10 Voortgang oprichting

Transcriptie

1 AGENDA LANDELIJKE RAAD 13 december Voortgang oprichting groepsverenigingen Ter informatie Afronding project Inleiding Het project groepsverenigingen loopt inmiddels 2 jaar. Met dit stuk informeren wij u over de voortgang van dit project. We blikken kort terug en gaan vervolgens in op de ondernomen acties. Groepen dienden in eerste instantie uiterlijk eind 2007 de stukken geretourneerd te hebben naar de notaris. Aangezien lange tijd onduidelijk was wat de belastingtechnische gevolgen waren (het Ministerie van Financiën heeft uiteindelijk in augustus 2008 uitsluitsel daarover kunnen geven), is besloten dat groepen zich vóór 1 december 2007 aan moesten melden en tot uiterlijk 31 december 2007 de stukken in konden sturen. De notaris heeft in die periode veel pakketten retour ontvangen (ongeveer 700 stuks), maar helaas nog steeds niet genoeg om het project succesvol (= volledig) af te kunnen ronden. Om het groepen toch nog mogelijk te maken aan deze door de vereniging gefinancierde oprichting van een vereniging mee te doen is de deadline in overleg met de landelijke raad nog een keer opgeschoven naar 31 maart In de landelijke raad van juni 2008 is gesproken over wat te doen met de groepen die nog steeds niet gereageerd hebben of niet klaar zijn. Er is toen geconstateerd dat het niet de bedoeling is om sancties in te stellen, maar inspanningen te blijven verrichten om groepen over de streep te krijgen. Stand van zaken Op 10 november 2008 waren er van de 1112 groepen : ongeveer 400 groepen die zich wel hadden aangemeld, maar waarvan de stukken nog niet of gedeeltelijk bij de notaris lagen ruim 60 groepen die nog niets van zich hadden laten horen en 27 groepen die besloten hebben niet mee te doen Gevolgen bij het niet overgaan naar de formele vereniging: Het besluit van de landelijke raad, in december 2006, om met alle groepen over te gaan naar groepsverenigingen is genomen om ervoor te zorgen dat de aansprakelijkheid bij calamiteiten nu en in de toekomst voor groepen goed is geregeld. We hechten er als totale vereniging aan om onze zaken goed op orde te hebben. Omdat groepen liever (en terecht) hun tijd besteden aan het programma met de kinderen en jongeren, was het te verwachten dat er weerstand zou ontstaan tegen alle werkzaamheden en kosten die dit op zou leveren. Voor een deel kon de landelijke vereniging dit oplossen door de kosten van de notariële akten te vergoeden. Om groepen zoveel mogelijk tegemoet te komen, heeft de landelijke raad hierin toegestemd. Echter, we komen nu op een punt dat het proces te lang gaat duren: - Verdere uitloop van het project zorgt voor een toename van de notariskosten. - Daarnaast zorgen de niet overgaande groepen voor een stijging van het aansprakelijkheidsrisico. Kort uitgelegd: wanneer er bij één van de groepen die niet overgaat Landelijke raad 13 december voortgang oprichting groepsverenigingen - 40

2 in de formele verenigingsstructuur een aansprakelijkheidsclaim zou komen, zou de stichting beoordeeld kunnen worden als zijnde informele vereniging. De aansprakelijkheidsclaim kan op die wijze een financiële belasting betekenen voor de gehele organisatie. Wat hebben we de afgelopen tijd gedaan De volgende acties richting de groepen zijn in 2008 vanuit LSC ondernomen: - persoonlijke benadering van de groepen (bellen over de status) - rechtstreekse beantwoording van vragen (via mail en telefoon) - begeleiding via de regio en regionale admiraliteiten alsook het informeren naar de status - bel acties naar de status van de groepen - presentaties in het land (zowel regionaal als wederom bij groepen zelf) met betrekking tot de financiële boekhouding extra presentaties over de noodzaak van het project en begeleiding aan de groepen - extra presentaties tijdens regionale bijeenkomsten van zowel de regio als admiraliteiten Wat gaan we nog doen Laatste actie voor afronding van het project: In eerdere vergaderingen van de landelijke raad is gevraagd hoe omgegaan wordt met groepen die niet meewerken aan de vorming van een groepsvereniging. Het bestuur heeft inmiddels ingezet op: - door te gaan met het benaderen van groepen (inmiddels zijn er naar de groepen (en hun regiovoorzitters) die nog niet hebben meegedaan aan de oprichting van een vereniging brieven verstuurd, ter informatie treft u deze brieven hierbij als bijlage aan) - de groepen nog tot 1 februari 2009 de tijd te geven om alle stukken bij de notaris in te leveren - na 1 februari 2009 de groepen die dan hun stukken indienen c.q. zich dan aanmelden een deel van de extra kosten in rekening te brengen. Het deel dat in rekening wordt gebracht bedraagt 500,-- Samenvatting We zien dat de oprichting van verenigingen meer tijd kost dan aanvankelijk gedacht. Met elkaar zijn we een heel eind op weg en wij verwachten dat we medio 2009 dit project kunnen afronden. In de landelijke raad van december 2009 zullen wij de afronding van dit project aan u voorleggen. Ter vergadering zal een overzicht worden verstrekt met de meest actuele stand van zaken over de oprichting van groepsverenigingen. 41 landelijke raad 13 december voortgang oprichting groepsverenigingen

3 Bijlagen: 3 varianten brieven die naar betreffende groepen zijn verstuurd Brief aan groepen die gereageerd hebben, maar de stukken nog niet (volledig) hebben ingestuurd. Geachte voorzitter, Uw groep heeft zich in december 2007 aangemeld voor de omzetting in een vereniging, maar is een van de weinige groepen die in dat kader tot op heden nog geen stukken naar de notaris heeft gestuurd of daar nog mee bezig is. Hoewel wij natuurlijk verheugd zijn over de aanmelding, begint de tijd te dringen om ook de noodzakelijke vervolgactie in te zetten. Het besluit in de landelijke raad om de omzetting naar groepsverenigingen te realiseren, dateert van december Volgens planning zou de hele operatie eind 2007 afgerond zijn. Er bleel echter meer tijd nodig te zijn, maar nu, eind 2008, dienen de laatste stappen echt ondernomen te worden. De totale operatie kost veel geld en omdat het nu te lang gaat duren, worden de notariskosten hoger. Dit noodzaakt ons om een laatste optoep te doen. De volledige stukken van uw groep die de notaris nodig heeft, dienen vóór 1 februari 2009 bij de notaris te liggen. Liggen ze daar niet, dan wordt uw groep een aandeel in de toegenomen kosten in rekening gebracht ten bedrage van 500,00. Dit zal niet prettig overkomen, maar is desondanks reëel. Alles wat de notariskosten hoger doet uitkomen, gaat ten koste van andere ondersteuning binnen de vereniging, waarmee alle groepen worden getroffen. Wij rekenen op uw begrip en op uw medewerking. Op de site van SN kunt u de te nemen stappen vinden. U kunt ook contact opnemen met Wilma van de Poel, juridisch medewerker SN: w.vandepoelsteehouwer@scouting.nl. Met vriendelijke groet, Ger Koopmans, voorzitter Landelijke raad 13 december voortgang oprichting groepsverenigingen - 42

4 Brief aan groepen die nog helemaal niet hebben gereageerd. Geachte voorzitter, Uw groep is een van de weinige groepen groepen die nog niet gereageerd heeft op de oproep om, op kosten van Scouting Nederland, de groep om te vormen tot een groepsvereniging. Zoals eerder aangegeven, vormden, tot 2 jaar geleden, de meeste groepen een stichting. De landelijke raad heeft in december 2006 het besluit genomen dat alle groepen formeel een groepsvereniging worden. Stichtingen en informele verenigingen lopen juridisch gezien een risico als er sprake is van misstanden. Wanneer er bij voorbeeld schulden zijn, is iedereen van de groep in zo n geval persoonlijk aansprakelijk. Dit betekent dat groepsleden bij schulden hun privé bezittingen in moeten zetten. Om die reden én omdat we als Scouting organisatie onze zaken graag goed geregeld willen hebben, heeft de landelijke raad in december 2006 dus besloten dat alle groepen een formele groepsvereniging gaan worden. Dit brengt, naast extra werk voor alle groepen, ook extra kosten met zich mee. De landelijke vereniging kan het extra werk voor de groepen niet doen (maar biedt wel begeleiding). De notaris- kosten voor de akten groepsverenigingen en beheersstichtingen worden echter volledig gedragen door SN. We zijn nu bijna 2 jaar verder en de meeste groepen hebben gehoor gegeven aan de oproep. Uw groep heeft zich nog niet gemeld. Ook na een 2-tal herinneringen hebben wij nog niets van u mogen vernemen. We vinden het noodzakelijk dat ook uw groep als onderdeel van Scouting Nederland mee gaat in deze operatie. De totale operatie kost veel geld en omdat het nu té lang duurt, worden de notariskosten hoger. Dit noodzaakt ons om een allerlaatste oproep te doen. Uw melding en stukken die de notaris nodig heeft, dienen vóór 1 februari 2009 bij de notaris te liggen. Liggen ze daar niet, dan wordt uw groep een aandeel in de toegenomen kosten in rekening gebracht ten bedrage van 500,00. Dit zal niet prettig overkomen, maar is desondanks reëel. Alles wat de notariskosten hoger doet uitkomen, gaat ten koste van andere ondersteuning binnen de vereniging, waarmee alle groepen worden getroffen. Wij rekenen op uw begrip en op uw medewerking. Op de site van SN kunt u de te nemen stappen vinden. U kunt ook contact opnemen met Wilma van de Poel, juridisch medewerker SN: w.vandepoelsteehouwer@scouting.nl. Met vriendelijke groet, Ger Koopmans, voorzitter 43 landelijke raad 13 december voortgang oprichting groepsverenigingen

5 Brief aan groepen die besloten hebben niet mee te willen doen. Geachte voorzitter, Uw groep is een van de weinige groepen die besloten heeft om niet mee te gaan in de oproep om, op kosten van Scouting Nederland, de groep om te vormen tot een groepsvereniging. Ook na (herhaalde) uitleg is uw groep bij dit besluit gebleven. Hier kunnen verschillende redenen voor zijn. Redenen die voorkomen zijn bijvoorbeeld: De gedachte dat dit een actie is van SN om meer grip te krijgen op groepen, Moeite hebben met iets opgelegd te krijgen, Van andere juristen gehoord hebben dat het risico om als stichting in de problemen te komen niet zo n vaart zal lopen, Te veel rompslomp. Deze redenen hebben we kennelijk tot op heden niet kunnen ontzenuwen. In deze brief wijzen we echter op een aantal zaken met de bedoeling u alsnog te motiveren om de omzetting tot groepsvereniging te laten plaatsvinden. Het is belangrijk voor uw groep dat u hier kennis van neemt. Over de voorkomende redenen om niet mee te doen het volgende: Een van de belangrijkste redenen tot omzetting is onze vrijwilligers voor de toekomst zoveel mogelijk juridische bescherming te kunnen bieden om hoofdelijke aansprakelijkheid bij calamiteiten en misstanden te voorkomen. Van informele vereniging verandert u in een formele vereniging, zoals dat past bij de oorspronkelijke structuur van alle groepen, ook de uwe. Scouting Nederland krijgt daarmee níet meer of minder grip op uw groep en dat is ook niet de intentie. Uw groep vormt, ook in de groepsvereniging, een eigen rechtspersoon. Als totale Scouting organisatie hebben we onze zaken graag goed op orde. Als vrijwilligersorganisatie krijgen we het voor elkaar om in bijna alle opzichten professioneel te opereren. En daar zijn we terecht trots op. Niet alleen de landelijke organisatie, maar ook het grootste deel van de groepen. Met het besluit om niet mee te gaan, wordt tekort gedaan aan de democratische structuur van onze organisatie. Al voelt het voor individuele groepen niet altijd als een keuze van hen, toch zijn de met elkaar afgesproken stappen gevolgd, en is het besluit van de landelijke raad van december 2006 in deze bindend. Zoals met veel juridische kwesties, is het steeds een onderwerp van discussie wat nu een terechte verandering is of niet. SN heeft hier een standpunt in ingenomen waarvan zij overtuigd is dat dit standpunt de vereniging het beste dient. De meningen/standpunten van juristen van buiten de vereniging of van vrijwilligers die in het dagelijks leven jurist zijn, zijn hiermee, hoe oprecht ook bedoeld, minder relevant. Wat de rompslomp betreft, die kan de landelijke organisatie niet wegnemen. De extra notariskosten en ondersteuning vanuit het landelijk servicecentrum echter wel. Het landelijk bestuur vergoedt daarom de kosten van de te passeren akten voor de groepsverenigingen en de beheersstichtingen. Voor al uw vragen kunt u terecht bij het LSC, bij Raadsrots of de betreffende site op internet. We vinden het noodzakelijk dat ook uw groep als onderdeel van Scouting Nederland, mee gaat in de wijziging. Niet alleen voor nu, maar ook voor de toekomst van uw groep. Landelijke raad 13 december voortgang oprichting groepsverenigingen - 44

6 De totale operatie kost veel geld en omdat het nu té lang gaat duren, worden de notariskosten hoger. Dit noodzaakt ons om een laatste oproep te doen. Uw melding en stukken die de notaris nodig heeft, dienen vóór 1 februari 2009 bij de notaris te liggen. Liggen ze daar niet, dan wordt uw groep een aandeel in de toegenomen kosten in rekening gebracht ten bedrage van 500. Dit zal niet prettig overkomen, maar is desondanks reëel. Alles wat de notariskosten hoger doet uitkomen, gaat ten koste van andere ondersteuning binnen de vereniging, waarmee alle groepen worden getroffen. Wanneer u desondanks nee blijft zeggen tegen de omvorming, dan horen wij graag wat de reden van dit besluit is. Over de mogelijke gevolgen van uw besluit voor de vereniging zal het landelijk bestuur dan een gesprek met u aangaan. Wij rekenen op uw begrip en op uw medewerking. Op de site van SN kunt u de te nemen stappen vinden. U kunt ook contact opnemen met Wilma van de Poel, juridisch medewerker SN: w.vandepoelsteehouwer@scouting.nl. Met vriendelijke groet, Ger Koopmans, voorzitter 45 landelijke raad 13 december voortgang oprichting groepsverenigingen