehartiging rond diverse onderwerpen. (vermindering lastendruk, ANBI-SBBI) Informeren regio s en landelijke teams via vier nieuwsbrieven Speelruimte; diverse artikelen in Scouts info. Bijdrage Forumdag voor speelruimte mensen uit regio s en landelijke organisatie en speelruimtebijeenkomst in mei Deelname aan diverse bijeenkomsten en platforms Lobby in de taakgroep VOG voor verlaging kosten VOG en landelijke zwarte lijst. Realisatie architectuurboek een aanbieding aan rijksbouwmeester. Ondersteunen team accommodatieconsulenten en team verzekeringen Diverse overleggen met verzekeraar over verzekeringsportefeuille 82

9 Website (publieke, ledensite) Scouting Magazines Scouting Expresse Nieuwsbrief voor externe relaties Landelijk servicecentrum Communicatie Dagelijks onderhoud aan de website, zoals actualiseren nieuws, weblogs en polls op de homepage; Voorbereidingen nieuwe website voor jeugdleden. Uitgave van 6 magazines per doelgroep. Formules van magazines nog scherper neergezet. Digitale nieuwsbrief voor regionale en landelijke vrijwilligers, is in 2009 tien keer uitgekomen. Drie keer uitgebracht. 83