Cursief = beroepskrachten Blauw = waterscouting Onderstreept = verankerd in statuten/ HR. Landelijke Raad (LR, 49)

Transcriptie

1 Situatie maart 2016, E Last Inhoudelijke sturing Organogram landelijke organisatie v1.1 Kleine Vlootraad Nautisch Technische Commissie* Project Veilig Varen* Cursief = beroepskrachten Blauw = waterscouting Onderstreept = verankerd in statuten/ HR * ivm vervolg project Waterscouting3.0 naar LSC en/of Scouting Academy ** verplaatst in 2016 naar pijler HRM *** mogelijk naar Scouting Academy in 2016 Verenigingsdemocratie Governance structuur Landelijke Raad (LR, 49) Vertegenwoordigers Regio s + 3 afgevaardigden waterscouting Landelijk Bestuur (LB, 11) (vice) voorzitter, 2 IC s, penningmeester en portefeuillehouders Landelijk Management Team (LMT, 13) Financiële Commissie Introductie- en begeleidingscommissie Landgoedcommissie Geschillencommissie Commissie van Beroep Taskforce zomer 2018 Project #2025 Bemiddelingscommissie** Coördinator HRM Partners Meeùs Postcode Loterij Apprentice XM / MaVie WaterSpaarders Natuurwerkdag Accreditaties International Award For Young People ANBI EVS Erasmus+ Relaties Beschermvrouwe Lidmaatschappen WOSM WAGGGS Nationale Jeugdraad VVEM NOV/ STV Deelnemingen In veilige handen Wandelnet Platform Ruimte voor de Jeugd Nederlandse Sport Alliantie NGSK CWO HISWA VDJS Platform Waterrecreatie Voormalige Landelijke Admiraliteit (vice) voorzitters programmagroepen, waterscouting, Projectbureau, project #2025, Directie, HRM en Communicatie Betaalde aanstellingen Ca Lokale Scoutinggroepen 46 Regios & 21 Admiraliteiten Project #2025: Stuurgroep: directie & portefeuillehouders, Projectgroep: vrijwilligers & beroepskrachten, Klankbordgroep: vertegenwoordigers LR, LMT, Regiovoorzitters, vrijwilligers, projectgroep, stuurgroep Steunpunt Limburg & Huis van de Jeugd Gelderland Scouting Leger des Heils Zevende dags adventisten Regiovoorzitters Overleg Services Onafhankelijke Scoutingterreinen Onafhankelijke evenementen iscout of Fundays 3 Scoutingmusea Vertegenwoordigers vanuit de regionale teams Scouting Academy 70 vrijwilligers + HRM + programmamanagement (3) Beleidsadviesteam Team Informatie & Communicatie Trainers & praktijkcoaches Scouting Academy Support Landelijk trainingteam Team Masterclass WAGGGS Programma Scouting Talent (PST) Alumni PST Gilwell Trainingen trainers, praktijkcoaches en regioorganisatoren Project Rode Kruis/ EHBO Project Productontwikkeling Project Spelkwaliteit (ism Spel) Pilotproject Spelbegeleiders Scoutiviteit Training Roverway landelijke Plusscoutskringen Van OPUS tot VOT Scouting Nederland Fonds (SNF) Crowdfundingplatform Steun Scouting Groep & Regio 25 vrijwilligers + HRM + programmamanagement (6) Groeiteam Regiosupport Groepsontwikkeling Bestuurscoaching Coördinator Scouts met een beperking project Vergroten Marktaandeel (Scouts In Kaart) Project Samen@Scouting: Unlimited Adventure Vredeslicht 23 Scouting Labelterreinen Zeilschool Scouting Nederland Lucht scouts Externe organisaties Spel 90 vrijwilligers + medew. (3) Beleidsteam & HRM Spelspecialisten: 5 werk groepen Bevers, Welpen, Scouts, Explorers en Roversc. Werkgroep Free Being Me*** Werkgroep waterwerk Speldag Werkgroep Speltips Projectgr. Gender & Leadership Projectgr. App zakboekje Team 100 jaar welpen 2020 Team Regiospelen incl. Beverdoedag Team Kwaliteitstest Team Spelkwaliteit Team Awards Team Postbox Scoutinglandgoed Zeewolde BV Kernteam Realisatie Beheerteam Team Facilitair Team Backoffice Kampstaf Scout Up Your Summer Activiteiten -bank OTRS/ klantvragen Onderzoek Kennisnetwerk (35 + coördinator) Project Bureau (PB) 10 vrijwilligers + coördinator LLA s + directeur Financieel specialisten (3) HRM Team accomm. & materiaal Team financiën Team Juridische zaken Team verzekeringen Wachtschepencommissie Lelieschepencommissie CWO examenvraagstukken commissie Project verbetering dienstverlening 1 & 2 LLA coördinatoren Team Cashmanagement Nationale Jamboree JOTA/ JOTI Partnership Ghana NC Wereld Jamboree NC Moot 2017 NC Roverway 2016 Roverway 2018 Nawaka 2018 Team 4/5 mei (Vrijh. in Herd.) HIT C-team + 6 locaties Scoutbazaar Joint Service Team Landelijke Scouting Wedstrijden Landelijke Scouting Zeilwedstr. Zeilschool Scouting Nederland Scout-In Exploraxxion Ondersteuning door beroepskrachten & vrijwilligers Team Internet (70) ICT/ SOL (5) Werkgroep systeem- en serverbeheer Werkgroep ontwikkeling Werkgroep CMS Werkgroep Test Helpdesk SOL trainers Team Organogram HRM 50 vrijwilligers + medew. Kerngroep (3) Recruitment Team Backoffice/ VOG s Project & personal coaches Team binden & boeien Team warm pool beheer Team loopbaanbegeleiding Doorontw. rolkompas Project vernieuwen waarderingstekens Seminars (ad hoc i.o. met IC) Team Ondersteuning Evenementen Scouting (TOES, 140) Bestuur Materiaalbeheer Team landgoed Deco Art Beveiliging & Host Zorg Brandveiligheid Hygiëne Licht & Geluid Telecom Tent & Terrein Transport & Logistiek Voeding & Horeca Waterleiding Stafbureau/ secretariaat Verhuur Directie (2) Landelijk Service Centrum 33 fte, 50 beroeps, 150 vrijw. Secretariaat (8) Staf: Personeelszaken, directie- en int. secretariaat (3) Afdeling Communicatie (6) & 60 vrijwilligers Scout TV & mediascouts Vertaalteam Team branding Team fotografen/ DTP Team vormgevers Team web- en magazineredactie Team nieuwe media Team mediatheek Netw. Contactp. Communicatie Juridische zaken/ LOT Project In Veilige Handen Project omzetting Groepsver. Stuurgroep Sociale Veiligheid Scoutshop (6) & lokale (mobiele) Scoutshops: Let s go Outdoor Coördinator waterscouting + team waterscouting Landelijke bandcommissie Team verenigingsterreinen/ rentmeester Financiën (4) Coördinator partnerships & sponsoring/ inkoop (via SNF) Businessplan Commercie

2 Toelichting Organogram In het organogram zijn voor zover bekend- alle landelijke teams opgenomen per februari De onderlinge relaties tussen de teams (taken, rollen, verantwoordelijkheden) zijn, enkele uitzonderingen daargelaten, niet aangegeven. Status en doelstelling organogram Het organogram is een momentopname van de organisatie. Deze is continue in beweging. De doelstelling is om inzichtelijk te maken welke teams waar actief zijn in de organisatie. Aantallen De aantallen tussen haakjes geven het aantal functies aan binnen teams. Omdat meerdere mensen meerdere functies hebben is dit niet persé gelijk aan het aantal mensen. Status van teams De status van teams is niet weergegeven. Zo zijn niet alle teams qua inzet en karakter gelijk, indicatief en soms zijn ze ook verschillend georganiseerd, zoals de labelterreinen (sommige staan bij SN op de begroting, andere niet) of de commissies van de Landelijke Raad (ad hoc of vaste commissies). Pijlen & processen Het is even zoeken, maar de pijlen zijn in het organogram benoemd: 1. Via de Regio s kiezen de Scoutinggroepen de leden van de Landelijke Raad, deze benoemd het Landelijk Bestuur. De waterscoutinggroepen kiezen via de Kleine Vlootraad hun afvaardiging in de Landelijke Raad. 2. Het Landelijk Bestuur stelt de directie van het LSC aan via het directiestatuut, welke weer de beroepskrachten van het LSC aanstelt. 3. Het LSC bestaat uit beroepskrachten en vrijwilligers die de overige programma s met raad en daad ondersteunen 4. Alle pijlers van de organisatie steunen (in)direct de lokale Scoutinggroepen. De Regio s worden met name ondersteund door Scouting Academy, Regio & Groei en Spel. 5. Deze drie pijlers leveren inhoudelijke sturing aan de projecten en evenementen die vanuit het Projectbureau worden gecoördineerd. 6. In het Huishoudelijk Reglement is geregeld dat Scouting Academy en Spel mede gevormd worden vanuit vertegenwoordigers van deze disciplines uit de Regio s. 7. De Stuurgroep Sociale Veiligheid wordt gevormd door een medewerker sociale veiligheid en afvaardigingen van HRM, juridische zaken, Communicatie, directie en tzt een vertrouwenspersoon

3 Niet in dit organogram benoemd zijn o.a. de organisatievorm per pijler, mandaten, de organisatie binnen en tussen teams, de procedure voor de benoeming van vrijwilligers en de procedures van de diverse verkiezingen. Meer info hierover vind je per team en/of bij de coördinatoren van de pijlers en bij HRM. Bronnen De verantwoordelijkheid voor het maken van een organogram is niet bij één functie belegd. Het organogram is dan ook gebaseerd op diverse (al dan niet actuele) organogrammen van delen van de organisatie. De rest is aangevuld vanuit bijdragen van diverse coördinatoren, waarbij het opviel dat sommige informatie soms tegenstrijdig bleek. Het kenmerkt een organisatie die continue in verandering is. Samenvatting Karakteristieken van teams Teams met coördinatie als kerntaak 25 Teams met beroepsmatige ondersteuning 93 Ale teams Projecten (evenementen) Projecten (niet-evenementen) Structurele teams Er zijn in totaal ca. 150 actieve teams geïdentificeerd. 15% heeft afstemming/ coördinatie als kerntaak. 60% van de teams heeft enige beroepsmatige ondersteuning. Met 33 fte aan beroepskrachten is dat gemiddeld bijna 8 uur ondersteuning per team per jaar. 33% van de teams ontplooit activiteiten met een projectmatig karakter, bijvoorbeeld evenementen. Twee derde van de teams is structureel van aard.

4 Typologie naar kernproces Teams per kernproces Aantal % 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Mutual support Service delivery Campaigning Verenigingsdemocratie & essentiële organen De kernprocessen binnen een vereniging zijn gericht op onderlinge steun en activiteiten (mutual support), het leveren van diensten aan eindgebruikers (service delivery) en de belangenbehartiging (campaigning: PR, lobby, advocacy van onze filosofie, enz.). Daarnaast zijn er nog een aantal neutrale processen, zoals het functionering van de verenigingsdemocratie via o.a. de Landelijke Raad en het Landelijk Bestuur. De doelstellingen van deze kernprocessen kunnen strijdig met elkaar zijn, bijvoorbeeld de behoud van lokale identiteit van groepen (mutual support) versus het opbouwen van een landelijke uniforme uitstraling (campaigning). In de landelijke organisatie is mutual support het dominante kernproces (45% van de teams), met op de tweede plaats de service aan Regio s en groepen (25%) en met campaigning (20%) als hekkensluiter.

5 Toelichting kernprocessen Nederlands publiek Klantleden Eigenaarleden Service delivery Dienstverlenende activiteiten kunnen tamelijk bedrijfsmatig functioneren. Vrijwilligers worden gemotiveerd door de dienst die ze aan een ander kunnen verlenen. Kwaliteit van dienstverlening, trots op resultaten, een klantgerichte externe focus is in dit type organisatie te verwachten. Men wil zeker niet teveel tijd kwijt zijn aan organisatorische ballast. Hiërarchie en duidelijke werkafspraken worden dus in een dienstverlenende vrijwilligersorganisatie op prijs gesteld. Programmamanagement, zoals hiervoor beschreven, is de meest aangewezen aansturing. Thema s: diensten aan klantleden/ eindgebruikers Campaigning Bij campagneorganisaties trekt de feitelijke belangenbehartiging mensen die zich verenigen op hun eigen ideaal. Het strijdbare karakter van dit kernproces vertaalt zich ook in de interne omgangsvormen. Ruimte voor discussie over dat ideaal en de te volgen strategie is belangrijk. Hiërarchie ligt hier dus lastiger. Goede besluitvormingslijnen en een cultuur van partijdiscipline over gemaakte afspraken zijn meer geschikt. Meijs (2004) stelt dat zowel programma- als ledenmanagement logisch zijn in campagneorganisaties. Thema s: profilering, identiteit/ filosofie, advocacy, werving & marketing Mutual support Een voor-ons-door-ons organisatie is vooral intern gericht. Mensen vinden elkaar daar op de gedeelde situatie. Externe profilering is niet zo belangrijk, er is meer ruimte voor diversiteit in activiteiten en werkwijze. Samen doen, betrokkenheid, gezelligheid zijn de belangrijkste waarden. Besluitvorming gaat meer volgens de consensus en kan in uitvoering weer allerlei afwijkingen kennen. Ledenmanagement als aansturing is hierbij het meest logisch. Thema s: voor-ons-door-ons activiteiten, diensten aan eigenaarleden Vrij naar Kuperus: de vereniging op survival: Overlevingsstrategieën Voor Hedendaagse Verenigingen (2007) Eelco Last, v

6 Bijlage Netwerken Links en rechts werden diverse netwerken benoemd die soms bij elkaar komen maar geen structureel team vormen. In één of andere vorm zijn dat onder andere: 1. Alumni Programma Scouting Talent 2. Diverse landelijke Plusscoutskringen, bv LAROS, MPSE 3. Gilwellians 4. Internationaal netwerk vanuit IC s en Nederlanders in den vreemde (WOSM, WAGGGS, Kandersteg, enz.) 5. Landelijke vrijwilligerspool (5.000) 6. Netwerk bekende gezichten LLA s 7. Netwerk contactpersonen communicatie (800) 8. Netwerk decentrale LLA s zoals HIT en LSW 9. Netwerk rondom (mobiele) Scoutshops 10. Netwerk rondom team internet 11. Netwerk rondom TOES 12. Kennisnetwerk 13. Netwerk Roverscouts/ oud Roverwayen Mootgangers 14. NVVSO/ musea 15. Oud CS, IST en Troepstaf WJ s 16. Oud-bestuursleden 17. Oud-betrokkenen WJ Oud-betrokkenen/ reizigers internationale partnerships 19. Regionaal: NPK, WASA e.d. 20. ScoutLink/ iscout/ JOTA/JOTI 21. Studentenscouting 22. Trainers en coaches 23. Waterscouting Key players Veelbenoemde bepalende gremia binnen de landelijke organisatie (meestal besluitvormend danwel boots on the ground ) Landelijk Bestuur TOES Afdeling Communicatie Team Internet HRM LLA s Scoutshop Landelijk Management Team/ Directie Projectbureau Scouting Landgoed Zeewolde Overzicht landelijke en regionale Plusscoutskringen k=1 Overzicht labelterreinen Deze terreinen hebben zelf lokale beheerteams en een landelijk overleg