Agendapunt 14: Financiën en beheer

Transcriptie

1 Agendapunt 14: Financiën en beheer Inhoudsopgave Agendapunt 14a: Begroting 2013 Agendapunt 14b: Toelichting op de prognose 2012 en begroting 2013 Agendapunt 14c: Advies Financiële commissie Agenda landelijke raad 15 december

2 Agendapunt 14a: Begroting 2013 Begroting 2013 Begroting Begroting Prognose Werkelijk Baten Contributie opbrengst ScoutShop Advertenties Opbrengst rente en vermogen Bijdragen Scouting Nederland Fonds Bijdragen SNF ( regio's en groepen) voor GO Bijdragen derden Inkomsten verenigingsterreinen Inkomsten landelijke ledenactiviteiten Inkomsten TOES Indirecte kostendekking t.l.v. projecten Diverse baten Totaal van de baten Lasten Personeelskosten Afschrijving/dotatie voorzieningen Afschrijving St. Walrick nieuwbouw Kosten Verenigingsterreinen Kosten ZSN materiaal Kosten accommodatie Apparaatskosten Diverse lasten Uitgaven verenigingsterreinen Uitgaven landelijke ledenactiviteiten Uitgaven TOES Kosten Scouting Magazine en Scoutcard Incidentele lasten/ onvoorzien Totaal van de lasten Tussen saldo voor bestemming Bestemmingsreserve Ada's Hoeve nieuwbouw Bestemmingsreserve landelijke ledenactiviteiten Bestemmingsreserve St. Walrick nieuwbouw Bestemmingsreserve Verenigingsterreinen Bestemmingsreserve ZSN materiaal -8 Exploitatieresultaat Agenda landelijke raad 15 december

3 Exploitatie programma Groepsontwikkeling Exploitatie regulier Exploitatieresultaat Financiering Lening SNF (Groepsontwikkeling) Lening SNF (reguliere exploitatie) Contributie Begroting Begroting Prognose Werkelijk Gemiddeld aantal juniorleden Gemiddeld aantal kaderleden Aantal leden Contributie per lid (in euro) 26,00 23,00 23,00 20,25 Contributieopbrengst Betalingskorting op contributie Totaal Personeelskosten Begroting Begroting Prognose Werkelijk Directie, OR en stafafdeling Support en Advies Communicatie Service en Beheer Overige personeelskosten Overige personeelskosten groepsontwikkeling Coaches Secretariaat ICT Extra formatie op 5 succesfactoren Agenda landelijke raad 15 december

4 Afschrijving/dotatie voorzieningen Begroting Begroting Prognose Werkelijk Afschrijvingen Landelijk servicecentrum Afschrijvingen automatisering Dotatie fonds onderhoud Kosten accommodatie Begroting Begroting Prognose Werkelijk Onderhouds- en schoonmaakkosten Energiekosten Belastingen en heffingen Overige kosten accommodatie Doorberekend aan ScoutShop Kosten bladenpakket Begroting Begroting Prognose Werkelijk (Externe) kosten Scouting Magazine Scoutcard Apparaatskosten Begroting Begroting Prognose Werkelijk Verzekeringen Bureau opleidingen/cursussen Kantoorbehoeften Drukwerk- en reproduktiekosten Project Externe profilering Telefoon, porti en vracht Documentatie en abonnementen (Reis)kosten teams, cie.'s en vrijwilligers Verg.- en representatie Bestuur, Land.raad Reis- en verblijfskosten Wervings- en selectiekosten Advieskosten Implementatie nieuwe dienstverlening Bijdragen aan org. int. contributies Kosten accountant Agenda landelijke raad 15 december

5 Kosten ict Overige apparaatskosten Project Implementatie Spel Project Marketing & Groei Bijdrage werkplekkosten Groepsontwikkeling Werkplekkosten Groepsontwikkeling Extra werkbudget groepsontwikkeling Gereserveerd Werkbudget Agenda landelijke raad 15 december

6 Agendapunt 14b: Toelichting op de prognose 2012 en begroting 2013 Inleiding Bijgaand treft u de prognose 2012 en de begroting 2013 voor de vereniging Scouting Nederland. Op deze cijfers wordt hier een toelichting gegeven, waarbij in bijzonder ingegaan is op de uitvoering van het programma Groepsontwikkeling waartoe is besloten in De prognose betreft voorlopige cijfers, in de afrekening juni 2013 worden de werkelijk gerealiseerde cijfers bekend. In de aangeboden begroting 2013 komt een aantal beleidslijnen samen: In de Voortgangsrapportage meerjarenbeleid is geconstateerd dat de ledendaling vooralsnog doorzet en dat het raadzaam is om daarnaast gerichte inspanningen in te zetten om het verlies aan marktaandeel sneller om te kunnen buigen naar groei. In de notitie Dienstverlening is aangegeven hoe vanuit een nieuwe visie op dienstverlening efficiënter gewerkt kan worden door meer de samenwerking met vrijwilligers te zoeken. In de Activiteitenplannen 2013 worden diverse activiteiten benoemd waarvoor ook een werkbudget nodig is om de plannen te realiseren. Naast Groepsontwikkeling waar budget geoormerkt is gaat het met name om de implementatie en ontwikkeling op het gebied van Spel, Scouting Academy, vrijwilligersbeleid, dienstverlening, externe profilering en groeistrategie. Daarnaast geldt voor de begroting dat deze voldoende flexibiliteit moet hebben om ook onvoorziene resultaten op te kunnen vangen zonder dat het ten koste gaat van het exploitatieresultaat. Een positief exploitatieresultaat is nodig om minimaal conform afspraak de leningen van het Scouting Nederland Fonds terug te betalen. Het landelijk bestuur vraagt aan de landelijke raad de begroting 2013 goed te keuren. Prognose 2012 Baten De baten vallen naar verwachting tegen. Redenen daarvoor zijn de beperkte teruggang in ledenaantallen, de daaraan verbonden terugloop van de omzet van de ScoutShop en het geen doorgang vinden van de NJ. Met de daling van de ledenaantallen was al een slag gemaakt in de begroting van De teruggang van de omzet van de ScoutShop kwam gedurende 2012 duidelijk aan het licht. Zowel de teruggang van leden als het niet doorgaan van de NJ als de lagere verkoop van de blouses (het grootste deel van de leden heeft er inmiddels één aangeschaft) zijn hierop van invloed. Lasten Vanwege de tegenvallende baten is in het jaar 2012 gaandeweg flink bezuinigd. Door het niet opvullen van bepaalde vacatures (en interne verschuivingen om de lopende werkzaamheden op te blijven vangen) werden de personeelskosten beheerst en door in verschillende andere kostenposten te snijden, is het gelukt met de reguliere exploitatie binnen de begroting te blijven. In 2012 zijn voor de laatste maal gelden voor het Project 2010 opgenomen om de nog resterende activiteiten voor onder andere Spel en Scouting Academy te realiseren. Voor Scouting Academy zal daarvan naar verwachting nog een bedrag overlopen naar Exploitatieresultaat Het verwachte resultaat uit reguliere exploitatie voor 2012 is positief. Het begrote resultaat van 68K die twee derde van het tekort in 2011 moest compenseren, wordt op basis van de voorliggende prognose naar verwachting gehaald. Agenda landelijke raad 15 december

7 Groepsontwikkeling in de prognose Het programma Groepsontwikkeling is in de prognose uitgelicht omdat de financiering plaatsheeft met extra contributies en een bijdrage uit het Scouting Nederland Fonds, en derhalve ook financieel goed gevolgd moet kunnen worden. Het programma Groepsontwikkeling ligt net als vorig jaar op schema. Wel worden vanaf september extra coachingsuren ingezet. Jaar Senior Coaches Secretariaat ICT Backoffice Totaal ,5 0,5 2,5 2 6, ,5 1,5 2 7 Onderstaand overzicht geeft inzicht in de personeelskosten van het programma Groepsontwikkeling en de daarmee samenhangende kosten van de werkplekken 2012 Personeelskosten Werkplek Totaal Coaches Secretariaat ICT Extra formatie op vijf succesfactoren Ter dekking van de kosten van het programma Groepsontwikkeling is in 2012 zoals bekend een contributieverhoging van 2,50 per lid doorgevoerd. Verder zijn middelen vanuit het Scouting Nederland Fonds beschikbaar gesteld. Een deel in de vorm van een geoormerkte bijdrage en een deel als een garantstelling in de vorm van een lening. Prognose Groepsontwikkeling 2012 Begroting Contributieverhoging 2, Bijdragen SNF (regio's en groepen) voor groepsontwikkeling Personeelskosten inclusief werkplekkosten (Apparaatskosten) Extra werkbudget groepsontwikkeling Exploitatie Groepsontwikkeling/Lening SNF Begroting 2013 Baten We zijn erin geslaagd een begroting voor te leggen die flexibeler is ingericht dan we tot op heden gewend zijn en die aangepast is aan de verminderde inkomsten door daling van ledenaantallen. Naar verwachting zal het ledenaantal nog verder dalen; voor 2013 is voorzichtigheidshalve uitgegaan van leden. Met name het aantal jeugdleden vertoont een neerwaartse tendens. Ook de ScoutShop opbrengsten zijn naar beneden bijgesteld. De ontwikkeling van de ledenaantallen, de economische ontwikkelingen en de achterblijvende bestedingen zijn hierin meegenomen. De contributieverhoging bedraagt, net als vorig jaar en volgens afspraak opnieuw 2,50. Daarmee is de 5,- aan extra contributie, uitsluitend bestemd voor het programma Groepsontwikkeling, gerealiseerd. De contributie is berekend door het basisbedrag te vermeerderen met een indexering. Daarna is de 5,- erbij opgeteld. Vanaf 2014 wordt de 5,- ook meegenomen in de indexering. Agenda landelijke raad 15 december

8 Door een nieuwe overeenkomst met de VriendenLoterij kan 200K als Bijdrage derden in de begroting worden opgenomen. Deze middelen worden onder andere ingezet om de externe positionering, de implementatie van de nieuwe dienstverlening en het Project Marketing & Groei vorm te geven. Lasten Voor het eerst laat de begroting aan de lastenkant een post Incidentele lasten/onvoorzien zien. Wanneer er geen dringende noodzakelijkheid is deze post te gebruiken, komt deze ten goede aan het eigen vermogen of aan specifieke bestemmingsreserves. Naast de kostendekkende uitgaven van de verenigingsterreinen en de landelijke ledenactiviteiten is ook TOES in de begroting meegenomen. Deze uitgaven salderen op de begroting met de gelijknamige inkomsten bij de baten. Personeelskosten De formatie is verlaagd ten behoeve van opvang ledendaling en extra werkbudget vrij te maken (zie notitie dienstverlening). Apparaatskosten Deze kosten zijn beduidend hoger dan in Hier wordt als Gereserveerd werkbudget een bedrag ( 70K) opgenomen ten behoeve van wensen nieuw beleid en/of gereserveerd voor tegenvallers. Ook werkbudget ( 30K) voor Implementatie Spel is hier opgenomen. Daarnaast zijn hier extra uitgaven gepland voor het Project Externe positionering ( 80K), uitbreiding groeistrategie in het kader van het Project Marketing & Groei ( 20K) en de implementatie van de vernieuwde dienstverlening ( 100K). Kosten magazines De magazines gaan naar een ander format, hetgeen een kostenbesparing oplevert waarbij we in 2014 op het niveau van vóór het Project 2010 terug komen (in 2013 overgang naar nieuw format met 50K minder en in 2014 naar verwachting nog minder kosten). Exploitatieresultaat Zoals in 2011 afgesproken, wordt in 2013 het resterende een derde deel van het tekort in 2011 als minimaal positief exploitatieresultaat begroot ( 35K). De ontwikkeling van alle kosten wordt nauwlettend in de gaten gehouden. Aan de kostenkant zijn waar mogelijk besparingen doorgevoerd. Groepsontwikkeling in de begroting Het programma Groepsontwikkeling is in de begroting uitgelicht omdat de financiering plaatsheeft met extra contributies en een bijdrage uit het Scouting Nederland Fonds, en derhalve ook financieel goed gevolgd moet kunnen worden. Het programma Groepsontwikkeling zal voor 2013 onder de condities zoals in de basisplannen zijn weergegeven worden gecontinueerd. Dat betekent dat de prognose voor de uitvoering van het programma ook voor 2013 binnen de financiële kaders zal blijven. Op basis van 2012, waarbij een substantieel aantal groepen zijn toegevoegd aan het programma, is de verwachting dat in 2013 iets meer aan formatie secretariaat (0,25) benodigd is. Deze extra formatie zal dan worden bekostigd uit de post extra personeelslasten Groepsontwikkeling. Ter versterking van het programma Groepsontwikkeling zal de formatie in 2013 naar verwachting doorgroeien naar 8,25 fte. Hiernaast is verder een beroepskracht (0,9 fte) vanuit de bestaande formatie volledig vrijgemaakt met als taak (plaatsvervangend) manager programma Groepsontwikkeling. De kosten van deze inzet zijn opgenomen onder de reguliere personeelskosten. Agenda landelijke raad 15 december

9 De activiteiten Support en Advies en worden niet expliciet toegerekend aan Groepsontwikkeling. Hetzelfde geldt voor de overige aansturings- en overheadkosten die met het project samenhangen. Jaar Senior Coaches Secretariaat ICT Backoffice Totaal ,5 0,5 2,5 2 6, ,5 1, ,5 2 8,25 Onderstaand overzicht betreft de begroting van de kosten van het programma Groepsontwikkeling in 2013: 2013 Personeelskosten Werkplek Totaal Overige personeelskosten Coaches Secretariaat ICT Extra formatie op 5 succesfactoren De tweede verhoging van de contributie met 2,50 in 2013 laat de volgende te verwachten exploitatie zien: Exploitatie Groepsontwikkeling 2013 Begroting Contributieverhoging tweede maal 2, Bijdragen SNF (regio's en groepen) voor Groepsontwikkeling Personeelskosten inclusief werkplekkosten (Apparaatskosten) Extra werkbudget Groepsontwikkeling Exploitatie Groepsontwikkeling/Lening SNF Een verdere daling van het ledenaantal betekent dat het programma Groepsontwikkeling in het gedrang komt en/of dat het langer duurt dat de lening van het Scouting Nederland Fonds kan worden terugbetaald. Het landelijk bestuur draagt er zorg voor dat eventuele tekorten op Groepsontwikkeling uit de extra ruimte op de reguliere begroting kunnen worden opgevangen (uit post onvoorzien). Agenda landelijke raad 15 december

10 Agendapunt 14c: Advies financiële commissie Dat de ledenaantallen van onze vereniging aan het dalen zijn, is bekend. De financiële commissie ziet dat deze trend helaas nog steeds doorzet en was dan ook benieuwd hoe dit in de begroting voor 2013 en de prognose van 2012 zouden worden opgevangen. Lagere kosten De begroting die wij eind september ontvingen, liet een beeld zien waarin met deze realiteit de financiën toch op orde kunnen worden gehouden. Enerzijds door een formatieplaats niet in te vullen maar ook door te snijden in de kosten waar dit nog mogelijk is. Dit wordt mede opgevangen door meer inzet van vrijwilligers. Tevens wordt er flink gesneden in de kosten voor het bladenpakket. Door gebruik te maken van andere media, waaronder sociale media, kan dit ook een kans betekenen om goed te communiceren met onze leden. Groepsontwikkeling Groepsontwikkeling is op dit moment het programma waar veel aandacht en geld naar toe gaat. Dit programma verloopt voorspoedig en conform de financiële verwachtingen. Extra inkomsten Dankzij de bijdrage van de VriendenLoterij is er geld gevonden om de projecten die nodig zijn om groei mogelijk te maken, op te zetten. Zaken als externe positionering en het Project Marketing & Groei kunnen ook zeker bijdragen aan het ombuigen van de trend in de ledenontwikkeling. Contributie stijging De contributie stijgt, zoals afgesproken in de landelijke raad, met 2,50 door het programma Groepsontwikkeling en is daarmee op het totaal van 5,- gekomen. Daarnaast wordt de basiscontributie verhoogd met het prijsindexcijfer over Daarmee blijft de contributiestijging conform de normen van bestaand beleid. Onze conclusie is dat er een degelijke begroting ligt met oog voor de realiteit. Wij adviseren de landelijke raad dan ook om de begroting goed te keuren. Agenda landelijke raad 15 december