Beleid Scouting regio Fryslân

Transcriptie

1 Beleid 2015 Scouting regio Fryslân Fryslân, januari/februari 2015

2 Inhoud Inhoudsopgave BELEID SCOUTING REGIO FRYSLÂN... 1 INHOUDSOPGAVE... 2 INHOUD... 2 VOORWOORD... 3 BELEIDSDOELEN WAT GAAT DE REGIO FRYSLÂN IN 2014 DOEN? A. BEGELEIDING EN ONDERSTEUNING VAN GROEPEN... 5 Speerpunt 2015: het regiobestuur compleet houden... 5 Waardering van leden... 5 Zichtbaarheid van het regiobestuur... 5 De groepen verder faciliteren B. SCOUTING ACADEMY EN REGIONALE ADMIRALITEIT... 6 I. Team Trainingen... 6 II. Regionale Admiraliteit C. GROEPSONTWIKKELING... 7 Beter vervolg groepsontwikkeling D. ACTIVITEITEN VOOR DE JEUGD- EN KADERLEDEN... 8 Gezonde financiën van alle teams... 8 Informatie en opgaves... 8 Famkesdei... 8 BP-wandeltocht... 8 Nieuwe initiatieven en Fries zomerkamp... 8 Fries zomerkamp... 9 EUSK E. CONTACTEN EN UITWISSELINGEN TUSSEN GROEPEN F. COMMUNICATIE G. DIENSTVERLENING H. BELANGENBEHARTIGING VAN DE GROEPS- EN KRINGVERENIGINGEN IN DE REGIO FRYSLÂN NAAR DERDEN... 9 Participatie vanuit de regio Fryslân aan landelijke overleggen I. DE REGIO FRYSLÂN IS HELDER OVER HAAR BESLUITEN EN BEVINDINGEN BIJ LANDELIJKE VERLEGGEN J. DE REGIO FRYSLÂN EN HAAR TEAMS ZIJN FINANCIEEL GEZONDE ORGANISATIES... 10

3 Hoofdstuk 1 Voorwoord Beste Friese scout, Met veel plezier en gepaste trots mag ik ook dit jaar als regiovoorzitter weer een voorwoord schrijven over het beleid van scouting in de regio Fryslân. Het beleid dat ingezet is voor de toekomst met ervaring vanuit het verleden. In grote lijnen is er niet veel veranderd in dit beleid, wel zijn we door ervaringen wijzer geworden en hebben we een aantal kleine veranderingen doorgevoerd. Dank aan allen die ons gevoed hebben met goed bedoelde aanwijzingen en toevoegingen. Scouting Fryslân is jong en dynamisch, maar bovenal, een levende en lerende organisatie. Zij wil vooral faciliteren aan een mooie jeugdbeleving voor honderden kinderen in onze regio. Deze beleving moet toekomstbestendig zijn en de jeugd blijven aanspreken. Hiervoor is het belangrijk dat alle vrijwilligers binnen scouting het gevoel krijgen dat zij er toe doen. Zij immers besteden een groot gedeelte van hun zo kostbare vrije tijd aan het ontwikkelen van de jeugd die de toekomst heeft maar moet leren van de ouderen. Een belangrijke taak in deze tijd en in en deze wereld die aan sterke veranderingen onderhevig is. Het dagelijks bestuur wil zich dan ook inzetten om al deze vrijwilligers met raad en daad bij te staan o.a. met het faciliteren van trainingen. Het bestuur wil daarbij op laagdrempelige wijze toegankelijk zijn voor iedere groep en iedere vrijwilliger. Zij wil hierin zo zichtbaar en herkenbaar maar bovenal aanspreekbaar zijn. Het regiobestuur zal daarbij zoals ieder jaar aan de regioraad verantwoorden wat zij heeft gedaan. Over toekomst gesproken: voor dit jaar waren er plannen voor een groot Fries zomerkamp. Dit grote kamp gaat niet door mede omdat we het noodzakelijk minimum aantal deelnemers niet bij de voorinschrijving gehaald hebben. De communicatie liet te wensen over en er waren te veel onduidelijkheden. Maar van fouten kun je leren. Er zijn plannen om in 2016 een klein scoutingkamp voor welpen en scouts te organiseren in de herfst. Hier kunnen contacten net andere groepen onderling worden gemaakt en omdat we een lerende organisatie zijn ervaring opdoen voor In 2018, het jaar waarin Leeuwarden maar ook de Provincie Fryslân culturele hoofdstad/provincie zal zijn (en mienskip zo belangrijk is) lijkt het ons mooi om toch een groot Fries zomerkamp op poten te zetten. Misschien dan ook met (inter)nationale contacten. Dus een klein kamp in 2016 en 2017 om te leren voor een groot kamp in Een mooie uitdaging voor ons allemaal! Het regiobestuur wil samen met jullie hierop voorbereid zijn. Wij hebben er zin aan! Namens het voltallig regio bestuur: Allard Nicolai Regio voorzitter Pagina 3 van 10

4 Hoofdstuk 2 Beleidsdoelen De volgende doelen heeft het bestuur in 2013 gesteld voor Ieder beleidsdoel wordt geëvalueerd in een apart hoofdstuk. De regio Fryslân wil graag groepen die goed draaien. Daarom begeleidt en ondersteunt regio Fryslân Friese groepen waar nodig. De regio Fryslân weet antwoord (te vinden) op alle vragen die er leven in groepen. De regio Fryslân heeft hiervoor de kennis is huis of weet waar deze kennis is te halen. In de hele levenscyclus van een groep, van oprichting tot onverhoopte opheffing, staat de regio Fryslân paraat (Paragraaf 3a). Leiding met goede kwaliteiten is onmisbaar voor iedere groep. Daarom is in 2018 de Scouting Academy bekend bij alle groepen en kaderleden in de regio Fryslân. In de regio Fryslân zijn alle kaderleden binnen een jaar gekwalificeerd voor hun functie. Daarom verzorgt de regio Fryslân de invoering van de Scouting Academy bij de Friese groepen. De regio Fryslân verzorgt trainingen voor alle kaderleden van de regio Fryslân: zowel leidinggevenden als niet-leidinggevenden. Het gaat hierbij om trainingen om beter te functioneren, verdiepings- en verbredingstrainingen. Naar behoefte is maatwerk mogelijk (Paragraaf 3b). Verenigingen worden sterker en functioneren beter als de kaderleden weten waar ze het voor doen en waar ze naar toe werken. Door sterke en zwakke kanten van de eigen groep te kennen, kan elke groep het beste uit zichzelf halen. Om dit te bereiken biedt de regio Fryslân de mogelijkheid aan alle groepen om eens in de drie jaar het traject groepsontwikkeling te doorlopen. Daarnaast helpt de regio Fryslân de groepen om de opgedane kennis te borgen in bijvoorbeeld een beleid, zodat zij in de toekomst de methodieken van het traject kunnen blijven gebruiken. Uiteindelijk moeten alle groepen bekend zijn met groepsontwikkeling. Iedere groep zou met regelmaat deze tool moeten gebruiken om zichzelf te versterken (Paragraaf 3c). Om scouts met elkaar te verbinden verzorgt de regio Fryslân diverse activiteiten voor de jeugdleden, met een goede balans tussen vraag en aanbod: activiteiten waarvoor geen belangstelling is, worden kritisch geëvalueerd. Ook is er balans in het aanbod voor de verschillende speltakken. Activiteiten worden strak en binnen budget georganiseerd (Paragraaf 3d). De regio Fryslân faciliteert ook kennisuitwisseling tussen kaderleden. Dit doet de regio Fryslân door naast de trainingen en activiteiten specifieke activiteiten te organiseren voor kaderleden (Paragraaf 3e). De regio Fryslân zet in op optimale communicatie naar de groepen. Hierbij maakt zij gebruik van de mix van communicatiemiddelen zoals de website, sociale media en de nieuwsbrief. Onze communicatie is vraaggestuurd (Paragraaf 3f). De dienstverlening van de regio Fryslân is scout vriendelijk, verbindend en kennis ontsluitend. Er is respect voor een ieder en ruimte voor feedback. Afspraken worden nagekomen en iedere vorm van communicatie is helder. Verantwoordelijkheden liggen bij de juiste persoon of personen. Er is één loket voor vragen, zodat voor iedereen duidelijk is waar men terecht kan (Paragraaf 3g). Waar nodig treedt de regio Fryslân op als belangenbehartiger van de Friese groepen naar derden (Paragraaf 3h). De regio Fryslân neemt deel aan landelijke vergaderingen. De regio Fryslân is helder over haar besluiten en bevindingen (Paragraaf 3i). De regio Fryslân is in al haar geledingen financieel gezond (Paragraaf 3j). Pagina 4 van 10

5 Hoofdstuk 3 Wat gaat de regio Fryslân in 2014 doen? Per hoofdstuk wordt één onderwerp uit de beleidsdoelen van 2018 behandeld. In ieder hoofdstuk is beschreven wat het bestuur in 2014 gaat doen om een stapje dichter bij de doelen van 2018 te komen. 3a. Begeleiding en ondersteuning van groepen De regio anticipeert op mogelijke vragen van groepen en houdt veelgestelde vragen bij. Waar mogelijk kijkt de regio naar samenwerking met andere regio s en experts van het landelijk bureau. Speerpunt 2015: het regiobestuur compleet houden Meerdere bestuurders van de regio Fryslân hebben aangegeven dat zij zich eind 2015 niet herkiesbaar stellen. Daarom doet het bestuur er in 2015 alles aan om deze vacatures op te vullen: vacatureteksten schrijven, een takeninventarisatie, zichtbaar zijn en mensen actief benaderen voor een bestuursfunctie binnen de regio. Waardering van leden In 2015 wil de regio Fryslân beleid ontwikkelen om vrijwilligers meer te waarderen voor het werk dat zij doen. Doel hiervan is om scouts te binden aan de regio. Pilot: kwaliteit van spel In 2015 is het voor regio s mogelijk om mee te doen aan een pilot ter verbetering van de kwaliteit van spel. Deze pilot richt zich op de bewustwording bij groepsbesturen dat zij verantwoordelijk zijn voor de kwaliteit van het spel. Dit doet de pilot via Scouting Academy (opleider, praktijkcoach, praktijkbegeleiders). De regio Fryslân gaat onderzoeken of het met de huidige capaciteit van de Scouting Academy in Fryslân mogelijk is om mee te doen. Zichtbaarheid van het regiobestuur Het speerpunt van 2014 was zichtbaarheid. In 2015 zal de regio Fryslân dit blijven doorzetten door de volgende punten: Het regiobestuur presenteert zich in bestuurskleding om zo de herkenbaarheid te vergroten; Het regiobestuur (een delegatie) is aanwezig bij activiteiten en trainingen; Het regiobestuur gaat in op de uitnodigingen van regionale kampen om de opening bij te wonen en de Friese groepen te bezoeken. Voorbeelden zijn PKD en NPK. Het regiobestuur houdt zijn contactmomenten (informele en formele bezoeken) bij en publiceert deze in de beleidsevaluatie. De groepen verder faciliteren Bij de organisatie van de Heit & Membeurs 2013 heeft de organisatie ondervonden dat het loont om groepen scherp te houden op een aantal zaken, dat niet bij alle groepen even goed geregeld is. De regio Fryslân blijft in 2015 vorm geven aan de ondersteuning van groepen op de volgende punten: Evenementen zoals beurzen vroeg in het jaar onder de aandacht te brengen, zodat groepen er rekening mee houden in hun planning en zodat de organisatie alvast in de steigers gezet kan worden (werving + grote lijnen). Groepen wijzen op het belang van (adequaat) reageren op s en webformulieren. Pagina 5 van 10

6 Groepen wijzen op het belang van de bewaking van de kwaliteit van gegevens in SOL. Duidelijkheid verschaffen over de in de regio en in het land aanwezige promotiematerialen. 3b. Scouting Academy en Regionale Admiraliteit Er zijn twee teams die zich bezig houden met trainingen: Team Trainingen (TT) en de Regionale Admiraliteit (RA). Beide teams beschrijven hieronder welke trainingen zij hebben gegeven in 2013 en hoe zij hebben gewerkt aan de kwalificaties van hun teamleden. TT en de RA hebben in 2014 samen de basis gelegd voor de zeilinstructeurstraining van Bij Team Trainingen wordt op dit moment gewerkt aan trainingen die ook gericht zijn op waterscouts, door bijvoorbeeld casussen te behandelen vanuit de waterscoutsoptiek. I. Team Trainingen Hieronder volgen de activiteiten van TT in relatie tot de gestelde doelen. Basistrainingen leidinggevenden De SAM en de kamptraining komen in 2015 resp. twee en één keer aan bod. Dit is voldoende om de trainingen vol te krijgen. Vervolgtrainingen: teamleiders en praktijkbegeleiderstraining In 2015 geeft TT eenmaal de teamleiderstraining. Tegen de zomer houdt TT een bijeenkomst en een training praktijkbegeleiders, mits deze hier behoefte aan hebben. Praktijkbegeleiders De regio Fryslân wil dat alle groepen in de regio een praktijkbegeleider in functie hebben. Daarom blijft zij contact zoeken met groepsbesturen zonder praktijkbegeleider om hen op het hart te drukken te zorgen voor een praktijkbegeleider. Streven is om eind % dekking te hebben en om 50% van de praktijkbegeleiders gekwalificeerd te hebben. Dit aantal is lager dan in 2014, vanwege de vele vacatures en wisselingen die we eind 2014 zien bij veel groepen. Nieuwe en bestaande trainingen ontwikkelen N.a.v. de vernieuwing van de landelijke modules en de kwalificatiekaarten gaat de regio Fryslân opnieuw bezig met de SAM: hierbij wordt onderzocht of de huidige SAM nog voldoet aan de nieuwe eisen. In 2014 heeft de regio Fryslân aangegeven te werken aan een training voor bestuurders. Omdat vanaf januari 2015 ook al bestuurscoaching wordt aangeboden, wordt de ontwikkeling van deze training eerst vooruit geschoven. Landelijk is een training voor regio-organisatoren beschikbaar gekomen door regio Klein- Gelderland. Hoewel deze training niet officieel is goedgekeurd door Scouting Nederland 1, wil regio Fryslân wel onderzoeken of hiervoor behoefte is in Fryslân en/of Noord-Nederland. 1 Dit staat wel op de planning om te gebeuren in voorjaar 2015 Pagina 6 van 10

7 Verdere ontwikkeling Scouting Academy: eindgesprekken (team)leiders Het eindgesprek is in regio Fryslân de beproefde methode om vast te stellen of een praktijkbegeleider zijn (team)leider goed heeft beoordeeld. In 2015 wordt deze tool ook uitgerold voor teamleiders. Voor beide processen geldt dat toetsing bij iedereen grofweg volgens dezelfde systematiek verloopt. Teamsamenstelling team trainingen en teamkwalificaties In 2015 is er ruimte voor meer trainers en een praktijkcoach extra. TT heeft vacatureteksten online en gaat door met werven onder de Friese scouts. De trainers (4 van de 7) die nog niet gekwalificeerd zijn werken aan hun competenties om zo gekwalificeerd te raken. Financiën Team Trainingen en prijzen van de trainingen TT blijft werken met begrotingen en exploitaties om grip op het budget te houden. Trainingsprijzen worden aangepast: de SAM (35,-) en de kamptraining (45,-) worden duurder, doordat de kosten voor trainingen en de indirecte kosten door de eindgesprekken stijgen. In 2014 bleek dat de incasso s vanuit SOL niet altijd goed werken. TT blijft daarom eerst vasthouden aan contante betalingen en overboekingen. Samenwerking met de Noordelijke regio s In 2015 gaat TT de contacten met de regio s Drenthe en Groningen aanhalen door gezamenlijk op weekend te gaan. Wat dit oplevert wordt terug gerapporteerd aan de regioraad in de evaluatie van II. Regionale Admiraliteit De RA verzorgt in 2015 een opleiding tot CWO zeilinstructeur-2 (ZI-2). Doel is om het opleidingsniveau binnen de watergroepen op een hoger plan te brengen. Neveneffect is dat er door de instructeurs in opleiding leden zullen worden opgeleid met als eindniveau CWO Kb- III. Voor de organisatoren is het een onderdeel in hun opleiding voor ZI-4. De opleiding vormt verder de basis voor de doorstroom van kandidaten naar de opleiding tot ZI-3. De RA organiseert net als ieder jaar weer de theorie examens voor het CWO Kb IIII. 3c. Groepsontwikkeling In 2015 is er geen ondersteuning meer vanuit Scouting Nederland voor groepsontwikkeling. Dit betekent voor de regio Fryslân dat zij groepen actief wil stimuleren om de light-scan uit te voeren. Hierbij is begeleiding vanuit de regio mogelijk. In 2015 wil de regio 4 groepen begeleiden bij deze light-scan. Afhankelijk van het nieuwe meerjarenbeleid van Scouting Nederland, dat vastgesteld wordt in december, kijkt de regio Fryslân hoe zij omgaat met haar beleidsdoelen op dit punt. Beter vervolg groepsontwikkeling In 2014 heeft de regio Fryslân intern mensen opgeleid om besturen te coachen. Hierdoor kan zij in 2015 groepscoaching aan. Dit kan ingezet worden als een vervolg op Pagina 7 van 10

8 groepsontwikkeling, maar staat ook open voor groepen die niet hebben meegedaan aan groepsontwikkeling. 3d. Activiteiten voor de jeugd- en kaderleden Jaarlijks organiseert team activiteiten de volgende activiteiten (speltakken tussen haakjes): BeverDoeDag (bevers) Welpenspel (welpen) Regio zwemwedstrijden (vanaf de welpenleeftijd) Fryslân Trail (roverscouts, stammen, plusleden, leiding en bestuur) Volleybalwedstrijden (vanaf de roversscoutsleeftijd) Scouting Café (leiding en bestuur; inclusief speltakoverleg) Komend jaar wil de regio Fryslân extra aandacht schenken aan het welpenspel, vanwege de kritische evaluatie van Ook houden we in de gaten of de extra aandacht voor de zwemwedstrijden zijn vruchten gaat afwerpen. Verder organiseert de regio Fryslân regelmatig: Famkesdei (meisjes in de leeftijd van jaar) Jaarlijks organiseert de RA EUSK Gezonde financiën van alle teams De nadruk lag in 2014 en ligt ook in 2015 weer op een degelijke financiële huishouding van activiteiten. Teams werken met een begroting en een afrekening. Mocht de afrekening in negatieve zin afwijken van de begroting, dan volgt overleg tussen de coördinator team activiteiten en de penningmeester van de regio Fryslân. Enkele mogelijkheden in dit geval: 1. Aanpassing van de entreeprijs 2. Evalueren van de kosten: kan hierin worden gesneden? 3. Is deze activiteit wenselijk? Bestaat er voldoende vraag naar deze activiteit? Informatie en opgaves De teams die activiteiten organiseren maken draaiboeken, zodat de regio Fryslân deze stukken kan uitwisselen tussen teams. De opgaves van alle activiteiten gebeurt via SOL. Famkesdei Deze dag staat voor 2016 weer op het programma. BP-wandeltocht De Baden-Powelltocht wordt georganiseerd door de scoutinggroepen zelf. De regio Fryslân heeft hier qua organisatie niet mee te maken. De regio Fryslân houdt wel in de gaten dat de Baden-Powelltocht wordt georganiseerd in 2015 en in de toekomst. Voor 2015 en 2016 is dit reeds geregeld: respectievelijk De Borgergroep Joure en De Brimzen Buitenpost pakken dit op. Nieuwe initiatieven en Fries zomerkamp Het regiobestuur staat open voor nieuwe initiatieven. Voorwaarden voor nieuwe activiteiten zijn ten minste: De activiteit moet een aanvulling zijn op het bestaande aanbod Er moet brede belangstelling zijn vanuit de groepen van de regio Fryslân voor de activiteiten Pagina 8 van 10

9 Fries zomerkamp De regio Fryslân heeft in 2014 het grootse Fries Zomerkamp willen organiseren. Dit is helaas afgeblazen. In 2015 wil de regio kijken of er een basis gelegd kan worden voor een groot Fries zomerkamp in 2018 door in 2016 en 2017 kleine varianten op een Fries Zomerkamp te organiseren en om informatie bij andere regio s in te winnen. EUSK Onder verantwoordelijkheid van de RA wordt jaarlijks tijdens het Hemelvaartweekend het EUSK georganiseerd. EUSK is een regionaal kamp voor en door de watergroepen van de admiraliteit. 3e. Contacten en uitwisselingen tussen groepen De regio Fryslân organiseert diverse activiteiten om de contacten tussen groepen te bevorderen. De volgende activiteiten staan in 2015 op de planning: Team Scouting Café van de regio Fryslân organiseert in 2015 weer een Scouting Café met leuke en leerzame activiteiten, waaronder een speltakoverleg, voor leden en leiding. Verder organiseert de regio Fryslân weer een voorzittersavond voor het uitwisselen van ideeën en een inventarisatie van de wensen van de groepen. Eventueel komt hier groepsontwikkeling weer aan de orde. Team trainingen organiseert weer een praktijkbegeleidersbijeenkomst als daar behoefte aan is naast de intervisiebijeenkomsten. 3f. Communicatie In 2014 zoekt de regio Fryslân verder naar een teamleider Communicatie. De regio Fryslân verstuurt één maal per maand de Glimke en plaatst berichten via de website, facebook en twitter. Hiermee denkt het bestuur in de behoefte te voorzien. Informatie gericht aan functionarissen wordt gericht aan hen verstuurd die er belang bij hebben. De website wordt eventueel nog onder handen genomen, als hiervoor tijd is. 3g. Dienstverlening De spil van de regio is de helpdesk. Dit blijft zo. Als de helpdesk geen antwoord heeft, zal zij verwijzen naar de juiste informatie op de site of naar contactgegevens van andere teams. 3h. Belangenbehartiging van de groeps- en kringverenigingen in de regio Fryslân naar derden Als een groep de regio Fryslân verzoekt om voor die groep de belangen te behartigen of een conflict te bemiddelen (richting derden), neemt de regio Fryslân dit verzoek in overweging. In de bestuursvergadering neemt de regio Fryslân een besluit over de zaak. Bij een positief besluit zal de regio Fryslân in actie komen. Eventueel wordt verslag gedaan van de acties en de resultaten in de evaluatie. Het oplossen van conflicten binnen een groep zijn eerst de verantwoordelijkheid van het groepsbestuur, in de persoon van de groepsbegeleider. De regio Fryslân bemiddelt niet bij conflicten binnen groepen. Mocht een groep niet uit het conflict komen of mocht een bestuurslid betrokken zijn bij het conflict, dan onderneemt de regio Fryslân aktie, mits de groep hierom vraagt. Hierbij neemt de regio een faciliterende rol in. Pagina 9 van 10

10 Participatie vanuit de regio Fryslân aan landelijke overleggen De regio Fryslân neemt middels vertegenwoordigers deel aan landelijke vergaderingen en bijeenkomsten zoals de landelijke raad, het landelijk voorzittersoverleg voor regiovoorzitters en het Landelijk Overleg Scouting Academy etc. 3i. De regio Fryslân is helder over haar besluiten en bevindingen bij landelijke verleggen Waar de regio Fryslân de regio vertegenwoordigt zorgt zij dat de groepen van de regio Fryslân tijdig relevante informatie daarover krijgen. Als er besluiten zijn te nemen, legt het bestuur deze eerst voor aan de groepen, bij voorkeur via de regioraad. Als de visie van de regio op enig onderwerp verschilt van die van het land, wordt deze, waar nodig met een toelichting, gepubliceerd op de site van de regio. Vóór de landelijke raad geldt specifiek dat alle groepen de mogelijkheid hebben de door het landelijk bestuur vooraf verstrekte stukken in te zien en te voorzien van feedback. De regio Fryslân wil dit doen door vooraf te komen met een leesbaar A4 tje om zo groepen te stimuleren mee te denken over zaken die spelen bij de Landelijke Raad. Ook achteraf wil de regio Fryslân verslag uitbrengen aan de groepen op deze manier. 3j. De regio Fryslân en haar teams zijn financieel gezonde organisaties De penningmeester van de regio Fryslân draagt zorg voor de financiën van de regio Fryslân. Door middel van een begroting en een afrekening zijn de financiën van de regio Fryslân transparant voor de leden van de regio Fryslân. Ook de regioteams werken met een begroting en een afrekening. Zij leggen verantwoording af aan de penningmeester van de regio Fryslân, opdat ook zij financieel gezond blijven. Pagina 10 van 10