13 Voortgangsrapportage speerpunten meerjarenbeleid

Transcriptie

1 13 Voortgangsrapportage speerpunten meerjarenbeleid Ter informatie Inleiding In december 2010 heeft de landelijke raad het meerjarenbeleidsplan In het spoor van de groep aangenomen voor de periode 2011 tot en met In dit meerjarenbeleidsplan worden drie speerpunten benoemd: de groep, het spel en de vrijwilliger. De huidige beleidsperiode staat in het teken van groei en het implementeren van de in 2010 ontwikkelde producten. De landelijke organisatie is ingericht met de drie speerpunten als uitgangspunt. Het landelijk bestuur heeft in november 2013 de groeistrategie Scouting in beweging vastgesteld. Deze strategie brengt een verdere focus aan op de bestaande groeidoelstelling, zoals opgenomen in het meerjarenbeleid 2011 tot en met De uitgewerkte groeistrategie bestaat vervolgens uit drie componenten: versterking van de kwaliteit van groepen, vergroting van het marktaandeel van jeugdleden en branding van het merk Scouting. Voortschrijdend inzicht in de positieve effecten van branding en de resultaten van extern onderzoek naar de groeipotenties van Scouting liggen ten grondslag aan deze groeistrategie. De concrete uitwerking van de aangescherpte denkrichting vindt plaats in de jaarlijks vast te stellen activiteitenplannen en begroting (zoals ook gebeurde voor het bredere meerjarenbeleid). De activiteitenplannen voor 2014 zijn beschreven aan de hand van de drie componenten (kwaliteit, marktaandeel en branding) aangevuld met activiteiten die horen bij de reguliere dienstverlening en activiteiten. Per component is aangegeven welk organisatieonderdeel (Groepsontwikkeling, Scouting Academy, Spel, HRM, Communicatie, Projectenbureau of Landelijk servicecentrum) de activiteit oppakt. Deze voortgangsrapportage staat stil bij de activiteiten die zijn uitgevoerd sinds de laatste rapportage (landelijke raad juni 2014) en plaatsvonden tussen 1 april 2014 en 1 oktober In deze voortgangsrapportage is er wederom voor gekozen de indeling van de activiteitenplannen 2014 te volgen. In deze voortgangsrapportage wordt onder het kopje Versterking kwaliteit groepen ook ingegaan op de stappen rond de nieuwe dienstverlening Versterking kwaliteit groepen De versterking van de kwaliteit van groepen vindt plaats op de vijf succesfactoren (Vrijwilligers, Spel, Bestuur & organisatie, Accommodaties & materiaal en Financiën). De afgelopen periode hebben de onderstaande activiteiten plaatsgevonden, die hier een bijdrage aan te leveren. De versterking van de kwaliteit op de vijf succesfactoren heeft meerwaarde voor groei. Spel en Scouting Academy In september jl. is in samenwerking tussen de programmagroepen Spel en Scouting Academy het pilotproject Spelkwaliteit van start gegaan. Hiervoor is een projectleider aangesteld. Met dit project willen we een methodische aanpak ontwikkelen waarmee de groepen en regio s verder versterkt worden in het succesvol realiseren van de rol van praktijkbegeleider en praktijkcoach. Het doel hiervan is het blijvend ondersteunen en verbeteren van de deskundigheid van leidingteams in het realiseren van een kwalitatief goed spelaanbod, waardoor meiden en jongens worden uitgedaagd zich persoonlijk te ontwikkelen. In het pilotproject wordt deze methodiek ontwikkeld en getest, waarna eind 2015 gekeken wordt op welke manier deze methodiek over andere groepen en regio s uitgerold kan worden. Agenda landelijke raad 13 december

2 Er wordt hard gewerkt aan de afronding en het updateten van het reguliere ondersteuningsaanbod aan kwalificatiekaarten en trainingsmodules voor leidinggevenden. Naast de nieuwe kwalificatiekaarten en modules voor onder andere logeren & bivakkeren, kamperen & expeditie, teamleiders en begeleiders van explorers en adviseurs roverscouts, zijn de bestaande kwalificatiekaarten en basismodules voor leidinggevenden geüpdatet. Hierbij is vooral gekeken naar een betere integratie van en aansluiting bij de spelvisie. De planning is dat dit traject eind 2014/begin 2015 is afgerond. Daarna zal een begin gemaakt worden met een update van het Handboek praktijkbegeleider/praktijkcoach. Er is een start gemaakt met het uitbreiden van de inhoudelijke kennis van spelspecialisten met trainersvaardigheden. Een aantal spelspecialisten werkt eraan om gekwalificeerd trainer te worden. De werkgroep Awards heeft een uitgebreid plan van aanpak geschreven en inmiddels hebben de eerste deelnemers The International Award For Young People uitgereikt gekregen. Om dat te bereiken, is een aantal leden van de werkgroep opgeleid in de rol van Awardbegeleider of beoordelaar. Ook zijn er wijzigingen in Scouts Online aangebracht om het behalen van de awards op een correcte manier te kunnen registreren. Er is nog een aantal deelnemers bezig met het traject en het aantal aanvragen loopt op. De awards zijn onder andere gepromoot via het Scouting Magazine en op diverse plekken in het land, waaronder Scoutiviteit. In september heeft deze landelijke Scoutiviteit plaatsgevonden, en met succes! De reacties op de inhoud en kwaliteit van deze activiteit zijn zeer positief. Het is leuk om daarbij te vermelden dat in hetzelfde weekend meerdere regio s een eigen regionale activiteit rondom deskundigheidsbevordering voor vrijwilligers hebben georganiseerd. Dit is een ontwikkeling die de komende jaren vanuit Scouting Academy verder zal worden gestimuleerd en ondersteund. Op Scoutiviteit zijn de regiospelen voor bevers, welpen en scouts gepresenteerd, evenals de map voor het organiseren van regioactiviteiten voor explorers en roverscouts. De bestaande documentatie voor de PL-/APL-training wordt aangepast aan de spelvisie en -methode en zal een aantal andere verbeteringen ondergaan. Tegen het einde van 2014 verwachten we ook het boekje Werken met ploegen herzien te hebben, zodat we dat vanaf volgend jaar digitaal beschikbaar kunnen stellen. Op internationaal vlak hebben verschillende Spel-vrijwilligers deelgenomen aan diverse internationale bijeenkomsten, zoals een bijeenkomst over Gender equality, het World Scout Youth Forum, Akela en het Overture Network. Ook is er een delegatie aanwezig geweest bij het driejaarlijkse groepsleidingcongres van Scouts en Gidsen Vlaanderen. Deze bijeenkomsten hebben nieuwe inspiratie en ideeën opgeleverd die meegenomen worden in de uitvoering van het activiteitenplan van Op basis van de uitkomsten uit de evaluatie van de voortgang van Scouting Academy, die onder andere tijdens het landelijk overleg Scouting Academy op 14 juni jl. zijn besproken, wordt in 2015 verder gewerkt aan het verder verbeteren van communicatielijnen (onder andere de website, de nieuwsbrief en de helpdesk) en het verbeteren van de onderlinge samenwerking tussen de regionale en landelijke ondersteuningsorganisatie voor Scouting Academy. Ten slotte liggen de activiteiten van Programma Scouting Talent, Team Gilwell en de landelijke Scoutiviteit goed op schema en alles verloopt volgens planning. Agenda landelijke raad 13 december

3 Groeps- en bestuursontwikkeling We verwachten het laatste jaar nog 200 groepen de methodiek Groepsontwikkeling aan te kunnen bieden. Sommige regio s maken nog een groeispurt, terwijl andere planmatig alle groepen in de regio die interesse hadden het programma hebben aangeboden. In de groep senior- en regiocoaches is vervanging van mensen en logistieke support gecontinueerd. Er zijn 8 regio s die meedoen om in de eigen regio een traject BestuursCoaching aan te bieden. Er zijn trainingsbijeenkomsten georganiseerd om dit traject vanuit een gezamenlijk kader (werkwijze en inhoud) aan te bieden. Daarnaast gaat Team regiosupport dit traject met een aantal regiobesturen doen. Er is vervolg gegeven aan de samenwerking met NOC* NSF, Landelijk Kenniscentrum Cultuureducatie en Amateurkunst, Vereniging NOV en Movisie om in Noord-Oost Groningen te experimenteren met een BestuursParade. Dienstverlening Aan de hand van de dienstverleningsvisie is er begin 2014 gestart met de stapsgewijze implementatie van de kernwaarden en verbetering van de dienstverlening van de landelijke organisatie. Stap 1 van dit implementatietraject richt zich op het beantwoorden van klantvragen (vanuit groepen of regio's). Gedurende de eerste helft van 2014 zijn de meeste teams van de landelijke organisatie in gesprek gegaan met het projectteam dienstverlening en heeft er een grootschalige inventarisatie plaats gevonden. Op basis van de informatie uit deze gesprekken kunnen de volgende algemene uitspraken worden gedaan: Er is een grote behoefte aan (praktische) ondersteuning op het gebied van klantvraagbeantwoording. De landelijke organisatie heeft een uitdaging op het gebied van interne communicatie; wie doet wat en wie is waarvoor verantwoordelijk? Het projectteam dienstverlening streeft ernaar deze uitkomsten mee te nemen in de verdere implementatie van stap 1 en gaat hierover in gesprek met verschillende teams. Verder zal er voor eind 2014 gekeken worden naar een mogelijke tweede stap en eventuele andere trajecten. Concrete resultaten dienstverlening tot nu toe 1. Beleidsontwikkeling wordt in afgeslankte vorm voortgezet Het blijkt dat het lastig is om dit voor de dagelijkse gang van zaken voldoende vorm te geven. Zowel in de plannen van Scouting Academy als Spel wordt voor 2014 ingezet op het vormen van een beleidsteam, bestaande uit vrijwilligers. De ontwikkeling van producten gebeurt steeds meer volgens de uitgangspunten: gebruik maken van de kennis in de vereniging, het ontwikkelen van halffabricaten, toetsing op bijdrage aan het meerjarenbeleid en groei. Het stimuleren van uitwisseling binnen de vereniging kan nog een extra boost gebruiken. De nieuwe opzet van de website, waarbij het ook mogelijk wordt om producten uit het land toe te voegen, zal hieraan een belangrijke bijdrage kunnen leveren. De activiteitenbank en een toekomstige nieuwe methodiekenbank van Scouting Academy zijn al goede voorbeelden. Bij Spel was al een vrijwilligerscoördinator actief. Bij Scouting Academy is deze per 1 oktober 2014 begonnen. Het blijft lastig om met vrijwilligersteams de door de vereniging gewenste snelheid in ontwikkeling en het beschikbaar stellen van producten te realiseren. 2. Kennisnetwerk De landelijke organisatie is er met de start van het Kennisnetwerk op gericht om taken die voorheen als regiotaak gezien werden (het ondersteunen en beantwoorden van vragen rond bijvoorbeeld Agenda landelijke raad 13 december

4 verzekeringen, accommodaties, juridische zaken en financiën) op te pakken. De functie van vrijwilligerscoördinator is hierbij ingevuld. Het lukt om voldoende kundige vrijwilligers te vinden, maar het coördineren van de taken door een vrijwilligersteam blijft een uitdaging. Niet elke regio blijkt voldoende in staat om haar basistaken uit te voeren. In 2013 is daarom bij het voorstellen van de groeistrategie een notitie gevoegd over samenwerking met regio's, waarbij drie typen regio's onderscheiden worden. Met de diverse groeiprojecten wordt met de daarbij behorende ondersteuning geëxperimenteerd. 3. Team regiosupport Team regiosupport is de afgelopen jaren uitgebreid met een aantal vrijwilligers en in 2014 is met het project regio-ontwikkeling gestart. Ondersteuning vanuit de programmagroepen Spel en Scouting Academy vindt op aanvraag plaats. De eerder genoemde notitie en onderverdeling in typen regio s is hierbij deels uitgangspunt. 4. Landelijke ledenactiviteiten De werkelijke kosten van beroepsmatige ondersteuning wordt doorbelast aan de landelijke ledenactiviteiten. Het team Spel heeft een team specialisten dat de landelijke ledenactiviteiten op spelinhoudelijk gebied kan ondersteunen. 5. Interne communicatie Met ingang van 2013 is het bladenpakket vernieuwd. Behoud van informatie op papier voor iedere leeftijdsgroep, maar in een geïntegreerd magazine waarbij men ook van de andere leeftijdsgroepen de informatie kan lezen. In het magazine is, onder andere door het gebruik van Layar, de combinatie met de digitale wereld gemaakt; het magazine is crossmedialer geworden. Vanuit leden en ouders krijgen we veel positieve reacties, zowel qua inhoud als qua uitstraling. 6. Scouts Online Zoals voorgesteld wordt waar mogelijk ingezet op gebruik van open source en koppeling met systemen buiten de Scouts Online-omgeving. Binnen het project Groepsontwikkeling is er wel voor gekozen om ledeninformatie in de vorm van managementinformatie beter te ontsluiten voor groepen. De bestaande infrastructuur wordt onderhouden Vergroting marktaandeel jeugdleden Groepsontwikkeling De ledenstijging van Scouting Nederland houdt aan! Het besluit om het programma Groepsontwikkeling uit te voeren en te investeren in de gezamenlijke aanpak van groei vanuit alle programmagroepen, blijkt z n vruchten af te werpen. Dit is een gevolg van het besluit over de inzet van het programma Groepsontwikkeling. Hoewel een dergelijke trendbreuk een positieve boost geeft, is deze ook kwetsbaar. Het is van belang deze trend door te zetten. Communicatie Een belangrijke bijdrage die Team communicatie levert aan het vergroten van het marktaandeel jeugdleden in de vereniging is zichtbaarheid, om daarmee potentiële jeugdleden, vrijwilligers en ouders te bereiken. We zien dat de actieve begeleiding van het netwerk contactpersonen communicatie een goede bijdrage levert aan het vergroten van die zichtbaarheid. Daarnaast is het aantal Laat je uitdagen! -producten uitgebreid met onder andere promotieflyers waarbij ook één die specifiek voor meiden bedoeld is. We hebben we getest hoe Scouting Nederland met de inzet van social media groepen kan gaan ondersteunen bij hun groei en we hebben vooral een belangrijke slag geslagen bij de vernieuwing van de website, waardoor de focus op groei en vindbaarheid van groepen Agenda landelijke raad 13 december

5 enorm is vergroot. Het aantal bezoekers is sinds de verandering bijna verdubbeld en de meest bezochte pagina s zijn de Groepenzoeker en Vrijwilliger worden. Het project Free Being Me is tijdens Nawaka van start gegaan en ook op Scoutiviteit is de training gegeven, waarna leiding in de eigen groep met het activiteitenpakket aan de slag kan Branding Dit jaar is met grote energie verder gegaan met het vergroten van de zichtbaarheid van Scouting. Het Brandingteam is van start gegaan en is druk bezig met de werving van teamleden en het opzetten van onderzoek dat uiteindelijk zal leiden tot het opstellen van een Plan van Aanpak. De mediascouts hebben op veel momenten het verhaal van Scouting kunnen vertellen. Nawaka heeft een grote bijdrage geleverd in het beter bekend maken van de positionering door in de activiteiten te laten zien dat Scouting staat voor de persoonlijke ontwikkeling van meiden en jongens. Enkele andere mijlpalen rond de branding van Scouting waren de enorme exposure voor meiden in Scouting bij het bezoek van Koningin Máxima aan Scouting Lunteren en het steeds groeiende netwerk van contactpersonen communicatie in groepen. Met behulp van de inspiratie die deze vrijwilligers elkaar geven en de ondersteunende tools die Team communicatie biedt, is het aantal lokale publicaties fors toegenomen en krijgen we ook steeds vaker feedback dat deze publicaties ook voor toestroom van nieuwe leden zorgen Reguliere activiteiten Naast het uitvoeren van activiteiten die een directe relatie hebben met het meerjarenbeleid en de groeistrategie, worden door Scouting Nederland ook veel reguliere dienstverleningsactiviteiten uitgevoerd. Spel De programmagroep Spel is goed in staat om de reguliere ondersteuning te bieden, zoals het beantwoorden van klantvragen, het verzorgen van speltips in en het verschaffen van informatie via het Scouting Magazine en de website. Verder is een groot deel van de activiteiten op de activiteitenbank gecontroleerd op de juiste vermelding van activiteitengebieden en de aansluiting bij de genoemde speltakken. De inhoudelijke ondersteuning bij landelijke ledenactiviteiten loopt goed, hoewel we ervoor moeten waken dat we daarbij niet in de uitvoering terecht komen. Er wordt gezocht naar meer continuïteit van medewerkers op het gebied van programma. Hiertoe wordt getracht een vrijwilligerspool samen te stellen van mensen die mee kunnen en willen werken aan meerdere landelijke ledenactiviteiten. Op deze manier hopen we de kennis over hoe je een kwalitatief goed spelaanbod neerzet op evenementen breder te borgen. Door dit kwalitatief goede spelaanbod worden meiden en jongens uitgedaagd zich persoonlijk te ontwikkelen. Scouting Academy Op basis van de uitkomsten van de evaluatie van de voortgang van Scouting Academy, die onder andere tijdens het landelijk overleg Scouting Academy op 14 juni jl. zijn besproken, wordt in 2015 verder gewerkt aan het verder verbeteren van communicatielijnen (onder andere de website, de nieuwsbrief en de helpdesk) en het verbeteren van de onderlinge samenwerking tussen de regionale en landelijke ondersteuningsorganisatie voor Scouting Academy. De activiteiten van Programma Scouting Talent en Team Gilwell liggen goed op schema en verlopen volgens planning. Agenda landelijke raad 13 december

6 Communicatie Een aantal zaken heeft dit jaar extra aandacht gekregen. ScoutTV heeft een andere invulling gekregen en diverse filmpjes uit het land dragen ieder als eigen producties bij aan de brandingboodschap van Scouting. Het Scouting Magazine heeft dit jaar bijvoorbeeld meer artikelen voor ouders aangeboden, wat erg op prijs wordt gesteld is nog steeds een topper die zeer actief gelezen wordt. HRM Bij het ondersteunen van landelijke teams gaat nog steeds, ook gedurende de rit, veel tijd en energie zitten in werving en selectie, waardoor binden en boeien en loopbaanbeleid minder uit de verf komen. Desondanks zijn er bijvoorbeeld bij Nawaka meer activiteiten rondom binden en boeien gerealiseerd dan voorheen. Deze activiteiten worden momenteel geëvalueerd en zullen zeker zinvolle input opleveren voor andere projecten. De werkgroep vrijwilligerspool ligt op koers wat betreft het verbeteren van het HRM-systeem om kandidaten in de pool beter te kunnen vinden en benaderen. De vacaturesite is in de lucht. Er wordt de komende maanden nog een slag gemaakt naar (wervings)teksten en gebruikersgemak. Faciliteren van de werving en selectie van vrijwilligers voor de landelijke organisatie wordt inmiddels conform plan uitgevoerd. Hierbij is wel een aandachtspunt dat het aantal HRM-vacatures (vacatures voor de functie van HRM er) weer aan het stijgen is. Landelijke ledenactiviteiten In de verslagperiode zijn Nawaka, en de jaarlijkse landelijke ledenactiviteiten HIT en Vrijheid in Herdenken afgerond. De WJ 2015 ligt op schema. De projectopdrachten van Scout-In15 en Roverway 2016 zijn inmiddels door het landelijk bestuur goedgekeurd. Momenteel wordt gewerkt aan een toekomstvisie voor de landelijke ledenactiviteiten. Hier hopen we tijdens de landelijke raad meer over te kunnen vertellen. Internationaal Delegaties van Scouting Nederland, samengesteld uit vertegenwoordigers vanuit het landelijk bestuur, de directie en landelijk vrijwilligers, hebben geparticipeerd in de driejaarlijkse bijeenkomsten van WAGGGS en WOSM in de zomerperiode. De ervaringen van deze congressen zullen worden betrokken bij de verdere beleidsontwikkeling in onze vereniging. Met name de items over groeiambitie en maatschappelijke betrokkenheid lenen zich hiertoe. Agenda landelijke raad 13 december