Evaluatie regiobeleid Scouting regio Fryslân. Fryslân, januari/februari 2016

Transcriptie

1 Evaluatie regiobeleid 2015 Scouting regio Fryslân Fryslân, januari/februari 2016 Bestuur 2015 Voorzitter: Secretaris: Penningmeester: Coördinator Activiteiten: Coördinator Trainingen: Admiraliteit: Helpdesk: Lid landelijke raad: Plv. lid landelijke raad: Allard Nicolai Jeanet Kooistra Dick Fijma Arjan Wanrooy Melle van der Heide Ben Spall Rudi van Bussel Hans Wigman Robin Dijkstra

2 Inhoudsopgave VOORWOORD... 3 BELEIDSDOELEN WAT HEEFT DE REGIO FRYSLÂN IN 2015 GEDAAN? A. BEGELEIDING EN ONDERSTEUNING VAN GROEPEN... 5 Speerpunt 2015: het regiobestuur compleet houden... 5 Waardering van leden... 5 Pilot: kwaliteit van spel... 5 Zichtbaarheid van het regiobestuur... 5 De groepen verder faciliteren B. SCOUTING ACADEMY EN REGIONALE ADMIRALITEIT... 6 I. Team Trainingen... 6 II. Regionale Admiraliteit C. GROEPSONTWIKKELING... 8 Beter vervolg groepsontwikkeling D. ACTIVITEITEN VOOR DE JEUGD- EN KADERLEDEN... 9 Famkesdei... 9 EUSK... 9 Gezonde financiën van alle activiteitenteams... 9 Informatie en opgaves Nieuwe initiatieven Fries zomerkamp BP-wandeltocht E. CONTACTEN EN UITWISSELINGEN TUSSEN GROEPEN F. COMMUNICATIE G. DIENSTVERLENING H. BELANGENBEHARTIGING VAN DE GROEPS- EN KRINGVERENIGINGEN IN DE REGIO FRYSLÂN NAAR DERDEN Participatie vanuit de regio Fryslân aan interregionale en landelijke overleggen I. DE REGIO FRYSLÂN IS HELDER OVER HAAR BESLUITEN EN BEVINDINGEN BIJ LANDELIJKE OVERLEGGEN J. DE REGIO FRYSLÂN EN HAAR TEAMS ZIJN FINANCIEEL GEZONDE ORGANISATIES BIJLAGE 1. BEZOEKEN AAN GROEPEN BIJLAGE 2. KWALIFICATIES PER GROEP KWALIFICATIES LEIDING KWALIFICATIES MBL (ALLEEN WATERWERKGROEPEN) KAMPKWALIFICATIES TEAMLEIDERSKWALIFICATIE Pagina 2

3 Hoofdstuk 1 Voorwoord Beste Friese scout, Kijkend naar de ontwikkelingen binnen scouting Fryslân kunnen we terugzien op een aantal ingevoerde kwaliteitsverbeteringen. De bestuurlijke organisatie heeft een duidelijke en herkenbare structuur en de diverse disciplines conformeren zich aan het uitgezette beleid. Het streven naar helderheid en duidelijkheid maar ook zeggen wat je gedaan hebt en gaat doen is het motto van ons beleid. Natuurlijk heeft een levende organisatie zoals de Scouting regio Fryslân sterke en zwakke punten en natuurlijk gaan acties niet altijd zoals verwacht, maar dat is inherent aan een springlevende jeugdorganisatie wat scouting Fryslân is. Door de doelen met elkaar scherp te houden en elkaar aan te spreken op mogelijke verbeterpunten kunnen we groeien in kwaliteit. Als voorzitter zie ik tevreden terug op het gevoerde beleid en vraag jullie allen om ons als bestuur aan te spreken op mogelijke verbeterpunten waardoor scouting nog meer voorbereid kan zijn op een gezonde toekomst. Ik dank allen welke zich binnen het bestuur en daarbuiten de afgelopen tijd ingezet hebben om onze organisatie te verbeteren! Met vriendelijke scoutinggroet, Allard Nicolai Voorzitter Scouting regio Fryslân Pagina 3

4 Hoofdstuk 2 Beleidsdoelen De volgende doelen heeft het bestuur in 2013 gesteld voor Ieder beleidsdoel wordt geëvalueerd in een apart hoofdstuk. De regio Fryslân wil graag groepen die goed draaien. Daarom begeleidt en ondersteunt regio Fryslân Friese groepen waar nodig. De regio Fryslân weet antwoord (te vinden) op alle vragen die er leven in groepen. De regio Fryslân heeft hiervoor de kennis is huis of weet waar deze kennis is te halen. In de hele levenscyclus van een groep, van oprichting tot onverhoopte opheffing, staat de regio Fryslân paraat (Paragraaf 3a). Leiding met goede kwaliteiten is onmisbaar voor iedere groep. Daarom is in 2018 de Scouting Academy bekend bij alle groepen en kaderleden in de regio Fryslân. In de regio Fryslân zijn alle kaderleden binnen een jaar gekwalificeerd voor hun functie. Daarom verzorgt de regio Fryslân de invoering van de Scouting Academy bij de Friese groepen. De regio Fryslân verzorgt trainingen voor alle kaderleden van de regio Fryslân: zowel leidinggevenden als niet-leidinggevenden. Het gaat hierbij om trainingen om beter te functioneren, verdiepings- en verbredingstrainingen. Naar behoefte is maatwerk mogelijk (Paragraaf 3b). Verenigingen worden sterker en functioneren beter als de kaderleden weten waar ze het voor doen en waar ze naar toe werken. Door sterke en zwakke kanten van de eigen groep te kennen, kan elke groep het beste uit zichzelf halen. Om dit te bereiken biedt de regio Fryslân de mogelijkheid aan alle groepen om eens in de drie jaar het traject groepsontwikkeling te doorlopen. Daarnaast helpt de regio Fryslân de groepen om de opgedane kennis te borgen in bijvoorbeeld een beleid, zodat zij in de toekomst de methodieken van het traject kunnen blijven gebruiken. Uiteindelijk moeten alle groepen bekend zijn met groepsontwikkeling. Iedere groep zou met regelmaat deze tool moeten gebruiken om zichzelf te versterken (Paragraaf 3c). Om scouts met elkaar te verbinden verzorgt de regio Fryslân diverse activiteiten voor de jeugdleden, met een goede balans tussen vraag en aanbod: activiteiten waarvoor geen belangstelling is, worden kritisch geëvalueerd. Ook is er balans in het aanbod voor de verschillende speltakken. Activiteiten worden strak en binnen budget georganiseerd (Paragraaf 3d). De regio Fryslân faciliteert ook kennisuitwisseling tussen kaderleden. Dit doet de regio Fryslân door naast de trainingen en activiteiten specifieke activiteiten te organiseren voor kaderleden (Paragraaf 3e). De regio Fryslân zet in op optimale communicatie naar de groepen. Hierbij maakt zij gebruik van de mix van communicatiemiddelen zoals de website, sociale media en de nieuwsbrief. Onze communicatie is vraaggestuurd (Paragraaf 3f). De dienstverlening van de regio Fryslân is scout vriendelijk, verbindend en kennis ontsluitend. Er is respect voor een ieder en ruimte voor feedback. Afspraken worden nagekomen en iedere vorm van communicatie is helder. Verantwoordelijkheden liggen bij de juiste persoon of personen. Er is één loket voor vragen, zodat voor iedereen duidelijk is waar men terecht kan (Paragraaf 3g). Waar nodig treedt de regio Fryslân op als belangenbehartiger van de Friese groepen naar derden (Paragraaf 3h). De regio Fryslân neemt deel aan landelijke vergaderingen. De regio Fryslân is helder over haar besluiten en bevindingen (Paragraaf 3i). De regio Fryslân is in al haar geledingen financieel gezond (Paragraaf 3j). Pagina 4

5 Hoofdstuk 3 Wat heeft de regio Fryslân in 2015 gedaan? Per paragraaf wordt één onderwerp uit de beleidsdoelen van 2018 behandeld. In iedere paragraaf is beschreven wat het bestuur zich in 2015 had voorgenomen en wat de behaalde resultaten zijn in dit jaar. 3a. Begeleiding en ondersteuning van groepen Voornemen van de regio Fryslân was om te anticiperen op mogelijke vragen van groepen en veelgestelde vragen bij te houden. Waar mogelijk keek de regio Fryslân naar samenwerking met andere regio s en experts van het landelijk service centrum. Speerpunt 2015: het regiobestuur compleet houden Het bestuur is actief geweest om mensen te benaderen voor bestuursfuncties. Dit heeft geleid tot kandidaten op de volgende functies (regioraad van aantreden tussen haakjes): Voorzitter (mei 2016) Penningmeester (mei 2016) Lid landelijke raad (nov 2015) De functie coördinator communicatieteam is hiermee nog vacant in Wel heeft zich iemand gemeld die een communicatieplan wilde schrijven, waarmee een nieuwe coördinator aan de slag kan. Waardering van leden In 2015 wilde de regio Fryslân beleid ontwikkelen om vrijwilligers meer te waarderen voor het werk dat zij doen. Er is geen beleid tot stand gekomen. Wel heeft de regio Fryslân actief bijgedragen aan aanvragen voor waarderingstekens door deze te beoordelen en door te sturen of door te dienen als referent. Ook heeft zij zelf een aanvraag ingediend voor een bronzen waarderingsteken voor Margreet van Vossen, welke meer dan 10 jaar lang de scoutshop in Franeker heeft gedraaid. Pilot: kwaliteit van spel In 2015 was het voor regio s mogelijk om mee te doen aan een pilot ter verbetering van de kwaliteit van spel. De regio Fryslân heeft dit onderzocht en heeft op de regioraad van november 2015 een presentatie gegeven aan de regioraad. Hierop zijn enkele positieve reacties gekomen. De pilot wordt hoogstwaarschijnlijk gehouden vanaf mei Zichtbaarheid van het regiobestuur Het speerpunt van 2014 wilde de regio Fryslân in 2015 blijven doorzetten met de volgende punten: Het regiobestuur presenteert zich in bestuurskleding om zo de herkenbaarheid te vergroten; dit is gelukt. Het regiobestuur (een delegatie) is aanwezig bij activiteiten en trainingen; dit is gelukt. Het regiobestuur is ingegaan op uitnodigingen van regionale kampen om de opening bij te wonen en de Friese groepen te bezoeken. Voorbeelden zijn PKD en NPK. Het regiobestuur was aanwezig bij NPK en PKD. Pagina 5

6 Het regiobestuur houdt zijn contactmomenten (informele en formele bezoeken) bij en publiceert deze in de beleidsevaluatie; Een overzicht hiervan is terug te vinden in de bijlagen. Het bestuur is bij 46% van de groep langs geweest. Dit is meer dan in 2014 (25%). In 2014 werden echter alleen de formele contactmomenten geregistreerd. In bijlage I is te zien welke groepen zijn bezocht in 2014 en De groepen verder faciliteren De regio Fryslân wilde in 2015 vorm geven aan de ondersteuning van groepen op de volgende punten: Er zijn in 2015 geen aanvragen vanuit groepen gekomen voor budget voor beurzen. De regio Fryslân heeft geen beurzen opgemerkt die actief onder de aandacht gebracht moesten worden bij groepen. Groepen wijzen op het belang van (adequaat) reageren op s en webformulieren: Hier is in 2015 niets mee gedaan. Groepen wijzen op het belang van de bewaking van de kwaliteit van gegevens in SOL: De groepen die hebben meegedaan aan groepsontwikkeling zijn hier actief op gewezen in dit traject. Aan groepen die vragen waarom ze bepaalde mails niet krijgen wordt aangegeven dat hun administratie niet op orde is en dat ze hiervoor zelf verantwoordelijk zijn. Dit kwam in 2015 enkele keren voor. De in de regio Fryslân aanwezige promotiematerialen zijn alleen gebruikt voor de opening van t Dok 5 september te Harlingen. 3b. Scouting Academy en Regionale Admiraliteit Er zijn twee teams die zich bezig houden met trainingen: Team Trainingen (TT) en de Regionale Admiraliteit (RA). I. Team Trainingen Hieronder volgen de activiteiten van TT met de evaluatie van de activiteiten. Basistrainingen leidinggevenden In 2015 zijn de SAM (2x) en de kamptraining (1x) gegeven. Beide trainingen werden goed bezocht. De SAM is twee keer gegeven omdat deze in 2014 niet was gegeven. De eerste SAM zat daardoor zo vol dat er een wachtlijst was. De tweede SAM was met 25 deelnemers weer normaal gevuld. Vervolgtrainingen: teamleiders, bijeenkomsten/trainingen praktijkbegeleiders en trainingen speltakverhuizers In 2015 is de teamleiderstraining wegens te weinig opgaven (2) afgelast. Dit is zorgelijk, omdat nog niet alle teamleiders in Fryslân gekwalificeerd waren. In 2016 moet er meer aandacht komen richting de praktijkbegeleiders over het belang van de teamleiderskwalificatie. Er is geen praktijkbegeleidersbijeenkomst gehouden. Om goed op de hoogte te blijven van wat er speelt bij de praktijkbegeleiders en om in contact te blijven, is het wel noodzakelijk om hieraan meer aandacht te besteden zodat deze bijeenkomst wel doorgang kan vinden. Veel Pagina 6

7 groepen zaten met praktijkbegeleiderswisselingen, waardoor een praktijkbegeleiderstraining meer op zijn plaats was. Deze is dan ook wel gegeven en bezocht door drie praktijkbegeleiders uit de regio Fryslân en twee van een andere regio. De training werd positief geëvalueerd. In 2015 kwam er een verzoek om voor speltakverhuizers een training te ontwerpen. Aan deze vraag is niet voldaan. Dit is jammer, want er is wel (een relatief kleine) behoefte aan. De capaciteit bij TT was echter niet voldoende om deze training te ontwerpen en te geven. Eind 2015 ligt er wel een basis, maar deze moet nog beter uitgewerkt worden. Praktijkbegeleiders De regio Fryslân wil dat alle groepen in de regio Fryslân een praktijkbegeleider in functie hebben. Eind 2015 hebben 20 van de 24 groepen een praktijkbegeleider. Hierbij zit één groep die nog nooit een praktijkbegeleider heeft gehad en drie groepen wiens praktijkbegeleider (soms al eerder dan 2015) gestopt is. Eind 2015 is er dus een dekking van 83%. Dit is onder de norm die de regio Fryslân zich had voorgenomen (100%). 33% van de groepen heeft een gekwalificeerde praktijkbegeleider. Dit is ruim onder de beleidsnorm van 50%. Dit is vooral te verklaren door het volgende: in 2015 kregen zeven groepen een nieuwe praktijkbegeleider. In zes gevallen was de nieuwe praktijkbegeleider niet gekwalificeerd. In 2016 verdient het kwalificatietraject van praktijkbegeleiders zeker de aandacht. Nieuwe en bestaande trainingen ontwikkelen De regio Fryslân had zich voorgenomen om de inhoud van de SAM te verbeteren zodat deze weer zou aansluiten bij de nieuwe kwalificatiekaarten. Dit is gelukt. De vernieuwde SAM is in oktober gegeven en werd behoorlijk positief beoordeeld door de deelnemers. Landelijk is eind 2015 een training voor regio-organisatoren beschikbaar gekomen (inclusief kwalificatietraject). Deze wordt alleen landelijk aangeboden. De regio Fryslân wilde onderzoeken of hiervoor behoefte is in Fryslân en/of Noord-Nederland. Doordat deze training en het kwalificatietraject pas in november 2015 tot stand kwamen, schuift dit door naar Er waren voor deze training geen Friese deelnemers overigens. In plaats van trainingen voor besturen is bestuurscoaching aangeboden. Zie hiervoor het hoofdstuk Beter vervolg groepsontwikkeling. Verdere ontwikkeling Scouting Academy: eindgesprekken (team)leiders Het eindgesprek is in regio Fryslân niet veranderd van opzet. De voorbereiding (aan de kant van de praktijkbegeleider en de deelnemer) is wel aangepakt en vooral gestandaardiseerd. Voor ieder eindgesprek geldt een standaard voorbereiding. Deze wordt ook gecommuniceerd aan de praktijkbegeleiders en is ook vermeld op de site van de regio Fryslân. Dit is in lijn met het gestelde doel om deze manier van werken beter uit te werken. Teamsamenstelling team trainingen en teamkwalificaties In 2015 wilde TT extra inzetten op werving. Dit heeft zijn vruchten afgeworpen: er hebben zich vier nieuwe trainers gemeld en twee ondersteuners. Hiermee zijn TT (10) en het ondersteuningsteam (6) weer voldoende bezet. Pagina 7

8 Door de nieuwe aanmeldingen is het percentage niet-gekwalificeerde trainers (5 van de 10) wel hoger geworden. Alle trainers werken blijvend aan hun ontwikkeling zodat zij die die nog niet gekwalificeerd zijn op termijn gekwalificeerd te raken. Financiën Team Trainingen en prijzen van de trainingen TT heeft in 2015 de prijzen verhoogd omdat de regiobijdrage aan het team kleiner werd, de lokaties steeds vaker een bijdrage vragen, de trainingsprijzen al jarenlang niet waren geïndexeerd en de kosten stijgen door de opzet van de Scouting Academy. De basistrainingen zijn de voornaamste bron van inkomsten en omdat er twee keer een SAM is georganiseerd, is TT met deze bedragen ruim uitgekomen. Een deel van het resultaat wordt gereserveerd voor het opleiden van de nieuwe trainers en voor de aanschaf van teamkleding. TT heeft vastgehouden aan contante betalingen en overboekingen. Dit verloopt redelijk, maar levert veel administratie op. Samenwerking met de Noordelijke regio s In 2015 heeft TT de contacten met de regio s Drenthe en Groningen aangehaald door een gezamenlijk weekend te organiseren waarbij de praktijkcoaches van Groningen zijn aangeschoven. De opkomst was hiermee bedroevend. De oorzaak lag in een trainingscoördinatorenwissel bij beide andere regio s en aan gebrekkige communicatie vooraf (door deze wissel). Daarnaast hebben de trainingscoördinatoren van deze regio s in 2015 een overleg gehad waarin gesproken is over het bovenregionaal aanbieden van trainingen waarvoor regionaal te weinig belangstelling is, te beginnen met de training voor explorerbegeleiders en roverscoutadviseurs. II. Regionale Admiraliteit In de winter van zijn voorbereidingen gestart voor een opleiding CWO zeilinstructeur met als doel een trainersteam te formeren bestaande uit: 2 ZI-3 gekwalificeerde en 3 ZI-2 gekwalificeerde trainers. Voor de opleiding hebben zich 16 kandidaten ingeschreven uit 4 van de 6 watergroepen. Na 15 weken trainen op eigenvaardigheid zeilen, lesgeven en -voorbereiden hebben 13 kandidaten het ZI diploma afgerond. Drie kandidaten behaalden ZI-3 en 10 kandidaten behaalden ZI-2. De doelstellingen zijn hiermee ruimschoots overtroffen. De RA organiseerde net als ieder jaar weer de theorie examens voor het CWO Kb III. Dit leverde in 2015 weer 8 geslaagde kandidaten op. 3c. Groepsontwikkeling In 2015 was er in beperkte mate nog ondersteuning vanuit Scouting Nederland voor groepsontwikkeling. De regio Fryslân wilde daarom groepen stimuleren om groepsontwikkeling te volgen of de light-scan uit te voeren. De Burmania is in december als laatste Friese groep gestart met het traject groepsontwikkeling. Er zijn geen groepen geweest die de light scan wilden uitvoeren. Groepsontwikkeling krijgt geen vervolg dat door Scouting Nederland wordt ondersteund, zo heeft de Landelijke Raad besloten. De regio Fryslân heeft zijn beleidsdoel over Pagina 8

9 groepsontwikkeling daarom aangepast: groepen die de light-scan willen uitvoeren kunnen zich bij de regio Fryslân melden voor ondersteuning. De regio gaat groepen niet actief stimuleren om dit te doen. Beter vervolg groepsontwikkeling In 2015 heeft de regio Fryslân het traject bestuurscoaching aangeboden. Dit was voor de besturen die hieraan hebben meegedaan een waardevol traject, dat aanbevolen wordt aan andere besturen, overigens ook aan groepen die niet hebben meegedaan aan groepsontwikkeling. Het product bestuurscoaching is daarom een blijvertje en zal in 2016 worden doorgezet. 3d. Activiteiten voor de jeugd- en kaderleden Het afgelopen jaar zijn de volgende activiteiten georganiseerd (speltakken tussen haakjes): BeverDoeDag (bevers) Welpenspel (welpen) Regio zwemwedstrijden (vanaf de welpenleeftijd) Fryslân Trail (roverscouts, stammen, plusleden, leiding en bestuur) Volleybalwedstrijden (vanaf de roversscoutsleeftijd) Scouting Café (leiding en bestuur; inclusief speltakoverleg) In 2015 wilde de regio Fryslân extra aandacht schenken aan het team welpenspel, vanwege de kritische evaluatie van Het moeizame verloop van het welpenspel (afgelasting door het team en uiteindelijk alternatief welpenspel door een spontaan opgestaan alternatief organisatieteam) geeft aan dat deze extra aandacht blijvend noodzakelijk is. De regio Fryslân had zich voorgenomen extra aandacht te hebben voor de evaluatie van de zwemwedstrijden, omdat dit team in 2014 extra aandacht had gekregen. De zwemwedstrijden kenden een veranderde opzet welke goed werd gewaardeerd door de deelnemers. Famkesdei De Famkesdei is, zoals gepland, niet georganiseerd in EUSK EUSK is ook in 2015 weer tijdens het Hemelvaartweekend gehouden op het groepskampeerterrein van camping De Veenhoop. Thema was dit jaar Reisbureau'. Deelname was er van 4 Friese groepen, te weten Duco van Martena, De Linde, Grutte Pier en De Wâldswalkers. Iedere groep was vertegenwoordigd met 3 speltakken: welpen, zeeverkenners en wildevaart. Het totaal aantal deelnemers was 128 deelnemers. Gezonde financiën van alle activiteitenteams De nadruk ligt al sinds 2014 op een degelijke financiële huishouding van activiteiten. Voornemen is dat alle activiteitenteams werken met een begroting en een afrekening. Dit is in 2015 redelijk gelukt. Uiteindelijk hebben de activiteitenteams niet geheel kostenneutraal kunnen werken. De zwemwedstrijden hebben een tekort, maar dit is te wijten aan de hoge kosten van het zwembad. Dit is niet goedkoper te krijgen en de organisatie wil de inschrijfgelden niet te veel verhogen om te voorkomen dat dit de deelnemers afschrikt. De regio Fryslân accepteert dit verlies. Pagina 9

10 Door het afgelasten van het welpenspel is er wel een tekort ontstaan: de aandenkens waren al besteld. Gelukkig heeft de alternatieve organisatie deze voor een deel overgenomen, zodat het verlies werd beperkt. Informatie en opgaves Er is een standaarddraaiboek gemaakt dat teams kunnen gebruiken. Het welpenspel heeft dat eind 2015 in gebruik genomen. Als dit goed bevalt, gaan meer activiteitenteams dit gebruiken. De opgaves van de meeste activiteiten gebeurde via SOL. Nieuwe initiatieven Het regiobestuur staat open voor nieuwe initiatieven. In 2015 is het idee geopperd voor een activiteit specifiek voor de explorer- en roverscoutspeltakken. Eind 2015 is de regio Fryslân aan de slag gegaan een team te formeren dat dit idee gaat uitwerken en uitvoeren. Het betreft een idee geïnspireerd op Kontikirace: 24 uur op een vlot verblijven en hierbij opdrachten krijgen. Fries zomerkamp In 2015 wilde de regio Fryslân kijken of er een basis gelegd kan worden voor een groot Fries zomerkamp in 2018 door in 2016 en 2017 kleine varianten op een Fries Zomerkamp te organiseren en om informatie bij andere regio s in te winnen. Dit is belegd bij de Stichting Evenementen Scouting Regio Fryslân. De Stichting heeft in 2015 de zaken rondom het Fries Zomerkamp afgewikkeld en heeft geen onderzoek gedaan naar de mogelijkheden voor BP-wandeltocht De Baden-Powelltocht is geen regioactiviteit. De regio Fryslân zorgt alleen voor de toewijzing aan de organiserende groep. De tocht werd in 2015 georganiseerd door de Borgergroep in Joure. Er waren ongeveer 750.Ondanks de regen was het erg gezellig. 3e. Contacten en uitwisselingen tussen groepen De regio Fryslân organiseert jaarlijks diverse activiteiten om de contacten tussen groepen te bevorderen. Alleen het Scouting Café is in 2015 georganiseerd. De voorgenomen voorzittersavond en een praktijkbegeleidersbijeenkomst zijn niet georganiseerd. Er was dit jaar geen directe aanleiding voor het voorzittersoverleg. De regio Fryslân heeft, ook vanwege de beschikbare capaciteit binnen het bestuur, besloten om geen voorzittersoverleg te organiseren. 3f. Communicatie In 2014 heeft de regio Fryslân geen teamleider Communicatie gevonden. Wel is iemand aangetrokken die een communicatieplan wilde schrijven waarmee de nieuwe teamleider communicatie aan de slag zou kunnen. Dit heeft vooral ten doel om alle communicatiekanalen op elkaar af te stemmen en te bepalen welk kanaal de regio Fryslân wel bedient en welke niet. In 2015 is hier nog niet een concreet beleidsstuk uit voortgekomen. De regio Fryslân verstuurde één maal per maand de Glimke en plaatste berichten via de website, facebook en twitter. Informatie gericht aan functionarissen werd gericht aan hen verstuurd die er belang bij hebben. Pagina 10

11 3g. Dienstverlening De spil van de regio Fryslân is de helpdesk. Dit blijft zo. Als de helpdesk geen antwoord had, heeft zij verwezen naar de juiste informatie op de site of naar contactgegevens van andere teams. Dit systeem werkt goed en kan in stand blijven. 3h. Belangenbehartiging van de groeps- en kringverenigingen in de regio Fryslân naar derden Als een groep de regio Fryslân verzoekt om voor die groep de belangen te behartigen of een conflict te bemiddelen (richting derden), neemt de regio Fryslân dit verzoek in overweging. In 2015 zijn zulke verzoeken niet binnengekomen. Het oplossen van conflicten binnen een groep zijn eerst de verantwoordelijkheid van het groepsbestuur, in de persoon van de groepsbegeleider. De regio Fryslân bemiddelt alleen als een conflict mogelijk escaleert. In 2015 heeft de regio Fryslân één groep hierin gefaciliteerd met als resultaat dat het conflict is opgelost. Participatie vanuit de regio Fryslân aan interregionale en landelijke overleggen De regio Fryslân heeft in 2015 de volgende interregionale en landelijke overleggen bezocht: Landelijke raad: de landelijke raad is bezocht. De regio Fryslân heeft hiervan vooraf en achteraf verslag gedaan aan de regioraad. Landelijk voorzittersoverleg: deze is door de late aankondiging (minder dan 2 weken van tevoren) niet bezocht. Landelijk Overleg Scouting Academy(LOSA)/Regionaal Overleg Scouting Academy(ROSA): het LOSA is door gladheid (begin 2015) niet bereikt. Het ROSA is bezocht. Bij ROSA werd alleen informatie gehaald door de organisatie en is geen nieuwe informatie bekend geworden aan de regio Fryslân. Daarom zijn de praktijkbegeleiders hierover niet geïnformeerd. Het interregionaal voorzittersoverleg (met regio s Drenthe en Groningen) heeft plaatsgevonden in september. Onderwerp was Scouting Academy, waarvoor de trainingscoördinatoren waren meegekomen. Er zijn vervolgafspraken gemaakt over samenwerking (op het gebied van Scouting Academy) en over een vervolg van de commissie die bezig was met onderzoek naar besteding van de gelden die uit het Intergewest zijn gevloeid 1. De trainingscoördinatoren hebben afgesproken vaker structureel te overleggen om samenwerking te verkennen. Hieraan is vooral behoefte bij trainingen die nu vaak worden afgezegd wegens te weinig deelname. De regio s Overijsselse Vechtstreek (Zwolle) en Twenteland hebben eind 2015 aangegeven hierbij te willen aansluiten. De Kleine VlootRaad is in 2015 twee van de twee keer bezocht door de Admiraliteit. 1 De regio Fryslân heeft deze gelden in 2011 bestemd voor het Gerda Elgersma Fonds. Zij heeft zodoende geen extra gelden meer te besteden. Pagina 11

12 3i. De regio Fryslân is helder over haar besluiten en bevindingen bij landelijke overleggen Er zijn in 2015 geen besluiten genomen waarbij de regio Fryslân het nodig vond om eerst de Regioraad te raadplegen. De landelijkeraadsstukken zijn vooraf aan de groepen gestuurd, zowel in een handzame samenvatting als volledig. Hierop zijn geen vragen gekomen. 3j. De regio Fryslân en haar teams zijn financieel gezonde organisaties De penningmeester van de regio Fryslân draagt zorg voor de financiën van de regio Fryslân. Door middel van een begroting en een afrekening zijn de financiën van de regio Fryslân transparant voor de leden van de regio Fryslân. In 2015 is dit gedaan door een rekening over 2014 en een begroting over 2016 te presenteren op de regioraad. Ook de regioteams werken met een begroting en een afrekening. Zij leggen verantwoording af aan de penningmeester van de regio Fryslân, opdat ook zij financieel gezond blijven. Pagina 12

13 , Bijlagen Bijlage 1. Bezoeken aan groepen Bezoeklijst 2015 Wie Groep Bezoek notulen Informeel Formeel Allard Burmania x Rudi Nicolai Van Maasdijk Arjan Biezenhutters x Rudi Wanrooy SBN Doorman x Rudi De Twirre St. Michiel & Lioba x Melle/Rudi De Esdoorn x De Drones Ben Spall De Linde De Wâldswalkers x Rudi Greate Pier Tibrag x Duco van Martena Caspar di Robles x Melle/Rudi Robin Dijkstra Rudi van Bussel Litjo De Borgergroep BA-OW De Strandlopers x Burdine x x F IF Andromeda Jambowa x Dick Fijma De Graneat x Na de zomer De Brimzen Melle v/d Heide De Ontdekkers x x IF F: Rudi Pagina 13

14 , Bijlagen Bezoeklijst 2014 Wie Groep Bezoek notulen Allard Nicolai Arjan Wanrooy Ben Spall Robin Dijkstra Leeuwarden Burmania Heerenveen Van Maasdijk Eusk Oosterwolde De Biezenhutters Leeuwarden SBN Doorman Tytjerksteradiel De Twirre Harlingen St. Michiel & Lioba x (Melle) (Allard) (Allard) Leeuwarden De Esdoorn x (Rudi) (Rudi) Wolvega De Linde Drachten De Wâldswalkers (Ben) Sneek Greate Pier Sneek Tibrag Bestuur probeerde uitnodiging te krijgen Leeuwarden Duco van Martena Harlingen Caspar di Robles (Robin) (Rudi) Wolvega Litjo Joure De Borgergroep Beetsterzwaag BA-OW Schriftelijk contact Terschelling x (Allard) Rudi van Bussel Makkum Burdine x Franeker Andromeda x Bolsward Jambowa x Dick Fijma Dokkum Graneat Buitenpost De Brimzen Bestuur probeerde uitnodiging te krijgen Pagina 14

15 , Bijlagen Bijlage 2. Kwalificaties per groep Hieronder volgt een overzicht van de kwalificatiepercentages per groep. Per categorie kwalificaties is een tabel opgenomen. Kwalificaties Leiding Soort kwalificatie leiders met kwalificatie leiders zonder kwalificatie # % # % Burdine Leidinggevende 6 67% 3 33% Borgergroep Leidinggevende 5 63% 3 38% De Granaet Leidinggevende 19 61% 12 39% Esdoorn Leidinggevende 12 60% 8 40% De Linde Leidinggevende 3 60% 2 40% Duco van Martena Leidinggevende 8 53% 7 47% Biezenhutters Leidinggevende 7 47% 8 53% Litjo Leidinggevende 4 44% 5 56% Van Maasdijk Leidinggevende 8 42% 11 58% Burmania Leidinggevende 17 40% 25 60% Jambowa Leidinggevende 4 36% 7 64% Wâldswalkers Leidinggevende 6 32% 13 68% Greate Pier Leidinggevende 4 31% 9 69% Sint Michiel & Leidinggevende 3 27% 8 73% Lioba Andromeda Leidinggevende 1 14% 6 86% Caspar di Robles Leidinggevende 2 14% 12 86% De Twirre Leidinggevende 1 11% 8 89% BA-OW Leidinggevende 1 10% 9 90% SBN Doorman Leidinggevende 1 7% 13 93% De Brimzen Leidinggevende 1 6% 17 94% De Ontdekkers Leidinggevende 0 0% 4 100% De Drones Leidinggevende 0 0% 8 100% Strandlopers Leidinggevende 0 0% 4 100% Tibrag Leidinggevende 0 0% 9 100% Kwalificaties MBL (alleen waterwerkgroepen) Soort kwalificatie leiders met kwalificatie leiders zonder kwalificatie # % # % Wâldswalkers CWO-KbIII 7 41% 10 59% Tibrag CWO-KbIII 3 33% 6 67% Duco van 3 21% 11 79% CWO-KbIII Martena De Linde CWO-KbIII 1 20% 4 80% Caspar di Robles CWO-KbIII 0 0% % Pagina 15

16 , Bijlagen Kampkwalificaties Soort kwalificatie leiders met kwalificatie leiders zonder kwalificatie # % # % De Linde Op kamp 3 38% 5 63% Sint Michiel & Lioba Op kamp 5 31% 11 69% Litjo Op kamp 4 31% 9 69% Burdine Op kamp 4 31% 9 69% Biezenhutters Op kamp 6 29% 15 71% Greate Pier Op kamp 5 28% 13 72% Van Maasdijk Op kamp 7 27% 19 73% Caspar di Robles Op kamp 5 26% 14 74% Duco van Martena Op kamp 5 26% 14 74% Wâldswalkers Op kamp 6 26% 17 74% De Brimzen Op kamp 5 22% 18 78% Jambowa Op kamp 3 21% 11 79% Strandlopers Op kamp 1 20% 4 80% De Granaet Op kamp 7 18% 31 82% De Twirre Op kamp 2 18% 9 82% SBN Doorman Op kamp 3 18% 14 82% Esdoorn Op kamp 4 17% 20 83% Andromeda Op kamp 1 13% 7 88% De Drones Op kamp 1 11% 8 89% Borgergroep Op kamp 1 11% 8 89% Burmania Op kamp 5 11% 42 89% Tibrag Op kamp 1 10% 9 90% De Ontdekkers Op kamp 0 0% 4 100% BA-OW Op kamp 0 0% % Pagina 16

17 , Bijlagen Teamleiderskwalificatie Soort kwalificatie teamleiders met kwalificatie teamleiders zonder kwalificatie # % # % Van Maasdijk Teamleid(st)er 3 75% 1 25% Biezenhutters Teamleid(st)er 3 75% 1 25% Greate Pier Teamleid(st)er 2 67% 1 33% De Granaet Teamleid(st)er 4 57% 3 43% Esdoorn Teamleid(st)er 2 50% 2 50% Litjo Teamleid(st)er 2 50% 2 50% Borgergroep Teamleid(st)er 1 33% 2 67% De Linde Teamleid(st)er 1 33% 2 67% Wâldswalkers Teamleid(st)er 2 29% 5 71% Burmania Teamleid(st)er 2 25% 6 75% De Ontdekkers Teamleid(st)er 0 0% 2 100% BA-OW Teamleid(st)er 0 0% 3 100% Jambowa Teamleid(st)er 0 0% 3 100% De Brimzen Teamleid(st)er 0 0% 5 100% De Drones Teamleid(st)er 0 0% 2 100% Andromeda Teamleid(st)er 0 0% 3 100% Sint Michiel & Lioba Teamleid(st)er 0 0% 4 100% Caspar di Robles Teamleid(st)er 0 0% 4 100% Strandlopers Teamleid(st)er 0 0% 2 100% SBN Doorman Teamleid(st)er 0 0% 4 100% Duco van Martena Teamleid(st)er 0 0% 4 100% Tibrag Teamleid(st)er 0 0% 3 100% De Twirre Teamleid(st)er 0 0% 3 100% Burdine Teamleid(st)er 0 0% 3 100% Pagina 17